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Manuel des procéduresService aux usagers

TABLE DES MATIÈRES

Table des matières

TABLE DES MATIÈRES ............................................................................................................................................. 1

NOTIONS DE BASE DU BSDQ .................................................................................................................................. 4

Mission et historique ................................................................................................................................................. 4

Processus d’appel d’offres ......................................................................................................................................... 5

Vocabulaire de base ................................................................................................................................................... 6

Entrepreneur spécialisé .......................................................................................................................................... 6

Entrepreneur destinataire ...................................................................................................................................... 6

Maître de l’ouvrage (MO) ...................................................................................................................................... 6

Professionnels ........................................................................................................................................................ 6

Gestionnaire........................................................................................................................................................... 6

Gérant .................................................................................................................................................................... 6

Engagement des usagers (articles C-1 et C-2) ............................................................................................................ 7

Bureaux régionaux ..................................................................................................................................................... 8

Le service aux usagers............................................................................................................................................ 8

L'ouverture de projet ............................................................................................................................................. 8

L'engagement et la signature du protocole TES .................................................................................................... 8

La recherche pour la facturation............................................................................................................................ 8

Liste des différentes régions ...................................................................................................................................... 9

Condition d'application pour l'ouverture d'un projet (Chapitre B): ........................................................................ 10

Envoi des demandes d'ouverture de projet............................................................................................................. 10

SERVICE AUX USAGERS – OUVERTURE DE PROJETS .............................................................................................. 11

Présentation du Module Projet ............................................................................................................................... 11

Module Projet, Menu Projets .................................................................................................................................. 12

Option Trouver ..................................................................................................................................................... 13

Option Recherche de projets ................................................................................................................................ 14

Statut de projets .................................................................................................................................................. 15

Que faire avec une demande d'ouverture? ............................................................................................................. 16

Création et complétion d’un projet ......................................................................................................................... 18

Option d’Ajouter ...................................................................................................................................................... 19

Onglet Projet ........................................................................................................................................................ 19

Section demande d’ouverture .............................................................................................................................. 20

Section Spécialités ................................................................................................................................................ 21

Onglet Dates de clôture ....................................................................................................................................... 22

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TABLE DES MATIÈRES

Section Dates de dépôt : ...................................................................................................................................... 22

Fixation des dates et heure : ................................................................................................................................ 23

Onglet Professionnels .......................................................................................................................................... 24

Onglet Soumissionnaires invités .......................................................................................................................... 25

Onglet Statuts ...................................................................................................................................................... 27

Enregistrer non complété un projet ........................................................................................................................ 28

Compléter un projet ................................................................................................................................................ 28

Particularités ............................................................................................................................................................ 29

Projet déposant au gérant ................................................................................................................................... 29

Maître de l’ouvrage qu’on ne contacte pas ......................................................................................................... 29

Report de date ......................................................................................................................................................... 30

Les projets A............................................................................................................................................................. 31

Particularité du projet A....................................................................................................................................... 32

RAPPEL D’OFFRES ................................................................................................................................................. 33

Soumission unique ................................................................................................................................................... 33

Modification des documents de soumission ........................................................................................................... 33

Déchéance ............................................................................................................................................................... 33

Module Projet, Menu Entrepreneurs destinataires ................................................................................................. 36

Créer une liste d’entrepreneurs destinataires invités .......................................................................................... 36

Module Projet .......................................................................................................................................................... 38

Menu Rapport de compilation ............................................................................................................................. 38

Module Répertoire .................................................................................................................................................. 39

Menu Répertoire .................................................................................................................................................. 39

Option Trouver ..................................................................................................................................................... 40

Le retrait de soumission (Chapitre F du Code)......................................................................................................... 41

SERVICE AUX USAGERS – CENTRE DE SOUTIEN TES .............................................................................................. 42

Introduction ............................................................................................................................................................. 42

Appel pour Centre de soutien TES ........................................................................................................................... 42

Question envoyée à « aide_tes » ............................................................................................................................. 42

Envoi du code d’usager pour le site démo ............................................................................................................... 42

Attribution des codes d’usagers-maîtres ................................................................................................................. 43

Demande de réinitialisation du mot de passe ......................................................................................................... 44

Demande de changement d’usager-maître ............................................................................................................. 45

Courriel reçu au Centre de soutien TES ................................................................................................................... 46

Demande d’ouverture de projet........................................................................................................................... 46

Avis de retrait ....................................................................................................................................................... 46

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TABLE DES MATIÈRES

Réponses aux questions secrètes ......................................................................................................................... 46

Avis de report de date .......................................................................................................................................... 46

ANNEXE ................................................................................................................................................................ 47

Catégories des projets ............................................................................................................................................. 47

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NOTIONS DE BASE DU BSDQ

Notions de base du BSDQ

Mission et historique

Avant le fondement du BSDQ, aucun règlement ne régissait l’industrie de la construction au Québec. Le premier bureau des soumissions a vu le jour en 1957, à l’initiative d’un groupe d’entrepreneurs en électricité et en plomberie.

Ce n’est que depuis 1967 que le Bureau des soumissions déposées du Québec (BSDQ) existe sous la forme actuelle, c’est-à-dire sous la forme provinciale.

Il a été créé dans le but notamment de régulariser et d'améliorer les procédures de dépôt de soumissions.

Sa mission est de recevoir et d’acheminer des soumissions d’entrepreneurs spécialisés de l’industrie de la construction qui œuvrent sur le territoire du Québec.

Cette mission vise à permettre aux entrepreneurs généraux et spécialisés, et ultimement aux propriétaires, de bénéficier des bienfaits d’une saine concurrence.

Le BSDQ est un organisme privé, il faut donc avoir signé un engagement afin de bénéficier de ses services. Les parties et propriétaires sont :

‐ L’Association de la construction du Québec (ACQ) ;

‐ La Corporation des maîtres électriciens du Québec (CMEQ) ;

‐ La Corporation des maîtres mécaniciens en tuyauterie du Québec (CMMTQ).

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Processus d’appel d’offres

Entrepreneur destinataire

BSDQ

Sous‐traitants

Appel d'offres Journaux (publics)

Privés (sur invitation) Sites Internet

Professionnels Architecte

Ingénieur (mécanique / électrique / structure)

Client Maître d'oeuvre

Maître de l'ouvrage

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Vocabulaire de base

Entrepreneur spécialisé

Entrepreneur détenant une licence dans un corps de métier spécialisé et ayant signé un engagement le liant au Code de soumission du BSDQ (ex. plomberie, électricité, peinture, etc.). Différents synonymes peuvent être utilisés pour le désigner, sous-traitant, soumissionnaire, sous-sous-traitant.

Entrepreneur destinataire

Entrepreneur qui détient une licence générale lui permettant d'effectuer plusieurs sections de travaux. Il a besoin de déléguer du travail à un ou des entrepreneurs spécialisés puisqu'il ne peut effectuer tous les travaux seul. Il a, lui aussi, dû signer un engagement avec le BSDQ le liant au présent Code. Le terme entrepreneur général est un synonyme pour déterminer l'entrepreneur destinataire.

Maître de l’ouvrage (MO)

Désigne la personne pour le compte de qui les travaux sont exécutés. Il peut aussi être appelé, propriétaire, client ou maître d'œuvre.

Professionnels

Désigne les différents professionnels au projet: l'architecte, l'ingénieur et le maître de l'ouvrage. De plus, pour l'ouverture d'un projet la connaissance du maître de l'ouvrage est obligatoire. Il est à noter, que les professionnels au projet ne sont pas régit par le Code de soumission puisqu'ils n'ont pas à signer d'engagement les liants au BSDQ.

Gestionnaire

Le gestionnaire du projet est un représentant du maître de l'ouvrage, il ne détient pas de licence de la RBQ et n'est pas lié par le Code de soumission. Il exécute la gestion du projet, selon les indications du maître de l'ouvrage par contre, c'est le MO qui signera les contrats avec les entrepreneurs et qui prendra les décisions finales, s'il y a lieu. Ce n'est pas sur tous les projets qu'un gestionnaire est désigné, c'est uniquement à la demande du propriétaire.

Gérant

À la différence du gestionnaire, le gérant de projet représente le maître de l'ouvrage, mais se doit d'avoir une licence de la RBQ et être engagé au BSDQ. C'est l'entrepreneur destinataire qui a obtenu contrat du maître de l'ouvrage et c'est lui qui signera les contrats avec les sous-traitants.

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Engagement des usagers (articles C‐1 et C‐2)

Quelques points importants

‐ Pour s'engager, l'entreprise doit détenir une licence à la RBQ et la raison sociale (le nom de l'entreprise) utilisée au BSDQ sera identique à celle de la précédente licence.

‐ C-1 est le formulaire d'engagement pour les soumissionnaires. De plus, il comprend l'article C-2 du Code lorsqu'il agira comme entrepreneur destinataire.

‐ C-2 est le formulaire d'engagement de l'entrepreneur destinataire et ne comprend pas l'article C-1 du Code.

‐ Une cotisation annuelle de 100$, plus les taxes, est obligatoire pour être membre.

‐ Lors de l'engagement, une copie de la licence de la RBQ doit être remise au BSDQ.

‐ Le formulaire de résolution qui doit être rempli dépend du type d'entreprise. Une entreprise incorporée (inc.) ou limitée (ltée) doit remplir le formulaire «personne morale». Par contre, les autres types d'entreprise doivent remplir le formulaire «société », celui-ci devra être signé par tous les associés.

‐ Si l'entreprise est membre de plus d'une association (ACQ, CMEQ et/ou CMMTQ), les formulaires de référence disciplinaire devront être complétés.

‐ Depuis le lancement de la TES il est nécessaire que le nouvel engagé complète le « Protocole d’utilisation de la TES » et sa résolution.

‐ Il est obligatoire de se présenter dans l’un des bureaux régionaux ou partenaires du BSDQ pour vérifier l’identité de la personne désigné comme usager maître à la TES.

‐ Tous les documents d’engagement et le protocole d’utilisation de la TES se retrouve sur le site Internet du BSDQ (www.bsdq.org).

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http://www.bsdq.org/


Bureaux régionaux

Le service aux usagers

Le principal rôle de l'agent régional est d'accueillir toutes les personnes qui se présentent au bureau de dépôt, avec courtoisie et professionnalisme, en n'oubliant jamais qu'il représente l'image du BSDQ. De plus, l'agent régional est responsable de divulguer toutes les informations pertinentes reçues des personnes-ressources du siège social aux usagers et de répondre, au mieux de ses connaissances, aux questions de ceux-ci. Il pourra, si la demande est au-delà de ses aptitudes, diriger l'usager directement vers une personne-ressource du siège social, pour ainsi diminuer les risques d'erreur due à une réponse incomplète et/ou un manque d'expérience en la matière.

L'ouverture de projet

Chaque bureau est responsable de l'ouverture des projets qui sont enregistrés dans sa région et de celles qui lui ont été attribuées.

L'engagement et la signature du protocole TES

L'agent doit connaître la procédure et la documentation nécessaire au nouvel engagé, tant que destinataire que soumissionnaire. De plus, depuis la mise en place de la TES, la signature d’un protocole doit être faite devant l'agent et nécessite une méthodologie particulière, que se soit pour les destinataires, soumissionnaires, professionnels et compagnies de caution.

La recherche pour la facturation

Effectuer la recherche nécessaire à la facturation de la contribution de service pour tous les projets de la région desservie. Sur le site Internet du BSDQ (www.bsdq.org) se trouve l'outil au calcul de la contribution selon le prix de la soumission accordée.

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Liste des différentes régions

LETTRE ATTRIBUÉE BUREAU RÉGIONAL

A Rouyn-Noranda B Baie-Comeau C Jonquière D Drummondville E Saint-Jean G Granby H Hull J Joliette L Saint-Jérôme M Montréal N Nouveau-Québec O Saint-Hyacinthe Q Québec R Rimouski S Sherbrooke T Trois-Rivières V Victoriaville X Sorel Y Rigaud Z Sept-Îles

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Condition d'application pour l'ouverture d'un projet (Chapitre B):

1. Lorsque les travaux doivent être exécutés sur le territoire du Québec.

2. Lorsque plus d’une offre est demandée. Il est considéré que plus d’une offre est demandée lorsque plus d’un soumissionnaire est appelé à présenter une soumission pour une spécialité assujettie. Est considérée comme étant un appel d’offres toute invitation à soumissionner sous quelque forme que ce soit ou la remise ou la mise en disponibilité des documents de soumission.

3. Lorsque le prix de la soumission pour la spécialité assujettie est égal ou supérieur à la somme de 20 000 $.

4. Lorsque les documents de soumission permettent la présentation de soumissions comparables et ce, même si une visite des lieux est nécessaire.

Envoi des demandes d'ouverture de projet

Une demande d'ouverture peut être envoyée par :

▪ l'entrepreneur spécialisé,

▪ l'entrepreneur destinataire,

▪ un des professionnels au projet,

▪ le gestionnaire

▪ ou tout simplement ne pas avoir de demandeur (journal ou autre).

Différents moyens de transmission de la demande peut être utilisés :

‐ Courriel : [email protected].

‐ Fax : 514-355-7615.

‐ Babillard : www.bsdq.org

‐ TES : www.bsdq.org

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mailto:[email protected]



SERVICE AUX USAGERS – OUVERTURE DE PROJETS

Service aux usagers – Ouverture de projets

Présentation du Module Projet

Pour avoir accès au module projet, ouvrir une session TES et sélectionner, dans le haut, le module Projet.

Plusieurs autres options seront disponibles dans le menu de gauche.

Description des différentes options du menu :

‐ Projets : pour l’ouverture de projets et la recherche d’un projet (peu importe le statut).

‐ Consulter l’historique : permet de voir les différentes actions qui ont été effectuées pour un projet en particulier (uniquement pour les usagers ayant l’autorisation).

‐ Entrepreneurs destinataires : permet la création de listes d’entrepreneurs destinataires.

‐ Décompte : pour effectuer le décompte des dépôts de soumissions (uniquement pour les usagers ayant l’autorisation).

‐ Soumissions : permet de consulter les soumissions ayant été déposées (uniquement pour les usagers ayant l’autorisation).

‐ Rapport de compilation : permet l’impression des différents rapports de compilation.

‐ Recherche de projets : permet la recherche de projets, peu importe le statut.

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Module Projet, Menu Projets

Voici un aperçu des différentes options possible dans le menu Projets

‐ Trouver : permet de faire la recherche parmi tous les projets, peu importe le statut.

‐ Ajouter : pour faire l’ouverture d’un nouveau projet.

‐ Modifier : permet de modifier un projet déjà enregistré.

‐ Approuver : permet d’aller approuver les projets (uniquement pour les usagers ayant l’autorisation).

‐ Imprimer :

▪ Feuille projet : permet d’imprimer la feuille projet du projet sélectionné.

▪ Lettre : permet d’imprimer la ou les lettres générées lors de l’approbation du projet (uniquement pour les usagers ayant l’autorisation).

▪ Projets de la journée : permet d’imprimer la liste des projets déposant à une date donnée.

‐ Actions :

▪ Exclure : permet d’exclure un projet.

▪ Suspendre : permet de suspendre un projet, le rendre indéterminé.

Ces deux options seront autorisées uniquement pour les usagers ayant les accès requis.

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Option Trouver

Il est possible de rechercher un projet selon différents critères : numéro de projet, date, description, ville, région … De plus, il est obligatoire de sélectionner le type de recherche désiré : projets partiels, projets ouverts, projets complétés, projets exclus, projets fermés, projets avec des instructions de livraison et projets suspendus.

* À noter *

Les projets partiels sont les projets qui n’ont pas été encore enregistrés complété. De plus, les numéros de dossier générés débutent par [la lettre de la région] T (ex. : pour un projet de Montréal, le numéro pourrait être, MT-00017).

Les projets ouverts sont les projets qui ont été approuvés et dont la date de clôture n’est pas encore échue.

Les projets complétés sont les projets en attentent d’approbation. De plus, tous les projets en attente d’approbation sont inscrits en bleu, pour les reconnaître plus facilement.

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Option Recherche de projets

Il est possible de rechercher un projet selon différents critères : numéro de projet, date, description, ville, région … De plus, il est obligatoire de sélectionner le ou les types de recherche désirés : projets ouverts, projets exclus, projets fermés et projets suspendus.

Cette option de recherche de projets s’effectue parmi tous les projets qui ont paru dans la TES depuis 2008.

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Statut de projets

Voici les différents statuts de projet dans la TES :

‐ Créé : à la création ou à la modification lors de la sauvegarde du projet par l’option Enregistrer non complété ou lorsque l’approbateur refuse une modification par l’option Approuver.

‐ Complété : à la création ou à la modification lors de la sauvegarde du projet par l’option Enregistrer complété.

‐ Approuvé : lorsque l’approbateur accepte les modifications par l’option Approuver.

‐ Suspendu : lors de la suspension du projet par l’option Suspendre.

‐ Exclu : lors de l’exclusion du projet par l’option Exclure.

‐ Finalisé : lors de la compilation du projet par l’option Compiler de l’unité logique compilation.

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Que faire avec une demande d'ouverture?

Une fois la demande d'ouverture reçue, certaines vérifications doivent être effectuées :

1. S'assurer qu'un maximum d'information, sur le projet à ouvrir, a été envoyé par le demandeur. L'article K-1 du Code de soumission : « Il est de la responsabilité des soumissionnaires et des entrepreneurs destinataires de respecter les règles de soumission du présent Code en faisant ouvrir si nécessaire, en s’assurant d’obtenir et de détenir les bonnes informations, tant du maître de l’ouvrage, des entrepreneurs destinataires que du BSDQ en s’assurant de connaître tout addenda qui pourrait être émis avant l’heure de clôture du dépôt des soumissions, en transmettant les informations au BSDQ, particulièrement celles les avisant d’un retardement de l’heure de clôture du dépôt des soumissions des entrepreneurs destinataires auprès du maître de l’ouvrage, le tout afin d’éviter de se trouver dans une situation où le présent Code n’a pas été respecté. »

2. Dans quelle région les travaux doivent-ils s'effectuer? Selon la ville des travaux, le projet devra être acheminé au bon bureau régional.

CODE RÉGION OUVERTURES DE PROJET

A Rouyn Info

B Baie-Comeau Jonquière

C Jonquière Jonquière

D Drummondville Info

E Saint-Jean Info

G Granby Info

H Hull Info

J Joliette Info

L Saint-Jérôme Laval

M Montréal Info

N Nouveau Québec Info

O St-Hyacinthe Info

Q Québec Québec

R Rimouski Jonquière

S Sherbrooke Info

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CODE RÉGION OUVERTURES DE PROJET

T Trois-Rivières Info

V Victoriaville Info

X Sorel Info

Y Rigaud Info

Z Sept-Îles Info

3. Est-ce que le projet est déjà ouvert ou en préparation? S'il est déjà ouvert, contacter le demandeur pour l'aviser de sa date et heure de dépôt au BSDQ. S'il est en préparation, remettre la demande à l'agent qui traite le projet.

4. S'il n'est pas ouvert, vérifier s'il n'aurait pas déjà déposé. S’il a déjà déposé, la demande ne sera pas traitée comme un appel d'offres.

5. Vérifier si la spécialité du demandeur est assujettie, dans cette région.

6. Effectuer une entrée partielle le plus rapidement possible afin d'aider l'équipe à mieux répondre aux usagers et d'éviter les doublons.

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Création et complétion d’un projet

Pour qu’un projet dépose à l’entrepreneur destinataire, il doit comporter plusieurs sections de travaux distinctes. (Plusieurs spécialités : Électricité, plomberie, peinture…) Le soumissionnaire désirant soumissionner ce genre de projet doit le faire via le BSDQ en adressant sa soumission à un ou plusieurs entrepreneurs destinataires. Certains mots clés peuvent se retrouver dans la description du projet et ainsi permettre de présumer que la soumission sera destinée aux généraux

‐ Construction

‐ Rénovation

‐ Agrandissement

‐ Réfection

‐ Aménagement et réaménagement

‐ Prolongement

Si la description ne comprend pas un des mots clés ci-haut mentionnés, il n’est pas impossible qu’il soit aux entrepreneurs généraux, mais il y a de fortes chances que des vérifications supplémentaires soient nécessaires. À ce moment, il est important de porter une attention particulière au document envoyé pour l’ouverture.

Avant d'amorcer toute entrée partielle, il est nécessaire de faire une bonne lecture des documents reçus. Si des informations sont manquantes ou incomplètes, le demandeur devra être contacté pour lui demander de faire parvenir des informations supplémentaires sur le projet en question (invitation reçue, document d’appel d’offres, première page du devis…) Il serait bon de vérifier si des informations supplémentaires ne pourraient pas être disponibles sur différent site Internet. (SEAO, MERX, Hydro-Québec…)

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Option d’Ajouter

Onglet Projet

‐ Type (obligatoire) : sélectionner le type de projet

▪ Appel d’offres

▪ Rappel d’offres

▪ Sous-projet

‐ Description (obligatoire) : inscrire la description du projet dans l’ordre;

▪ Nom du maître de l’ouvrage

▪ Numéro de l’appel d’offres

▪ Description complète du projet

▪ Adresse et ville où les travaux seront effectués

‐ Remarques : Habituellement, cette section permet de mentionner avec qui les informations ont été confirmées. C’est aussi l’endroit où des notes particulières à l’ouverture doivent être écrites.

‐ Région (obligatoire) : inscrire la région du projet.

‐ Ville (obligatoire) : inscrire la ville (municipalité) du projet.

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Section demande d’ouverture

‐ Source d’information (obligatoire) : sélectionner le demandeur;

▪ Architecte

▪ Autre

▪ Entrepreneur destinataire

▪ Entrepreneur spécialisé

▪ Gestionnaire

▪ Gérant

▪ Ingénieur

▪ Journal

▪ Maître de l’ouvrage

▪ Site Internet (inscrire le nom du site)

‐ Date (obligatoire) : inscrire la date à laquelle la demande a été reçue.

‐ Entreprise : (obligatoire, sauf pour Autre, Journal et Site Internet) : inscrire le nom de l’entreprise qui a fait la demande et la TES recherchera parmi le répertoire.

‐ Contact (obligatoire, sauf pour Autre, Journal et Site Internet) : inscrire le nom de la personne qui a fait la demande.

‐ Téléphone (obligatoire, sauf pour Autre et Journal) : inscrire le numéro de téléphone du contact comme indiqué dans le répertoire (Ex. (000) 000-0000).

‐ Catégorie (obligatoire) : sélectionner la catégorie du projet (voir annexe pour détail)

▪ Autre (inscrire la raison)

▪ Commercial

▪ Industriel

▪ Municipal

▪ Parapublic fédéral

▪ Parapublic provincial

▪ Public fédéral

▪ Public provincial

▪ Scolaire

▪ Centre d’accueil, Résidentiel, Condo

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‐ Garantie de soumission (obligatoire) :

▪ Selon l’article D-10

▪ Selon les documents de la soumission

‐ Conditions d’application (obligatoire) :

▪ Selon les normes d’application du code

▪ Requis par le maître de l’ouvrage

Section Spécialités

‐ Régions additionnelles disponibles : permet d’ajouter une région et ses spécialités assujetties sur un projet donné (utilisation de cette fonction dans des cas exceptionnelles).

‐ Spécialités disponibles : choisir les spécialités pour le projet.

Note : ne pas inclure les spécialités : « autre spécialité en architecture, autre spécialité en électricité, autre spécialité en mécanique, autre chauffage, autre plomberie et autre ventilation.» Il est primordial de ne pas indiquer ces spécialités en moins d’indication contraire.

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Onglet Dates de clôture

Le numéro de projet BSDQ, le statut, le type de projet, la description et les remarques sont visibles sur tous les onglets.

Section Dates de dépôt :

‐ Destinataires : choisir parmi les destinataires suivants :

▪ Maître de l’ouvrage

▪ Architecte

▪ Ingénieur électrique

▪ Ingénieur structure

▪ Ingénieur mécanique

▪ Gestionnaire

▪ Entrepreneurs destinataires

▪ Entrepreneurs spécialisés

▪ Gérant de projet

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Fixation des dates et heure :

Pour fixer la date au BSDQ, sélectionner Date de dépôt une nouvelle fenêtre apparaîtra et faire Modifier (lorsque le projet a été enregistré non complété) ou Ajouter dans le haut.

Fixer la date et heure de clôture au BSDQ selon celle chez le maître de l’ouvrage. Un projet aux généraux dépose 72 heures avant la fermeture chez le MO, tout en respectant les journées ouvrables et fériées :

HEURE DE CLÔTURE DE

L’APPEL D’OFFRES (MO)

HEURE DE CLÔTURE

AU BSDQ

9 h à 12 h 30 11 h

13 h à 17 h 15 h

Fixer la date et heure compilable : une heure ouvrable après celle chez le propriétaire (la date compilable devrait s’inscrire automatiquement, la vérifier).

Fixer la date et heure de retrait (uniquement pour les projets aux destinataires ou spécialisés, article F-1 du Code) : Toujours huit (8) heures ouvrables avant l’heure de clôture du dépôt des soumissions des entrepreneurs destinataires.

Pour la date et heure du MO et celle au BSDQ, il est important d’indiquer avec qui l’information a été validée (obtenue de) et par qui la date a été fixée (fixée par).

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Onglet Professionnels

Le numéro de projet BSDQ, le statut, le type de projet, la description et la remarque sont visibles sur tous les onglets.

Pour ajouter un professionnel, aller au bon professionnel et faire Ajouter.

Inscrire un mot clé du nom du professionnel recherché et faire Rechercher.

Choisir le professionnel désiré et faire OK.

Par la suite, inscrire le nom et le prénom (obligatoire) de la personne contactée. Il est encore possible d’ajouter un numéro de téléphone et une adresse courriel particulière.

La flèche permet de mettre à jour l’adresse du professionnel, si une modification a été effectuée dans le répertoire.

Porter une attention particulière pour l’adresse du professionnel, elle doit être la même que dans les documents de soumission :

‐ Maître de l’ouvrage (obligatoire)

‐ Architecte

‐ Ingénieur électrique

‐ Ingénieur mécanique

‐ Ingénieur structure

‐ Gérant de projet

‐ Gestionnaire

‐ Autre

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Onglet Soumissionnaires invités


Cette section permet d’ajouter une liste d’entrepreneur spécialisé invité restreinte au projet. Pour que la liste sélective soit valide, elle doit obligatoirement avoir été transmise par un des professionnels impliqués sur le projet. De plus, lors de la vérification, il n’est pas possible de donner verbalement la liste d’invités, elle doit absolument nous être envoyée par courriel ou par fax pour avoir une copie officielle au dossier.

Pour créer la liste, faire Ajouter et une fenêtre de recherche apparaîtra.

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Choisir la spécialité des soumissionnaires invités, les spécialités disponibles seront celles qui ont été ajoutées au projet dans l’onglet Projet.

Inscrire le nom du soumissionnaire dans l’espace prévu et faire Rechercher.

Sélectionner le bon soumissionnaire et faire Ajouter à la liste.

Recommencer la même opération pour chaque entreprise et une fois la liste complétée, faire Retourner à la liste.

La liste complète apparaîtra dans l’onglet soumissionnaires invités. Pour supprimer un entrepreneur, le sélectionner dans la case devant le nom et faire Supprimer dans le haut. Par défaut l’article E-5 du code de soumission sera sélectionné, il est possible de le modifier, selon le cas, pour l’article I-2 lors d’un rappel d’offres restreint.

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Onglet Statuts


Cet onglet affiche les différentes actions qui ont été effectuées pour le projet en question.

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Enregistrer non complété un projet

Il est possible d’enregistrer un projet non complété en tout temps (entrée partielle). Dans le bas de chaque onglet, le bouton Enregistrer non complété apparaît, il suffit de le sélectionner. À ce moment, un numéro temporaire sera généré et débutera par la première lettre de la région du projet et la lettre « T » (Ex. un projet de Montréal pourrait avoir : MT-00017).

Pour retourner compléter un projet, faire une recherche de projet parmi les projets partiels, le sélectionner dans la case devant le bon numéro et faire Modifier. Lorsque toutes les informations sont complètes faire Enregistrer complété, la TES vérifiera que tous les champs obligatoires sont remplis et enverra le projet en attente d’approbation.

Une fois le projet approuvé, un courriel sera généré pour aviser d’une nouvelle ouverture ainsi que du nouveau numéro de projet. Il est possible que l’approbateur n’approuve pas le projet, un courriel sera envoyé à l’usager ayant complété le projet et dans le bas de l’onglet Projet une note sera visible indiquant les raisons du refus.

Une fois un projet complété et approuvé, l’agent doit rappeler tout demandeur ou personne ayant transmis de l’information écrite, afin de confirmer le numéro de projet, ainsi que la date et heure de dépôt au BSDQ.

Compléter un projet

Avant de valider les informations avec les professionnels, la fiche électronique doit être complétée au maximum selon les informations reçues. Si une information est manquante ou nécessite des vérifications supplémentaires, la section de la fiche ne doit pas être complétée.

Quand le maximum d’information a été recueilli, il est temps de faire une liste des éléments qui devront être validé avec les documents officiels de soumission ou les professionnels. De plus, toutes les notes inscrites sur les documents doivent être lisibles, claires, et la date, heure et le nom de la personne contactée est obligatoire pour chaque appel.

Il est préférable de communiquer avec :

‐ L’architecte

‐ Le maître de l’ouvrage

‐ L’ingénieur

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Particularités

Projet déposant au gérant

Habituellement, dans les documents de soumission la mention d’un gérant de projet y sera mentionnée. Par contre, à la différence du gestionnaire, le gérant doit obligatoirement être engagé au BSDQ et c’est lui qui signera les contrats avec les sous-traitants. Il se peut qu’un projet au gérant ait une ou plusieurs spécialités. Ne pas oublier de valider ces informations avec le MO ou avec le gérant. De plus, les projets en gérance déposent au BSDQ à 15h00 exclusivement.

Lorsqu’on ouvre un projet destiné à un gérant de projet, ne pas oublier de saisir le gérant de projet dans la liste Entrepreneurs destinataires comme le seul entrepreneur invité. Nous avons créé cette fonction spécialement pour ce type de projet afin d’éviter que les soumissionnaires acheminement leurs soumissions à d’autres entrepreneurs destinataires (voir section module Projet, Menu Entrepreneurs destinataires).

Maître de l’ouvrage qu’on ne contacte pas

À leur demande, les maîtres de l’ouvrage suivant ne doivent jamais être contactés. Les informations doivent être validées avec les documents de soumission qui se retrouvent sur leur site Internet.

‐ Hydro-Québec

‐ Travaux publics et services gouvernementaux Canada (TPSGC)

‐ Ministère des Transports (MTQ)

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Report de date

Pour pouvoir effectuer un report de date, un addenda ou autre document valide doit être envoyé au service de l’information. Aucun report de date verbale n’est accepté.

Pour effectuer un report de date, faire une recherche de projet parmi les projets ouverts. Sélectionner le projet dans la case devant le numéro de projet et faire Modifier. Aller dans l’onglet Dates de clôture et sélectionner Report de date, une nouvelle fenêtre apparaîtra et faire Ajouter dans le haut.

Inscrire la date de clôture chez le maître de l’ouvrage et Obtenue de, inscrire la date de clôture au BSDQ et fixée par, faire OK.

La date compilable devrait s’inscrire automatiquement (la vérifier) et inscrire la date et heure de retrait s’il y a lieu. Ne pas oublier d’ajouter un commentaire dans la section Remarque de l’onglet Projet.

Lorsque le dossier est approuvé, rappeler l’entreprise qui a envoyé le report pour l’aviser de la nouvelle date de dépôt au BSDQ et classer les documents dans la fiche du projet.

Si le projet est fermé pour les sous-traitants, mais pas pour les entrepreneurs généraux, effectuer le report pour les généraux uniquement. Il ne sera pas possible de modifier la date de dépôt au BSDQ. De plus, la date limite de retrait en non modifiable suite au dépôt des soumissionnaires au BSDQ.

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Les projets A

Les projets « A » sont des projets où un entrepreneur spécialisé soumet son prix à un autre entrepreneur spécialisé, lequel sera responsable de cette spécialité en particulier. On dit qu’il agira COMME un entrepreneur destinataire. (Isolation de la plomberie, isolation de la ventilation, contrôle/commande à bas voltage, gaz médicaux…)

Lors de la réception d’une demande pour un sous-projet, les mêmes vérifications d’usage doivent être faites avant de compléter l’ouverture. Le demandeur doit obligatoirement faire parvenir la section du devis qui mentionne quelle spécialité est responsable de la sienne. De plus, les informations transmisses doivent être validées avec les documents de soumission ou les professionnels comme tous les autres types d’ouverture. Pour que l’ouverture d’un sous-projet soit possible, le projet maître doit avoir été complété préalablement.

Lorsque le type de projet, Sous-projet est sélectionné, le champ Sous-projet de apparaîtra sous le champ Type. Y inscrire le numéro de dossier maître et la TES inscrira toutes les informations primaires du projet maître, dans les différents onglets :

‐ La description

‐ La région et la ville

‐ La catégorie

‐ Les conditions d’application

‐ Les bureaux receveurs

‐ Les professionnels au projet, ainsi que leurs noms et prénoms.

‐ Lors de la fixation de la date de clôture, la date compilable du projet maître s’affichera.

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Particularité du projet A

Par la suite, il suffit de compléter le projet comme toute autre ouverture en y ajoutant les particularités suivante :

‐ À la fin de la description, en lettre majuscule, inscrire la ou les spécialités du projet.

‐ Prendre la date et heure de fermeture des sous-traitants au BSDQ pour le projet initial (indiquer obtenu du BSDQ).

‐ Le dépôt des sous-sous-traitants se fera 48 heures avant celle des sous-traitants (indiquer fixer par le BSDQ).

‐ La date et heure de compilation est la même que pour le projet initial.

‐ Il est aussi possible de faire enregistrer non complété et/ou enregistrer complété.

‐ Une fois un projet complété et approuvé, rappelez tout demandeur ou personne ayant transmis de l’information écrite, afin de confirmer le numéro de projet, ainsi que la date et heure de dépôt au BSDQ.

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RAPPEL D’OFFRES

Rappel d’offres

Un rappel d’offres est un projet qui a déjà fait l’objet d’un appel d’offres, c’est-à-dire lorsque des soumissions ont déjà été déposées au BSDQ pour le même projet. Il est important de lire attentivement le chapitre « I » du Code de soumission pour bien connaître quels sont les cas potentiels de « Rappel d’offres » afin de faciliter la prise de décision, au niveau de l’ouverture, selon la situation qui se présente. La section qui suit fera mention des cas de rappel d’offres les plus fréquents ainsi que la procédure à suivre pour ces différents cas.

Soumission unique

Il peut y avoir rappel d’offres lorsqu’une soumission unique a été reçue au BSDQ ou lorsque plus d’une soumission a été reçue au BSDQ, mais qu’une seule n’a pas été retirée à l’intérieur du temps limite de l’exercice du droit de retrait prévu dans le Code. Pour que la demande puisse être complétée une demande écrite de l’entrepreneur destinataire adjudicataire (l’entrepreneur ayant obtenu le contrat) ou du maître de l’ouvrage stipulant les raisons du rappel d’offre. De plus, si la demande est faite par l’entrepreneur adjudicataire, une confirmation écrite mentionnant qu’il a bien obtenu le contrat sur le projet doit être envoyée avec les pièces justificatives.

Modification des documents de soumission

La deuxième situation de rappel d’offres est lorsqu’il y a modification aux documents de soumission qui ont fait l’objet d’un appel d’offres antérieur. Pour ce motif, uniquement le maître de l’ouvrage peut faire la demande, de plus, sa demande doit être formulée par écrit et doit contenir la ou les raisons du rappel.

Déchéance

Article I-6 du Code. « Lorsqu'une soumission déposée n'a pas été acceptée dans le délai de six (6) mois de la date de clôture du dépôt des soumissions au BSDQ, les obligations découlant des règles du BSDQ ne s'appliquent pas et de nouvelles soumissions peuvent être demandées pour les mêmes travaux. Cependant, si un contrat d'entreprise générale est accordé avant l'expiration du délai prévu au début de cet article, la déchéance ne se produit qu'après un (1) an de la date de clôture du dépôt des soumissions au BSDQ si aucune d'elles n'a été acceptée. » Pour que la demande de rappel d’offres soit considérée, elle doit être effectuée par le maître de l’ouvrage ou par l’entrepreneur général adjudicataire, par écrit et en mentionnant la raison du rappel. Si la demande est effectuée par l’entrepreneur adjudicataire, il doit aussi fournir une preuve qu’il a bien obtenu le contrat pour le projet.

Une fois ces informations reçues, il est nécessaire d’imprimer la feuille de projet du dossier initial ainsi que sa compilation et c’est à ce moment que le projet peut être complété dans la TES. Voici la marche à suivre pour l’ouverture d’un rappel d’offres :

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RAPPEL D’OFFRES

Lorsque le type de projet, Rappel d’offres est sélectionné, les champs Projet rappelé et Projet secondaire vont apparaître.

Projet rappelé : inscrire le numéro du projet qui est rappelé.

Projet secondaire : inscrire, s’il y a lieu, le numéro d’un projet qui pourrait être complémentaire au projet rappelé.

Une fois le numéro de projet rappelé inscrit, certaines informations seront inscrites automatiquement :

‐ La description

‐ La région et la ville

‐ La catégorie

‐ Les conditions d’application

‐ Les professionnels au projet ainsi que leur nom et prénom.

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RAPPEL D’OFFRES

De plus, dans le bas de l’onglet Projet, la section Conditions de dépôt permettra d’indiquer les conditions du projet et les articles du rappel d’offres (section I du Code de soumission) :

‐ Ouvert à tous

‐ Mixte

‐ Restreint

Par la suite, il suffit de compléter le projet comme toute autre ouverture. Il est aussi possible de faire enregistrer non complété et/ou enregistrer complété.

Lorsqu’on ouvre un rappel d’offres ne pas oublier de saisir le gérant de projet dans la liste Entrepreneurs destinataires comme le seul entrepreneur invité. Nous avons créé cette fonction spécialement pour ce type de projet afin d’éviter que les soumissionnaires acheminement leurs soumissions à d’autres entrepreneurs destinataires (voir section module Projet, Menu Entrepreneurs destinataires).

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RAPPEL D’OFFRES

Module Projet, Menu Entrepreneurs destinataires

Le menu Entrepreneurs destinataires offre trois options :

‐ Trouver : permet de rechercher un projet pour y ajouter une liste de destinataires ou en faire la modification.

‐ Modifier : permet de créer ou modifier une liste de destinataire.

‐ Approuver : permet l’approbation des listes d’entrepreneurs destinataires (uniquement pour les usagers ayant les accès requis).

Créer une liste d’entrepreneurs destinataires invités

Pour qu’une liste puisse être créée, le projet doit être approuvé. Par la suite, faire Trouver, inscrire le numéro du projet dans le champ, No projet BSDQ, et faire OK. Sélectionner la case devant le projet en question et faire Modifier, dans le haut.

Pour ajouter les entrepreneurs destinataires, choisir l’option Ajouter, dans le bas de la page. Une fenêtre de recherche apparaîtra, inscrire le nom du destinataire dans le rectangle prévu et faire Rechercher. La recherche sera effectuée parmi le répertoire du BSDQ, sélectionner le bon destinataire dans la case devant le nom et faire Ajouter à la liste et faire Retourner à la liste.

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RAPPEL D’OFFRES

La colonne Type offre trois options :

‐ Potentiel (par défaut)

‐ Surplus (utilisé lors de la compilation)

‐ Invité (pour les projets en gérance ou liste restrictive de destinataire)

Une fois la liste terminée faire Enregistrer et la liste sera envoyée en attente d’approbation. Pour sortir de la fenêtre de modification, faire Annuler et il sera possible d’accéder aux autres menus. Il est possible de supprimer un destinataire en le sélectionnant dans la case devant son nom et cliquant sur Supprimer.

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RAPPEL D’OFFRES

Module Projet

Menu Rapport de compilation

Le menu Rapport de compilation permet l’impression de la compilation sur un projet donné. De plus, il est possible d’imprimer différentes versions du rapport de compilation, soit :

‐ Version soumissionnaire (possible de sélectionner un soumissionnaire spécifique)

‐ Version destinataire (possible de sélectionner un destinataire spécifique)

‐ Version administrateur (par date)

▪ Pour toutes les spécialités

▪ Pour les spécialités du projet

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RAPPEL D’OFFRES

Module Répertoire

Le module répertoire offre deux options dans le menu :

‐ Répertoire : accès au répertoire du BSDQ

‐ Consulter l’historique : permet de voir les différentes actions qui ont été effectuées pour une fiche projet (uniquement pour les usagers ayant l’autorisation).

Menu Répertoire

Le menu répertoire offre les options suivantes :

‐ Trouver : permet d’effectuer la recherche d’une entreprise parmi tout le répertoire du BSDQ.

‐ Ajouter : permet de créer une nouvelle fiche dans le répertoire du BSDQ (uniquement pour les usagers ayant les accès requis).

‐ Modifier : permet de faire la modification d’une fiche du répertoire (uniquement pour les usagers ayant les accès requis).

‐ Supprimer : permet de supprimer une fiche du répertoire (uniquement pour les usagers ayant les accès requis).

‐ Ajouter succursale : permet d’ajouter une succursale pour une entreprise du répertoire (uniquement pour les usagers ayant les accès requis).

‐ Approuver : permet l’approbation de toutes les modifications et les ajouts qui ont été effectués dans le répertoire (uniquement pour les usagers ayant les accès requis).

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RAPPEL D’OFFRES

Option Trouver

Pour faciliter la recherche d’une entreprise, il est possible de sélectionner une ou plusieurs options. Soit par le Types :

‐ Entrepreneur destinataire

‐ Entrepreneur spécialisé

‐ Architecte

‐ Gestionnaire

‐ Ingénieur

‐ Maître de l’ouvrage

‐ Caution

‐ BSDQ

Soit par le Statuts :

‐ Actif

‐ En approbation

‐ Refusé

‐ Temporaire

Soit par le nom ou les coordonnées de l’entreprise.

Une fois la recherche lancée, il est possible de visualiser la fiche de l’entreprise recherchée en « cliquant » sur le nom souligné en bleu. Cependant, pour faire une modification, il faut sélectionner l’entreprise dans la case devant le nom et faire Modifier dans le haut.

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RAPPEL D’O FFRE S

Le retrait de soumission (Chapitre F du Code)

Le retrait est un privilège accordé aux soumissionnaires ayant déposé une soumission aux entrepreneurs destinataires. Le retrait doit être pris très au sérieux avec une minutie particulière.

Montréal fait les retraits pour toutes les régions :

‐ Lors de la réception de la demande de retrait, s’assurer d’appeler le demandeur pour confirmer la réception de la demande et l’aviser des frais relatif au retrait (Article F-4). Des frais le 1% du montant total de la soumission jusqu’à une concurrence de 5000$.

‐ Vérifier dans le dossier ou avec Claudette Décarie si une ou des listes J-7 ont été transmises pour la spécialité qui se retire.

‐ Remplir le formulaire « Retrait – Feuille de renseignements ». L’envoyer par courriel à Claudette Décarie et l’imprimer une fois pour le dossier.

‐ Appeler chaque entrepreneur destinataire ayant « accepté » la soumission TES pour vérifier s’il a bien reçu le courriel en provenance de la TES mentionnant que l’entreprise c’est retirée.

Si le courriel n’a pas été reçu, aviser du nom de l’usager et de l’adresse courriel où le message a été envoyé. Le cas échéant, un rappel sur l’importance des codes d’usager à chaque utilisateur ou l’accès à la boîte courriel se rattachant au code utilisé pourrait être fait. Prendre en note, le nom complet de la personne et l’heure de l’appel.

S’il y a une formule J-7, contacter le ou les entrepreneurs généraux qui avaient fait la demande pour l’informer que l’entreprise se retire et de ne pas tenir compte de son prix. Mentionner que le BSDQ fera parvenir un écrit qui confirme la discussion. Prendre en note, le nom complet de la personne, l’heure de l’appel et l’adresse courriel où l’écrit doit être envoyé.

Une fois tous les appels complétés :

‐ Si un ou des entrepreneurs ont été contacté suite à une demande selon J-7, remplir le formulaire pour entrepreneur destinataire « Retrait – Confirmation destinataire », pour ces destinataires uniquement.

‐ Envoyer le document par courriel, en effectuant une capture d’écran du formulaire de retrait – confirmation destinataire, à chaque général et en imprimer une copie. (Un courriel par destinataire)

‐ Brocher toutes les formules ensemble et les mettre dans le dossier.

‐ Compléter le formulaire « Retrait – formulaire téléphone » et le donner à Louise Major.

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SERV ICE AU X U S A GERS – CENT RE DE SOUTIE N TES

Service aux usagers – Centre de soutien TES

Introduction

Le Centre de soutien TES a pour but de répondre adéquatement aux demandes des usagers. Les informations données doivent être aussi précises et complètes que possible, de façon à bien guider les usagers dans leurs démarches.

Cette procédure se veut un aide-mémoire et une mise à jour des règles à suivre telles qu’elles doivent s’appliquer aujourd’hui. Si vous faites face à une situation particulière ou qui ne relève pas de vos compétences, il est très important de communiquer dans les meilleurs délais soit avec la coordination du Centre de soutien TES ou avec le directeur du service de dépôts au siège social.

Appel pour Centre de soutien TES

Il est important de noter l’heure de l’appel, le nom de l’entreprise, le nom de la personne, la raison de son appel et le numéro de projet selon le cas. Garder ces informations pour une durée de 30 jours environ.

Question envoyée à « aide_tes »

1. Répondre par courriel à la question reçue.

2. Utiliser le fichier « Gabarits de réponses par courriel » en l’adaptant au besoin;

Envoi du code d’usager pour le site démo

1. Vérifier dans le répertoire s’il s’agit d’un soumissionnaire, destinataire ou d’une compagnie de caution;

2. Créer un « nouveau message » de la part de : [email protected];

3. Indiquer les informations suivantes :

Adresse : Courriel du demandeur; Objet : BSDQ - Code d’usager – TES Démo; Pièce jointe : Guide TES Démo (Centre de soutien →TES démo);

4. Texte : Copier/coller le gabarit « Réponse aux usagers TES Démo »;

5. Ouvrir le fichier Excel « Distribution Code démo » (Centre de soutien → TES démo);

6. Sélectionner la bonne feuille du ficher (soumissionnaire, destinataire ou caution) puis prendre le prochain code démo à transmettre et l’indiquer à l’endroit prévu dans le message;

7. Envoyer le message;

8. Remplir les informations relatives au demandeur dans le fichier;

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Attribution des codes d’usagers‐maîtres

Les bureaux régionaux et les partenaires du BSDQ reçoivent les protocoles qui sont ensuite envoyés au département de l’application pour validation avant l’attribution des codes d’usagers.

1. Vérifier dans le répertorie si l’entreprise possède des succursales ainsi que son numéro d’engagement;

2. S’il n’y a pas de succursale, à l’aide d’un stylo vert, indiqué dans le bas à droite du protocole : UMA (pour usager-maître) suivie du numéro d’engagement de 5 chiffres :

Exemple : Chagnon (1975) ltée Numéro d’engagement : 01670 Aucune succursale Donc : UMA01670

3. S’il y a une succursale, à l’aide d’un stylo vert, indiquez dans le bas à droite du protocole;

UM (pour usager-maître) suivi de la première lettre de la ville et du numéro d’engagement de 5 chiffres.

Exemple : Viking Numéro d’engagement : 02319 Pour le siège social à Montréal : UMA02319 Pour la succursale de Québec : UMQ02319

4. Créer les comptes des entreprises dans la TES, module « Administration », fonction « Comptes d’accès entreprise », action « Ajouter » ;

5. Remplir les champs de l’onglet « Général » selon le protocole ;

6. Inscrire l’adresse courriel de l’usager maître ainsi que les coordonnées de la succursale, s’il y a lieu, dans l’onglet « Coordonnée »;

7. Dans l’onglet « Accès », sélectionner toutes les permissions, sauf celle de « modifier le profil » ;

8. Cliquer sur « Ok » et copier les informations données (Usager, nom, nouveau mot de passe temporaire et date d’expiration) ;

9. Dans le fichier « Procédure centre de soutien », sélectionner le gabarit adéquat, selon le type d’usager, sous la section « Attribution de code d’accès - TES Exploitation » et coller les informations dans l’endroit prévu à cet effet ;

10. Copier le gabarit et le coller dans un nouveau message ;

11. Envoyer le courriel de la part de [email protected], inscrire l’adresse courriel inscrit sur le protocole ainsi que l’objet du message comme suit : BSDQ – Code d’usager maître – TES Exploitation ;

12. Inscrire les informations de chaque protocole dans le fichier correspondant au type d’usager soit « Usager-maître TES – Dest. – Sous. » ou « Usager-maître TES – Professionnel - Caution » (Centre de soutien → TES exploitation);

13. Donner les protocoles au département de l’application.

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Demande de réinitialisation du mot de passe

‐ Lors de l’oubli d’un mot de passe ou l’expiration d’un mot de passe temporaire attribué à un usager-maître, il faut le réinitialiser.

‐ Lorsqu’il s’agit d’un mot de passe attribué à un sous-usager, il faut référer celui-ci à son usager-maître.

Pour réinitialiser le mot de passe de l’usager-maître :

Lors de l’appel au centre de soutien, demander le nom de l’usager-maître, le nom de l’entreprise ainsi que le code usager-maître ;

Il est primordial que l’agent qui reçoit cet appel valide au moins deux (2) réponses reçues après l’envoi des questions secrètes :

1. Accéder au fichier « Usager-maître TES – Dest. – Sous. » (Centre de soutien → TES exploitation);

2. Visualiser le commentaire dans la colonne correspondant au nom de l’usager-maître, celui-ci contient les réponses;

3. Poser deux questions à l’usager-maître et vérifier l’exactitude des réponses;

4. Valider l’adresse courriel avec l’usager-maître;

5. Procéder à la réinitialisation du mot de passe ou transmettre le nom de l’usager-maître, le nom de l’entreprise ainsi que le code d’usager aux personnes susceptibles de pouvoir réinitialiser un mot de passe.

6. Pour réinitialiser le mot de passe, aller dans le module « Administration », fonction « Comptes d’accès entreprise » et cliquer sur l’action « Trouver »;

7. Saisir une information relative à la recherche puis cliquer sur « Ok »;

8. Sélectionner la fiche de l’usager, cliquer sur l’action « Réinitialiser le mot de passe » puis copier les informations données (Usager, nom, nouveau mot de passe temporaire et date d’expiration);

9. Dans le fichier « Procédure centre de soutien », sélectionner le gabarit « Mot de passe oublié » et coller les informations dans l’endroit prévu à cet effet;

10. Copier le gabarit et le coller dans un nouveau message;

11. Envoyer le courriel de la part de [email protected], inscrire l’adresse courriel inscrit dans la fiche de l’usager ainsi que l’objet du message comme suit : BSDQ – Nouveau mot de passe temporaire

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Demande de changement d’usager‐maître

1. Lors de la demande de changement de l’usager-maître, vérifier dans le fichier « Usager-maître TES (DEST – SOUS) » le nom du signataire de la résolution ayant autorisé l’usager-maître de l’entreprise;

2. Expliquer à l’entreprise que nous devons recevoir un écrit signé de la part du signataire de la résolution, soit par courriel (format PDF) ou par télécopieur. Ce dernier doit contenir le nom du nouvel usager-maître, le titre ou la fonction de cette personne ainsi que son adresse courriel;

3. Imprimer la demande de changement d’usager-maître;

4. Inscrire dans le bas à droite, à l’aide d’un stylo vert, le code d’usager-maître de l’entreprise;

5. Aller dans la TES, module « Administration », fonction « Comptes d’accès entreprise » et cliquer sur l’action « Trouver »;

6. Saisir une information relative à la recherche puis cliquer sur « Ok »;

7. Sélectionner la fiche de l’usager et cliquer sur « modifier »;

8. Modifier les informations conformément à la demande reçue;

9. Cliquer sur « Ok », puis sur l’action « Réinitialiser le mot de passe » et copier les informations données (Usager, nom, nouveau mot de passe temporaire et date d’expiration);

10. Dans le fichier « Procédure centre de soutien », sélectionner le gabarit « Changement d’usager maître » et coller les informations dans l’endroit prévu à cet effet;

11. Copier le gabarit et le coller dans un nouveau message;

12. Envoyer le courriel de la part de [email protected], inscrire l’adresse courriel inscrit dans la fiche de l’usager ainsi que l’objet du message comme suit : BSDQ – Changement d’usager-maître

13. Effectuer le changement des informations dans le fichier « Usager maître (DEST-SOUS) » et inscrire dans « commentaire » : « *Chang. UM (Nom de l’ancien usager maître) le (date du changement) »

14. Donner la demande au département de l’application.

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Courriel reçu au Centre de soutien TES

Demande d’ouverture de projet

Imprimer ou transférer le courriel au bureau régional concerné ;

Avis de retrait

‐ Imprimer le courriel pour le service de l’information,

‐ Mettre le commis à l’engagement et la coordonnatrice du service aux usagers en cc;

Réponses aux questions secrètes

‐ Inscrire les réponses dans le fichier « Usager-maître – Protocole TES » en ajoutant un commentaire dans la colonne « nom de l’usager maître »;

Avis de report de date

Les personnes susceptibles d’ajouter un message projet devront s’assurer de l’effectuer sur le bon projet lors de la réception de l’avis de report de date reçu par courriel.

‐ Dans le module « Administration », fonction « Recherche de projet », cliquer sur l’action « Trouver », saisir le numéro de projet puis cliquer sur « Ok »;

‐ Sélectionner le projet et cliquer sur l’action « Ajouter message projet ».

IMPORTANT : Si le projet est exclu, l’action d’inclure un message projet via la TES devra être fait avant l’approbation dans la TES.

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AN NEXE

Annexe

Catégories des projets

PUBLIC PROVINCIAL (P.P.) Tous les ministères provinciaux Tous les organismes qui relèvent d’un ministère

Hydro-Québec MTQ Loto-Québec

PUBLIC FÉDÉRAL (P.F.) Tous les ministères fédéraux Tous les organismes qui relèvent d’un ministère

TPSGC Défense Nationale Transport Canada

PARAPUBLIC PROVINCIAL (P.P.P.) Sociétés ou organisme subventionnés par le gouvernement provincial régis par une loi.

Hôpitaux, CSSS, SIQ, SHQ, SCAE, CSST, CLSC, SAAQ, CPE, CHSLD, STM, AMT, RIO, Casino, Casiloc, CCQ

PARAPUBLIC FÉDÉRAL (P.P.F.) Sociétés ou organismes subventionnés par le gouvernement fédéral régis par une loi.

CN, CP Rail, Ports, Radio-Canada, Ponts, Aéroports, Conseil de bande (indiens)

SCOLAIRE (SC) Commissions scolaires, Collèges, Universités, Cégeps

MUNICIPAL (MU) Centres communautaires, culturels, sportifs, professionnels et casernes de pompier.

Arénas, Place des arts, Six Flags (La Ronde), OMH, SHDM

INDUSTRIEL (IN) Tous les genres d’industries et d’usines

QIT, Esso, Shell, Ultramar, Pétro-Canada

COMMERCIAL (CO) Édifices à bureaux, banques, hôtels, restaurants, caisses populaires, épiceries, magasins à grandes surfaces, etc.

CENTRE D’ACCUEIL, RÉSIDENTIEL, CONDO Résidentiel, condo, Centre d’accueil, Coop, OSBL

AUTRES (AU) Églises, Couvent

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Documents

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