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Communication organisationnelle

La conduite de réunion

I. Les règles d’une conduite de réunion (approche chronologique)

1. Introduction

Les réunions sont un moyen de partager, au sein d’un groupe de personnes, un même niveau de connaissance sur un sujet ou un problème et de prendre des décisions collectivement. Qui plus est, des décisions prises collectivement, avec des représentants des différentes entités concernées, seront beaucoup plus facilement acceptées de tous.

Néanmoins, les réunions sont « chronophages » (traduisez « consommatrices en matière de temps ») et doivent donc être les plus courtes possible et menées dans un souci d’efficacité, afin notamment de déboucher sur des actions concrètes.

On appelle conduite de réunion l’ensemble des actions à entreprendre afin d’organiser et de mener une réunion dans de bonnes conditions et permettant de la faire suivre d’effets.

Ce paragraphe constitue un ensemble de recommandations afin de vous permettre de vous aider à organiser vos réunions. A aucun moment il ne s’agit de prescriptions obligatoires.

2. Avant la réunion

►Opportunité de la réunion

Avant tout chose, la raison d’être de la tenue d’une réunion doit être mûrement réfléchie afin de ne pas céder aux travers de la « réunionnite aigüe » :

Quel est l’objectif de la réunion ? Une réunion téléphonique peut-elle être suffisante ? Une web-conférence ou réunion en classe virtuelle (via internet) suffirait-elle ?

►Périmètre de la réunion

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Nombre et qualité des participants : Il est souhaitable de réunir un nombre restreint de participants, afin de ne pas risquer de rendre la réunion peu efficace. Il est également nécessaire d’harmoniser le profil des participants, en particulier en fonction du niveau technique ou politique.

Durée : Idéalement, la durée de la réunion ne devrait pas dépasser 2 heures. Ordre du jour : Il s’agit du découpage horaire du temps de travail en sujets

bien formulés. Il est nécessaire de minuter correctement les différents sujets de l’ordre du jour

► Date et réservation de la salle

En fonction du nombre de participants, il est nécessaire de trouver une salle de réunion libre à une date où les participants sont disponibles. Les périodes de vacances scolaires doivent notamment être évitées dans la mesure du possible.

La date de la réunion doit être prévue au minimum 15 jours à l’avance, afin de permettre l’envoi des invitations et des convocations aux participants dans des délais décents.

La salle devra notamment être choisie en fonction des contraintes suivantes :

Capacité de la salle (en terme de places assises) ; Dimensions et forme de la salle (selon le type de présentation ou

d’animation) ; Besoin d’un accès à internet ; Présence d’ordinateurs et de moyens audiovisuels (vidéo projecteur).

► Prévenir les participants

Diffuser l’ordre du jour à l’ensemble des participants, en précisant notamment le lieu ainsi que l’heure de début et de fin de la réunion. Eventuellement transmettre un plan d’accès récapitulant les principales facilités (métro, arrêt de bus, gare) à proximité du lieu de la réunion.

Si possible et afin d’optimiser l’efficacité des échanges, un document préparatoire, envoyé préalablement à la tenue de la réunion et situant le contexte, faisant éventuellement apparaître quelques questions clés, permettra aux participants de mieux préparer leur intervention.

Convocation : Selon les entreprises ou organisation, une convocation doit être établie pour les personnels afin qu’un ordre de mission leur soit adressé. Il s’agit de contraintes réglementaires permettant de valider le déplacement des personnels.

Invitation : une invitation devra être adressée aux participants autres que les personnels de l'entreprise ou de l'organisation.

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3. Pendant la réunion

► Tour de table

Un « tour de table » permet à chacun de se présenter brièvement et ainsi de permettre aux nouveaux ou aux personnalités extérieures de situer la fonction de chaque intervenant.

Il est fortement recommandé de demander aux participants de faire un effort particulier lors de la description de leur activité et notamment d'éviter l'utilisation de sigles.

► Désignation d'un rapporteur

Il est souhaitable de « désigner un volontaire » pour la rédaction du compte-rendu. S’il s’agit d’une série de réunions, chacun devra être rapporteur à son tour.

► Feuille d'émargement

Pour les réunions faisant intervenir des personnes ayant un ordre de mission, il est nécessaire de faire circuler une feuille d’émargement afin de permettre aux services financiers de valider les frais de déplacement. Une feuille d’émargement type est en annexe de ce document.

► Récapitulatif du relevé de décisions précédent

A toutes fins utiles, s’il s’agit d’une série de réunions, les décisions de la réunion précédente peuvent être passées en revue, pour mémoire ou pour suivi de l’avancement de leur réalisation.

► Rappel de l'ordre du jour

Avant d’entrer dans le vif du sujet, il peut être utile de récapituler brièvement l’ordre du jour de la journée, le temps imparti sur chaque sujet et les intervenants.

Les points importants de l'ordre du jour devront préférentiellement être abordés en début de réunion, où la concentration est maximale et afin de ne pas risquer de les traiter rapidement en fin de réunion.

Dans une réunion où des décisions doivent être prises, l’ordre du jour suit la logique suivante (ICD) :

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Information donner les informations nécessaires à la prise de décision Concertation prendre l’avis des participants, piloter les échanges avec les

participants Décision prendre les décisions

► Mettre à l'aise

Afin de mettre à l'aise les participants, un café peut être servi en début de réunion ou bien de simples bouteilles d'eau peuvent être distribuées aux participants. Par ailleurs, une salle correctement dimensionnée et avec une température adaptée permettront de rendre une réunion plus efficace.

► Rédiger un relevé de décision

Un « relevé de décisions », établi collectivement par l’ensemble des participants, permet de mettre en exergue les décisions essentielles prises au cours des échanges. Le relevé de décisions ne doit pas être uniquement passif : un responsable doit être désigné pour la mise en œuvre de chacune des actions, avec une date prévisionnelle.

► Date de la prochaine réunion

S’il s’agit d’une série de réunions, il peut être opportun de profiter de la présence des participants pour convenir d’une date commune pour la tenue de la ou des réunion (s) suivante (s).

4. Après la réunion

► Rédiger le compte-rendu (voir plus loin)

II. Eléments sur la conduite de réunion (approche thématique)

Il existe quatre grands types de réunion :

- les réunions d’information

- les réunions de travail

- Les réunions-discussions avec prise de décisions

- les réunions de négociation

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1. les trois fonctions principales d’une réunion d’équipe

Une réunion d’équipe s’appuie sur 3 fonctions principales :

- une fonction de production

- une fonction de facilitation

- une fonction de régulation

a) La production : c’est ce que la réunion va produire comme contenu par rapport au

projet. Cette fonction commence dès avant la préparation et elle est avant tout de la

responsabilité des participants.

b) La facilitation : c’est le rôle de l’animateur de faciliter la communication au sein de

l’équipe, pendant la réunion, en étant directif sur la forme et à l’écoute sur le fond.

Cette facilitation s’appuie sur les techniques suivantes :

-organiser la prise de parole (ne pas toujours donner la parole au

même…faire parler ceux qui ne s’expriment pas, éviter la

monopolisation de la parole par un seul, désamorcer les prises de

parole qui cherchent à « terroriser » les autres)

-recentrer sur l’ordre du jour (en désamorçant les digressions qui

font dériver la réunion vers du hors-sujet)

-clarifier le sens de ce qui est abordé ou dit (en reformulant par

exemple les interventions trop longues ou peu claires)

-procéder à des synthèses intermédiaires régulières de ce qui a

été dit (afin de bien savoir où on en est)

c) la régulation : c’est le rôle de l’animateur que d’opérer une régulation constante de

la réunion en

-mettant en évidence la progression du travail

-encourageant les interventions et la créativité de chacun

-acceptant les propositions et en les renvoyant au groupe

-dépassionnant les échanges et en se centrant sur le contenu

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2. La phase de démarrage de la réunion par l’animateur

C’est un moment crucial, et elle doit comporter les moments suivants :

1. On procède aux présentations (si tous les membres ne se connaissent pas)

2. On rappelle les objectifs précis de la réunion

3. On rappelle l’ordre du jour et le timing (temps à ne pas dépasser)

4. On propose une méthode de travail

5. On récapitule, si nécessaire, les antécédents à la réunion

6. On clarifie la problématique, on lève les malentendus éventuels

7. On encourage la participation de tous

3. Rôle et technique de l’animateur lors d’une conduite de réunion

3.1. Rôle de l’animateur

L’animateur n’est pas le leader dans le sens où nous l’entendons habituellement

(celui qui dirige, commande, influence). Il est le catalyseur des influences et des

contributions de chacun pour l’atteinte des objectifs communs.

Il y a trois grands rôles à jouer pour l’animateur d’équipe :

- stimulateur - meneur de jeu - symbole

a. Stimulateur

Stimuler selon le dictionnaire c’est : « Augmenter l’énergie, l’activité de

quelqu’un ; inciter, inviter, pousser à faire quelque chose… ». En ce sens,

stimuler, c’est d’abord mobiliser son équipe pour que les énergies de chacun

convergent vers un but commun. Comme stimulateur, l’animateur crée de

l’enthousiasme, encourage la participation de chacun, suscite de l’intérêt,

canalise l’énergie de tous dans la même direction.

b. Meneur de jeu

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En tant que meneur de jeu, l’animateur coordonne les efforts et les activités de

l’équipe. Il :

-organise (la logistique, les activités, les réunions…)

-planifie (l’exécution du travail, le déroulement des activités, le suivi des plans

d’action…)

-procure des moyens et des ressources (matérielles, informationnelles,

financières, temporelles…).

Il est le chef d’orchestre de l’équipe.

c. Symbole

L’animateur représente l’équipe, aussi bien à l’extérieur qu’à l’intérieur. Il incarne

l’unité, les valeurs, les objectifs, les normes de l’équipe vis-à-vis des membres de

l’équipe et de l’extérieur. Il est le porte-parole de l’équipe auprès d’autres

groupes, de l’organisation. Il est aussi responsable aux yeux des autres des

actions de son équipe. De par son statut particulier d’animateur d’équipe, il a

aussi des privilèges. On accepte qu’il guide le travail de l’équipe. Pour faire

respecter les règles du jeu, il est en droit de distribuer la parole, d’interrompre une

discussion… Enfin, son comportement a valeur d’exemple. S’il défend et prône

des attitudes d’écoute, d’empathie etc., il doit nécessairement faire preuve lui-

même de ces attitudes et comportements.

3.2. Les techniques de l’animateur Il existe différentes techniques d’animation qui représentent une « boîte à outils » au service de l’animateur. Par exemple : a) tour de table b) appel direct à participation c) question élucidation d) question écho e) question miroir f) question relais g) relance h) silence

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-la question élucidation : on demande à l’interlocuteur de préciser le sens de sa pensée (que voulez-vous dire par le terme… ») -la question-miroir : on reprend le dernier mot de la réponse de l’interlocuteur : « je n’aime pas les vacances en club, on est parqués ! ». « Parqués ? » -la question écho : on répète intégralement l’énoncé précédent : « Je pars à midi » ; « Tu pars à midi ? » -la question-relais : elle dérive de la formulation du participant. Elle est utilisée lorsqu’on a affaire à des membres qui ne parlent pas et qu’on veut forcer à s’exprimer : « oui, nous comptons prendre nos vacances en club » ; « quel type de club ? »

Mais n’y a pas un outil particulier applicable à telle situation bien définie ; c’est la maîtrise de l’ensemble des techniques d’animation d’une part, l’expérience et la connaissance du groupe d’autre part, qui assurent à l’animateur de pouvoir gérer, recadrer et dépasser différents types de situations difficiles et d’adapter ces techniques en fonction des situations rencontrées. On peut aussi classer ces techniques d’animation en fonction des objectifs qu’elles visent habituellement. OBJECTIF DES TECHNIQUES D’ANIMATION D’UN GROUPE

1. S’assurer de l’atteinte d’un objectif commun 2. Maintenir un bon climat de travail 3. Susciter et maintenir l’intérêt des participants 4. Stimuler la participation de chacun 5. Gérer les divergences d’opinions 6. Prévenir et gérer les situations difficiles

S’assurer de l’atteinte d’un objectif commun Dans un groupe efficace, les membres partagent un objectif commun vers lequel tendent les efforts de chacun. Plusieurs techniques permettent à l’animateur de s’assurer que l’objectif commun sera atteint : Se fixer un objectif commun

Faire découvrir l’importance, les enjeux et les avantages de l’objectif

visé Illustrer à l’aide d’exemples concrets

Noter l’objectif commun et l’afficher aux yeux de tous

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Organiser la logistique Recentrer régulièrement les échanges en fonction de l’objectif visé

Faire le lien entre les interventions individuelles et l’objectif visé

Faire expliquer par celui qui s’exprime en quoi sa contribution est en

rapport avec l’objectif Assurer un suivi des actions décidées en groupe.

Maintenir un bon climat de travail

Un bon climat de travail est détendu et agréable pour chacun. Ce qui suppose la présence de certaines attitudes comme le respect, la sincérité, l’entraide, l’ouverture d’esprit … Pour maintenir un bon climat de travail, il faut : S’entendre sur des règles du jeu Faire respecter les règles du jeu

Respecter le rythme du groupe

Vérifier ses perceptions

Tolérer de brefs écarts de parcours

Exprimer ses propres sentiments

Susciter et maintenir l’intérêt C’est un défi important pour l’animateur, lors du lancement d’un sujet, d’une activité, au début d’une session ou d’une réunion, mais aussi tout au long, chaque fois qu’une étape est franchie par exemple, ou après avoir marqué une pause. Proposer des défis réalistes Présenter des messages clairs et dynamiques

Varier la composition des sous-groupes

Faire des pauses

Varier les activités

Utiliser les temps morts

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Utiliser les experts

Jouer à l’avocat du diable

Stimuler une saine compétition

Stimuler la participation de chacun Chacun se sent concerné par les résultats de l’équipe dans la mesure où il a la conviction d’y avoir contribué. C’est à l’animateur que revient la responsabilité de veiller à ce que le groupe utilise toutes ses ressources, sans laissé-pour-compte. Pour stimuler la participation de chacun dans le groupe : Préciser les rôles attendus Faire partager l’information disponible

Mettre en œuvre les techniques de communication (écoute active,

observation et question) Faire appel à l’expérience

Confier des responsabilités individuelles

Faire exprimer des opinions personnelles

Valoriser la créativité

Changer l’objet de la discussion

Gérer les divergences d’opinions Les divergences d’opinions sont un passage obligé dans la vie d’un groupe, mais il arrive qu’elles provoquent une sorte de crise dans le groupe. A ce moment, il parait difficile de poursuivre sans créer des frustrations importantes. L’animateur doit alors intervenir pour régler la situation en utilisant les techniques suivantes : Mettre à jour les divergences

Revenir en arrière

Revenir à l’objectif commun

Inverser les points de vue

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Mettre en évidence les contradictions Présenter les divergences comme un atout

Prévenir et gérer les situations difficiles Réactions émotives très fortes, conflits interpersonnels, résistance au changement…, autant de situations difficiles que l’animateur doit prévenir et anticiper autant que possible – sinon les gérer et rétablir la situation à l’aide des quelques techniques suivantes : Observer le comportement non verbal Intervenir quand les indices d’un problème se manifestent

Clarifier la situation

Inviter le groupe à analyser son fonctionnement

Reformuler avec empathie

Dissocier l’information du sentiment qui l’accompagne

Caricaturer (avec humour sans blesser)

Stimuler les résistances

3.3. Critères de la compétence de l’animateur Ces critères sont au nombre de trois :

- Aisance dans la situation de conduite de réunion, absence de toute peur devant le groupe, confiance dans l’efficacité du groupe, facilité à mettre entre parenthèses ses opinions et ses options personnelles.

- Perception de la dynamique de groupe, détection, analyse et diagnostic des phénomènes psychologiques qui se produisent dans le groupe, analyse immédiate des interactions, des attitudes et des rôles, perception de la « situation totale » telle qu’elle est vécue par le groupe.

- Opportunités des interventions, l’analyse immédiate ne devant pas signifier d’intervenir et d’en faire part au groupe sur le champ mais de savoir attendre le moment opportun.

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4. Les types de décision, à l’issue de la réunion :

A l’issue d’une réunion où doivent être prises des décisions, il existe plusieurs types de

décisions qu’on peut énumérer comme suit :

1. La décision par absence de réaction. Les idées se succèdent sans susciter de véritable discussion. Lorsque le groupe finit

par en accepter une, toutes les autres ont été abandonnées ou rejetées, non au

terme d’une analyse critique, mais par simple manque de réaction.

2. La décision selon la règle de l’autorité. Le leader du groupe prend la décision au nom de tous les membres, avec ou sans

discussion. Ce mode décisionnel a le mérite d’être expéditif ; quant au bien fondé de

décision, il dépendra de la qualité de l’information dont dispose la personne qui

décide, et de la mesure sans laquelle le groupe accepte cette façon de faire.

3. La décision selon la règle de la minorité. Une, deux ou trois personnes parviennent à dominer le groupe et à « l’amener » à la

décision qu’ils favorisent. Souvent le scénario ressemble à ceci : on lance une

suggestion, puis on force l’accord du groupe par des déclarations du genre :

« Personne n’a d’objections ?... Alors, on passe au point suivant ».

4. La décision selon la règle de la majorité. La décision à la majorité est l’une des formes les plus courantes de processus

décisionnels, surtout s’il y a des signes avant-coureurs de désaccords. On peut

procéder par vote en bonne et due forme, ou en sondant les membres pour connaître

l’opinion majoritaire. Les groupes recourent souvent à ce mode de décision, inspiré

du système démocratique, sans avoir conscience des problèmes qu’il peut

engendrer. Le fait d’avoir recours à un vote peut faire naître des clans de perdants et

Vigilance

de l’animateur

à l’égard de

à l’égard de

Les personnes dans

le groupe

Leurs attitudes, le

sens de leurs

interventions ou de

leurs silences

Ses propres attitudes

Ses réactions, son rôle et l’adéquation du rôle au genre ou

au moment

Les conditions de

réunion et de

travail

Évaluation du

temps, de l’horaire,

de l’influence des

conditions

du travail

sur le travail

Les objectifs du

travail et de la

réunion,

Buts, maintien du

thème, synthèse,

progression du

groupe vers ses

objectifs

La dynamique du

groupe

Les interactions les

phénomènes

psychologiques, la

vie affective du

groupe

et ses difficultés

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de gagnants. La minorité des perdants, qui peut se sentir oubliée, négligée ou

injustement traitée, risque de ne pas mettre un grand enthousiasme dans l’application

de la décision des gagnants. Cette frustration peut persister et nuire à l’efficacité du

groupe.

5. La décision par consensus. Le consensus se définit comme un accord général obtenu à la suite de discussions ;

la solution choisie reçoit l’appui de la plupart des membres, les autres acceptant de

s’y rallier. Lorsqu’on parvient à un tel accord, même ceux qui s’opposaient à la

position choisie savent qu’ils ont été écoutés et qu’ils ont eu l’occasion d’influer sur le

cours des évènements. Le consensus n’exige pas qu’on atteigne l’unanimité sur une

question. En revanche, il exige que tout membre dissident ait la certitude raisonnable

d’avoir pu s’exprimer et d’avoir été écouté.

6. La décision à l’unanimité. L’unanimité est probablement la conclusion idéale d’un processus décisionnel,

puisque tous les membres du groupe sont alors entièrement d’accord avec la

décision prise. C’est un mode de décision collective parfaitement logique et

logiquement parfait, mais auquel il n’est pas toujours facile de recourir en milieu

professionnel. La difficulté de gérer le fonctionnement du groupe jusqu’à ce qu’il

parvienne au consensus ou à l’unanimité explique que les groupes prennent parfois

leurs décisions selon les règles de l’autorité, du vote majoritaire ou même de la

minorité.

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III. Le compte-rendu de la réunion

Il est fortement conseillé de rédiger le compte-rendu « à chaud », directement suite à la réunion, car les notes prises au cours de la réunion font appel à la « mémoire à moyen terme ».

► Contenu du compte-rendu

Le compte-rendu doit notamment faire apparaître les points suivants :

Objet de la réunion, Date de la réunion, Participants (et excusés), Ordre du jour, Résumé de chaque point de l’ordre du jour, Relevé des analyses et des conclusions tirées lors de la réunion, basé sur les

synthèses intermédiaires de l’animateur Relevé de décisions avec rappel des conditions de la prise de décision

(unanimité, majorité, conflit etc.) Répartition des tâches ou des responsabilités Les points en suspens

Au minimum, à défaut d’un compte-rendu de réunion, il est indispensable de procéder à un simple relevé de décisions.

Plus ou moins rédigé, un compte-rendu de réunion se doit toujours d’être précis et

honnête.

Le compte-rendu de la réunion a plusieurs objectifs :

Acter des décisions Formaliser le travail réalisé pour permettre par exemple aux excusés ou à des

personnes non présentes à la réunion de pouvoir en connaître les tenants et aboutissant.

Capitaliser l’information, pour mémoire.

► Diffuser le compte-rendu

Le compte-rendu doit être diffusé à l’ensemble des participants, pour validation. Après un délai de l’ordre d’une semaine, si des propositions de modifications ont été faites, le compte-rendu final devra être à nouveau envoyé à l’ensemble des participants.

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► Exemple de compte-rendu :

Logo ou nom

entreprise

Compte-rendu de la réunion du ....

Référence : identification du

document

Version : numéro de version

du document

Page : 1/nombre total de pages

Compte-rendu rédigé

Rédacteur : Nom (+Fonction) Date : Signature :

Vérificateur : Nom (+Fonction) Date : Signature :

Approbateur : Nom (+Fonction) Date : Signature :

Le rédacteur rédige, le vérificateur relit et vérifie, l’approbateur donne son accord pour diffusion du document (possibilité de n’avoir que 2 niveaux rédaction et validation ou approbation)

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Exercice pour le TD Conduite de réunion

• Simulation d’une réunion en sous-groupe (entreprise, institution, ou

association) en lien avec la situation présentée par l’enseignant et visible

sur moodle

• La durée de cette réunion a été déterminée par l’enseignant lors de la

présentation générale (environ 40 mn)

• Apporter une convocation avec un ordre du jour précis

• Prévoir également la répartition des rôles de chaque personne pendant

la réunion : animateur, secrétaire, participants…

• Rédiger le compte-rendu au fur et à mesure de la réunion (avec

ordinateur), ou juste après ; le transmettre à l’enseignant à la fin de la

séance sous format électronique

Le compte-rendu donnera lieu à une notation collective.