officeetculture #34

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Le projet de déménagement du siège France est initié, en sep-tembre 2013, par la direction immobilière du groupe finlandais. Nokia occupe alors trois étages d’un immeuble à Saint-Ouen. En dépit de réductions antérieures des surfaces, les locaux restaient trop vastes et le niveau du loyer élevé. Le bail, qui courait jusqu’à fin 2015, prévoyait une fenêtre de dénonciation jusqu’au 30 dé-cembre 2013, avec abandon effectif des locaux six mois plus tard. Le calendrier paraissait serré pour trouver de nouveaux bureaux, négocier le bail, effectuer les études d’aménagement, réaliser les travaux, déménager et, bien sûr, dans le même temps, respecter la procédure de consultation et d’avis des institutions représenta-tives. Malgré le refus du propriétaire d’accorder le moindre délai supplémentaire, la décision est prise de faire jouer l’option de sortie. Le comité de direction de Nokia France était évidemment sensible à l’aspect budgétaire de l’opération, mais voyait aussi « la possibilité de rappeler, qu’après une difficile période de res-tructuration, la société prenait un nouveau départ, et marquait ce changement de cap par un déménagement vers de nouveaux bureaux offrant une meilleure qualité de vie, faisant ainsi table rase du passé, bonnes et mauvaises années confondues », souligne Florence Vicq, directrice des ressources humaines de Nokia France.

Nokia FrancedÉmÉnAgement sous

contrAintesCet article est la première partie d’un diptyque consacré au nouveau siège de Nokia France. Cette réalisation nous a paru mériter ce traitement inhabituel, car la manière dont elle a été conduite et les solutions qui ont été finalement retenues nous ont paru singulières. Dans ce premier article, nous vous racontons la genèse du projet, ses objectifs et sa conduite jusqu’au déménagement, prévu le premier décembre 2014, c’est-à-dire le jour même de la sortie de ce magazine. Dans le prochain numéro (35), nous vous présenterons un reportage sur les solutions d’aménagements et feront le point sur les premières réactions des utilisateurs.

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PLEASE NOTE

This drawing has been issued for informationonly.

The layouts are based on CAD-files provided bylandlords or clients; as a consequencedimensions are not double-checked orconfirmed at site.

The concept layout developed by ISOTOP is apreliminary information / layout at this stage,which is subject to further development anddetailed review in accordance with local law,regulations and authorities during the nextdesign stage.

3rd Floor Revision 223.07.2014

Projet d’implantation à Front-Office (Document : Isotop)

#34 officeetculture

rÉALisAtions | 83

Le Comité d’entreprise (CE) et le Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) donnent leur accord au projet de la direction et, pour réduire les délais au minimum, acceptent le principe d’une procédure de consultation phasée, avec ouverture et fermeture à chaque étape du projet (résiliation de l’ancien bail, signature du nouveau bail et aménagement des locaux). Pour Domi-nique Chan, secrétaire du CHSCT, « l’opération n’était pas sans risques, mais nous avons accepté de construire ce projet avec la direction, car il nous paraissait aller dans le sens de l’intérêt général des salariés et de l’entreprise ; et de plus, les conclusions du rapport Syndex sur l’environnement de travail, réalisé à notre demande en juillet 2013, à l’occasion du PSE, étaient acceptées comme base de travail pour définir l’aménagement des futurs bureaux ». Dans la partie de ce rapport traitant de l’architecture et des amé-nagements, Gérard Bouché, architecte d’intérieur et ergonome-pro-grammiste, avait alors qualifié les locaux de « désert du travail ». Ce qui correspondait bien à la réalité d’un siège social surdimensionné et utilisé en majorité par des équipes commerciales ou de service, passant donc beaucoup de temps chez les clients ; de surcroît, le contrat de tra-vail de Nokia donne à tous les salariés la possibilité du flexiwork, c’est-à-dire travailler chez soi deux jours par semaine ; et enfin, les conditions de travail offertes par un aménagement classique en espace ouvert (datant de 2006) pouvaient être considérées comme très moyennes avec, notamment, de réelles insuffisances en matières de performances acoustiques.Très tôt donc, il y a accord entre les partenaires sociaux et la direction pour faire aboutir le projet malgré la très forte contrainte de temps, avec une obligation implicite de recherche du meilleur compromis, en restant, toutefois, dans des limites de négociations

Nouveau cap, nouvel espace

clairement fixées à l’avance. De fait, Il y aura des moments de tension, mais le sens de l’intérêt commun permettra d’éviter les conflits ouverts.

Le secteur nord-ouest Paris et première couronne est retenu comme zone de recherche. Les locaux que proposent Knight Frank, l’agence de la direction immobilière, sont visités par la Commission technique, composée de membres volontaires du CE et du CHSCT et de représentants de la direction. Un bâtiment audonien proche de l’ancien siège est sélectionné. Des négociations sont ouvertes, le pari semble en voie d’être gagné. À la demande du CHSCT, Gérard Bouché est missionné comme ergonome-conseil du projet pour lequel les deux principes de base incontournables sont : d’abord, élément fort et ancien de la culture de Nokia, un aménagement en openspace intégral sans aucun bureau individuel

(dirigeants compris), avec une seule exception, l’équipe des ressources humaines qui dispose d’un bureau fer-mé pour des raisons de confidentialité ; ensuite, la non affectation des postes de travail, avec un ratio

personnel/poste de travail compris entre 1,4 et 1,6. Pour la direction immobilière l’objectif principal (et quasi unique) est l’optimisation du ratio m²/collaborateur avec, logiquement, un espace densifié et recours massif au bench à quatre. Pour Nokia France, l’objectif est aussi financier, mais pas seule-ment. Il s’agit de prendre en compte les besoins des équipes pour améliorer leurs conditions de travail et leur donner « l’envie » de revenir au bureau ; et aussi de régler le problème des nuisances sonores dans un lieu occupé par une population qui téléphone beaucoup et travaille souvent en groupe. La logique unique de la minimisation des mètres carrés ne laissant subsister aucune

Bâtiment Front-Office à Asnières

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84 | rÉALisAtions

locaux provisoires, avec les conséquences budgétaires et les pertes d’efficacité dues à la répartition des équipes sur trois sites diffé-rents. Étape délicate où, là encore, la bonne collaboration entre la direction, le CE et le CHSCT a été appréciable pour informer le personnel rapidement et avec une très grande transparence. La perte de crédibilité est limitée.Le premier décembre 2014 devient la nouvelle date butoir. Gérard Bouché intervient maintenant comme expert du CHSCT pour le déménagement. Il apporte son expérience méthodologique en ma-tière de conduite de projet mené en interne. En juin, après un gros travail d’identification et de synthèse des besoins des équipes, le cahier des charges et le programme sont achevés. Ils proposent une projection organisationnelle des hypothèses de fonctionnement. C’est finalement l’immeuble Front Office, à Asnières, qui est choisi. Sa localisation se traduit par un allongement du temps moyen de transport pour les collaborateurs venant travailler en transports en commun mais, en revanche les espaces et les prestations de l’immeuble sont de meilleure qualité. Malheureusement, les pre-mières propositions des équipes d’architecture et de design de la direction immobilière sont toujours essentiellement fondées sur la minimisation des mètres carrés et ne reprennent pas réellement les besoins et les contraintes détaillés dans le cahier des charges. Pour ne pas entrer dans une nouvelle et longue séquence d’ajus-tements et fluidifier les négociations, les équipes locales, direction et CHSCT choisissent de développer une contre-proposition avec esquisses détaillées et volet économique. Les équipes se remettent

potentialité d’amélioration des conditions de travail, la direction France, le pdg Alain Ferrasse-Polé en tête, et les IRP entament donc une (longue) phase d’échange et de négociations avec la direction immobilière, pour que les besoins des équipes soient reconnus et pris en compte. Non sans mal, des compromis sont construits et des solutions élaborées pour les problèmes majeurs. Mais un élément inattendu va venir perturber le déroulement de l’opération. L’équipe de la direction immobilière ne parvient pas à se mettre d’accord avec le propriétaire sur les termes du bail pour les nouveaux locaux. Il va donc falloir passer par une phase

Les acteurs Gérard Bouché, architecte d’intérieur CFAI, ergonome programmiste SFA. gerard.bouche@wanadoo.fr, www.gerard-bouche.fr

Jean-Dominique Montandon, Isotop, jd.montandon@isotop.fr, www.isotop.ft

Fabienne Rolland, studio noa intérieurs, www.noa-interieurs.com

Bâtiment Front-Office à Asnières

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dÉmÉnagement sous contraintes rÉALisAtions | 85

À propos de NokiaNokia France, jusqu’il y a peu encore NSN (Nokia Solutions and Networks), est la filiale française du groupe Nokia qui, au cours de sa longue histoire (la société va fêter son 150e anniversaire l’an prochain), a souvent changé de métier. Dans les années récentes la marque était surtout connue pour la vente en BtoC de téléphones portables. Après un sévère programme de restructuration mondiale (2011-2013) qui a fait fondre les effectifs de 18 000 personnes et la cession à Microsoft, en avril 2014, de l’activité portables, la société est présente dans 150 pays avec 57 000 employés. Outre la gestion de son important portefeuille de brevets, et la vente de cartes pour GPS, l’activité principale de la société consiste à fabriquer, installer, maintenir et gérer les infrastructures réseaux des opérateurs de téléphonie mobile. En France Nokia compte trois clients principaux, Orange, SFR et Free.

au travail. La contrainte calendrier restant forte, et afin d’éviter « les errances temporelles », Jean-Dominique Montandon, dont la société, Isotop, est spécialiste en ingénierie des espaces de travail, est chargé de la projetation, c’est-à-dire de la transcription en solu-tions spatiales du programme et du cahier des charges.Les études détaillées, prenant en compte les différents types de population et leurs besoins particuliers, sont finalisées et des solu-tions fonctionnelles et esthétiques élaborées. Esquisses et propo-sitions sont réunies, fin juillet, dans un Cahier d’intentions (réa-lisé en partenariat par Gérard Bouché, Isotop et Noa intérieurs) qui démontre clairement que l’approche française constitue une alternative sérieuse et viable, respectant les principales recom-mandations et entrant dans l’enveloppe financière (le budget en était même inférieur).

Mais ce qui va aussi changer la donne c’est l’annonce, fin juillet, de la nouvelle politique de communication du groupe Nokia. Celle-ci prévoit, entre autres, d’aligner, au niveau mondial, le design et l’aspect des locaux sur les valeurs du groupe récemment redéfinies. L’optimisation des coûts n’est plus le mantra unique. Le Cahier d’intentions passe du statut de document alterna-tif à celui de base de discussion. Très rapidement une solution de compromis acceptable par toutes les parties prenantes est élaborée. Parallèlement les documents de consultation des entreprises et les plans détaillés sont finalisés dès la fin du mois d’août et quand la société Artdesk est retenue comme entreprise générale, il ne lui reste plus que trois mois pour apporter sa pierre à la validation des solutions techniques et esthétiques et réaliser les travaux.Au final donc, quels sont les éléments clefs du nouvel environne-ment de travail des 230 collaborateurs de Nokia France. Le parti général sera l’espace ouvert pour tous avec 180 postes de travail non affectés (ratio : 1,27). Pour minimiser les incidences acoustiques, l’espace est segmenté en sous-ensembles de sept personnes et la frontalité face-à-face est totalement exclue, ce qui se traduit par des plans de travail de forme trapézoïdale à positionnement ajustable par coulissement. Des cabines téléphoniques, poétiquement bapti-sées absides de retrait acoustique, éviteront que les collaborateurs arpentent les circulations, le téléphone à l’oreille. Les salles de réunion (2, 6-8, 14 ou 24 places) sont nombreuses et seront toutes utilisables sur réservation (pour éviter la privatisation !) Un système de panneaux coulissants permet d’ajuster la taille des espaces réser-vés aux équipes-projet, selon le nombre de membres. Des tables polymorphes, aux formes improbables, sont prévues pour le travail collaboratif. Côté couleurs, on retrouve le bleu du logo et chacune des quatre ailes est identifiée par une couleur. La suite au prochain numéro…pour visiter les locaux, découvrir comment les utilisateurs se les approprient et vérifier que l’objectif de redonner envie aux collaborateurs de venir au bureau est atteint.

Jean-Paul Fournier

Esquisses de plans polyformes

Esquisse d’un trio de postes de travail (Documents : Isotop)