Rencontre annuelle 2012 : Précisions au regard de la Loi C-65 et ses règlements et principaux...

Le Registre des entreprises non admissibles (RENA), les modifications à la Loi sur les contrats des organismes publics et ses

règlements et les autorisations

Rencontre annuelle du services des achats regroupés du Centre collégial des services

regroupés (CCSR) 28 septembre 2012

François BélangerConseiller en gestion contractuelleDirection de la formation sur les marchés publics

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Plan de la présentation

1. Le Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA) – Rappel de la mesure et informations récentes

2. Regroupement d’organismes publics pour un appel d’offres

3. Autorisations requises du dirigeant d’organisme versus le plan de désignation de signature ou délégation de signature dans un organisme

4. Survol des modifications réglementaires à venir

1. Le Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA)

– Rappel de la mesure et informations récentes

François BélangerConseiller en gestion contractuelleDirection de la formation sur les marchés publics

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Le registre des entreprises non admissibles aux contrats publics

• Le registre des entreprises non admissibles aux contrats publics :– Les infractions et les durées d’inadmissibilité aux contrats publics;– Vérification de l’admissibilité;– Un nouveau contrat avec un non admissible;– Poursuite d’un contrat en cours;– Les mesures de surveillance, la personne accréditée désignée et le

contrat de surveillance;– Information contenue au RENA au sujet des non admissibles aux

contrats publics;– Dernières nouvelles du Registre des entreprises non admissibles.

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RENA: Infractions et durée d’inadmissibilité

• Annexe 1 - Section I du Règlement sur le RENA– Fraude– Corruption– Collusion– Extorsion– Organisation Criminelle

• Annexe 1 - Section II et III du Règlement sur le RENA– L’attestation de Revenu Québec

Une déclaration de culpabilité en vertu d’un jugement définitif Une déclaration de culpabilité en vertu d’un jugement définitif = =

1 à 5 ans d’inadmissibilité aux contrats publics1 à 5 ans d’inadmissibilité aux contrats publics

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RENA: Infractions et durée d’inadmissibilité

• Article 21.14 de la LCOP– Un contractant qui conclut un sous-contrat avec une

entreprise non admissible est passible d’une amende.

• Article 21.4 de la LCOP– Un contractant qui est déclaré coupable, en vertu d’un

jugement définitif, d’avoir commis une même infraction (21.14) à l’intérieur d’une période de deux ans, devient inadmissible aux contrats publics pour une période de deux ans.

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RENA: Infractions et durée d’inadmissibilité

• Un contractant inadmissible ne peut :– présenter une soumission;– conclure un contrat; – conclure un sous-contrat lié directement à un contrat

public.LCOP, art. 21.4.1

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RENA: Vérification de l’admissibilité

• Les organismes doivent s’assurer que chaque soumissionnaire ou que l’attributaire n’est pas inscrit au RENA.

• Un contractant doit, pour tout sous-contrat, s’assurer que chacun de ses sous-traitants ne soit pas inscrit au RENA ou, le cas échéant, que sa période d’inadmissibilité soit terminée.

LCOP, art. 21.11

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RENA: Nouveau contrat avec un non admissible

• Première possibilité :– Il s’agit de l’un des cas prévus aux articles 13.2, 13.3 ou

13.4 de la LCOP;– L’obtention de l’autorisation du ministre responsable (4);– Mesures de surveillance et d’accompagnement

obligatoires.

LCOP, art. 21.5

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RENA: Nouveau contrat avec un non admissible

• Deuxième possibilité :– L’un des cas prévus à l’article 13.1 de la LCOP (situation

d’urgence);– Obtention de l’autorisation du dirigeant de l’organisme;– L’organisme public doit informer le ministre responsable

dans les 30 jours suivant l’attribution du contrat.

LCOP, art. 21.5

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Licence restreinte

Licence restreinte de la RBQ Licence restreinte de la RBQ = =

pas de nouveau contratpas de nouveau contrat

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RENA: Poursuite d’un contrat en cours

• L’exécution d’un contrat doit cesser dans les 20 jours suivant l’inadmissibilité si l’organisme public ne demande pas une autorisation au Conseil du trésor de poursuivre ou si le Conseil du trésor n’accorde pas l’autorisation dans les 10 jours après la demande.

• Le Conseil du trésor peut exiger que le contractant soit soumis à des mesures de surveillance et d’accompagnement. Les coûts relatifs à l’application de ces mesures sont entièrement aux frais du contractant reconnu coupable d’une infraction visée au règlement sur le RENA.

LCOP, art. 21.3

• C’est la Régie du bâtiment qui est responsable d’appliquer ses mesures dans le cas d’une licence restreinte.

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RENA: Poursuite d’un contrat en cours

• Le contractant qui ne conclut pas le contrat de surveillance est réputé en défaut d’exécuter le contrat public.

LCOP, art. 21.3

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RENA: Les mesures de surveillance

• Vigie sur les coûts et échéanciers;• Vigie sur les rapports d’étapes;• Audit sur les charges et les heures facturées;• Audit sur les informations financières contenues dans les

rapports d’étape;• Audit sur le respect des formalités prévues aux lois et

règlements en matière fiscale;• Recommandations formulées concernant les correctifs

possibles;• Le suivi de la mise en place des recommandations.

RENA, art. 8

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RENA: La personne accréditée désignée

• L’organisme doit désigner la personne accréditée.• L’organisme doit informer le SCT de son choix.• Si un cautionnement d’exécution a été fourni, une

personne accréditée de la caution doit être privilégiée.

• C’est le Conseil du trésor ou le ministre responsable qui détermine les mesures de surveillance.

RENA, art. 9

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RENA: Le contrat de surveillance

• L’application des mesures de surveillance et d’accompagnement est précédée de la conclusion d’un contrat entre le contractant inadmissible et la personne accréditée chargée de les appliquer.

• Le contrat (type du SCT) doit :– préciser les mesures qui seront appliquées;– indiquer le tarif horaire des honoraires de la personne accréditée et

des personnes qui l’assistent (les honoraires sont établis selon un tarif horaire maximal de 175 $ convenu entre l’organisme et la personne accréditée);

– prévoir la possibilité du versement d’une avance (maximum 5 000 $).

RENA, art. 11

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RENA: Le contrat de surveillance

• Les mesures de surveillance s’appliquent jusqu’à la fin du contrat public ou la fin de la période de l’inadmissibilité.

• La personne accréditée doit rendre compte périodiquement à l’organisme et au contractant de l’application des mesures.

• Le rapport final de la personne accréditée doit être remis dans les 30 jours au contractant, à l’organisme ainsi qu’au ministre responsable.

RENA, art. 13 et 15

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RENA: Le contrat de surveillance

• La personne accréditée doit aviser l’organisme de toute contravention aux dispositions du contrat de surveillance, y compris le non paiement des honoraires.

• L’organisme transmet un avis écrit au contractant.• Le contractant qui ne remédie pas à la contravention

dans le délai fixé est réputé en défaut d’exécuter le contrat.

RENA, art. 14

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Information contenue au RENA au sujet des non admissibles aux contrats publics

• Nom du contractant ou de la personne, s’il s’agit d’une entreprise individuelle.

• Son adresse.

• Numéro d’entreprise du Québec (NEQ) (s’il y a lieu).

• Infraction pour laquelle le contractant a été déclaré coupable à la suite d’un jugement définitif.

• Date de la fin de l’inadmissibilité.

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Dernières nouvelles du Registre des entreprises non admissibles

• DeNombre d’entreprises inscrites au 24 septembre 2012 : 123.

Personnes accréditées : 11.

Principales infractions commises jusqu’à maintenant :• Loi sur l’administration fiscale;• Loi concernant la taxe sur les carburants;• Loi concernant l’impôt sur le tabac.

Aucune demande de poursuite d’un contrat avec un contractant inadmissible n’a été effectuée jusqu’à maintenant.

Statistiques de consultations du site Internet du RENA en date du 20 septembre :

•166 266 consultations;•1 374 abonnés dont 579 en provenance des M/O.

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Présentation visuelle du RENA

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Présentation visuelle du RENA

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Présentation visuelle du RENA

2. Regroupement d’organismes publics

pour un appel d’offres

François BélangerConseiller en gestion contractuelleDirection de la formation sur les marchés publics

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Regroupement et identification des parties

• Un organisme public doit identifier dans ses documents d’appel d’offres, au sens de l’article 15 de la Loi, tout organisme public et toute personne morale de droit public parties à ce regroupement.

• Également, l’article 5.2 des règlements sur les contrats d’approvisionnement, de services et de travaux de construction rappelle cette obligation.

• Cette obligation a cours depuis le 1er avril 2012 (dispositions transitoires et finales de chacun des trois règlements cités précédemment).

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Autres éléments à considérer pour les regroupements…

• Une estimation du volume de dépenses doit également être prévue au DAO du regroupement d’achats (fourchette donnant une estimation des dépenses prévues).

• L’obligation pour les organisations mandataires d’un regroupement (ex.: CCSR, CSPQ) d’aller chercher des mandats auprès des mandants requiert du temps. La planification des achats de chaque mandant est donc très importante!!!

• Une fois le regroupement formé et l’appel d’offres fermé, il n’y a plus moyen d’intégrer le regroupement et de bénéficier de ses avantages!!

3. Autorisations requises du dirigeant d’organisme

versus le plan de désignation de signature ou

délégation de signature dans un organisme

François BélangerConseiller en gestion contractuelleDirection de la formation sur les marchés publics

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Autorisation de signature et dirigeant d’organisme

• L’article 8 de la LCOP identifie qui est le dirigeant d’organisme public:

- Le sous-ministre d'un ministère ou, dans le cas d'un organisme public visé aux paragraphes 2° à 4° ou 6° du premier alinéa de l'article 4, la personne qui est responsable de la gestion administrative, exerce les fonctions que la présente loi confère au dirigeant de l'organisme public.

- Dans le cas d'un organisme visé au paragraphe 5° du premier alinéa de l'article 4 (éducation), le conseil d'administration ou, dans le cas d'une commission scolaire, le conseil des commissaires est le dirigeant de cet organisme. Un tel conseil peut, par règlement, déléguer tout ou partie des fonctions devant être exercées par le dirigeant de l'organisme, au comité exécutif, au directeur général ou, dans le cas d'un établissement universitaire, à un membre du personnel de direction supérieure au sens de la Loi sur les établissements d'enseignement de niveau universitaire (chapitre E-14.1).

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Autorisation de signature et dirigeant d’organisme

• Les seuils monétaires pour lesquels l’autorisation du dirigeant d’organisme est exigée sont variables d’une organisation à l’autre.

• Il ne faut donc pas confondre l’obtention d’une autorisation pour donner un mandat à un mandataire avec l’autorisation du dirigeant d’organisme.

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Autorisations, dirigeant d’organisme et plan de désignation de signature

• Également, il ne faut pas croire que nous devons obligatoirement remonter jusqu’au dirigeant d’organisme pour obtenir une autorisation afin de confier un mandat à un mandataire.

• Le plan de désignation de signature ou de délégation de signature ne doit pas être figé dans le temps. Son évolution en fonction des réalités changeantes de nos organisations peut nous procurer des gains de performance!

• Enfin, il s’agit de trouver, au sein de son organisation, le juste équilibre entre les contrôles, les autorisations et la concentration \ décentralisation des pouvoirs organisationnels!

4. Survol des modifications

réglementaires à venir

François BélangerConseiller en gestion contractuelleDirection de la formation sur les marchés publics

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Survol des modifications réglementaires à venir

Propositions de modifications réglementaires• Projets de règlement modifiant les règlements sur les contrats

d’approvisionnement, de services et de travaux de construction des

organismes publics.

• Projet de règlement modifiant le règlement sur le registre des entreprises non admissibles aux contrats publics et sur les mesures de surveillance et d’accompagnement.

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Survol des modifications réglementaires à venir

• Contexte– Actions concertées pour renforcer la lutte contre la

collusion et la corruption dans les contrats publics.• Octobre 2011

– Accord entre les gouvernements du Canada et des États-Unis d’Amérique en matière de marchés publics (ECQ-ÉU).• Février 2010

– Actualisation des règlements portant sur les contrats des organismes publics ainsi que du règlement portant sur le Registre des entreprises non admissibles.

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Survol des modifications réglementaires à venir

• Objectifs– Renforcer la probité dans les contrats publics en précisant

leurs modalités d’adjudication et de gestion.• 5 mesures

– Renforcer la transparence dans les contrats publics en resserrant leurs modalités de publication dans le SEAO.• 5 mesures

– Actualiser les règlements sur les contrats des organismes publics.• 12 mesures

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Survol des modifications réglementaires à venir

• Probité – Action concertée 25

• Rejeter une offre anormalement basse.– Action concertée 26

• Interdire à un soumissionnaire de déposer plus d’une soumission par appel d’offres.

• Sanctionner l’entreprise intégrant des documents faux ou falsifiés dans sa soumission.

– Action concertée 2• Sanctionner l’entreprise présentant sciemment une demande de

paiement à laquelle elle n’avait pas droit dans le cadre du contrat.– Non-divulgation d’identité

• Restreindre la divulgation de l’identité des acheteurs de documents d’appel d’offres.

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Survol des modifications réglementaires à venir

• Transparence

– Action concertée 33• Publier le montant final des contrats publics.

– Action concertée 34• Publier aux 30 jours les contrats conclus de gré à gré ou à la suite d’un

appel d’offres sur invitation.

– Accord ECQ-ÉU• Intégrer de nouveaux renseignements dans l’avis de qualification.• Définir les options qu’un organisme public doit prévoir dans ses

documents d’appel d’offres et en publier le montant.• Définir la date d’adjudication d’un contrat public.

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Survol des modifications réglementaires à venir

• Actualisation

– Identification des parties à un regroupement d’achats.

– Location de machinerie lourde avec opérateur.

– Programme d’accès à l’égalité.

– Contrats soumis au secret professionnel.

– Contrats de plants forestiers.

– Contrats de réparation d’aéronefs.

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Survol des modifications réglementaires à venir

• Actualisation

– Contrats d’assurance dommages.– Contrats à exécution sur demande avec plusieurs

entrepreneurs.– Contrats à commandes avec évaluation de la qualité

minimale.– Correction de la traduction anglaise sur la durée des

contrats de services.– Norme ISO.– Un seul ordre comptable.

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Des questions?MERCI!