M.M.DIFFUSION

Présentation n°3 / BNI InnovAscq

Gestion électronique documentaire

2/09/2016

D’hier à aujourd’hui

Et demain ?L’association de systèmes d’impression

performants et de solutions logicielles adaptées est déterminante pour garantir votre efficacité :

Gestion électronique documentaire,Gestion des multi fonctions,

Accounting,Applications mobiles.

Gestion électronique documentaire - principe

Le coût réel inhérent au document ne vient pas de sa production mais de sa gestion.

A chaque fois qu’une action est entreprise sur le document, que ce soit pour l’indexer, le stocker, le distribuer, le chercher ou le réutiliser, du temps est investi.

MMDiffusion propose des applications permettant de rendre la gestion documentaire efficace en contrôlant la production, la distribution et la gestion des documents.

Gestion électronique documentaire – applications

Solutions Métiers pour les avocats, les notaires et les experts comptables : numérisation et classement d’un nouveau document directement dans un dossier client sélectionné : réduction des manipulations et de l’archivage temporaire.

Sharpdesk : Océrisation et Composer.LDAP : navigation rapide au travers du

carnet d'adresses pour une distribution rapide des documents numérisés.

Gestion électronique documentaire – applications

Gestion complète des documents à l'aide d'une seule application à partir de votre PC

•Possibilité de classer, trier, rechercher, stocker et partager facilement des documents ,•Outil 'composer' pour compiler plusieurs fichiers en un seul document ,•Distribution des documents par de simples opérations "glisser - déposer",•Puissant moteur d'indexation local ,•Interface intuitive avec affichage des vues miniatures des documents ,•Possibilité d'annoter les documents ,•Reconnaisance Optique des Caractères pour transformer les documents numérisés en fichiers textes modifiables.

Gestion électronique documentaire – applications

Gestion électronique documentaireUn processus de circulation et de stockage de documents

inefficace génère des dépenses importantes et inutiles pour une entreprise.

Les coûts liés au classement, au stockage des documents papier, au salaire de la personne qui perd du temps à trouver un document pendant son travail...

Par exemple, si votre organisation utilise un processus papier pour sa comptabilité «Fournisseur», un collaborateur doit photocopier les factures, classer les duplicatas et transférer les originaux auprès de ses collègues pour validation. Ce processus manuel prend parfois trop de temps : soit parce que les factures se perdent en route, soit parce que les signataires sont absents.

Désormais, au lieu d'un système de gestion « papier », imaginez plutôt...

Gestion électronique documentaireVous scannez les factures & documents à

réception, ces documents conservant leur valeur probatoire.

Les documents circulent entre vos services pour être signés, tamponnés, classés, lu...

Vous voyez les actions de chacun... Tout peut être traité en quelques instants !

Ainsi, les factures des fournisseurs sont payées dans les temps et votre société peut se pérenniser sans soucis de relations clients ou fournisseurs !

Des questions sur les gains réels ?

Accessibilité des documents pour tous les collaborateurs : En un endroit unique, Un seul exemplaire du document, Sans un bon système de GED, un collaborateur passe en moyenne 18

minutes par jour à la recherche d’un document. Coût du stockage physique :

Le stockage de document papier nécessite de la place, des fournitures, des armoires….

La recherche de document papier est de plus en plus longue et contraignante au fur et à mesure du temps,

Dans une GED, le document est disponible immédiatement et l’espace requis est quasi nul.

Aucune contrainte de format : Format office, images, PDF, vidéo…, la GED enregistre toutes les extensions

existantes. Recherche indexée :

Grâce à l’océrisation.

Des questions sur les gains réels ? Sécurité et accès aux documents sensibles : Accès autorisé à certains dossiers par profil de collaborateur, contrôle

d’accès sur plage horaire, limitation des actions sur les documents.Plan de Reprise d’Activité :

Incendie, cambriolage, inondation : que sont devenus vos documents ? La sauvegarde numérique réalisée grâce à la GED vous permet de

redémarrer instantanément votre activitéQuand l’audit se passe bien :

Les services fiscaux et autres organismes de contrôle sont en droit de vous réclamer tous les documents commerciaux conformément aux réglementations en matière de conservation légale.

La GED vous permet de satisfaire à ces exigences beaucoup plus facilement et de rendre les audits plus sûrs et moins chronophages.

Accès aux documents depuis : Partout / PC portable, smart phone….

GED

MMDiffusion, le choix de la différenceVos préoccupations sont les nôtres, nous nous

engageons chaque jour à faire de vous un client satisfait !

Merci de votre attention !