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QUEST-CE QUUN COLLOQUE ? Linstruction n 09-013-M9 du 22 juin 2009 de la Direction Gnrale de la Comptabilit Publique

(D.G.C.P.) dfini un colloque (ou sminaire, congrs, symposium, table ronde, atelier de travail...) comme suit :

> il sagit dune rencontre entre de nombreux participants de toutes origines ;

> donnant lieu une organisation globale des interventions, de la restauration, de lhbergement ;

> ayant pour objet la confrontation et la diffusion de rsultats de travaux et de recherches ou, plus gnralement, lchange dinformations ;

> se droulant gnralement pendant plus dune journe ;

> ENFIN et SURTOUT, ncessitant une participation payante.

Selon linstruction, cette dfinition exclut :

- les coles thmatiques ;

- les coles ou universits dt ;

- les stages de formation continue initiale ou permanente.

Imputations budgtaires :

Imputation des frais dinscription :

6254 Frais dinscription au colloque

Imputation budgtaire lorsque luniversit organise un colloque :

6185 Frais de colloques, sminaires, confrences Cette imputation est utilise quelle que soit la nature des dpenses, ds lors

quelles sont effectues pour lorganisation du colloque,

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TITRE 2

PARTICIPATION DUN AGENT DE LUNIVERSITE A UN COLLOQUE

Sont concerns par le prsent titre, les personnels en fonction dans luniversit, fonctionnaires ou non.

Les colloques concerns peuvent avoir lieu tant en France qu ltranger. A noter que linstruction exclut

le cas des agents de luniversit qui participent un colloque organis par une administration franaise (ex. Un

ministre).

1 - Obligations administratives : Lagent de luniversit doit tre muni dune autorisation dabsence, qui revt la forme dun ordre de

mission (le programme KIWI a prvu le cas).

2 - Paiement des droits dinscription : Luniversit peut prendre en charge la totalit des frais dinscription au vu dune facture dtaille (dtail

des prestations et leur cot).

3 - Prise en charge des frais de transport : La prise en charge des frais de transport seffectue selon les modalits prvues par la rglementation

relative aux frais de dplacement. Toutefois, si la facture tablie par lorganisateur du colloque fait

apparatre des frais de transport obligatoires, luniversit est autorise les rgler en veillant ce quil

ny ait pas de double prise en charge.

4 - Prise en charge des frais de sjour : Si le sjour (hbergement et/ou repas) est compris dans la facture tablie par lorganisateur du colloque,

luniversit est autorise payer directement lorganisateur sans tre tenu au respect des barmes

dindemnits de mission pour les frais dhbergement et de repas.

En cas de non paiement direct un organisateur, lagent a droit aux indemnits de mission prvues

par la rglementation en vigueur. Il faut joindre, dans ce cas, une copie du dossier dinscription qui

dtaillera les prestations (repas, nuite) fournies durant le colloque.

IMPORTANT :

les missions pour un colloque non accompagnes de ce dossier ne seront pas traites.

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TITRE 3

ORGANISATION DUN COLLOQUE PAR LUNIVERSITE

Tout dabord il convient de se rapporter la dfinition du colloque. Dans le cas o la manifestation ne

correspond pas la dfinition donne par la Comptabilit Publique, sa gestion reste soumise aux contraintes de

la rglementation (cf. dcret relatif aux frais de dplacement et instruction du 18/12/92 relative aux frais de

rceptions et de reprsentations).

Si la manifestation est conforme la dfinition du colloque , il convient de se rapporter

linstruction qui apporte une apprciable souplesse dans la gestion des colloques. Ainsi, cette instruction pourra

permettre dviter le recours des associations et ventuellement viter des condamnations pour gestion de

fait pour des personnels de luniversit qui seraient membres de ces associations.

1 - La seule contrainte : Luniversit est libre de choisir les prestations quelle souhaite proposer lors des colloques quelle

organisera, sous rserve dtablir pralablement un budget quilibr mentionnant obligatoirement

des droits dinscription. Ce budget doit tre transmis lagence comptable ( lattention de Mme

GIUDICELLI Catherine) pour les colloques organiss sur le centre de Marseille ou aux services financiers

dAix pour les colloques organiss sur le centre dAix-en-Provence.

Selon lexemple donn par linstruction un budget se prsente comme suit

DEPENSES montant RECETTES montant

- hbergement - droits d'inscription - restauration - subventions (poste dtailler) - pause-caf - dons divers (mcnat) - location de salle etc... - location de matriel - tlphone, fax ... - frais de transport - imprimerie - secrtariat - rmunration des confrenciers - rmunration des htessesetc...

TOTAL GENERAL TOTAL GENERAL

Ce budget doit tre quilibr (montant des recettes = montant des dpenses).

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2 - Les droits dinscription : Luniversit - organisatrice du colloque a toute latitude pour tablir le montant des droits dinscription.

Evidemment, les droits dinscription au colloque doivent tre reus et encaisss par lagent comptable.

Le rglement par les participants au colloque peut intervenir :

- soit par chque libell lordre de lagent comptable de luniversit de Provence ; - soit par virement sur le compte de lagent comptable ouvert la Trsorerie Gnrale ; - soit via internet (prendre contact avec M. Olivier CORNELOUP).

Les tarifs doivent tre approuvs par le Conseil dAdministration de luniversit.

Le service organisateur, afin de rcuprer les droits dinscription, va tre amen tablir des factures.

Celui-ci devra transmettre lagence comptable une copie de ces factures. Cette procdure permettra

lagence comptable didentifier rapidement les rglements qui lui parviendront par virement. A dfaut

didentification dans un certain dlai, les sommes verses seront, comme le prvoit la rglementation,

retournes la partie versante.

3 - Prise en charge des dpenses : Dans le respect de lquilibre financier du budget du colloque, luniversit pourra rgler toute dpense

ncessaire lexcution du colloque.

Le paiement darrhes pour la rservation des prestations est possible, ds lors quun contrat est pass

entre luniversit et le prestataire de services. Ce contrat doit tre sign par le Prsident de luniversit.

Une mise en concurrence des diffrents prestataires (hteliers, restaurateurs, loueurs de salles ...) doit tre

effectue par lordonnateur.

Le recours un prestataire de services qui propose lorganisation de colloques tout compris est

autoris. Il est recommand de mettre en oeuvre une concurrence entre les prestataires et de demander

des devis dtaills.

Attention : Les droits dinscription doivent toujours tre perus par lagent comptable et non

par ce prestataire de services.