Conduite de réunion

Réussir ses réunions

Programme • Introduction à la conduite de réunions• Les difficultés et leurs solutions• Principaux repères pour réussir ses réunions• – Le groupe• – La communication• – L’animateur• Les étapes d’une réunion réussie• – Préparer• – Démarrer• – Animer• – Conclure

Méthodes

Exposés

Études de cas

Entrainements

Auto-diagnostics

Vidéo

Introduction

La réunionite

L’inefficacité

Les défauts d’animation

Une réunion ,

c’est quoi?

Pourquoi fait-on des réunions?

Les différents types de réunions

Initiation

Le fonctionnement des groupes

L’animation et l’animateur

La communication

et ses règles

Le fonctionnement des équipes

Deux dimensions

• Cohérence• organisation

• Cohésion• État d’esprit

Deux énergies

• Centripète• Survie

• Centrifuge• Développement

Les niveaux de fonctionnement des équipes

Découverte

Fusion

Conflit

Affinitaire

Mature

Préparer

Définir les objectifs

Préparer les dossiers et supports

Etablir l’ordre du

jour

Composer le groupe

Convoquer les

participants

Check-list Video-projecteur Paper-board Café Du papier Des stylos/crayons Un bloc-notes L’ordre du jour Plusieurs exemplaires des différents documents Le compte rendu précédent Le compte rendu à faire signer Mon tél en mode silence

Démarrer

Présentation des participants

Présenter l’ordre du jour

Se mettre d’accord sur les méthodes de travail

Préciser le timing

Nommer un rapporteur

Règles du jeu

Téléphone en mode silence

Chacun à préparé sa participation

Respect des uns et des autres

Partage des infos et des idées

Positif, positif!

Animer

Produire Apporter de l’information

Faciliter Apporter de la méthode

Réguler Apporter de la sérénité

Conclure

Synthèse

Suites à donner

Compte rendu

Remerciements

Les qualités de l’animateur

Qualités

Organisé

Dynamique Souple

Perséverant

ANIMATION ET COMMUNICATION

Animer et Communiquer

Être écouté

Soigner la forme

Être compris

Soigner le

contenu

Être suivi

Soigner la manière

Être écouté

un regard direct et constant

un visage vivant et surtout souriant

des mouvements pour ponctuer vos propos, occuper l'espace

l'important c'est d'être bien dans sa peau...et en phase

une voix chaude, variée, jouant sur la ponctuation et le rythme

une attitude qui montre que vous êtes votre premier disciple

une note d'humour pour attirer la sympathie de vos opposants

Être compris

Communiquez au plus juste

Montrez ce que vous dites

Faire simple, court et organisé

Faire des synthèses

Faire imagé

Faire poser des questions

Être suivi

Développer empathie et implication

Écouter, reformuler

Respecter l’interlocuteur

Ne pas juger, rester positif

Ne pas critiquer les absents

Avoir tort

Savoir ne pas tout savoir

Savoir ne pas tout avoir

Quelques types de réunions

Briefing

Débriefing

Résolution de problème

Revue de projet

BRIEFINGRéussir ses réunions

Le briefingLe Briefing ou TOP 5 est une réunion de partage d'informations avec l'équipe qui dure de 5 à 10 mnElle traite à la fois des résultats obtenus (bilan) et à atteindre (objectifs)Un support visuel permet de capter l'attention et de mieux mémoriser les infos

Comment faire? • Une préparation/actualisation du support

visuel• Un ordre du jour en 5 étapes

• bilan de la période précédente (poste, journée ou semaine)

• les objectifs actualisés• l'organisation à mettre en œuvre

(affectations, priorités, spécificités)• un point sur la sécurité, la qualité,

les actions de progrès en cours• un tour de l'actualité de l'entreprise

(évènements, environnement, etc.)• Une réponse concise aux questions

éventuelles• Une formule d'encouragement pour

terminer

Conseils • Préparer chaque briefing en actualisant le support• Avec des objectifs ambitieux et réalistes• Préparer ses commentaires sur les résultats• Anticiper les questions• Rester au niveau de l'équipe• Pas de commentaires individuels• Apporter des réponses concises aux questions posées

– sans rentrer dans le détail– ni dans la polémique– ni dans l'individuel

• Faire en sorte que chaque briefing amène des évolutions sur les plans de progrès

• RESTER POSITIF

• Les résultats quantitatifs• Les aspects qualitatifs• Les évènements marquants

Bilan

Les objectifs

• Les objectifs à atteindre• Les points particuliers

• Les priorités• Les affectations • Les points particuliers

L’organisation

• Un rappel qualité• Un rappel sécurité

Rappels

• L’actualité du moment– Visites– Audits– Relations sociales– Etc…

Évènementiel

• Réponses– Courtes– Collectives

Questions

DÉBRIEFINGRéussir ses réunions

Mise en œuvre PréparationContenu

s

Fixer Date et Heure

Envoyer Convocation

s

Préparer le support

Cons

eilsPréparer les

CommentairesAnticiper les Questions

Accueil

Bienvenue TOP

Thème

Objectifs

Programme

Règles du jeu

RespectCourtoisie

Participation Implication

PositifsConstructifs

Les performancesContenus

Bilan Formations

Focus sur Réussites et Progressions

Les Chiffres

Conseils

Mettre en perspectives

Responsabiliser sur les actions

Inviter à l’échange

Pas de remise en cause

individuelle

Pas de débats inutiles

les Perspectives

Les perspectives d’activité

Les objectifs mensuels

Les moments forts du mois

Formations à venir

Divers

Les Bonnes PratiquesRespect de l’ordre du jour

Attitudes Positive et Constructive

Chercher le dialogue

Éviter le débat

Donner des responsabilités

Diffuser le Compte rendu

Que faire si…

• La réunion manque de tonus?– Vous pouvez vous en étonner ouvertement– À vous de donner le meilleur de vos talents d’animateur

• Certains sujets tournent à la polémique– Rappelez les règles du jeu– Rassurez: les sujets de fond seront traités ultérieurement– Appuyez vous sur le timing serré

• Des questions individuelles sont abordées– Coupez court poliment et fermement– Prenez rdv avec la personne

RÉSOLUTION DE PROBLÈMERéussir ses réunions

Les étapes

Identifier

Analyser

Solutionner

Appliquer

Contrôler

Identifier le problème

QQOQCCP• Antécédents?• Signes avant-coureurs?

Sécurité?

Impacts?• Productivité• Qualité• Délais

Actions immédiates?

Alertes/informations?

Question à poser

• Documenter un problème existant en vous appuyant sur les données disponibles

Identifier les causes

Recherche exhaustive des causes• 5M (6 ou 7M)

Sélection des causes principales• Fiche de relevés• Pareto • Matrice multicritères

Identification des causes premières• 5 pourquoi

Question à poser

• Quelles sont les causes principales du problème étudié?– Quelles sont les confirmations factuelles et

chiffrées?

Recherche de solutions

Quelles Solutions

Palliatives

Radicales

Préventives•Brainstorming

Sélection

Grille multicritères•Efficience•Simplicité/rapidité•Acceptabilité

Question à poser

• Quelles sont les solutions pour ce problème?– Comment choisir?

Des solutions aux Actions

Quelles actions mettre en œuvre?

Décrire QQOQCCP

Organiser PDCA

Plan

Do

Check

Act

PlanifierPlanning Gantt

Réaliser

Question à poser

• Comment déployer la ou les solutions retenues?– Descriptif– Planning – Budgets

Des actions à l’apprentissageLe problème est-il résolu?• Totalement/en partie• Définitivement/momentanément

• AMDEC

Peut-il réapparaitre ailleurs?

Pourrait-on prévenir le problème?

Qu’a-t-on appris grâce au problème?

A-t-on pris soin de documenter l’expérience?

Question à poser

• Qu’avons –nous appris du traitement de ce problème?

• Comment capitaliser?

REVUE DE PROJETRéussir ses réunions

Animer les revues de projetordre du jour

Avancement• Planning• Budget• Risques

Perspectives• Planning• Budget• Risques• Points clés• Actions correctives

Divers

Leadership sans lien hiérarchique

Animer les revues de projetComportements

Respectez l’ordre du jour• Horaires• Séquencement des thèmes

Adaptez l’ordre du jour si nécessaire• Urgence• Besoin de régulation

Faites s’exprimer les ressources

Veillez au compte rendu• Rédaction• Confirmation de lecture

Leadership sans lien hiérarchique

2.2 Animer les revues de projet Conseils

D’une façon générale, faites travailler les ressources avant la réunion.

Faites un recueil de questions avant la réunion

N’attendez jamais les retardataires, quels qu’ils soient

Désignez un rapporteur de séance et prenez vous-même des notes

Focalisez-vous sur ceux qui vous veulent du bien

Faites en sorte que les ressources repartent avec du travail

Leadership sans lien hiérarchique

MÉTHODES ET OUTILSRéussir ses réunions

Les méthodes et outils

Blanc• Les faits

Rouge• Les

émotions

Noir• Négatif

Jaune• Optimisme

Vert• Alternative

Bleu• Animateur

Les 6 chapeaux

Les méthodes et outils

• « Ishikawa » ou 5M

Les méthodes et outils

Forces Faiblesses

Opportunités Menaces

FFOM

Les méthodes et outils

• Mind mapping– Trouver des idées originales, structurer une

réunion à l’aide d’une carte mentale– Xmind.net

Les méthodes et outils

• QPQOQCC– Quoi?– Pourquoi?– Qui?– Ou?– Quand?– Comment?– Combien?