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La veille (collaborative) comme projet
Canopé, Saint-Denis (974), 28 avril 2015
1. Définir la stratégie1.1. Définir le besoin1.2. Lister les tâches, établir les responsabilités1.3. Évaluer la durée et l’ordre des tâches, prendre en compte la disponibilité des ressources
2. Mettre en place les outils3. Assurer la veille4. Évaluer
Plan
La veille est un projet comme un autre
“La veille est un processus régulier de recherche, de collecte, de stockage, d’analyse et de sélection pertinente d’informations récentes et utiles pour une fonction donnée au sein d’une organisation.” (Bernard, Eric)
Elle s’inscrit dans un cycle projet :
Cycle projet d’une veille informationnelle
On retrouve laRoue de Deming
Plan : préparer, planifier
Do :développer, réaliser
Check : contrôler, vérifier
Act : ajuster, (ré)agir
1. Définir une stratégie
Les étapes :
définir le besoin
(mettre en évidence le
but à atteindre)
lister les tâches(WBS)
établir les responsabilité
s(OBS)
évaluer la durée et
l’ordre des tâches
prendre en compte la
disponibilité des
ressources
1.1. Définir le besoin...
… pour ne pas se jeter sur une réponse.
2 outils :
La bête à cornes
A qui sert le produit à réaliser, sur quoi agit-il : de quoi a-t-on besoin ?
futur produit
Sur quoi agit-il ? A qui rend-t-il
service ?
dans quel but ? [verbe + référence aux deux cornes]
futur produit
connaissances profs-docs
Mettre à jour les connaissances des professeur(e)s-documentalistes
Un exemple de bête à corne
futur produit
La pieuvre
Quel est l’environnement du produit ?
veilleurs
thèmes de veille
sources
outils de veill
e
élèves
systèmes d'exploitatio
n
méthodes
push/pull
Vous pouvez aussi utiliser la méthode “c’est cucul, c’est
occupé” (CQQCOQP).L’important est de bien envisager tout ce qui
peut influencer la réalisation du futur
produit.
Les relations entre les différents éléments (fonctions) s'écrivent : “verbe à l'infinitif + complément” Elle sont plus ou moins importantes, à vous de voir celles qui vous semblent essentielles.
lecteurs
Votre besoin est défini, vous pensez que la veille informationnelle y répond.
Deux questions se posent :
1. Y a-t-il un produit existant qui peut répondre ?
2. Avez-vous les ressources nécessaires (matériel, temps, personnes…) pour créer un nouveau produit ?
Si aucun produit existant ne peut répondre à votre besoin et que vous avez les ressources nécessaires à la création d’un nouveau produit, l’étape suivante va consister à lister les tâches nécessaires à la réalisation de votre projet (WBS) puis, si vous travaillez en équipe, vous affecterez des personnes avec des rôles différents à chacune de ces tâches (OBS).
WBS : Work Breakdown Structure (structure de découpage du projet)OBS : Organizational Breakdown Structure (structure organisationnelle du projet)
1.2. Lister les tâches, établir les responsabilités
Affectation des tâches :La méthode RACI
Réalisateur(s)Autorité (une seule personne)Consulté(s)Informé(s)
Choix (des) de l’outil(s)
de diffusion
R :A :C :I :
Choix dessources
R :A :C :I :
Choix des critères
d’évaluation
R :A :C :I :
Constitution de
l’équipe de
veilleurs
R :A :C :I :
Choix des thèmes
R :A :C :I :
Elaboration des
procédures
R :A :C :I :
Choix (des)
l’outil de collecte
R :A :C :I :
Un exemple d’OBS :
Cette liste est incomplète, à vous de la continuer…
1.3. Evaluer la durée et l’ordre des tâches, prendre en compte la disponibilité des ressources
Le logiciel Gantt project est un peu difficile à
prendre en main mais permet une planification
des tâches et une gestion des ressources
humaines très efficaces.
Un exemple de diagramme de Gantt avec Gantt project
2. Mettre en place les outils
★ Pour chaque outil validé (collecte, diffusion, stockage) :créer les comptess’entraîner à l’utilisation
★ Informer vos lecteurs potentiels (objectifs, date de démarrage) : créez le buz
Icô
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réé
par
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3. Assurer la veille
Collecter
PullPush
Analyser (commenter
pour ajouter de la valeur à
l’info ?)
Diffuser
Stocker
… pour réajuster, grâce aux critères que vous aurez définis lors de la planification (nombre de pages lues, temps passé sur les pages, nombre de re-tweet, nombre d’abonnés…)
Voilà, vous êtes prêts à (re-)commencer !
4. Évaluer…
Icô
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Sito
Bernard, Eric. Support de formation « Veille informationnelle » IED Dakar, 18-20 mars 2014 . [en ligne]. [Consulté le 07/04/2015]. Disponible sur http://www.iedafrique.org/IMG/pdf/Manuel_de_Formation_veille_IED.pdf
Bachelet, Eric. Gestion de projet. [en ligne]. [Consulté le 07/04/2015]. Disponible surhttp://gestiondeprojet.pm/planification-projet/
Filleul, Claire. Pearltrees “Veille : infos et outils” . [en ligne]. [Consulté le 07/04/2015]. Disponible sur http://www.pearltrees.com/clairefilleul/veille-infos-outils/id13962781
Frossard, Fabrice. Veille : une méthode simple pour une veille quotidienne. [en ligne]. [Consulté le 07/04/2015]. Disponible surhttp://fr.slideshare.net/FabsanII/veille-une-mthode-simple-pour-ne-rien-rater
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