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SEPTEMBRE 2013

REDEFINISSEZ VOTRE PROCESS

PROPOSITIONS COMMERCIALES

Pour Gagner plus d’affaires

www.proposal-mgt.com

INTRODUCTION

• Quand les rédacteurs d’une proposition commerciale rencontrent un

problème, très souvent ils tentent de modifier le process de réponse pour

résoudre ce problème

• Si le problème persiste, on entend souvent l’une de ces deux affirmations:

Les échecs sont dus aux individus, non au process

Le process n’apporte pas de valeur, de bons commerciaux suffisent

• Ces affirmations sont à l’origine de nombreux échecs, et empêchent certaines

entreprises de réaliser que leur process Propositions Commerciales est à

l’origine de leurs difficultés

• Si votre process ne vous aide pas à progresser, il est sans doute temps de le

modifier pour prendre en compte vos besoins réels

• Quelle que soit la taille de votre PME, vous pouvez définir ou améliorer votre

process Propositions Commerciales en fonction de principes simples

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Ce document est inspiré d’une série d’articles publiés par Carl Dickson, CEO de Capture Planning.com

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LES ECHECS SONT DUS AUX

INDIVIDUS, NON AU PROCESS

Fort impact sur la

motivation des

équipes Elle interdit de

s’interroger sur

l’efficacité du process

Propositions

Commerciales

Cette affirmation a des conséquences sur les

équipes et limite la croissance de l’entreprise

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Si

• Votre process n’est pas

documenté et utilisé par tous

• Vous pouvez faire aussi bien sans

suivre le process

• Votre process ne permet pas de

suivre les progrès, valider les

résultats, définir la qualité,

prévoir et résoudre les

problèmes…

Vous n’avez sans doute pas

de véritable process

Propositions Commerciales

• Vous appliquez sûrement des

bonnes pratiques, mais bonnes

pratiques et process sont deux

choses différentes

• Avoir un bon process n’implique pas

forcément que vous appliquez des

bonnes pratiques

• Appliquer des bonnes pratiques

• n’implique pas que vous disposez

d’un bon process

Certaines entreprises pensent avoir un

process, alors qu’elles n’ont que des “façons de

faire”

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Exemple des revues de

proposition

• Difficiles à positionner dans un

emploi du temps déjà très chargé

• Faible apport de valeur (contrôle

qualité et non aide au gain de

l’affaire)

• Absence de leadership

• Conduisent souvent à une remise en

cause de la stratégie de réponse

• Divergences sur l’objectif de la revue

• Incompréhension des attentes vis-à-

vis des participants…

Visez plutôt le zéro défaut dès

la conception

• Définissez en amont la qualité attendue

• Priorisez les éléments à valider: 1. Conformité

2. Positionnement par rapport aux critères

d’évaluation du client

3. Intégration de la stratégie de réponse

4. Présentation, visuels, graphiques…

5. Grammaire, orthographe…

6. Style

• Définissez sous quelle forme (réunions, check

list, email, approbation…) les éléments doivent

être validés

• Définissez qui dirige le process et qui doit y

participer

• Définissez le planning des revues

Certaines entreprises continuent à appliquer

des éléments du process qui ont prouvé leur

inefficacité

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LE PROCESS N’APPORTE PAS DE

VALEUR,

DE BONS COMMERCIAUX

SUFFISENT

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Le process Business

Development permet

de transformer une

information en

avantage

concurrentiel

Sans process

documenté et partagé,

le taux de succès se

dégrade avec la

croissance de

l’entreprise

Un bon process Business Development est un

avantage concurrentiel

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Attentes du Business

Development vis-à-vis

du process

Augmenter le taux de succès

Faciliter la prise de décision et

l’allocation des ressources

Assurer la qualité et la conformité

Permettre un « départ lancé »

Un process utile et efficace aide l’entreprise à

progresser

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Assurer la liaison entre

Business Development

et Proposition

Commerciale

• Positionnement de la proposition

commerciale: conclusion du process

de vente

• Objectif de la phase pré-proposition:

maximiser les chances de succès

• Pour atteindre ces objectifs, il faut

définir les éléments permettant de

gagner, et organiser la phase pré-

proposition pour délivrer ces

éléments

Création de « silos » de

pratiques individuelles

• Toute modification du process peut

impacter le taux de croissance

• Impossibilité de diffuser des process

qui n’ont pas été documentés

• Coûts de formation ou

d’implémentation d’un process unique

• Risque accru avec le développement

de nouvelles entités, différentes

localisations, diversification marchés…

Comment sortir du

« piège du

développement »

Deux approches possibles,

nécessitant avant toute action de

documenter le process 1. Imposer un process commun et

centralisé, mais risque de résistances

(mandat impératif de la direction

générale)

2. Associer les entités à la définition du

process, permettant l’identification de

best practices, prise en compte des

spécificités locales…

Sans process documenté et partagé, le taux de

succès se dégrade avec la croissance de

l’entreprise

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SI VOTRE PROCESS NE VOUS AIDE

PAS À PROGRESSER…

C’EST PEUT ETRE L’OCCASION DE LE

MODIFIER

Le process Propositions Commerciales doit

répondre à vos besoins réels:

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1. Collecter l’information et

l’évaluer

2. Transformer l’information en

éléments utiles pour la

proposition

3. Séquencer et planifier les

tâches

4. « Aligner » l’équipe de

réponse

5. Comprendre les besoins

du client pour proposer la

bonne solution

6. Définir et mesurer la

qualité

7. Planifier et mesurer

l’avancement

8. Collecter des métriques

pour évaluer les chances

de succès

Principaux objectifs

du process Structurer la phase pré-

proposition

Définir l’information pour gagner

Définir et valider la qualité de la

proposition

Mesurer les progrès

Eviter les erreurs

Atténuer les risques

Permettre de gérer tous types

d’opportunité commerciale

Attributs d’un « bon »

process

Documenté et suivi par tous

Universel

Adaptable et flexible, selon

l’entreprise

Accélère la production

Permet la prise de décisions sur la

base de documents

Repensez votre process en tenant compte de

ses objectifs

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… INUTILE DE BLAMER LES

COLLABORATEURS OU DE

CASSER VOTRE PROCESS 14

SI VOTRE PROCESS NE FONCTIONNE PAS…

REDEFINISSEZ ET AMELIOREZ VOTRE PROCESS

EN FONCTION DE PRINCIPES

Freins

• Ressources limitées: rôles

multiples dans l’entreprise et

sur la réponse

• Temps limité: un process long

n’est pas envisageable, en

raison des rôles multiples, du

démarrage tardif de la réponse

• Budget limité, en interne et

externe

Approche

Redéfinir/Construire et améliorer le

process au fil du temps et de vos

succès, en fonction de principes et

non d’étapes

Les PME sont conscientes qu’elles ont besoin

d’un process Propositions Commerciales

efficace

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Principes

• Définir les rôles et les

attentes

• Gérer l’information

• Suivre l’avancement

• Définir la qualité et comment

l’obtenir

• Evaluer la qualité

• Mieux prendre en compte les

attentes et besoins des

clients et des collaborateurs

Conseils

• Rédiger des instructions pour les

rédacteurs et les évaluateurs internes

• Démarrer avec une Matrice de Conformité

pour planifier le contenu, évoluer vers un

Plan de Réponse plus détaillé

• Ne pas compliquer pas les choses: oublier le

langage « process » trop formel, les détails

superflus, utiliser plutôt des check-lists, des

exemples, donner des suggestions….

• Faire porter l’effort sur la proposition, pas

sur le process: sauter les étapes si elles ne

sont pas nécessaires

• Mettre la barre un peu plus haut après

chaque proposition gagnante

Principes de base du process Propositions

Commerciales

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« C’EST DE FAIRE TOUJOURS LA

MEME CHOSE ET DE S’ATTENDRE A

UN RESULTAT DIFFERENT. »

LA FOLIE:

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Stéphane LOHSE Bid & Proposal Management Services Consultant

Stéphane a plus de 20 ans d’expérience dans les domaines de l’Intelligence Economique, de la Gestion des

Connaissances et du Bid Management. Sa carrière lui a donné l’occasion de piloter et d’optimiser le process de

réponse à appel d’offres de l’un des leaders mondiaux des services informatiques, du conseil et de l’outsourcing,

dans des secteurs tels que les services financiers, l’industrie ou le transport.

Il accompagne des entreprises souhaitant mettre en place un process Business Development & Propositions

Commerciales professionnel pour augmenter le taux de succès et de réduire le coût d’élaboration des

propositions commerciales.

http://fr.linkedin.com/in/stephanelohse

http://www.proposal-mgt.com

https://twitter.com/ProposalMgt

s.lohse@proposal-mgt.com

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