24 mai 2016 Emeline Dalsorg 1

Conservation partagée en médecine et animation du réseau francilien : une expérience de 10 ans Emeline Dalsorg (BIU Santé) Co-pilote PCMed

Historique et contexte

q Journée d’étude en 2002 au CTLes q  Commande de la sous-direction des bibliothèques en 2004 q  Nombre élevé de bibliothèques: 7 universités, BIU Santé,

Académie de Médecine et le Ctles q  Exiguïté des locaux et coût élevé du mètre carré en IDF q  Développement du numérique

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Objectifs

q  Conserver en Île-de-France une (voire deux) collections

complètes q  Désengorger les magasins avec un désherbage concerté q  Rationaliser la conservation / acquisition q  Assurer la fourniture à distance q  Favoriser le passage au tout électronique

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Outils

q  Une convention-cadre de 3 ans renouvelable:

§  Co-contractants: CTLes, BIU Santé et chaque université §  Définition du rôle et des engagements de chacun

q  Un annuaire q  Un memento et des outils méthodologiques q  Deux bases de gestion: FileMakerPro et Flora

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Méthodologie

q  Constitution des listes à partir du Sudoc et de l’Index Medicus q  Extraction des états de collections réalisée par l’Abes pour

chaque bibliothèque q  Travail de dédoublonnage des titres avant chargement dans

FileMakerPro q  Traitement des titres par chaque bibliothèque q  Appels d’offres et transferts des collections

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Quels rôles pour la coordination du plan?

q  Rédaction des documents de travail et des guides

méthodologiques q  Constitution des listes q  Administration et maintenance des bases de gestion q  Organisation des réunions locales et du comité de pilotage

annuel q  Suivi de l’activité du plan et de sa bonne marche

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Bilan au 31 décembre 2015

q  47 listes thématiques pour 9773 titres intégrés à la base de

données q  7607 titres avec un pôle de conservation q  3 pôles de conservation principaux: la BIU Santé, l’Académie de

médecine et le CTLes q  Plus de 2 kilomètres linéaires de transferts de collections depuis

le lancement en 2005

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Quel bilan pour les établissements?

q  Libération de locaux grâce aux transferts de collection q  Désherbage concerté q  Gains pour la politique documentaire:

§  Passage au tout électronique §  Concentration sur les disciplines d’excellence

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Evolution du plan et enjeux

q  Changement de base de gestion: passage à PMB q  Réexamen des premières listes? q  Intégration d’autres disciplines? q  Passage à l’échelle nationale? q  Quelle articulation avec l’électronique?

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