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Comment optimiser votre service achat ?
Re-prenez le contrôle du traitement de vos demandes d’achat grâce au BPM.
CONSTAT Il est difficile pour un service achat de gérer simplement son flux de demandes.
ErreursRetards
Blocage de projets
Manque de suivi
Pertes d’informations
Temps dedécisions rallongés
© InteropSys, 2016 - Comment optimiser votre service achat ?
Avec la mise en place d’unesolution de gestion de processus (BPMS)
FORMALISER SON FONCTIONNEMENT& L’AUTOMATISER POUR PERFORMER
Mon processus achat
© InteropSys, 2016 - Comment optimiser votre service achat ?
ÉTAPESà suivre pour mettre en place un processus automatisé de demandes d’achats
ÉTAPE 1 ÉTAPE 2 ÉTAPE 3
Représenter
ConfigurerDéployer
3 © InteropSys, 2016 - Comment optimiser votre service achat ?
Représentez, étape par étape, le fonctionnement réel de votre activité sous la forme d’un processus.
MON PROCESSUS D’ACHAT*
*le processus ci-dessus est une représentation simplifiée d’un processus d’achat réel.
Début Fin
ÉTAPE 1 :
Circuit devalidation
Circuit devalidation
Validé Validé
Non
-val
idé
Non
-val
idé
© InteropSys, 2016 - Comment optimiser votre service achat ?
Définissez ensuite, pour chaque étape, les acteurs associés et les informations nécessaires pour leurs réalisations.
MON PROCESSUS D’ACHAT*
Demandeur Fournisseurs
Service achat
Validé Validé
Non
-val
idé
Non
-val
idé
Service achat
Service achat
Fournisseurdesigné
Responsable achat
Responsable achat
ÉTAPE 2 :
*le processus ci-dessus est une représentation simplifiée d’un processus d’achat réel.© InteropSys, 2016 - Comment optimiser votre service achat ?
Déployez votre processus d’achat dans votre entreprise et donnez lui vie au quotidien.
MES PROCESSUS
MON PROCESSUS D’ACHATDate de création : 03/12/16 - Nombre lancements : 75
PROCESSUS DE COMMANDEDate de création : 15/02/15 - Nombre lancements : 305
PROCESSUS DE CONGÉSDate de création : 23/01/16 - Nombre lancements : 02
DÉPLOYERPROCESSUS D’ACHAT
Voir le processus Lire la documentation
Toutes les actions seront réalisées directement depuis l’interface de l’outil de gestion de processus. Les informations transiteront entre acteurs à l’aide de formulaires.
ÉTAPE 3 :
© InteropSys, 2016 - Comment optimiser votre service achat ?
BÉNÉFICES SÉCURISATION DU DÉROULEMENT DES PROCESSUS
Les acteurs du processus suivent le même fonctionnement et ont une meilleure vision de leurs rôles à jouer. Toutes les étapes sont donc formalisées et respectées permettant ainsi de réduire les risques d’erreurs.
© InteropSys, 2016 - Comment optimiser votre service achat ?
Fini la perte de temps consacrée aux relances et à la recherche d’informations. Chaque acteur dispose désormais de la bonne information au bon moment. Les alertes automatiques définies favorisent le respect des dates butoirs.
Temps de réalisation total
Sans solution de gestion de processus
Avec solution de gestion de processus
BÉNÉFICES GAINDE TEMPS
9h30
3h30
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Les pilotes processus suivent en temps réel le déroulement du processus. Pour chaque demande ils accèdent facilement à toutes les informations saisies étape par étape, favorisant ainsi l’amélioration continue.
DEMANDES D’ACHATS EN COURS
DEMANDE #03A1 - ServeursDate : 03/01/16 - Demandeur : Paul D.
DEMANDE #30S3 - ERPDate : 13/10/16 - Demandeur : Thierry C.
DEMANDE #15G5 - Matériel informatiqueDate : 03/12/16 - Demandeur : Michel M.
DEMANDE #98A3 - Distributeur caféDate : 03/12/16 - Demandeur : George C.
DEMANDE #62G5 - TraiteurDate : 03/12/16 - Demandeur : Christine B.
DEMANDE #03A2 - Imprimantes réseauDate : 03/12/16 - Demandeur : Laura A.
DEMANDE #47L96- Véhicule de serviceDate : 03/12/16 - Demandeur : Sebastien L.
DEMANDE #03A1 - ServeursDate : 03/01/16 - Demandeur : Paul D.
TÂCHE EN COURS SUIVI
AVANCEMENT DURÉE DERÉALISATION
46% 3J 2H20
Mise en concurrence
Tâche réalisée par : Pierre D.
Tâche réalisée par : Jacques E.
Tâche réalisée par : Pierre D.
Durée : 2h06
Durée : 1h17
Durée : 4h22
Validation
Rédaction
Etude du besoin
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BÉNÉFICES SUIVI ENTEMPS RÉEL
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POUR VOS COLLABORATEURS ›
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Découvrez le fonctionnement de notresolution de gestion de processus en vidéo :
www.interopsys.fr
Nous avons pour mission de simplifier et d’optimiser votre quotidien à l’aide de notre solution de gestion de processus, simple à utiliser et rapide à mettre en place.
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