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Dr. Rémi BacheletMaître de conférences
à Centrale Lille
Outils basiques d’organisation
“ABC de la gestion de projet”
Versions récentes du cours pdf, ppt vidéo disponibles ici : management de projet
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Dr. Rémi BacheletMaître de conférences
à Centrale Lille
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http://gestiondeprojet.pm – originaux des diapositives ppt, pdf– vidéos en téléchargement
Cours distribué sous licence Creative Commons
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Dr. Rémi BacheletMaître de conférences
à Centrale LilleChapitre 1 : Fixer les objectifs d’un projet
Chapitre 2 : Organiser des réunions efficaces
Chapitre 3 : Le compte-rendu
Chapitre 4 : Gérer la phase de démarrage
Plan du cours
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Dr. Rémi BacheletMaître de conférences
à Centrale Lille
Objectifs
Maitriser les bases des outils de projet pour :
• Établir des objectifs :
- Mettre en œuvre le PDCA
- Négocier les livrables grâce au triangle
qualité/coûts/délais
• Bien organiser les réunions :
- Ordre du jour, compte-rendu, animation
- Check-list de l’efficacité d’une réunion
• Démarrer un projet en gérant une Todo list
- Spécifier et répartir le travail
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Dr. Rémi BacheletMaître de conférences
à Centrale LilleChapitre 1 : Fixer les objectifs d’un projet
Chapitre 2 : Organiser des réunions efficaces
Chapitre 3 : Le compte-rendu
Chapitre 4 : Gérer la phase de démarrage
Plan du cours
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Dr. Rémi BacheletMaître de conférences
à Centrale Lille
Acteurs du projet
Le PDCA
Qualité-Coûts-Délais
Chapitre 1
Fixer et négocier les
objectifs d’un projet
Outils basiques d’organisation
Chapitre 1
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Dr. Rémi BacheletMaître de conférences
à Centrale Lille
Acteurs du projet
Le PDCA
Qualité-Coûts-Délais
Chapitre 1
Ceux qui.. Sont les…
… demandent, payent, utilisent, ou décident d’arrêter le projet
Client, maitre d’ouvrage, commanditaire, bailleur
… pilotent le projet Chef de projet, maitre d’œuvre…
… réalisent le projet Equipe-projet : acteurs projet, prestataires, consultants…
… sont concernés p.e. soutiennent ou s’opposent au projet sans y travailler
Parrains, Parties prenantes (stakeholders)
Qui négocie les objectifs : les acteurs d’un projet
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Dr. Rémi BacheletMaître de conférences
à Centrale Lille
Acteurs du projet
Le PDCA
Qualité-Coûts-Délais
Chapitre 1
Ceux qui.. Sont les…
… demandent, payent, utilisent, ou décident d’arrêter le projet
Client, maitre d’ouvrage, commanditaire, bailleur
… pilotent le projet Chef de projet, maitre d’œuvre…
… réalisent le projet Equipe-projet : acteurs projet, prestataires, consultants…
… sont concernés p.e. soutiennent ou s’opposent au projet sans y travailler
Parrains, Parties prenantes (stakeholders)
Qui négocie les objectifs : les acteurs d’un projet
Voir formation « analyse stratégique des projets »
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Dr. Rémi BacheletMaître de conférences
à Centrale Lille
Acteurs du projet
Le PDCA
Qualité-Coûts-Délais
Chapitre 1
Cycle d’action : le PDCA
Version française :• Préparer• Dérouler• Contrôler• Ancrer Image cc-by : Source
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Dr. Rémi BacheletMaître de conférences
à Centrale Lille
Acteurs du projet
Le PDCA
Qualité-Coûts-Délais
Chapitre 1
Le triangle Qualité – Coût - Délai
Qualité: spécifications techniques : plus de fonctions, de fiabilité, d’ergonomie…
Temps : un projet est limité dans le temps : pénalités de retard, date de fin imposée…
Budget : salaires, achats, machines, prototype, prestations externes…
Cost Time
Scope
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Dr. Rémi BacheletMaître de conférences
à Centrale Lille
Acteurs du projet
Le PDCA
Qualité-Coûts-Délais
Chapitre 1 Cost Time
Scope
En pratique…
0% 100%
.
Délais plus longs
Délais plus courts0%
100%
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Dr. Rémi BacheletMaître de conférences
à Centrale LilleChapitre 1 : Fixer les objectifs d’un projet
Chapitre 2 : Organiser des réunions efficaces
Chapitre 3 : Le compte-rendu
Chapitre 4 : Gérer la phase de démarrage
Plan du cours
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Dr. Rémi BacheletMaître de conférences
à Centrale Lille
Des réunions utiles ?
Efficacité
Types de réunion
Chapitre 2
Organiser des réunions efficaces
Outils basiques d’organisation
Chapitre 2
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Dr. Rémi BacheletMaître de conférences
à Centrale Lille
Des réunions utiles ?
Efficacité
Types de réunion
Chapitre 2
Des réunions utiles ?
Une réunion coûte cher
coût = salaire horaires X nombre de participants + …
1. Quand la réunion va t-elle se dérouler ?
Fixer une date ni trop tôt ni trop tard (Doodle)
2. Les personnes présentes sont-elles les bonnes ?
Invités inutiles
Personnes nécessaires manquantes
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Dr. Rémi BacheletMaître de conférences
à Centrale Lille
Des réunions utiles ?
Efficacité
Types de réunion
Chapitre 2
3. Préparer la réunion
1h de réunion = 4h de préparation
4. Avant de commencer, balayer les objectifs :
ordre du jour
tour de table
rappel des livrables décidés précédemment
Des réunions utiles ?
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Dr. Rémi BacheletMaître de conférences
à Centrale Lille
Des réunions utiles ?
Efficacité
Types de réunion
Chapitre 2
Deux rôles à tenir :L’animateur : resp. organisation, efficacité du temps
consacré et ordre de traitement des sujetsLe secrétaire formalise ce qui a été dit, rédige et envoie le
compte-rendu
Qu’est-ce qui a été décidé ? Concrètement ?Un compte-rendu doit déboucher sur des objectifs
d’action précis : CAMERACheck-list d’efficacité d’une réunion
Efficacité d’une réunion
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Dr. Rémi BacheletMaître de conférences
à Centrale Lille
Des réunions utiles ?
Efficacité
Types de réunion
Chapitre 2
Réunion technique
But : approfondir des points précisSéquences : ordre du jour, traitement point par point, objectifs pour la prochaine fois
Durée : peut prendre du temps !
Image cc-by : Source
– Participants : membre(s) de l’équipe concernés, spécialistes du domaine, client…
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Dr. Rémi BacheletMaître de conférences
à Centrale Lille
Des réunions utiles ?
Efficacité
Types de réunion
Chapitre 2
Participants : l’équipe ou le chef de projet, les encadrants - le comité de pilotage, décideurs…
But : présenter l'avancement, les résultatsSéquences : ordre du jour, présentation, questions, (délibération), bilan
Durée : jamais plus d’une heure
Réunion de chantier
Image cc-by : Source
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Dr. Rémi BacheletMaître de conférences
à Centrale Lille
Des réunions utiles ?
Efficacité
Types de réunion
Chapitre 2
Participants : toute l’équipe-projet
But : suivre l’avancement, traiter les problèmes
Séquences : ordre du jour, traitement point par point,
objectifs
Réunion interne
Image JISC infoNet cc-by-sa-nc : Source
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à Centrale Lille
Des réunions utiles ?
Efficacité
Types de réunion
Chapitre 2
Séquences : tour de table, traitement point par point, objectifs
Durée : très courte !
Toutes les réunions sont suivies d'un compte-rendu … plus ou moins développé
Stand-up meeting
le lundi et le jeudi, à la pause de 10h, max 20 min
Image SeedRocket cc-by : Source
– Participants : membres disponibles
– But : faire un point rapide
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Dr. Rémi BacheletMaître de conférences
à Centrale LilleChapitre 1 : Fixer les objectifs d’un projet
Chapitre 2 : Organiser des réunions efficaces
Chapitre 3 : Le compte-rendu
Chapitre 4 : Gérer la phase de démarrage
Plan du cours
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Dr. Rémi BacheletMaître de conférences
à Centrale Lille
Contenu
Conseils
Chapitre 3
Le compte rendu
Outils basiques d’organisation
Chapitre 3
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Dr. Rémi BacheletMaître de conférences
à Centrale Lille
Contenu
Conseils
Chapitre 3
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Modèles de compte-rendu
Disponible dans les Fiches pratiques de gestion de projet
En mind map au format Freemind, sur Mindmeister
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Dr. Rémi BacheletMaître de conférences
à Centrale Lille
Contenu
Conseils
Chapitre 3
Le compte-rendu : Les « plus »
La cohérence : Le modèle de CR est standard
Les objectifs sont détaillés : Responsable / Livrable concret et précis / Date de fin / charge de travail…
Le suivi : Commencer par balayer la todo list en cours
La simplicité : enchaîner sur le même document partagé
La rapidité d’action : envoyé sous 48h, l’approbation est demandée.. par défaut
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Dr. Rémi BacheletMaître de conférences
à Centrale LilleChapitre 1 : Fixer les objectifs d’un projet
Chapitre 2 : Organiser des réunions efficaces
Chapitre 3 : Le compte-rendu
Chapitre 4 : Gérer la phase de démarrage
Plan du cours
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Dr. Rémi BacheletMaître de conférences
à Centrale Lille
Définir des objectifs
La todo list
Modèles de documents
Chapitre 4
Gérer la phase de démarrage
Outils basiques d’organisation
Chapitre 4
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Dr. Rémi BacheletMaître de conférences
à Centrale Lille
Définir des objectifs
La todo list
Modèles de documents
Chapitre 4
Qu’est-ce qu’un bon objectif ?
CAMERA
Cadré
Approuvé, consensuel
Mesurable, critère de validation donné
Échéance précise dans le temps, daté
Réaliste, mais …
Ambitieux
spécifique, précis, défini
On n’impose pas un objectif à quelqu’un, on le propose…
Pas « diminuer l’absentéisme » mais « réduire l’absentéisme de 15% ».
Ne demandez pas « d’être moins fermé » mais proposez « prendre la responsabilité de tel travail collectif ou d’animer tel type de réunion »
Trop facile, un objectif n’est pas stimulant.Trop difficile, risque de se décourager.
Pour le …
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Dr. Rémi BacheletMaître de conférences
à Centrale Lille
Définir des objectifs
La todo list
Modèles de documents
Chapitre 4
La phase de démarrage d’un projet
Pas encore d’organisation en place travail à faire entre les réunions ?
La todo list
définir les tâches
« qui fait quoi »
suivre l’avancement
objectifs CAMERA
Image Ex-Smith cc-by-sa : Source
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Dr. Rémi BacheletMaître de conférences
à Centrale Lille
Définir des objectifs
La todo list
Modèles de documents
Chapitre 4
Outils pour gérer une todo list
• Une personne seule : Remember the milk, Google agenda, GTD ...
• Une équipe :
Un tableau d’objectifs qui précise :1. pour chaque objectif décidé2. sa date de réalisation3. son responsable.. et d’autres choses, selon les besoins : charge de travail, ressources à prévoir, priorité/importance, méthode de validation de chaque tâche, retard ou non, % d’avancement, date de mise à jour…
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Todo List prête à l’emploi
Fonctions utiles :– Demander la mise à jour par chacun (envoyer un email
aux collaborateurs)– Suivre les mises à jour commentaires/notifications
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Dr. Rémi BacheletMaître de conférences
à Centrale Lille
Définir des objectifs
La todo list
Modèles de documents
Chapitre 4
Disponibles sur le site gestiondeprojet.pm
Modèle de compte-rendu de réunion
Exemple de Todo List
Check-list : efficacité d'une réunion
Tableau de Gestion des risques d'un projet
Plan de valorisation de projet
Cahier des charges et diagramme d’analyse fonctionnelle
Image en tête des chapitres : cc-by Basheer Tome
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L’animation de réunions : une carte conceptuelle
Thomas Briand