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L’audit fournisseur

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PlanIntroductionVotre entreprise

– 1) But de l’audit fournisseur– 2) Les référentiels qualité existants– 3) Les différents types d’audits– 4) Rédaction de la procédure d’audit

fournisseur– 5) Le choix des auditeurs– 6) Qualités d’un bon auditeur

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Plan

Votre entreprise– 7) Formation à l’audit– 8) Détermination d’un planning d’audit annuel– 9) Élaboration d’un questionnaire d’audit– 10) La sous-traitance de l’audit à un autre

organisme– 11) Communication au fournisseur

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PlanL’audit I- Préparation de l’audit

A vous maintenant – cas pratiques (n° 1 et 2) II-L’audit

A vous maintenant – cas pratique (n° 3)

Conclusion

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Introduction

C’est dans son rôle d’interface entre ses clients internes et ses fournisseurs que l’acheteur démontre son professionnalisme.

Cette clef de voûte de l’entreprise doit être confiée à des professionnels, maîtrisant aussi bien le marché fournisseur que leur propre marché.

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VOTRE ENTREPRISEVOTRE ENTREPRISE

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Votre entreprise1) But de l’audit fournisseur

Le but de l’audit est de s’assurer que le fournisseur répond aux normes qualité telles que définies par votre entreprise.

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Votre entreprise2) Les référentiels qualité existants L’ISO Autres : BPF,…. Disposez-vous de référentiels qualité

propres à votre secteur : O/N ? Si la réponse est oui, merci d’indiquer ce ou

ces référentiels ci-dessous : -----------------------------------------------------

-----------------------------------------------------

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Votre entreprise2) Les référentiels qualité existants Définissez ce que vous attendez d’un

fournisseur sur le plan qualité. Préparez un document indiquant les normes

qualité requises pour un fournisseur.

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Votre entreprise2) Les référentiels qualité existants Normes Le Service National de Normalisation de

l'Industrie Marocaine (SNIMA), dépendant du Ministère du Commerce et de l'Industrie, est l'organisme chargé de coordonner les travaux de normalisation dans le milieu national. Plus de 500 normes nationales sont actuellement en application, principalement dans les secteurs métallurgique, de la construction et de l'emballage.

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Votre entreprise2) Les référentiels qualité existants L'Institut Marocain de l'Emballage et du

Conditionnement (IMEC) est compétent en matière de normes de conditionnement et d'emballage. Les Ministères de l'Agriculture et de la Santé ont des attributions en ce qui concerne les produits agricoles et ceux destinés à la consommation humaine. Les régulations sanitaires s'appliquent sur l'importation d'aliments. Le Maroc est membre de l'Organisation Internationale de Normalisation (ISO).

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Votre entreprise3) Les différents types d’audits Audit d’approbation: Il est mené pour tout

nouveau fournisseur, nouveau produit ou nouveau service.

Audit de suivi : Audit de vérification des mesures prises par le fournisseur suite aux remarques de l’audit d’approbation, audit régulier.

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Votre entreprise3) Les différents types d’audits Audit de certification : Audit visant à

déléguer l’ensemble des tests chez le fournisseur, de manière à utiliser le produit à réception.

Cet audit ne peut être réalisé que si l’historique qualité du fournisseur est satisfaisant sur plusieurs années (audits et problèmes qualité)

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Votre entreprise4) Rédaction de la procédure d’audit fournisseurs Définition du but de l’audit Description du process d’un audit et des

références documentaires Information sur les fournisseurs pouvant

être audités ex. : – Les mono-sourcing– Les fournisseurs stratégiques– Les fournisseurs à risque

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Votre entreprise 5) Choix des auditeurs

VOUS Et qui d’autre ? Selon vous, quelle(s) personne(s) devez-

vous impliquer à l’audit ? -----------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------------------

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Votre entreprise 6) Qualité d’un bon auditeur

Impartial/Objectif Sachant :

– Poser des questions– Pratiquer l’écoute active– Prendre des notes

Bon communicateur Ayant l’esprit de synthèse Comprenant l’entreprise

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Votre entreprise 7) Formation à l’audit Toute personne ne peut être auditeur. Il faut une formation initiale, référencée

dans un document qualité. Cette formation peut par ex. être la

nécessité de participer à au moins 2 audits. De plus, cette formation doit continuer à

être active. Dans le cas d’une équipe d’audit une

personne doit être nommée responsable.

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Votre entreprise 8) Détermination d’un planning d’audit annuel Vous pouvez établir un planning d’audit annuel sous forme par exemple

d’un tableau ex. :

Nom du fournisseur

Localisation

Date d’audit proposée

Date d’audit confirmée

Produit/Service fourni

Niveau de risque

But Nom de contact pour l’audit

Niveau de risque : vous devez avoir une classification des niveaux de risques fournisseur.

But : Audit d’approbation, audit de suivi ou audit de certification

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Votre entreprise 9) Elaboration d’un questionnaire d’audit Le questionnaire d’audit est le résultat d’une

réflexion interne. Il conditionne l’approbation ou non d’un fournisseur et doit par conséquent être particulièrement étudié.

Vous pouvez adopter par ex. 1-Excellent = 3 2-Adéquat = 2 3-Pauvre = 1 4- Totalement insatisfaisant = 0 5- Non applicable

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Votre entreprise 9) Elaboration d’un questionnaire d’audit

La note finale peut se faire sur base d’un calcul en pourcentage.

Vous pouvez également indiquer O/N/Non applicable et comptabiliser le nombre de Oui.

Vous pouvez aussi avoir une échelle avec satisfaisant, acceptable, moyen, insuffisant, non applicable

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Votre entreprise 9) Elaboration d’un questionnaire d’audit (suite)

Chaque question peut également être pondérée.

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Votre entreprise 10) La sous-traitance de l’audit à un autre organisme L’entreprise peut sous-traiter l’audit à un

autre organisme. Cette solution présente des inconvénients :

– Perte du lien client-fournisseur– Pas de reflet de la culture de votre entreprise

sur le plan qualité– Formalisation / standardisation– Risque de remarques exagérées. L’auditeur

cherchera à éviter tout risque.

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Votre entreprise 11) Communication au fournisseur Information faite au fournisseur :

– Type d’audit

– Date (s) prévisionnelle (s)

– But de l’audit

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Votre entreprise 11) Communication au fournisseur

Il arrive que le fournisseur refuse d’être audité.– Dans ce cas, prévoir soit :

• Une autre démarche si par ex. mono-sourcing (possibilité d’un envoi de questionnaire…)

• L’information du risque encouru sur les retombées commerciales.

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L’AUDITL’AUDIT

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L’AUDIT

Formation du/des auditeur (s)Liste des fournisseurs à auditerDétermination du type d’audit à effectuerDétermination d’un planning d’audit annuelInformation au fournisseur de la date prévisionnelle de l’audit

Préparation de l’audit1/Envoi d’un pré-questionnaire chez le fournisseur2/ Réunion de préparation3/ Envoi de l’agenda d’audit chez le fournisseur

Audit4/ Réunion préalable chez le fournisseur5/ Examen du :Produitprocessde l’organisation6/ Recensement des non-conformités7/ Réunion de clôture chez le fournisseur

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Suivi et Clôture

8/ Réunion de « debriefing » dans l’entreprise

9/ Rédaction du rapport d’audit

10/ Envoi d’un rapport d’audit résumé au fournisseur

11/ Étude des réponses du fournisseur

12/ Réaudit si nécessaire sinon clôture

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I- Préparation de l’audit 1/Envoi et analyse des réponses du pré-questionnaire

a) Envoi et Analyse des réponses du pré-questionnaire

La structure de l’entreprise :

– Nombre de personnes

– % consacré à tel secteur, les produits fabriqués.. L’organigramme :

Direction

Service 1

Service 2

Service 3

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I- Préparation de l’audit1/Envoi et analyse des réponses du pré-questionnaire

- Type d’entreprise : filiale, … - Activité du fournisseur : distributeur,

fabricant,… - Etude des autres documents fournis : - Description de process résumée - Plan des bâtiments

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I- Préparation de l’audit1/Envoi et analyse des réponses du pré-questionnaire

- Accréditation, certifications…. - Adresse de l’entreprise - Nombre de personnes y travaillant.

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I- Préparation de l’audit2/Réunion de préparation

b) Etude des données existantes sur le fournisseur (si fournisseur déjà référencé)

Rating fournisseur : sa note sur les délais et la qualité

Liste de l’ensemble des produits fournis par le fournisseur

Etude plus approfondie des problèmes rencontrés et de leur résolution

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I- Préparation de l’audit2/Réunion de préparation Étude : - des problèmes en cours. - des documents/certificats fournis par le

fournisseur avec chaque livraison - du dernier compte-rendu d’audit et des

réponses apportées aux non-conformités (si applicable)

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I- Préparation de l’audit2/ Réunion de préparation (suite) c) Détermination des points-clé à auditer

Selon le type d’audit et le type de produits livrés, les points-clé à auditer seront différents.

– Si fournisseur existant (cf point précédent)

– Si nouveau fournisseur certifié ISO, orientation de l’audit

– Si nouveau fournisseur non certifié ISO, orientation de l’audit

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I- Préparation de l’audit2/ Réunion de préparation (suite) Ex. : pour un audit de certification,

l’auditeur se concentrera principalement sur tous les domaines qui permettent d’établir par ex. un certificat (contrôles en ligne, contrôles labo….)

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Etude des documents signés avec le fournisseur (ex. cahier des charges, spécifications…)

I- Préparation de l’audit2/ Réunion de préparation (suite)

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I- Préparation de l’audit 3/ Elaboration et envoi d’un agenda d’audit

L’agenda d’audit reprend :

– La confirmation de la date d’audit– Les plages horaires– Les départements audités– Les noms et responsabilités des auditeurs

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II- L’audit 4/ La réunion de présentation avec le fournisseur

– Présentation des participants– Étude de l’agenda– Explication du process– Présentation des entreprises– But de l’audit

– Éviter le piège de la perte de temps…..

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A VOUS MAINTENANTA VOUS MAINTENANTcas pratiquescas pratiques

Vous êtes acheteur pour une entreprise Vous êtes acheteur pour une entreprise pharma.pharma.

Vous allez auditer deux fournisseurs Vous allez auditer deux fournisseurs potentiels :potentiels :

Cas n° 1 :Cas n° 1 :Un fabricant d’étiquettes adhésives avec Un fabricant d’étiquettes adhésives avec

système de suspension : la société Schreiner, système de suspension : la société Schreiner, basée en Allemagne (vidéo résumée)basée en Allemagne (vidéo résumée)

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A VOUS MAINTENANTA VOUS MAINTENANTcas pratiquescas pratiques

Cas n° 2 :Cas n° 2 :

Un fabricant de flacons : la société SGD, Un fabricant de flacons : la société SGD, basée en France (description de process et basée en France (description de process et photos sur Internet)photos sur Internet)

Sur base de chacun des points définis après, Sur base de chacun des points définis après, listez les questions que vous devez poser à listez les questions que vous devez poser à chaque fournisseur.chaque fournisseur.

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

La politique qualité de l’entreprise (Quality)

Les principes : S’assurer que le fournisseur

– dispose de procédures de gestion de la qualité

– Est toujours conforme aux demandes du client

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

Les points à vérifier sont les suivants :

- Existence d’une politique qualité

- Communication de cette politique à l’ensemble du personnel

- Analyse de l’organigramme

- L’ISO, sinon étude des procédures/documents qualité

- Définition claire des rôles et responsabilités de chacun sur le plan qualité

- Revue périodique de l’ensemble des documents qualité de l’entreprise.

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

La revue de Contrat (Contract Review)

Les principes : S’assurer que le fournisseur

– dispose de procédures de gestion des clients

– Est toujours conforme aux demandes du client

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

Les points à vérifier sont les suivants :

- Exploitation des documents techniques fournis par le client

- Transcription de ces documents dans le système du fournisseur sans modification

- Analyse de l’impact de toute modification demandée par le client et enregistrement

- Information préalable au client de toute modification de procédé de fabrication

- Les besoins des clients doivent être clairement exprimés

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

Le développement de produit (Design Control)

Les principes : S’assurer que le fournisseur

– dispose d’une procédure traitant du développement de produit

– Est toujours conforme aux demandes du client

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

Les points à vérifier sont les suivants :

- Définition d’un plan qualité, de contrôle, de réalisation de prototype ou d’échantillons

- Adéquation de ces plans / demandes du client

- Contrat de confidentialité

- Approbation des modifications

- Validation du produit, des systèmes

- Retranscription au stade industriel (en production)

- Conservation des informations

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation Achats (Purchasing Control)

Documents internes Documents contractuels(avec le fournisseur) si signature des deux parties

Procédure d’achats (ex Mat. Premières, services..)

Contrat

Demande d’achats Bon de commande/Accusé de réception

Demande de retour fournisseur

Cahier des charges/spécification

Rating fournisseur

Lettre (et procédure) de non-conformité

Procédure d’approbation de fournisseur

Liste des fournisseurs et de leur statut

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

Achats (Purchasing Control)

Les principes : S’assurer que le fournisseur

– dispose de procédures d’achat/approvsionnement

– A une gestion des fournisseurs sous contrôle

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

Les points à vérifier sont les suivants : - Existence systématique d’un contrat pour tout

achat - Communication au fournisseur des exigences et

information retour - Suivi des non-conformités et de leur impact - Système d’approbation des fournisseurs - Notation des fournisseurs (qualité, délai…) - Verrouillage de l’achat avec des fournisseurs

approuvés

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

Stockage (Storage)– a) matières premières…– b) produits semi-finis– c) produits finis

Les principes : S’assurer que le fournisseur

– dispose d’une procédure de gestion des stocks

– A un stockage sous-contrôle

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

Les points à vérifier sont les suivants : a) matières premières : - ségrégation des produits : en attente de

libération, non-conformes, libérés… - identification du statut des produits - séparation des produits dangereux - identification des palettes/produits

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

Les points à vérifier sont les suivants : a) matières premières : - emplacement des produits défini - FIFO - contrôles à réception (documents, qualité,

quantité) - état du stock

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

Les points à vérifier sont les suivants : a) matières premières : - flux de matières - respect des conditions de stockage /

caractéristiques du produit (ex 2-8°C, pas de gerbage…)

- cas particulier des frigos (contrôles des températures, historique, maintenance…)

- si stockage en silos, absence de contamination lot conforme et non conforme.

- si possibilité, stockage sur palettes

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

Les points à vérifier sont les suivants : b) produits semi-finis :

Outre certaines caractéristiques identiques au stockage des matières premières, vous devez également vérifier :

- Codification et identification du stade de la fabrication- Ségrégation si nécessité de tests c) produits finis :- Flux séparé des matières premières et du semi-fini- Séparation stock produit fini entre un retour client et une

production

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

c) cas des matières fournies par vous- Ségrégation et identification des matières- Gestion de stock et comptabilisation séparée

(inventaire à vous fournir)- d) Inventaires- Assurance de la comptabilisation du stock- Méthode d’inventaires- Identification des produits à jetés (péremption,

déclassement…)

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

Fabrication (Manufacturing process)Les principes :

S’assurer que le fournisseur– dispose d’une procédure de

suivi de fabrication– Maîtrise toutes les étapes du

processus de fabrication

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

Fabrication (Manufacturing process)

Les points à vérifier sont les suivants :

- gestion du planning (lancement en production, modifications, informations..)

- vide de chaîne - validation des paramètres « machine » clé (limite de

température…) - validation des quantités de matière utilisés

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

Fabrication (Manufacturing process)

- définition des critères d’acceptation ou de refus des produits en cours de fabrication

- assurance d’une ségrégation des chaînes de fabrication et des produits

- dossier de fabrication : indication des étapes du process, équipements et moyens à mettre en œuvre, opérations à réaliser)

- procédures de description de process

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation Fabrication (Manufacturing process) Les points à vérifier sont les suivants :

- assurance du respect de ces procédures

- mises à jour des procédures / documents en temps réel si modification

- vérification des éléments complétés sur le dossier de fabrication

- identification des produits

- procédure d’échantillonnage en cours de production

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

Contrôles laboratoires chimiques ou physiques (Laboratory controls)Les principes :

S’assurer que le fournisseur– dispose d’une procédure

« laboratoire »– Maîtrise toutes les étapes

gestion des tests

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

Les points à vérifier sont les suivants : - dépendance hiérarchique des laboratoires - tests réalisés - référentiels utilisés - validation des méthodes - gestion des non-conformités (procédures de

retests…) - matériel utilisé / matières utilisées (réactifs…)

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

Emballage et Transport (Packaging and Transport)Les principes :

S’assurer que le fournisseur– dispose d’une procédure

« Distribution des produits »– maîtrise toutes les étapes finales

de l’emballage à l’arrivée chez le

client

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

Les points à vérifier sont les suivants : - les stations d’emballage - Réconciliation des quantités d’étiquettes utilisées - Si utilisation d’un code-barre, validation du système - Identification des produits selon la volonté des clients - les matériaux utilisés - les liens avec les transporteurs

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

Métrologie (Inspection mesuring, and Test Equipment) Ex. de liste d’instruments connus

Mécanique Physique Electricité Chimie

Mètre Densimètre Amperemetre PH Mètre

Pied à coulisse Viscosimètre Voltmètre Colorimètre

Palmaire Thermomètre Conductivimètre

Révélateur

Jauge Hygromètre Capacimètre Analyseur

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

Métrologie (Inspection mesuring, and Test Equipment)

Mécanique Physique Electricité Chimie

Gabarit Baromètre Testeurs

Balance Anémomètre

Dynamomètre Altimètre

Compteur

Horloge

Chronomètre

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

Métrologie (Inspection Measuring, and test Equipment)

Les principes : S’assurer que le fournisseur

– dispose de procédures de métrologie et de

calibrage– A un parc d’instruments sous

contrôle

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

Les points à vérifier sont les suivants : - lecture de la procédure de métrologie - liste des appareils et localisation - méthode d’étalonnage - si sous-traitance : vérifier si contrat - fréquence de la calibration

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

- identification des appareils et du statut de

la calibration - si mesure ou instrument élaboré en

interne, validation de la méthode de la

calibration - cas d’un appareil non-conforme - historique des données

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

Garantie – Service après-vente.

Les principes : S’assurer que le fournisseur

– dispose d’une procédure de garantie

– respecte la définition juridique de la

notion de garantie du pays

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

« Le fournisseur doit s’assurer que le client

dispose des garanties suivantes : - paisible possession du bien vendu - possession utile, le bien fourni doit être

exempt de vices qui le rendent impropre à

l’usage auquel il est destiné.

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

Pour prétendre à la garantie, trois conditions doivent être réunies :

- le vice doit rendre la chose impropre à

l’usage - le vice doit être caché - le vice doit être antérieur à la vente »

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

Audits internes (Internal Quality Audits)

Les principes :

S’assurer que le fournisseur– dispose d’une procédure d’audit

interne– gère en totalité le contrôle de tous

ses départements

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

Les points à vérifier sont les suivants :– Existence d’un planning d’audit interne et

d’auditeurs formés– Assurance que tous les départements soient

audités au moins une fois– Réponse faite par chaque département sur les

points soulevés– Auditeurs indépendant du département audité

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

Formation du personnel (Training)

Les principes : S’assurer que le fournisseur

– dispose d’une procédure de formation du personnel

– met en place tous les moyens pour avoir un personnel professionnel

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

Les points à vérifier sont les suivants :

– Existence d’un tableau reprenant les noms des personnes, les formations à suivre et les formations suivies

– Évaluation des personnes– Formations renouvelées au bout de certaines

périodes

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

– Formations en cas de changement de l’environnement (machines…)

– Formations suite à des problèmes qualité– Information au personnel du contenu des

tâches, responsabilités…de leur fonction– Classification des non-conformités

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

Gestion des problèmes qualité (non-conformities)

Les principes : S’assurer que le fournisseur

– dispose d’une procédure de gestion des problèmes qualité

– met en place tous les moyens pour améliorer sa gestion

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

Les points à vérifier sont les suivants :– Existence d’un tableau reprenant les clients,

problèmes qualité rencontrés, actions correctives mises en place.

– Ségrégation des produits non-conformes– Recherche de l’origine d’un problème qualité– Information de suivi communiquée au clients

avec mesures correctives mises en place.

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

– Ségrégation/recherche de tous les produits pouvant avoir eu le même problème.

– Mise en place d’actions préventives – Possibilité de rappel des produits chez les

clients– Si un produit est « retravaillé » suite à une non-

conformité, il doit avoir une identification à part.

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

Traçabilité-Gestion documentaire (Records)

Les principes :

S’assurer que le fournisseur– puisse retrouver l’origine de

chaque matière, fourniture pour chaque produit fini fabriqué

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

Les points à vérifier sont les suivants :– Données archivées – Délai de conservation des archives défini– Identification des données à conserver– Forme de l’archivage (papier, informatique ?)– Définition des accès informatiques autorisés – Back-up informatiques– Liste des noms et des signatures des personnes

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II- L’audit 5/ Examen du produit, process, de l’organisation

Environnement de l’entreprise (Environment)

Les points à vérifier sont les suivants : - Existence de pièges pour insectes et « rampants » - Suivi de ces pièges - pas de risque de contamination des produits (si

produits sensibles) - zones contrôlées définies - procédures de nettoyage des machines - logique du flux des matières

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II- L’audit 6/ Recensement des non-conformités

Au moment de la notification d’une déviation/qualité telle que requise, informez-en le fournisseur.

Notez-les points au fur et à mesure. Ayez un esprit critique mais, objectif.

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II- L’audit 6/ Recensement des non-conformités Vous êtes là pour évaluer si un fournisseur

est apte à travailler avec votre entreprise. Sachez séparer ce qui est essentiel de ce qui

est accessoire. Vous devez également vous assurer que les

procédures sont bien rédigées et surtout appliquées.

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II- L’audit 7/ Réunion de clôture chez le fournisseur

Si vous êtes en équipe, demandez à vous concerter en fin d’audit afin de résumer les points.

Vous vérifiez que vous disposez de l’ensemble des informations vous permettant de compléter le rapport d’audit ultérieurement.

Puis, vous ferez un compte-rendu immédiat et résumé au fournisseur, en indiquant les points forts et les points faibles.

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II- L’audit 7/ Réunion de clôture chez le fournisseur

Il est important de lui communiquer les points faibles, pour avoir une réaction immédiate du fournisseur :– Une explication peut ne pas avoir été fournie– Le fournisseur doit pouvoir immédiatement

faire une compte-rendu « intermédiaire » en interne

Vous devez dire au fournisseur qu’un compte-rendu lui sera communiqué.

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III- Suivi et clôture 8/ Réunion de « debriefing » dans l’entreprise

Vous reconstituez l’équipe d’audit et analysez l’ensemble des informations reçues.

Vous devez évaluer chaque question et indiquer chaque point négatif rencontré ainsi que son niveau critique.

Le rapport d’audit doit comprendre tous les éléments. Ce rapport est interne et confidentiel. Vous ne pouvez le divulguer.

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III- Suivi et clôture 9/ Rédaction du rapport d’audit

Le rapport d’audit doit permettre à tout futur auditeur de comprendre l’entreprise auditée et les points soulevés.

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III- Suivi et clôture 10/ Envoi du rapport d’audit résumé au fournisseur

Sur base du rapport détaillé, vous rédigez un rapport résumé envoyé au fournisseur.

C’est dans ce rapport que vous indiquez :– Les non-conformités rencontrées– Les demandes d’action corrective avec date

butoir– La position de l’entreprise suite à l’audit

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III- Suivi et clôture 11/ Etude des réponses du fournisseur

Votre rôle est de vous assurer que le fournisseur réponde aux points soulevés.

A réception des réponses, vous devez analyser leur contenu avec le reste de l’équipe d’audit.

Vous décidez sur cette base, si les réponses sont satisfaisantes ou non.

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III- Suivi et clôture 12/ Ré-audit si nécessaire, sinon clôture

Si vous le jugez nécessaire, vous pouvez aller réauditer le fournisseur pour vérifier l’application des mesures.

Sinon, vous pouvez clôturer l’audit.

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III- Suivi et clôture 12/ Ré-audit si nécessaire, sinon clôture Attention, l’audit peut signifier que vous ne

sélectionnerez pas le fournisseur si vous jugez que son niveau de qualité n’est pas suffisant.

La clôture d’audit doit être notifiée au fournisseur et dans votre planning de suivi des audits.

Vous pouvez séquencer les audits tous les 3 ans.

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A VOUS MAINTENANTA VOUS MAINTENANTcas pratiquecas pratique

Cas pratique n° 3Cas pratique n° 3 L’ISCAE vous demande de sous-traiter le L’ISCAE vous demande de sous-traiter le

nettoyage de la salle actuelle.nettoyage de la salle actuelle. Déterminez l’ensemble des informations Déterminez l’ensemble des informations

techniques que vous allez communiquer au techniques que vous allez communiquer au fournisseur.fournisseur.

Sur base de ces informations, établissez un Sur base de ces informations, établissez un schéma d’audit (vous pouvez vous baser sur schéma d’audit (vous pouvez vous baser sur l’audit produit précédent mais, vous devez l’audit produit précédent mais, vous devez l’adapter à cet achat de service).l’adapter à cet achat de service).

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CONCLUSIONCONCLUSION

Maintenant vous avez l’ensemble des clés Maintenant vous avez l’ensemble des clés pour être un auditeur achat.pour être un auditeur achat.

PROFESSIONNALISME ET EXPERTISE PROFESSIONNALISME ET EXPERTISE = THEORIE ET APPLICATION= THEORIE ET APPLICATION

A VOUS D’ETRE UN EXEMPLE AUSSI A VOUS D’ETRE UN EXEMPLE AUSSI BIEN EN INTERNE QU’EN EXTERNEBIEN EN INTERNE QU’EN EXTERNE