Atelier documentaire du chercheur à l'INRIA

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L’atelier documentaire du chercheur

Julie Bonnet et Martine Courbin-Coulaud(Service IST INRIA Bordeaux – Sud-Ouest)

« 5 à 7» ADBS Aquitaine

10 février 2011

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Fil conducteur

• Le cadre institutionnel et le réseau IST INRIA

• Le projet (2008-2009), les résultats et les suites

• Le portail netvibes et zoom sur des réalisations

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LE CADRE INSTITUTIONNEL ET LE RÉSEAU IST

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Un budget de 217 M€ HT

Dont ~21 M€ HT de ressources propres

3 150 scientifiques

dont 1000 doctorants100 post-doc300 ingénieurs R&D

950 ingénieurs, techniciens et administratifs

8 centres de recherche

4 100 personnesdont 2500 rémunérées par l'INRIA

Janvier 2004INRIA - contexte national - chiffres clés

Données 01/2011

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INRIA NancyGrand Est

INRIA Grenoble Rhône-Alpes

INRIA Sophia AntipolisMéditerranée

INRIA RennesBretagne Atlantique

INRIA BordeauxSud-Ouest

INRIA LilleNord Europe

INRIASaclayÎle-de-France

INRIA ParisRocquencourt

Localisations

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La recherche à l’INRIA autour des sciences numériques

• 165 Équipes-projets (EPI) et 39 Équipes de Recherche

• Mathématiques appliquées, calcul et simulation

• Modèles et méthodes stochastiques

• Modélisation, simulation et analyse numérique

• Optimisation, apprentissage et méthodes statistiques

• Modélisation, optimisation et contrôle de systèmes dynamiques

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L’IST à l’INRIA

• Un service IST dans chaque Centre de Recherche

• Un réseau IST regroupant 32 personnes au niveau local et au siège

• Nos principales missions :

• faciliter l’accès à l’information

• faciliter la diffusion

• « faire savoir »

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Localisation sur sites et hors sites

Équipes de recherchehors site

Centres de recherche

INRIA LorraineNancy

INRIA Rhône-AlpesGrenoble

INRIASophia Antipolis

INRIARennes

INRIA BordeauxSud-Ouest

Metz

INRIA Lille Nord Europe

Lannion

Marseille

Lyon

INRIA Saclay Ile- de- France OrsayCachan

Siège

Nantes

Besançon

Strasbourg

INRIARocquencourt

Paris

Pau

Montpellier

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La Direction Générale de l’INRIA

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Campus STIC à BordeauxLaBRILaBRI

ModulairesModulairesA29A29

IMBIMB

Futur bâtimentFutur bâtiment INRIAINRIA

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LE PROJET

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Avant…

Catalogue INRIA: http://opac.inria.fr

Fonds papier (ouvrages, périodiques) Fonds électronique (périodiques, actes de conférences)

LIBRE ACCESArchives ouvertes

Scopus, Google scholar,

Sudoc, Web 2.0 …

Magazine de Veille: ORS

Livres électroniques (Safari)

Actes de conférences(CD-Rom)

Banques de données bibliographiques

JCR, WOK…

Eurydice

Services d’alertes

Abonnements électroniquespropres aux

CR

Plate-forme éditoriale de périodiques: IEEE, ACM, Springer, …

Google Google

+ à la demandeTous documents

hors INRIA

Sites web IST

Auteur : service IST Rhône Alpes

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Cadrage du projet• Note d’opportunité -> objectifs

• Simplifier l’accès aux documents et permettre une recherche simultanée sur l’ensemble des ressources en texte intégral de l’INRIA

• Proposer le lancement d’une étude d’avant projet pour étudier les usages et les besoins des utilisateurs à l’INRIA pour l’accès à l’IST

• Cadrage : Direction de la Recherche

• L’Atelier Documentaire du Chercheur vise à donner des « outils » aux chercheurs pour l’accès et la gestion de l’information scientifique

• Il s’agit d’un éventail de services correspondant à des besoins exprimés par plusieurs chercheurs

• Ces services sont testés par les chercheurs avant d’être proposés à l’ensemble de la communauté

• L’Atelier est proposé par les services IST des CR INRIA

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Les acteurs

• Chefs de projets : Kumar Guha (Resp. IST Rocquencourt) et Jacques Millet (Délégué à l’IST INRIA)

• Au cœur des actions :

• 15 documentalistes du réseau IST,

• 4 ingénieurs SEISM (Service E-information scientifique et multimédia),

• 1 consultant,

• 1 société prestataire

• 40 chercheurs des EPI INRIA en « testeurs »

• A partir de mi 2008-> lancement fin octobre 2009 pour la page Netvibes, mais ce n’est pas une finalité

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Etude d’avant projet (été 2008)

• 13 entretiens individuels avec le même consultant dans le bureau du chercheur de 2 heures en moyenne

• Panel représentatif : typologie, age, thèmes de recherche, type d’EPI, CRI

• Principales phases de l’entretien :

• ressources utilisées pour suivre l’actualité scientifique de son/ses domaine(s)

• ressources utilisées pour rechercher une référence bibliographique, un document

• manipulation et gestion des ressources bibliographiques et des documents

• usages d’outils collaboratifs

• attentes

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Les constats suite à l’enquête utilisateurs

• Passage de plus en plus du papier vers l’électronique

• Multiplication des sources d’informations

• Complexification du parcours de recherche de documents

• Méconnaissance des contenus accessibles

• Offre de service floue

D’où le besoin de :

• Simplifier et « fluidifier » l’accès au document primaire

• Clarifier l’offre de service

• Rendre un service plus performant pour le chercheur, lui faire gagner du temps et efficacité

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« L’esprit » de l’atelier… les enseignements de l’enquête »

• L’expert, c’est l’utilisateur

-> Impliquer l’utilisateur dans l’élaboration du (des) service(s)

• Une seule solution ne peut répondre à la diversité des attentes

-> Proposer des services adaptés à chacun

• Les utilisateurs ont des environnements techniques divers

-> Proposer des services multi-environnements

• Nous (IST) avons une aide à apporter en gestion de l’information

-> Proposer des solution pour organiser sa documentation

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Premières actions à mener à partir des besoins exprimés

• Accès aux ressources documentaires payantes contractées par l’INRIA depuis n’importe quel lieu (Proxy IST)

• (Re)Développer le service d’alertes de sommaires avec Eurydice

• Service de veille-alerte sur les nouvelles publications des chercheurs

• Accès aux listes des revues, ouvrages (liste AtoZ), bases de données

• Information sur les derniers ouvrages acquis (fils RSS)

• Recherche d’articles via Google, limité au corpus des revues payantes

• Outils d’indexation et de recherche de documents archivés sur son disque dur

• Constitution d’une logithèque d’utilitaires de gestion documentaire

• Création d’un site web unique pour l’ensemble des services IST INRIA

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« Méthodologie inspirée  Agile »Identification du

besoin

Suivi et évolution

Diffusion du service

Evaluation par l’utilisateur

Recherche d’une solution

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Aujourd’hui, un site web unique, avec netvibes

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Mise en œuvre et premier bilan

• 9 actions de dimension réduite

• Appel à volontaire dans le réseau

• Souplesse du calendrier pour mener plusieurs actions en //

• Coordination forte et un accompagnement de projet

• Montée en compétence du réseau IST (recherche de solutions)

• La moitié du personnel du réseau IST impliquée

• Très bon accueil de la part des chercheurs

• Un résultat motivant et gratifiant pour tous les acteurs

• Une communication (affiches, cartes, infos dans les « news », présentations, sites web IST revus….)

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un projet fédérateur

• C’est le chercheur qui est l’acteur et le moteur de la démarche : un service n’est mis en place que s’il répond à un besoin identifié

importance du recueil des besoins

• Le documentaliste écoute, propose des solutions, met en place un service ; il se place en « Consultant » pour l’accès et la gestion de l’information, en interaction constante avec l’utilisateur.

• La synergie avec les ingénieurs / services informatiques assure la cohérence du système d’information dans ce domaine.

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Les suites du projet

Mise en place de deux cellules pour pérenniser les compétences, les techniques et les méthodes (2010)

• Anim’IST : méthodologie de communication sur un nouveau service avec un rôle de coordination pour proposer des supports et des messages de communication communs

• Méthod’IST : pilotage de l'offre de services du réseau IST à l'INRIA :

• mission 1 : assurer la cohérence des services

• mission 2 : recenser les besoins des chercheurs, analyser les évolutions des usages et des technologies

• mission 3 : instruire les dossier de services à développer

• mission 4 : accompagnement méthodologique des groupes de travail (1 référent pour chaque nouveau GT)

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ZOOM SUR DES RÉALISATIONS

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Un point d’entrée unique pour tous les services de l’IST, avec netvibes

Une page publique, avec une même identification LDAP sécurisée pour accéder ensuite à chaque service

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Qu’est-ce que Netvibes?

Netvibes

Netvibes est une plate-forme qui permet de créer une page web composée de blocs personnalisables

agrège le contenu de plusieurs sites web, des services,… sur une même page

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Qu’est-ce qu’un widget?

un Widget (web + gadget) = un élément de votre page

Chaque module ou widget est personnalisable et repositionnable à volonté

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Qu’est-ce qu’un widget?

Un widget peut présenter :

- Certaines infos d’un autre site web (météo, les derniers tweets, courriels)- Un outil à utiliser sur le tableau de bord lui-même (calendrier,…)- Le contenu d’un fil RSS- …

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Qu’est-ce qu’un widget?

Un widget peut aussi présenter :- Un contenu créé sur mesure

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Pourquoi Netvibes pour les services IST à l’INRIA ?

• Tous les services sur une même page

• Souplesse : chacun doit pouvoir prendre ce qui l’intéresse pour l’intégrer dans son environnement

• Faire découvrir ce genre de plateformes aux chercheurs

• Plateforme très répandue et déjà utilisée pour la documentation (INIST, Esc Lille …).

• Possibilité de faire une page publique (à la différence d’i-google où l’on doit avoir un compte)

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L’atelier documentaire : 3 catégories de services

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1- Rechercher

Rechercher dans des ressources en ligne ou des BDD

Rechercher dans le catalogue et les abonnements électroniques (congrès, revues…)

Rechercher dans la photothèque et la vidéothèque INRIA

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Le catalogue INRIA

Pour rechercher un document papier (livre, un congrès, une revue) dans tous les Centres de Recherche INRIA

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Les ressources électroniques

Pour rechercher dans tous les abonnements électroniques par titre de revue ou par bouquet d’éditeurs

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Faciliter l’accès aux ressources : le résolveur de lien

Son objectif : lier les bases de données bibliographiques (= uniquement des références) aux

ressources en texte intégral auxquelles l’INRIA est abonné.

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Exemple : le Web of Science

Bouton d’accès vers le texte intégral ou la page rebond

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La page rebond

Lien vers le formulaire de demande de document

Lien vers le catalogue papier INRIA

Elle est proposée quand il n'y a pas d'accès direct au PDF et pointe principalement vers un formulaire de demande de document

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Le formulaire de demande de document

Prérempli avec les données de l’article. Il suffit de saisir son login pour remplir automatiquement ses coordonnées personnelles

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2- Les services personnalisésÊtre alerté sur les nouveautés livres et revues, les actualités de l’IST

Faire une suggestion d’achat / abonnement

Interroger les documentalistes (copie d’article…)

Prolonger un prêt

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Recevoir des alertes de sommaires de revues

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Recevoir des alertes sur les nouvelles acquisitions Le flux RSS des nouvelles acquisitions

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Voir ses prêts en cours et les prolonger

Faire une suggestiond’achat

Sauvegarder des recherches et recevoir une alerte sur ce thème pour chaque nouveauté entrée dans le catalogue

Accéder à son compte lecteur

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Faire une demande de réservation, depuis la consultation du catalogue…

… et recevoir directement le document en prêt par courrier, quelle que soit sa localisation

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3- Diffuser

L’outil Fabrica

Aide pour publier

Astuces et outils pour mieux utiliser HAL-INRIA

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Fabrica

un service qui présente un ensemble de logiciels et de bonnes pratiques pour gérer sa bibliographie, organiser une veille, gagner du temps dans une recherche sur le web...

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Fabrica

Pour chaque catégorie…

…une liste d’outils testés

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Fabrica

Les caractéristiques techniques, le coût

La description des fonctionnalités

La possibilité d’ajouter une astuce et de donner son avis

Pour chaque fiche outil :

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HAL-INRIA : page dynamique des publications

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Page dynamique (2)

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Un outil dérivé…Le bureau virtuel du documentaliste : un netvibes pour les

documentalistes de l’INRIA

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Je voudrais retrouver tout ce dont j’ai besoin en tant que chercheur comme sur l’Atelier

Cela va dans le bon sens

En guise de conclusion : la parole aux usagers…

Enfin une communauté qui utilise les outils existants !

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Merci pour votre attention.

L’Atelier documentaire du chercheur :

http://petitlien.com/atelierdoc

Contact :

ist-bordeaux@inria.fr