Procédure : Clôture de votre exercice comptable

Procédure : Clôture de votre exercice comptable

Procédure pour effectuer

la clôture de votre exercice comptable

dans votre logiciel UpGestion+.

Définition : La clôture d’un exercice consiste en l’établissement du bilan final.

Objectif : Interdire la saisie sur la période clôturée pour sécuriser vos enregistrements comptables et leur donner une

valeur légale.

Lors de la clôture, UpGestion+ verrouille la comptabilité de l’exercice terminé et prépare celle de l’exercice suivant :

Les soldes des comptes de bilan (de la classe 1 à la classe 5) sont automatiquement reportés dans les journaux d’à nouveau prévus à cet effet, pour l’ouverture de votre exercice n+1.

UpGestion+ permet la saisie d’écritures sur l’exercice N+1 même si l’exercice N n’est pas clôturé mais la consultation des

comptes de bilan est complexe car les soldes de l’exercice N n’ont pas encore été reportés.

Une fois l’exercice clôturé, vous pouvez le consulter et éditer / exporter vos états comptables mais vous ne pouvez plus le

modifier.

Prérequis : Vérification des éléments saisis dans votre logiciel UpGestion+, à l’aide du document d’aide à la préparation de

votre clôture.

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Accédez à l’écran de clôture comptable depuis le menu COMPTABILITE > Clôture comptable

→ Cliquez sur en haut à droite de l’écran.


Il est possible de quitter l’écran de clôture et d’y revenir plus tard en cliquant sur

« modifier », ou même de supprimer complètement le travail de « pré-clôture » en

cliquant sur « supprimer » en haut à gauche de l’écran.

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Onglet Paramètres :

→ Les comptes de résultat de type 120100 (Bénéfice) et

129100 (Perte) et les journaux de report à nouveau

sont sélectionnés par défaut lors du démarrage de la

clôture d’exercice. Il est possible de les modifier si nécessaire.

→ Sélectionnez le mode de report des comptes tiers non

soldés dans l’écriture de report à nouveau qui sera

générée lors de la clôture. Cf. page suivante.

→ Sélectionnez ici le mode de calcul de la valorisation

de stock (PAMP* = Prix d’achat moyen pondéré ou

dernier prix d’achat). Les journaux d’OD, dans lesquels

seront générées les écritures de variation de stock,

sont sélectionnés par défaut.

→ Les journaux d’OD dans lesquels seront générées

vos opérations de type : CCA : Charges constatées

d’avance , PCA : Produits constatés d’avance , CAP :

Charges à payer , PAR : Produits à recevoir sont

sélectionnés par défaut, ainsi que les comptes

comptables correspondants : 486000 ; 487000 ;

468600 ; 468700.

* Le PAMP est calculé sur l’exercice comptable courant et est recalculé après chaque entrée en

stock, en fonction du prix d’achat de l’article au moment de la réception fournisseur.

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Dans l’onglet de la clôture comptable, déterminez le mode de report des comptes tiers (bénéficiaires et fournisseurs) non soldés

au 31/12 de l’exercice à clôturer. L’écriture de report à nouveau (RAN) du 01/01 du nouvel exercice comportera soit un mouvement unique par compte tiers

non soldé soit tous les mouvements non lettrés pour chaque compte tiers.

→ 2ème cas de figure : report du solde des comptes tiers non soldés

Cf. ci-dessous : le solde du compte tiers correspondant au total des deux factures impayées au 31/12 apparaît dans l’écran de lettrage :

Exemple : il reste au salarié Matt DAMON deux factures non soldées au 31/12 de l’exercice à clôturer.

→ 1er cas de figure : report de tous les mouvements non lettrés

L’écriture de report à nouveau générée lors de la clôture comporte tous les mouvements non lettrés sur les comptes tiers au 31/12 de l’exercice à clôturer.

Cf. ci-dessous : les mouvements non lettrés correspondants aux deux factures impayées au 31/12 apparaissent dans l’écran de lettrage :


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Onglet Variation de stock :

Tous les articles gérés en mode stock ou

réapprovisionnement sont listés dans l’écran de

variation de stock.

Chaque ligne comprend :

• Le libellé de l’article

• Le compte de valorisation de stock*

• Le compte de variation de stock*

• Le prix d’achat

• La quantité d’article en stock en fin d’exercice

• Le montant total valorisé

*Les comptes de valorisation (de type 371) et de

variation (de type 603) sont paramétrés sur chaque

article géré en stock ou réapprovisionnement dans

les modules d’activité.

Ecritures générées sur le journal d’OD :

• Au 31/12/2020 : crédit du 603 et débit du 371

• Au 01/01/2021 : débit du 603 et crédit du 371

Un tableau récapitulatif en bas d’écran liste les

comptes qui seront mouvementés, le sens, et les

montants totaux par compte.


Le mode de calcul de la valorisation de stock est défini dans l’onglet précédent (Paramètres). Le calcul peut se faire sur le prix moyen d’achat pondéré (PAMP) ou sur le dernier prix d’achat.

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Vous avez la possibilité de modifier le prix d’achat moyen pondéré (PAMP) d’un article en cliquant sur le crayon .

Si vous ne souhaitez pas valoriser le stock pour un article donné, il vous suffit d’indiquer un montant de valorisation à 0€.


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UpGestion+ permet une détection automatique lors de la clôture des écritures d’OD de type :

→ Charges constatées d’avance (CCA) ;

→ Produits constatés d’avance (PCA) ;

→ Charges à payer (CAP) ;

→ Produits à recevoir (PAR).

Pour cela, UpGestion+ se base sur l’exercice d’OD renseigné sur les écritures comptables et au moment de la facturation des commandes fournisseurs

et bénéficiaires.

Si la date de l’écriture n’appartient pas à l’exercice d’OD indiqué, UpGestion+ créera automatiquement les OD correspondantes lors de la clôture.


Exemple à la saisie d’une écriture manuelle Exemple lors de la facturation d’une commande

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Onglet CCA - Charges constatées d’avances :

→ Cliquez sur le bouton « Rechercher » pour afficher les

écritures de type CCA (celles dont la date de l’écriture de

facturation est sur l’année N et dont l’exercice d’OD est sur

l’année N+1).

Les écritures considérées par UpGestion+ comme des CCA sont des

écritures de facturation type achat rattachées à l’exercice d’OD N+1,

dont la date appartient à l’exercice N.

→ Le raccourci permet un accès direct à l’écran de

modification d’une écriture comptable (à utiliser s’il s’agit

par exemple d’une erreur de saisie et que l’exercice d’OD

renseigné sur l’écriture est erroné).

→ Le bouton permet de proratiser le montant, pour ne

comptabiliser qu’une partie de la charge sur l’exercice suivant.

Le total des CCA par budget est affiché en bas de l’écran.

Dans notre exemple, l’écriture générée sur le journal d’OD Social sera :

• Au 31/12/2020, débit du 486000 (CCA) et crédit du 604200

(Achat de prestations sur activités).

• Au 01/01/2021, débit du 604200 et crédit du 486000.

Les charges constatées d’avance (CCA), sont des charges comptabilisées sur un exercice (dans notre exemple, 2020) mais qui concernent l’exercice suivant (dans notre exemple 2021). Par exemple, le CE reçoit une facture en 2020 pour un voyage qui concerne l’exercice 2021.


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Onglet PCA - Produits constatés d’avances


écritures de type PCA (celles dont la date de l’écriture de

facturation est sur l’année N et dont l’exercice d’OD est sur

l’année N+1).

Les écritures considérées par UpGestion+ comme des PCA sont des

écritures de facturation type vente rattachées à l’exercice d’OD N+1,

dont la date appartient à l’exercice N.






comptabiliser qu’une partie du produit sur l’exercice suivant.

Le total des PCA par budget est affiché en bas de l’écran.


• Au 31/12/2020, débit du 706000 (participations des salariés aux

ASC) et crédit du 487000 (PCA).

• Au 01/01/2021, débit du 487000 et crédit du 706000;

Les produits constatés d’avance (PCA) sont des produits qui ont été enregistrés sur un exercice N (dans notre exemple, 2020), mais qui concernent l’exercice suivant N+1 (dans notre exemple, 2021).

Par exemple, le CE facture en 2020 les salariés qui participeront à un voyage qui concerne 2021.


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Onglet CAP - Charges à payer


écritures de type CAP (celles dont la date de l’écriture de

facturation est sur l’année N+1 et dont l’exercice d’OD est

sur l’année N).

Les écritures considérées par UpGestion+ comme des CAP sont des

écritures de facturation type achat rattachées à l’exercice d’OD N,

dont la date appartient à l’exercice N+1.







Le total des CAP par budget est affiché en bas de l’écran.


• Au 31/12/2020, débit du 607200 (Achats de bons) et crédit du

468600 (CAP).


Les charges à payer (CAP) sont des charges qui concernent l’exercice N (dans notre exemple, 2020) mais pour lesquelles la facture est parvenue au cours de l’exercice N+1 (dans notre exemple 2021).

Par exemple, le CE reçoit en 2021 une facture de bon cadeau pour Noël qui concerne décembre 2020.


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Onglet PAR - Produit à recevoir


écritures de type PAR (celles dont la date de l’écriture sur le

compte de produits est sur l’année N+1 et dont l’exercice

d’OD est sur l’année N).

Les écritures considérées par UpGestion+ comme des PAR sont des

écritures sur des comptes de produits rattachées à l’exercice d’OD N,

dont la date appartient à l’exercice N+1.







Le total des PAR par budget est affiché en bas de l’écran.

Dans notre exemple, l’écriture générée sur le journal d’OD

Fonctionnement sera :

• Au 31/12/2020, débit du 468700 (PAR) et crédit du 756202

(Subvention de fonctionnement).


Les produits à recevoir (PAR) sont des produits qui concernent l’exercice N (dans notre exemple, 2020) qui n’ont pas encore été comptabilisés, faute de pièce-justificative, et qui seront comptabilisés sur l’exercice N+1 (2021).

Par exemple, le CE reçoit la subvention du 4ème trimestre 2020 en 2021.


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Onglet Report tiers bénéficiaires :

L’écran des reports tiers bénéficiaires recense les bénéficiaires

pour lesquels le tiers n’est pas soldé en fin d’exercice.

Par exemple :

Le tiers bénéficiaire est débiteur lorsque le bénéficiaire a été

facturé sur 2020 mais n’a toujours pas réglé la facture en fin

de période.

Le tiers bénéficiaire est créditeur lorsqu’il a présenté une facture pour remboursement en 2020 mais que le CE n’a toujours pas effectué le remboursement en fin de période.

Onglet Report tiers fournisseurs :

L’écran des reports tiers fournisseurs recense les fournisseurs

pour lesquels le tiers n’est pas soldé en fin d’exercice.

Par exemple :

Le tiers fournisseur est créditeur lorsque le fournisseur a

facturé le CE sur 2020 mais que le règlement de la facture

n’a pas été effectué en fin de période.

Le tiers fournisseur est débiteur lorsque le CE dispose d’un avoir non soldé en fin de période.


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Onglet Trésorerie :

L’écran liste les comptes de trésorerie (comptes bancaires et assimilés) par budget, et récapitule pour chacun le total des mouvements au débit et au crédit et le solde débiteur ou créditeur en fin de période. Il s’agit ici du solde comptable en fin d’exercice, qui ne correspond pas forcément au solde bancaire (solde comptable = solde bancaire +/- les écritures non rapprochées en fin d’exercice).

Pour mieux comprendre le solde comptable affiché sur cet écran et la différence avec votre solde bancaire, éditez le dernier rapprochement

bancaire de l’exercice (par exemple au 31/12 de l’année en cours de clôture). Vous trouverez sur l’état de rapprochement : le solde bancaire et la

liste des écritures non rapprochées.

Ex : Si le solde bancaire est de 10000€ et qu’il reste un chèque de 2000€ non encaissé par un fournisseur, votre solde comptable est de 8000€.


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Onglet Balance d’ouverture:

Le bouton permet la génération

des écritures de simulation de votre clôture

d’exercice :

→ OD de valorisation de stock ;

→ OD de type CCA, PCA, CAP, PAR ;

→ Ecritures d’à nouveaux.

L’écran propose aussi l’édition des balances

comprenant ces écritures simulées, de l’exercice N

en cours de clôture, et de l’exercice N+1.

Cliquez sur le bouton pour

la validation définitive de la clôture de votre

exercice comptable.

Un code de clôture vous sera demandé, afin de sécuriser la manipulation, car l’opération verrouille

de façon définitive l’exercice clôturé.

Nous vous invitons à vous rapprocher du Pôle Assistance du Services Clients Solutions Kalidea CE, ou de votre chargé(e) de clientèle pour obtenir le code de sécurité.


Documents

Procédure : Clôture de votre exercice comptable