1 « Le portail unique pour les demandes de subventions formulées auprès des autorités publiques grâce

1

www.subventionenligne.fr « Le portail unique pour les demandes de subventions

formulées auprès des autorités publiques grâce au dossier commun de demande CERFA »

Support pédagogique organismes

Support de formation

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Programme

Présentation Introduction Principes généraux et processus

Porteur de projets Inscrire un organisme porteur Gérer le dossier de l’organisme porteur Déposer un dossier

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Introduction

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IntroductionLégende

Les carrés rouges indiquent les étapes à réaliser

Les carrés bleus présentent les fonctionnalités de l’écran

1

2

1Les loupes vertes signalent une information importante.

1

1

1Les triangles jaunes signalent un point de vigilance, une action obligatoire ou irréversible.

1

1

1

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Principes généraux et processus

Présentation du dispositif Subvention en ligne

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Principes généraux et processusQu’est-ce que Subvention en ligne ?

C’est « LE » dispositif de dématérialisation de la demande de subvention que l’Etat lance en 2007 avec un déploiement qui se généralisera jusqu’en 2009.

Il consiste en la création d’un guichet unique pour les demandes de subventions effectuées par les associations (ainsi que par des opérateurs de toutes natures juridiques), auprès des services de l’Etat, mais aussi des collectivités et organismes publics partenaires.

Le télé service couvre les différentes étapes d’une procédure de demande de subvention: Saisie, Suivi, Dépôt, Recevabilité, Instruction, Bilan.

Il s’appuie sur le dossier de demande de subvention défini par le CERFA n° 12156 qui concerne les demandes de subvention formulées auprès des services de l’Etat et des établissements publics.

Ce télé service est proposé à tous les autorités administratives visées par l’ordonnance du 8 décembre 2005: les administrations de l'Etat, les collectivités territoriales, les établissements publics à caractère administratif, les organismes gérant des régimes de protection sociale et les autres organismes chargés de la gestion d'un service public administratif.

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Principes généraux et processusLes enjeux d’une simplification

L’Etat, les collectivités locales, les organismes apportent un soutien financier important aux associations pour soutenir leurs projets et leur activité.

L’état des lieux:— Des modalités d’intervention des autorités administratives :

• Multiples par la diversité des services compétents• Multiples par le nombre élevé de dispositifs d’intervention

— Des politiques publiques souvent menées de manière partenariale (co-financement d’un même projet par plusieurs acteurs publics simultanément); pour 250 000 dossiers déposés auprès des services de l’Etat, plus de 1 000 000 de demandes de financement sont formulées auprès des partenaires financiers.

— Un porteur de projet doit faire parvenir plusieurs exemplaires d’un même dossier à chaque service qu’il sollicite (formulaire de demande et documents justificatifs: comptes du porteur, justification de l’existence de la personne morale, …). Un seul projet peut ainsi générer jusqu’à 30 jeux de photocopies sur l’ensemble des services financeurs.

La simplification des dispositifs, des processus d’instruction aujourd’hui complexes, contraignants et coûteux pour les associations et les services est l’enjeu majeur du projet.

8

Principes généraux et processusMacro processus de fonctionnement de Subvention en ligne

Le dispositif n’inclue pas de dispositif d’info centre.

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Principes généraux et processusLe cycle global d’une demande de subvention

Porteur: Inscription de l’organisme porteur

Porteur: Administration de l’organisme porteur (établissements, utilisateurs)

Porteur: Saisie du dossier permanent de l’organisme porteur

Porteur: Saisie d’une demande de projet et dépôt du dossier

Services: Vérification et instruction par les services de l’État concernés

Services: Saisie des résultats d’instruction par les services

Porteur: Rééquilibrage du budget par le porteur

Porteur: Saisie du bilan du projet et fin de celui-ci

Temps

Subvention en ligne offre les fonctionnalités de saisie en ligne, de suivi d’une demande et de co-instruction par les services publics financeurs.

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Principes généraux et processusLes fonctionnalités pour les porteurs de projets

La création d’un guichet unique sur Internet, pour les demandes de subventions formulées auprès des pouvoirs publics: un seul lieu pour les dépôts de demandes de subvention, et la saisie du bilan du projet

La création du dossier permanent de l’association en ligne lui permettant de stocker l’ensemble des pièces nécessaires à l’instruction des demandes, et d’accéder aux informations de sa structure dont dispose l’administration (statuts, SIRENE)

La sélection des aides « favorites », dans le Registre des aides, qui seront appelées lors de la constitution du plan de financement du projet

Un accompagnement en ligne par les services lors de la constitution de son dossier

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Principes généraux et processusLes fonctionnalités pour les services partenaires

L’alimentation d’un Registre des aides, pour la gestion en ligne des dispositifs d’aides et des appels à projets

La création d’un espace privé qui permet à l’organisme de déclarer les personnes habilités à assurer la gestion des dispositifs, à lancer les appels à projets et à accéder aux dossiers de demande

Le suivi en ligne des projets, de leur création au bilan

L’accompagnement du porteur de projet lors de la constitution de son projet (ouverture en lecture à l’initiative du porteur)

L’organisation de l’instruction des dossiers en ligne avec des services co-instructeurs

La publication des résultats de l’instruction au porteur

La facilité d’échanges grâce à la normalisation des données utilisées, facilitant ainsi leur intégration dans les applications de gestion déployées dans les services de l’Etat et les organismes publics

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Principes généraux et processusLes différents modes d’utilisation de Subvention en ligne proposés aux services

1 2 3 4

Généralisation Subvention en

ligne

Le mode qui permet d’utiliser toutes les fonctionnalités de l’application est à envisager prioritairement lors du déploiement de Subvention en ligne dans une structure.

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Programme

Présentation Introduction Principes généraux et processus

Porteur de projets Inscrire un organisme porteur Gérer le dossier de l’organisme porteur Déposer un dossier

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Porteur de projetsObjectifs de cette formation

A la fin de ce cours, vous serez capable de

Vous inscrire au téléservice Subvention en ligne

Procéder à l’adhésion d’un organisme porteur de projet

Administrer cet organisme

Renseigner le dossier permanent de l’organisme

Compléter et déposer un dossier de demande de subvention

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Inscrire un organisme porteur

Créer son compte usager

Référencer un organisme porteur de projets

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Inscrire un organisme porteurQui peut s’inscrire ?

Toutes les structures disposant d’un n° SIRET « siège » sont appelées à s’inscrire dans Subvention en ligne :

— Les organismes porteurs— Les services partenaires

Seules les personnes morales peuvent déposer une demande avec Subvention en ligne. Les personnes physiques (les usagers) agissent toujours pour le compte d’une personne morale

Une même structure peut être à la fois organisme porteur et service partenaire, par exemple les Collectivités locales

La démarche d’inscription étant quasiment identique pour les organismes porteurs et les services, seule l’inscription des organismes porteurs est détaillée dans les planches suivantes

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Inscrire un organisme porteur La démarche d’inscription d’un organisme porteur

L’adhésion des organismes porteurs au téléservice Subvention en ligne est réalisée en 4 étapes :

— Etape n° 1: Création d’un compte usager : • Au préalable l’internaute créé son compte. Il devient alors « Usager » du téléservice,

c’est-à-dire qu’il dispose d’une identité numérique (identifiant, mot de passe et n° d’inscription) au sein du système. L’utilisateur est ainsi inscrit au sein du téléservice.

— Etape n° 2: Demande d’adhésion de l’organisme porteur de projets au téléservice: • Une fois son compte créé, l’usager peut demander l’adhésion d’un organisme Porteur

de projet au téléservice. L’Usager renseigne alors des informations déclaratives sur le Porteur de projet pour lequel il demande l’adhésion. Un courriel est alors envoyé à l’Administrateur local, en charge du référencement des organismes, pour l’informer de la demande d’adhésion.

— Etape n° 3: Vérification et envoi du Secret d’activation : • L’Administrateur local vérifie les informations saisies lors de la demande d’adhésion du

Porteur de projet et envoi par courrier un Secret d’activation au Responsable légal de celui-ci.

— Etape n° 4: Finalisation de l’adhésion de l’organisme porteur de projets au téléservice : • L’Usager finalise l’adhésion du Porteur de projet en utilisant le Secret d’activation qui a

été transmis au Représentant légal. Il devient alors l’Administrateur Porteur de l’organisme.

1

2

3

4

18

Inscrire un organisme porteur Le processus d’inscription d’un usager

L’inscription d’un citoyen à Subvention en ligne est un pré-requis à toute demande d’inscription d’un organisme porteur

Situation initialeLe citoyen n’est pas connu

du téléservice.

Situation finaleLe citoyen est devenu « usager » connu du

téléservice. Il dispose d’un numéro d’inscription, d’un

identifiant et d’un mot de passe.

Création d’un compte usager personnel

Usager de Subvention en ligne

Citoyen

1

Un compte usager, c’est :

• Un identifiant et un mot de passe servent à vous identifier. Votre identifiant est unique, quel que soit les organismes pour lesquels vous intervenez.

• Un numéro d’inscription sert à l’administrateur d’un organisme porteur pour vous attribuer des droits dans son organisme

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Inscrire un organisme porteur La page d’accueil de Subvention en ligne

S’inscrire

S’authentifier

Récupérer son mot de passe perdu

Consulter le Registre des aides

Pied de page

1

2

2

1

3

4

43

5

5

1Accueil ou Accueil principal conduit à cette page depuis n’importe quelle page de Subvention en ligne.Vous serez alors déconnecté.

1

20

Inscrire un organisme porteur Créer son compte usager (1/4)

Sur la page d’accueil publique du site, cliquez sur le bouton S’inscrire

Lisez et acceptez la Charte d’Utilisation Usager de Subvention en ligne

1

Usager

1

2

3

21


Créez votre compte usager en complétant le formulaire

1

Usager

1

2

3

4

1La question de confiance sert au cas où vous oubliez votre mot de passe. C’est une question dont vous seul connaissez la réponse. Vous devrez la fournir pour obtenir un nouveau mot de passe

2Le contrôle anti-robot permet d'empêcher les systèmes automatiques de création de dossiers : saisissez dans le champ prévu le mot qui apparaît dans l’image

1

2

!Les champs précédé d’une étoile rouge sont obligatoires.Les champs sur fond de couleur ne sont pas modifiables.

22


Vérifiez et confirmez les informations que vous avez saisies

1

Usager

1

2

1

1Vérifiez bien l’adresse courriel : si elle est erronée, vous ne recevrez pas votre mot de passe et vous ne pourrez pas terminer votre inscription

23


Un mot de passe est généré automatiquement et envoyé à l’adresse courriel saisie.

Lorsque vous avez reçu le mot de passe par courriel, cliquez sur le bouton Connexion

1

Usager

1

2

!Si vous ne vous connectez pas sous 10 jours, votre demande d’inscription sera annulée automatiquement.

24

Inscrire un organisme porteur Personnaliser son mot de passe

A la première connexion, Subvention en ligne demande de changer le mot de passe

1

Usager

1

2

1Votre mot de passe comporte exactement 8 caractères composés dans n’importe quel ordre de :

• 4 lettres• 2 chiffres• 2 caractères accentués ou signes de ponctuation

1

25

Inscrire un organisme porteur Récupérer son mot de passe perdu (1/2)

Faites-vous reconnaître de Subvention en ligne

1

2

1Il suffit de renseigner l’une des trois méthodes d’identification :

• Numéro d’inscription• Identifiant de connexion• Nom, prénom et courriel

1

1

1

26

Inscrire un organisme porteur Récupérer son mot de passe perdu (2/2)

Répondez à la question de confiance

Un nouveau mot de passe sera généré et vous sera envoyé par courriel

Lors de votre première connexion avec ce mot de passe, Subvention en ligne vous demandera de le personnaliser (idem inscription initiale)

1

21

1Lors de votre inscription, ne choisissez pas une question dont la réponse est facile à obtenir pour une personne qui ne vous connaît pas.

27

Inscrire un organisme porteur Le tableau de bord Citoyen

Vous êtes authentifié dans Subvention en ligne

Votre numéro d’inscription est rappelé ici. Modifier ici votre courriel ou votre mot de passe

Vous n’avez pas encore de rôle dans un organisme porteur

Demandez l’adhésion d’un organisme porteur

1

Usager

1

1

2

3

4

3

2

4

28

Inscrire un organisme porteur Le processus d’adhésion d’un organisme porteur

Organisme porteur Administration localeUsager

Usager

AdministrateurLocal

Usager

Finalisation de l’adhésion

Transmet les informations surl’organisme porteur

Vérifie et envoiele Secret d’activation

Transmet leSecret d’activation à une personne de confiance

La personne de confiance choisie peut être ou non l’usager qui a demandé

l’adhésion de l’organisme porteur.

Administrateur Porteur

Représentant Légal

Situation initialeL’organisme porteur n’est pas

inscrit au téléservice

Demande l’adhésionde l’organisme porteur

Situation finaleL’organisme porteur est inscrit et son

représentant est désigné.L’administrateur porteur devient ainsi la personne

autorisée à déclarer les établissements et attribuer des droits d’accès pour le compte du

porteur.

2

3

4

29

Inscrire un organisme porteur Demander l’adhésion d’un organisme porteur

Complétez le formulaire de demande d’adhésion d’un organisme

2

Usager

1

2

1Précisez le département et la commune du siège

2Le numéro d’enregistrement à la Préfecture est obligatoire pour les associations

1

21

1L’organisme est une personne morale. Le numéro SIRET du siège de l’organisme (14 chiffres) est indispensable à l’adhésion

30

Inscrire un organisme porteur L’administrateur local valide l’adhésion

L’administrateur local est averti par courriel des nouveaux organismes à référencer

Il vérifie les informations de l’organisme à partir des registres officiels : SIRENE, Bureau des associations, WALDEC

3Administrateur

Local

1L’administrateur local adresse le secret d’activation par courrier postal au représentant légal de l’organisme

1

31

Inscrire un organisme porteur Finaliser l’adhésion d’un organisme

Dans le tableau de bord Citoyen, sélectionner Validation de l’adhésion d’un organisme

Renseignez le secret d’activation et le contrôle anti-robot

Puis lisez sur l’écran suivant et acceptez la Charte d’Utilisation Porteur de Subvention en ligne

4

Usager

1

2

3

4

5

1Le secret d’activation est à usage unique. Il a été envoyé au représentant légal de l’organisme.

1

32

Inscrire un organisme porteur L’organisme est référencé

Dans le tableau de bord Citoyen, l’organisme apparaît avec les droits Administrateur Porteur (P) sous Mes rôles

4

Usager

1L’usager qui finalise l’adhésion de l’organisme devient automatiquement Administrateur Porteur pour cet organisme. Il peut ensuite déclarer d’autres utilisateurs et leur attribuer des droits.

1

33

Inscrire un organisme porteur Terminer le référencement

A la première connexion, Subvention en ligne demande de terminer le référencement

Administrateur Porteur (P)

4

1

3

2

4

1Certaines informations ont déjà été complétées par l’administrateur local à partir des registres officiels.

12

Vous pouvez consulter vos informations telles qu’elles apparaissent dans SIRENE et WALDEC.Pensez à les mettre à jour si elles sont erronées.

3Pensez à compléter également les champs optionnels : il faciliteront le traitement de vos demandes par les instructeurs.

2

3

34

Inscrire un organisme porteur Le tableau de bord Porteur

Accueil conduit au tableau de bord PorteurEspace conduit au tableau de bord Citoyen

La barre de commandes à gauche montre toutes les actions qui sont autorisées par vos rôles

Les sous-commandes permettent d’activer directement la fonction indiquée

Les boutons côté droit sont des raccourcis pour afficher les listes d’informations


4

1 1

2

3

3

2

1L’organisme est repéré par son sigle et son numéro SIRET.

1

1

1Les commandes et les boutons affichés dépendent de vos droits pour l’organisme concerné.

1

1

35

Gérer l’organisme porteur

Administrer les établissements

Administrer les utilisateurs

Tenir à jour le dossier permanent

36

Gérer l’organisme porteurLes rôles dédiés aux utilisateurs des organismes porteurs

Les fonctionnalités d’administration de l’organisme porteur (rôle P)

Les fonctionnalités liées à la mise à jour du dossier permanent (rôles A, T)

Les fonctionnalités liées à l’élaboration et le dépôt des dossiers de demande de subvention (rôles D, S)

Note : tous les droits sont cumulables


Responsable Administratif Porteur (A)

Trésorier Porteur (T)

Ce droit est attribué à l’usager qui valide l’adhésion de l’organisme pour le compte du représentant légal. Il permet l’administration de l’organisme porteur (administration des entités, des établissements et des utilisateurs). Il cumule tous les autres droits existants.

Ce droit est destiné au secrétaire de l’organisme porteur. Il permet de déclarer et de mettre à jour les informations administratives du dossier porteur.

Ce droit est destiné au trésorier de l’organisme porteur. Il permet de déclarer et de mettre à jour les informations comptables du dossier porteur.

Signataire Porteur (S)

Déclarant Porteur (D) Ce droit permet de créer, de renseigner et de mettre à jour toutes les données d’un dossier de demande de subvention sans possibilité de le déposer.

Ce droit permet de déposer un dossier de demande de subvention auprès des services référencés avec courriel (mode 3) et des services partenaires (mode 4). Ce droit représente une délégation de signature de la part du responsable légal.

1

2

3

Lecteur Porteur Ce droit donne simplement la possibilité de consulter les dossiers de demande de subvention. C’est le droit « minimal » d’un utilisateur déclaré au sein d’un organisme porteur.

37

Gérer l’organisme porteur L’administration de l’organisme porteur

Les fonctionnalités d’administration de l’organisme porteur (rôles P)

Créer des établissements— Permet de déclarer des délégations locales qui n’ont pas leur autonomie juridique— et leur donner la possibilité de monter des projets dans Subvention en ligne et de

préparer les dossiers de demande de subvention

Attribuer des droits à d’autres utilisateurs— Permet de déléguer le montage d’un projet au responsable du projet— Permet de confier à un commissaire aux comptes la gestion des renseignements

comptables de l’organisme porteur

1Administrateur

Porteur (P)

Assurez-vous de l’opportunité de créer dans Subvention en ligne des établissements

Les droits peuvent être soit restreints à un seul établissement, soit valables pour l’ensemble de l’organisme porteur (siège et établissements)

38

Usager Organisme porteur

Usager sans habilitation


Situation initialeL’organisme porteur est référencé

au téléservice

Transmet son n° d’inscription

Délègue des niveaux d’habilitation aux usagers au nom de l’organisme porteur

Situation finaleL’usager est autorisé à agir pour le compte de l’organisme ou de ses

établissement(s).


Déclare les établissements de

l’organisme Porteur

Usager habilité

Gérer l’organisme porteur Le processus d’administration de l’organisme porteur

Délégation

des habilitations

1Administrateur

Porteur (P)

1Votre numéro d’inscription est indiqué dans le courriel de confirmation de votre inscriptionVous le retrouvez également dans Changer mes coordonnées sous Mon identité du tableau de bord Citoyen

1

39

Gérer l’organisme porteur Ajouter un établissement (1/2)

Dans le tableau de bord Porteur, sélectionnez Entités

Choisissez Ajouter une entité

Pour modifier un établissement cliquez sur EditerPour le supprimer cliquez sur Retirer


1

1

2 2

1

1Vous ne pouvez pas supprimer le siège.Vous pouvez modifier ses informations dans le dossier permanent de l’organisme.

1

40

Gérer l’organisme porteur Ajouter un établissement (2/2)

Compléter le formulaire et l’enregistrer pour créer un nouvel établissement


1

2

1

4

3

5

1Le NIC (5 chiffres) associé au SIREN (9 chiffres) qui distingue l’entité du siège est indispensable.

1

41

Gérer l’organisme porteur Ajouter un utilisateur (1/2)

Dans le tableau de bord Porteur, sélectionnez Utilisateurs

Choisissez Ajouter un utilisateur

Pour modifier un utilisateur cliquez sur EditerPour le supprimer cliquez sur Retirer


1

1

2

1

2

1Vous voyez immédiatement les droits attribués à l’utilisateur et leur portée (une entité ou tout l’organisme).

11

42

Gérer l’organisme porteur Ajouter un utilisateur (2/2)

Renseignez le numéro d’inscription et cliquez sur Editer

Ce nouvel utilisateur est rattaché soit au siège, soit à une des entité

Les droits attribués définiront les actions autorisées


1

1

2

2

1

3

3

1Le numéro d’inscription de l’usager que vous voulez ajouter est indispensable.

1

2Si l’utilisateur est rattaché à une entité, seuls les droits Déclarant et Signataire sont possibles.

2

43

Gérer l’organisme porteur La mise à jour du dossier permanent

Les fonctionnalités liées à la mise à jour du dossier permanent (rôles P, A, T)

— Compléter les renseignements administratifs

— Compléter les renseignements comptables

Le dossier de l’organisme correspond à l’ensemble des informations structurées qui permettent de décrire un organisme porteur en tant que personne morale.

Il est nécessaire de compléter ces informations en préalable au dépôt d’une demande.

Le dossier de l’organisme se présente sous la forme de quatre parties

— Vue Administrative

— Vue Agréments

— Vue Comptable

— Vue Suivi

2Responsable

Administratif et Trésorier (A, T)

44

Porteur de projets

Gérer l’organisme porteur La mise à jour du dossier permanent

Délégation de droits

Administratif

Responsable Administratif Porteur (A)

Trésorier Porteur (T)

• Description de l’organisme• Adresse de l’organisme• Représentant légal• etc.

• Bilan• Compte de résultats• Budget prévisionnel• RIB


Attribue des droits à l’usager selon l’établissement

L’administrateur porteur peut aussi lui-même assurer ces tâches car il cumule l’ensemble des droits pour l’organisme et ses établissements.

Comptabilité

2Responsable

Administratif et Trésorier (A, T)

45

Gérer l’organisme porteur Le dossier permanent

Les onglets du haut listent les 4 vues du dossier permanent

Les sous-onglets listent les rubriques de la vue en cours

Le corps de la page contient formulaire de la rubrique en cours

1

1

22

3

3

Responsable

Administratif ( A)

2

46

Gérer l’organisme porteur Vue administrative

Informations d’identification de l’organisme porteur

Informations d’identification du responsable légal

Renseignements administratifs et juridiques

Renseignements concernant les ressources humaines

47

Gérer l’organisme porteur Vue administrative: identification

Complétez la fiche d’identification de l’organisme

1

2

3

Responsable

Administratif ( A)

2

6

4

5

1Une grande partie des informations ont été complétées au moment de la validation de l’adhésion par l’administrateur local

12L’objet social est celui déclaré au Registre des associations : vous ne pouvez pas le modifier dans Subvention en ligne.

2

1

Fiches 1-1 et 1-2

48

Gérer l’organisme porteur Vue administrative: représentant légal

Renseignez le nom, la fonction et les coordonnées du représentant légal de l’organisme porteur

1

Responsable

Administratif ( A)

2

Fiches 1-1 et 1-2

2

1Bien que cela soit recommandé, il n’est pas indispensable que le représentant légal soit un utilisateur de Subvention en ligne

1

49

Gérer l’organisme porteur Vue administrative: adresses siège

Renseignez les adresses du siège de l’organisme porteur

1

Responsable

Administratif ( A)

2

2

Fiches 1-1 et 1-2

3

1Pour les coordonnées des établissements, cliquez sur le bouton Gestion des entités.

1

50

Gérer l’organisme porteur Vue administrative: thèmes et publics

Cocher dans les listes proposées les thèmes d’action de l’organisme porteur et les publics visés par les actions menées. 1

Responsable

Administratif ( A)

2

2

3

51

Gérer l’organisme porteur Vue administrative: moyens humains

Renseignez les effectifs et la masse salariale de l’organisme porteur

1

Responsable

Administratif ( A)

2

2

Fiche 1-2

52

Gérer l’organisme porteur Vue agréments

Enregistrer les agréments de l’organisme porteur

53

Gérer l’organisme porteur Agréments

Saisissez les agréments, autorisations et habilitations dont l’organisme est titulaire

Pour modifier un agrément cliquez sur EditerPour l’enlever cliquez sur Supprimer

1

Responsable

Administratif ( A)

2

2

Fiche 1-2

1

1

54

Gérer l’organisme porteur Vue comptable

Un exercice comptable par année et pour chaque année

Budgets prévisionnels par année

Comptes de résultat par année

Bilan du Porteur par année

Relevés d’Identités Bancaires (RIB)

55

Gérer l’organisme porteur Vue comptable : RIB

Enregistrer les RIB de l’organisme porteur et de ses entités

Pour enlever un RIB de la liste, cliquez sur Supprimer

1

2

2

1

1

Trésorier (T)

Fiche2

56

Gérer l’organisme porteur Vue comptable : Budget prévisionnel (1/2)

Saisissez le budget prévisionnel pour l’exercice en cours

Subvention en ligne propose par défaut une vue simplifiée réduite aux têtes de chapitre.

1

2

2

Trésorier (T)

Fiche2

!Si l’organisme porteur est une collectivité territoriale qui sollicite des subventions, le budget, le bilan et le compte de résultats ne sont pas à saisir

3La passage en mode complet est irréversible.

2

4

2Contrôlez l’équilibre de votre budget. Ce contrôle est également effectué automatiquement quand vous enregistrez votre budget.

3

1Détails ligne 74 sert à renseigner les subventions sollicitées.

1 3

57

Gérer l’organisme porteur Vue comptable : Budget prévisionnel (2/2)

Ajoutez les subventions sollicitées à votre budget

Pour modifier une subvention cliquez sur EditerPour l’enlever cliquez sur Supprimer

2

1

Trésorier (T)

Fiche2


1Précisez s’il s’agit d’une aide publique.

2

1

3

1

1

2

2

58

Gérer l’organisme porteur Vue comptable : Bilan

Saisissez le bilan approuvé du dernier exercice


1

2

3

Trésorier (T)

Fiche2



2

1Détails ligne 74 sert à renseigner les subventions sollicitées.

1

2

59

Gérer l’organisme porteur Vue comptable : Compte de résultats

Saisissez le compte de résultat approuvé du dernier exercice


1

2

2

Trésorier (T)

Fiche2


3


1

2Détails ligne 74 sert à renseigner les subventions reçues.

2

60

Gérer l’organisme porteur Vue Suivi

Indicateurs de complétude du dossier porteur

Historique des éditions

61

Gérer l’organisme porteur Suivi

Indicateur de complétude du dossier permanent de l’organisme porteur

Journal de suivi des éditions du dossier permanent

Responsable

Administratif ( A)

2

2

Fiche 1-2

1

1

2

1Vous pouvez désactiver le dossier permanent.Vous ne pourrez plus déposer de demande de subvention.

1

62

Gérer l’organisme porteur Le porte-documents

Enregistrer tous les documents pérennes de l’organismes

Stocker les pièces justificatives à joindre aux demandes de subventions

63

Gérer l’organisme porteur Le porte-documents

Chaque utilisateur peut ajouter des fichiers, organisés dans des répertoires

Un fichier peut être supprimé par son propriétaire uniquement s’il n’a pas été utilisé pour un projet

Un répertoire peut être supprimé par son propriétaire uniquement s’il est vide

Utilisateurs Porteur2

Fiche 5

1

1

2

2

4

4

1Un fichier ne peut pas être déplacé !Une analyse préalable est nécessaire pour définir l’organisation des répertoires : pour le siège, pour les établissements, par année, etc.

1 3

3

64

Gérer l’organisme porteur Le porte-documents : créer un répertoire

Chaque utilisateur peut ajouter des fichiers, organisés dans des répertoires


Fiche 5

1

2

3

65

Gérer l’organisme porteur Le porte-documents : ajouter un fichier

Certains types de fichiers peuvent être transformés en PDF au moment de l’enregistrement

La nouvelle version d’un fichier rend obsolète l’ancienne version


Fiche 5

1

2

3

4

1Précisez le type de document ajouté : vous verrez immédiatement les types de document à joindre lors du montage d’un projet.

1

66

Gérer l’organisme porteur Gérer ses aides

Les aides disponibles sont accessibles dans le Registre des aides

Pour financer un projet, les subventions sollicitées doivent être choisies parmi Mes aides favorites

Chaque utilisateur dispose d’une liste d’aides favorites différente par organisme porteur

— Les aides favorites d’un organisme sont différentes d’un utilisateur à l’autre— Les aides favorites d’un utilisateur sont différentes d’un organisme à l’autre

67

Gérer l’organisme porteur Rechercher une aide

Dans le tableau de bord Porteur, sélectionner Rechercher une aide

Renseigner un ou plusieurs des 4 critères de recherche rapide


1

2

1Les caractères ? et * sont utilisables pour remplacer respectivement un seul ou plusieurs caractères d’un critère de recherche

1

68

Gérer l’organisme porteur Recherche avancée d’une aide

La grille de recherche avancée permet de rechercher

— Sur tous les champs de la fiche descriptive d’une aide

— Sur la couverture géographique, les thèmes et les publics cibles de l’aide

— Sur toutes les conditions en même temps, ou sur au moins une condition


1

2

3

1Les caractères ? et * sont utilisables pour remplacer respectivement un seul ou plusieurs caractères d’un critère de recherche

1

69

Gérer l’organisme porteur Résultats de recherche

La liste des résultats de recherche d’une aide présente les aides qui vérifient en même temps les critères renseignés

Un message d’erreur s’affiche si aucune aide ne correspond aux critères de recherche renseignés


1

3

1Cochez la case Favorite pour ajouter l’aide à votre portefeuille d’aides.

1

2

70

Gérer l’organisme porteur Consulter la fiche d’une aide

La fiche détaillée d’une aide est consultable en choisissant le lien Voir fiche depuis la liste des résultats de recherche d’une aide

La fiche est également accessible depuis la liste de Mes aides favorites


71

Gérer l’organisme porteur Ajouter une aide à Mes aides favorites

Depuis la liste des résultats de recherche d’une aide, cochez les aides à ajouter, puis cliquez sur le bouton Ajouter à mes aides favorites


72

Déposer un dossier

Créer un projet, compléter et déposer un dossier de demande de subvention

73

Déposer un dossierLa démarche globale

Les fonctionnalités liées à l’élaboration et le dépôt des dossiers de demande de subvention (rôles P, D, S)

— Créer un projet (D)— Compléter la demande de subvention (D)

• Qualification du projet: Nature du projet ; renouvellement ou non d’une demande ; action pluriannuelle ou non ; territoire

d’intervention de l’action; thèmes et publics cibles; contacts, …• Sélectionner une ou plusieurs aides à partir du registre des aides• Décrire le financement du projet

Budget prévisionnel de l’action, et son annexe lorsque le total des aides publiques demandées est supérieur 1 500 euros.

• Joindre les justificatifs Les pièces justificatives, qui doivent être associées à l’action créée lors du dépôt, sont

accessibles directement via le porte-documents. Cet espace qui permet de stocker les pièces justificatives dématérialisées est accessible par tous les usagers de l’organisme.

— Préparer le dépôt (D)• Sélectionner les services financeurs des aides associées à l’action à qui l’on souhaite envoyer le

dossier de demandes de subvention, un RIB, le signataire qui procédera au dépôt du dossier.— Déposer sa demande (S)

• Déposer le dossier numériquement Une attestation sur l’honneur est alors générée pour chaque financeur appelé. Le signataire

récupère ces attestations et les envoie par voie électronique, ou par courrier postal, selon les indications qui lui sont précisées.

— Saisir le bilan de l’action• Saisir le bilan qualitatif et financier (D)• Déposer le bilan de l’action (S)

— Clore le projet (S)

3Déclarant et Signataire

(D, S)

74

Déclarant Porteur Signataire Porteur Service financeur

Déposer un dossierLe processus d’élaboration et de dépôt

Signataire

Créationdu Projet

Dépôt de la demande

Instruction

Bilan de l’action

Déclarant

Signataire

Déclarant

Déclarant

• Crée un projet• Complète le dossier de demande CERFA• Recherche et sélectionne des interventions• Joint au dossier les fichiers du porte-documents

Dépose le dossier de demande

Prépare le dépôt du dossier

Saisit le bilan de l’action et prépare son envoi

Transmet le bilan de l’action aux financeurs

Déroulement de l’action

Instructeur

Instructeur

Instruit le dossier et communique la

décision

3

Instructeur

Accompagne en ligne le montage

du projet

Déclarant et Signataire (D, S)

Instructeur

Co-instruction

Instructeur

75

Déposer un dossierTableau de bord des projets

Depuis le tableau de bord Porteur, cliquez Tableau de bord actions

Pour voir toutes les projets de l’organisme porteur

Pour voir uniquement les projets dont vous êtes l’auteur

Cliquez sur Voir pour consulter le projet (et le modifier si vous avez les droits suffisants)

Pour rechercher un projet

3Déclarant (D)

Fiche 3-1

1

1

2

2

3

3

4

4

76

Déposer un dossierRechercher un projet

Complétez les critères de recherche

3Déclarant (D)

Fiche 3-1

1

2

77

Déposer un dossierCréer un projet (1/3)

Dans le tableau de bord Porteur, sélectionnez Créer un projet

Complétez le formulaire

3Déclarant (D)

Fiche 3-1

1

2

78


Complétez le formulaire de l’étape 2

3Déclarant (D)

Fiche 3-1

1

3

1Chaque financeur traite le dossier comme annuel ou pluriannuel selon ses propres critères

12

Projet pluriannuelLe Porteur déclare aux financeurs que son projet s’envisage sur plusieurs années

2

1Dans le cas du renouvellement d’une demande, vous devez préciser le projet reconduit

1

2

79


Dernière étape, précisez le lieu où se déroulera l’action

3Déclarant (D)

Fiche 3-1

1Sélectionnez le niveau supérieur si plusieurs territoire de même niveau sont couverts

11

2

1Choisissez d’abord la région, puis le département, et enfin la commune

1

80

Déposer un dossierPrésenter l’action (1/2)

Onglet Description sous-onglet Présentation

La présentation reprend les informations renseignées à la création

3Déclarant (D)

Fiche 3-1

1Le Porteur déclare que l’action décrite entre dans le cadre d’un projet plus large

11

2

81

Déposer un dossier Présenter l’action (2/2)

Onglet Description sous-onglet Présentation

3Déclarant (D)

Fiche 3-1

1

2

82

Déposer un dossier Contacts de l’action

Onglet Description sous-onglet Contacts action

3Déclarant (D)

Fiche 3-1

1

4

3

2

83

Déposer un dossier Thèmes et publics

Onglet Description sous-onglet Thèmes et publics

3Déclarant (D)

Fiche 3-1

3

2

1

84

Déposer un dossier Territoire de l’action

Onglet Description sous-onglet Territoire

3Déclarant (D)

Fiche 3-1

1

2

3

85

Déposer un dossierNote d’opportunité

Onglet Description sous-onglet Note d’opportunité

Toute information complémentaire à l’appui du dossier pour l’instruction peut être apportée dans la note d’opportunité

3Déclarant (D)

Fiche 3-1

1

2

86

Déposer un dossierBudget prévisionnel de l’action

Onglet Financement sous-onglet Budget prévisionnel

Compléter le budget prévisionnel de l’action

— Subvention en ligne propose par défaut une version simplifiée du plan de financement avec uniquement les têtes de chapitre

— Le mode complet est identique au plan de financement du dossier papier

Le contrôle du budget prévisionnel vérifie qu’il est équilibré : le total des dépenses est égal au total des recettes

3Déclarant (D)

Fiche 3-2

2

1

87

Déposer un dossierFinancer l’action

Onglet Financement sous-onglet Aides sélectionnées

Cliquez sur Editer pour modifier l’aide demandée, ou sur Supprimer pour l’enlever

3Déclarant (D)

Fiche 3-2

1

1

1

2

1I=2 indique qu’il y a 2 champs d’instruction à compléter

E=1 indique qu’il y a 1 champs d’évaluation à compléter

1

88

Déposer un dossierSélectionner une aide


3Déclarant (D)

Fiche 3-2

1

2

4

3

89

Déposer un dossierInformations complémentaires

Onglet Financement sous-onglet Informations complémentaires

3Déclarant (D)

Fiche 3-2

1I=2 indique qu’il y a 2 champs à compléter

1

1

90

Déposer un dossierAide « hors Subvention en ligne »


3Déclarant (D)

Fiche 3-2

1

2

91

Déposer un dossierAnnexe au plan de financement

Onglet Financement sous-onglet Annexe au plan de financement

3Déclarant (D)

Fiche 3-2

1

2

1Le sous-onglet Annexe au plan de financement apparaît si le total des aides publiques sollicitées dépasse 1500€

1

92

Déposer un dossierJoindre les justifications

Onglet Pièces jointes

Les pièces à joindre sont choisies parmi les fichiers enregistrés dans le porte-documents

La liste des pièces à joindre alerte pour chaque pièces de la liste si elle est absente

3Déclarant (D)

Fiche 5

1

93

Déposer un dossierPréparer le dépôt

Onglet Dépôt sous-onglet Préparation demande

3Déclarant (D)

1

4

2

3

94

Déposer un dossierDéposer la demande (1/3)

Onglet Dépôt sous-onglet Envoi demande

3Signataire (S)

1Le sous-onglet Envoi demande apparaît quand un dossier est prêt à être déposé

1

1

2

95


Confirmez le dépôt

3Signataire (S)

1

96


Téléchargez le dossier déposé

Téléchargez l’attestation sur l’honneur

Téléchargez l’ensemble du dossier

3Signataire (S)

1

2

3

1

3

2

97

Déposer un dossierHistorique de l’action

Onglet Suivi sous-onglet Indicateur & historique

3Déclarant (D)

98

Déposer un dossierSuivi de l’instruction

Onglet Suivi sous-onglet Suivi de l’instruction

Cliquez sur Détails pour consulter les détails de l’aide

3Déclarant (D)

1L’instructeur décide de vous informer ou non de l’avancée de l’instruction

1

1

99

Déposer un dossierLire les messages du projet

Onglet Suivi sous-onglet Messages relatifs au projet

3Déclarant (D)

1

2

100

Déposer un dossierSélectionner les destinataires

Onglet Suivi sous-onglet Messages relatifs au projet Bouton Nouveau message

Cliquez sur Choisir destinataire

Ajouter des destinataires

3Déclarant (D)

1

3

4

1Vous devez désigner un destinataire principal

1

2

101

Déposer un dossierEnvoyer un message

Onglet Suivi sous-onglet Messages relatifs au projet Bouton Nouveau message

3Déclarant (D)

1

3

2

102

Fin

Documents

1 « Le portail unique pour les demandes de subventions formulées auprès des autorités publiques grâce