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1MINEFI – DRB - novembre 04
Direction de la Réforme Budgétaire
Mise en œuvre des nouveaux processus budgétaires et comptables de l’État
Cadrage du déploiement
2Juillet 2005
Sommaire
1. Présentation du projet ré-ingénierie des processus budgétaires et comptables de l’État
2. Déploiement des nouveaux processus budgétaires et comptables
3. Prochaines étapes
3Juillet 2005
1 – Présentation du projet ré-ingénierie des processus budgétaires et comptables de l’Etat
Qu’est que la ré-ingénierie des processus ?
• C’est l’ensemble des travaux consistant à traduire, dans les circuits de gestion, les innovations portées par la LOLF :
– Modification des circuits existant et élaboration des nouveaux contenus budgétaires et comptables ;
– Définition du nouveau rôle des acteurs et de leurs responsabilités.
• Le projet se décompose en 9 ensembles de processus (macro processus) tels que présentés lors des comités de pilotage des DAF des 24 juin et 22 juillet derniers :
Le projet ré-ingénierie a pour objectifs de préparer les gestions 2006 - 2007 et la mise en œuvre du système d’information cible CHORUS.
MP1 - Élaboration ministérielle d’un budget
MP2 - Allocation et mise à disposition des ressources
MP3 - Exécution des dépenses
MP5 - Exécution des recettes étrangères à l’impôt
MP9bc - Gestion des actifs immobilisations
Macro processus ayant démarré en janvier 2005 :
MP4 - TFG et opérations de fin d’exercice
MP7 - Restitutions, comptes rendus, tableaux de bord
Macro processus ayant démarré en mai 2005 :
MP8 – Pilotage de la masse salariale et du plafond d'emplois
MP9a – Gestion des actifs stocks
Macro processus n'ayant pas démarré :
*
* Traitements de fin de gestion
4Juillet 2005
1 – Présentation du projet ré-ingénierie des processus budgétaires et comptables de l’État
• La ré-ingénierie des processus fait partie de la feuille de route et du plan de déploiement demandé aux ministères lors du comité de pilotage des DAF du 27 mai dernier.
• Certains processus peuvent être mis en œuvre dès 2006 :– Parce qu’ils permettent de préparer la gestion 2007 selon les règles LOLF– Parce qu’ils sont indépendants du système d’information cible, et sont donc
compatibles avec le Palier 2006• MP1 - Élaboration ministérielle du budget
• MP2 - Allocation et mise à disposition des ressources
• Pour les autres processus, pour lesquels le système d’information CHORUS est indispensable, la mise en œuvre peut être envisagée :
– Sous forme d’expérimentations, en central ou en déconcentré– Progressivement de 2006 à 2008, pour préparer les organisations
• MP3 - Exécution des dépenses
• MP4 - Traitements de fin de gestion et opérations de fin d’exercice
• MP5 - Exécution des recettes non fiscales
• MP7 - Restitutions tableaux de bord
• MP9 - Gestion des actifs - immobilisations
Le déploiement des nouveaux processus permet de mettre en adéquation les organisations et les règles de gestion avec la LOLF.
5Juillet 2005
1 – Ré-ingénierie des processus budgétaires et comptables de l’État Participation des ministères
L’objectif est aujourd’hui de décliner et adapter les processus au niveau des ministères.
Équipement
Équipement
Intérieur
Équipement
Défense
Défense
MINISTERE PILOTE
Intérieur
Équipement Défense
Affaires sociales
MINISTERES
CO-PILOTES
Équipement
Finances (INSEE)
Finances(DPMA)
Équipement
Défense
IntérieurAffaires sociales
Finances(DPMA/DGI)
Défense
MP1 - Élaboration ministérielle d’un budget
MP2 - Allocation et mise à disposition des ressources
MP3 - Exécution des dépenses
MP5 - Exécution des recettes étrangères à l’impôt
MP9bc - Gestion des actifs immobilisations
MP4 - TFG et opérations de fin d’exercice
MP7 - Restitutions, comptes rendus, tableaux de bord
Macro processus ayant démarré en janvier 2005 :
Macro processus ayant démarré en mai 2005 :
Education Intérieur
Non défini
Équipement
Non défini
MP8 – Pilotage de la masse salariale et du plafond d'emplois
MP9a – Gestion des actifs stocks
Macro processus n'ayant pas démarré :
Non défini
• Les ministères se sont fortement mobilisés pour le co-pilotage des travaux qui se sont déroulés sous forme d’ateliers de travail :
6Juillet 2005
1 – Ré-ingénierie des processus budgétaires et comptables de l’État Calendrier et avancement des travaux
T4
Adaptation des systèmes existants pour la mise en œuvre de la LOLF
T3T2 T3 T4 T2T1
Manuels des
procédures
Manuels des
procédures
Mise en œuvre des processus cibles ne nécessitant pas de système d’information ou avec le Palier 2006
Sept. 2005 : Manuels des procédures
2004
T3 T4
PALIER 2006PALIER 2006
SYSTEME D’INFORMATION CIBLE CHORUSSYSTEME D’INFORMATION CIBLE CHORUS
RE-INGENIERIE DES PROCESSUS BUDGETAIRES ET COMPTABLESRE-INGENIERIE DES PROCESSUS BUDGETAIRES ET COMPTABLES
Analyse de
l’existant
Analyse de
l’existant
2005
T1
2006
Déclinaison et mise en œuvre dans les
ministères
Déclinaison et mise en œuvre dans les
ministères
Juin 2005 : Processus cibles
à macro maille
Élaboration des processus
cibles
Élaboration des processus
cibles
Cohérence, conduite du changementCohérence, conduite du changement
T4
Adaptation des systèmes existants pour la mise en œuvre de la LOLF
T3T2 T3 T4 T2T1
Manuels des
procédures
Manuels des
procédures
Mise en œuvre des processus cibles ne nécessitant pas de système d’information ou avec le Palier 2006
Sept. 2005 : Manuels des procédures
2004
T3 T4
PALIER 2006PALIER 2006
SYSTEME D’INFORMATION CIBLE CHORUSSYSTEME D’INFORMATION CIBLE CHORUS
RE-INGENIERIE DES PROCESSUS BUDGETAIRES ET COMPTABLESRE-INGENIERIE DES PROCESSUS BUDGETAIRES ET COMPTABLES
Analyse de
l’existant
Analyse de
l’existant
2005
T1
2006
Déclinaison et mise en œuvre dans les
ministères
Déclinaison et mise en œuvre dans les
ministères
Juin 2005 : Processus cibles
à macro maille
Élaboration des processus
cibles
Élaboration des processus
cibles
Cohérence, conduite du changementCohérence, conduite du changement
La fin de l’élaboration des processus cible détaillés est prévue pour fin septembre 2005 (à l’exception des macro processus 4 et 7).
7Juillet 2005
2 – Déploiement des nouveaux processus
• Pourquoi déployer les nouveaux processus budgétaires et comptables dans votre ministère ?
– Pour adapter les recommandations interministérielles au contexte et aux spécificités de votre ministère / d’une direction / d’un service déconcentré
– Pour favoriser l’acculturation des personnels aux réalités concrètes de la LOLF
– Pour enclencher une dynamique dépassant l’échéance du 1er janvier 2006 et du Palier
– Pour accompagner votre organisation et vos modes de fonctionnement de manière progressive vers la cible, notamment dans la perspective de la mise en place du système d’information cible CHORUS
– Pour développer la capacité de votre ministère à allouer les ressources rares en fonction des nouveaux métiers (RPROG, RBOP, gestionnaire d’immobilisations, gestionnaire d’engagement…)
Le déploiement des nouveaux processus permet d’accompagner vos personnels et votre organisation dans la mise en œuvre concrète et progressive de la LOLF et l’apprentissage de ses nouveaux métiers.
8Juillet 2005
2 – Déploiement des nouveaux processus Définition et objectifs d’un plan de déploiement
Le plan de déploiement comporte quatre éléments clés :
• La définition de la Stratégie de déploiement : – Que déploie-t-on ? Identification des contenus à déployer en 2006 et au delà, dans un
horizon 2007-2008
– Comment déploie-t-on ? Définition des modalités de déploiement (pilote ?, expérimentation ?, généralisation ?, Trajectoire ?)
• La détermination du Calendrier de déploiement en fonction de la stratégie retenue
par le ministère ;
• La formalisation du Pilotage et de l’Organisation de déploiement retenus par le
ministère en cohérence avec le suivi inter-ministériel ;
• Il comprend un plan de Conduite du Changement, levier d’appropriation et de
montée en compétences.
• Le plan de déploiement organise la mise en œuvre des nouveaux processus avec
deux objectifs principaux :– En tant que « feuille de route », il permet de piloter la mise en œuvre effective des
processus.
– Il sert également de support de communication afin que chacun ait la visibilité sur le projet et puisse anticiper la mise en œuvre à son niveau.
9Juillet 2005
2 – Déploiement des nouveaux processus Stratégie de déploiement - propositions
La stratégie de déploiement : définition des contenus à mettre en oeuvre en 2006 et de la trajectoire de mise en oeuvre pour les autres contenus (2007-2008)
La stratégie de déploiement est à adapter avec vous au cours d’une étape de cadrage.
2006 : Mise en oeuvre pour préparer la gestion 2007
2006 - 2008 : Expérimentation ou pilote puis généralisation
MP1 - Élaboration ministérielle d’un budget : déploiement en administration centrale de la logique performance / construction du budget des programmes / BOP
MP2 - Allocation et mise à disposition des ressources : déploiement en administration centrale de l’élargissement du périmètre de la notification et de la mise à disposition globale des crédits le 2 janvier
MP2 - Pilotage mutualisé des CP : expérimentation en centrale sur un programme
MP3 - Exécution des dépenses : expérimentation de la planification détaillée des AE, du service fait ou du service facturier en central
MP4 - Traitements de fin de gestion et opérations de fin d’exercice : préparation de la clôture 2006
MP5 - Exécution des recettes : expérimentation du rattachement rénové des fonds de concours
MP7 – Restitutions et tableaux de bord
MP9 - Gestion des immobilisations
10Juillet 2005
2 – Déploiement des nouveaux processus Calendrier du déploiement
•Sept. 05
•Dernier trimestre 2005•Août 05
•Juil. 05
•Juin 05
•Mai 05•Avr. 05
•Mars 05
•Fév. 05
•Jan. 05
•Déc. 04•Nov. 04
CADRAGE
ANALYSE DE L’EXISTANT
Manuel Interministériel des
processus ciblesGuide
Méthodologique de mise en oeuvre
Module A Module B
ELABORATION DES PROCESSUS CIBLE
Phase interministérielle
Phase ministérielle
• La cible détaillée décrit les activités, les rôles et les fonctions «type». Elle n’est pas déclinée au niveau des ministères.
• Les travaux à effectuer au niveau de chaque ministère en fonction de la stratégie retenue :
– Adapter et décliner les processus et les organisations cibles.– Piloter la mise en œuvre de ces processus et organisations cibles.
Il est prévu dans le cadre du chantier de vous assister, si vous le souhaitez, dans la déclinaison et le pilotage de la mise en œuvre des processus cibles.
Adaptation et déclinaison des processus et des organisations cibles sur un ministère
Assistance au pilotage de la mise en œuvre des processus et organisation cibles dans un ministère
11Juillet 2005
2 – Déploiement des nouveaux processus Organisation et dispositif de pilotage du déploiement Proposition d'assistance
MODULE AAdaptation et
déclinaison des processus et des
organisations cibles sur un ministère
Durée estimative
Travaux à mener
À définir
• Modalités de pilotage des travaux
• Aide à la planification des travaux
• Analyses d’écart entre l’existant ministériel et les processus cibles :
Analyse de l’existant Processus et organisations
Cartographie des systèmes d'information
Études d’impact sur les axes organisation, SI, métier, réglementation et culture
Formalisation des nouveaux processus et organisations du ministère
• Diagnostic de conduite du changement : analyse des freins et choix des outils adaptés.
MODULE BAssistance au pilotage
de la mise en œuvre des processus et
organisations cibles dans un ministère
À définir
A l’issue du module A, l’équipe du ministère est organisée et dispose de supports prêts à déployer.
Lors du module B, l’équipe du ministère bénéficie d’une assistance au pilotage.
• Accompagnement de l’équipe ministère dans le pilotage de :
l’organisation du déploiement
la mise en place des nouvelles organisations, nouveaux modes de travail
la réalisation des actions de conduite du changement.
Produits finis
• Une équipe ministère organisée :
• Calendrier de déploiement du ministère – Organigramme des tâches (excel ou microsoft project)
• Organigramme et modalités de pilotage ministériel
• Les outils opérationnels du déploiement :
• Analyses d’écart
• Manuel ministériel des processus
• Manuel ministériel d’audit interne
• Diagnostic ministériel de conduite du changement
• Préparation, participation et formalisation des points d’avancement
• Aide à la décision du démarrage / bascule
• Mises à jour du calendrier
• Consolidation des reporting ministériels
12Juillet 2005
2 – Déploiement des nouveaux processus Organisation et dispositif de pilotage
DRB - DGCP - DB - AIFE
Copils des DAF
Réunions de suivi bilatérale du déploiement
Ministère
Haut responsable de déploiement / DAF
Services métiers
Chef de projet LOLF
Services gestionnaires
Une organisation des travaux de mise en œuvre de la ré-ingénierie cohérente avec le dispositif d’ensemble de suivi de la réforme.
Correspondant conduite du changement
Réunions des chefs de projet LOLF
Chef de projet ré-ingénierie
Organisation du projet
ré-ingénierie
Correspondant par MP ou regroupement de MP
Direction de projet ré-ingénierie
Équipe pilotage et conduite du changement – capitalisation
entre ministères
13Juillet 2005
3 - Prochaines étapes
• Premières actions à mener au niveau du ministère :– Arrêter le contenu des processus à déployer en 2006, et choisir les modalités
de déploiement (pilote ? Expérimentation? Généralisation?)
→ Pour action : Planifier une réunion de cadrage
– Valider la décision de déploiement (pour un déploiement en 2006, décision à prendre avant fin septembre 2005)
– Définir l’organisation du ministère pour le déploiement de la ré-ingénierie :• Un chef de projet (chef de projet LOLF ou coordonnateur pour les ministères
pilotes par exemple)
• Un correspondant par MP ou par regroupement de MP (MP1&2 par exemple)
• Un correspondant conduite du changement
– Définir les modalités de pilotage avec la DRB.
• Une assistance au déploiement des processus :– Co-pilotée par le ministère et la DRB– Pouvant être préparée dès septembre 2005 pour un démarrage opérationnel
en octobre et une mise en œuvre dès la gestion 2006– Ayant lieu dans les locaux du ministère
14Juillet 2005
Vos correspondants
• DRB - Minéfi – Christophe Fanichet (DRB)
– Tél : 01 53 18 71 56
– E-mail : [email protected]
• Correspondant BearingPoint– Clotilde Guizani
– Tél : 01 53 18 30 84
– E-mail : [email protected]
Déploiement des processus et organisations cibles
15Juillet 2005
ANNEXES – Les contenus du déploiement
Macro-Processus ContenuStratégie de mise en
oeuvreDate de mise en œuvre proposée
Commentaires
Élaboration ministérielle d’un budget
Appuyer la préparation budgétaire sur une stratégie supra-programme et programme actualisée.
Déploiement en administration centrale
dès décembre 2005 Amélioration progressive et continue de la qualité des données au fur et à mesure des cycles de gestion, et à terme grâce au SI cible
Appuyer la préparation du budget N+1 sur une réflexion de programmation pluri-annuelle au niveau des BOP et des programmes.
Déploiement généralisé (central et déconcentré)
dès décembre 2005
Construire le budget N+1 des programmes.
Déploiement en administration centrale
dès mars 2006
Allocation et mise à disposition des ressources
Un processus budgétaire d’allocation centré sur la programmation.
Déploiement en central en 2006. Pas de généralisation en déconcentré avant 2007.
Juin 2006, pour le PLF 2007
L’élargissement du périmètre de la notification.
Déploiement en central en 2006. Pas de généralisation en déconcentré avant 2007.
dès février 2006 La qualité de l a notification dépend de la disponibilité de l’information dans le palier 2006 et de la qualité de la programmation et de l’allocation.
Une mise à disposition globale, rapide et maîtrisée des crédits.
Déploiement en central en 2006. Pas de généralisation en déconcentré avant 2007.
dès février 2006
Une mutualisation de la gestion des CP au niveau du programme.
Logique d’expérimentation en centrale.
2008 Nécessité de Chorus
16Juillet 2005
ANNEXES – Les contenus du déploiement
Macro-Processus ContenuStratégie de mise en
oeuvreDate de mise en œuvre proposée
Commentaires
Exécution des dépenses Développement du métier « gestionnaire d’engagement ».
Logique d’expérimentation à préciser.
Dès janvier 2006
Développement du métier « réceptionnaire ».
Logique d’expérimentation à préciser.
Dès janvier 2006
Développement du métier « gestionnaire de liquidation ».
Expérimentation en administration centrale en 2006
Dès janvier 2006 Nécessité de Chorus pour une mise en œuvre en services déconcentrés.
Développement du métier « acheteur »
Logique d’expérimentation à préciser.
Dès janvier 2006
Rénovation des modes de contrôles
Logique d’expérimentation à préciser.
-Dès janvier 2006
Développement du métier «pilote du processus d’exécution »
Dès 2006
Exécution des recettes hors impôt
Rénovation de la gestion des recettes / contractualisation
Logique d’expérimentation à préciser.
Nécessité de Chorus pour suivre la contractualisation entre les différents acteurs
Procédure rénovée de rattachement des crédits.
Logique d’expérimentation à préciser.
Dès janvier 2006
Une nouvelle organisation de la fonction comptable.
Expérimentation en administration centrale en 2006
Dès janvier 2006 Accord LOLF dissocie les deux fonctions comptable et recouvrement
Développement du métier «pilote des recettes du programme»
17Juillet 2005
ANNEXES – Les contenus du déploiement
Macro-Processus ContenuStratégie de mise en
oeuvreDate de mise en œuvre proposée
Commentaires
Gestion des actifs et des immobilisations
Doter l’État d’une gestion comptable des immobilisations performantes.
Logique d’expérimentation à préciser.
Assurer la qualité de la comptabilité du patrimoine de l’État.
Logique d’expérimentation à préciser.
Disposer des informations de gestion permettant d’optimiser les coûts liés au patrimoine.
Logique d’expérimentation à préciser.
Traitement de fin d’exercice et opérations de fin de gestion
Restitution et tableaux de bord
Audit Interne