Nouvel Ingénieur - Knowledge Management (12/11/2011 - Contenu)

Knowledge Management

Le Nouvel Ingénieur

Congrès Régional d’Automne de Metz12 novembre 2011

Objectifs de la présentation

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Le Knowledge Management

Une formation réalisée par des ingénieurs…

… pour des ingénieurs… pour des commerciaux… pour des universitaires… et tellement plus encore

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Les objectifs de la formation

Vous faire découvrir un autre mouvement étudiant proche des Juniors

Vous apporter les clés du Knowledge Management pour votre Junior et pour vous

Vous permettre d’échanger et de mettre en commun vos bonnes pratiques

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Présentation du Nouvel Ingénieur

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Contexte de création du Nouvel Ingénieur

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Les mêmes constats dans

nombre de Grandes Ecoles

Les mêmes constats dans

nombre de Grandes Ecoles

Nécessité d’agir

Nécessité d’agir

Le Nouvel Ingénieur en quelques mots

Pour changer ça…

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Le Nouvel Ingénieur en quelques mots

Le Nouvel Ingénieur est une association nationale créée en août 2011, à l’initiative d’élèves ingénieurs et de jeunes diplômés. Son but est de faire évoluer les pédagogies dans l'enseignement supérieur et de replacer l'élève ingénieur au coeur de sa formation.

Aussi, le Nouvel Ingénieur promeut et soutient des projets qui visent à faire réfléchir les élèves tous ensemble pour proposer et mettre en place des moyens d'action.

Le Nouvel Ingénieur s’inscrit plus largement dans le mouvement des Nouveaux Etudiants

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Le Nouvel Ingénieur en quelques chiffres

181 comme le nombre de sympathisants

14 comme le nombre de membres actifs du Nouvel Ingénieur

4 comme le nombre de projets en cours portés par le Nouvel Ingénieur

650 comme le nombre de visites mensuelles sur le site internet www.nouvelingenieur.fr

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Introduction au Knowledge management

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Le Knowledge Management, c’est pour vous…

1. Une gestion documentaire améliorée ? • Référencement précis de vos docs-types• Nomenclature de vos mails internes

2. Un outil informatique facilitant la mise en commun des informations ? Google Doc, DropBox, intranet

3. Une gestion des compétences ? Cartographie RH Qui est le meilleur en prospection téléphonique

4. La mise en place d’une veille technologique ? Voir quelles sont les Juniors qui innovent Qui a trouvé moins cher que KPMG dans mon quartier

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A chacun sa définition

Vous ne trouverez pas deux définitions identiques dans la littérature ou sur Internet !

En résumant de façon grossière : « ensemble des méthodes ou techniques qui permettent à une organisation de partager les connaissances générées par celle-ci ou par ses membres  »

Ce qui compte : identifier vos objectifs

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Un bref historique

Si on veut remonter loin : l’Encyclopédie de Diderot avec sa « société de gens de lettres »

Si on veut remonter un peu moins loin : les premières théories remontent aux années 1950 et le développement des systèmes d’aide à la décision

Le Knowledge Management se développe dans les années 1980 Importance grandissante de l’information dans les organisations et de leur quantité… … mais pas d’amélioration pour améliorer leur pérennisation.

Prise en compte du KM par les entreprises Développement de cabinet de conseil experts en Knowledge Management

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Un bref historique

Les enjeux du Knowledge Management aujourd’hui : Augmenter la performance des organisations Sauvegarder les connaissances acquises en interne par les organisations Améliorer la capacité à s’adapter aux fusions, partenariats, restructurations Optimiser les transferts de connaissances entre communautés ou départements

d’une organisation Contrôler la circulation des informations importantes (base de données

économiques par exemple) Etc.

Sont concernés : les Etats, les administrations, les entreprises, les Juniors…

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Vous y travaillerez peut-être un jour…

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Quelques mots de théorie

Connaissance tacite ou connaissance explicite ? La connaissance tacite

Ce sont les savoir-faire, les automatismes et les expériences acquis par les employés

Exemple en  Junior  :  le Respo Qualité  sait  repérer  en deux minutes  toutes  les fautes d’orthographes et toutes les incohérences de votre propale

La connaissance explicite Ce sont les informations qui peuvent être formalisées par écrit pour

permettra une pérennisation de celles-ci Elles deviennent stockables et transférables Exemple en Junior : le book de passation de votre Respo Qualité + la check-list 

du pôle pour vérifier rapidement le contenu d’une propale

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Comment combiner ces types de connaissances ?

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VersDepuis Tacite Explicite

Tacite Socialisation Extériorisation

Explicite Intériorisation Combinaison

Comment combiner ces types de connaissances ?

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VersDepuis Tacite

Tacite

Socialisation Echange entre individus comme moyen de créer et

d’échanger de la connaissance taciteAvantage : pas de perte d’information directe dans la

passationInconvénient : pas de progression des connaissances

Le  danger  :  une  passation  en  double-bureau  sur  deux mois, sans book de passation ni de suivi par  les anciens en fin de poste

Comment combiner ces types de connaissances ?

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VersDepuis Explicite

CombinaisonRéutilisation des données déjà existantes et formaliséesAvantage : utilisation de connaissances déjà bien

formaliséesInconvénient : on ne capitalise pas sur les savoir-faire des

individus

Le danger : un bon book de passation en trésorerie et une formation  en  comptabilité  sans  que  personne  n’ait  jamais  dit au nouveau trésorier dans quel dossier  trouver  le fichier Excel de suivi du budget

Explicite

Comment combiner ces types de connaissances ?

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VersDepuis Explicite

Tacite

ExtériorisationL’échange et le dialogue permettent de transformer la

connaissance tacite en connaissance expliciteAvantage : permet la diffusion à grande échelle dans

l’entreprise des savoir-faireInconvénient : ne doit pas freiner la production de savoir-

faire

Le  danger  :  le  pôle  Qualité  fait  des  documents  de formalisation partout et réfléchit à l’AFAQ alors que les chargés d’étude oublient de suivre les clients et les intervenants

Comment combiner ces types de connaissances ?

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VersDepuis Tacite

IntériorisationMise en place d’un processus d’apprentissage à partir des

supports écrits Avantage : permet l’appropriation des connaissances

explicites au niveau de l’individuInconvénient : il faut s’assurer que ce processus permet

d’engranger les autres

Le danger : un nouveau en Junior qui voit quelques dizaine de powerpoints, qui fait le CRA, mais dont personne ne regarde où en est son niveau au mois de décembre… 

Explicite

Quelques mots de théorie

Stratégie de codification ou stratégie de personnalisation ? Stratégie de codification

Les informations nécessaires sont majoritairement des connaissances explicites Connaissance de type « personne à document » Besoin de « praticiens » capables d’intégrer et reproduire un processus

Stratégie de personnalisation Les informations nécessaires sont difficiles à enregistrer Connaissance de type « personne à personne » Besoin de profils déjà expérimentés

La proportion conseillée entre ces deux stratégies : 80% - 20% ou 20% - 80%

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Quelques mots de théorie

Question entièrement libre :

Pour vous, quel « cocktail stratégique » convient le mieux à votre Junior ?

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Introduction au Crowdsourcing

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Le crowdsourcing : généralités

En français : « externalisation ouverte » Traduction littérale : « approvisionnement » (sourcing) par « un grand nombre de

personnes » (crowd) Néologisme créé en 2006, dans un article intitulé « The rise of crowdsourcing », en

opposition à l’« outsourcing » : l’externalisation des compétences non directement liées à l’activité de l’entreprise

La définition : «“Crowdsourcing is the act of taking a job traditionally performed by a  designated  agent  (usually  an  employee)  and  outsourcing  it  to  an  undefined, generally large group of people in the form of an open call”

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Le crowdsourcing : généralités

A vous…

A quels exemples pensez-vous pour illustrer le principe du crowdsourcing ?

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Le crowdsourcing : la création de contenu additionnel Apple

Lors du lancement de l’iPhone en 2007, Apple lance l’AppStore Les applications, au lieu d’être développées par Apple, le sont par des particuliers, des entreprises,

des associations… Création de valeur externalisée et gratuite

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Le crowdsourcing : l’information libre

Wikipédia Lancement officiel en 2001 De « wiki wiki » (« rapide » en Hawaïen) et « pedia »

(instruction en grec) Cinq « principes fondamentaux »

Wikipédia est une encyclopédie Qui recherche la neutralité du point de vue Est publiée sous licence libre Suit des règles de savoir-vivre N’a pas d’autre règle fixée que celles énoncés

15 millions d’articles en 2010

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Le crowdsourcing : la mise en commun de ressources rares Projet Galaxy Zoo

Lancé en 2007 Chaque internaute peut déterminer les caractéristiques d’une galaxie L’objectif : récupérer les 250 000 meilleurs photos Le moyen : mettre en commun des compétences difficiles à réunir au même endroit sur le même

projet

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Le crowdsourcing : dans le monde des administrations Ensemble simplifions

Une initiative collaborative pour « simplifier les démarches administratives des Français »

Chaque citoyen peut lancer son idée en la classant par thème (Vie scolaire, santé logement) ou par cible (particulier, entreprise, etc.)

Objectif : 100 mesures pour 2012 (30 déjà réalisées)

… ou tout simplement les référendums !

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Le crowdsourcing : dans le monde de l’entreprise My Starbucks Ideas

Un site où chaque internaute peut proposer des idées Les clients peuvent voter pour des idées et les commenter Objectif de Starbucks : améliorer la qualité d’accueil et de service dans chacune de ses enseignes Le record de popularité : 95 000 votes pour une idée (source Starbucks) Quelques idées mises en pratique :

Wi-Fi gratuit dans tous les Starbucks cafés Avoir une boisson gratuite pour son anniversaire Proposer des coupons Starbucks à ses amis

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Le crowdsourcing : dans le monde de l’entreprise Vous et la RATP Site lancé en 2007 Une série de 9 thèmes sur lesquels des problèmes et des améliorations existent Chaque utilisateur peut proposer des idées et commenter celles des autres.

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Le crowdsourcing : exemples d’applications en Junior Sourcing auprès des élèves de l’école :

Articles ou publications pour le site internet Exemples de réalisations personnelles Concours d’affiches, de logos, de slogans… Sondage sur l’image et la place de la JE dans l’école « Refresh » pour l’école

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Présentation du projet Refresh

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Refresh : qu’est-ce c’est ?

Refresh en quelques mots… Le principe

Une plateforme collaborative et participative destinée à mettre en commun les idées des étudiants dans une école ou une université

Quand mettre en place Refresh dans votre établissement ? Vous trouvez certains cours franchement inutiles ? Votre intranet est nul ? Vous voulez avoir votre mot à dire sur certains axes stratégiques ? (choix des filières, ouverture à

l’international, etc.) Supprimer des incohérences Envie de proposer des choses pour la vie du campus ? (borne vélo, terrain de beach-volley, poubelles

à tri sélectifs ?)

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Refresh : qu’est-ce c’est ?

Si ce n’est pas le cas…

Tant mieux ! Vous nous donnerez le nom de votre école

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Refresh : comment ça fonctionne ?

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Refresh : comment ça fonctionne ?

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Refresh : comment ça fonctionne ?

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Refresh : comment ça fonctionne ?

Quelques propositions déjà extraites des projets en cours / passés… « Découvrir le vocabulaire de l’entreprise » « Créer un enseignement d’économie du web » « Améliorer la transparence dans la notation des projets » « Mettre les notes sur l’intranet » « Proposer un stage de trois mois au quatrième semestre » « Décloisonner les projets » « Proposer des conférences pour les 1A » ….

A chaque établissement ses spécificités et ses idées propres !

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Refresh : comment ça fonctionne ?

Une fois le module en ligne fermé Les étudiants motivés rédigent un rapport sous forme de livre blanc L’objectif : faire bouger les lignes en identifiant les bonnes pratiques à récupérer

et en mettant en valeur les idées les plus commentées / mieux votées

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Rapport pour mon établissement !

Refresh : comment se lancer ?

Un site internet en cours de préparation

Envoyer un mail à contact@nouvelingenieur.fr

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Refresh : comment se lancer ?

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Conclusion

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Par où commencer ?

Pour votre Junior : Définir vos objectifs et priorités en termes de Knowledge Management Définir votre « cocktail stratégique » Faire l’état de vos performances en Knowledge Management Définir et implémenter votre solution

Pour vous : Quelles applications voyez-vous après cette formation ? Quels outils utiliseriez-vous ?

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Le Nouvel Ingénieur

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Le Nouvel Ingénieur en quelques mots

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Et si on parlait des Nouveaux Etudiants ?

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adrien.martin@nouvelingenieur.frpierre.simonnin@nouvelingenieur.fr

La citation du jour :

« Le savoir est la seule matière qui s’accroit quand on la partage »

       Socrate

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