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Les aspects concrets du déploiement en BCA

Séquoia / Module FOP « comprendre »

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Plan de la présentation

L’organisation du projet en BCA

Zoom sur le chantier métier et organisation– Les étapes de la démarche– Les principaux choix organisationnels– Les principales évolutions par métier– La définition des nouveaux organigrammes sur les

métiers de soutien

L’organisation des formationsConclusion

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1. L’organisation du projet en BCA

Un projet structuré en 10 chantiers1. Pilotage général et coordination

2. Organisation et métiers

3. Communication

4a. Référentiel Forêts, parcelles, UG (RDF)

4b. Référentiel Articles, prestations, prescriptions

4c. OTP, barèmes et articles d’achats

5. Formations et autorisations

6. Informatique : matériels et connexions

7. Procédures de bascules et de démarrage

8. Mise en place du mode courant

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1. L’organisation du projet en BCA

Un pilotage à 3 niveaux 1. Le codir DT assure le pilotage général (point d’étape et

arbitrages à tous les codir).

2. L’équipe de déploiement territoriale (formée des super-référents et responsables de chantiers et sous chantiers -10

personnes) assure le pilotage opérationnel.

3. L’équipe de déploiement territoriale élargie (équipe restreinte ; référents-démultiplicateurs ; correspondants par secteur

d’activité – 25 personnes) assure le suivi du déploiement et permet une appropriation et une imprégnation progressives du projet

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2. Le chantier « métiers et organisation »– Les étapes

ETAPES Avancement

Structuration de la réflexion en 5 sous chantiers Fait

Analyse des processus-cibles nationaux et évaluation des scénarii d’organisation possibles en BCA

En codir BCA, arbitrage sur les choix d’organisation et identification des évolutions qualitatives de métiers

Fait (en cours pour 1 sous chantier)

Codir des 15/12/09 et 2/03/10

Travaux préparatoires à la définition des nouveaux organigrammes : recensement des postes impactés, calibrage des nouveaux métiers de soutien, analyse de la situation dans chaque agence

Recensement fait ;

Calibrage fait

Analyse agence faite

Réunion d’information des OS

Consultation CTPT, info. CTE sur les principes généraux

Finalisation des nouveaux organigrammes détaillés

Échanges avec les personnels concernés

Fait le 15/03

Fait fin avril

En cours

En cours

Consultation du CTPT sur les organigrammes fonctionnels

Mise en place de la nouvelle organisation

Programmé pour juillet

Programmé pour oct-janvier

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Pour les travaux patrimoniaux– Saisie des programmes et réception des chantiers par les agents patrimoniaux

dans TECK depuis leur poste de travail ; atteinte en 2 ans de l’organisation-cible ;– Définition dans TECK des prescriptions (techniques, environnementales, ….) par

l’AP et des consignes par le CT– Validation du coût des programmes par les conducteurs de travaux;– Envoi par les services d’appui travaux des programmes (au moins de façon

transitoire) et des devis C ; – Professionnalisation de la démarche d’achats de travaux et fournitures :– Saisie par les conducteurs de travaux dans TECK des données sur la réalisation

des chantiers

Pour mémoire : préparation possible des programmes de travaux par les AP sur la nouvelle interface TECK-CANOPEE

2. Le chantier « métiers et organisation »– Les choix organisationnels en BCA (1/3)

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Pour la production de bois façonné– Intégration complète du flux TECK-SEQUOIA dans le flux de production (≠

de l’intégration partielle actuelle)– Saisie du programme par les agents patrimoniaux dans TECK depuis leur

poste de travail après décision d’exploitation de la coupe par le service bois– Validations, organisation de la production par le Service bois (organisation à

finaliser pour la facturation OET et ATDO exploitation forestière)– Professionnalisation de la démarche d’achats de travaux comme pour les

travaux patrimoniaux (achats centralisés par les services bois, voire la DT, les RTE devenant prescripteurs)

– Saisie par les RTE des données sur la réalisation des chantiers (jusqu’à présent, préparation des CD9 par les RTE et saisie par opératrice DTF)

Pour mémoire : ces choix d’organisation s’inscrivent dans le cadre de l’organisation Bois façonnés décidée en CODIR DT en 2009, organisation qui s’appuie sur la mise en place d’un réseau d’opérateurs spécialisés de RTE et cubeur-classeurs

2. Le chantier « métiers et organisation »– Les choix organisationnels en BCA (2/3)

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2. Le chantier « métiers et organisation » – Les choix organisationnels en BCA (3/3)

La professionnalisation des achats externes Travaux– Formalisation d’un pilotage territorial

• Définition chaque année d’une stratégie territoriale des achats en codir DT• Mise en place d’un réseau ACHATS TRAVAUX

– Séparation des fonctions de prescripteurs, d’approvisionneurs et d’acheteurs• Le prescripteur (CT, RTE, chef de projet) formalise son besoin dans une demande

d’achat (NB : cohérente avec la commande interne issue du programme) ;• L’approvisionneur traite la demande (vérification de la disponibilité des crédits, recours à un

marché ou accord de prix existant, organisation de l’achat avec l’acheteur, …), génère la commande d’achat dans SAP, fait signer le BC ou le contrat à l’ordonnateur habilité ;

• L’acheteur décide de la méthode d’achat, organise la consultation avec l’appui de l’approvisionneur et conduit la négociation ;

– Localisation des approvisionneurs-comptables au sein des structures de production (ATX et Services BOIS)

– Limitation du nombre d’acheteurs

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2. Le chantier métier et organisationLes évolutions des métiers de terrain (1/3)

POUR CHACUN :– Possibilité d’une vision d’ensemble et actualisée de son activité travaux

POUR LES AGENTS PATRIMONIAUX :1ère diffusion généralisée d’une application métier fonctionnant dans un environnement réseau (accès au SI de l’ONF);

TECK propose une solution intégrée se substituant à des outils disparates :

– La saisie du programme dans TECK se substitue à la saisie du T0-T1 xls actuel

– La réception dans TECK se substitue à l’envoi d’un fichier ou d’un mail– Le bloc-notes TECK-CANOPEE permet de préparer les programmes de

travaux tout au long de l’année– Les prescriptions sont reprises automatiquement dans la fiche chantier

Évolution à venir progressive vers l’utilisation d’autres applications en réseau : cf congés, mobilités, FOP, RECPREV….

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POUR LES CONDUCTEURS DE TRAVAUX :

L’étape importante a été franchie en BCA avec le déploiement de TRAVAUX au niveau des CT en 2009 (saisie informatisée par les CT des CD7 et CD9)

L’évolution la plus importante porte sur l’organisation des achats :– Les CT deviennent prescripteurs d’achats, ceux-ci sont gérés par un

approvisionneur spécialisé– Les besoins doivent être formalisés de façon précise

POUR LES RTE :

Comme pour les CT, les demandes d’achats externes seront formalisées par les RTE et traitées par le SMOB

Les RTE devront désormais enregistrer dans TECK la réception des travaux d’exploitation et le suivi des quantités réalisées

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2. Le chantier métier et organisationLes évolutions des métiers de terrain (2/3)

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POUR LES CHEFS DE PROJET (BET, PAN, ATE) :

Toutes les opérations sont suivies en réalisation dans TECK par le chef de projet :

– Formalisation des demandes d’achats internes et externes • Exemple : achat de temps SIG du BET à une ATE

– Planification des opérations

– Enregistrement des quantités réalisées

– Enregistrement des temps PEF sur les projets

NB : réflexion non encore aboutie en BCA

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2. Le chantier métier et organisationLes évolutions des métiers de terrain (3/3)

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Le métier d’assistant(e) spécialisé(e) travaux en ATE évolue ; il se recentre sur :

– Le pilotage : • Le suivi des programmes • La gestion des engagements des travaux en FD• Le passage des commandes internes à l’ATX

– L’action commerciale : • En 3-CP : vérification et édition des programmes et devis C ; facturation externe ;

suivi des subventions aux communes• En 3-CL : suivi des FEB, édition des devis, facturation, ….

– Le contrôle de gestion « recettes » : tableaux de bord, …

Des missions diminuent ou disparaissent :– La saisie des programmes D et C (restera une partie de contrôle) et des devis P– Les transferts TRAVAUX/DTF (programmes et devis)– La génération des factures internes et le transfert des suivis de chantier dans DTF

2. Le chantier métier et organisationLes évolutions des métiers de soutien (1/2)

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Il apparaît un nouveau métier d’approvisionneur-comptable Travaux avec des fonctions :

– Liées au processus achats : traitement des demandes d’achats ; mise en œuvre des marchés territoriaux ou des accords de prix ; contacts avec les fournisseurs ; préparation des bons de commande ; appui à l’acheteur pour la préparation des consultations, …

– Liées au processus comptable : saisie de l’engagement de dépense dans CEDRE ; transmission à l’ordonnateur pour signature du contrat ou du BC, contrôle et comptabilisation des la facture, …

– Liées au contrôle de gestion « dépenses » : vérification de la disponibilité des crédits ; gestion et expression des besoins, suivi de la consommation des enveloppes, …

Ce nouveau métier sera localisé dans les structures de production, notamment agence travaux et services mobilisation des bois

– Les cellules appro-comptabilité des ATE n’auront plus à traiter la majeure partie des factures liées aux travaux et aux études.

2. Le chantier métier et organisationLes évolutions des métiers de terrain (2/2)

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Les étapes : – Quantification des tâches de soutien liées aux travaux – Détermination d’effectif-cible par ATE pour l’ensemble des fonctions de

soutien en ATE– Analyse prospective (perspective à 2 ans) par agence de la situation

des postes et des personnes pour identifier un « itinéraire » possible vers l’organisation-cible à partir du recensement des :

• Postes non modifiés• Postes non modifiés vacants ou avec départ prévisible• Postes supprimés au départ (prévisible) de la personne• Postes supprimés avec proposition identifiée au titualire• Postes créés ou reconfigurés• Postes transférés

– Présentation prochaine en CTPT des effectifs-cible par service et des modifications d’organigramme à court-terme

2. Le chantier métier et organisationLe travail en cours sur les organigrammes (1/2)

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Résultats – La situation actuelle :

• 152 postes de soutien (sur 727) pour 140 ETP environ ;• Dont 20 en services d’appui travaux ATE, 2 en ATX, 26 en appro-compta-logistique

– La situation future envisagée :• 140 postes environ pour 129 ETP des effectifs en SAT et cellules appro-compta ; des effectifs en SBOIS ; des

effectifs de soutien ATX (avec du temps acheté)– L’ »itinéraire »

• 17 postes supprimés ou reconfigurés dans le schéma-cible dont 5 à court-terme• 6 postes créés à terme, dont notamment des postes approvisionneurs-comptables ;• 5 postes vacants ou vacants à CT ;• 9 départs prévus dans les 2 ans (retraite ou mutation)

Au moins une solution identifiée sur le même site géographique pour chaque personne concernée ; des besoins de recrutement complémentaires en personnel administratif, yc à court terme.

2. Le chantier métier et organisationLe travail en cours sur les organigrammes (2/2)

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– Nécessité de re-situer les enjeux généraux et de rappeler des bases sur l’activité Travaux

Importance des formations « comprendre » à faire en populations « mixées »

– Importance de parcours de formation à l’utilisation de l’outil modulaires à adapter aux différents publics et à l’organisation propre à chaque DT

cf notamment les différences de mission des AP selon les DT, et donc sans doute de durée des formation « réaliser »

– Nécessité d’intégrer dans la formation « réaliser » des agents des éléments connexes à l’utilisation de l’outil lui-même, par exemple :

• Bonne utilisation du catalogue des prestations et des prescriptions• Qualité de la présentation des programmes• Evolution de l’organisation du travail liée au bloc-note TECK-CANOPEE• (pm) Formation à la réception des achats internes dès la T2 pour éviter de faire

revenir les AP une 3ème fois …..

3. L’organisation des formationsQuelques points d’attention (1/2)

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– Nécessité, en parallèle à la formation à l’outil, de s’assurer de la capacité des agents patrimoniaux à travailler dans un environnement réseau

• (pm) Généralisation des accès ADSL en 2 ans• Enquête faite auprès des agents sur la perception de leur besoin dans ce domaine (+

repérage prévu des agents en difficultés pendant les FOP) ; • Mise en place de formations de mise à niveau sur les fonctionnalités de base pour

ceux qui se sentent peu à l’aise (dont certaines à distance) ;• Sensibilisation prévue des RUT à l’accompagnement des agents en réelle difficulté ;• Module sur l’utilisation de base de mesapplis et la prise en main à distance à prévoir en

ouverture des formations « réaliser » (+ permanence hotline pendant les FOP).

– Nécessité, en parallèle à la formation à l’outil, de programmer les formations nécessaires liées à l’émergence du métier d’approvisionneur-comptable Travaux

• Programmes de formations individualisées à prévoir selon l’origine des personnes : processus travaux ; comptabilité et utilisation des CEDRE ; code des marchés publics, ….

3. L’organisation des formationsQuelques points d’attention (2/2)

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Un module « Comprendre » de 1 journée – 11 sessions de 40 à 60 personnes organisées entre le 17 et le 31 mai

Les modules « Réaliser » de la T2 (début-fin de l’été)– Un module principal « programme » de 2 jours (Présentation des flux ;

familiarisation avec mesapplis ; manipulation de TECK et de SEQUOIA ; formation au bloc-note canopée) – Une trentaine de sessions

– Un module T2 allégé pour les CT ;– Un module T2 complémentaire devis-restitutions notamment pour SAT, SMOB,

BET

Les modules « réaliser » de la T3 (novembre)– 2 à 3 jours, principalement pour les CT, les RTE, les chefs de projets (BET, PAN,

SAT)

Des compléments « à la carte » (automne)– Pour les agents mal à l’aise avec l’informatique ;– Pour les approvisionneurs-comptables travaux

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3. L’organisation des formationsLe programme en BCA

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Le déploiement des accès ADSL et la recherche de solutions dans les zones blanches ;

La préparation des habilitations ; La mise à niveau de tous les postes informatiques de terrain ; La préparation du catalogue de prestations, la définition des

prescriptions et des critères, l’harmonisation territoriale des rendements ;

La définition d’une méthode de calcul harmonisée pour les barèmes OF, matériels, ….

Le recherche d’une solution pour la reprise des données des programmes ouverts dans TRAVAUX et réalisés dans TECK ;

Le chargement des données Forêts et parcelles dans le RDF, L’organisation future du support ………

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Tout le reste ……

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CONCLUSION

Des enjeux qui dépassent largement le simple déploiement d’une nouvelle application informatique.

Au-delà des enjeux propres au projet déjà identifiés, le déploiement de SEQUOIA sert de catalyseur au traitement de sujets de fond structurants sur l’évolution des métiers, des organisations, de la culture de l’Etablissement.

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Des chantiers de fond et structurants …

…. Associés à des enjeux importants

La diffusion jusqu’aux agents de terrain de l’informatique en réseau

Apporter un vrai « + » pour les AP et RUT (vision globale, lien avec CANOPEE)

Ne laisser personne « en chemin »

La professionnalisation des achats liés aux travaux

Une organisation efficace pour maîtriser les charges externes et donc le coût des travaux

L’optimisation des activités de soutien liées aux travaux et prestations

Contribution à la rentabilité des ATX et à la satisfaction des clients internes et externes

La formalisation et la standardisation des prestations et prescriptions (y compris les rendements et les critères associés)

Disposer d’un outil « vivant » pour :

- structurer la démarche commerciale, assainir les relations ATE/ATX, mesurer l’efficacité économique des ATX

- mettre en œuvre les ITTS et les guides de sylviculture