BOOK

2013-2014

Département Administration

L'Espace Entreprise est un lieu de formation dédié à l'apprentissage de la pratique profes-

sionnelle commerciale. Les élèves-apprentis des Ecoles de commerce de Genève y effectuent

des stages pour se former dans des conditions similaires à celles d'une entreprise.

Depuis 2011, l’Espace Entreprise crée un lien entre l'école et le monde professionnel. Il ré-

pond à une demande récurrente des entreprises d'offrir une formation d’employé(e) de com-

merce qui soit en adéquation avec l'évolution des besoins du marché du travail. Le but est de

permettre une plus grande employabilité des futurs détenteurs de CFC.

L’Espace Entreprise est composé de départements - Marketing, Gestion clientèle (CRM),

Achats-Vente, Comptabilité, Ressources humaines, Relations publiques, Administration et

Organisation - et emploie 350 stagiaires en permanence.

L'Espace Entreprise tisse des liens étroits avec divers intervenants de l'économie privée et

publique. Il fait partie du Département de l’Instruction Publique (DIP).

Département Administration

Espace Entreprise

Le département Administration a pour mission d’offrir des prestations administratives aux

autres départements de l’Espace Entreprise. Par exemple:

La réception accueille les clients et les accompagne. La centrale téléphonique traite les ap-

pels internes et externes.

L’économat gère le stock de fournitures de bureau nécessaires au fonctionnement de l’Es-

pace Entreprise.

Le département Administration effectue l’impression des badges employés et attribue les

mots de passe réseau.

A

dmin

istr

atio

n

Administration

Réception et Centrale téléphonique

Economat

Formation interne

Projets et badges employé(e)s

Composé de 4 groupes

Réc

epti

on

Réception et Centrale téléphonique

La réception se situe au rez-de-chaussée.

Elle se charge d’accueillir les visiteurs, de

traiter les appels téléphoniques,

d’enregistrer et de préparer les salles de

conférences, de trier le courrier et

également de gérer les impressions en

couleurs.

Amabilité

Vocabulaire et tenue

professionnels

Comportement professionnel dans

toutes situations

Gestion multitâches

Gestion des priorités et du stress

Identifier les visiteurs avant

d’ouvrir

Accueillir les visiteurs et les

accompagner

Imprimer les badges visiteurs

personnalisés

Mettre à jour le registre visiteur

Traiter les appels téléphoniques externes et internes pour les 8

départements de l’Espace

Entreprise

Enregistrer les réservations de salles

et les préparer

Trier le courrier et préparer le

courrier sortant

Gérer les impressions couleur

Surveiller le nettoyage de la

cafétéria

E

cono

mat

Economat

L’économat gère les fournitures de bureaux

pour l’ensemble de l’Espace Entreprise. Il

assure le réassort de plus de 160

références.

Concentration

Précision

Patience

Méthode

Calculs sur Excel

Commande interne

Remettre des fournitures aux clients

Conseiller les clients

Enregistrer les sorties de matériel

Inventaire

Vérifier les référencement des

articles

Identifier et analyser les écarts

Commande externe

Effectuer le réassort des articles

Respecter le budget alloué

For

mat

ion

inte

rne

Formation interne

Accueil et intégration

Utilisation de l’outil d’évaluation et de

développement (DFP)

Gestion et codification des fichiers

Office 2010

Répondre au téléphone et

transférer des appels

Présentation en public

Animation de formation

Expertise

Correction des exercices

Gestion des participants

Amélioration des formations

Formation interne prend en charge l’ensemble des formations données aux

stagiaires du département. En une année,

plus de 200 sessions de formation on été

données par des stagiaires, à d’autres

stagiaires.

Badges employés et publipostages

Tous les mois, de nouveaux stagiaires arrivent à l’Espace Entreprise, le

département Administration est chargé de

préparer leurs badges. Régulièrement, des

importants travaux de publipostages sont

effectués

Attribuer les codes d’accès réseau

Mettre en page les badges

employés

Effectuer des publipostages

Découper et relier des brochures

Respecter les délais

Systématique

Précision

Méthode

Vitesse d’exécution

Confidentialité

Maîtrise des logiciels

Pro

jets

et

Bad

ges

Conclusion

Formateurs : ANTILLE François RUSPIRA Suzanne

BOLLE Agnès STALDER Tessa

CASTANEDA-SUAREZ Bolmar VANAT-DI VETTA Floriane

FERNANDEZ Miguel WIGET Erika

KUPFERSCHMID Nicolas YEMIN Grégory

Stagiaires lundi Stagiaires mardi Stagiaires mercredi Stagiaires jeudi Stagiaires vendredi

3ème années :

BIANCO Mariano BADJI Imran AL-ANBAKI Ayah COELHO PELARIGO Fabio CESSEL Benjamin

CHESSEX Robin ERRIQUEZ Noémie BAJRAMI Leonora MALCINOVIC Elvisa DA SILVA MOREIRA Rui

DA SILVA NOTEIRO Andreia FRAGA NIEVA Lidia CABARROU Marie MAS DUART Angel FAZLIJA Arjan

PUJATTI Shanna ISAKOVIC Mirsad CHARDONNENS Céline NURI Behar GAILLARD Steve

RAMOSAJ Laurent MEHMETI Fatime DA SILVA LIMA Soraia UKSHINI Blondin PARDINO GARCIA Benjamin

RIBEIRO JESUS Catia OMEROVIC Alena D’AMICO Lucas BAKI Cherine

SALVADOR Kevyn SHABANI Liridona GUIDO Kelian BARBARO Maurizo

TORRES DA COSTA Kevin LE Alvin IANNE Luca

WULLSCHLEGER Morgane LUBISHTANI Naile MORIM CAVALHEIRO Vanessa

SPEDALIERO Julian VENTURA Melina

TEIXEIRA BERNARDO Catia

Ce book a été réalisé par les stagiaires de

l’Espace Entreprise

Département de l’instruction publique, de la culture et du sport Centre de formation professionnelle à la pratique commerciale Tél. +41 (22) 327 36 00 • Fax +41 (22) 327 36 17 • espace.entreprise@etat.ge.ch http://edu.ge.ch/espaceentreprise