Comment améliorer la gestion de la clôture financière et des rapprochements

Vers la clôture idéale

Les initiatives qui ont recours à la technologie peuvent accroître l’efficacité, l’exactitude et le caractère informatif de vos processus de clôture et de rapprochement.

Mesures

1. Automatisation des fonctions de gestion des rapprochements, du début de l’opération jusqu’à l’établissement des rapports

2. Capacités de gestion de la clôture et des flux de travail, y compris :• Gestion électronique de la planification et des tâches de clôture• Analyse des écarts• Écritures de journal manuelles• Contrôles financiers

•

Que fournit la technologie de gestion de la clôture financière et des rapprochements?

Rapprochement des postes des états financiers

Rapprochement des soldes des comptes

Debut / fichiersexternes

Rapports financiers / réglementaires

Rapprochement des opérations

Grand livre auxiliaire

GL / PGI Grand livre consolidé

En prenant ces initiatives, Gartner prévoit une réduction de 25 % des coûts de gestion de la clôture et jusqu’à 20 % des coûts de gestion des rapprochements.

Économies de coûts

Source : « CFO Advisory: Last Mile of Finance; Finance and Economics », Gartner, avril 2012

La rationalisation de la clôture financière peut se traduire par l’atténuation des risques opérationnels liés à l’utilisation d’équipes décentralisées, à la gestion de systèmes disparates, et au recours à des processus et à des feuilles de calcul manuels.

Réduction des risques

L’installation de logiciels ne réglera pas tous vos problèmes de gestion de la clôture et des rapprochements. Il faut également prévoir une refonte de la gouvernance et des processus, ainsi qu’une formation et une éducation.

Comment s’y prendre?

Deloitte recommande un cadre quadridimensionnel de gestion de la clôture et des rapprochements pour aider à planifier et à exécuter soigneusement ce travail de mise en œuvre.

Technologies

Gouvern

ance

Talents

Processus

• Cadre de reddition de comptes clairement défini• Documents de formation disponibles (politiques et

procédures, modèles et outils)• Détermination de champions de la clôture à l’échelle

mondiale et régionale• Répartition appropriée des tâches (personnes distinctes

pour le rapprochement des comptes et la correction des erreurs déterminées au cours du processus de rapprochement)

•

Meilleures pratiques

Talents

Talents

• Harmonisation des ressources et des activités à valeur élevée pour favoriser l’utilisation efficace des talents

• Accent mis sur l’analyse et la résolution de problèmes plutôt que sur les mécanismes de rapprochement et le volume

• Responsabilisation et transparence du processus accrues• Diminution des longues heures et du niveau de stress

lors des périodes de clôture•

Avantages

Talents

Talen

ts

• Établissement d’un calendrier de clôture centralisé/visible • Élaboration de politiques de rapprochement normalisées

et d’une approche fondée sur les risques pour exécuter les rapprochements

• Établissement de processus de transmission aux échelons supérieurs, de résolution et d’approbation clairement définis

• Visibilité centrale des rapprochements et explications des écarts

• Établissement d’une comptabilité intersociété contrôlée et transparente

• Comptes ajustés et rapprochés au cours du mois plutôt qu’après la clôture

•

Meilleures pratiques

Processus

Processus

• Diminution du nombre de processus manuels et augmentation de l’automatisation

• Amélioration de l’uniformité des processus afin d’accroître l’efficacité et d’éliminer les erreurs

• Utilisation d’une méthode de rapprochement fondée sur le risque pour concentrer les efforts de manière judicieuse

• Diminution des délais de traitement et des coûts d’audit en assurant l’accessibilité à tous les documents justificatifs

•

Avantages

Processus

Proce

ssus

• Surveillance plus rigoureuse de la part de la direction • Établissement de la priorité des comptes et affectation

efficace des ressources tout au long du processus de clôture

• Processus de rapprochement clairement défini pour atténuer le risque d’erreurs

• Capacité d’établir, de faire respecter et de maintenir des politiques et des procédures standards

• Utilisation active des tableaux de bord pour effectuer un suivi des tâches de clôture, des écarts et des rapprochements

•

Meilleures pratiques

Gouvernance

Gouvernance

• Responsabilisation et transparence accrues de manière globale• Amélioration des capacités de gestion des risques• Utilisation de la technologie pour mettre en application la

séparation entre les préparateurs et les réviseurs• Plus grande capacité à respecter les lois et les règlements•

Avantages

Gouvernance

Gouvern

ance

• Outils automatisés pour permettre des rapprochements de bout en bout

• Modèles normalisés par type de compte • Accès à de l’information exacte en temps opportun grâce

à une production de rapports solides• Appariement automatisé des opérations • Utilisation du flux de travail pour faciliter les processus

de clôture et de rapprochement•

Meilleures pratiques

Technologies

Technologies

• Automatisation des processus grâce à l’intégration de différents systèmes

• Automatisation des tableaux de bord et de la production de rapports pour assurer la transparence tout au long du processus de clôture

• Automatisation des contrôles internes pour réduire les tests• Automatisation de la « certification » des comptes

à volume élevé/faible risque pour réduire le temps d’utilisation

Avantages

Technologies

Tech

nologies

En mettant en œuvre les outils appropriés et en adoptant une approche et un cadre de travail exhaustifs, vous pouvez transformer vos processus de gestion de la clôture financière et des rapprochements pour réaliser une réduction importante des coûts et obtenir des avantages considérables sur le plan de la gestion des risques.

Conclusions

Pour en savoir plus sur comment Deloitte peut vous aider, visitez le

www.deloitte.ca

Deloitte, l’un des cabinets de services professionnels les plus importants au Canada, offre des services dans les domaines de la certification, de la fiscalité, de la consultation et des conseils financiers. Deloitte LLP, société à responsabilité limitée constituée en vertu des lois de l’Ontario, est le cabinet membre canadien de Deloitte Touche Tohmatsu Limited. Au Québec, Deloitte exerce ses activités sous l’appellation Deloitte s.e.n.c.r.l., une société à responsabilité limitée constituée en vertu des lois du Québec.

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