Une migration SharePoint réussie! - De la planification à l'exécution

Une migration SharePoint Réussie!De la planification à l'exécution

Louis-Philippe Lavoie – GSoft

Vue d’ensemble

Façons de faire

Obstacles et raccourcis

Artéfacts

Gabaritssplp.me/SharePointMigration

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AUMENU

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Spécialiste SharePoint

(Architecte / Consultant / Formateur / Développeur /

…)

@lplavoie

louis-philippe.lavoie@gsoft.com

Suis-je?

Louis-Philippe Lavoie

http://spdynamite.net

QUI

Planification

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PLAN DE LAPRÉSENTATION

4

Exécution

Vérification

Inventaire

Préparation

Com

mu

nica

tion

s

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OÙ VAL’EFFORT?

Plani-fica-tion

Exé-cution

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PLANIFICATION

C’est un projet, traitez le comme tel!ObjectifsResponsable de projetÉchéancier / budget ( == contraintes)

Lancement (Kick-off)

Participation• Responsables de la ferme • Propriétaires de sites• Équipe TI

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PLANIFICATIONOPÉRATIONNELLE

Atelier dirigésPrincipaux acteursSeulement TI

Établir les objectifsPasser à la nouvelle version?Régler des problèmes?Requis applicatifs / fonctionnels?

Exposer les irritants pour les éliminerPourquoi la version actuelle ne réponds pas?

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PRISE DEBESOINS

Audit complet de la ferme de destination (ou installation…)

Planification pour nouveau contenuHardware sizing

• Espace BD & disque disponible• Load balancers, SQL clusters, proxy, …

URLs souhaités, entrées DNSHTTP vs HTTPs (certificats à obtenir?)

À compléter après l’inventaire…

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PLANIFICATIONTECHNIQUE

Garbage In == Garbage Out

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COMMUNICATIONS

En amont du projet

Au lancement

Lors de l’inventaire

Lors de la préparation

Lors de l’exécution

Post-migration

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QUANDCOMMUNIQUER?

Tout au long du projet!

Communication efficaceObjectifAuteurPublic cibleMedium utilisé

• Rencontre, courriel, affiche, etc.

AttentesMoment

Créer un site de projet… avec du contenu!

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PLAN DECOMMUNICATIONS

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ANNONCE DUPROJET

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INVENTAIRE

Objectif Obtenir la liste complète de tous les éléments à migrer

PriorisationEffortsProblèmes potentiels

En volume: 80% automatiséEn temps: 80% non-automatisé

C’est l’étape la plus importante de votre migration

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INVENTAIREDE FERME

PersonnalisationsBrandingPackages de code (WSP)Vues personnaliséesFonctionnalités inexistantes

Workflows En coursTâches associéesHistorique

Usagers / comptes inexistantsPoints d’intégration externesItems spéciaux

JavaScript / Content Editor WebPartsFormulaires InfoPathLiens dans le corps d’une pageFichiers sans version archivée

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ÀSURVEILLER

Fonctionnalités retiréesSite de personnalisationEspace de travailEspace de rencontre

Services web asmxMéthodes d’API désuettesApplications de service

Profils / My SitesChamps BCSExternal Content TypesColonnes de taxonomie

Feuilles de style XSLAuthentification classique

Check list:splp.me/SharePointMigration

Outils d’inventaire / de Test migrationPowerShell

• Scripts maison• preupgradecheck, Test-SPContentDatabase

Outils commerciaux• SPDocKit, Sharegate Governance

Visio, etc.

Navigation manuelle…

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OUTILSD’INVENTAIRE

RetirerAucun contenu ou dernière activité > x moisSites sans propriétaireProjets terminés depuis + de 2 ans

MigrerAucune personnalisationWorkflows simples (SPD)

RefonteApplicationsSites avec interactions externesWorkflow complexes

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CRITÈRES DECATÉGORISATION

Migration de Base de donnée

Plus rapideMigre plus de chosesMigre aussi les problèmesProblèmes d’authentificationPar collection de site

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TECHNIQUES DEMIGRATION

Migration de Contenu

Plus flexibleCertains items impossiblesRéorganisation de contenuIDs vont changerGranulaire

Migration Hybride

Migration ne veut pas dire copie exacte

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RÈGLE#1

Décision (Retirer – Migrer - Rebâtir)

Détail des actionsRetirer : Supprimer, archiver, préserver une partie, …

Migrer : Tel quel, remanier le contenu, replacer le site, …

Rebâtir : cas par cas

Technique de migration

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CATÉGORISATION DESSITES

Revoir & StandardiserStockage (BD, Web App, URL, etc.)TopologieGabarits de sitesArchitecture d’informationNavigationVersionsRépertoires

Opportunité pour optimisation de la recherche

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MÉNAGE DUPRINTEMPS

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COMMUNICATIONS AUXPROPRIÉTAIRES DE SITES

InventaireTopologiePour chaque site à conserver

PropriétaireURLActionRisques / solutionsArchitecture d’information / réorgDate (classement, lot)Accès requis

CommunicationsPlan présenté au propriétaireDates importantes aux utilisateurs

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AVANT DECONTINUER

Autres points d’une bonne stratégieDifférences de fonctionnalités (SP2003 .. SP2013)Phases (complète vs incrémentale)Rôles et responsabilités

• Propriétaire de la ferme• Administrateurs• Propriétaires de sites• Équipe des Communications• Principaux auteurs de contenu

Plan de FormationPlan de CommSite de projet

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STRATÉGIE DEMIGRATION

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PRÉPARATION

Revisiter l’infrastructure

Préparer les nouveaux élémentsCodeImage de marque (branding)Flux de travailEtc.

Préparation des métadonnées

TestsBackups!

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PRÉPARER LAMIGRATION

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COMMUNICATIONS AUXPROPRIÉTAIRES DE SITES

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EXÉCUTION

Gel du siteSupprimer / archiver les sites identifiésSéparer les BDs de contenu (au besoin)

Chaque site:Suspendre les alertesRéduire les versionsFermer les tâchesExporter / purger l’historique des flux de travailPurger les corbeilles (2 niveaux!)…

Migrer!

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ONMIGRE!

Réorganisation du contenuModifications de structureChangements de données

• Sous-site vs Site• Choice –> Taxonomy• Fusions

Optimiser la Recherche

Possibilités différentes selon la technique (BD vs contenu)

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REPARTIR DUBON PIED

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VÉRIFICATION

Full crawl

Outils de vérificationHealth AnalyzerEvent ViewerULS logDesigner DashboardResource MonitorPowerShell…

Tests manuels

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APRÈS LAMIGRATION

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COMMUNICATIONS AUXPROPRIÉTAIRES DE SITES

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LA SUITE…

Établir une bonne gestion du contenu (Gouvernance!)Création / expiration des sites.. du contenu (fichiers surtout)

Session : Une gouvernance simple et efficace Mercredi 8h30, salle Côte-St-Luc

Rester proactifs!Automatiser la découverte de contenu périmé ou inutilisé

• Workflows• Information Management Policies• Scripts PowerShell

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MIGRATION ETGOUVERNANCE

Référer au lieu de copier

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LES 3 R DELA GOUVERNANCE

Rafraichir l’information périmée

Réduire le contenu inutile

Document disponiblesScript SP2010Fichier d’inventaire (Excel)Check listExemples de critères++

splp.me/SharePointMigration

louis-philippe.lavoie@gsoft.com

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À PRENDREAVEC VOUS

Thank you for your attention!This presentation will be available on the MontrealSharePoint Summit web site after the event.

Merci de votre attention !Cette présentation sera disponible sur le site internetde SharePoint Summit Montréal, après l’événement.

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