MANUEL FOURNISSEUR - SNCF · 2019-01-16 · MANUEL FOURNISSEUR Procédure pour prendre connaissance d’une consultation en ligne et soumettre une offre Juillet 2015 Manuel Fournisseur

SNCF

MANUEL FOURNISSEUR Procédure pour prendre connaissance d’une consultation en ligne et soumettre une offre

Juillet 2015

Manuel Fournisseur

0

SNCF 1

Les objectifs de ce document : Présenter, pas à pas, les différentes étapes nécessaires pour répondre en ligne à une consultation SNCF.

Sensibiliser les fournisseurs sur la nécessité de la mise en place d’un tel outil en regard de la législation sur la

dématérialisation des consultations.

Les avantages de l’outil :

• Facilite le processus de consultation

• Garantit la confidentialité de vos offres

• Garantit le principe d’équité

• Permet d’avoir un historique de l’ensemble de vos offres

IMPORTANT

L’outil PeopleSoft Oracle est certifié pour fonctionner sous le Navigateur Internet Explorer, donc sous Windows.

Si vous utilisez un système d’exploitation différent de Windows, vous pouvez télécharger le navigateur FireFox.

Ce navigateur gratuit, a la particularité de fonctionner avec n’importe quel système d’exploitation.

INTRODUCTION

Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 2

INTRODUCTION page 1 CONNEXION AU PORTAIL page 4 PRENDRE CONNAISSANCE D’UNE CONSULTATION page 10 ACCEPTER / REFUSER L’INVITATION A UN APPEL D’OFFRE page 18 REPONDRE A UNE CONSULTATION : CAS GENERAL page 21

Une seule offre autorisée

REPONDRE A UNE CONSULTATION : CAS PARTICULIER page 37

Offres multiples autorisées

REPONDRE A UNE CONSULTATION : PHASE 2 ou + page 43

GERER L’HISTORIQUE DES OFFRES page 45 EN CAS DE DIFFICULTE POUR OUVRIR LES PIECES JOINTES page 50 INITIALISER / REINITIALISER LE MOT DE PASSE ORACLE page 58

SOMMAIRE

Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF

CONNEXION AU PORTAIL

Juillet 2015

Manuel Fournisseur

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SNCF 4

1. Se connecter à l’adresse suivante: https://e-consultations.sncf.com/

2. Accepter le certificat de sécurité de notre site sécurisé https

Cliquez sur Oui


Juillet 2015

Manuel Fournisseur

https://e-consultations.sncf.com/




SNCF 5

En amont de la consultation, le Support Fournisseur SNCF vous a fait parvenir vos identifiants de connexion via un mail de ce type

1

2


Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 6

Saisissez votre identifiant

et votre mot de passe SNCF

Cliquez sur Ouverture de session

1


Vous vous connectez dans un 1er temps au Portail SNCF (Accès Extranet)

Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 7

Saisissez votre identifiant

et votre mot de passe ERP

Cliquez ici

2

Pour des raisons de sécurité, SNCF ne communique pas le mot de passe ORACLE.

C’est à vous de l’initialiser lors de votre première connexion et de le réinitialiser

en cas de perte (voir mode opératoire page 57 à 61)


Dans un 2ème temps, une fois identifié, vous accédez au portail ERP ORACLE /PEOPLESOFT

Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 8

Une fois connecté à l’application, afin de sécuriser votre accès, nous vous conseillons de modifier votre mot de passe ERP.

Complétez ces champs

Puis cliquez ici

Cliquez sur « Modifier mon mot de passe »


Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF

PRENDRE CONNAISSANCE D’UNE CONSULTATION

Juillet 2015

Manuel Fournisseur

9

SNCF 10

Pour consulter un événement, cliquez sur « Gérer évén. et placer offres » puis sur « Consulter évén. / placer offres »

Cliquez sur « Gérer éven.et placer offres »

Cliquez Consul.even/placer offres


Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 11

Par défaut, dans le cartouche «Résultats», vous visualisez toutes les consultations en cours auxquelles votre entreprise a été invitée à participer (Numéro de l’événement, nom de l’événement, et date de fin de la consultation). Cliquez sur le lien correspondant à l’évènement pour y accéder.

Cliquez sur le code événement

XXXX


Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 12

Page « Détail Événement » :

Pour prendre connaissance des Pièces Jointes (PJ) associées à l’ événement,

cliquez sur « Consulter les PJ / Déposer Offre ».


Cliquez sur

Consulter les P.J. / Déposer Offre

Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 13

Pour accéder aux documents, cliquez sur le bouton jaune

« Afficher/Ajouter P.J. et commentaires en-tête »


Cliquez ici

Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 14

Pour télécharger chacune des pièces jointes, cliquez sur le bouton « consulter » au niveau de chacune des pièces. En cas de difficulté pour télécharger les fichiers, pensez à vérifier le paramétrage du bloqueur de fenêtre publicitaire de votre navigateur internet

Si le problème persiste, reportez vous au chapitre « en cas de difficulté pour ouvrir les pièces jointes » à partir de la page 50 de ce manuel.

Cliquez sur Consulter

Ces deux pièces jointes sont générées

automatiquement par l’outil .

Elles correspondent à la consultation

dématérialisée.

Elles sont identiques à ceux transmis

avec le mail d’invitation envoyé par

l’acheteur SNCF. XXXXXXXXX

XXXXXXXXX


Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 15

L’acheteur peut également avoir associé des documents (pièces jointes) aux

lignes d’événement.

Sur la page « détail évènement » (voir p12), descendez jusqu’à la zone article

dans laquelle vous retrouvez toutes les lignes relatives à l’évènement.

A chacune des lignes peuvent être associées des pièces jointes.

Cliquez sur le lien « Offre » pour accéder au détail de la ligne d’article


Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 16

Sur la page « détail ligne », cliquez sur le lien hypertexte intitulé « Afficher/ajouter des questions, commentaires et docs joints » pour accéder à la page « Doc joints/commentaires ligne ». Cliquez sur le bouton « Consulter » au niveau de chacun des fichiers joints, pour télécharger les pièces jointes (manipulations identiques à celles décrites page 14).

Cliquez ici

Cliquez ici

XXXXXXXXXXX


Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF

ACCEPTER / REFUSER L’INVITATION A UN APPEL D’OFFRE

Juillet 2015

Manuel Fournisseur

17

SNCF 18

Consulter l’évènement comme indiqué pages 10 à 12.

Si vous souhaitez répondre à la consultation, il est recommandé et très important

de le faire savoir à l’acheteur, en cliquant sur «Accepter invitation».

Il est important et donc conseillé d’accepter (ou de refuser) l’invitation.

L’acheteur est ainsi informé que vous avez pris connaissance de la

consultation. N.B : Cette action ne vous engage pas à remettre une offre

mais ne vous permet plus de refuser une invitation (voir page suivante)


Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 19

Si vous ne souhaitez pas répondre à la consultation, cliquez « Refuser invitation »,

et indiquez si vous le souhaitez, un motif de refus.

L’acheteur est ainsi informé que vous ne répondrez pas à sa consultation et, si vous avez

saisi un commentaire, cela lui permettra de connaitre le motif de votre déclin.

Vous avez la possibilité de choisir de continuer à recevoir les mises à jour de l’évènement

Refuser une invitation n’interdit pas de soumettre une offre ultérieurement

NB : Cette action n’est plus possible si vous avez préalablement accepté l’invitation


Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF

REPONDRE A UNE CONSULTATION : CAS GENERAL

Juillet 2015

Manuel Fournisseur

20

SNCF 21

Consulter l’évènement comme indiqué pages 10 à 12.

Cliquez sur «Consulter les P.J / Déposer offre».

Une seule offre est autorisée.

L’offre est modifiable jusqu’à la date limite de réception des offres fixée par l’acheteur.

REPONDRE A UNE CONSULTATION CAS GENERAL

1- Saisir une Offre

Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 22

Page « détail événement pour le compte de…» :

Commencez par répondre à l’ensemble des questions générales.

Répondez à toutes les questions

REPONDRE A UNE CONSULTATION CAS GENERAL 1- Saisir une Offre

XXXXXXX

Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 23

En bas de la page, dans la zone article, saisissez votre prix sur chacune des lignes.

Saisissez le prix, en fonction

de l’Unité de Mesure

Cliquez sur offre


Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 24

Pour accéder à la page «détail ligne», pour chaque ligne, cliquez sur «offre»

Cette page peut contenir des questions propres à la ligne et qui sont également à compléter.

Répondez aux éventuelles

questions supplémentaires

sur chacune des lignes

puis cliquez sur OK.

Cliquez sur « Page

début » pour revenir à

la page principale

« détail événement »

Pour accéder

à la ligne suivante X X X X X


Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 25

Après avoir cliqué sur «page début», vous revenez sur la page «Détail événement pour le

compte …». Enregistrez votre offre en cliquant sur «Enregistrer pour + tard».

Cliquez sur Enregistrer Pour + tard

Attention !

Une offre enregistrée

n’est pas transmise.

XXXXXXXX

XXXXXXX


Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 26

Après avoir enregistré votre offre, vous pouvez lui associer des Pièces jointes. Nous vous conseillons d’ajouter ces Pièces Jointes uniquement au niveau de l’en-tête Sur la page «Détail événement pour le compte …», cliquez sur «Afficher/Ajouter P.J. et commentaires en-tête».

Cliquez sur le lien

XXXXX

XXXXXXXX

2- Associer des pièces jointes


Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 27

Page «P.J. et commentaires en-tête» :

Cliquez sur Importer

Cliquez sur Parcourir

pour rechercher sur votre

poste le fichier à joindre

Cliquez sur Charger pour rapatrier la PJ

sur votre offre.

Une fois la PJ téléchargée, vous pouvez

indiquer une description supplémentaire.

2- Associer des pièces jointes


Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 28

Cliquez sur Ajouter nouveaux documents Joints

Cliquez sur importer puis sur charger

pour joindre un nouveau document

Cliquez Ok

pour valider

Règles à respecter :

- Chaque pièce jointe ne doit pas excéder 30 Mo

- Le volume total de toutes les pièces jointes est 100 Mo maximum

REPONDRE A UNE CONSULTATION CAS GENERAL 2- Associer des pièces jointes

Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 29

Dès que vous avez terminé la saisie de votre offre, vous pouvez soit l’enregistrer soit la soumettre directement. Après avoir cliqué sur l’un des deux boutons, si le système détecte des anomalies, celles-ci sont spécifiées en rouge en haut de la page. Vous devez les corriger.

Pour enregistrer votre offre sans la soumettre

Pour transmettre votre offre, cliquez sur

3- Valider une offre


XXXXXXXXXXXX

Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 30

Si vous n’avez plus de modification à apporter, vous devez soumettre votre offre.

Seule une offre au statut « transmise » pourra être prise en compte par l’acheteur.

Cliquez sur

Soumettre Offre

XXXXXX

xxxxxxxx

XXXXXXXX


4- Soumettre une offre

Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 31

Cliquez sur OK

Votre offre est maintenant transmise à la SNCF Vous allez recevoir un mail de confirmation



Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 32

NOTA : Une fois l’offre transmise, vous recevez un mail de confirmation contenant

les informations relatives à votre offre, notamment la liste des documents joints.

IMPORTANT : Lorsque vous modifiez une offre transmise,

IL EST IMPERATIF DE LA SOUMETTRE DE NOUVEAU.

(Vous devez recevoir un nouveau mail de confirmation d’offre transmise).

Tous les mails

envoyés par l’outil

sont envoyés

au contact qui a reçu

le mail d’invitation



Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 33

XXXX


XXXXXXXXX

Dès que l’offre est enregistrée vous pouvez la consulter, la modifier ou l’annuler. Seule une offre au statut « Annulée » peut être copiée .

5- Consulter/ Modifier/ Annuler/ Copier une offre


Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 34

Sur la Page «Détail événement» (voir p12 du manuel), cliquer sur le bouton «Consult, modif, copier offres».

REPONDRE A UNE CONSULTATION CAS GENERAL 5- Consulter/ Modifier/ Annuler/ Copier une offre

Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 35

Pour réaliser une action cliquer sur

le lien bleu au niveau de la ligne.

Page « Consulter, modifier ou copier des offres enregistrées » Cette page permet de lister toutes les offres pour une consultation donnée.

Vérifier le statut de l’offre que

vous avez saisie :

- Enregistrée

-Transmise

- Annulée

IMPORTANT : Pour qu’elle puisse être prise en compte le statut de l’offre doit être « Transmise ».

Lorsque vous modifiez une offre transmise ou bien que vous venez tout simplement la consulter,

IL EST IMPERATIF DE LA SOUMETTRE DE NOUVEAU

(vous devez recevoir un nouveau mail de confirmation d’offre transmise)

Lorsque vous annulez

une offre, vous recevez

un mail de confirmation

de cette annulation

5- Consulter/ Modifier/ Annuler/ Copier une offre


Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF

REPONDRE A UNE CONSULTATION : CAS PARTICULIER

Juillet 2015

Manuel Fournisseur

36

SNCF 37

Cliquez sur « Consulter les P.J. / Déposer offre » puis suivez la procédure décrite à partir de

la page 21 (1- Saisir une offre) jusqu’à la page 32 (4- Soumettre une offre)

Si le REC de la consultation permet de proposer des variantes sous forme d’offres séparées, même

après avoir transmis une offre vous pouvez en saisir d’autres jusqu’à la date limite de réception des

offres (Date Fin Evènement).

REPONDRE A UNE CONSULTATION :

CAS PARTICULIER

Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 38

Chaque transmission d’offre déclenche l’envoi d’un mail de confirmation de notification d’offre.

Vous pouvez distinguer vos différentes offres grâce au « Code offre » qui s’incrémente à

chaque nouvelle offre,

1- Saisir une offre


CAS PARTICULIER

Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 39

XXXX


XXXXXXXXX

Dès qu’une offre est enregistrée vous pouvez la consulter, la modifier, la copier ou l’annuler.


CAS PARTICULIER 2- Modifier/ Annuler/ Copier une offre

Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 40

Page «Détail événement» (voir p12 du manuel) : Cliquer sur le bouton «Consult, modif, copier offres».

2- Modifier/ Annuler/ Copier une offre


CAS PARTICULIER

Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 41

Pour réaliser une action cliquez

sur le lien bleu correspondant

Pensez à vérifier

le statut de

votre offre :

- Transmise,

- Enregistrée,

- ou Annulée

RAPPEL IMPORTANT

Seule une offre au statut « Transmise »

pourra être prise en compte par l’acheteur.

- Soumettre une offre

déclenche l’envoi d’un

mail de confirmation

d’offre

- Annuler une offre

déclenche l’envoi d’un

mail d’annulation

d’offre

- C’est le contact

fournisseur renseigné

dans la consultation

qui reçoit les mails


CAS PARTICULIER 2- Modifier/ Annuler/ Copier une offre

Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF

REPONDRE A UNE CONSULTATION : Phase 2 et +

Juillet 2015

Manuel Fournisseur

42

SNCF 43

Cliquez sur « Contre-offre » puis suivez la procédure décrite à partir de la page 21 (1- Saisir une offre)

jusqu’à la page 32 (4- Soumettre une offre)

REPONDRE A UNE CONSULTATION PHASE 2 ET +

Après l’analyse des offres d’un événement, l’acheteur peut définir un ou plusieurs autres tours de

négociation et les matérialiser dans le Portail de consultation,

Vous serez invités à répondre sur une nouvelle phase de cet événement et à remettre une Contre-offre.

Chaque nouveau tour de consultation correspondra à une nouvelle phase.

Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF

GERER L’HISTORIQUE DES OFFRES

Juillet 2015

Manuel Fournisseur

44

SNCF 45

L’outil de consultation en ligne vous permet de lister et de visualiser toutes les offres que vous avez enregistrées. Connectez vous (voir page 5) puis Cliquez sur « Mon activité événement »

Cliquez ici


Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 46

Invitations : nombre d’invitations qui vous ont été envoyées

Even. soumiss : nombre de consultations auxquelles vous avez soumissionné

Even. Attribués : nombre de consultations qui ont été attribuées (pour connaître l’attributaire, rapprochez vous de l’acheteur)

Vous visualisez tous

les appels d’offres pour

lesquels vous avez été

consulté.

Vous accédez à la page ci-dessous :


Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 47

Cliquez pour chaque consultation sur l’icône qui se trouve à gauche du code évènement

SOURC-XXXXXXXXX :

Pour accéder au contenu d’une offre, cliquez sur l’icône qui se trouve à droite

L’événement 000009405 comporte une offre au statut « Enregistrée »

L’événement 000009404 comporte deux offres, une au statut « Enregistrée » et l’autre au statut « transmise »

Cliquez sur l’icône

Cliquez sur l’icône


Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 48

En cliquant sur l’icône loupe, vous accédez au détail de l’offre

Pour accéder à tous les documents joints :

- ceux que l’acheteur SNCF a joint à la consultation et

- ceux que vous avez joints à votre offre

XXXXXXXXXXXXXX


Juillet 2015

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SNCF

LES SOLUTIONS A METTRE EN ŒUVRE EN CAS DE DIFFICULTE POUR OUVRIR LES PIECES JOINTES

Juillet 2015

Manuel Fournisseur

49

SNCF 50

Activer la demande de confirmation pour les téléchargements

LES SOLUTIONS A METTRE EN ŒUVRE ENCAS DE DIFFICULTE POUR OUVRIR LES PIECES JOINTES

Modifier le paramétrage du navigateur Internet Explorer

Cliquez ici Onglet sécurité

Cliquez ici

Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 51

Assurez-vous que les

trois valeurs ci-contre

sont bien activées

Puis cliquez ici

Valider les modifications en cliquant sur ‘Oui’ puis sortez

des options Internet en cliquant sur ‘OK’

Utilisez la barre de défilement pour visualiser les

options à modifier (descendez tout en bas)



Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 52

Configurer le bloqueur de fenêtre publicitaire. Aller dans le menu ‘’Outils’’/ Bloqueur de fenêtre publicitaire intempestive>Paramètres du bloqueur de fenêtre intempestive. Si «Paramètres du bloqueur de fenêtres publicitaires intempestives… » est grisé, c’est-à-dire que vous ne pouvez pas cliquer dessus, c’est que votre bloqueur n’est pas activé, passez à l’étape suivante. (page 52)



Cliquez ici

Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 53

Écrivez l’url suivante : https://e-consultations.sncf.com

puis cliquez sur Ajouter

Une fois que le site apparaît dans la liste des sites

autorisés vous pouvez cliquez sur le bouton Fermer



Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 54

Onglet sécurité Cliquez ici

Cliquez Site de confiance

Ajouter le site aux sites de confiance

LES SOLUTIONS A METTRE EN ŒUVRE EN CAS DE DIFFICULTES POUR OUVRIR LES PIECES JOINTES


Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 55

Cliquez sur site

Saisir l’url https://e-consultations.sncf.com

Cliquez sur ajouter

Cliquez sur

Personnaliser

le niveau…

LES SOLUTIONS A METTRE EN ŒUVRE EN CAS DE DIFFICULTES POUR OUVRIR LES PIECES JOINTES


Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 56

Le site SNCF est ajouté

dans les sites de confiance

Cliquez sur OK Cliquez sur OK

Une fois toutes ces modifications effectuées, reprenez la procédure page 14.

Si malgré ces modifications vous n’arrivez toujours pas à ouvrir les pièces jointes,

vous devez prendre contact avec le service informatique de votre entreprise



Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF

INITIALISER / REINITIALISER LE MOT DE PASSE ORACLE

Juillet 2015

Manuel Fournisseur

57

SNCF 58

Connectez-vous au portail en utilisant :

- le Code utilisateur AUC_MDP

- le mot de passe AUC_MDP

comme indiqué dans le message ci-dessous

INITIALISER / REINITIALISER

LE MOT DE PASSE ORACLE

Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 59

Cliquez sur « Réinitialisation mot

de passe »

Renseignez votre code utilisateur

et votre adresse e-mail

(respectez la casse) puis cliquez

sur valider



Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 60

Si une erreur est détectée lors

de la saisie du code utilisateur

ou de l’adresse mail ce

message apparaît à l’écran

Si la saisie est correcte une

confirmation vous sera demandée

Message final vous confirmant l’envoi par mail de votre nouveau mot de passe



Juillet 2015

Manuel Fournisseur

SNCF 61

Vous recevez un mail avec votre mot de passe réinitialisé.



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