Jeudi 10 Février 2011

Optimisez la gestion de votreentreprise avec les progiciels

de gestion intégré (ERP)

Le dispositif Performance PME TIC ?

Cette action s’insère dans le dispositif régional

Son objectif est de développer la compétitivité des entreprises par un meilleur usage des Technologies

de l’Informationet de la Communication

www.lenumeriquepourmonentreprise.com

Redonnons la définition d’un ERP :

Entreprise Resource Planning ou Progiciel de Gestion Intégré (PGI)

« Logiciel qui permet de gérer l’ensemble des processus opérationnels d’une entreprise en intégrant l’ensemble des fonctions de cette dernière (comme la gestion des ressources humaines, la gestion comptable, financière, mais aussi la vente, la distribution, l’approvisionnement, le commerce électronique) »

Source : Wikipédia

Rappel

Véritable cerveau de l’entreprise - Il peut être orienté selon le métier de l’entreprise

- Il doit être personnalisé à la société et pour cela il faut faire appel à un intégrateur

- Il peut aller jusqu’à communiquer avec les fournisseurs afin de recommander les matières premières par ex.

Qu’est ce qu’un ERP ?

Idéalement : - meilleure maîtrise de son activité

- optimisation de l’utilisation des ressources (humaines et matérielles)

- réduction de coûts

Objectif d’un ERP ?

La base : - la gestion des achats

- la gestion des ventes

- la gestion comptable : comptabilité clients, fournisseurs, immobilisations, gestion du personnel, etc...

- contrôle de gestion

- gestion de la production

- gestion des stocks

… et tout développement « métier » nécessaire à l’entreprise

Que peut inclure un ERP ?

Que peut inclure un ERP ?

L’entreprise sans ERP :- Chaque service a son propre système d’information- Double voire triple saisie des mêmes informations (parfois développement d’interfaces informatiques entre ces différents SI)- Conséquences : erreurs multiples, déperditions de données, doublons, etc… mauvaise exploitation de l’information

Fonctionnement fréquent en entreprise

Un ERP implique une réorganisation du système d’information, mais offre de nombreux avantages :- Cohérence et homogénéité des informations (un seul fichier clients, un seul fichier articles… sur une même Base de Données)- Intégrité et unicité du système d’information- Facilitation de la communication interne et externe- Minimisation des coûts : interface entre les modules, synchronisation des traitements, maintenance corrective simplifiée (souvent assurée par l ’éditeur)- Mise à jour constante et fiable des données par une remontée d’information à l’instant T

Quels sont les avantages majeurs d’un ERP ?

Un ERP implique une réorganisation du système d’information, mais offre de nombreux avantages :

- Travail avec partenaires (entreprise étendue),

- Workflow et automatisation des processus

- Reporting

Quels sont les avantages majeurs d’un ERP ?

Surtout pour une mise en place dans une PME :

- Un coût élevé- Une lourdeur au niveau de la mise en place- Quelques rigidités pour la mise en œuvre

Un investissement important pour une petite ou moyenne entreprise…

Mais il faut prendre en compte que le retour sur investissement se fait à moyen/long terme.

Quelques inconvénients...

Une gestion de projet rigoureuse :Avant toute chose, l’entreprise doit connaître et formaliser ses processus de fonctionnement

- Analyse de ses process- Prévision d’un budget réaliste (inclus logiciel, implantation, formation, perte de salaire dû au temps passé, autres ressources…)- Exploration du marché : trouver les logiciels susceptibles de correspondre aux process de l’entreprise- Sélection des quelques logiciels qui semblent correspondre et demande simulation.- Implantation, il est important d’impliquer les salariés et de ne pas leur imposer la solution

Privilégier la méthodologie

Carte de visite de l’intervenant

Jean-Marie MicallefPhidias

jm.micallef@phidias.fr

Plan

- Quelques chiffres

- Les solutions du marché et leurs types

- Lancement Interne du projet

- La consultation

- L'implémentation

- Cas client

- Conclusion

Quelques chiffres

- 50 à 60 % des projets sont des échecs totaux ou partiels

- Le coût des licences et de l'intégration représente 30% du montant du projet

- Pour 1 jour prestataire, il faut compter 2 à 3 jours interne

- Un projet dure au minimum 4 à 6 mois

Les solutions du marché et leurs typesTypes de solutions

- Les solutions propriétaires :• Mode licences payantes• Code non modifiable• Basé sur les « best practices »• Adaptations généralement basées sur du paramétrage

- Les solutions en Logiciels Libres• Licences généralement gratuites• Code modifiables• Adaptations possibles par paramétrage ou développement

spécifique- Les suites logicielles

• Ce ne sont pas des ERP• Licences payantes et aucune adaptation

Les solutions du marché et leurs typesERP propriétaires : Les « grands » éditeurs

- Peu ou pas adaptés à la TPE/PME

- Budgets importants,

- Méthodologie complexe,

- Délais de mise en œuvre longs

- Equipe projet lourde

- Couverture fonctionnelle large

- Nombreuses références

Les solutions du marché et leurs typesERP propriétaires : Les éditeurs Nationaux

- Disposent de nombreuses références,

- Solutions matures,

- Certaines verticalisées par des modules,

- Interviennent rarement directement et passent par des intégrateurs,

- Raisonnent en « best practices », processus standards,

- Difficilement adaptables en environnement TPE/PME,

- Forces commerciales et marketing importantes

Les solutions du marché et leurs typesERP propriétaires : Les éditeurs régionaux

- solutions souvent très bien adaptées et très fonctionnelles,

- L'éditeur est souvent l'intégrateur,

- Les adaptations sont possibles avec une parfaite maîtrise,

- Intervenant de proximité

- Le manque de références est comblé par un savoir faire,

- Parfois un manque de fonctionnalités

- Souvent un manque de marketing

Les solutions du marché et leurs typesERP propriétaires : Les éditeurs verticaux

- L'éditeur est souvent l'intégrateur

- Solutions métier parfaitement adaptées

- Evolutions dictées par le métier et non le marketing

- Nombreuses références

- Peu de solutions concurrentes

- Manque parfois de fonctions « transverses »

Les solutions du marché et leurs typesERP Logiciels Libres

- Solutions matures

- Absence de coûts de licences

- Adaptabilité de la solution très élevée

- Forte compétence des intégrateurs

- Manque de références

- Peu de solutions verticalisées

- Manque de marketing

Produits TPE : Dolibarr, OpenSiProduits PME : Compiere, ERP5, Offbiz, Openbravo, OpenERP

Lancement Interne du projet

1ère étape du projet : mobiliser les équipes internes, expliquer les raisons, définir la méthodologie et les résultats attendus

Lancement Interne du projetDéfinir les objectifs précis

- Définir des objectifs quantitatifs :- Répondre à l'accroissement du nombre de commandes,- Livrer les clients en 48 h- Editer les factures avant le 5 du mois

- Définir des objectifs qualitatifs :- Fluidifier la circulation de l'information- Eviter les déplacements entre le service commercial et l'entrepôt

Attention aux « petits pouvoirs »

Lancement Interne du projetConstituer le groupe projet

Le groupe projet est en charge de définir et piloter le projet en interne. Il est constitué de :

- Un chef de projet : c'est le correspondant du prestataire et le « chef » du projet. - D'interlocuteurs métiers : ceux qui savent comment ça marche

- D'un sponsor : Membre de la direction soutenant le projet

Lancement Interne du projetL'expression des besoins

L'expression des besoins consiste à :

- Recueillir auprès des utilisateurs leur manière de travailler, leur besoin d'informations - Identifier les axes d'amélioration selon les objectifs- Définir les informations en entrée et en sortie- Définir les flux d'informations (matrice des flux) entre les acteurs- Définir les règles de gestion

Ce recueil de besoins peut être consigné dans un cahier des charges. Possibilité de se faire accompagner par un consultant externe spécialisé.

Lancement Interne du projetMesurer l'adéquation budgétaire

- Il faut définir un budget maximum pour la mise en oeuvre de l'ERP.

- Il faut classer les besoins en :

- Indispensable- Souhaitable- Confortable- Accessoire

Il faut essayer de se faire une idée du coût avant la consultation

Consultation

Etape primordiale qui vous permet de sélectionner les éditeurs/intégrateurs susceptibles de répondre à votre besoin.

ConsultationChoix des consultés

- Sélectionner 5 à 6 produits

- Réaliser une grille de réponse pour mesurer l'atteinte des objectifs

- Ne pas aller vers les produits les plus connus seulement:

• Interroger vos confrères• Ne pas attendre l'information, aller la chercher• Chercher l'existence de produits verticaux• Si éditeur avec intégrateur, vérifier leur politique de

certification ou d'agrément• Faire un mélange Produits connus/peu connus/Logiciels Libres• Se faire une idée de la taille des projets selon les références

ConsultationLa démonstration

- Réaliser un scénario de démonstration et le proposer aux soumissionnaires :

• Création d'un article de votre configuration métier (taille/couleur, nomenclature, unité de mesure)

• Rapidité d'une saisie de commande• Méthode de calcul des réapprovisionnements

- Ne pas se laisser emporter par les « gadgets »- Mesurer la compétence de l'intégrateur dans votre métier- Ne pas laisser une zone d'ombre sur les axes clés- Faire participer l'ensemble du groupe projet- Faire des fiches d'atteintes d'objectifs quantitatifs et qualitatifs- Mesurer les évolutions produits et capacité d'adaptation

ConsultationLa short list

- Il s'agit de retenir deux produits, sur des critères les plus objectifs possibles du groupe de projet

- Regarder de plus près les contrats proposés aussi bien de licence que de maintenance

- Faire une démonstration sur un jeu d'essai plus abouti ou un pilote. Attention seuls les éditeurs/intégrateurs les plus « riches » peuvent le faire gratuitement. Ne pas hésiter à payer une prestation.

Mesurer le respect des contraintes légales et fiscales :- Auditabilité- Versions et restitution de sauvegardes en version

ConsultationLe choix définitif

Il s'agit d'un choix collectif du groupe projet. Il doit tenir compte de :

- La qualité de l'intégrateur

- La qualité du produit et son évolutivité

- La compréhension du besoin par l'intégrateur

- Le taux d'atteinte des objectifs

- La mesure des risques

- Les aspects budgétaires

ConsultationAprès le choix

Importance de la phase contractuelle- Reprendre les écrits et formaliser les engagements de chacun- Définir un planning réaliste- Définir la méthodologie utilisée

Définir le suivi de projet, indicateurs d'avancement, reporting projet...

Affecter les ressources internes nécessaires et organiser la surcharge de travail prévisible

L'implémentation

Cette étape est celle de la mise en œuvre du projet et de la détermination de la date de démarrage opérationnelle

L'implémentationLa phase de recettage

Il s'agit de vérifier que le progiciel fonctionne selon les attendus et qu'il donne des résultats corrects en fonction d'un cahier de recette :

- Décrire dans un document les opérations réalisées, leur enchaînement et les résultats attendus

- Disposer d'un jeu d'essai significatif sur des données saisies ou récupérées

- Etablir un PV de recette avec 3 appréciations :• Acceptée sans réserve• Acceptée avec Réserves et les indiquer• Refusée : recette à « rejouer »

La recette peut se faire de manière partielle

L'implémentationLe Fonctionnement en double

Période durant laquelle deux systèmes fonctionnent en parallèles, sur les mêmes données saisies 2 fois et devant produire le même résultat.Cette phase doit se dérouler selon un cycle significatif (1 à 2 mois)

Il s'agit d'une période de forte charge de travail qui nécessite une mobilisation d'énergie et une motivation forte des équipes

Permet de définir la date de démarrage

L'implémentationLe démarrage

Ca se fête

Cas clientL'entreprise

L'entreprise :

Association accompagnant la création d'entreprises innovantes. 14 salariés. 2M€ CA.

Métier :- Location de bureau- Assistance aux entreprises par un réseau d'experts- Suivi qualitatif et quantitatif des porteurs de projets- Mutualisation de ressources techniques (imprimantes, internet, téléphonie...) facturées à la consommation- Reporting complexe auprès des institutions

Cas clientLa problématique

- Outil développé en interne par l'informaticien

- Les dossiers de porteurs de projets sous format papier

- Suivi réalisé manuellement

- Compte rendu d'experts en archivage papier

- 5 jours de vérifications de la facturation

- Saisies des relevés photocopieurs, téléphonie, courrier

- Production manuelle des indicateurs

Cas clientLes objectifs

Quantitatifs - Production des factures avant le 5 mois du mois- Facturation des consommations à m-1 (m-3 avant)- Intégration des comptes rendus d'experts à J+10- Vérification de la facturation en 1 jour maximum

Qualitatifs

- Interfaçage des périphériques- Production automatique des indicateurs- Accès à l'information pour tous- Automatisation des processus de suivi et des alertes- Intégration de l'informaticien

Cas clientLes solutions possibles

Pas de logiciel vertical pour répondre aux besoins

Forte adaptation des standards du marché

Pas de volonté d'un développement spécifique

Adaptation d'un Logiciel Libre

Cas clientMéthode retenue

Elaboration de l'expression des besoins

Réalisation d'un pilote

Evaluation Budgétaire avec et sans intégration de l'informaticien interne

Phasage du projet

Cas clientLe projet (1)

3 phases :

- Réalisation des processus de gestion- Réalisation des processus de suivi- Réalisation du reportingEquipe projet :

- Sponsor : Directeur de l'association- Chefs de projet : 1 responsable de site et DAF- Equipe projet : Chefs de projet, Secrétaire des sites, informaticien interne

Planning :- 6 mois pour phase 1- + 2 mois pour phase 2- + 6 mois pour phase 3

Phasage du projet

Cas clientLe projet (2)

Méthodologie :

- Méthodologie Agile- Répartition de la charge interne/externe

Bilan- Phases 1 et 2 achevées- Phase 3 en cours de spécifications- Retard de 6 mois sur le planning initial- Nécessité d'un renfort de l'équipe interne par des intérimaires- Budget respecté- Objectifs quantitatifs atteints à 90%, qualitatifs à 80%

Conclusion

La mise en œuvre d'un projet ERP est longue et coûteuse

Bien définir, bien choisir, bien suivre, bien tester

S'impliquer dans le projet : la réussite dépend autant de vous que du prestataire

Merci de votre attention

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