8 août 2014

Document préliminaire sur la préparation de la Quarante-cinquième session ordinaire de l’Assemblée générale, Pétion-Ville, République d’Haïti, du 7 au 9 juin 2015

(Présentation préparée par le Bureau du Chef de cabinet du Secrétaire général adjoint)

Préparation de l’Assemblée générale

1. Structures des organes politiques2. Questions de fond

3. Aspects logistiques • Questions importantes• Etapes des préparatifs logistiques

4. Structure de l’équipe de l’OEA chargée des préparatifs en vue de l’Assemblée générale

5. Informations de référence • Calendrier des activités (Quarante-troisième session ordinaire de l’Assemblée générale)• Nombre de participants (Assemblées 2007-2013)• Coûts (Assemblées 2007-2013)

6. Questions-réponses

Estructura

Table des matières

Asamblea General

Consejo Permanente

Reuniones de Consulta

CIDI

Comisión General

Comisión de

Asuntos Jurídicos y Políticos

Comisión de

Seguridad Hemisférica

Comisión de

Asuntos Administrativos y Presupuestarios

PPP 2014

CISC

GT/MISPA IV

DADIN

RVPP

DHPM

CASA

Activités avant et durant l’AG

Assemblée générale

Séance plénière del’Assemblée Générale

Commissionpréparatoire

Conseil permanent

Commission générale

Table des matières

Questions de fond

Préparatifs de l’Assemblée générale(Questions de fond)

1. Activités avant et pendant une Assemblée générale• Conseil permanent• Commission préparatoire de l’Assemblée générale• Commission générale de l’Assemblée générale• Séances plénières

2. Diagrammes• Conseil permanent• Commission préparatoire de l’Assemblée générale

Table des matières

Activités du CP en préparation de l’AG

Asamblea General

Consejo Permanente

Informes

Proyectos de resolución y Declaración

Invitaciones a la AG

Índice

Questions de fond

Activités du CP en préparation de l’AGAsamblea General

Comisión Preparatoria

(Proyectos)ü Temarioü Calendarioü Procedimientos

Proyecto de resolución Techo Presupuestario

Proyecto de Declaración

Table des matières Questions de fond

Activités de l’AG/CG pendant l’AG

Asamblea General

Comisión General

Proyectos de resolución y declaración no

acordados en el CP

Proyectos de resolución y declaración

presentados durante la Asamblea General

Table des matièresQuestions de fond

Plénière de l’AG (Résolutions, déclarations, ordre du jour, Calendrier, et procédures)

Asamblea General

Comisión General

Documentos acordados en el CP y

la AG/CP

Proyectos de resolución y declaración no

acordados en el CP

Documentos no acordados en la

AG/CG

Documentos acordados en la

AG/CG

Plenaria de la Asamblea General

Proyectos de resolución y declaración

presentados durante la Asamblea General

Questions de fondTable des matières

Diagrammes sur la préparation de l’ AG – CP et AG/CP

Asamblea General

Consejo Permanente

Comisión Preparatoria

(Proyectos ) Temario Calendario Procedimientos

Informes

Proyectos de resolución y Declaración

Invitaciones a la AG

Proyecto de resolución Techo Presupuestario

Proyecto de DeclaraciónTable des matières

Questions de fond

Diagramme - CP Julio

Mayo

1 semanaantes

Marzo

Instalación de ComisionesElección de Presidentes, y Asignación de mandatos

Agosto

Comisiones

ü Elección de Vicepresidentesü Plan de Trabajoü Instalación de Grupos (si corresponde)ü Implementación del Plan de Trabajo

Implementación y seguimiento de Mandatos

(Actividad realizada durante todo el año)

Consideración de proyectos de resoluciónü Metodología de trabajoü Establecimiento de fecha límite para la

recepción de proyectos de resolución

Recepción de los informes de las Comisiones y sus

Grupos de Trabajo (Incluye proyectos de resolución y

declaración)

Informe de actividades(Incluye proyectos de resolución y

Declaración considerados)

ü Comisión General (CP/CG)ü Comisión de Asuntos Jurídicos y Políticos (CAJP)ü Comisión de Seguridad Hemisférica (CSH)ü Comisión sobre Gestión de Cumbres Interamericanas y

Participación de la Sociedad Civil en las Actividades de la OEA. (CISC)

ü Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios (CAAP)

ASAMBLEA GENERALTable des matières Questions de fond

Diagramme - AG/CP

DIC 2014

Max. 30 días

antes

Max. 15 días

antes

Reunión de la AG/CPAprobación del Proyecto de Temario

(artículo 20)

Max. 45 días

antes

Reunión de la AG/CPRecepción del Proyecto de Temario (Enviarlo

a los Estados Miembros, artículo 32)

ü Límite para hacer modificaciones al Proyecto de Temario (Votación 2/3, artículo 20)

ü Límite para la recepción de los informes de la SUB. AAP y el GT Declaración

ü Proyecto de Temarioü Proyecto de

Calendario****ü Procedimientos

ü Techo presupuestarioü Recepción Proyecto

de Declaración (presentado por el país sede)

ü Deliberaciones proyecto de Declaración

Convocatoria Reunión AG/CP Convocada por la Presidencia del CP

SUB. AAP

Primera Reunión de la AG/CP

SUB.TP GT Declaración

ü Instalación de órganos ü Elección de autoridades (Presidencia - país sede)ü Establecimiento del orden de precedencia

Proyecto de Temario a ser enviado a los Estados

Miembros

Proyecto de Temario a ser aprobado por la AG/CP

Proyecto de Calendario

Procedimientos

ASAMBLEA GENERAL

ENE 2015

Table des matières Questions de fond

Préparation de l’Assemblée générale (Aspects Logistiques)

Table des matières

Logo Budget Accord Bulletins

d’information à l’intention des délégations et des fonctionnaires de l’OEA

Programme d’activités

Hôtel Lieux Transport Sécurité Site Web Calendrier des

activités

Informatique Presse Inscriptions/

accréditations Protocole Activités

touristiques à l’intention des accompagnants

Préparation de l’Assemblée générale (Aspects Logistiques – étapes)

• Négotiations et actions préalables à la planification

• Planification logistique

• Logistique de la mise en œuvre

• Exécution – Quarante-cinquième Assemblée générale

Table des matières

Négotiations et actions préalables à la planification1. Visite préliminaire initiale2. Action préalable à la planification au niveau de

l’OEA3. Projet d’accord4. Désignation des coordonateurs5. Projet de budget6. Hôtels7. Attribution d’espace8. Accord et deuxième visite préliminaire9. Dépôt de contribution du pays siège

Aspects logistiquesTable des matières

Planification Logistique

1. Passation des marchés de services2. Espaces3. Infrastructure4. Services de transport5. Services de securité6. Autres services7. Troisième visite préliminaire

Table des matièresAspects logistiques

Logistique de la mise en œuvre

1. Liste du personnel;2. Achat du matériel3. Procédures diverses4. Distribution du bulletin d’information aux délégués5. Accréditation des participants6. Distribution du bulletin d’information au personnel7. Acheminement du matériel

Table des matièresAspects logistiques

Exécution – Quarante-cinquième Assemblée générale

1. Installation des réseaux,2. Bureaux (La Antigua, Guatemala), 3. Salles de réunion, et4. Accréditations

Table des matières Aspects logistiques

Espaces(La Antigua, Guatemala)

• Conversation avec le SG et la société civile• Conférence de presse • Dialogues • Séance inaugurale • Programme culturel • Accueil des chefs de délégation par le pays hôte • Groupe de travail (si nécessaire)• Salle de la plénière• Salle de la Commission générale

• Déjeuner privé et dialogue• Photo officiel• Déjeuner +1• Petit-déjeuner ou déjeuner SICA (à déterminer)• Petit-déjeuner ou déjeuner CARICOM (à déterminer)• Conférence de presse• Salle des délégués (Permanent)• Réfectoire des délégués (Permanent)• Salon d’honneur (Chefs de délégation) (Permanent)• Salles de rencontres bilatérales et régionales (Permanent)

Table des matièresAspects logistiques

Distribution des bureaux (La Antigua, Guatemala)

• Bureaux MRE, SG y SGA• Bureau protocole• Accréditation des délégations • Accréditation de la Presse• Imprimerie • Centre des media

Table des matières Aspects logistiques

Structure de l’équipe de travail – Préparation de l’AG

Table des matières

SGA en tant que Secrétaire de la CP. Chef de cabinet du SGA, Coordination exécutive. Directeur du Département de gestion des conférences et

réunions. Groupe de travail, dirigé par le SGA, comprenant des

représentants de tous les secteurs prioritaires et secteurs techniques.

Secrétariat aux relations extérieures Département de la presse et de la

communication Département des questions internationales Département des services de l’information et de la technologie Bureau du protocole

Exemple de calendrier – Evènements passés (Guatemala)

1. Forum du secteur privé (31 mai 2013)

2. TIC Amériques 2013 - YABT (2 et 3 juin 2013)

3. Conversation entre le SG, le SGA et la société civile (3 juin 2013)

4. Conférence de presse du Ministre des relation extérieures du Guatemala, du SG et du SGA (3 juin 2013)

5. Dialogue des chefs de délégation, du Secrétaire général et du Secrétaire général adjoint avec les représentants de la société civile, des travailleurs, du secteur privé et des autres partenaires sociaux (4 juin 2013)

6. Dialogue des chefs de délégation et du Secrétaire général avec les chefs de délégation des pays Observateur permanents (4 juin 2013)

Table des matièresA suivre

Exemple de calendrier – Mardi 4 et mercredi 5 juin (Guatemala)

1. 4 juin 2013:• Séance d’ouvertrure• Dîner offert par son Excellence Monsieur Otto Pérez Molina, Président de la République du

Guatemala 2. 5 juin 2012:

• Première et deuxième séances plénières• Première et deuxième réunions de la Commission générale• Photo officielle des chefs de délégation• Déjeuner privé des chefs de délégations avec le Secrétaire général et le Secrétaire général

adjoint • Déjeuner des sous-chefs de délégation• Déjeuner privé des chefs de délégations, accompagné d’un délégué, avec le Secrétaire général

et le Secrétaire général adjoint • Réception offerte par le Secrétaire général et le Secrétaire général adjoint

Table des matières A suivre

Exemple de calendrier – Jeudi 6 juin(Guatemala)

• Réunion du Groupe d’évaluation de la mise en œuvre des initiatives des Sommets des Amérique (GRIC)

• Troisème et quatrième séancesplénières• Réunion de la Commission générale• Déjeuner offert par le Ministre des relation extérieures du Guatemala, Ambassadeur

Luis Fernando Carrera Castro, en l’honneur des délégations• Séance de clôture• Conférence de presse de clôture

Table des matières

Nombre de participantsAssemblées passées (2007 – 2013)

Table des matièresSociété civile

PANAMA COLOMBIE HONDURAS PÉROU El SALVADOR BOLIVIE GUATEMALA

2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013

Chancelliers 32 28 28 27 23 18 26

Personnel OEA 131 126 112 114 96 95 96

Personnel d’appui 32 33 29 27 25 27 18

Participants* 1040 1040 1060 959 1061 697 865

Presse 420 460 310 540 320 340 179

Total 1655 1687 1539 1667 1525 1177 1184

*Délégués, Observateurs permanents, organismes et Invités spéciaux (organisations de la société civile, organisations des travailleurs et organisations du secteur privé)

Nombre de participants– Société civileAssemblées passées (2009 – 2013)

Table des matières

  HONDURAS PÉROU El SALVADOR BOLIVIE GUATEMALA

  2009 2010 2011 2012 2013

Organisations de la société civile98 (147

représentants)98 (170

représentants)142 (244

représentants)91 (130

representantes)168 (275

représentants)

Organisations des travailleurs4 (28

représentants)2 (36

représentants)2 (41

représentants)2 (14

representantes)2 (8

représentants

Organisations du secteur privé3 (6

représentants)5 (12

représentants)6 (17

représentants)6 (8

representantes)8 (15

représentants)

Organisations internationales non gouvernementales

3 (8 représentants)

1 (2 représentants)

Autres invités 4 16

CoûtsAssemblées passées (2007 – 2013)

Table des matières

Année Pays hôte Contribution SG/OEA Contribution pays hôte Coût total estimé

2007 Ciudad de Panamá - Panamá  $         157,900.00  $         399,730.00  $         557,630.00

2008 Medellín - Colombie  $         165,800.00  $         489,014.00  $         654,814.00

2009 San Pedro Sula - Honduras  $         168,100.00  $         499,976.00  $         668,076.00

2010 Lima - Pérou  $         168,100.00  $         648,429.00  $         816,529.00

2011 San Salvador - El Salvador  $         168,100.00  $         396,963.00  $         565,063.00

2012 Cochabamba - Bolivie  $         168,100.00  $         462,438.00  $         630,538.00

2013 La Antigua - Guatemala  $         168,100.00  $         366,126.00  $         534,226.00

Questions et réponses