France urbaine...Created Date 8/13/2019 2:35:17 PM

GUIDE

édition de septembre 2019

Guide du télétravail

VIE DE L’AGENT

VIE DE L’AGENT

Guide du télétravail

Introduction 7

A. Le télétravail, c’est quoi ? 9

B. Les règles relatives à l’organisation du télétravail à la MEL 13

C. Les conseils pour télétravailler dans les meilleures conditions 23

D. Le télétravail à la MEL : questions pratiques 31

E. Formations : pour aller plus loin… 39

Annexe 1 41

Annexe 2 45

Index 46

Sommaire

5 Guide du télétravail

Sommaire

Suite à une expérimentation d’un an et un bilan positif, la généralisation de la possibilité de télétravail-ler à la Métropole Européenne de Lille a été votée par le Conseil métropolitain le 5 avril 2019.

Les objectifs sont : > favoriser une meilleure conciliation entre la vie pro-

fessionnelle et la vie personnelle ; > accompagner le changement par le management

sur objectifs ; > être porteur d’une dynamique pour le développe-

ment de ce mode d’organisation ; > participer à la réduction des phénomènes de

congestion et à la promotion d’un développement territorial équitable.

Ce guide est destiné aux télétravailleurs ainsi qu’à leurs encadrants. Son but est d’exposer les modalités de mise en œuvre du télétravail et de répondre aux prin-cipales questions qui pourraient se poser.

Pour tout complément d’information, nous restons à votre écoute pour vous accompagner à l'adresse sui-vante : [email protected]

Introduction


Introduction

Le télétravail a été introduit dans la fonction publique par l'article 133 de la loi du 12 mars 2012. Les conditions et modalités de mise en œuvre ont été précisées par décret du 11 février 2016.

Le télétravail est défini comme toute forme d'organisa-tion du travail dans laquelle les fonctions qui auraient pu être exercées par un agent dans les locaux de son employeur sont réalisées hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. Le télétravail est organisé au domicile de l'agent ou éventuellement dans des locaux professionnels distincts de ceux de son employeur public et de son lieu d'affectation.

Le télétravail doit répondre aux règles nécessaires au bon fonctionnement du service. Il est également fondé sur le double volontariat – de l’agent et de son encadrant – et sur la confiance réciproque. Il n'exclut cependant pas le contrôle des tâches effectuées en télétravail. Il n’est donc pas compatible avec la garde d’enfant(s), par exemple.

Le télétravail, c’est quoi ? A.


Le télétravail, c’est quoi ? A

Il existe 2 types de télétravail :

> Télétravail classique : cas général qui répond aux différents objectifs, dont la meilleure conciliation vie personnelle / vie professionnelle. > Télétravail pour situations individuelles spécifiques :

pour les demandes répondant à des situations spé-cifiques nécessitant le recours au télétravail. Ces de-mandes sont pilotées par le Centre Médico-Social et restent exceptionnelles.

1. Types de télétravail

2. Éligibilité Missions et activités

Certaines tâches sont, par nature, incompatibles avec le télétravail et répondent aux critères suivants : > leur réalisation nécessite une présence physique sur

le lieu de travail (accueil physique du public, entretien des bâtiments, etc.) ; > leur réalisation implique l’accès à des outils ou des

services inaccessibles à distance ; > leur réalisation implique le traitement ou l’utilisation

de données sensibles et / ou confidentielles.

Les fiches de postes ont été mises à jour afin d'inté-grer l’éligibilité au télétravail au regard des activités mentionnées et ce, pour une meilleure visibilité pour les agents et les managers (tout poste comportant au moins 20% de tâches télétravaillables est ouvert au dispositif).

Agents

Les fonctionnaires et contractuels de droit public, quelle que soit leur catégorie, sont éligibles au télé-travail à l'exception des contrats de droit privé et des contrats pour renfort ponctuel.

Le télétravail repose sur une organisation de travail exigeante qui demande autonomie et rigueur.

Afin de permettre aux encadrants d'évaluer les qualités professionnelles requises en la matière et aux agents d'assimiler le fonctionnement du service et de l'institu-tion, ne peuvent entrer dans le dispositif de télétravail que les agents ayant une ancienneté minimum de 3 mois au sein de leur service et 6 mois en cas d'intégra-tion par recrutement externe.

10 11Guide du télétravail

Le télétravail, c’est quoi ? Guide du télétravail

Le télétravail, c’est quoi ? 1 2A A

1. Le lieu de télétravail

LA RÈGLE

> l'agent peut demander à télétravailler depuis trois lieux différents :

> Son domicile : cela nécessite de disposer d’un espace de travail conforme et que ce domicile soit couvert par une assurance habitation multirisque avec mention explicite du télétravail.

> Un tiers-lieu : sélectionné par l'agent, parmi la liste des tiers-lieux référencés par le Pôle Développement économique et emploi. Dans ce cas, les frais de loca-tion d’un espace de travail seront pris en charge par la MEL. L'agent s'engage à respecter le règlement in-térieur du tiers-lieu. La liste des tiers-lieux référencés est consultable sur Notre Sezam ! > Ma vie pratique > Ressources humaines > Télétravail. Pour tout rensei-gnement, contacter [email protected]

> Une antenne de la MEL : la liste des sites disponibles est consultable sur Notre Sezam ! > Ma vie pratique > > Ressources humaines > Télétravail.

B. Les règles relatives à l’organisation du télétravail à la MEL


Les règles relatives à l’organisation du télétravail à la MEL1B

Peut-on choisir plusieurs lieux de télétravail ?

Peut-on modifier le lieu de télétravail et comment ?

Oui, il est possible de télétravailler depuis plusieurs lieux. Ceux-ci doivent être identifiés dans votre dossier de candidature.

En tant que télétravailleur, si je dois déménager ou si je souhaite modifier le lieu dans lequel j’exerce mes fonctions en télétravail, je procède selon les étapes suivantes :

1. J’en informe le plus tôt possible mon N+1 et l’équipe télétravail en envoyant un mail à [email protected].

2. Je joins à ce mail les documents adéquats selon ma situation, avant mon changement de lieu :a. Le formulaire « Télétravail – Autorisation de chan-

gement de lieu(x) » (disponible dans Notre Sezam ! > Ma vie pratique > Ressources humaines > Télétravail), dans lequel je précise mon(mes nouveau(x) lieu(x) de télétravail.

b. Je complète ce formulaire par : > Si mon nouveau lieu est mon domicile :

• une nouvelle attestation sur l’honneur relative à l’espace de télétravail (disponible dans Notre Se-zam ! > Ma vie pratique > Ressources humaines > Télétravail),

• une nouvelle attestation sur l’honneur relative à la garde d’enfants (disponible dans Notre Sezam ! > Ma vie pratique > Ressources humaines > Télétravail),

• une nouvelle attestation d’assurance habitation avec mention explicite du télétravail. > S’il s’agit d’une antenne MEL : je sollicite l’accord

du responsable de la structure. > S’il s’agit d’un tiers-lieu :

je contacte [email protected].

3. Je reçois une confirmation de bonne prise en compte de ma demande par l’équipe télétravail. Le changement de lieu est alors effectif.

4. Un nouvel arrêté vous sera notifié.

Il est impératif que les locaux dans lesquels est exercée l'activité professionnelle en télétravail soient assurés. De fait, lorsque le télétravail est réalisé à domicile, l'em-ployeur doit s'assurer que le logement soit bien cou-vert par une assurance multirisque et que la situation de télétravail n'engendre pas de modifications des garanties ou n'entraîne pas d'exclusions au contrat. C'est pourquoi l'attestation d'assurance doit mention-ner explicitement la situation de télétravail.

Pour m’assurer que mon domicile est bien conforme, je me reporte à l’annexe n°1 de ce guide intitulée « Télétravail : précisions concernant la conformité de l’installation électrique », page 41.

Sur ce sujet, je me reporte dans la partie conseil de ce guide qui traite tant des aménagements de l’espace que de l’adaptation du poste de travail page 23.

Pourquoi faut-il fournir une attestation d’assurance habitation pour le télétravail à domicile ?

Comment déterminer si mon espace de télétravail à domicile est conforme électriquement ?

Comment aménager mon espace de télétravail à domicile ?


Les règles relatives à l’organisation du télétravail à la MELGuide du télétravail

Les règles relatives à l’organisation du télétravail à la MEL1B 1B

LA RÈGLE

> Il est possible de télétravailler de 0,5 à 2 jours par semaine, soit 2 jours pleins, 4 demi-journées, 1,5 jour, etc. ; > le(s) jour(s) télétravaillé(s) de référence est

obligatoire ; > le nombre de jours télétravaillés peut également

s’entendre sur une base mensuelle, soit de 2 à 8 jours par mois. (exemple : les 1er et 3ème lundis du mois).

Ce(s) jour(s) de référence figurent dans l’arrêté individuel qui vous sera notifié.

Néanmoins, les jours de télétravail peuvent être modi-fiés de manière ponctuelle ou annulés, pour des raisons de service, à votre demande ou celle de votre encadrant.

Le décret précisant les modalités d’application du télé-travail dans la fonction publique précise que les agents télétravailleurs doivent obligatoirement être présents sur leur lieu d’affectation un minimum de 2 jours par semaine. Cela peut donc impacter leur autorisation à télétravailler en cas de congés notamment.

Pour assurer une bonne continuité de service et garan-tir la transversalité et le bon fonctionnement de notre administration, il a été acté que le mardi n’est pas un jour télétravaillable.

Par ailleurs, à la demande des agents dont l’état de santé le justifie et après avis du médecin de pré-vention, il peut être dérogé au nombre de jours maximum par semaine de télétravail et ce, pour une durée limitée de six mois renouvelable une fois. Il est précisé que le télétravail ne se substitue pas à l’arrêt maladie. L’agent en situation de travail doit être apte à exercer les tâches qui lui sont confiées.

Le(s) jour(s) télétravaillé(s) sera(ont) pris en compte dans le planning de l’agent sur le logiciel de gestion du temps de travail.

2. Le nombre de jours de télétravail

Que je sois encadrant d'un télétravailleur ou télétravail-leur, j'ai la possibilité de demander une modification du jour de référence de télétravail (passer du lundi au jeudi par exemple). Pour ce faire, je procède selon les étapes suivantes :

1. Quel que soit mon statut (agent télétravailleur ou en-cadrant d'un télétravailleur), j'en échange avec l'autre partie (mon encadrant si je suis télétravailleur, l'agent qui télétravaille si je suis son encadrant) ;

2. Une fois que nous sommes d'accord, je complète le formulaire « Télétravail – Autorisation de changement de jour(s) de référence » disponible sur Notre Sezam ! > Ma vie pratique > Ressources humaines > Télétravail, et le fais valider par mon encadrant afin de préciser les nouvelles modalités d'organisation du télétravail ;

3. Je transmets le formulaire à l'adresse [email protected] ;

4. Je reçois une confirmation de bonne prise en compte de ma demande par l’équipe télétravail mentionnant la date où ce changement de jour sera effectif ;

5. Un nouvel arrêté vous sera notifié.

Peut-on modifier le(s) jour(s) de télétravail de référence et comment ?



Les règles relatives à l’organisation du télétravail à la MEL2B 1A

Il est possible de modifier ou annuler à titre occasion-nel une journée de télétravail.

Ces modifications ou annulations de jours peuvent être sollicitées à la demande du télétravailleur ou de son encadrant. Elles doivent être motivées et ne peuvent être activées que pour des raisons de service : séminaire, réunion importante, formation, etc. Il n'est pas possible de solliciter une modification de la jour-née de télétravail du fait d'un jour de congé ou d'un arrêt maladie par exemple.

Une fois l’accord de votre encadrant obtenu, cette demande doit-être effectuée auprès de votre réfé-rent congés /absences qui procédera à la modification.

Lorsque l’agent télétravailleur est en arrêt maladie, il ne télétravaille pas et n’est donc pas joignable.

La procédure de transmission de l’avis d'arrêt de travail reste identique (à transmettre dans les 48 heures à l’employeur).

Les droits de l’agent restent inchangés.

Comment et pour quelle(s) raison(s) puis-je modifier ou annuler occasionnellement un jour de télétravail ?

Que se passe-t-il en cas d’arrêt maladie ?

3. Les horaires de travail en télétravail

3A

LA RÈGLE

La durée d'une journée de télétravail est de 7 heures (3h30 par demi-journée). Aucune heure supplémen-taire n’est autorisée, qu’elle soit payée ou récupérée.

Une journée de télétravail se réalise dans le respect des conditions indiquées dans le règlement intérieur de la Métropole Européenne de Lille, à savoir : > Plages fixes : de 9h30 à 11h30 et de 13h45 à 15h45 ; > Au sein des bornes horaires : de 7h30 à 19h ; > Avec une pause méridienne obligatoire de 45 mi-

nutes minimum.

Pendant les plages horaires de présence, le télétra-vailleur est à la disposition de la MEL et doit rester joi-gnable par téléphone et par mail, sans pouvoir vaquer à ses occupations et déplacements personnels. Il ne peut donc pas quitter son lieu de télétravail pendant ses horaires de travail.

Tout manquement, du télétravailleur, à ses obligations pourra entraîner une procédure disciplinaire.

Dans l’attente du nouveau logiciel de gestion du temps de travail, il convient, pour les agents de catégorie A remplissant le tableau de calcul horaire des cadres, de remplir le tableau comme suit : > Lorsque je télétravaille, je sélectionne dans la

colonne « Type J. » le motif « télétravail ». J’indique mes horaires de télétravail. 7 heures sont alors auto-matiquement créditées dans le tableau, quels que soient les horaires indiqués (ou 3h30 pour 0,5 jour télétravaillé). > Les agents de catégorie B et C, ne mentionnant dans

leur tableau de calcul d’heures que les dépassements horaires effectués, ne sont pas concernés par cet état. Pour rappel, les heures supplémentaires ne sont pas autorisées en télétravail.

Doit-on reporter les horaires de télétravail dans le tableau de calcul horaire des cadres et comment ?



Les règles relatives à l’organisation du télétravail à la MEL2A

3A

L’un des risques principaux liés au télétravail est le surinvestissement des télétravailleurs. À ce titre, et pour permettre d’atteindre pleinement l’objectif d’une meilleure conciliation entre vie personnelle et profes-sionnelle des télétravailleurs, les heures supplémen-taires, qu’elles soient payées ou récupérées, ne sont pas autorisées.

Pourquoi ne peut-on pas déclarer d’heures supplémentaires en télétravail ?

LA RÈGLE

C’est l’arrêté individuel qui constitue le document offi-ciel autorisant l’agent à télétravailler. Une fois signé, l’agent est autorisé à télétravailler pendant 12 mois.

Il peut être mis fin à cette organisation du travail, à l'initiative de l'agent ou de sa hiérarchie, à tout moment et par écrit, moyennant un délai de prévenance de 2 mois. Ce délai peut être réduit en cas de nécessité de service dûment motivée.

Il appartient à l’agent de faire la demande de renou-vellement à l’adresse [email protected], 2 mois avant le terme de l’autorisation.

Toute demande d’arrêt doit faire l’objet d’une demande préalable à l’adresse [email protected].

L’autorisation de télétravailler est conditionnée au poste occupé. Celle-ci cesse donc d’office en cas de mobilité interne.

L’agent pourra solliciter une nouvelle demande d’autorisation de télétravail (documents disponibles dans Notre Sezam ! > Ma vie pratique > Ressources humaines > Télétravail), dès qu’il répondra aux condi-tions d’ancienneté, soit 3 mois sur son poste.

4. Autorisation de télétravailler

Comment arrêter le télétravail ?

Que se passe-t-il quand je change de fonction au sein de la MEL ?

4B20 21Guide du télétravail


Les règles relatives à l’organisation du télétravail à la MEL

1. Organiser son espace de télétravail

Le Centre Médico-Social a formulé des conseils pour vous aider à adapter votre espace de travail et amé-nager vos conditions de travail et prévenir ainsi les Troubles Musculo-Squelettiques et préserver votre santé.

Délimiter son espace de travail

Si vous souhaitez télétravailler depuis votre domicile, il est conseillé d’aménager une pièce dédiée au travail, bien ventilée et éclairée, à l’écart des autres occupants (conjoint, parents, etc.) permettant de se concentrer et réunissant les conditions nécessaires au bon exercice de son activité professionnelle. Il est aussi recommandé, si nécessaire, de définir des règles avec son entourage, comme par exemple : ne pas déranger durant telle plage horaire, ne pas entrer sans frapper, etc.

Il faut veiller à désencombrer les zones de passage pour éviter les chutes. Enfin, il est nécessaire de vérifier la conformité de son installation électrique (il vous sera demandé d’engager votre responsabilité quant à la conformité de l’installation électrique de votre espace de travail). Pour rappel, pour être conforme, votre espace de travail doit disposer a minima d’une prise reliée à la terre sur laquelle sera branché le matériel informatique et que le logement dispose d’un tableau électrique et d’un disjoncteur aux normes doté d’un système de cou-pure du circuit. Vous êtes invité à consulter l’annexe 1 de ce guide pour plus de détails sur la conformité élec-trique, page 41.

Les conseils pour télétravailler dans les meilleures conditions

C.

1C23 Guide du télétravail


Bien aménager son poste de travail

Si vous devez travailler toute la journée sur un ordina-teur, il est essentiel de porter une attention particulière à votre posture. L’activité en télétravail est une acti-vité bureautique qui génère essentiellement des TMS (Troubles Musculo-Squelettiques) par la répétition des gestes et les mauvaises postures. Que ce soit à domi-cile, dans une antenne MEL ou dans un tiers-lieu, les règles de postures, applicables sur un poste à la MEL, sont identiques.

Pour éviter de vous pencher en avant, préparez à por-tée de main tout ce qui vous sera utile (crayons, télé-phone, etc.)

L’éclairage : orienter l’écran perpendiculairement aux fenêtres, pour limiter les reflets ; pivoter l’écran si des reflets subsistent du fait des luminaires ; utiliser les stores, rideaux et abats-jour pour atténuer la forte luminosité.

Les bras et mains : l’instal-lation du bureau et du siège doit permettre l’ajustement du clavier pour obtenir un positionnement adéquat du bras et de la main (angle du coude droit ou légèrement obtus ; avant-bras proches du corps ; main dans le pro-longement de l’avant-bras).

L’assise : l’assise du siège doit être réglable en hauteur et profondeur, de manière à ce que les pieds reposent à plat. L’espace doit être suffisamment dégagé pour les jambes.

Les poignets : éviter de laisser les poignets posés en continu sur le bureau (possibilité d’utiliser un repose-poignet pour le clavier et la souris) ; abaisser les pattes du clavier.

Le dossier : bien s’asseoir au fond du siège, dos droit ou légèrement en arrière et soutenu par le dossier.

Le regard : le regard doit être porté entre l’horizontale et 30° vers le bas, à distance de lecture confortable.

1C

Conseils spécifiques aux ordinateurs portables

Sans accessoire, il est déconseillé d’utiliser un ordina-teur portable en continu plus de 2 heures.

Il est en effet recommandé d’utiliser un clavier dissocié et une souris en les plaçant près de soi, ce qui permet ainsi de rapprocher les bras du corps. En complément du clavier et de la souris, surélever le PC portable per-met de positionner l’écran au niveau du regard de l’utilisateur.

Conseils spécifiques aux téléphones

Lors des appels téléphoniques, l’utilisation du mode « haut-parleur » permet la prise de notes sans bloquer le combiné entre le cou et l’épaule.

En cas d’usage important ou intensif du téléphone, un casque téléphonique monaural (1 oreillette) ou binaural (2 oreillettes) peut être conseillé.

Hygiène

Clavier, souris, combiné téléphonique et équipements bureautiques, doivent régulièrement être nettoyés (en respectant les recommandations du fabricant). Bien se laver les mains avant chaque activité, de boire et manger, avant et après un passage aux toilettes.

1C

1. Organiser son espace de télétravail


Les conseils pour télétravailler dans les meilleures conditionsGuide du télétravail


Alterner les positions de travail

Il est recommandé d’alterner les positions de travail, assis et debout, tout en respectant les conseils cités ci-dessus.

Il convient également de s’accorder une « pause mus-culaire » d’au moins 10 minutes toutes les 2 heures, hors du poste de travail pour quitter la position assise : se lever, marcher et s’étirer (ces exercices ne doivent entrainer aucune douleur).

Multipliez également les occasions de bouger et de marcher : se déplacer pour aller chercher un verre d’eau ou un café, marcher lorsqu’on téléphone, etc.

2. Lutter contre la sédentarité

2C

Limiter la fatigue visuelle

La distance œil-écran doit être comprise entre 60 et 80 cm. Pensez à cligner des yeux régulièrement car le travail sur écran assèche les yeux.

Fixez un point au fond de la pièce pendant 20 secondes toutes les 20 minutes.

Pratiquez de petits exercices contre la fatigue visuelle : > Massage de l’orbite : masser en douceur le pourtour

des yeux ; > Exercice des directions : la tête immobile, regardez

aussi loin que possible dans les différentes directions, en répétant 3 fois.

2C26 27Guide du télétravail



Il est important d’aménager des pauses durant la ou les plages horaires de télétravail définies avec son encadrant. Il est important de respecter les horaires de télétravail définis de manière à ne pas dépasser les 7 heures de travail. > Profitez de la pause méridienne obligatoire de 45 min

minimum pour prendre un déjeuner à table (ne pas manger sur le pouce devant son ordinateur). > Pensez à vous déconnecter en dehors de ces plages. > Evitez de grignoter toute la journée. > Pensez à bien vous hydrater régulièrement.

3. Préserver son biorythme

3C

4. Conserver le lien avec le milieu professionnel

En savoir +

Lorsque l’on exerce ses fonctions en télétravail ou que l’on encadre un télétravailleur, il est primordial de maintenir et de renforcer la communication :

> Il convient d’anticiper et prévoir les moyens de communication qui vont permettre des échanges réguliers entre l’agent télétravailleur et son enca-drant. Plusieurs outils peuvent être mobilisés à cet effet : point de préparation avant télétravail, point de suivi après télétravail, utilisation de skype en-treprise pour conserver un canal de communica-tion rapide et simple, points téléphoniques, etc.

> Il est également nécessaire de conserver un lien avec le reste de l’équipe : indiquer dans son agen-da Outlook, et/ou sur sa porte (cf. exemple d’aff i-chette en annexe 2 page 45), ses plages horaires de télétravail pour permettre à chacun de connaître les périodes de joignabilité, utiliser skype, etc.

Des ateliers Travail sur écran (durée 1h) sont organisés régulièrement auxquels vous pouvez vous inscrire. Si vous avez un doute quant à votre installation et que vous souhaitez être conseillé, nous vous invitons à transmettre au CMS une photo (de profil) de votre installation ou de l’apporter lors d’un rendez-vous.

Numéros utiles :Centre Médico-Social de la MEL : 03 20 21 26 17Accueil RH : 23 23Pompiers : 18SAMU : 15

4C28 29Guide du télétravail



Le télétravail à la MEL : ques-tions pratiques

LA RÈGLE

Pour pouvoir télétravailler, l’agent doit soit disposer d’ores et déjà d’un matériel portatif professionnel (ordi-nateur portable et téléphone portable) soit posséder, le cas échéant, un ordinateur personnel (disposant du système d’exploitation Windows 7 ou 10 ou Mac OS ou Linux dans les dernières versions ; les naviga-teurs Internet installés doivent être également dans leurs dernières versions) et un téléphone personnel. Ces caractéristiques lui permettent de bénéficier du certificat de sécurité, qu’il a téléchargé au préalable et installé selon la procédure communiquée, et qui lui permet d’avoir accès à la session Citrix.

L’agent doit également disposer d’une connexion inter-net depuis le lieu où il envisage de télétravailler.

Grâce au certificat de sécurité, l’agent télétravailleur a accès à sa session Citrix dans les mêmes conditions que sur son poste informatique à la MEL. Toutefois, à l'exté-rieur des locaux métropolitains, il n'est pas possible de connecter une imprimante locale et donc d'imprimer des documents.

Dans ces conditions, il anticipe sa journée de télétravail en imprimant depuis la MEL les documents dont il a besoin au format papier afin de les emmener. Dans ce cas, avant de sortir ces documents des locaux de la MEL, il se pose la question de leur niveau de confidentialité et valide avec son encadrant la possibilité de sortir de tels documents de l'enceinte métropolitaine.

D.

1. Matériel informatique et téléphonique

1D

Puis-je réaliser des impressions en télétravail ?


Le télétravail à la MEL : questions pratiques

1D

Que faire en cas de panne informatique ?

Que faire en cas de panne du réseau internet ?

Dans ce cas de figure, deux solutions se dessinent :

> Si le télétravailleur dispose d'un ordinateur profes-sionnel, il peut contacter le centre d'assistance infor-matique de la MEL en appelant le 03 20 21 24 24.

> Si le problème ne peut être résolu à distance, l'agent informe son encadrant du problème technique ren-contré. En fonction du contexte, ce dernier décide de la meilleure marche à suivre : poursuite du télétravail sur une tâche particulière, retour sur site, etc.

> Si le télétravailleur dispose d'un ordinateur person-nel, il informe dès que possible son encadrant de la dif-ficulté rencontrée. En fonction du contexte, ce dernier décide de la meilleure marche à suivre : poursuite du télétravail sur une tâche particulière, retour sur site, etc.

Après avoir essayé de réinitialiser sa box internet, et si le problème persiste, le télétravailleur informe dès que possible son encadrant de la difficulté rencontrée. En fonction du contexte, ce dernier décide de la meilleure marche à suivre : poursuite du télétravail sur une tâche particulière, retour sur site, etc.

En tant que télétravailleur, j'ai la possibilité de bascu-ler ma ligne professionnelle sur ma ligne personnelle (fixe ou mobile). Ce transfert me permet de recevoir mes appels professionnels sur mon téléphone per-sonnel. À savoir qu’il n’est pas possible technique-ment de masquer le numéro personnel lors de ces communications.

Pour ce faire :a. La veille de mon jour de télétravail, avant de quitter

mon bureau, je compose sur mon poste profession-nel le 51, puis le 0, suivi du numéro de téléphone vers lequel je souhaite transférer mes appels. Le transfert est effectif.

b. Le lendemain du jour de télétravail, pour annuler le renvoi, je compose depuis mon poste professionnel le 41.

Pour passer des appels depuis votre ligne personnelle en télétravail, il est recommandé de le faire en numéro masqué.

Le déploiement et l’usage d’un softphone (téléphone logiciel) sur un PC portable professionnel uniquement est réservé aux agents télétravailleurs effectuant une permanence téléphonique dans le cadre de leurs mis-sions quotidiennes.

Comment transférer la ligne professionnelle sur un autre téléphone ?

1D32 33Guide du télétravail

Le télétravail à la MEL : questions pratiquesGuide du télétravail


2. Retour sur site, comment procéder ?

Modalités en cas d’astreinte

> L’astreinte de jour et le télétravail en même temps sont incompatibles.

> L'astreinte (soirée et/ou nuit) suite à une journée de télétravail est possible.

Modalités en cas de panne

En cas de panne (informatique, internet) ou de néces-sité de service (absence inopinée d'un agent, urgence, fonctionnement du service, etc.), l'encadrant du télé-travailleur peut demander un retour sur site de l'agent. Dans ce cas, les étapes suivantes sont à respecter :

1. Un échange doit avoir lieu entre l'agent et l'enca-drant pour préciser le contexte (panne, besoin de re-tour sur site pour nécessité de service, etc.).

2. Si l'encadrant décide de demander à l'agent télé-travailleur de revenir sur site, un écrit doit obligatoire-ment acter le retour sur site. Un mail de l'encadrant du télétravailleur à l'agent télétravailleur demandant le retour sur site et le motif suffit.

3. L'agent revient sur site au plus vite.

4. Si le retour sur site est justif ié pour des raisons de nécessité de service, la journée de télétravail peut, dans ces conditions, faire l'objet d'un report.

2D

3. Que faire en cas d'accident pendant le télétravail ?

En tant que télétravailleur, si je suis victime d’un acci-dent de service ou de trajet en télétravail, je procède selon les étapes suivantes :

Je dois obligatoirement contacter dès que possible mon référent accident de travail au sein de l'unité fonc-tionnelle Protection sociale et retraite pour déclarer l'accident :

> Si j'ai la possibilité d'imprimer (en transférant ces éléments sur mon adresse personnelle de manière à les imprimer avec ma propre imprimante) : un rapport hiérarchique permettant de préciser les circonstances de l’accident me sera transmis. Il faudra préciser sur ce document, dans l’encadré prévu à cet effet, le ou les jour(s) et horaires de télétravail.

S'il n'existe aucun doute sur l’imputabilité de l'accident, il me sera transmis en parallèle des bons de premières nécessités pour prise en charge des frais (médecin, pharmacie et éventuellement radiographie).

Les bons ne devront être imprimés qu’une seule fois (pas de photocopie) et devront être utilisés unique-ment pour l’acte pour lequel ils ont été remis.

> Si je ne peux pas imprimer : les documents me se-ront transmis à domicile ou je pourrai venir les retirer le lendemain à l’unité fonctionnelle Protection sociale et retraite ou à l’accueil RH.

Parallèlement, selon l'urgence de la situation, je devrai me rendre chez mon médecin traitant ou en centre hospitalier pour faire constater les lésions et me voir délivrer un certificat médical d’accident.

Si je n’ai pas pu imprimer les bons de prise en charge, il conviendra de préciser que ceux–ci me parviendront rapidement et que la consultation pourra être régu-larisée. Il sera également possible de demander une facture qu’il faudra adresser à la MEL.

3D

L'immobilisation du véhicule professionnel n'étant pas autorisée lors du télétravail, l'agent reviendra chercher un véhicule à la MEL, pour assurer son astreinte. La gestion est assurée par les différents pôles concernés et non par le pôle Ressources humaines.

En savoir + Pour en savoir plus sur les droits, le guide des accidents est accessible sur Notre Sezam !




4. Les déplace-ments profes-sionnels sont-ils autorisés dans le cadre du télétravail ? Comment procéder ?

En situation de télétravail, il est possible que l'agent soit amené à se déplacer professionnellement : visite de chantier, rencontre avec des partenaires à proxi-mité du lieu de télétravail, etc. Cette situation doit être obligatoirement demandée et validée par la hié-rarchie de l'agent qui juge de l'opportunité d'un tel déplacement en situation de télétravail au regard notamment de la distance à parcourir.

Pour demander et effectuer un déplacement profes-sionnel en situation de télétravail, je procède, en tant que télétravailleur, selon les étapes suivantes :

1. Je sollicite l'accord de mon encadrant en motivant ma demande de déplacement, accord qui doit être écrit (le mail convient). Cet accord écrit est indispen-sable pour pouvoir quitter mon lieu de télétravail et être couvert en cas d'accident.

2. Si une partie de mon déplacement est réalisé en dehors du territoire métropolitain ou si mon déplace-ment va engendrer une note de frais, je dois émettre un ordre de mission via le logiciel Notilus (Notre Se-zam ! > Ma vie pratique > Ordre de mission).

3. Je choisis mon mode de transport : > En priorité, le télétravailleur privilégie les transports

en commun pour effectuer son déplacement profes-sionnel. Pour ce faire, il peut disposer de tickets Ilévia ou de billets de train (s'adresser à l'unité fonctionnelle Déplacements des agents). S’il le souhaite, dès lors que son ordre de mission est validé, l’agent peut aus-si acheter son propre billet. Il devra, à l’issue de son déplacement, émettre une note de frais pour se faire rembourser. > En cas d'absolue nécessité, dûment justifiée, l'agent

télétravailleur peut être autorisé à utiliser son propre véhicule. Dans ce cas, son véhicule doit absolument être assuré pour les déplacements professionnels (attestation d'assurance à fournir au moment de l'émission de l'ordre de mission à l'unité fonctionnelle Déplacements des agents).

4D

Le surcoût engendré par la modification éventuelle de l'assurance automobile du télétravailleur n'est pas pris en charge par la MEL.

Aucun remboursement de frais kilométrique n'aura lieu sans transmission préalable de l’attestation d’assurance.

Il est rappelé que les déplacements personnels ne sont pas autorisés lors des plages horaires de télétravail. Le cas échéant, la législation en matière d’accident de travail ne pourra s’appliquer à cet effet.

4D36 37Guide du télétravail



Au-delà des sessions de formations que vous avez sui-vies, que ce soit en tant que futur agent télétravailleur ou en tant qu'encadrant de télétravailleur, vous pouvez approfondir vos connaissances et parfaire vos compé-tences en vous inscrivant à d'autres formations. Pour toute question, rapprochez-vous du service Formation et documentation.

Vous pouvez compléter la formation qui vous a été dispensée en sollicitant des formations complémen-taires selon vos besoins. Parmi celles-ci, vous pouvez éventuellement vous orienter vers les thèmes suivants : > Organiser et gérer son temps ; > Formation approfondie sur les outils et logiciels in-

formatiques ; > Développer la confiance en soi ; > Etc.

Pour prolonger votre réflexion sur les nouvelles dyna-miques managériales, le Campus Mel Managers vous propose trois formations spécifiques dans le cadre de son itinéraire socle commun / thème 2 (intitulé « connaître et comprendre les approches du mana-gement pour agir ») : > Introduction aux différentes approches managériales ; > Management transversal ; > Management et innovation.

Si vous souhaitez compléter vos acquis de la formation obligatoire : > Formation management à distance.

Formations : pour aller plus loin…

E.

Pour les télétravailleurs :

Pour les encadrants de télétravailleurs :

E39 Guide du télétravail

Formations : pour aller plus loin…

Annexe 1Télétravailler chez soi ne signifie pas travailler hors de toute réglementation. Au travers de la loi 2012-387 du 22 mars 2012 et de l'arrêté du 31 mars 2017 portant application au ministère de la culture et de la com-munication du décret n°2016-151 du 11 février 2016 modifié relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique et dans la magistrature, précise le dispositif de demande d'autorisation de télétravail des salariés ayant le statut de fonctionnaires, la législation française impose des obligations tant au salarié qu’à son employeur. Dans ce cadre, l’agent atteste qu'il dispose sur son lieu de télétravail d'une installation électrique conforme aux normes électriques en vigueur.

Deux possibilités : > L’attestation sur l’honneur jointe selon le descriptif de

conformité attendue de l’administration (ci-dessous) ; > La certif ication électrique par un organisme de

contrôle (aux frais de l’agent).

Seul l’espace dédié au télétravail est concerné. Cet espace peut être lui-même relié à d’autres compo-sants électriques du logement. Il est donc important de vérifier la conformité de toute l’installation électrique du domicile.


Annexe 1

Descriptif de conformité attendue. Une évaluation en deux étapes :

1. un contrôle général de l’installation électrique du logement (tableau de commande, protection diffé-rentielle, prise de terre, etc.). Pour ce faire, je réalise le diagnostic suivant :

> L’interrupteur différentiel doit être situé à l’intérieur de l’habitation, sans mobilier ou aménagement sus-ceptible d’en gêner l’accès rapide. En effet, en cas de danger, c’est ce dispositif qui permet de mettre toute l’installation électrique hors tension

> Le tableau électrique distribue, contrôle et protège les différents circuits électriques alimentant chaque pièce de l’habitation et notamment mon espace de travail grâce aux disjoncteurs

> Il est important que chaque circuit y soit repéré par une indication : un pictogramme, un mot ou un groupe de mots. Ainsi, le cas échéant, on pourra directement et donc plus rapidement mettre hors tension ou remettre en tension le circuit concerné, sans avoir à actionner la sécurité de tous les autres (par exemple : prises bureau ou éclairage bureau)

> C’est indispensable, la prise de terre permet d’assurer la sécurité des utilisateurs en écoulant les courants de fuite vers la terre.

Comment savoir si votre installation électrique est en sécurité ?

Mon interrupteur différentiel est-il facile d’accès ?

Mon tableau électrique est-il relié à tous les circuits électriques de mon logement ?

Mon tableau électrique est-il facilement lisible ?

Mon logement est-il relié à la terre ?

2. un contrôle spécifique de l’installation électrique de l’espace dédié au télétravail (raccordement des prises à la terre, présence et sensibilité de la protection différentielle, continuité de la terre, etc.)

> Une protection différentielle haute sensibilité 30mA mesure en permanence la différence d’intensité entre le courant entrant et le courant sortant. Seul ce dispo-sitif peut couper l’alimentation électrique à la moindre fuite de courant, en provoquant l’ouverture d’un ou de plusieurs circuits. Le seuil de 30mA permet d’assurer la protection des personnes en cas de danger

> Seules les prises de courant comprenant une broche de terre (ou prises de courant 2P+T) protègent contre tout risque d’électrisation, voire d’électrocution.

Le circuit utilisé pour mon poste de travail est-il protégé par un dispositif de protection différentielle : interrupteur ou disjoncteur ?

Les appareils et équipements de mon poste de travail sont-ils raccordés à une prise de courant comprenant une broche de terre ?


Annexe 1Guide du télétravail

Annexe 1

BONJOUR,

JE SUIS EN TÉLÉTRAVAIL LE ____________

JE SUIS JOIGNABLE DE 09H00 À 12H30 ET DE 13H30 À 17H00

PAR TÉLÉPHONE AU ______________PAR MAIL AU ______________ PAR SKYPE AU ______________

Annexe 2Ai-je branché plusieurs multiprises entre elles ?

Un fil qui dépasse, une prise de courant abîmée sont-ils présents au sein de mon espace de travail ?

> Par définition, les circuits ne sont pas prévus pour supporter les charges supplémentaires concentrées par les multiprises. Celles-ci peuvent provoquer un échauffement localisé au niveau des prises de courant, avec, à la clé, un risque d’incendie. > Aucune multiprise ne doit être branchée sur une

autre multiprise.

> Tout élément sous tension accessible ne protège pas contre le contact électrique. Les risques d’électrocution et d’incendie sont de ce fait très élevés.

Sources :www.carsat-nordpicardie.frwww.inrs.frwww.travailler-mieux.gouv.frwww.so-emedia.fr

Affiche proposée pour prévenir d’une journée de télé-travail (Document téléchargeable depuis Notre Sezam ! > Ma vie pratique > Ressources humaines >Télétravail).


Annexe 1Guide du télétravail

Annexe 2

IndexAAccident de service 35Arrêt du télétravail 21Arrêt maladie 16, 18Assurance habitation 13, 14, 15

CCommunication 29, 33Conformité électrique 15, 23, 41Contact 13, 14, 32, 35, 47

DDécret 9, 41Déplacements 19, 36Domicile 9, 13, 14, 15, 23

EEncadrant 7, 9, 11, 16, 17, 18, 28, 29, 31, 32, 34, 36, 39Espace de travail 13, 23, 42Évaluation 42

FFormation 18, 39

HHeures supplémentaires 19, 20Horaires 19, 28, 29, 35, 37

IImpression 31

LLieu de télétravail 13, 14, 36, 41

MMatériel informatique 31

OObjectifs 7

PPanne 32, 34Pause 19, 26, 28

RRetour sur site 32, 34

TTiers-lieu 13, 14, 24Téléphone 19, 24, 25, 26, 31, 33

Pour toute question : [email protected]


Index

impression MEL

ÉDITÉ ENSEPT. 2019

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France urbaine...Created Date 8/13/2019 2:35:17 PM