ArchiverArchiverMichel Jacobson

Archives de France

ArchiverArchiver

Plan Définition : archives, documents, informations

Les missions des archives La gestion du cycle de vie : Les 3 âges, la durée d'utilité, le sort-final Lisibilité, stabilité, traçabilité

L'information numérique Caractéristiques du numérique Déclinaison des missions sur le numérique

Les fonctions d'un SAE

A(a)rchive(s)A(a)rchive(s) « Les archives sont l'ensemble des documents, quels que

soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. » Code du patrimoine, article L. 211-1.

« Une Archive est une organisation dont la vocation est de préserver l'information pour permettre à une communauté d’utilisateurs cible d'y accéder et de l'utiliser. » Norme ISO 14721:2003 (révisée 2012) « Open archival

information system »

DocumentDocument Les documents sont des informations organisées dans une

intention particulière. Par exemple une carte d'identité est un document rassemblant des

informations sur une personne (appellation, date de naissance, caractéristiques physiques) et sur une autorité de délivrance du document (l'état), permettant à une personne de prouver son identité.

InformationInformation La norme OAIS distingue :

l'information: connaissance que l'on peut échanger ; la donnée: représentation formalisée de la connaissance ;

Pour conserver une information, on lui donne une forme (la donnée). Cette forme peut être liée à des technologies qui sont éphémères. On a donc besoin de conserver aussi des informations sur cette forme (les métadonnées)

Les missions des archives : les 4CLes missions des archives : les 4C

Âgedéfinitif

Âgeintermédiaire

Âgecourant

La théorie des trois âgesLa théorie des trois âges

Utilité

TempsCréation

du document

valeur administrative

et juridiquevaleur historique

Collecte par le service d'archives

tableaux de gestion

Service producteur Service d'archivesResponsabilité/ charge

Peut en avoir besoin pourfonctionner au quotidien

Peut encore en avoir besoin pour des raisons fiscales,juridiques ou de fonctionnement occasionnel

Conservation en raisonde l'intérêt historique

Le sort finalLe sort final Gestion du cycle de vie de l'information

La durée d'utilité couvre les deux premiers âges. A l'issue de cette période le producteur applique un sort final aux

documents. Cas général : il peut détruire les documents

➔ Pour les archives publiques, il doit obtenir avis un visa d'élimination délivré par l'autorité de contrôle compétente.

Cas particulier : en raison d'un intérêt historique, le code du patrimoine permet la changement de finalité et le transfert de responsabilité à un service public d'archives.

Système d'archivageSystème d'archivage Un Système d'Archivage doit garantir l'intégrité et

l'authenticité de documents à travers trois critères La lisibilité, l'intelligibilité : avoir accès à l'ensemble du contenu

informationnel d'un document La stabilité: garantir que le contenu informationnel n'a subi aucun

ajout ou retrait d'information lors du processus de conservation La traçabilité: pouvoir produire une liste de l'ensemble des

traitements opérés sur le document lors de son existence

L'information numériqueL'information numérique

La représentation numériqueLa représentation numérique

Suite organisée d'unités binaires

Reproduction à l'identique

Reproduction à l'infini

Stockage à faible coût,

Facile à transmettre

Facile à traiter

Difficile à conserver...

001111000110100001110100011011010110110000111110000011010000101000111100011010000110010101100001011001000011111000001101000010100000100100111100011101000110100101110100011011000110010100111110010000110101001001000100010011110011110000101111011101000110100101110100011011000110010100111110000011010000101000111100001011110110100001100101011000010110010000111110

Vulnérabilité de l'information numériqueVulnérabilité de l'information numérique L'information sous forme numérique est difficile à

conserver Elle est codée (formats propriétaires) Elle est dépendante de la technologie (risque d'obsolescence) à

tous les étages

Support

Données

Vulnérabilité - couche supportVulnérabilité - couche support

Agressions Magnétiques Physiques Chimiques Biologiques Thermiques

Support

Vulnérabilité - couches matériel logicielVulnérabilité - couches matériel logiciel

Obsolescences technologiques matériel de lecture Pilote Cablage système de fichier système d'exploitation

Absence d'information techniques (de représentation) Codage inconnu Format propriétaire

Vulnérabilité – couche donnéesVulnérabilité – couche données

Με την έννοια δομημένα δεδομένα ÎµÎ½Î½Î¿Î¿Ï Î¼Îµ μία συλλογή �

στοιχείων δεδομένων όπως είναι για Ï€Î±Ï Î¬Î´ÎµÎ¹Î³Î¼Î± τα �

λογιστικά Ï†Ï Î»Î»Î±, οι �

κατάλογοι Î´Î¹ÎµÏ…Î¸Ï Î½ÏƒÎµÏ‰Î½, οι �

Ï€Î±Ï Î¬Î¼ÎµÏ„Ï Î¿Î¹ Î´Î¹Î±Î¼ÏŒÏ Ï†Ï‰ÏƒÎ·Ï‚, οι � � �

οικονομικές συναλλαγές και τα τεχνικά σχέδια.

Με την έννοια δομημένα δεδομένα εννοούμε μία συλλογή στοιχείων δεδομένων όπως είναι για παράδειγμα τα λογιστικά φύλλα, οι κατάλογοι διευθύνσεων, οι παράμετροι διαμόρφωσης, οι οικονομικές συναλλαγές και τα τεχνικά σχέδια.

Données

Vulnérabilité du numériqueVulnérabilité du numérique La perte d'information peut être brutale

Zone endommagé (dans le fichier, dans la table des matières du support)

DEL *.*

Les risques majeursLes risques majeurs

Intégrité de l’information Sans précautions, l’information peut être modifiée très facilement,

intentionnellement ou involontairement

Attention à la séparation du numérique et du non-numérique ou plus généralement à la dispersion des fonds

Lisibilité L’absence de veille sur les technologies permettant d’accéder à

l’information compromet la lisibilité des données sur un temps long

Accessibilité de l’information (absence de métadonnées) Si les métadonnées essentielles n’ont

pas été récupérées lors de l’archivage, risque de ne pas retrouver, de ne pas lire ou de ne pas comprendre l’information

Fonctions desFonctions desSystèmes d'archivage électroniqueSystèmes d'archivage électronique

(SAE)(SAE)

FonctionnalitésFonctionnalités

Déclinaisons des fonctions principales dans le numérique Authenticité

Stabilité

Lisibilité

Traçabilité

Fedisa

Déclinaison des fonctions dans le Déclinaison des fonctions dans le numériquenumérique

Stabilité Exemple : gestion des empreintes

Propriétés : absence de collision, non réversible, rapide, court

Document

Empreinte= résultat du

calcul

Algorithme de calcul

Nouveau calcul

Comparaison

OK intègre

00101011... 00101011...

Déclinaison des fonctions dans le Déclinaison des fonctions dans le numériquenumérique

Authenticité Exemple : la signatures

électronique Propriétés : authentique, infalsifiable,

non réutilisable, inaltérable, irrévocable

00101011...

10100111...

Document signé

hashage

Encryptage de L'empreinte avec

la clé privée

certificat

Lien aux données

Déclinaison des fonctions dans le Déclinaison des fonctions dans le numériquenumérique

Lisibilité Exemple : conversion de formats

Conversion

Déclinaison des fonctions dans le Déclinaison des fonctions dans le numériquenumérique

Traçabilité Exemple :horodatage

100100110011001000010111110011101110000010110001100100100010100100001100100001000110011001000111111001111

00101011... + =empreinte

autorité

00101011...

Un modèle conceptuel uniqueUn modèle conceptuel uniquepour les unifier touspour les unifier tous

OAISOAIS Un modèle de référence « Open Archival Information

System » Né dans le monde de l’aérospatiale (Groupe de travail du

Consultative Committee for Space Data Systems – CCSDS)

http://www.ssd.rl.ac.uk/ccsdsp2/isoas/bnsc97/oais1/

Norme ISO 14721:2003

La norme OAIS définit: Un vocabulaire Un modèle de l'information Un modèle fonctionnel (acteurs, processus)

Vocabulaire : les acteursVocabulaire : les acteurs

Producteur – Effectue des versements.

Utilisateur – Passe des commandes.

Archive – Reçoit des versement et communique les résultats des commandes.

Management – Définit le mandat de l'archive.

ArchiveProducteur Utilisateur

Management

Vocabulaire: les paquets d'informationVocabulaire: les paquets d'information

SIP

Submission information package

Paquet d'informations livré par le service producteur ou versant au système d'archivage

AIP

Archival Information Package

Paquet d’informations conservé dans le système d’archivage (contenus d’information et d’informations associées pour leur pérennisation).

DIP

Dissemination information package

Paquet d’informations reçu par l’Utilisateur en réponse à sa requête au système d’archivage

Producteur Utilisateur

Management

Archive

28

Le modèle d'informationLe modèle d'information

00111100010000100011111000111100010001100100111101001110010101000010000001000011010011110100110001001111010100100011110100100010001000110100011

ex. : Codage ASCII, format .csv

A8600200046A36

M Hxxx Bxxx

Numéro d’affaire ou numéro de parquet : constitué des zones suivantes :•- année sur 2 chiffres•- quantième du jour dans l’année sur 3 chiffres•- numéro d’ordre sur 4 chiffres•- une clé sur 1 chiffre calculée à partir des 9 chiffres ci-dessus : (3 Ci * i) mod 10••Nomenclatures employées pour coder les informations• exemple : nomenclature NATAFF (nature de l'affaire) :•B24 Vol par ruse ou usurpation d'identité

Objet contenu de données

Information de représentation

Contenu d’information

Le modèle d'informationLe modèle d'information

Information de provenance

Information de pérennisation

Information de contexte

Information d’identification

Information d’intégrité

ex. : extraction de l'application NCP

ex. : versement du TGI

ex. : URI

ex. : hash, procédé d’empreinte (MD5,

SHA1...)

Le modèle d'informationLe modèle d'information

Contenu d’information Information de pérennisation

Paquet d’information

Information d’empaquetage

Les fonctionsLes fonctions

Management

Planification de la pérennisation

Entrées Accès

Gestion de données

Stockage

Administration

UtilisateurProducteur

Politique de surveillanceet de migration des formats et supports

Analyse du paquet entrantformat de données,

contrôle des métadonnées,validation

Enregistrement desdonnées dans l'infrastructure

de stockage sécurisé

Accès aux données

Enregistrement etgestion des

utilisateurs (droits)

Gestion des donnéespar les métadonnéesRecherche dans lesmétadonnées pour la

consultation

Archiver la rechercheArchiver la recherche

Les résultats de la recherche ne sont pas les seules données intéressantes

Les résultats ne sont compréhensibles que si le contexte et le processus de production sont également documenté