Les questions à se poser sur les règles de gestion avant d’implémenter un logiciel de congés et absences

« C’est un passage non négociable car c’est à ce moment

-là que l’on se pose les bonnes questions pour le paramétrage.

On remet à plat nos propres procédures, c’est très

structurant»

Françoise Cadart, DAF Neinver France

La réussite d’une bonne implémentation d’un logiciel tient à deux choses :1. La première réside dans la nécessité de se poser

les bonnes questions sur vos processus internes avant la mise en place du projet.

2. La seconde, tient dans l’adéquation du logiciel sélectionné avec vos besoins internes. En effet, un logiciel mal choisi peut vite devenir une corvée et surtout s’avérer inefficace.

Gagner du temps pour arrêter d’en perdre

#1 Quels sont les types d’absences dans mon entreprise ?

Hormis les évidents « congés payés » ou « congés annuels », la maladie, les RTT, veut-on le détail des événements exceptionnels (naissance, mariage…) ou une seule rubrique globale nous suffit-elle ? La liste peut vite s’allonger…

Après s’être posé la question principale, il est nécessaire ensuite de savoir comment sont décomptés ces types d’absences :

• Jours ouvrés (du lundi au vendredi)• Jours ouvrables ( du lundi au samedi)• Jours calendaires• Heures

Question évidente en apparence …

Décompte en jours ouvrés ou jours ouvrables ?

#2 Sous quel délai les congés doivent-ils être posés ?

Délai après la période légaleAprès expiration de la période légale (ex : 31 mai pour les congés payés), les collaborateurs ont-ils encore un délai pour poser leur reliquat de congés ? L’usage veut que les sociétés laissent souvent quelques jours en plus pour solder les compteurs.

Cumul de type d’absencesEx : un collaborateur a-t-il le droit d’accoler des congés payés et RTT ?

#3 Quelles sont les autres modalités de prises de congés ?

• Qui a le droit de poser quelle absence ?

• De quelle manière les poser ? par journées entières ? demi-journées ?

Le type d’absence en fonction du type de profil

#4 Les types d’absences sont-ils identiques à tous les salariés ?

En fonction du profil que vous allez définir, les types d’absences peuvent différer d’un collaborateur à l’autre.

Ex : L’entreprise Yakafokon a plusieurs entités basées en France et en Espagne.

Isabelle, basée en France, est cadre et a droit à des RTT contrairement à Conrad qui est employé qui n’y pas droit. Il peut cependant obtenir des récupérations en compensation d’une hausse d’activité quelques jours par an.

Roberto quant à lui est cadre et travaille sur l’entité espagnole, il possède moins de jours de congés qu’un employé Français, à savoir 22, mais à plus de jours fériés, au total 14.

Cadre ou non cadre, RTT ou récupérations ?

#5 Quelles sont les horaires de travail ?

Dans la majorité des cas, en France, la plupart des entreprises appliquent à l’ensemble du personnel des horaires de travail fixes, c’est ce que l’on appelle une semaine type.Ex : du lundi au vendredi de 9 h à 12 h et de 14 h à 18 h

La semaine type

Lorsqu’une entreprise gère des horaires différents, par service par exemple, il est nécessaire de faire le point sur l’ensemble des horaires appliqués pour chaque type de poste avant la mise en place du logiciel.Ex : Conrad travaille du lundi au jeudi de 9 h à 12 h et de 14 h à 18 h mais un vendredi sur deux il commence plus tôt, à 7 h, pour terminer à 16 h.

Autres cas

#6 L’entreprise gère-t-elle des temps partiels ?

Si oui, quelles sont les heures de travail théoriques?

Les salariés à temps partiels cumulent-ils les congés comme les salariés à temps plein ou cumulent-ils au prorata du temps de travail ?

Ex : cumul à temps pleinEmmanuelle est à temps partiel, à 80 %, elle ne travaille pas le mercredi et cumule ses congés comme un temps plein à savoir 25 jours ouvrés par an. Quand elle pose une semaine, c’est du lundi au vendredi soit 5 jours de congés.

Ex : cumul au prorataSophie est à temps partiel dans une autre entreprise , à 80 %, elle ne cumule que 20 jours ouvrés par an. Quand elle pose une semaine, l’entreprise ne compte que 4 jours de congés : lundi, mardi, jeudi, vendredi.

Les congés sont-ils gérés de la même manière que les équivalents temps pleins ?

Quelles sont les jours travaillés et non travaillés

Pour plus d’informations sur les temps partiels lisez notre blog

#7 Gérez-vous l’ancienneté dans votre entreprise ?

Si oui, combien de journées sont accordées par an ?

• Est-elle créditée sur le compteur des CP ou sur un compte à part ?

• Quand est-elle créditée ? Si à date fixe, à quelle date ?

Comment est pris en compte l’ancienneté ?

Ex :• A partir de 5 ans d’ancienneté : 1 jour de plus tous les

ans• A partir de 10 ans …

#8 Votre entreprise accorde-t-elle des RTT ?

Si oui, comment sont-ils gérés ?

• Combien de RTT par an ? • Quelle est la règle de cumul ? (1 jour en début de

mois ou 0,25 par semaine ? )• Tous les salariés y ont-ils droit ? • Le cumul des RTT pour les temps partiels est-il au

prorata du temps de présence ?• A quel moment sont pris les RTT ?

#9 Quel est le circuit de validation des congés ?

Qui valide pour qui ?

En mettant en place un logiciel de gestion des congés et absences, cette question est essentielle. Elle va permettre de déterminer l’ensemble des personnes responsables du circuit de validation.Ex : Isabelle valide les congés de Conrad. En son absence c’est Paul son responsable, qui validera les congés de Conrad.

Des personnes extérieures doivent-elle être informées de la validation d’une absence ? Ex : le directeur veut-il recevoir un email dès qu’un manager valide l’absence de l’un de ses collaborateur ? Le binôme du salarié doit-il être informé des absences de celui-ci ?

Et pour les arrêts de travail ?

• Qui signale les arrêts de travail ?• Est-ce le manager qui le signale au service RH qui

s’assure à son tour que le justificatif est bien réceptionné ?

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