1 Séminaire de formation Méthodes dAudit Cycle Achats - Fournisseurs 2005

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Séminaire de formation

Méthodes d’Audit

Cycle Achats - Fournisseurs

2005

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S O M M A I R E

Introduction

► Fondamentaux comptables

► approche de la démarche d’audit

1. Objectifs d’Audit

2. Revue du contrôle interne

3. Révision des comptes

Conclusion

► Rôle et responsabilité de l’assistant

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1. OBJECTIFS D’AUDIT

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DES TRAVAUX A METTRE EN ŒUVREen respectant des objectifs d’audit suivants :

Fait générateur

Commande

Réception / Livraison

Réglement

REALITEEXHAUSTIVITE

UNICITE

BON COMPTEBON MONTANT

BONNE PERIODECONCERNE L’ENTREPRISE

Risques généraux

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Objectifs d’audit

OBJECTIFS

réalité

concerne l’entreprise

sans oubli (exhaustivité)

sans double emploi

dans le bon compte

pour le bon montant

sur la bonne période

TRAVAUX

revue du contrôle interne

contrôle de pièces

apurement, circularisation

revue du contrôle interne

méthodes et principes comptables

contrôle de pièce, dépréciation,

opérations en devises

test de cut-off,

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2. REVUE DU CONTRÔLE INTERNE

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2.1 Connaissances des opérations

2.2 Evaluation du contrôle interne

2.3 Conséquences induites par les conclusions sur le contrôle

interne

Revue du contrôle interne

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Cette phase permet de compléter et de mettre à jour les informations à caractère permanent et pluriannuel

Elle porte sur les opérations, l’environnement externe, l’organisation interne et les méthodes et principes comptables de l’entité

Prise de connaissance des principes et méthodes comptables- principes appliqués en matière de comptabilisation des opérations - mode d’enregistrement des opérations en devises- retenues de garantie, - avances et acomptes,

2.1 Connaissance des opérations

RECENSEMENT

Caractéristiques des achats

Flux financiers Risques engendrés

Contraintes d’organisation

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2.1 Connaissance des opérations

Principaux services intervenants

Initiateurs de la commande

Initiateurs de la commande

Émission des demandes d ’achats (limites à définir)

Pas d ’envoi direct aux fournisseurs

Service AchatsService Achats Établissement des bons de commandes

Négociation des prix, choix des fournisseurs, surveillance des délais de livraison

RéceptionRéception S ’assurer de la conformité de la livraison avec la commande (quantité + qualité)

StocksStocks Réception de la marchandise du service Réception et

enregistrements (pour un suivi quantitatif)

ComptableComptable Enregistrement des factures après leur validation par le donneur d’ordre

TrésorerieTrésorerie Règlement des factures après approbation par les personnes habilitées

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Principales phases du cycle

Compétences pluridisciplinaires nécessaires

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Principales phases du cycle

Expression du besoin

Acceptation de la demande

d ’achat

Commande

Réception /Livraison

Comptabilisation Facture

Règlement

Système classiqueSystème engagement

de dépenses

Charge provisoire

Charge définitiveCharge définitive

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2.2 Evaluation du contrôle interne (Revue de procédure)

Déclenchement de la commande

Les commandes

Elles sont faites en fonction des besoins de l ’entreprise

Pour des quantités optimales

Par des personnes autorisées à le faire

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Réception / Livraison

Les livraisons

Les délais de livraison prévus sont respectés

Elles ne peuvent être acceptées que si elles correspondent à une commande

Elles sont faites selon les spécifications de la commande

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Comptabilisation de la facture

Comptabilisation

Les dettes sont constatées au fur et à mesure des commandes et / ou livraisons

La comptabilité est correctement organisée pour traiter les opérations

Les enregistrements sont précédés de vérifications (factures, affectations, rapprochement bon de commande…)

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Réglement

Règlement

Les factures sont contrôlées avant mise en paiement

La mise en paiement est dûment autorisée

Les factures ne sont pas payées plusieurs fois

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Les outils mis à disposition

EntretiensEntretiens

TestsTests

Flow chartFlow chart

Tableaux forces/faiblesses

Tableaux forces/faiblesses

RecommandationsRecommandations

Analyse des procédures écrites

Analyse des procédures écrites

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Compétences nécessaires en complément de l’audit financier

Intervenants Eléments revus

Systèmes d'informations Tâches générales : déversements comptables, carto-(SIOM) graphies des systèmes, fiabilité et sécurité des données

Fiscalistes TVA, taxes à l'importation, ORGANIC, Déclaration (Magellan) d'Echange de Biens

Juristes Lecture de certains contrats présentant des risques ou (Magellan) litiges particuliers, validation de certains montage juridiques

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2.4. Conséquences induites par les conclusions

Adaptation de l’approche

Lors de l’élaboration de l’approche en début de mission, utiliser les conclusions de

l’audit N-1 et du dossier permanent pour orienter

► Les travaux de contrôle interne de l’exercice N : a-t-on appliqué les recommandations faites,

► Les tests de validation à réaliser en fonction de la qualité du contrôle interne relevée : tests sur

la nouvelle procédure, tests de validation et de permanence

Après la phase de contrôle interne: mise à jour du mémorandum d’approche et

orientation / définition des travaux à réaliser au préfinal et final

► Une procédure fiable lui permettra de limiter le champ de révision

► Une procédure faible le conduira à faire des diligences approfondies sur certains risques

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3. REVISION DES COMPTES

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3.1 Préparation du final

3.2 Travaux de contrôle

3.3 Mémo de synthèse

3.4 Contrôle de l’annexe

Révision des comptes

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Préparation des circularisations

Préparation des circularisations Sélection des fournisseurs à circulariser à partir des

balances auxiliaires,

Préparation et envoi des lettres : confirmation ouverte (à l ’inverse de la confirmation clients)

Mise en place d’un tableau de suivi

Relance des tiers avant l ’intervention finale

Utilisation au final : cf. travaux de contrôle finaux

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Méthode de sélection

Méthode de sélection

Le choix des fournisseurs à circulariser peut se faire sur la base d'une balance antérieure à la date de clôture (puisque les montants ne seront pas indiqués dans la demande).

Sont choisis les fournisseurs pour lesquels les mouvements de la balance auxiliaire (débit / crédit) sont les plus importants.

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3.2 Travaux de contrôle (1/2)

Établissement de la feuille maîtresse

Revue analytique

Cadrage Balance Auxiliaire et Balance Générale

Exploitation des circularisations, revue des intercos et procédure

alternative

Contrôle du cut-off

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3.2 Travaux de contrôle (2/2)

6. Revue des FNP

7. Dettes en monnaie étrangère

8. Analyse des fournisseurs débiteurs

9. Validation des enregistrements

ET SURTOUT : Je n ’oublie pas de prendre connaissance du mémo

de section N-1 et de la synthèse intérimaire

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3.2.1 Etablissement de la feuille maîtresse

Rappel rapide des principes méthodologiques

Présentation des comptes concernés :

► ACTIF : 409 - Avances et acomptes versés sur commandes

► PASSIF : 401 à 405 - Fournisseurs

408 - Fournisseurs - Factures non parvenues

► Charges : 60 - Achats

61 - Services extérieurs

62 - Autres services extérieurs

► Produits : 791 - Transfert de charges d ’exploitation

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3.2.1 Etablissement de la feuille maîtresse

Société : X Index :

Exercice : 31/12/01 Fait par : M .R

Le : 12-avr

x

N° compte Variation Index

PASSIF

4011000 Fournisseurs hors groupe 762 674 (88) B1004011001 Fournisseurs groupe 523 355 (168) B1104019000 Fournisseurs, position globale de change (33) 21 54 B1204031000 Fournisseurs, effets à payer HG 3 159 2 186 (973) B2004041000 Fournisseurs d'immo. HG 20 (7) (27) B3004041001 Fournisseurs d'immo. groupe 1 1 B3104051000 Fournisseurs d'immo. HG , effets à payer 133 26 (107) B4004081000 Fournisseurs, FNP 1 371 1 798 427 B5004081001 Fournisseurs groupe, factures à recevoir 595 536 (59) B510

Total Fournisseurs 6 530 5 590 (940)DSA

ACTIF

4091000 Fournisseurs, avances et acomptes versés (40) (57) (17) B6004098000 Fournisseurs, avoirs à recevoir (20) (20) B700

Total Fournisseurs débiteurs (40) (77) (37)DSA

OK BG 31/12/01 Version du 12 janvier 2002

x OK rapport général 31/12/00

Fournisseurs

K€

LibelléSolde au 31/12/00

Solde au 31/12/01

Exercice n°1

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3.2.2 Revue analytique

Comprendre l’évolution des principaux postes

Orienter les travaux à effectuer sur le cycle

Feuilles maîtresses, revue analytique N-1,

entretiens ...

Réaliser un comparatif N/N-1 (valeur & %)

Analyser les principales variations : par entretien, par

recoupement avec les évolutions des postes de

charges,

Calculer le délai de règlement fournisseurs : selon la

méthode ayant le plus de pertinence pour la société

(tenir compte de la nature de l’activité, de la

saisonnalité,...)

Travaux à effectuer

Objectifs

Outils utilisés

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3.2.3 Cadrage balance auxiliaire / balance générale

Rappels comptables

Pourquoi utiliser une balance auxiliaire ?

► Obtention d ’un détail des comptes par tiers

► Document de suivi, de contrôle et d ’analyse

Balance Auxiliaire

Balance Générale

Exercice n°1 (suite)

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3.2.3 Cadrage balance auxiliaire / balance générale

S’assurer que la comptabilité auxiliaire est bien le reflet de

la comptabilité générale et de l ’exhaustivité des comptes

fournisseurs tels qu ’ils apparaissent dans la balance

générale.

S’assurer de la non compensation des soldes débiteurs

et créditeurs.

Rapprochements cadrages

Matérialisation du rapprochement effectué (avec mise en

évidence des éventuels écarts et leur explication).


Objectifs

Outils utilisés

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3.2.4 Exploitation des circularisations, revue des intercos et procédure alternative

S ’assurer du caractère exhaustif de la

comptabilisation des dettes fournisseurs

Analyse de la confirmation directe, contrôle de

pièces

Cf schéma slide suivant.


Objectifs

Outils utilisés

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Balance auxiliaire

Réponse Fournisseur

Rapprochement des deux soldes

Identification des écarts

Comprendre la nature de cesécarts, leur apurement et le respect du fait générateur

Conclusion/Synthèse

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Edition du détail du solde

Contrôle des pièces justificatives

Contrats de chantier/bons à payer/factures...

Conclusion/Synthèse

Mise en place d ’une procédure alternative

Que faire en cas de non obtention de réponse à la circularisation des

fournisseurs pour les soldes significatifs à la date d’arrêté des comptes ?

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3.2.4 Exploitation des circularisations

Conclure

► Conclure sur l ’exploitation de la circularisation, de la revue des intercos et de la

procédure alternative

► Établir un tableau de synthèse avec les quotités validées par le biais des différentes

méthodes et les ajustements

Exercice n°2

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3.2.5 Cut-off

S ’assurer que la séparation des exercices est

correctement respectée

Valider que les achats du mois précédant et suivant la

clôture sont rattachés au bon exercice

Contrôle de pièces

Objectifs

Outils utilisés

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3.2.5 Cut-off

Réalisation de tests à partir des journaux d ’achats (des

mois précédant et suivant la clôture) : sélection des

montants significatifs

Remonter aux factures et contrôler le fait générateur en le

justifiant : remonter au bon de réception ou à la date de

réalisation de la prestation.

Rappel : une facture n’est pas un justificatif en soi du

transfert de propriété.

Formalisation : Établir un tableau récapitulatif des tests

effectués et préciser le scope d ’audit


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3.2.5 Cut-off

Conclure

► Validation du cut-off : objectifs atteints

► Non-validation du cut-off : quels impacts ?

Factures comptabilisées en N+1 avec un fait générateur relatif à N

Ont-elles été comptabilisées en factures non parvenues à la date d ’arrêté des comptes ?

Cut-off validé Ajustement avec impact résultat

Attention à la problématique des contrats long terme (ajustement # montant

de la facture)

Oui Non

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3.2.5 Cut-off

Factures comptabilisées en N avec un fait générateur relatif à N+1

Ont-elles été comptabilisées en charges constatées d ’avance à la date d ’arrêté

des comptes ?

Cut-off validé Ajustement avec impact résultat

Rédaction d ’un mémo de sous-section

► Intégrer un tableau d ’ajustements

Oui Non

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3.2.6 Revue des FNP

S ’assurer que la séparation des exercices est

correctement respectée

Valider le caractère nécessaire et suffisant des

factures non parvenues comptabilisées au

31/12/N et le correct rattachement à l ’exercice N

Revue analytique, contrôle de pièces et entretien

Objectifs

Outils utilisés

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3.2.6 Revue des FNP


Établir un tableau comparatif des FNP N/N-1 par nature et par année d’ancienneté

Expliquer et valider les principales variations

Sélection des montants significatifs et obtention des justificatifs

Fait générateur Évaluation

Vérification de l ’apurement : Contrôle des factures reçues en N+1 permettant de valider le fait générateur et le montant Sélection des FNP à forte ancienneté : justifier le bien fondé du maintien au bilan

Revue analytique

Revue analytique

Contrôle de pièces et entretien

Contrôle de pièces et entretien

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3.2.6 Revue des FNP

Conclure

► Conclure sur le correct rattachement des charges à l ’exercice

► Établir un tableau d ’ajustements

Exercice n°3 et 4

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3.2.7 Dettes en monnaie étrangère

Objectifs

S’assurer de la correcte évaluation des dettes

Outils utilisés

Contrôle de pièces

Présentation des travaux à effectuer

Obtenir les états récapitulatifs des dettes fournisseurs classés par devises Valider les cours retenus pour la valorisation au 31/12 pour les soldes en devises significatifs Recouper ces états avec les comptes d’écarts de conversion

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3.2.7 Dettes en monnaie étrangère

Présentation des travaux à effectuer (suite)

► Si les dettes en devises sont significatives sélectionner les factures les plus

significatives et vérifier :

• la correcte retranscription des factures : référence, date et montant en devises ;

• le cours de comptabilisation ;• l’exactitude arithmétique des valeurs initiales, actualisées et de l’écart de

conversion.

Conclure

► Conclure sur la correcte évaluation des dettes en devises.

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3.2.8 Analyse des fournisseurs débiteurs

Objectif Correcte évaluation et classification

Outils utilisés Contrôle de pièces

Présentation des travaux à effectuer :

► Sélectionner les soldes significatifs

► Analyser et valider les raisons de l ’existence de ces soldes et la recouvrabilité de la

créance

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3.2.9 Validation des enregistrements

Objectif Réalité des enregistrements

Concerne bien l ’entreprise

Correcte évaluation et classification

Enregistrement sur la bonne période

Outils utilisés Contrôle de pièces

Présentation des travaux à effectuer :

► Contrôles de pièces aléatoires avec validation :

• que l ’opération concerne bien l ’entreprise et l ’activité

• des imputations comptables

• des dates de prestations et d ’enregistrement

• du contrôle de la facture par le service concerné et du BAP

• des contrôles arithmétiques

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3.3 Mémo de synthèse

Rappel des objectifs poursuivis

Présentation des données chiffrées :► présentation synthétique

► éléments de la revue analytique - commentaires

Récapitulatif des travaux effectués :► indexé avec les sous sections

Points notés (indexés avec les travaux)

Conclusion Exercice n°5

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Cohérence du paragraphe sur les principes et méthodes (méthode de

conversion retenue pour les dettes en devises,…)

Validation des données chiffrées

Classement des dettes selon la durée qui reste à couvrir jusqu ’à leur échéance ► un an au plus

► plus d ’un an et cinq ans au plus

► plus de cinq ans

Détail des produits à recevoir ou des charges à payer rattachées aux postes de

dettes

Fraction des dettes concernant les entreprises liées

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Indication du montant des dettes représentées par des effets de commerce

L ’indication des dettes correspondant aux acquisitions avec clause de réserve

de propriété est-elle indiquée (si cette mention n'est pas portée au bilan)

S'ils sont significatifs, mention des éléments suivants (présentation possible

sous forme de tableaux des engagements) - liste non limitative :

► Dépôts de garantie versés

► Promesses d'achat

► Achat de marchandises ou de matières premières à terme

Toute autre explication nécessaire à la compréhension des comptes annuels par

leurs utilisateurs (en particulier produits et charges exceptionnels, variations

significatives de certains postes, changement de méthode, etc).

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Conclusion

Rôle de l’assistant

Outre la responsabilité des travaux confiés tant en phase intérimaire qu’au

préfinal :

► Prendre connaissance de l’environnement de l’entreprise et du mémo

d’approche

► Responsabilité directe de la circularisation et de son exploitation, y compris les

contrôle alternatifs

Documents

1 Séminaire de formation Méthodes dAudit Cycle Achats - Fournisseurs 2005