УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ Management with... · Как настроить цены продаж и себестоимости.....25 4. Работа с ... валюте

Система управления предприятием Microsoft® Business Solutions-Axapta®

УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ Microsoft® Business Solutions–Axapta®

Руководство пользователя

Microsoft Business Solutions


ВНИМАНИЕ Материал должен использоваться исключительно в информационных целях. Компания Microsoft Business Solutions ApS не несет никакой ответственности в случае использования данного материала в иных целях. Microsoft Business Solutions ApS не несет никакой ответственности за специфический, прямой или косвенный ущерб, вызванный данной публикацией или явившейся ее следствием. Ничто в этом материале не может быть истолковано как утверждение о какого-либо рода гарантиях.

Программное обеспечение, описанное в данной публикации, поставляется согласно лицензии и должно использоваться и копироваться исключительно в соответствии с условиями лицензии.

АВТОРСКИЕ ПРАВА Copyright © 2004 Microsoft Business Solutions ApS, Denmark.

ТОРГОВЫЕ МАРКИ Microsoft, Great Plains, bCentral и Microsoft Windows 2000 являются зарегистрированными торговыми марками или торговыми марками корпорации Microsoft или Great Plains Software, Inc. в США и/или других странах. Great Plains Software, Inc. и Microsoft Business Solutions ApS являются частью корпорации Microsoft. Названия действующих компаний и продуктов, упоминаемые в данном материале, могут быть торговыми марками их владельцев. В соответствии с законодательством, воспроизведение любой части этого материала без предварительного письменного разрешения со стороны компании Microsoft Business Solutions ApS является незаконным. Информация из этого документа может быть изменена без предварительного уведомления.

Все права, представление которых не оговорено настоящим особо, защищены. Все права зарегистрированы и защищены законодательством. Опубликовано Microsoft Business Solutions ApS. Напечатано в России в 2004 г. DocID: AX-250-USG-009-v01.00-RU



Данное руководство является одной из книг пользовательской документации по системе MICROSOFT AXAPTA и описывает работу с модулем ПРОЕКТЫ. Система MICROSOFT AXAPTA постоянно совершенствуется, поэтому функциональность Вашей версии может отличаться от функциональности, рассмотренной в этом документе, однако базовые принципы и процедуры работы остаются неизменными.

Как и все другие книги пользовательской документации, данное руководство ориентировано на две категории сотрудников предприятия. На тех, кто отвечает за автоматизацию и настраивает систему; и на пользователей системы, которые могут использовать руководство как учебник на этапе освоения системы и как справочное пособие в ходе ее эксплуатации.

Для более эффективной работы с системой перед изучением данного документа рекомендуется ознакомиться с руководствами пользователя по финансам, логистике и производству.



Оглавление 1. Введение ................................................................................................................................ 6 2. Глоссарий .............................................................................................................................. 8 3. Предварительные настройки............................................................................................. 9

3.1. Настройка параметров модуля ................................................................................ 9 Как настроить параметры модуля ПРОЕКТЫ ....................................... 9

3.2. Настройка проектных групп .................................................................................... 11 3.2.1. Тип учета в проектах с фиксированной ценой ......................................... 11

Как настроить группы проектов.......................................................... 12 3.3. Настройка разноски ................................................................................................. 14

Как настроить профили разноски ...................................................... 14 3.3.1. Пример настройки профиля разноски ...................................................... 15

3.4. Настройка журналов................................................................................................ 15 Как настроить схемы одобрения в журналах ................................... 15 Как настроить Журналы – регистрация времени ............................. 16 Как настроить Журналы – разноска .................................................. 17 Как настроить Журналы – материалы............................................... 19

3.5. Настройка контроля НЗП, категорий затрат и групп категорий затрат............... 19 Как настроить группы категорий затрат ............................................ 20 Как настроить категории затрат......................................................... 21

3.6. Настройка стадий проектов .................................................................................... 22 3.7. Настройка себестоимостей и цен продажи ........................................................... 25

Как настроить цены продаж и себестоимости.................................. 25 4. Работа с проектами ............................................................................................................ 27

4.1. Создание проекта .................................................................................................... 27 Как создать проект .............................................................................. 28 Как определить виды деятельности в проекте................................. 29 Как настроить контактные лица по проекту ...................................... 30

4.2. Ввод прогнозов и фактических данных по проекту .............................................. 31 4.2.1. Прогнозы 31

Как ввести прогноз по проекту ........................................................... 32 Как изменить введенный прогноз ...................................................... 34

4.2.2. Фактические данные ................................................................................... 36 Как посмотреть данные по проекту ................................................... 36

4.3. Планирование операций по проекту ...................................................................... 37 Как настроить планирование ............................................................. 38

4.4. Ввод промежуточных счетов по проекту ............................................................... 39 Как зарегистрировать промежуточный счет по проекту .................. 39

4.5. Проекты в разрезе выставления счетов................................................................ 40 Как создать счет проекта.................................................................... 40

4.6. Предложение по предварительному счету ........................................................... 41 Как создать предложение по счету ................................................... 42

4.7. Проекты со сложной структурой............................................................................. 43 4.7.1. Формирование структуры проекта ............................................................ 44 4.7.2. Работа с проектом ...................................................................................... 45

5. Периодические операции в модуле ПРОЕКТЫ ............................................................... 46 Как провести издержки ....................................................................... 46

5.1. Выставление счетов ................................................................................................ 49 Как создать предложения по предварительному счету .................. 50 Как создать промежуточное предложение ....................................... 50 Как разнести счет ................................................................................ 51

4 Microsoft Business Solutions


5.2. Коррекция операций ................................................................................................ 51 Как скорректировать операцию полностью ...................................... 52 Как частично скорректировать операцию ......................................... 53

5.3. Заказы и закупки со ссылкой на проект ................................................................. 54 Как создать заказ со ссылкой на проект ........................................... 54

5.3.1. Создание закупок со ссылкой на проект................................................... 54 Как создать план покрытия по закупке .............................................. 55

5.4. Незавершенное производство (НЗП)..................................................................... 56 5.4.1. Условия, необходимые для расчета НЗП................................................. 56 5.4.2. Контроль НЗП.............................................................................................. 57

Как произвести контроль НЗП............................................................ 58 Как скорректировать прогноз по НЗП ................................................ 61

6. Журналы в модуле ПРОЕКТЫ............................................................................................. 62 6.1. Описание журналов ................................................................................................. 62 6.2. Утверждение журналов ........................................................................................... 63 6.3. Работа с журналами ................................................................................................ 63

Как зарегистрировать часы, затраченные на проект ....................... 63 Как зарегистрировать часы при помощи предложений по

регистрации ....................................................................... 64 Как зарегистрировать фактические затраты на проект ................... 65 Как зарегистрировать расход номенклатурных единиц в ходе

проекта ............................................................................... 66 Как зарегистрировать доходы по проекту......................................... 67

7. Мастера в модуле ПРОЕКТЫ............................................................................................... 68 7.1. Мастер Копирование проекта ............................................................................... 68 7.2. Мастер Настройка .................................................................................................. 68

8. Отчеты в модуле ПРОЕКТЫ ................................................................................................ 70 8.1. Описание отчетов .................................................................................................... 70 8.2. Настройка отчетов ................................................................................................... 73

8.2.1. Доходы по проектам ................................................................................... 73 8.2.2. Журнал счетов ............................................................................................ 74 8.2.3. График промежуточных счетов ................................................................. 74 8.2.4. Операции по проектам ............................................................................... 75 8.2.5. Операции по сотрудникам ......................................................................... 76 8.2.6. Незаполненный табель .............................................................................. 76 8.2.7. Закрытие проектов с фиксированной ценой ............................................ 77 8.2.8. Проводки в ГК, Баланс ............................................................................... 78

8.3. Работа с отчетами ................................................................................................... 78 Как сформировать отчет .................................................................... 78 Как напечатать отчет .......................................................................... 80



1. Введение

В данном руководстве пользователя описана работа с модулем ПРОЕКТЫ системы MICROSOFT AXAPTA. Модуль ПРОЕКТЫ может использоваться для множества различных целей, однако основная задача модуля – учитывать все ресурсы: время, номенклатуры, деньги, задействованные в проектах. Древовидная структура представления проектов, с помощью которой можно выделять проекты и входящие в них подпроекты, позволяет учитывать как мелкие задачи, так и крупные, продолжительные по времени проекты. Основными функциями, необходимыми для учета проектов, которые предоставляет модуль ПРОЕКТЫ системы MICROSOFT AXAPTA, являются следующие:

• Формирование структуры проекта

• Составление и ввод прогнозов по расходу часов, денежных средств и номенклатур в ходе проекта и планирование

• Регистрация фактически затраченных на проект часов, денежных средств и номенклатур в журналах и формирование проводок в Главную книгу

• Удобное представление данных в различных запросах и отчетах

Рис. 1 Модуль ПРОЕКТЫ



Представленная информация структурирована следующим образом:

• Общие сведения о проектах, глоссарий (см. разделы 1,2).

• Информация о предварительных настройках системы и настройках модуля, которые необходимо выполнить для корректной работы (см. раздел 3).

• Описание полного цикла работы с проектами, начиная от создания проекта в системе и заканчивая выставлением счетов по проекту и завершением проекта (см. раздел 4).

• Выполнение периодических операций в модуле ПРОЕКТЫ, таких как: выставление счетов по проекту, создание заказов и закупок со ссылкой на проект, контроль НЗП в проектах с фиксированной ценой (см. раздел 5).

• Представление всех возможностей при работе с журналами часов, затрат, доходов и номенклатур (см. раздел 6).

• Описание использования Мастеров в модуле ПРОЕКТЫ (см. раздел 7).

• Получение отчетов в модуле ПРОЕКТЫ (см. раздел 8).



2. Глоссарий

Тип учета. Для проектов с фиксированной ценой можно выбрать два типа учета прибыли:

• Процент завершения. В процессе работы доходы и затраты учитываются на счете прибылей и убытков. Прибыль определяется в конце каждого отчетного периода.

• По завершению проекта. Затраты и доходы накапливаются в ходе проекта, однако прибыль определяется только после завершения проекта.

Типы учета определяются при создании групп проектов (см. пункт 3.2).

Категория затрат. Категории затрат определяют типы затрат, возникающие на проектах. При регистрации операций в журналах указание категорий затрат обязательно. Категории затрат объединяются в группы. Настройки категорий затрат и групп категорий затрат описаны в пункте 3.5.

Статус счета. Статус счета, как правило, определяет, оплачиваются или нет операции по проекту. По внутренним проектам и проектам с фиксированной ценой выставляются неоплачиваемые счета. По проектам типа Время и расход выставляются оплачиваемые счета, так как операции, выполняемые по этим проектам, оплачиваются клиентом.

Подпроект. Проект, который является дочерним для другого проекта. (Формирование структуры проектов описано в пункте 4.7)

Стоимость проекта. Сумма, которая должна быть выплачена за выполнение проекта.

Тип периода. Заранее определенные периоды, которые используются при контроле НЗП в проектах с фиксированной ценой. Контроль НЗП в проектах с фиксированной ценой описан в пункте 5.4.2.

Прогноз по проекту. Предполагаемый расход часов и номенклатур, а также другие затраты по проекту. Ввод прогнозов описан в пункте 4.2.1.

Проект с фиксированной ценой. Это некоторый тип проекта. Стоимость проекта с фиксированной ценой утверждается еще до начала работ.

Типы операций. Операции в модуле ПРОЕКТЫ разделены на типы, потому что разноска по счетам Главной книги выполняется частично по категориям затрат и частично по типам операций. Всего определены четыре типа операций: часы, номенклатура, затраты и доходы.

Промежуточный счет. Используется при оплате часов, затраченных на проект, авансом. Применяется в проектах с фиксированной ценой и в проектах типа Время и расход. В зависимости от типа проекта счета создаются немного по-разному.

• Счета по проектам с фиксированной ценой, как правило, выставляются на основе договоренности с клиентом и напрямую не соотносятся с затратами по проекту. В промежуточном счете по проекту с фиксированной ценой могут быть созданы одна или более строк.

• Счета по проектам типа Время и расход выставляются на основании затрат по проекту. В этом случае в промежуточном счете создается одна строка счета и несколько корреспондирующих проводок (по количеству счетов, которые будут выставлены).

Незавершенное производство (НЗП). Промежуточное распределение результатов (затрат и доходов) на балансовые счета. Это также сумма, накопленная по проекту, на которую еще не были выставлены счета клиенту. Контроль НЗП в проектах с фиксированной ценой описан в пункте 5.4.2.



3. Предварительные настройки

Для успешной работы с модулем ПРОЕКТЫ необходимо выполнить следующие настройки:

• Определить пользователей системы

• Настроить серии документов

• Зарегистрировать сотрудников компании в системе

• Выполнить в модуле РАБОЧИЕ ЦЕНТРЫ настройки групп рабочих центров, рабочих центров и календарей операционных времен.

Основные настройки модуля ПРОЕКТЫ рекомендуется производить с помощью Мастера. Работа с Мастером настроек описана в разделе 7.

3.1. Настройка параметров модуля

Как настроить параметры модуля ПРОЕКТЫ 1. Откройте форму ППааррммееттррыы ппррооееккттаа (Проекты/Настройки/Параметры). На закладке

Разное заполните следующие поля:

Поле Описание

Запрос при выборе клиента Отметьте данное поле, чтобы система предлагала перенести данные о клиенте. Если поле не отмечено, данные будут переноситься автоматически.

Не выписывать счета одноразовым клиентам

Отметьте это поле, чтобы система не разрешала выставлять счета по проектам на одноразовых клиентов.

С одобрением? Поставьте √ в поле, чтобы установить необходимость одобрения предложений по счетам перед разноской.

Одобрение Выберите группу пользователей, которые могут производить одобрение.

Метод налоговой группы Выберите, из каких настроек будет подставляться налоговая группа в счет. Если вы выберите значение Поиск, система будет искать, для чего (Проект, Счет проекта, Расчеты с клиентами) определена налоговая группа и подставит ее в счет.

Налоговая группа номенклатуры

Определите, откуда подставлять налоговую группу номенклатуры.

Налоговая группа промеж счетов

Налоговая группа, выбранная в этом поле, будет по умолчанию использоваться при создании промежуточных счетов.

Печать суммы в валюте триангуляции

Отметьте данное поле, чтобы суммы отражались в основной валюте и в валюте триангуляции.

Проводки по Определите, каким образом должны формироваться проводки в ГК при разноске журналов в модуле ПРОЕКТЫ:



• По строке. Для каждой проводки в журнале будет формироваться отдельная проводка ГК.

• Всего. Для всех проводок в пакете журнала с одним номером будет формироваться одна проводка ГК.

Категория затрат Выберите категорию затрат, которая будет предлагаться по умолчанию в журнале затрат.

Модель Выберите бюджетную модель по умолчанию.

Рис. 2 Настройка параметров проекта

2. Перейдите на закладку Журналы и заполните следующие поля:


Номенклатура Укажите название по умолчанию для журнала номенклатур.

Web-журнал Укажите название по умолчанию для Web – журнала.

Показывать времена начала/конца

Отметьте данное поле, чтобы сделать обязательным указание начала и конца работы при регистрации часов в журнале.

3. Настройте параметры печати на закладке Печать.

4. На закладке Складская аналитика выберите, какая складская аналитика будет отображаться для номенклатур.

5. На закладке Номерные серии настройте все необходимые номерные серии.



3.2. Настройка проектных групп

Каждый проект должен относиться к некоторой группе проектов. Целью разделения проектов на группы, прежде всего, является возможность настройки профилей разноски не для каждого проекта, а сразу для нескольких проектов, а также определения некоторых других параметров.

3.2.1. Тип учета в проектах с фиксированной ценой В проектах типа Фиксированная цена доходы и затраты не могут быть сопоставлены напрямую, они сопоставляются двумя разными методами. Метод сопоставления определяется посредством выбора типа учета:

• По завершению проекта. В процессе работы доходы и затраты учитываются на счете прибылей и убытков. Прибыль определяется в конце каждого отчетного периода.

• Процент завершения. Затраты и доходы накапливаются в ходе проекта, однако прибыль определяется только после завершения проекта.

Выбор типа учета зависит от общей политики компании. Вопрос в том, хочет ли компания, чтобы прибыль определялась в ходе выполнения операций по проекту или после завершения проекта. Выбранный тип учета определяет способ начисления процентной маржи.

Примеры выбора типа учета

Рассмотрим проект с фиксированной ценой, который должен быть завершен в течение 6 месяцев.

Оцененная стоимость контракта: 200,000

Оцененные затраты: 100,000

Оцененная прибыль: 100,000

Этапы выставления счетов: период 0 = 40%, период 3 = 25%, период 5 = 35%.

Фактические доходы и затраты по проекту

Месяц Декабрь Январь Февраль Март Апрель Май Июнь Всего

Доход 80,000 0 0 46,250 0 31,250 0 187,500

- Затраты 0 12,000 30,000 24,000 36,000 18,000 0 120,000

= Прибыль 80,000 -12,000 -30,000 22,250 -36,000 43,250 0 67,500

По типу учета – Процент завершения

При использовании типа учета Процент завершения доходы и затраты сопоставляются косвенно на основе сделанных оценок НЗП.


Доход 0 23,640 57,840 38,577 55,429 12,014 0 187,500

- Затраты 0 12,000 30,000 24,000 36,000 18,000 0 120,000

= Прибыль 0 11,640 27,840 14,577 19,429 -5,986 0 67,500

По типу учета – По завершению проекта



При использовании типа учета По завершению проекта доходы и затраты сопоставляются в завершающем периоде.


Доход 0 0 0 0 0 0 187,500 187,500

- Затраты 0 0 0 0 0 0 120,000 120,000

= Прибыль 0 0 0 0 0 0 67,500 67,500

Как настроить группы проектов 1. Откройте форму ГГррууппппаа ппррооееккттоовв (Проекты/Настройки/Проектные группы).

2. На закладке Обзор создайте новую строку (Ctrl-N или кнопка Создать инструментальной панели). На экране появится форма ССооззддааййттее ппррооееккттннууюю ггррууппппуу. Заполните поля формы:


Группа проектов Введите код группы проектов.

Название Введите полное название группы проектов.

Тип Выберите один из типов проектов.

Провести издержки Укажите способ разноски издержек в Главную книгу.

Рис. 3 Настройка групп проектов

3. Перейдите на закладку Главная книга и настройте параметры разноски. Заполните поля:


Провести почасовые затраты Выберите, каким образом будет вестись учет по проекту с точки зрения бухгалтерии.

• – (Нет). При разноске журнала Часы проводки по ГК не создаются. Разноска затрат происходит при разноске счета по проекту.



• Сальдо. При разноске журнала Часы делается проводка на счет НЗП по дебету, и расчетов по зарплате по кредиту. После разноски счета по проекту сумма затрат переносится со счета НЗП на счет затрат.

• Прибыли и убытки. При разноске журнала Часы проводки по затратам делаются непосредственно на счет затрат.

Провести издержки Выберите, должны ли затраты разноситься на балансовые счета или на счета прибылей и убытков.

Провести выручку при разноске времени

Провести выручку при разноске издержек

Провести выручку при разноске реализации

Укажите, когда должны формироваться проводки по выручке: при разноске журналов часов, затрат или при разноске счетов по проектам.

Тип учета Только для групп проектов с типом Фиксированная цена выберите из списка один из типов учета. Типы учета описаны в пункте 3.2.1. Тип учета, указанные для группы проектов, не должен меняться после применения к существующим проектам. Выбор типа учета определяет, в какой момент признается получение дохода по проекту – когда проект полностью завершен, или по ходу проекта.

Разбить выручку Это поле может быть отмечено только для групп проектов с фиксированной ценой. Проекты с фиксированной ценой могут быть разнесены двумя способами: одной суммой продажи или двумя суммами: себестоимостью и прибылью.

Значение данного поля имеет смысл только при использовании типа учета Процент завершения, ведь при использовании метода По завершению проекта прибыль определяется только после завершения проекта.

Если поле не отмечено, при разноске НЗП сумма рассчитывается, как стоимость проекта, умноженная на процент завершения проекта. Формируется проводка: дебет счета НЗП – в ценах продажи, кредит счета Начисленная выручка в ценах продажи.

Если поле отмечено, при разноске НЗП сумма будет разбита на две: на затраты и на прибыль, которая рассчитывается, как оцененная прибыль по проекту, умноженная на процент завершения проекта. Формируются две проводки: дебет счета НЗП – производство, кредит счета Начисленная выручка – производство (затраты) и дебет счета НЗП – прибыль, кредит счета Начисленная выручка – прибыль (прибыль).

Разноска счетов Выберите, на какие счета будет производиться разноска проводок по проекту.

4. На закладках Стоимость и Цены продажи укажите счета Главной книги, по которым должна производиться разноска соответствующих операций. Настраивать разноску для



каждой проектной группы не обязательно. Можно выполнить настройки один раз в форме РРааззннооссккаа.

3.3. Настройка разноски

Разноску проводок по проектам можно настроить для групп проектов и категорий затрат. И при создании проекта указывать, какой профиль разноски использовать.

Как настроить профили разноски 1. Откройте форму РРааззннооссккаа (Проекты/Настройки/Разноска).

Рис. 4 Настройка разноски

2. На закладке Стоимость в группе Выбор в левой части формы выберите тип счета, для которого будут определяться счета ГК. Перейдите в правую часть формы, создайте в ней новую строку (Ctrl-N или кнопка Создать инструментальной панели) и заполните поля формы:


Допустимый для Определите, настраиваете ли вы разноску для всех проектов (Все), для группы проектов (Группа) или для конкретного проекта (Таблица).

Связь проекта При выборе в предыдущем поле значений Группа или Таблица укажите код группы проектов или код проекта, для которого настраивается разноска.

Допустимый для Заполняется аналогично предыдущему полю Допустимый для.

Категория связей Заполняется аналогично полю Связь проекта.

Счет Укажите счет Главной книги, на который должны разноситься проводки.

3. Повторите шаг 2 необходимое число раз, чтобы настроить разноску для всех типов счетов, проектов и категорий затрат.



4. Перейдите на закладку Цены продажи и настройте разноску для указанных на ней типов счетов аналогичным образом.

3.3.1. Пример настройки профиля разноски Предположим, что все проводки по расходам должны разноситься на счет 3000. Однако существуют некоторые ограничения:

• Проводки по проектам, относящимся к группе Международные проекты, должны быть разнесены на счет 3010.

• Проводки по проекту номер 1000 должны быть разнесены на счет 3020.

Для настройки такого профиля разноски, выполните следующее:

1. На закладке Стоимость выберите тип счета Затраты.

2. В правой части формы создайте три строки и заполните поля следующим образом:

Допустимый для Связь проекта Допустимый для Категория связей Счет

Все Все 3000

Группа Международные проекты Все 3010

Таблица 1000 Все 3020

3.4. Настройка журналов

В модуле ПРОЕКТЫ существует четыре различных типа операций, которые должны регистрироваться в разных журналах: часы, затраты, доходы и номенклатуры. В процессе настройки модуля нужно создать минимум по одному журналу каждого типа. Но при необходимости можно создавать более одного журнала каждого типа. Такая настройка журналов может быть удобна для компании, в которой сотрудники разных отделов регистрируют операции одного типа. В таком случае для разных журналов определяются разные номерные серии, чтобы проводки можно было различать в Главной книге.

Как настроить схемы одобрения в журналах Процедуры одобрения должны быть настроены и определены для каждого из журналов в модуле ПРОЕКТЫ. Для каждой процедуры одобрения создается набор статусов, опред еляющий, какие группы пользователей могут совершать с журналом те или иные действия. В процессе работы журнал должен пройти все статусы, определенные в процедуре одобрения.

1. Откройте форму УУттввеерржжддееннииее вв жжууррннааллаахх (Проекты/Настройки/Утверждение в журналах).

2. На закладке Обзор создайте новую строку (Ctrl-N или кнопка Создать инструментальной панели) и укажите код способа одобрения в журналах и его развернутое описание в полях Одобрение и Название соответственно.



Рис. 5 Настройка схем одобрения в журналах

3. Нажмите кнопку Строки. На экране появится форма ННаассттррооййккии жжууррннааллаа ооддооббрреенниияя.

4. Создайте в форме новую строку и заполните следующие поля:


Значение статуса Введите код статуса.

Готово к выполнению разноски Отметьте данное поле, чтобы разрешить разноску журнала, находящегося в данном статусе.

Проверить журнал Отметьте данное поле, чтобы разрешить проверку журнала, находящегося в данном статусе.

Редактирование Отметьте данное поле, чтобы разрешить редактирование журнала, находящегося в данном статусе.

Группа Выберите группу пользователей, которая может менять статус журнала. Группы пользователей создаются при настройке системы в модуле АДМИНИСТРИРОВАНИЕ.

Следующий Укажите статус, следующий за данным статусом. Для последнего статуса оставьте это поле пустым.

5. Повторите шаг 4 необходимое число раз, чтобы настроить процедуру одобрения полностью.

Как настроить Журналы – регистрация времени 1. Откройте форму ННаассттррооййккаа жжууррннааллаа (Проекты/Настройки/Журналы – регистрация

времени). В данной форме настраиваются названия журналов для регистрации времени и доходов по проектам.



Рис. 6 Настройка названий журналов для регистрации времени и затрат

2. На закладке Обзор создайте новую строку (Ctrl-N) и заполните следующие поля:


Имя журнала Введите имя журнала.

Описание Введите развернутое описание журнала.

Серия документов Выберите серию документов для нумерации проводок в пакетах журнала.

Одобрение Укажите процедуру одобрения, которая будет использоваться в журнале.

Тип журнала Выберите тип журнала в зависимости от того, что вы будете в нем регистрировать, часы или доходы.

3. Перейдите на закладку Разное и отметьте поле Указывать время начала/окончания, чтобы при регистрации времени обязательным было указание времен начала и окончания работы.

4. Повторите шаги 2 и 3 для создания необходимого количества журналов.

Как настроить Журналы – разноска В данной форме вам необходимо создать хотя бы по одному журналу для разноски затрат и доходов по проектам. Эти журналы также можно создать в модуле ГЛАВНАЯ КНИГА (Главная книга/Главная книга/Настройки/Названия журналов).

1. Откройте форму ННаассттррооййккаа жжууррннааллаа (Проекты/Настройки/Журналы – разноска). На закладке Обзор создайте новую строку (Ctrl-N) и заполните поля формы:


Имя журнала Введите имя журнала.

Описание Введите развернутое описание журнала.

Тип журнала Выберите тип журнала Проект-затраты или Доходы.

Серия документов Выберите серию документов для нумерации проводок в пакетах журнала.

Тип счета Определите тип корр. счета (Главная книга).



Корр. счет Выберите номер корр. счета.

С одобрением Отметьте данное поле, чтобы использовать в журналах процедуру одобрения.

Одобрение Укажите процедуру одобрения, которая будет использоваться в журнале.

Рис. 7 Настройка журналов для разноски затрат и доходов по проектам

2. Перейдите на закладку Разное и заполните следующие поля:


Фиксированный корр. счет Отметьте данное поле, чтобы счет, указанный в поле Корр. счет, не мог быть изменен при создании журналов.

Изменение номера Выберите способ смены номера документа:

• При условии баланса. Если вы не указали корр. счет, вы можете вводить проводки под одним номером документа ГК до тех пор, пока не установится баланс. Если вы указали корр. счет, новый номер документа ГК будет присваиваться каждой строке.

• Вручную. Новый номер документа присваивается вручную.

• Только один номер документа ГК. Для журнала может существовать только один номер документа ГК.

Документ Номер или название внешнего документа, на основании которого была сформирована проводка.

Уровень детализации Выберите уровень детализации при разноске операций:

• Подробности. По всем операциям будут сформированы отдельные проводки.

• Сводка. Суммы по операциям, имеющим одинаковые: номер документа ГК, счет, валюту и коды аналитик, будут суммированы, и по ним будет сформирована одна проводка.

Валюта Укажите валюту операций в журнале по умолчанию.

Фиксированный курс Отметьте данное поле, чтобы использовать в журналах фиксированный курс.



Как настроить Журналы – материалы Данный журнал используется для регистрации операций расхода номенклатуры в ходе проектов. Этот же журнал используется в модуле УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ в качестве журнала прибылей и убытков.

1. Откройте форму ННаассттррооййккаа ссккллааддссккиихх жжууррннааллоовв (Проекты/Настройки/Журналы - материалы).

Рис. 8 Настройка складских журналов

2. На закладке Обзор создайте новую строку (Ctrl-N), укажите название журнала, его описание и выберите серию документов для нумерации пакетов журнала в соответствующих полях.

3.5. Настройка контроля НЗП, категорий затрат и групп категорий затрат

Контроль НЗП настраивается для расчета процентного показателя завершения для проектов с фиксированной ценой. В контроле НЗП определяются категории затрат, которые должны включаться в расчет процентного показателя завершения.

Обычно для компании требуется настроить всего один тип контроля НЗП, так как внутри одной компании используются одинаковые данные для расчета процентного показателя завершения для всех проектов.

Для типа контроля НЗП по умолчанию создаются три группы затрат для часов, затрат и номенклатур. Они не могут быть удалены. Однако при необходимости можно создавать дополнительные группы затрат. Кроме того, каждая категория затрат должна ссылаться только на одну группу затрат, то есть, если вы создаете несколько групп затрат для одного типа операции, вам необходимо распределить категории затрат между этими группами.

Первоначально все категории затрат прикрепляются к трем предопределенным группам затрат. Все категории затрат типа Часы прикрепляются к группе затрат Часы, все категории типа Затраты прикрепляются к группе затрат Затраты, а все категории типа Номенклатура прикрепляются к группе затрат Номенклатура.

Иногда необходимо иметь больше трех групп затрат. Например, если вы хотите различать дорожными расходы и прочие расходы, создайте две группы затрат для этих типов расходов. После этого переопределите категории затрат так, чтобы они ссылались на одну из двух групп затрат.



Связующим звеном между операциями и группами затрат выступают категории затрат. Любая операция, проведенная по некоторой категории затрат, присоединяется посредством категории затрат к группе затрат.

Некоторые операции проектов не должны учитываться при расчете процентного показателя завершения, поэтому для каждой группы затрат можно определить, должны ли операции, проведенные по данной группе, включаться в расчет процентного показателя завершения.

Категории затрат не связаны с конкретными проектами. Их задача заключается в том, чтобы направлять проводку проекта (по часам, по доходам, по расходам, по номенклатуре) на надлежащий балансовый счет.

Для того, чтобы сотрудник мог регистрировать часы на определенные категории затрат, необходимо определить соответствие между сотрудниками и категориями затрат. Это можно сделать в форме ККааттееггооррииии ззааттрраатт, а также в модуле ПЕРСОНАЛ.

Категории затрат объединяются в группы. Группы категорий затрат обычно ставятся в соответствие различным типам проводок: доходы, часы, затраты, номенклатура, НЗП. Вы можете настроить в системе произвольное число категорий затрат и групп категорий затрат.

Любая операция, зарегистрированная в модуле ПРОЕКТЫ, может быть разнесена по счетам ГК в соответствии с настройкой разноски для проектных групп или для категорий затрат.

Как настроить группы категорий затрат 1. Откройте форму ГГррууппппаа ккааттееггоорриийй (Проекты/Настройки/Группы категорий).

Рис. 9 Форма ГГррууппппаа ккааттееггоорриийй

2. На закладке Обзор создайте новую строку (Ctrl-N) и заполните поля формы:


Группа категорий Введите код группы категорий затрат.

Тип операции Выберите один из типов операций. Он определяет, операции какого типа вы будете разносить на данную категорию затрат.

Название группы категорий Введите полное название группы категорий затрат.

3. На закладках Стоимость и Цены продажи можно посмотреть особые настройки разноски, выполненные для данной группы категорий затрат, и изменить их. Настройка разноски описана в пункте 3.3.



4. Нажмите кнопку Категории, чтобы посмотреть, какие категории затрат относятся к данной группе, или создать новые. Создание категорий затрат описано ниже.

Как настроить категории затрат 1. Откройте форму ККааттееггооррииии ззааттрраатт (Проекты/Настройки/Категории).



Категория Введите код категории затрат.

Название категории Введите полное название категории затрат.

Группа категорий Выберите группу, к которой относится данная категория.

Тип операции Тип операций, соответствующий группе категорий затрат. Поле заполняется автоматически в зависимости от выбора группы категорий затрат.


Укажите налоговую группу номенклатуры, которая будет использоваться при расчете налогов по операциям, относящимся к данной категории затрат.

Рис. 10 Настройка категорий затрат

3. На закладках Стоимость и Цены продажи можно посмотреть особые настройки разноски, выполненные для данной категории затрат, и изменить их. Настройка разноски описана в пункте 3.3.

4. Кнопки в форме ККааттееггооррииии ззааттрраатт:

Кнопка Описание

Разноска Открывается форма РРааззннооссккаа, в которой показаны настройки разноски для данной категории затрат.

Персонал Открывается форма, в которой можно определить сотрудников, имеющих право вводить часы по данной категории затрат.

Стоимость Открывается форма ССееббеессттооииммооссттии, в которой вы можете определить себестоимости для выбранных категории



затрат, сотрудника и проекта. Себестоимости действуют, начиная с указанной даты и до начала следующего периода.

Цены продажи Открывается форма ЦЦеенныы ппррооддаажжии, в которой вы можете определить цены продажи (аналогично себестоимости).

3.6. Настройка стадий проектов

В ходе работы проект проходит несколько стадий. Всего в системе существует пять стадий проектов:

• Создано

• Оценено

• Спланировано

• В работе

• Завершено

но стадии, который проходит каждый конкретный проект, настраиваются в форме ННаассттррооййккаа ссттааддиийй проекта для типов проектов.

Для каждого типа проекта должна быть определена хотя бы одна стадия.

Ниже, в таблицах представлены операции, которые можно выполнять при работе с проектами на каждой стадии для каждого типа проекта:

1. Проекты типа Фиксированная цена.

Операция Создано Оценено Спланировано В работе Завершено

Регистрация часов √

Регистрация затрат √

Регистрация доходов

Регистрация расхода номенклатур

√

Регистрация потребностей в номенклатуре

√ √ √ √

Создание заказов

Создание предложения по предварительному счету и счета

Создание промежуточного предложения и счета

√

Создание промежуточного счета

√ √ √ √

Создание и редактирование бюджета



Создание и редактирование оценок

√

Разноска счетов

Периодическая разноска затрат

Контроль НЗП √

Реверс НЗП √

Коррекция √

2. Проекты типа Время и расходы.




Регистрация доходов √


√


√ √ √ √

Создание заказов √


√


√


√ √ √ √


√ √ √ √ √


Разноска счетов √


√

Контроль НЗП

Реверс НЗП

Коррекция

3. Внутренние проекты






Регистрация доходов


√


√ √ √ √

Создание заказов





√ √ √ √


Разноска счетов


√

Контроль НЗП

Реверс НЗП

Коррекция

4. По проектам типа Сводка никакие операции выполняться не могут.

Как настроить стадии проектов 1. Откройте форму ННаассттррооййккаа ссттааддиийй ппррооееккттаа (Проекты/Настройки/Этапы проекта).



Рис. 11 Настройка стадий проектов

2. На закладке Обзор для каждого типа проекта определите доступные стадии, отметив соответствующие поля.

3. Стадия проекта меняется вручную, и может быть изменена на один шаг вперед или на один шаг назад. Чтобы перевести проект из одной стадии в другую, в форме ППррооееккттыы (Проекты/Проекты) на закладке Обзор выберите нужный проект, нажмите кнопку Стадии и выберите новую стадию проекта.

Стадия подпроекта всегда должна меняться перед изменением стадии проекта-родителя.

3.7. Настройка себестоимостей и цен продажи

Себестоимости и цены продаж настраиваются в формах ССееббеессттооииммооссттии и ЦЦеенныы ппррооддаажжии в папке Настройки. Эти формы также можно открыть из формы ППррооееккттыы. Работа с формами немного отличается в зависимости от того, откуда они открыты.

Себестоимости и цены продаж, используемые в общих проектах, обычно настраиваются из папки Настройки. Себестоимости и цены продаж, используемые в конкретных проектах, настраиваются через форму ППррооееккттыы.

Как настроить цены продаж и себестоимости 1. Откройте форму ЦЦеенныы ппррооддаажжии (Проекты/Настройки/Цены продажи).

2. На закладке Обзор создайте новую строку (Ctrl+N) и заполните поля формы:


Допустимо, начиная с Укажите дату начала действия цены.

Категория Выберите категорию затрат, к которой привязана цена.

Код сотрудника Выберите код сотрудника, работающего с этой ценой.

Проект Определите проект, в котором будет использоваться данная цена. Если данное поле остается пустым, цена будет использоваться во всех проектах.



Цены продажи Введите цену.

Валюта Укажет валюту цены.

Процент сборов Укажите процентную наценку к стоимости товара для определения цены, если цена определяется таким образом.

Рис. 12 Настройка цены продажи

3. Себестоимости настраиваются в форме ССееббеессттооииммооссттии (Проекты/Настройки/ Стоимость). Поля на закладках заполняются так же, как и при настройке цен продаж.



4. Работа с проектами

4.1. Создание проекта

Перед созданием проекта необходимо изучить принципы работы в многоуровневой проектной среде. Каждый проект может включать любое количество подпроектов. Каждый подпроект наследует характеристики проекта – родителя. Прежде чем приступать к настройке проектов в системе следует продумать иерархию проектов в компании.

Пример проектной иерархии

1. Настройте проект с номером 1000, назовите его Внутренняя деятельность, сохраните его.

2. Введите -## в поле Шаблон, и нажмите кнопку Подпроект.

3. В появившейся форме ППррооееккттыы создайте следующие три подпроекта:

• 1000-01 Встречи

• 1000-02 Тренинги

• 1000-03 Административная работа

4. Стоя на строке с проектом Административная работа, введите -# в поле Шаблон, и нажмите кнопку Подпроект.

5. Создайте следующие три подпроекта:

• 1000-03-1 Переписка

• 1000-03-2 Составление расписания

• 1000-03-3 Распечатка материалов

Для просмотра иерархии проектов в виде дерева отметьте поле Объект в виде дерева в форме ППррооееккттыы.

Рис. 13 Просмотр иерархии проектов в виде дерева



Как создать проект 1. Откройте форму ППррооееккттыы (Проекты/Проекты).

2. На закладке Обзор создайте новый проект, для этого нажмите Ctrl+N или кнопку Создать инструментальной панели. На экране появится форма ССооззддааттьь ппррооеекктт. Эта форма используется только для создания новых проектов. Введенная информация может быть изменена позже в форме ППррооееккттыы.

Рис. 14 Создание проекта

3. Заполните поля формы:


Тип Выберите один из типов проектов.

Проект Код проекта. Поля заполняется системой автоматически в соответствии с выбранной номерной серией.

Группа Укажите группу проектов, к которой будет относиться создаваемый проект.

Название Введите название проекта.

Счет проекта Выберите из списка счет проекта.

Код клиента По умолчанию предлагается код клиента, указанного в выбранном счете проекта. Значение поля можно изменить.

Формат Введите формат шаблона для подпроектов. Следите, чтобы число символов в названии не превышало 20. Если этот лимит превышен, будет выдано сообщение об ошибке.

Статус счета Выберите статус счета проекта.

4. Нажмите кнопку ОК. Информация перенесется в форму ППррооееккттыы.



Ответственный сотрудник Выберите код сотрудника – руководителя проекта.



Материально ответственный Укажите код материально ответственного сотрудника по проекту.

Дата создания Дата создания проекта. По умолчанию проставляется текущая системная дата.

Начальная дата Дата начала проекта.

Дата завершения Дата завершения проекта.

6. На закладке Настройки заполните следующие поля:


Разноска Выберите, по какому из профилей должна производиться разноска операций по проекту: по профилю, настроенному для групп проектов или для категорий затрат.

Налоговая группа Выберите налоговую группу, которая будет использоваться по умолчанию при выставлении счетов по проекту.

Шаблон проекта Отметьте данное поле, чтобы использовать проект в качестве шаблона при создании проектов с помощью Мастера.

Проект НЗП Для проектов с фиксированной ценой выберите проект НЗП.

Контроль НЗП Укажите метод контроля НЗП.

Тип периода Выберите тип периода оценки.

7. На закладке Адрес указываются адрес и контактные данные клиента.

8. Далее необходимо ввести виды деятельности по проекту. Виды деятельности подробно описаны в пункте Как определить виды деятельности в проекте.

9. Для настройки контактных лиц по проекту нажмите кнопку Настройки/Контактные лица. Настройка контактных лиц по проекту описана в пункте Как настроить контактные лица по проекту. Также необходимо настроить стоимость и цены продажи по проекту и разноску. Эти настройки описаны в разделе 3.

10. После создания проекта вы можете определить для него произвольное число подпроектов разного уровня, то есть построить иерархию проектов. Подробно построение иерархии проектов описано в разделе 4.7.

Как определить виды деятельности в проекте Виды деятельности характеризуют работы по проекту, относящиеся к различным категориям временных затрат. По видам деятельности регистрируется фактическое время, затраченное сотрудником предприятия на работу. Также по видам деятельности можно вводить прогнозируемые затраты времени.

Разбиение проекта на виды деятельности может делаться с разной степенью детализации, которая определяется количеством почасовых ставок, вариантов разноски по ГК, потребностями календарного планирования и т.д.

Виды деятельности, определенные для проекта, могут быть изменены пока проект не перешел в стадию В работе.



1. Откройте форму ППррооееккттыы (Проекты/Проекты). На закладке Обзор выберите проект и нажмите кнопку Виды деятельности. На экране появится форма ВВииддыы ддееяяттееллььннооссттии.



Проект Код проекта, для которого настраиваются виды деятельности. Поле заполняется системой автоматически и недоступно для редактирования.

Деятельность Введите код вида деятельности.

Описание Введите развернутое описание деятельности.

Категория Выберите категорию затрат, к которой относится данный вид деятельности.

Процент завершения Можно указать процент завершения работы по данному виду деятельности.

Рис. 15 Настройка видов деятельности по проекту

3. Кнопки на форме ВВииддыы ддееяяттееллььннооссттии:

Кнопка Описание

Вверх, Вниз Перемещение строк формы (видов деятельности) для расположения их в нужном порядке. MICROSOFT AXAPTA воспринимает последовательность введенных видов деятельности как порядок, в котором они должны быть выполнены в ходе проекта, поэтому обратите внимание на последовательность видов деятельности при вводе.

Проводки Вызов формы ЧЧаассыы для просмотра фактического времени, потраченного на выполнение заданий, относящихся к данному виду деятельности. Ввод фактических данных по проекту описан в пункте 4.2.2.

Прогноз Вызов формы ЧЧаассооввыыее ппррооггннооззыы для ввода прогноза времени, которое будет потрачено на выполнение заданий, относящихся к данному виду деятельности. Ввод прогнозов подробно описан в пункте 4.2.1.

Как настроить контактные лица по проекту



1. Откройте форму ППррооееккттыы (Проекты/Проекты). На закладке Обзор выберите проект, для которого хотите настроить контактные лица. Нажмите кнопку Настройки/Контактные лица.

2. На экране появится форма ККооннттааккттнныыее ллииццаа. Создайте новую строку на закладке Обзор (Ctrl-N). Введите должность, имя, телефон и другие данные контактного лица.

Рис. 16 Настройка контактных лиц

3. Повторите шаг три для создания необходимого числа контактных лиц.

4. Сохраните записи (Ctrl-N) и закройте форму.

4.2. Ввод прогнозов и фактических данных по проекту

4.2.1. Прогнозы Прогнозы служат основой для планирования проектов.

• Прогнозы часов позволяют планировать время, затраченное на проект.

• Прогнозы по доходам, затратам и номенклатурам используются для составления бюджета проекта.

Прогноз может быть введен для всех типов операций – часы, затраты, номенклатура и доходы. Составление прогнозов доходов особенно полезно в случае проектов типа Фиксированная цена. Платежи за такой проект могут производиться в течение долгосрочного периода, поэтому целесообразно поддерживать общее представление о том, какие платежи ожидаются в какое время.

Прогнозы расхода номенклатуры используются для контроля товара, который должен быть задействован в проекте. Номенклатура, введенная в качестве прогноза, составляет ожидаемый объем продаж.

Каждый вводимый прогноз должен быть отнесен к некоторой прогнозной модели. С помощью прогнозных моделей можно создавать разные бюджеты для одних и тех же операций по проекту. Прогнозные модели настраиваются в одноименной форме Проекты/Настройки/ Бюджетная модель проекта (см. раздел 3).

Доступ к форме для ввода прогнозов можно получить тремя различными способами:



• Из формы ППррооееккттыы по кнопке Прогноз • Из меню Проекты/Прогноз/Проекты • Из формы ВВииддыы ддееяяттееллььннооссттии по кнопке Прогноз. В этом случае прогноз можно

ввести только по выбранному виду деятельности.

После ввода прогнозов проект переводится из стадии Создано в стадию Оценено. См. пункт (4.3).

Как ввести прогноз по проекту 1. Откройте форму ППррооееккттыы (Проекты/Проекты). На закладке Обзор выберите проект, по

которому хотите ввести прогноз.

2. Нажмите кнопку Прогноз/Часы для ввода прогноза расхода времени на выполнение заданий по проекту. На экране появится форма ЧЧаассооввыыее ппррооггннооззыы.

Рис. 17 Ввод часовых прогнозов



Код сотрудника Выберите код сотрудника, для которого вводится прогноз расхода времени.

Модель Укажите прогнозную модель, к которой относится вводимый прогноз. Для разных сценариев развития проекта могут быть заданы разные прогнозные модели.

Начальная дата Введите дату прогнозируемой операции.

Проект Код проекта, для которого вводится прогноз.

Деятельность Выберите вид деятельности, для которого вводится прогноз.

Категория Категория затрат проставляется автоматически после указания вида деятельности. Поле обязательно для заполнения. Можно задавать прогноз только по категории затрат или для одного и того же вида деятельности, но по разным категориям.

Рабочий центр Укажите рабочий центр, на котором выполняется задание.

Текст проводки Введите поясняющий текст к проводке.

Часы Введите прогнозируемое количество часов.

4. Перейдите на закладку Разное и заполните поля формы:




Использовать Отметьте поле, чтобы включить данную операцию в прогноз.

Стоимость Укажите себестоимость одного часа работы.

Валюта Выберите валюту операции.

Цена продажи Укажите цену продажи одного часа работы. Эта цена будет указана в счете, который выставляется клиенту.

Статус счета Выберите статус счета (оплачиваемые часы или нет).

Группа задач Укажите группу заданий, к которой относится данная операция. Группа заданий используется для обеспечения возможности использования альтернативных рабочих центров.

Потребность к заданию Укажите минимальное требование к используемому рабочему центру. Подробно рабочие центры описаны в Руководстве пользователя по производству.

Загрузить Введите требуемую загрузку рабочего центра в процентах.

Связь Задайте связь между выполняемыми операциями:

• Нет – связи нет;

• Начало-Начало – следующая операция не может начаться, пока не начнется предыдущая;

• Конец-Конец – следующая операция не может завершиться, пока не завершится предыдущая;

• Начало-Конец – следующая операция не может завершиться, пока не начнется предыдущая операция;

• Конец-Начало – следующая операция не может начаться, пока не завершится предыдущая операция.

Тип связи Укажите тип связи между операциями:

• Нет – произвольный выбор отношения начальных дат операций;

• Мягко – возможность выбора времен начала и завершения операций;

• Жестко – строго фиксированное отношение между датами операций.

Например, если установлена связь Конец-Начало и тип связи Жестко, время завершения предыдущей операции равно времени начала последующей операции. При типе связи Мягко между завершением предыдущей операции и началом последующей операции возможен временной интервал.

Операционное время Отметьте данное поле, чтобы запланированное рабочее время определялось часами, указанными в рабочем календаре, установленном для данного рабочего центра.

Мощность Отметьте поле, чтобы данная операция резервировала мощность указанного рабочего центра.



5. На закладке Планирование вы можете посмотреть детальную информацию о планировании операций:


Рабочий центр После выполнения планирования рабочий центр, назначенный для выполнения данной задачи, появляется в этом поле.

Спланированные часы Число часов, спланированное на данную операцию на данном рабочем центре.

Начальная дата, Начальное время

Дата и время начала операции.

Дата завершения, Конечное время

Дата и время завершения операции.

6. Повторите шаги 3-5 необходимое число раз для ввода прогнозов по всем видам деятельности и категориям затрат.

7. Для ввода прогноза затрат по проекту в форме ППррооееккттыы нажмите кнопку Прогноз/ Затраты. В форме ППррооггнноозз ссттооииммооссттии создайте строки прогноза. Обратите внимание, что в поле Стоимость отражается сумма, которую компания планирует потратить, а цена продажи будет включена в счет клиенту.

8. Аналогично вводятся прогнозы расхода номенклатурных единиц по проекту (кнопка Прогноз/Номеклатурные единицы) и доходов по проекту (кнопка Прогноз/Доходы).

Как изменить введенный прогноз Рассмотрим редактирование прогноза на примере прогноза часов.

1. Откройте форму ППррооееккттыы (Проекты/Проекты). На закладке Обзор выберите проект, прогноз по которому хотите изменить. Нажмите кнопку Прогноз/Часы.

2. В форме ЧЧаассооввыыее ппррооггннооззыы нажмите кнопку Редактирование. На экране появится форма РРееддааккттииррооввааннииее ооппееррааццииии.



Рис. 18 Редактирование прогнозных проводок

3. В поле Редактирование оценки выберите способ редактирования:

Значение Описание

Копирование Выберите этот вариант, чтобы скопировать операции. Изменения, указанные в форме РРееддааккттииррооввааннииее ооппееррааццииии, будут учтены при копировании.

Обработать Выберите этот вариант для обновления существующих операций.

Удаление Выберите это значения, чтобы удалить прогнозные проводки.

4. Нажмите кнопку Выбрать, чтобы выбрать с помощью стандартного запроса MICROSOFT AXAPTA операции, которые должны быть отредактированы. Если вы не выбрали операции, изменения будут внесены во все проводки в форме ЧЧаассооввыыее ппррооггннооззыы.

5. В группе полей Изменение отметьте характеристики, которые должны быть изменены.

6. В группе полей На/До укажите новые значения изменяемых характеристик.

7. При изменении даты операции заполните следующие поля:


Дата Отметьте поле, чтобы изменить дату проводки. Изменение Укажите число единиц времени, на которое надо изменит

дату операции. Поштучно Укажите единицы измерения времени. Например, если дату

проводки надо изменить на три дня вперед, укажите в поле Изменение 3, а в поле Поштучно – День.



8. Для внесения изменений в количество часов, себестоимость и цену продажи заполните поля группы Изменения в сумме. Укажите в полях после знака * коэффициент, на который надо умножить существующее значение поля для получения нужного.

9. Укажите в полях после знака + величину, которую надо прибавить к существующему значению поля для получения нужного значения.

10. Нажмите кнопку ОК для принятия всех изменений.

11. Для просмотра загрузки рабочего центра, выполняющего операцию, в форме ЧЧаассооввыыее ппррооггннооззыы нажмите кнопку Загрузка мощности.

4.2.2. Фактические данные Ввод фактических данных по проекту (потраченного времени, понесенных затрат, расхода номенклатур) осуществляется через журналы. Прежде чем начать ввод фактических данных, необходимо перевести проект в стадию В работе. Стадии проекта подробно описаны в разделе 4.3. Работа с журналами в модуле ПРОЕКТЫ описана в разделе 6.

Как посмотреть данные по проекту Для просмотра фактических проводок по проекту и соответствующих им бухгалтерских проводок выберите проект в форме ППррооееккттыы и нажмите кнопку Проводки/Часы (Затраты, Доходы, Склад).

Для просмотра статистики по проекту в форме ППррооееккттыы нажмите кнопку Запрос/Статистика. На экране появится форма ТТррааннззааккцциияя ппоо ппррооееккттуу. Эта форма является настраиваемой, в ней можно посмотреть суммы по прогнозам и фактическим данным текущего проекта.



Рис. 19 Просмотр проводок по проекту

4.3. Планирование операций по проекту

Функция планирования используется для планирования распределения ресурсов по времени. Последовательность и продолжительность операций служат основой для планирования проекта. Последовательность операций, введенных в часовом прогнозе по проекту, является последовательностью, в которой выполняются работы. Система создает проектный план, основываясь на этой последовательности.

Для того чтобы создать план, необходимо задать продолжительность всех операций в форме ЧЧаассооввыыее ппррооггннооззыы (см. раздел 4.2.1).

Перед планированием необходимо выполнить следующие предварительные настройки:

• Настроить календари операционных времен.

• Настроить группы рабочих центров.

• Настроить рабочие центры.

• Назначить календари группам рабочих центров и/или рабочим центрам.

• Распределить сотрудников по рабочим центрам. Информация об имеющихся в распоряжении часах содержится в календаре, и, учитывая, что календари привязаны к рабочим центрам, а не непосредственно к сотрудникам, планирование часов для сотрудников должно осуществляться через рабочие центры. Следовательно, планирование осуществляется посредством рабочих центров.



Как настроить планирование 1. Откройте форму ППррооееккттыы (Проекты/Проекты). На закладке Обзор выберите проект, для

которого хотите произвести планирование.

2. Нажмите кнопку Функции/Планирование. На экране появится форма ППллааннииррооввааннииее.

Рис. 20 Настройка планирования



Проект Код проекта, планирование которого будет производиться. Планировать можно проекты любого уровня иерархии.

Модель Выберите модель планирования. Прогнозные проводки, имеющие другую модель, не будут включены в план.

Вид операции Выберите направление планирования проекта. Дата, Время Укажите дату и время начала планирования. Метод Выберите метод планирования. В большинстве случаев для

планирования проекта достаточно выбрать Планирование операций. Уровень детализации метода Планирование операций относительно низок по сравнению с уровнем детализации метода Планирование работ. При выборе первого метода не выделяется никакого конкретного рабочего центра.

Ограниченная мощность Отметьте данное поле, и система будет принимать во внимание ресурсные ограничения. Так, время, отведенное на ранее запланированные операции, вычитается из общего плана.

Ссылки графика Отметьте поле, чтобы, включить в план операции на всех уровнях основного проекта. Если поле не отмечено, в план будут включены только операции, относящиеся к проекту, указанному в поле Проект.



Синхронизировать ссылки Если отмечено данное поле, проект, указанный в поле Проект, определяет относительное положение оставшихся проектов внутри проектной иерархии. Так, проект, указанный в поле Проект, определяет распределение операций до и после указанного проекта.

4. Нажмите кнопку ОК, чтобы запустить функцию планирования.

4.4. Ввод промежуточных счетов по проекту

Проводки по счету вводятся в проекте. Процедура ввода проводок по счету для проектов типа “время и расходы” и для проектов типа “фиксированная цена” одинакова. Проводки по счету для обоих типов вводятся в одинаковой форме. Однако информация в форме различается (в соответствии с типом):

• Для проектов типа “время и расходы” сумма по счету вводится как одна строка, дополнительное количество строк вводится как корреспондирующая проводка.

• Для проектов типа “фиксированная цена” только сумма по счету вводится как одна или несколько строк. Корреспондирующих проводок не требуется для этого типа проекта, так как платежи для таких проектов осуществляются в соответствии с графиком платежей.

Как зарегистрировать промежуточный счет по проекту 1. Откройте форму ППррооееккттыы.

2. Нажмите кнопку Счет, выберите Промежуточный счет (откроется форма ППррооммеежжууттооччнныыйй ссччеетт).

3. В форме ППррооммеежжууттооччнныыйй ссччеетт нажмите Ctrl+N для создания строки проводки, а также сделайте следующее:

Шаг Действие

Проект Номер текущего проекта

Корреспондирующие проводки Флаг в левом блоке строчки, где вводится сумма по счету. В последующих строчках корреспондирующие проводки вводятся с противоположным знаком, и для этих строк этот флаг отмечен.

Дата Щелкните на иконку для выбора даты проводки по счету.

Текст проводки Введите текст проводки

Валюта Выберите валюту проводки по счету

Налоговая группа Выберите налоговую группу


Выберите налоговую группу номенклатуры

Сумма в валюте Введите сумму в выбранной валюте

Предложение Если для проводки по счету было сгенерировано предложение по счету, то этот флаг становится



отмеченным.

Отфактуровано Если проводка по счету была отфактурована, то этот флаг становится отмеченным.

Процедура в таблице может быть повторена несколько раз, если необходимо ввести несколько счетов в одном и том же проекте

4. Создайте одну или несколько строк, подобно тому, как описано выше, со следующими особенностями:

• Флаг Корреспондирующая проводка должен быть отмечен.

• Сумма в поле Сумма в валюте должна быть с отрицательным знаком.

• Общая сумма корреспондирующих строк должна равняться сумме в первой строке проводки. Система не проверяет это равенство.

4.5. Проекты в разрезе выставления счетов

Счета проектов используются для обеспечения возможности повторного использования информации при выставлении счетов по разным проектам. Особенно удобно использовать счета проектов, если компания ведет несколько проектов для одного клиента. В таком случае для этих проектов создается один счет проекта, и счета по проектам, созданные на основе данного счета проекта, будут выставляться в одно и то же время на одинаковых условиях.

Счета должны быть созданы для всех проектов в системе.

В счете по проекту собрана следующая информация:

• валюта, используемая при выписке счета

• клиент, на которого выписывается счет

• условия оплаты, включая скидки

• налоговая информация

• адрес

• соглашения по фиксированным курсам

• счета могут выставляться по операциям типов: Часы, Затраты, Доход, Номенклатура.

Как создать счет проекта 1. Откройте форму ППррооееккттыы в разрезе выставления счетов (Проекты/Счет проекта).

2. На закладке Обзор создайте новую строку (Ctrl-N или кнопка Создать инструментальной панели) и заполните поля формы:


Счет проекта Введите код счета проекта.

Счет на Выберите клиента, которому выставляется счет.



Валюта Укажите валюту счета.

Условия оплаты, Скидка по оплате

Определите условия оплаты по счету и возможную скидку.

Язык Выберите язык документов по счету.

Рис. 21 Создание счета проекта



Разноска Группа разноски по клиенту. Поле заполняется автоматически при выборе клиента.

Группа номерных серий Выберите группу номерных серий для нумерации документов.

Налоговая группа Выберите налоговую группу, в соответствии с которой будут начисляться налоги по счету.

4. На закладке Адрес по умолчанию указывается адрес клиента, выбранного на закладке Обзор. Данные берутся из таблицы клиентов в модуле РАСЧЕТЫ С КЛИЕНТАМИ. При необходимости адрес можно изменить.

5. На закладке Аналитика укажите значения кодов финансовой аналитики.

При создании подпроекта ему передается ссылка на счет от родительского проекта. При необходимости можно создать новый счет проекта.

4.6. Предложение по предварительному счету

Последним этапом работы с проектом является создание и обработка счета.

В проектах типа Время и расходы счета выставляются на основе фактических затрат и доходов. Можно управлять включением или не включением в счет операций по проекту с помощью статуса счета, который присутствует в каждой операции. Этот статус наследуется из настроек проекта, но может быть изменен вручную для каждой строки журнала.

Выставление и обработка счета в проектах типа Время и расходы состоит из двух этапов: создания предложения по счету и обработка предложения. На первом этапе формируется



документ, включающий в себя ссылки на фактические затраты. На втором этапе происходит одобрение и разноска промежуточного счета. В результате операции создается документ под названием Счет, и выполняются проводки в Главной Книге.

Как создать предложение по счету 1. Откройте форму ППррооееккттыы (Проекты/Проекты). На закладке Обзор выберите проект и

нажмите кнопку Счет/Предложение по счету.

2. На экране появится форма ППррееддллоожжееннииее ппоо ссччееттуу.

3. В форме ППррееддллоожжееннииее ппоо ссччееттуу нажмите кнопку Создать предложение по предв. счету. На экране появится одноименная форма. Заполните ее поля и нажмите кнопку ОК.


Часы, Издержки, Доходы, Промежуточные счета, номенклатурные единицы

Отметьте, операции каких типов должны быть включены в предложения по счету.

Количество Укажите количество номенклатуры, включаемой в предложение по счету.

Начальная дата, Конечная дата

Определите временной интервал, операции из которого должны быть включены в предложение по счету.

Дата счета Введите дату счета.

Рис. 22 Создание предложения по счету

4. На основе фактических данных будет создано предложение по счету.



Рис. 23 Предложение по счету

5. Нажмите кнопку Разнести счет. Будет создан счет по проекту и сделаны проводки в ГК.

6. Для просмотра счета в форме ППррооееккттыы нажмите кнопку Счет/Счет.

4.7. Проекты со сложной структурой

Рассмотрим на примере работу с проектами со сложной структурой.

Предположим, необходимо спроектировать, изготовить и провести испытания прибора для теста кабеля. Очевидно, что для удобства можно разбить весь объем работ на подпроекты, по которым можно установить индивидуальные сроки завершения и назначить разных руководителей. Структура проекта показана на рисунке ниже:

Рис. 24 Пример проекта со сложной структурой

Прежде всего, необходимо создать счет проекта и сформировать структуру проекта.



4.7.1. Формирование структуры проекта 1. Сначала создайте счет проекта в форме ССччеетт ппррооееккттаа (Проекты/Счет проекта).

Подробно описание счета см. в пункте 4.5.

2. После этого в форме ППррооееккттыы создайте новый проект «Прибор для теста кабеля» с типом Сводка. Создание проектов описано в разделе 4. Этот тип проекта является уровнем в иерархии и используется для объединения нескольких подпроектов по общности задач, единой цели или по другим причинам. У подпроектов сводки может быть один счет проекта, а могут быть разные. Подпроекты могут быть разных типов и относиться к разным проектным группам. Таким образом, объединение проектов в сводку не накладывает на них никаких ограничений, но позволяет получать консолидированную отчетность по всем проектам в сводке.

3. Далее нажмите кнопку Подпроекты и создайте подпроект:

Тип проекта Группа проектов

Название Счет проекта

Статус счета

Время и расходы Разработка и проектирование

Проектирование измерительного прибора

УрК-оборуд Неоплачиваемый

4. Для проекта «Проектирование измерительного прибора» создайте еще два подпроекта:

Тип проекта Группа проектов

Название Счет проекта

Статус счета

Фиксированная цена

Опытное производство

Производство опытного образца


Фиксированная цена

Опытное производство

Полевые испытания опытного образца


5. Создайте виды деятельности для подпроектов согласно Рис. 24. Создание видов деятельности описано в разделе 4. Рекомендуется, чтобы код и название вида деятельности содержали в себе ссылку на проект. Например, можно использовать код проекта как префикс кода вида деятельности. Это значительно облегчает работу при вводе фактических расходов времени.



Рис. 25 Созданная структура проекта

4.7.2. Работа с проектом 1. Необходимо ввести прогноз по проекту. Ввод прогноза для проекта типа Сводка

невозможен, поэтому введите прогнозы по часам на три подпроекта. Для упрощения работы можно указывать только модель планирования, категорию затрат и количество часов. Остальные параметры при вводе прогноза являются опциональными и могут понадобиться только для календарного планирования.

2. После ввода прогнозов переведите все проекты в стадию В работе. Теперь необходимо вводить фактические данные по проектам. Для упрощения примера предположим, что по проектам нет никаких расходов, кроме расхода времени. Зарегистрируйте расход часов в журнале Часы.

Обратите внимание, что сотрудник может регистрировать часы только на те категории затрат, которые для него определены. Категории затрат для сотрудников назначаются в форме Персонал/Персонал/Сотрудники/Настройки/Категории затрат. Посмотреть, какие категории назначены каким сотрудникам можно в следующих отчетах:

• Проекты/Отчеты/Базовые данные/Сотрудник по категориям

• Проекты/Отчеты/Базовые данные/Категории по сотрудникам

3. Просмотр операций и статистики по подпроектам аналогичен описанному в пункте 4.2. Для того, чтобы просмотреть статистику по сводке (по всем, входящим в нее подпроектам) необходимо для проекта типа Сводка отметить поле Подпроекты в форме ППррооееккттыы.

4. Также вы можете сформировать и посмотреть отчет Операции по проектам. Формирование этого отчета подробно описано в разделе 8.



5. Периодические операции в модуле ПРОЕКТЫ

Периодические операции Провести издержки и Провести выручку используются в основном для распределения проводок между счетами прибылей и убытков и балансовыми счетами ГК.

1. С помощью операции Создание периода оценки (НЗП) вы можете создать новые периоды оценки проектов.

2. Операция Разнести (НЗП) позволяет разнести незавершенное производство в определенном периоде.

3. Операция Провести выручку применима только к проектам типа Время и расходы. Она позволяет выполнить следующие проводки:

• Временный оборот зачисляется, например, на счет Накопленная прибыль - себестоимость (счет прибылей и убытков).

• Счет, например, НЗП - себестоимость (балансовый счет) дебетуется.

Когда клиенту выставляется счет, временный оборот возвращается как проводка на счет НЗП - себестоимость.

4. Операция Провести издержки может выполняться только для внутренних проектов и проектов типа Время и расходы. Способ разноски проводок при выполнении операции зависит от способа разноски проводок в журналах. Настройки, выполненные на закладке Главная книга в форме ППррооееккттнныыее ггррууппппыы, определяют способ разноски проектных проводок в Главную книгу.

Как провести издержки 1. Откройте форму ППррооввеессттии ииззддеерржжккии (Проекты/Периодические операции/Провести

издержки). Нажмите кнопку Выбрать. На экране появится диалоговое окно ППррооввеессттии ииззддеерржжккии.

Рис. 26 Проведение издержек



Часы, Издержки, Номенклатуры Определите, какие издержки должны быть разнесены, путем



отметки соответствующих полей.

Размещение Выберите счета ГК, по которым будет производиться разноска: Баланс (балансовые счета ГК), Прибыли и убытки (счета прибылей и убытков ГК).

Ниже приведена таблица формирования проводок по разноске часов.

В колонке Разноска по журналу идет ссылка на то, как операции проводятся в журнале в зависимости от настройки параметра группы проекта.

В колонке Периодическая разноска содержатся сведения о том, где осуществляются новые проводки.

Разноска часов

Разноска по журналу Периодическая разноска

Группа проектов Проводка на счет Размещение Проводка на счет

- (нет разноски) Дебет: нет проводки

Кредит: нет проводки



Прибыли/Убытки Дебет: счет издержек

Кредит: счет заработной платы

Сальдо Дебет: себестоимость НЗП




- (нет разноски) Дебет: счет заработной платы

Кредит: счет издержек

Прибыли/Убытки Дебет: нет проводки






- (нет разноски) Дебет: счет заработной платы

Кредит: себестоимость НЗП


Кредит: себестоимость НЗП



Сальдо Дебет: нет проводки


Таблица Разноска номенклатур показывает формирование проводок при операциях с издержками.

Разноска номенклатур


Проводка на счет: Проводка на счет:

- (нет разноски) Дебет: невозможно

Кредит: невозможно







Прибыли/Убытки Дебет: Издержки - Наименования

Кредит: НЗП - Себестоимость - Наименования





Сальдо Дебет: НЗП - Себестоимость - Наименования

Кредит: Издержки - Наименования

Сальдо Дебет: НЗП - Себестоимость - Наименования

Кредит: Издержки - Наименования



Прибыли/Убытки Дебет: Издержки - Наименования

Кредит: НЗП - Себестоимость - Наименования



Таблица Разноска издержек показывает формирование проводок при операциях с номенклатурами.



Разноска издержек


Проводка на счет: Проводка на счет:

- (нет разноски) Дебет: невозможно

Кредит: невозможно








Кредит: компенсационный счет (часто кредиторская задолженность)





Сальдо Дебет: НЗП - Себестоимость


Сальдо Дебет: НЗП - Себестоимость

Кредит: компенсационный счет (часто кредиторская задолженность)




Кредит: НЗП - Себестоимость



5.1. Выставление счетов

1. Операция Создать предложение по предварительному счету

С помощью данной операции можно создать предложения по счетам для всех проведенных операций независимо от проекта. Для каждого счета проекта создается одно предложение.

2. Операция Создать промежуточное предложение

Эта операция позволяет создавать промежуточные предложения для всех проводимых операций независимо от проекта. Для каждого счет проекта создается одно предложение.



3. Операция Разнести счет

Данная операция позволяет просмотреть все счета, готовые к разноске, и провести их.

Как создать предложения по предварительному счету 1. Откройте форму ССооззддааттьь ппррееддллоожжееннииее ппоо ппррееддвв.. ссччееттуу (Проекты/Периодические

операции/Выставление счетов/Создать предложение по предв. счету).

2. Заполните необходимые поля формы и нажмите кнопку ОК. Подробно создание предложений по предварительным счетам описано в разделе Операции в модуле Проекты.

Рис. 27 Создание предложения

Как создать промежуточное предложение 1. Откройте форму ССооззддааттьь ппррооммеежж.. ппррееддллоожжееннииее (Проекты/Периодические операции/

Выставление счетов/Создать промеж. предложение).

Рис. 28 Создание промежуточного предложения

2. В полях формы укажите код проекта, счет проекта, дату счета и задайте интервал действия предложения. Подробно создание промежуточных предложений описано в разделе Операции в модуле Проекты.



3. Нажмите кнопку OK.

Как разнести счет 1. Откройте форму РРааззннеессттии ссччеетт (Проекты/Периодические операции/Выставление

счетов/Разнести счет). Выберите счета, которые хотите разнести.

2. Отметьте поля Обработка и Печать счета (если хотите печатать счет).

3. Нажмите кнопку OK, чтобы провести все счета, или кнопку Пакет для настройки пакетной обработки операции. Подробно разноска счетов описана в разделе Операции в модуле Проекты.

Рис. 29 Настройка разноски счетов по проектам

5.2. Коррекция операций

Операции, зарегистрированные и разнесенные в журналах часов, затрат, доходов и номенклатур, могут быть изменены (скорректированы) до выставления счетов. Операция может быть скорректирована полностью, либо может быть изменена частично.

Могут быть изменены следующие характеристики операций:

• статус счета

• налоговая группа номенклатуры



• себестоимость

• цена продажи

• категория затрат

• аналитики

• валюта

В проектах с фиксированной ценой нельзя изменить статус счета, цену продажи, валюту и налоговую группу номенклатуры.

Форму ККооррррееккцциияя, в которой выполняется коррекция операций, можно также вызвать из формы ППррооееккттыы по кнопке Функции/Коррекция.

Как скорректировать операцию полностью 1. Откройте форму ККооррррееккцциияя (Проекты/Периодические операции/Коррекция).

2. Нажмите кнопку Выбрать. На экране появится форма ССооззддааттьь ккооррррееккттииррууюющщииее ооппееррааццииии??.

Рис. 30 Выбор операций для коррекции



Часы Отметьте это поле, чтобы выбрать для коррекции операции из журнала Часы.

Издержки Отметьте это поле, чтобы выбрать для коррекции операции из журнала Затраты.

Доходы Отметьте это поле, чтобы выбрать для коррекции операции из журнала Доходы.

Начальная дата, Конечная дата Определите интервал, из которого вы хотите выбирать проводки для коррекции.

Дата переоценки Укажите дату корректирующей операции.



4. При необходимости укажите код проекта, счет проекта и другие параметры. Нажмите кнопку ОК.

5. В верхней части формы ККооррррееккцциияя появятся операции. Выберите из них операцию, которую хотите изменить, и нажмите на кнопку Корректировать. Нажмите кнопку ОК в форме РРааззббииееннииее ссттррооккии.. (В форме предлагается разбить строку на 1 строку).

Рис. 31 Коррекция операций

6. В нижней части формы появится строка, полностью дублирующая строку в верхней части формы. Измените значения полей. Нажмите кнопку Проверка для проверки внесенных изменений.

7. После корректировки параметра в строке операции другие параметры могут измениться. Нажмите на кнопку Обновить, чтобы просмотреть обновленные параметры. Например, если вы измените категорию, может обновиться цена продажи.

8. Проведите внесенные изменения (кнопка Разнести).

Как частично скорректировать операцию 1. Выполните шаги 1-4 вышеописанной процедуры. В форме РРааззббииееннииее ссттррооккии укажите

количество строк, на которое вы хотите разбить корректируемую строку.

2. В нижней части формы ККооррррееккцциияя будут созданы новые строки, полностью дублирующие корректируемую строку.

3. Если вы разбиваете нечетное число часов на две или больше строк, оставшаяся часть будет добавлена к последней строке. Например, если проводка 9 часов разбивается на две строки, у вас получается одна строка с 4 часами и вторая строка с 5 часами.

4. Внесите в строки необходимые изменения, выполните проверку (кнопка Проверка), обновите другие параметры (кнопка Обновить) и разнесите изменения (кнопка Разнести).



5.3. Заказы и закупки со ссылкой на проект

Из модуля ПРОЕКТЫ можно создавать заказы и закупки. Они абсолютно идентичны заказам и закупкам, создаваемым в модулях ЗАКАЗЫ и ЗАКУПКИ. Единственная разница состоит в том, что заказы и закупки, созданные в модуле ПРОЕКТЫ, автоматически получают ссылку на проект.

При выставлении счетов по проектам, счета по заказам со ссылкой на этот проект будут выставлены автоматически. Закупки со ссылкой на проект удобны, если вместе с проектом идет продажа товара. Счета по закупкам не выставляются через модуль ПРОЕКТЫ, а могут быть выставлены только через модуль ЗАКУПКИ.

Как создать заказ со ссылкой на проект Заказы со ссылкой на проект можно создать только для проектов типа Время и расходы.

1. Откройте форму ППррооееккттыы (Проекты/Проекты). На закладке Обзор выберите проект, для которого хотите создать заказ.

2. Нажмите кнопку Номенклатура/Реализация через заказ. На экране появится форма ЗЗааккаазз. Работа с ней полностью описана в Руководстве пользователя по логистике.

В заказах со ссылкой на проект не может быть настроена общая скидка, так как счета по этим заказам выставляются через счета проекта.

Закупки со ссылкой на проект создаются в форме ЗЗааккууппккаа, которая вызывается из формы ППррооееккттыы для выбранного проекта по кнопке Номенклатура/Закупка.

3. В результате разноски накладной по заказу будет проведен расход, так же как это было сделано через журнал Номенклатура. Принципиальное отличие обнаружится при создании предложения по счету – в него будет включен только расход номенклатуры, сделанный через заказ.

Также формы для создания заказов и закупок со ссылкой на проект можно вызвать из папки Проекты/Внешняя ссылка.

5.3.1. Создание закупок со ссылкой на проект Закупки со ссылкой на проект могут быть созданы для проектов с фиксированной ценой, проектов типа Время и расход, а также внутренних проектов.

Покрытие закупки по проекту может быть запланировано двумя различными способами в зависимости от типа проекта:

Процесс закупки в рамках проекта может быть графически изображен следующим образом. Для получения дополнительной информации о том, как настроить два типа планов покрытия, смотрите схему ниже:



Создать закупку

- Проекты типа Время и расход Проекты типа Время и расход

- Внутренние проекты

- Проекты с фиксированной ценой

План покрытия для складского журнала (неоплачиваемый)

План покрытия для заказа (оплачиваемый)

Создан план покрытия для «пустого» заказа

Создан план покрытия для существующего заказа (добавлены строки)

Как создать план покрытия по закупке 1. Откройте форму ЗЗааккууппккаа (Закупки/Закупка). На закладке Обзор выберите закупку со

ссылкой на проект. Нажмите кнопку Функции/План покрытия для проекта.

2. На экране появится форма ППллаанн ппооккррыыттиияя ддлляя ппррооееккттаа.. Заполните в ней следующие поля:


Включить всех Отметьте это поле, чтобы включить в план покрытия все строки закупки.

Включить Отметьте строки, которые должны быть включены в план покрытия.

Закупка Код закупки, к которой прикрепляется строка.



Проект Проект, на который ссылается закупка.

Номенклатура Код номенклатуры.

К поставке Количество, на которое еще не оформлена накладная.

Единицы Единица измерения номенклатуры.

К поставке Еще не полученное количество.

Чистая сумма Чистая сумма строки закупки.

Счет Отметьте это поле, если вы хотите запланировать покрытие строки для заказа.

Это поле может быть отмечено только для проектов типа Время и расход.

Заказ Выберите заказ, если хотите добавить строку закупки к существующему заказу в том же проекте. Если вы оставите это поле незаполненным, будет создан новый заказ.

Этот параметр относится только к проектам типа Время и расход.

Имя журнала Выберите название журнала.

Этот параметр относится к проектам типа Время и расход, проектам с фиксированной ценой и внутренним проектам.

5.4. Незавершенное производство (НЗП)

Основной причиной расчета НЗП по проектам является необходимость получения общей картины влияния текущих проектов на финансовое состояние компании.

При расчете НЗП по проектам процент завершения может использоваться для календарного планирования оставшихся задач проекта.

НЗП может быть рассчитано по внутренним проектам и по внешним проектам с фиксированной ценой. Чаще всего НЗП рассчитывается для внешних проектов с фиксированной ценой. По внутренним проектам НЗП может быть разнесено посредством выполнения периодической операции Разнести (НЗП).

5.4.1. Условия, необходимые для расчета НЗП 1. Проектные группы

Создайте хотя бы одну группу для проектов с фиксированной ценой и настройте параметры разноски для этой группы. Подробно создание проектных групп описано в разделе Предварительные настройки.

2. Проекты

Создайте проект с фиксированной ценой. Проект должен относиться к группе проектов, создание которой описано в предыдущем пункте. Определите для проекта: проект НЗП, контроль НЗП и тип периода.

Ссылка на проект НЗП является ссылкой для расчета НЗП. Любой проект может быть указан как проект НЗП. Например, если каждый проект ссылается сам на себя в поле Проект НЗП, расчет НЗП выполняется отдельно по каждому проекту. 56 Microsoft Business Solutions


Однако чтобы облегчить расчет НЗП по серии проектов, можно позволить этим проектам ссылаться на один проект как проект НЗП. Например, если два дочерних проекта ссылаются на один главный проект как проект НЗП, а главный проект ссылается на себя, данные из всех трех проектов включаются в расчет НЗП по главному проекту. В этом случае НЗП не может быть рассчитано по дочерним проектам.

Тип периода определяет интервал между расчетами НЗП. Расчет НЗП всегда связан с конкретным периодом. Коды периода настраиваются в форме ППееррииооддыы. Подробное описание приводится в разделе Предварительные настройки.

3. Группы затрат

Группы затрат используются для группировки категорий затрат. Затраты, часы и номенклатуры всегда ссылаются на три различные группы затрат. Преимущество данной структуры в возможности завершения множества операций в проекте одновременно путем оценки оставшейся части работы по группе затрат.

4. Операции в журналах

Процентный показатель завершения проекта определяется сравнением операций, проведенных в журналах, с оставшимися расчетными затратами и часами.

5. Пересмотр накопленных сумм в соответствии с ожидаемыми суммами

Проще всего пояснить на примере:

• Проект длится в течение двух контрольных периодов, и ожидается, что общие затраты составят 100 000 долларов США.

• К концу первого периода вы хотите пересмотреть оставшиеся затраты: количество часов, соответствующее 60 000 долларов, проведено в первом периоде, и система полагает, что оставшейся частью издержек является сумма в размере 40 000 долларов США. Однако выясняется, что проект выходит за рамки бюджета, и оставшиеся издержки предполагаются на уровне 50 000 долларов США.

• Вы изменяете оставшуюся часть издержек в 50 000 долларов США и соответственно проводите НЗП. Рассчитанный процент завершения составляет 60 000/(60 000 + 50 000), а не 60 000/(100 000).

5.4.2. Контроль НЗП Функция Контроль НЗП используется для расчета НЗП в проектах типа Фиксированная цена. Контроль НЗП производится в заранее определенных интервалах, в проекте рассчитывается процент завершения. На основе процента завершения НЗП может быть разнесено в модуле ГЛАВНАЯ КНИГА.

По результатам выполнения функции Контроль НЗП вы получаете следующие данные:

• Общая процентная маржа

• Процентная маржа в строке

• Процент завершения

• Начисленная сумма

• Итоги

Вообще, работа с проектом типа Фиксированная цена идет всегда в привязке к периодам. Каждый период по проекту создается вручную в форме ККооннттрроолльь ННЗЗПП. Длительность периода определяется типом периода, указанным в параметрах проекта в поле Тип периода. Перед началом контроля НЗП проект необходимо перевести в стадию В работе. Далее, в форме



ККооннттрроолльь ННЗЗПП производится создание периодов оценки, ввод прогнозов и фактических данных по проекту.

Как произвести контроль НЗП 1. Откройте форму ППррооееккттыы (Проекты/Проекты). На закладке Обзор выберите проект и

нажмите кнопку Контроль НЗП.

2. На экране появится форма ККооннттрроолльь ННЗЗПП.

3. Нажмите кнопку Создание периода оценки и в появившейся форме ССооззддааннииее ппееррииооддаа ооццееннккии укажите дату в поле Период и нажмите кнопку ОК. В форме ККооннттрроолльь ННЗЗПП будет создана строка прогноза.

Рис. 32 Создание периода оценки

4. Поле Копирование оценки определяет, копируются ли данные из предыдущего периода. При создании первого периода оценки неприменимо.

5. В форме ККооннттрроолльь ННЗЗПП в поле Модель выберите модель, по которой производится прогнозирование. Нажмите кнопку Строки прогноза. Откроется одноименная форма.

Рис. 33 Создание строк прогноза

6. Если вы отметите поле Остаток и нажмете кнопку Обновить, форма заполнится данными по прогнозу, которые вы ввели по текущему проекту. После этого следует убрать отметку из поля Остаток.



7. Вернитесь в форму ККооннттрроолльь ННЗЗПП и нажмите на кнопку Произвести сопоставление. Перейдите на закладку Итоги, чтобы убедиться, что данные по прогнозу перенесены правильно.

Рис. 34 Просмотр итогов

8. В строке Общий контракт показываются сумма всех предложений по промежуточным счетам проекта. Другими словами – это сумма, которая должна стать нашей выручкой после завершения контракта. В строке Издержки показывается сумма всех прогнозов по часам, затратам и расходу номенклатуры.

9. После ввода прогноза необходимо учесть фактические данные по проекту. Для этого после разноски журнала, например, Часы с фактическими данными (обратите внимание, что дата проводки в журнале должна принадлежать периоду оценки) откройте форму ССттррооккии ппррооггннооззаа (Проекты/Проекты/кнопка Контроль НЗП/кнопка Строки прогноза).

10. Нажмите в форме кнопку Обновить. Появятся результаты регистрации фактически потраченных часов.

Рис. 35 Фактически зарегистрированные по проекту часы

11. После окончания работы в данном периоде оценки необходимо закрыть период и открыть новый. Чтобы закрыть период оценки, в форме ККооннттрроолльь ННЗЗПП (Проекты/Проекты/ кнопка Контроль НЗП) выберите текущий период и нажмите кнопку Разнести.

12. Нажмите кнопку Проводки/Бухгалтерские проводки. На экране появится форма ППррооввооддккии ппоо ддооккууммееннттуу, в которой можно увидеть, что затраты разнесены на счет НЗП.



Рис. 36 Затраты, разнесенные на НЗП

13. Для создания следующего периода оценки нажмите кнопку Создание периода оценки в форме ККооннттрроолльь ННЗЗПП. Чтобы учесть в строках нового периода оценки уже зарегистрированные расходы, в форме ССооззддааннииее ппееррииооддаа ооццееннккии в поле Копирование оценки выберите значение Всего.

14. Введите прогнозируемые и фактические данные в данном периоде оценки.

15. После окончания работы в последнем периоде оценки проект необходимо закрыть. Для того чтобы закрыть проект, проведите счет по проекту (см. раздел 4.4).

16. В форме ККооннттрроолльь ННЗЗПП нажмите кнопку Создание периода оценки. В окне запроса на создание периода в поле Копирование оценки выберите значение Нет.

17. В результате этой операции процент завершения проекта станет равным 100%, независимо от того, отработаны ли все часы из запланированных или нет. Если количество фактически отработанных часов не совпадает с прогнозным, изменится значение в поле Множитель, которое показывает прибыльность проекта.

18. Разнесите период. Нажмите кнопку Создание периода оценки еще раз. В окне запроса на создание периода отметьте поле Коррекция. Это означает, что должно произойти последнее сопоставление по проекту.

19. Разнесите период и нажмите кнопку Проводки/Бухгалтерские проводки, чтобы посмотреть сформировавшиеся проводки по ГК. Сумма реализации по проекту переносится со счета Промежуточные счета выставленные на счет Реализация в ценах продажи, а все затраты – со счета НЗП стоимость на счет Затраты. Таким образом, признается реализация услуг по проекту.

Рис. 37 Просмотр проводок

20. В форме ППррооееккттыы (Проекты/Проекты) выберите текущий проект и переведите его в стадию Завершено.



Как скорректировать прогноз по НЗП В ходе проекта может измениться оценка предстоящих затрат. В этом случае их можно откорректировать для более точного исчисления процента завершения.

1. Откройте форму ССттррооккии ппррооггннооззаа (Проекты/Проекты/кнопка Контроль НЗП/кнопка Строки прогноза).

2. Отметьте поле Остаток и сохраните строку. В результате станет активной кнопка Остаток. Нажмите кнопку.

3. В открывшейся форме скорректируйте количество часов (сумму расходов, количество номенклатуры) с учетом уже понесенных расходов. Скорректированное количество должно соответствовать тому количеству, которое еще предстоит понести, начиная с настоящего момента, а не общее количество от начала до конца проекта.

4. Вернитесь в форму ССттррооккии ппррооггннооззаа и нажмите кнопку Обновить. Количество и сумма будут скорректированы в соответствии с новым прогнозом.



6. Журналы в модуле ПРОЕКТЫ

В модуле ПРОЕКТЫ фактически выполненные операции по проектам заносятся через журналы. Преимущество занесения операций через журналы заключается в том, что записи можно проверять и редактировать до момента их фактической разноски. Пользователи могут вносить операции в журнал в течение определенного периода, а по окончанию этого периода разнести все операции.

В модуле ПРОЕКТЫ операции можно вносить в журналы следующих типов:

• Часы

• Затраты

• Доходы

• Номенклатура

6.1. Описание журналов

1. Часы

В журнал часов сотрудники или администраторы отделов/проектов могут вносить количество часов, потраченное на указанный проект за конкретный период времени.

2. Затраты

Журнал затрат основывается на журналах главной книги. Он отличается от журнала ГК следующим:

• Не нужно вводить тип счета. Тип счета имеет предопределенное значение Проект и не может быть изменен.

• Когда в проекте осуществляется проводка затрат или доходов, указывается и себестоимость, и цена продажи.

• Для каждой строки в журнале необходимо указывать категорию затрат.

• Себестоимость всегда указывается в первичной валюте компании, определяемой в модуле РАЗНОЕ, а валюта цены продажи берется из счета проекта. Валюта цены продажи отображается на закладке Обзор в форме строк журнала и может быть заменена другой валютой.

3. Доходы

Журнал доходов формируется на основе журналов часов. Он отличается от журнала часов следующим:

• При регистрации доходов по проектам указывается только цена продажи

• Для каждой строки операции необходимо указывать категорию.

4. Номенклатура

В журнале Номенклатура можно регистрировать различные операции с запасами. Счета в этом журнале не выставляются. Журнал используется только в целях учета прибылей и убытков. Если вы хотите выставить счет-фактуру по проекту за доставку товаров, создайте заказ со ссылкой на проект. Создание заказов со ссылкой на проект описано в разделе 5.3.



6.2. Утверждение журналов

Каждый шаг процедуры утверждения, через которую проходит журнал в модуле ПРОЕКТЫ, называется Статусом журнала. Для каждой компании процедура утверждения выглядит по-своему. Все операции в журналах ссылаются на процедуру утверждения через названия журналов.

Рассмотрим на примере настройку процедуры утверждения:

Предположим, что в процессе утверждения журнал должен пройти 3 стадии, то есть побывать в трех статусах:

• статус 1 Журнал может проверяться и редактироваться всеми пользователями

• статус 2 Журнал может проверяться, но не редактироваться только руководителями

• статус 3 Журнал может проверяться, редактироваться и разноситься только группой экономистов

Следовательно, поля в форме ННаассттррооййккии жжууррннааллаа ооддооббрреенниияя (Проекты/Настройки/ Утверждение в журналах/кнопка Строки) надо заполнить следующим образом:

Значение статуса

Готово к выполнению разноски

Проверить Редактировать Группа

1 √ √ ВСЕ

2 √ Руководство

3 √ √ √ Экономисты

Подробно работа с формами УУттввеерржжддееннииее вв жжууррннааллаахх и ННаассттррооййккии жжууррннааллаа ооддооббрреенниияя описаны в настройках модуля.

6.3. Работа с журналами

Как зарегистрировать часы, затраченные на проект 1. Откройте форму ЖЖууррннаалл (Проекты/Журналы/Часы).

2. На закладке Обзор создайте новый пакет журнала (Ctrl+N или кнопка Создать инструментальной панели) или выберите один из существующих пакетов. Если вы создаете новый пакет журнала, укажите его название в поле Имя журнала и значение статуса журнала в одноименном поле.

3. Нажмите кнопку Строки, чтобы перейти к форме ТТааббеелльь. Также перейти к форме ТТааббеелльь можно, нажав кнопку Документ ГК. В зависимости от вызова формы ее внешний вид немного меняется.



Рис. 38 Регистрация часов в журнале



Код сотрудника Выберите код сотрудника, часы которого будут вводиться.

Дата Укажите дату операции.

Проект Выберите проект, на который были затрачены часы.

Деятельность Выберите код проектной деятельности, на которую было потрачено время.

Категория Введите категорию затрат.

Часы Введите количество затраченных часов.

5. При необходимости повторите шаг 4 для ввода всех затраченных часов.

6. Проверьте журнал (кнопка Проверить) и разнесите (кнопка Разнести).

Как зарегистрировать часы при помощи предложений по регистрации 1. Откройте форму ЖЖууррннаалл (Проекты/Журналы/Часы).

2. В форме ЖЖууррннаалл нажмите кнопку Документ ГК. На экране появится форма ТТааббеелльь.

Чтобы использовать регистрационное предложение сведения в форму ТТааббеелльь должны заноситься через документ ГК.

3. В форме ТТааббеелльь выберите код сотрудника, для которого зарегистрированы предложения (кнопка Регистрация предложений), и нажмите на кнопку Строки.

4. В форме ТТааббеелльь отметьте поле Предложение по регистрации. Форма изменится и станет состоять из двух частей.

5. В нижней части формы создайте новую строку (Ctrl-N), введите затраченные часы. Проверьте и разнесите журнал.



Рис. 39 Регистрация часов в журнале

Как зарегистрировать фактические затраты на проект 1. Откройте форму ЖЖууррннаалл (Проекты/Журналы/Затраты).

2. Создайте новый пакет журнала (Ctrl+N) или воспользуйтесь одним из открытых.

3. Укажите название журнала в поле Имя журнала. Подробно работа с журналами описана в Руководстве пользователя по финансам (Работа с модулем ГЛАВНАЯ КНИГА).

4. Перейдите на закладку История. Поля на ней означают следующее:


Завершено Код пользователя, выполнившего завершение журнала.

Одобрено Код пользователя, одобрившего журнал.

Отклонено Код пользователя, отклонившего журнал.

Проведено Это поле показывает, проведен ли журнал.

Разнесено на Если текущий журнал проведен, в этом поле отображается дата проводки.

5. Нажмите кнопку Строки.

6. В форме ДДооккууммееннтт ГГКК заполните следующие поля:



Дата Укажите дату проводки.

Проект Выберите код проекта, к которому относятся затраты.

Категория Выберите категорию затрат по проекту.

Валюта Определите валюту проводки.

Стоимость Укажите себестоимость за единицу, количество и цену продажи за единицу.

Статус счета Выберите статус счета проекта.


Тип корр. счета, Корр. счет Определите тип корр. счета проводки и сам корр. счет. Это счет ГК, по которому будет проведена корреспондирующая проводка по затратам.

7. Проверьте (кнопка Проверить) и разнесите (кнопка Разнести) документ.

Как зарегистрировать расход номенклатурных единиц в ходе проекта Затраты номенклатур можно проводить через журнал типа Номенклатура, либо с помощью реализации через заказ. Коренное отличие этих способов заключается в том, что при реализации через журнал учитывается только стоимость расхода номенклатуры, а во втором случае сумма заказа может быть включена в счет по проекту, и таким образом будет проведена и цена продажи, и стоимость расхода. Создание заказа со ссылкой на проект описано в разделе 5.3. Ниже описывается работа с журналом номенклатур.

1. Откройте форму ССккллааддссккоойй жжууррннаалл (Проекты/Журналы/Номенклатура). На закладке Обзор создайте новый пакет журнала (Ctrl-N) или воспользуйтесь одним из существующих открытых пакетов. Нажмите кнопку Строки.

Рис. 40 Создание строк складского журнала

2. В появившейся форме ССттррооккии жжууррннааллаа,, ссккллаадд на закладке Обзор создайте новую строку и заполните поля формы:



Проект Введите код проекта, по которому регистрируется расход номенклатур.

Номенклатура Выберите код номенклатуры.

Конфигурация Определите конфигурацию номенклатуры.

Категория затрат Выберите категорию затрат.

Количество Введите количество номенклатуры.

Стоимость Укажите стоимость единицы номенклатуры.

Себестоимость Себестоимость указанного количества номенклатуры рассчитывается автоматически. Обратите внимание, что проводки по складу и по ГК делаются не по себестоимости, указанной в журнале, а по текущей себестоимости



номенклатуры на складе.

3. Проверьте и разнесите журнал.

Как зарегистрировать доходы по проекту Под доходами в данном случае понимаются дополнительные поступления по проекту, не связанные с затратами времени, денег и номенклатурных единиц. Пример такого поступления – бонус по результатам проекта.

1. Откройте форму ЖЖууррннаалл (Проекты/Журналы/Доходы).

2. На закладке Обзор создайте новый пакет журнала (Ctrl-N) или воспользуйтесь одним из существующих открытых пакетов. Нажмите кнопку Строки.

3. На экране появится форма РРееггииссттрраацциияя ддооххооддоовв. Создайте на закладке Обзор новую строку и заполните поля формы:



Проект Выберите код проекта, по которому вы регистрируете доходы.

Категория Выберите категорию затрат.

Текст проводки Введите пояснительный текст к проводке.

Цены продажи Укажите величину дохода.

Валюта Выберите валюту операции.

Рис. 41 Регистрация доходов по проекту

4. Проверьте и разнесите журнал.



7. Мастера в модуле ПРОЕКТЫ

В модуле ПРОЕКТЫ есть два мастера:

• Копирование проекта

• Настройка

7.1. Мастер Копирование проекта

С помощью этого мастера вы можете создать новый проект или новую структуру проекта, основанную на существующей структуре проекта. Таким образом, вы можете получить точную копию существующей иерархии проекта с тем же количеством и характером дочерних проектов.

Мастер руководит ходом выполнения вами процедуры копирования проекта, которая включает в себя:

• Выбор шаблона и определение названия проекта.

• Выбор данных проекта-шаблона, которые должны быть скопированы в новый проект.

• Определение счета проекта и кода клиента.

Перед началом использования мастера необходимо определить проект-шаблон. Для этого в форме ППррооееккттыы выберите проект, который должен быть шаблоном, и на закладке Настройки отметьте поле Шаблон проекта.

7.2. Мастер Настройка

Этот мастер помогает выполнить основные предварительные настройки модуля ПРОЕКТЫ. Мастер фиксирует уже выполненные настройки и предлагает настроить оставшиеся параметры.

• Названия журналов: Мастер предлагает настройку пяти названий журналов: три названия для журналов часов и два названия для журналов доходов. Если вы запускаете мастер, когда названия журналов уже созданы, мастер предлагает создать одно название журнала часов и одно название журнала доходов.

• Утверждения в журналах: Если при запуске Мастера нет никаких настроек утверждения в журналах, мастер предложит две настройки.

• Проектные группы: По умолчанию мастер создает три проектные группы, по одной каждого типа. Профили выполнения проводок для проектных групп должны настраиваться вручную.

• Статус счета: Если при запуске Мастера статусы счетов не настроены, мастер предлагает настройку двух статусов счетов: оплачиваемый и неоплачиваемый.

• Стадии: После настройки стадии проекта не могут быть изменены при помощи мастера. Стандартная настройка стадий проекта выглядит следующим образом:

Тип проекта Создан Оценен Запланирован В работе Завершен



Время и расходы Х Х

Фиксированная цена Х Х

Внутренний Х

Сводка Х Х

• Периоды: Мастер предлагает настройку двух типов периодов. Созданные периоды могут быть использованы в качестве основы для отчетности в журналах часов и в качестве основы для завершения проектов НЗП.

• Разноска: Мастер предлагает настройку профиля выполнения проводок, включая настройку себестоимости и цены продажи.



8. Отчеты в модуле ПРОЕКТЫ

8.1. Описание отчетов

Отчет – это некоторый набор информации, полученный на основании данных системы, для последующего анализа и формирования статистики. Отчеты можно просматривать на экране, распечатывать, сохранять в файле или в архиве, отправлять по электронной почте.

Рис. 42 Отчеты модуля ПРОЕКТЫ

В дополнение к возможности формирования необходимых отчетов самостоятельно в модуле ПРОЕКТЫ можно сформировать и напечатать следующие стандартные отчеты:

Отчет Назначение

Доходы по проектам В этом отчете представлены сведения о прибыли, полученной от проекта за указанный период времени. Прибыль от проекта включает накопленный и выставленный счетами доход за вычетом себестоимости расходов по проекту (часы, товары и пр.).

Если ведется проект с фиксированной стоимостью, лучше



использовать отчет Закрытие проектов с фиксированной ценой.

Журнал счетов В данном отчете отражены сведения, позволяющие составить общее представление о счетах, выставленных по проектам.

График промежуточных счетов В этом отчете можно посмотреть информацию о платежах в счет причитающейся суммы, запланированных для проекта.

Операции по проектам Отчет содержит перечень операций, включенных в проект.

Операции по сотрудникам Отчет содержит перечень операций, разбитых по сотрудникам.

Незаполненный табель Отчет содержит сведения о сотрудниках, которые не заполнили свои табели в течение указанного периода времени. Отчет позволяет автоматически посылать электронные почтовые сообщения сотрудникам, не заполнившим табели. Также можно посмотреть данные о количестве зарегистрированных часов сотрудниками, заполнившими табели.

Закрытие проектов с фиксированной ценой

В компаниях, где проводятся проекты с фиксированной стоимостью, данные об издержках и марже прибыли поступают частями. Важной для таких компаний является прогноз результатов на окончание года, составить который помогает этот отчет.

Данный отчет подходит для проектов:

• фиксированной стоимостью

• ссылающихся на себя, как на проекты НЗП

• проводимые по методу завершенного контракта.

Проводки в ГК, Баланс Отчет содержит сведения о том, как операции по проектам проводятся по балансовым счетам в модуле ГЛАВНАЯ КНИГА.

В отчете указывается, какие операции проекта разносятся по балансовым счетам.

Операции можно просмотреть для:

• всех проектов или одного конкретного проекта

• всех балансовых счетов или одного конкретного балансового счета

Суммы кредитовых операций выводятся в отчете как отрицательные суммы.

Суммы дебетовых операций выводятся в отчете как положительные суммы.

По умолчанию данные в отчете сортируются в первую очередь по проектам и во вторую очередь по счетам ГК.

В качестве альтернативного варианта данные в отчете сортируются в первую очередь по счетам ГК и во вторую очередь по проектам.

На основе оценок и конечной даты, указанной в таблице проекта, создается перечень, содержащий сведения о том, какие проекты НЗП ожидаются к завершению в течение указанного периода времени.




Для получения дополнительной информации об изменении порядка сортировки данных смотрите пункт Как сформировать отчет.

Проводки в ГК, Прибыли и убытки

Отчет содержит сведения о том, как операции по проектам проводятся по счетам прибылей и убытков в модуле ГЛАВНАЯ КНИГА.

В отчете указывается, какие операции проекта разносятся по счетам прибылей и убытков.

Операции можно просмотреть для:

• всех проектов или одного конкретного проекта

• всех счетов прибылей и убытков или одного конкретного счета прибылей и убытков



При альтернативном порядке сортировки вы можете получить информацию о том, какие операции проекта были разнесены по каждому счету ГК.


Выверка с ГК, Прибыли и убытки Отчет содержит сведения о том, как суммарный объем операций по проектам проводится по счетам прибылей и убытков в модуле ГЛАВНАЯ КНИГА.





При альтернативном порядке сортировки вы можете получить информацию о том, какие операции проекта были занесены на каждый счет ГК.


Выверка с ГК, Баланс Отчет содержит сведения о том, как суммарный объем операций проекта проводится по балансовым счетам в модуле ГЛАВНАЯ КНИГА.






При альтернативном порядке сортировки вы можете получить информацию о том, какие операции проекта были занесены на каждый счет ГК.


8.2. Настройка отчетов

В данном разделе описываются необходимые настройки (заполнение полей окон диалога) при формировании отчетов.

8.2.1. Доходы по проектам

Рис. 43 Отчет Доходы по проектам


Начальная дата - Проект, Конечная дата - Проект

Определите интервал, за который вы хотите вывести информацию в отчете. Указываемый период является периодом выполнения операций, то есть, периодом, в течение которого данные зарегистрированы в проекте.

Начальная дат - Главная книга, Конечная дата - Главная книга

Определите интервал, за который вы хотите вывести информацию в отчете. Указываемый период является периодом регистрации операций в Главной книге.

Таблица проектов - Проект Укажите код проекта/проектов, информацию по которым вы хотите посмотреть.

Уровни Введите число уровней проекта, которые вы хотите включить в



отчет. Если вы введете ноль, в отчет не будут включены никакие подпроекты.

Показать нулевые строки Отметьте это поле, чтобы включить в отчет строки с нулевыми значениями.

8.2.2. Журнал счетов

Рис. 44 Отчет Журнал счетов


Счет проекта Выберите счет/счета проекта, для которого вы хотите распечатать перечень счетов.

Тип счета При необходимости выберите один из типов счетов. Отчет будет содержать только счета выбранного типа. Если вы не заполните поле, в отчет буду включены счета всех типов.

8.2.3. График промежуточных счетов

Рис. 45 Отчет График промежуточных счетов


Проект Выберите проект, если хотите получить отчет с графиком выставления счетов для одного конкретного проекта.

Счет проекта Выберите счет проекта, если хотите получить отчет по



определенному счету проекта.

Тип Выберите тип проекта.

Например, если вы выбираете тип «Фиксированная цена» и оставляете поле Проект незаполненным, вы получаете отчет с графиком выставления счетов по всем проектам с фиксированной ценой.

Дата Укажите дату, на которую вы хотите посмотреть информацию.

8.2.4. Операции по проектам

Рис. 46 Отчет Операции по проектам


Неразнесенные Отметьте это поле, чтобы отчет включал информацию о непроведенных операциях.

Сальдо Отметьте это поле, чтобы отчет включал информацию об операциях, проведенных по балансовым счетам.

Прибыли/Убытки Отметьте это поле, чтобы отчет включал информацию об операциях, проведенных по счетам прибылей и убытков.

Не выставляются Отметьте это поле, чтобы отчет включал информацию об операциях, не требующих выставления счетов.

К выставлению Отметьте это поле, чтобы отчет включал информацию об операциях, по которым должны выставляться счета, но еще не выставлены.

Выставленные счета Отметьте это поле, чтобы отчет включал информацию об операциях, по которым уже выставлены счета.

Проект Выберите проект/проекты, информацию по которым вы хотите посмотреть.



Часы Укажите дату, чтобы посмотреть информацию только по часам, зарегистрированным до указанной даты.

Затраты Укажите дату, чтобы посмотреть информацию только по затратам, зарегистрированным до указанной даты.

Прочие доходы Укажите дату, чтобы посмотреть информацию только по прочим доходам, зарегистрированным до указанной даты.

8.2.5. Операции по сотрудникам Многие поля формы ООппееррааццииии ппоо ссооттррууддннииккаамм описаны в предыдущем пункте (8.2.4). В таблице ниже приведено описание новых полей.

Рис. 47 Отчет Операции по сотрудникам


Номер сотрудника Выберите код сотрудника/сотрудников, операции по которым вы хотите посмотреть.

Дата проекта Укажите дату, по состоянию на которую вы хотите получить отчет.

8.2.6. Незаполненный табель

Рис. 48 Отчет Незаполненный табель


Послать e-mail Отметьте данное поле, чтобы послать e-mail всем сотрудникам, не заполнившим табель за указанный период.



Сотрудники получают сообщение со стандартным текстом: "Вы не зарегистрировали часы за период [период]".

Тип периода Выберите один из настроенных в системе типов периодов.

Период Укажите период, за который вы хотите получить отчет.

Все Отметьте данное поле, чтобы включить в отчет сведения о всех сотрудниках.

Сотрудники, заполнившие табели, будут перечислены в отчете с указанием количества зарегистрированных часов.

8.2.7. Закрытие проектов с фиксированной ценой

Рис. 49 Отчет Закрытие проектов с фиксированной ценой


Проект Выберите проект/проекты, по которым вы хотите получить информацию.

Отдел Укажите отдел, в котором выполняется проект.

Дата завершения Дата завершения проекта, указанная на закладке Разное в форме ППррооееккттыы.

Тип учета Выберите тип учета проектов. По умолчанию используется тип По завершению проекта.



8.2.8. Проводки в ГК, Баланс

Рис. 50 Отчет Проводки в ГК, баланс

Поле Действие

Уровни Значение поля определяет уровни суммирования.

Если вы указываете 0, в суммирование включаются все проекты в иерархии проекта.

Если вы указываете 1, в суммирование включаются все проекты на уровне 1 и на уровнях ниже первого.

Проект Выберите проект, информацию по которому вы хотите получить.

Если не выбраны никакие проекты, отчет будет содержать сведения об операциях на балансовых счетах для всех проектов.

Начальная дата, Конечная дата Определите временной интервал, за который вы хотите получить информацию.

Аналогичным образом необходимо заполнить поля при формировании отчетов Проводки в ГК, Прибыли и убытки; Выверка с ГК, Баланс; Выверка с ГК, Прибыли и убытки.

8.3. Работа с отчетами

Процедуры создания и вывода на печать отчетов стандартны во всех модулях системы MICROSOFT AXAPTA.

Как сформировать отчет 1. В главном меню выберите модуль ПРОЕКТЫ, затем папку Отчеты.

2. Выберите пункт меню нужного отчета и откройте диалоговое окно.

3. Используйте функциональные кнопки диалогового окна для выполнения необходимых операций.

Кнопка Функция

OK Сохранить изменения и выйти из диалогового окна. Выход из



диалогового окна по этой кнопке подразумевает печать отчета.

Отменить Отменить изменения и выйти из диалогового окна без печати отчета.

Пакет Настроить пакетную обработку отчета.

Подробно пакетная обработка описана в Руководстве пользователя по администрированию.

Выбрать Сформировать запрос для отображения в отчете только определенных данных.

Опции Настроить параметры печати отчета: канал вывода, настройки принтера и пр.

4. Нажмите на кнопку Выбрать. На экране появится форма стандартного запроса MICROSOFT AXAPTA.

Рис. 51 Форма запроса в MICROSOFT AXAPTA

5. На закладке Условия в поле Критерии задайте критерии формирования выборки для формирования отчета. Если вы хотите задать условия формирования отчета по полям таблиц, не представленным на закладке, нажмите кнопку Расширенно.



Рис. 52 Расширенный запрос MICROSOFT AXAPTA

6. Перенесите необходимые поля из левой части формы в таблицу и задайте критерии для них.

7. Перейдите на закладку Сортировка. Выберите поля таблиц, по которым необходимо производить сортировку, и укажите направление сортировки.

8. На закладке Загрузить/Сохранить вы можете сохранить сформированный запрос или загрузить один из ранее сохраненных запросов.

Как напечатать отчет 1. После выбора данных для отчета нажмите кнопку Опции. На экране появится форма

ППееччааттьь.

Рис. 53 Настройка параметров печати отчета

1. Выберите в форме канал вывода отчета:

• Принтер 80 Microsoft Business Solutions


• Архив печати

• Файл

• Почта

• Экран

2. Укажите название принтера, имя файла, адрес электронной почты (в зависимости от выбранного канала вывода) и число копий.

3. Нажмите кнопку ОК и напечатайте отчет.


Documents

УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ Management with... · Как настроить цены продаж и себестоимости.....25 4. Работа с ... валюте