Stand G20-H21 Table ronde 21/09/16, 14:45

Responsable du stand : M. Jérôme MENDIELA

Tel. sur le Salon Solutions : +336 31 51 56 19

Siège : 87 rue Saint-Lazare, 75009 Paris

Direction commerciale : 24 rue Marc Seguin, 75018 Paris

Tel. : +331 53 86 87 30

Fax : +331 53 86 87 49

Courriel : commerce@numen.fr (http://www.numen.fr)

L’intégralité du dossier de presse sur: http://www.numen.fr/ documents/focus-dir-financieres.pdf

Numen vous aide à rapprocher finances et achats en dématérialisant vos factures et en intégrant les meilleures solutions e-achats sur le marché. Vous bénéficiez en complément d’un accès direct aux Document Factories de Numen pour gérer vos flux documentaires hybrides. Voici les offres proposées par nos experts pendant ce salon :

Dématérialisation de facture : Pour faire face à l'hétérogénéité des formats de factures reçues et à la multiplicité des points d'entrée Numen numérise, extrait, vidéocode, archive et intègre les données dans votre ERP ou logiciel Achat.

Digitalisation des fonctions achats : Pilotez vos dépenses et réalisez des économies grâce à une solution e-Achats complète, innovante et ergonomique.

Numérisation des documents administratifs : Dématérialisez factures, relances, bons de commandes, devis, bons de livraisons, notes de frais, chèques, relevés bancaires, courriers clients... pour en diffuser, exploiter et conserver le contenu !

Salle courrier, courrier recommandés, égrenés, hybride : destiné à toute entreprise qui cherche à optimiser ses processus back-office, et ce, quels que soient les volumes à traiter et la structure des documents qui arrivent de manière hybride par e-mail, fax, scan ou courriers

Archivage électronique : conservation des données et documents électroniques, originaux électroniques ou copies numérisées, qu’ils soient émis ou reçus.

Extraction de données / big data : alliage d’une plateforme de capture et extraction de données et prestation de structuration de données, exploitation des données par text-mining

Business Process Automation (cycle fournisseur, client) : optimisation et automatisation des processus métiers aux travers de système d’informations.

Coffre-fort électronique : Conserver vos originaux électroniques –contrats, factures numériques fiscales - dans un espace privé, garantir la confidentialité, garantir la valeur juridique ou réglementaire

PROCURE TO PAY

Les solutions Numen vous permettent de construire et mettre à jour de manière automatique des référentiels fournisseurs, des catalogues ou encore une contrathèque. Elles cherchent à générer des bénéfices par la digitalisation de l'ensemble du process de "Procure-to-Pay". Grâce à ses solutions, Numen a déjà permis à ses clients de :

Rationaliser leur processus (liés à un cycle transactionnel)

Sécuriser leurs contenus et exploiter leurs données

Simplifier les paiements (et anticiper les délais de paiement)

Optimiser les achats, et gagner en visibilité et contrôle sur vos dépenses

Gérer de manière optimale des risques opérationnels et du traitement des litiges avec les fournisseurs

Optimiser la gestion de leur trésorerie (réduction et variabilisation des coûts)

Accroitre leur performance interne (diminution des actes administratifs comptables) Dématérialisation de facture :

De la dématérialisation de factures fournisseurs (reçues au format papier) à la facturation électronique en passant par l'exploitation des données portées par le document, Numen accompagne votre transformation digitale.

http://www.numen.fr/fr/vos-enjeux/catalogue-des-offres/dematerialisation-de-factures

Quelques références clients :

Foncia : http://www.numen.fr/documents/fref-111-foncia-facture-fr.pdf

Atlantiq : http://www.numen.fr/documents/fref-214-atlantiq-fr.pdf

La facture est un document particulier, qui porte des éléments de référence tant en terme de droit du commerce que de droit fiscal. À cet égard, elle doit être produite en deux exemplaires originaux (un exemplaire émetteur – le fournisseur – et un exemplaire destinataire – le client), et « portée » à sa contrepartie, c’est-à-dire livrée chez elle. Les 2 parties, fournisseur et client, doivent enregistrer cette facture dans leur comptabilité conformément à l’originale. Si l’originale comporte une erreur, le client doit l’enregistrer en l’état et éventuellement demander un avoir correctif.

La facture électronique bénéficie d’un contexte réglementaire favorable, avec l'article 289bis du Code Général des Impôts, modifié par l'article 17 de la Loi de Finances rectificative pour 2002, qui permet aux entreprises de transmettre des factures au moyen d’un échange de données informatisées (EDI). De plus, le décret n° 2003-659 du 18 juillet 2003 définit les modalités d’émission et de conservation des factures transmises par voie électronique et sécurisées au moyen d’une signature électronique. Ce cadre réglementaire est mature et maintenu.

Quand on parle de dématérialisation de factures, il convient toutefois de préciser s’il est question de dématérialisation de factures sortantes : celles émises par le fournisseur vers ses clients, ou de dématérialisation de factures entrantes : celles reçues par une société de ses fournisseurs.

Factures sortantes : partager les bénéfices

Il est possible de dématérialiser les factures émises par le fournisseur vers ses clients de façon partielle (certains clients, certaines prestations, selon certains seuils), ou hybride (un exemplaire papier et un exemplaire électronique). Cette seconde solution est très importante, car si pour dématérialiser l’exemplaire client l’entreprise doit obtenir son consentement, elle peut dématérialiser son exemplaire émetteur immédiatement.

La capacité de réémettre une facture depuis son système informatique de facturation n’est pas admis comme production d’un original : la réversibilité des calculs, comme la TVA dont les taux changent par exemple, n’est pas garantie, ou le papier entête support de l’impression aura pu évoluer dans ses mentions légales de sorte à produire une édition non conforme à l’originale.

Il est donc possible pour une entreprise de dématérialiser son exemplaire émetteur de la facture grâce à l’utilisation d’un SAE (Système d’Archivage Electronique) garantissant le scellement de l’exemplaire original et la conservation réversible du document archivé.

Au-delà du SAE, il convient de produire cet exemplaire immatériel dans un format admis par le législateur fiscal qui devra pouvoir accéder aux pièces indépendamment du système ; le PDF/A (« /A » pour archive) est un format reconnu, accepté et standard.

Cette première étape est déjà porteuse de nombreux avantages pour l’entreprise émettrice :

économie de production en évitant l’impression papier ; économie de consultation et de partage ; économie d’espace grâce au stockage électronique de la pièce plutôt qu’un stockage

physique ; possibilité d’indexation selon plusieurs critères, là où le classement physique ne

présente qu’un plan de classement unique ; accessibilité décuplée car la pièce électronique peut être accessible de partout, là où

l’exemplaire papier n’est accessible qu’en son lieu de stockage ; sécurisation de l’archive car il est plus facile de faire une sauvegarde qu’une

photocopie certifiée conforme, et garantie de non érosion, la consultation électronique n’endommageant pas le support qui lui-même ne « passe » pas avec le temps ;

dynamisation du contenu avec les nouvelles technologies qui permettent une recherche « full-text » dans les pièces archivées sans parler du « big-data » qui permet l’exploitation de la multitude de données contenue dans les factures archivées ;

possibilité de « lier » les pièces à d’autres documents pour avoir une vision transverse (rapprochement avec des factures avec des contrats clients, des bons de livraison ou des documents douaniers dans une GED, …) ou bien lien des factures avec des outils de CRM ou de relance ;

gain de productivité dans les activités d’archivage et de désarchivage des pièces pour les équipes comptables et amélioration de la capacité à répondre de façon dématérialisée aux besoins des commissaires aux comptes, des auditeurs et de l’administration fiscale.

On comprend assez facilement l’intérêt de l’émetteur pour la dématérialisation de l’exemplaire du destinataire : économie de production, rapidité de mise à disposition partout dans le monde, mais surtout économie d’affranchissement car, rappelons-le, la facture est un document portable et donc communément confiée à l’agent postal contre

affranchissement. Mais cette dématérialisation suppose, on l’a dit, l’accord et donc le recueil du consentement du destinataire.

Viennent alors deux questions : comment obtenir ce consentement, et pourquoi le client donnerait-il son consentement ?

L’obtention du consentement de sa contrepartie revient à signer avec lui une convention de preuve privée. On imagine aisément que la simple production en double exemplaire de ce contrat, aussi simple soit-il, et les échanges qui s’en suivent pour la signature contradictoire sont un effort et donc un investissement qui peut mettre à mal l’économie induite par la dématérialisation. Si certains l’ont forcé dans leurs conditions générales de vente, tout le monde n’en a pas la possibilité. La solution la plus simple est alors de dématérialiser l’obtention de ce consentement, ce qui en accélère le processus et en diminue le coût.

La technique et le réglementaire n’étant plus des freins, pourquoi le client accepterait-il de recevoir une facture dématérialisée ?

L’avantage de l’enregistrement de gestion ou comptable facilité pour le destinataire de la facture est finalement assez limité (L’EDI ne dépasse pas quelques pourcents) du simple fait de la multiplicité des systèmes et donc de la complexité de mise en oeuvre et de maintenance. Le particulier ou l’entreprise y trouvent en revanche un avantage, n’ayant plus à stocker, classer, conserver un original papier.

Mais les exemples de personnes ayant perdu leurs documents stockés de façon non sécurisée, ou le moyen d’accès à ces documents archivés par leur fournisseur (banque, assurance, téléphonie, …) car ils n’en sont plus le client, font foison.

Le moyen d’obtenir le consentement du client pour la dématérialisation de sa facture est donc de lui garantir un bénéfice sans risque. La stratégie à adopter pour et par les émetteurs de factures est d’affecter une partie de l’économie réalisée sur le timbre à l’acheminement de la pièce dans un espace privé appartenant au destinataire et d’assurer la réversibilité et l’interopérabilité de cet espace pour l’avenir. La création d’un espace de confiance solide et pérenne est sans conteste une base incontournable d’une évolution sereine de la dématérialisation de tous les échanges que suppose la relation client.

Factures entrantes : doper la performance

La complexité du traitement des factures entrantes se trouve naturellement accrue avec les évolutions de nos fonctionnements. En effet, plusieurs facteurs concourent à rendre le travail de traitement de ces factures plus difficile :

- l’entreprise se trouve naturellement confrontée à des flux de factures entrantes hybrides en termes de format et de source :

là où les factures n’étaient que « papier », elles sont maintenant « papier » ou électroniques ;

là où elles arrivaient concentrées dans une boîte aux lettres physiques, les factures arrivent désormais par courrier, par mail dans diverses boîtes, voire sous forme de fichiers déposés dans divers espaces ou reçus directement dans des systèmes ;

l’exigence de traitement a augmenté. L’époque du simple traitement comptable est révolue. Le contenu de la facture est exploité, détaillé, rapproché et décortiqué pour alimenter des systèmes d’analyse et de décision ;

l’exigence de délai de traitement et donc de codification, mais aussi de validation par les différentes parties prenantes (demandeur, acheteur, réceptionneur, payeur,

contrôleur), s’est raccourcie de façon inversement proportionnelle à la complexification des processus ;

la mondialisation et l’augmentation de la taille des entreprises augmentent la distribution géographique des points d’achat et donc d’entrée des documents de type facture.

La facture entrante devient donc un objet de traitements multiples, simultanés, pluri-géolocalisés, multimédia et toujours contraint par un réglementaire juridico-fiscal de plus en plus exigeant.

La dématérialisation apporte une réponse à cette complexité croissante. Dématérialiser les factures entrantes permet de retrouver une homogénéité du flux entrant, en remettant toutes les factures, quel qu’en soit le format originel, dans un format électronique stocké et porté par un système unique et partagé.

La conservation électronique des factures permet soit par extraction, soit par saisie, à chaque service, à chaque intervenant, d’enrichir dans le temps qui convient au rythme qu’exige sa mission l’enregistrement de la pièce des métadonnées propres à son sujet. Mieux encore, cet enrichissement pourra être renouvelé dans le temps sur une cible d’enregistrements voire la totalité de base quand le besoin s’en fera jour.

La mise à disposition de la facture entrante dans un système de GED (Gestion Electronique de Documents) apporte également une réponse économique et sécurisée au besoin d’ubiquité de la facture, tant lors des processus de validation par des services répartis en divers lieux que des processus de consultation pendant toute sa période d’archivage. Un tel système permet également la conservation en un point unique de toutes les annotations liées au document original en assurant ainsi un partage bien plus efficace et pérenne d’une note manuscrite sur une photocopie ou un post-it collé sur le document.

Enfin, la dématérialisation de la facture entrante permet de s’affranchir de l’accessibilité rapide à la pièce originelle, ce qui permet d’en réduire de façon notoire le coût de stockage, et d’augmenter la sécurisation du stockage papier et la préservation de l’intégrité physique du document. Certains pays ont même déjà adopté une législation qui permet la destruction de l’original si tant est que la dématérialisation soit confiée à un prestataire garantissant le respect de normes de traitement et conservation (PSDC au Luxembourg par exemple).

Si l’on dépasse le simple enjeu de partage et de conservation, on comprend que la dématérialisation de la facture entrante est la première pierre posée à la mise en place d’un CSP (Centre de Services Partagé) pour le traitement des documents financiers de la commande au paiement (« Procure to Pay » en anglais). Le CSP, outre les avantages induits par la dématérialisation, apporte une capacité à industrialiser les traitements, donc à en diminuer les coûts et réduire les délais. Le CSP suppose également un effort de description des procédures qui facilitera l’externalisation partielle ou totale du service, augmentant encore les gains par l’industrialisation optimale des traitements, la variabilisation des coûts et la souplesse de réponse aux fluctuations de volume d’activité.

Quand on sait que le traitement d’une facture entrante est estimé en moyenne à 17€, il n’est pas d’organisation qui ne soit pas sensible à une division par 10 de ce coût !

Source : https://www.linkedin.com/pulse/d%C3%A9mat%C3%A9rialisation-de-factures-une-

%C3%A9volution-gagnante-eric-

blat?utm_content=buffera1f10&utm_medium=social&utm_source=linkedin.com&utm_campai

gn=buffer (06/05/2016)

Une DAF plus efficace, plus réactive, plus moderne ! Face à la complexité des réglementations et fiscalités, aux échéances raccourcies, à la recherche d’économies et d’optimisations ainsi qu’aux exigences de qualité, les services Finances sont sous pression. Pour ce département, particulièrement riche en flux documentaires, le digital améliore la productivité. Au-delà de la simple dématérialisation, ce sont l’automatisation des processus et l’exploitation des données qui apportent un réel avantage compétitif.

Avec les offres de Numen, vous vous affranchissez de la manipulation des documents papier, et libérez vos équipes des taches administratives chronophages et à faible valeur ajoutée. Numen vous apporte les moyens pour faire face à la dualité des pratiques (papier et électroniques) et ainsi satisfaire la totalité de vos partenaires commerciaux. Vous disposez de données fiables, sécurisées, facilement exploitables directement depuis vos outils habituels.

Un ensemble d’offres dédiées aux directions administratives et financières

Vos enjeux

Réduction des coûts administratifs

Raccourcissement des délais

Qualité, accessibilité, sécurité des données

Pilotage

Conformité

Recentrage du personnel sur des missions à plus forte valeur ajoutée

Travail collaboratif

Gain de place

NUMEN PREND EN CHARGE :Factures fournisseurs, factures clients, relances, bons de commandes, bons de livraisons, devis, contrats, grilles tarifaires, notes de frais, chèques, courriers clients, relevés bancaires…

de factures fournisseurs traitées par an

VotRE oRGANisAtioN

CollAboRAtEURs

RElAtioNs FoURNissEURs

bons de commandes

Factures fournisseurs

bons de livraisons

Demandes d’avoirs

bons de commande + chèques

Factures clients

Avoirs Relances

Externalisation des envois

et réceptions

Digitalisation de l’information

Automatisation des traitements,

validations, classements

RElAtioNs CliENts

Notes de frais Justificatifs Demandes d’achat

sécurisation - traçabilité - Qualité - Rapidité - Conformité - Collaboration - Multicanal

+10 millions

Numen accompagne les directions

administratives et financières dans leur transformation par le digital

Dématérialisez vos documents entrants> Réception, tri, préparation et numérisation par nos opérateurs

> Structuration, typage et indexation des contenus grâce à nos outils technologiques

> Archivage papier

Homogénéisez vos processus> Centralisation de vos flux papier et électroniques

> Mise en GED, consultation en ligne, à tout moment depuis n’importe où

> Mise en place de workflows avec alertes et notifications

sécurisez vos contenus, exploitez vos données> Mise en place d’un système d’archivage électronique assurant classement et recevabilité de vos documents

> Echanges sécurisés

> Datamining sur les données portées par vos documents

> Alimentation de vos outils métiers

Recentrez vos équipes comptables sur des t âches à forte val eur ajoutée> Qualité des écritures comptables grâce à la capture int elligente des données, ra pprochements et contrôle s automatisés

> Externalisation du videocodage

Digitalisez votre processus Achats> Demandes d’achats en ligne

> Circuits de validation automatisés

> Constitution et mises à jour d’un catalogue fournisseurs

> Reporting depuis la demande d’achat jusqu’au paiement

simplifiez vos paiements> Circuit d’approbation des factures automatisé

> Externalisation de vos lettres-chèques pour paiement de vos salariés et fournisseurs, remboursement clients

> Des relations plus sereines avec vos partenaires

Dynamisez vos flux sortants > Externalisation de vos courriers de gestion : composition, édition et expédition au meilleur tarif

> Emission de vos factures sortantes

> Aiguillage électronique / papier

> Dépôt dans les coffres- forts numériques de vos contreparties

Numérisation

salle courrierbPo Archivage

Electronique

interopérabilitéGestion Electronique de DocumentsMulticanal

big Data

Vidéo-correction

lettre- chèque

Reporting

Courrier égrené

Recommandés

CFN

business Process Automation

Numen, le partenaire de vos projets de transformation digitale

UNE iNtéGRAtioN AiséE

Pour répondre à vos problématiques, Numen vous propose des outils de gestion en mode Saas ou licence ainsi que des services d’externalisation ( totale ou partielle ) pré-packagés ou sur-mesure. Des offres évolutives et modulaires.

Des connecteurs disponibles avec les principaux ERP du marché (Cegid, Sage, Microsoft…), portail Chorus

et solutions de procure-to-pay.Capacité de s’interfacer avec tous vos outils métiers

par transmission de fichiers xml.

Mise en place d’une solution Procure to Pay

Cycle fournisseur

l’ExPERtisE EN MAtièRE DE GEstioN DEs CyClEs FoURNissEUR Et CliENt

Cycle clientNumen vous aide à rapprocher finances et achats en intégrant les meilleures solutions e-achats sur le marché. Vous optimisez vos achats, et gagnez en visibilité et contrôle sur vos dépenses. Vous bénéficiez en complément d’un accès direct aux Document Factories de Numen pour gérer vos flux documentaires hybrides.

Demanded’achat

Emission bon de

commandeRéception facture Numérisation Extraction et

Vidéocodage

Rapprochement et

comptabilisation

Workflow validation et approbation

Traitement commande Facturation

Impression et routage

factures papier

Génération flux EDI et PDF

signés

Lettrage règlements Relances Recouvrement

Numen 87, rue Saint Lazare75009 ParisFranceTel. : +33 (0)1 53 86 87 30www.numen.fr

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Les experts Numen à votre service

Depuis l’émergence de la transformation digitale des entreprises, Numen vous écoute et conçoit des solutions pour simplifier votre travail au quotidien en structurant et simplifiant vos processus.

Nos équipes d’experts des fonctions achats et comptables vous apportent :

> Leur connaissance des bonnes pratiques sectorielles et des réglementations en vigueur

> Un accompagnement personnalisé à toutes les étapes de votre projet

> Des solutions clés en main rapidement déployées

> Des services d’externalisation (totale ou partielle) évoluant au rythme de vos besoins

Nos spécialistes fonctionnels vous accompagnent durablement avec des solutions modulaires construites autour d’outils de capture, extraction, traitement, diffusion et conservation documentaires aux formats papier ou électronique ( SAE, CFN, GED, échanges électroniques certifiés, imprimantes virtuelles, portails, workflows documentaires … ). Numen vous offre les outils ergonomiques et personnalisables pour mettre en œuvre une solution rapidement performante.

Nos opérateurs traitent vos documents papiers et numériques, qu’il s’agisse d’entrants, de circulants, de sortants ou de dormants sur l’un de nos 12 sites de production sécurisés en Europe. Vos données sont préservées au sein de nos plateformes d’hébergement redondées et sécurisées.

Optimiser Vos temps et coûts de traitement des factures

Vos activités de validation, souvent lentes par le nombre de personnes mobilisées

Sécuriser Vos échanges de données sensibles

Vos contenus grâce à l’automatisation

Dynamiser Vos relations fournisseurs grâce à l’instantanéité et à la traçabilité permises par le digital

Votre organisation en libérant vos collaborateurs de la manipulation de documents, leur permettant ainsi de se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée

ils NoUs FoNt CoNFiANCE :Antalis, Air Liquide Welding, Arcelor Mittal, Assa Abloy, Atlantiq, B- Process, Cegedim, Foncia, Gemalto, LeasePlan Mayoly Spindler, Rentokil Initial, SC Consultants, Sergic, Sodelem Services, Syndic +, Synergie

Nos PARtENAiREs :

courrierPréparation RAD / LAD Vidéo Codage

ERP

Numérisation

GED en ligne

CFN

EDI

PDF signé

Portail web

Chaîne de numérisation et d’indexation

Partage, collaboratif, archivagePasserelle de

dématérialisation

Pré-compta

Validation métier

Donneur d’ordres

Contrôle compta

Workflow

Optimisez le traitement de vos factures fournisseursgrâce à la dématérialisation

Les équipes comptabilité consacrent une large partie de leur temps au traitement des factures fournisseurs qui reposent encore bien souvent sur des flux papier. Ces processus sont longs, contraignants et coûteux.

Numen vous apporte les services et les solutions pour réduire les manipulations, copies et réimpressions de documents papier ainsi que les saisies manuelles. Vous gagnez en productivité et limitez les risques d’erreurs de saisie, de mise en paiement ou encore de perte. Quel que soit son format (papier ou électronique), votre facture entre dans un même workflow enchaînant les phases de reconnaissance, extraction, contrôles, validation et archivage numérique. Vos données factures fournisseurs sont fiables et directement injectables dans votre SI.

A la clé, des dossiers fournisseurs complets, des rapprochements commandes / factures pour des fonctions comptables modernisées, une organisation plus sereine et de meilleures relations avec vos fournisseurs.

Une offre BPO de dématérialisation de factures avec des niveaux d’externalisation évolutifs.

NUMEN votrE orgaNisatioNFoUrNissEUrs

Chiffres-Clés

Automatiser les processus permet de

réduire de

les temps de réception et saisie

Temps moyen de traitement d’une facture papier

Coût moyen constaté du traitement d’une

facture papier

Coût traitement d’une facture fournisseur

étude EY, 2014

Numen 87, rue Saint Lazare75009 ParisFranceTel. : +33 (0)1 53 86 87 30www.numen.fr

Numen Europe15, rue des ScillasL-2529 HowaldLuxembourgTel. : +352 40.99.44.1www.numeneurope.com

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Cré

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Description de l’offre

réception des flux papier et / ou électroniques› Collecte Multicanal ( courrier, mail, EDI ) en mode centralisé ou distribué ( variante scan to mail depuis vos locaux ), au fil de l’eau ou par lots

› Tri, préparation manuelle puis numérisation dans nos usines ou in situ.

› Archivage papier

extraction de données de facturation et Vidéocodage› Capture intelligente des données des factures via nos outils de LAD/RAD basés sur la reconnaissance contextuelle, mots-clés, recherches approchées, modèles de documents…

› Saisie des caractères mal/non lus ou douteux, enrichissement par nos opérateurs ou vos collaborateurs sur des interfaces intuitives

› Contrôles de cohérence automatiques rapprochements réferentiels fournisseurs / commandes

› Mise en GED des images indexées, consultables en ligne

Validation et Traitement› Selon les critères définis, envoi de la facture dans un workflow d’approbation déterminé

› Alertes et notifications aux valideurs ayant à approuver, rejeter, mettre en attente

› Possibilité de joindre des documents à l’image de la facture

Archivage› Mise en place d’un système d’archivage électronique assurant la recevabilité pendant les durées de conservation légales

› Classement automatisé

› Accès à l’information facilité par des recherches multicritères

exploitation› Structuration et livraison des données pour alimentation de vos outils métiers

› Flux d’échanges avec votre SI comptable

› Traçabilité des flux factures de bout en bout

› Extension du service à tous vos courriers entrants

› Prise en charge de vos factures clients      (papier et électroniques)

› Intégration d’une solution de Procure-To-Pay

› Conseil en optimisation des processus    documentaires

› Big Data sur les données extraites

NumeN PrOPOse eN OPTiON

Optimiser le traitement de vos factures fournisseurs

Délais raccourcis

Economies liées au moindre recours au papier

Qualité accrue

Gain d’ETP

Sécuriser Vos données de facturation en

Supprimant les erreurs de saisie humaine

Évitant les pertes de documents

Automatisant les contrôles  et rapprochements

Dynamiser Vos activités grâce à des

Documents accessibles

Collaborateurs recentrés sur des taches à valeur ajoutée

Relations fournisseurs améliorées

Externalisation du traitement des factures dématérialisées (réception, indexation, restitution).

LE CLIENT

Foncia est une entreprise française d’administration de biens avec 600 agences et 123 cabinets dans la France entière. La société est le « plus grand administrateur de biens français ». Foncia est aussi présente sur les marchés allemand, suisse et belge.

LES BESOINS

Afin de se recentrer sur son corps de métier, le besoin de Foncia en externalisation des factures, portait sur la fourniture d’un service intégré, et donc de se positionner sur l’ensemble des composants de la solution : prestations, fourniture d’outils logiciels, mise en œuvre projet, etc.

Le traitement des factures est consommateur de temps et se révèle onéreux. Numen vous aide à faire des économies sur la gestion de ces documents, tout en respectant les contraintes réglementaires fiscales et commerciales.

NOTRE OFFRE

Numen réalise le traitement des factures dont la numérisation est effectuée dans les 123 cabinets en France et 5 cabinets en Suisse . Numen assure :

• La réception et l’acquittement des lots reçus,

• Le premier traitement pour vérification de conformité (périmètre, exploitabilité)

• L’extraction des données d’entête et pied de page

• La mise en Workflow de rejets ou mise en production

• La reconnaissance automatiquement par un OCR

• Le vidéocodage complémentaire par nos opérateurs

• La mise au format d’export (images, données, …)

• Le contrôle qualité réalisé sur un échantillon de factures

• La livraison via un transfert FTP sécurisé

Entre 2,8 et 3,5 millions de factures par an, soit environ 15.000 factures par jour.

LES CONTRAINTES

Foncia n’avait pas de référentiel fournisseurs ce qui rendait la détection plus compliquée. C’est donc Numen qui a aidé à constituer ce référentiel.

LE CONTEXTE

Le groupe Foncia gère environ 1.100.000 copropriétés dans 35.000 immeubles, 300.000 locataires pour le compte de 280.000 propriétaires.Les cabinets Foncia reçoivent et traitent pour le compte de leurs clients les factures liées à la gestion de leurs biens immobiliers.

Numen réalise le traitement des factures dématérialisées et permet à son client de recentrer ses ressources sur son cœur de métier tout en bénéficiant des avantages liés à l’externalisation.

2DEENT - 1-166

MOYENS HUMAINS

Les opérateurs sont répartis en 3 équipes spécialisées :

• Une équipe « Logistique » et gestion des flux

• Une équipe « Saisie »

• Une équipe « Contrôle Qualité »

MOYENS TECHNIQUES

• Logiciels de RAD / LAD / Indexation,

• Télétransmission, vidéocodage,

• SmartGed, interface de suivi

DÉLAIS D’EXÉCUTION

• Réception des lots de factures des cabinets au fil de l’eau

• Acquittement des transmissions à H+2

• Traitement à J+1 pour tous les fichiers arrivés avant 9h

Service marketing-commercial, T. +33 (0)153868730 marketing@numen.fr

Numen SA87 rue St-Lazare 75009 Pariswww.numen.fr

Dématérialisation des factures entrantes

LE CLIENT

Créée en 2010, Atlantiq est une société de gestion du BFR (Besoin en Fond de Roulement) et des flux financiers et administratifs des entreprises. Atlantiqmet à disposition de ses clients son expertise financière afin de prendre en charge les flux administratifs liés aux entrées (les achats) et aux sorties (les ventes) pour alléger des coûts de structure liés à la comptabilité fournisseurs et clients.

LES BESOINS

Les clients et fournisseurs d’Atlantiqexigent un traitement numérique de leurs factures, et font face à un flux très important de documents comptables. C’est pourquoi Atlantiq a cherché un partenaire dont l’expertise permettait d’externaliser la gestion électronique des factures tout en garantissant un haut niveau de qualité.

Numen rassemble les activités comptables de votre groupe au sein d’un centre de services partagé afin d’améliorer votre compétitivité tout en vous permettant d’évoluer vers un véritable environnement full digital

NOTRE PRESTATION

Atlantiq a confié à Numen les prestations liées à la dématérialisation des factures entrantes de ses clients.

Pour réaliser ces prestation, Numen assure :

• la prise en charge intégrale des factures papiers entrantes : réception, préparation, numérisation, traitement RAD/LAD et vidéocodage en J+1,

• la récupération et traitement des flux de facturation électronique,

• le rapprochement avec ERP et référentiel fournisseur,

• le traitement des exceptions (factures manquantes, rejets, écarts) par workflow,

• la consultation des factures sur un portail client dédié,

50 000 factures entrantes par an de manière dématérialisée, seulement 5 000 sont encore traitées sous format papier.

Antoine BAUCHE,

Responsable des Opérations

Atlantiq

Aujourd’hui avec les services de Numen

nous dématérialisons 100% de nos

factures d’achats et ce quel qu’en soit le

support de réception électronique ou

papier et quel que soit le volume. Grâce à

cela la majorité des « bons à payer » est

donnée dans la journée.

LES CONTRAINTES

Dans le cadre de son activité de financement de BFR et d’optimisation des processus administratifs, Atlantiqdoit traiter un flux important de factures fournisseurs concernant des clients différents.

LE CONTEXTE

En démarrant son activité en 2010, Atlantiq, dont les locaux sont situés dans le centre de Paris, propose de dématérialiser et d’externaliser la comptabilité fournisseur de ses clients afin d’optimiser les marges, gagner en flexibilité et pouvoir se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Numen a mis en place un service de réception des factures permettant de numériser les factures, de les indexer et d’injecter les données et images associées dans l’ERP d’Atlantiq.

• Baisse des coûts(optimisation des marges)

• Gain de temps grâce à l’accélération des circuits de validation

• Flexibilité

DETAIL DE LA PRESTATION EFFECTUEE

• Réception des factures fournisseurs au format papier sur

une adresse TSA (tri sélectif à l’arrivée),

• Comptage et ouverture des enveloppes,

• Extraction et dépollution des documents,

• Numérisation,

• Traitement RAD/LAD et indexation,

• Vérification et vidéocodage des index non lus par des

opérateurs de vidéo traitement,

• Livraison quotidienne de fichiers XML des données

associées à une image PDF (avec une couche texte brute

cachée permettant recherche Full Text),

• Archivage physique temporaire sur site de production

(1 mois),

• Transmission boîtes archives une fois par mois,

• Transmission « hors périmètres » une fois par semaine.

Service marketing-commercial, T. +33 (0)1 53 86 87 30 marketing@numen.fr

Numen SA87 rue St-Lazare 75009 Pariswww.numen.fr

3BOCSP / ATLANT / 1-1476

Externalisation du traitement des courriers entrants (bons de commandes ou de participation, moyens de paiement, courriers SAV…)

LE CLIENT

CPE est une société de Vente A Distance (VAD) présente sur les marchés français et européen. Elle diffuse ses catalogues par voie postale à destination de ses clients ou prospects.

LES BESOINS

CPE avait pour objectif de dématérialiser tous les documents reçus dans ses boîtes postales afin de :

• Trier les documents et les diriger vers les opérateurs compétents

• Réduire les coûts de traitement

• Sécuriser les moyens de paiement

• Constituer, archiver et accéder aux dossiers clients

Numen accompagne les VADistes en leur proposant des solutions évolutives combinant gestion des flux physiques et dématérialisés sur des projets d’externalisation de processus métier.

NOTRE PRESTATION

Numen se charge du traitement des commandes et des courriers clients en garantissant la sécurité, l’accessibilitéet la traçabilité des données de la phase de collecte jusqu’à la mise en GED.

Concrètement, pour le projet CPE Numen assure:

• La prise en charge des flux courriers sur plusieurs centres de tri en Belgique

• Le tri, l’ouverture, la mise à plat, la dépollution des documents reçus et la constitution de lots de numérisation sur le site de production de Numen Europe au Luxembourg.

• La numérisation des documents et le traitement des images

• La saisie dans l’ERP des bons de commande par les équipes de Numen Luxembourg (pour les paiements par CB) et par les opérateurs de Numen Madagascar pour les autres moyens de paiement.

• La mise à disposition d’une GED (Gestion Electronique de Documents) centralisant les données issues des sites CPE, des autres prestataires de réception / numérisation à travers le monde, de l’ERP, des call centers…

1 200 000 bons de commandes / an

670 000 bons de participations / an

330 000 couriers SAV / an

LES CONTRAINTES

Prise en compte de différents points d’entrée du service client: courrier, téléphone, e-mails.

La GED doit communiquer avec les différents outils de Service Clients par le biais du compte client.

LE CONTEXTE

Dans un contexte de développement à l’international, CPE avait besoin d’une infrastructure pouvant être répliquée.

L’architecture logicielle est adaptée et mutualisée pour permettre une dématérialisation au plus proche de la réception des courriers grâce à l’installation de scanners dédiés puis la saisie et le traitement SAV sur des sites distants spécialisés.

Automatisation des fonctions de saisie et de vérification

Réduction des coûts et des délais

Vision 360° des dossiers clients

Amélioration du service client

SAVOIR FAIRE NUMEN

• Opérateur de confiance garantissant la disponibilité du service et la sécurité des données

• Recours aux meilleures technologies en matière de dématérialisation

• Editeur de logiciels, la GED Numen permet :

• Modélisation de workflows métiers et gestion des droits et habilitations

• Gestion de l’affectation des courriers

• Gestion de corbeilles métier (BDC complexes, courriers, litiges…)

• Gestion de statuts (A traiter, en cours,…)

• Recherche multicritères

• Mise à disposition de reportings

• Historisation des évènements survenus sur un courrier

Service marketing-commercial, T. +33 (0)1 53 86 87 30 marketing@numen.fr

Numen SA87 rue St-Lazare 75009 Pariswww.numen.fr

L’offre Mailroom de Numen: gestion de la salle courrier

3BOGEN-BPO / CPE000 / 1-1881

Dématérialisation du traitement des courriers entrants

LE CLIENT

New Stefal Holding (NSH) est une PME du sud de la France présente sur le marché français, UK et en quête d’autres marchés européens. Elle crée et développe commercialement des marques de cosmétiques, santé, beauté par des ventes e-commerce ou à domicile.

LES BESOINS

Du fait de nombreuses actions marketing sous forme de jeux publicitaires, loteries et concours, NSH reçoit de gros volumes de documents papier tels des bons de commandes ou de participation. C’est pour optimiser la gestion de ces courriers entrants que NSH a fait appel à Numen.

En plus de proposer l’industrialisation des étapes de réception et de numérisation des documents, Numen met à disposition ses propres logiciels de capture automatique de données, de GED, et de Workflow, conçus sur la base de plus de 45 ans de traitement de documents sensibles.

NOTRE PRESTATION

Numen s’appuie sur sa plateforme complète de gestion descourriers incluant:

• Le traitement des courriers physiques (réception, ouverture,toilettage, tri, numérisation)

• L’indexation des documents constituant ces courriers

• Le traitement des règlements

• La mise en place d’une GED (Gestion Electronique de Documents)permettant l’accès aux documents numérisés et aux reportings deproduction (tableaux de bord quantitatifs et qualitatifs).

• L’archivage physique et électronique provisoire avant destructionsécurisée.

Focus sur l’indexation des documents.

Cette étape vise à récupérer sur le document lui-même les donnéespertinentes, dites index, qui serviront à caractériser le document tantpour le différencier dans les traitements futurs que pour sa rechercheune fois archivé.

Assurée de manière automatique par les puissants outils d’OCR,RAD/LAD de Numen, cette extraction de données passe par denombreux contrôles inter-documents, calculs de clé, cohérence auxréférentiels NSH (articles, campagnes, clients…) et règles de gestionNumen.

Pour les caractères douteux, non-reconnus ou mal lus, l’extractionautomatique est complétée par une étape de videocodage-saisiemanuelle.

2,5 à 3 millions de courriers à

traiter par an

LES CONTRAINTES

La large typologie de documents reçus nécessitant une expertise éprouvée en matière de gestion du service client: - Bon de participation- Bon de commande- Chèque bancaire (français et anglais)- Chèque de réduction- Bordereau de règlement- Courrier (tapuscrit ou manuscrit)- Avoir- Publicité- Changement d’adresse, divers…

et les différents moyens de paiement à traiter: - Chèques immédiats ou différés- Mandats- Espèces- Cartes de crédit

LE CONTEXTE

Ce projet d’optimisation de la gestion des courriers client intervient dans le cadre d’une refonte des processus internes avec, notamment, la mise en place d’un département Relation Clients.

Amélioration de la Relation Client par la fiabilisation des données, la fluidité des échanges, l’accessibilité à l’information permises par la GED.

Réduction des coûts et des délais de traitement des courriers

Maîtrise des accès et traçabilité des actions

MOYENS TECHNOLOGIQUES ET HUMAINS

L’architecture globale de la solution retenue s’articule autour d’une

plateforme centrale de traitement basée sur le site Numen Europe

pour tout le traitement des documents physiques ainsi que d’un site de

vidéocodage et de saisie basé à Madagascar.

Service marketing-commercial, T. +33 (0)1 53 86 87 30 marketing@numen.fr

Numen SA87 rue St-Lazare 75009 Pariswww.numen.fr

Ouvreuse Omation 306

Scanners industriels de type IBML Imagetrac V

Equipes de videocodage à Numen Madagascar

1-5002 / 2DEENT/ NSH000

Externalisation de la réception, numérisation, vidéo-codage des documents de dépenses de l’AP-HP

LE CLIENT

L’Assistance publique – Hôpitaux de Paris (AP-HP) est l'établissement public de santé qui exerce le rôle de centre hospitalier régional pour Paris et l'Île-de-France. L’AP-HP compte 39 hôpitaux.

LES BESOINS

Dans un souci de modernisation et d’optimisation de la chaîne de la dépense, l’AP-HP s’est engagée dans la dématérialisation de la chaîne comptable et financière de la chaîne de la dépense. La dématérialisation du traitement de la facture permet d’intégrer automatiquement les données nécessaires à la mise en paiement dans l’application comptable du SI-Gestion.

La prestation porte principalement sur l’ensemble des factures reçues par le service en charge du traitement des factures des fournisseurs de l’AP-HP.

Numen investit en R&D 5% de son chiffre d’affaires dans le développement d’outils de workflow, la création d’automates de traitement d’images et de contenus, l’OCR et le benchmarking permanent des outils de scanning.

NOTRE PRESTATION

Numen réalise l’externalisation complète du processus : Réception, numérisation, vidéo-codage des documents de dépenses pour l’Assistance Publique – Hôpitaux de Paris (AP-HP). Le traitement dématérialisé de la facture est découpé de la façon suivante :

• Réception et traitement d’une facture papier ou d’une facture « électronique » :

• Réception des flux

• Tri et préparation des factures papiers

• Numérisation des pièces

• OCR/LAD/RAD

• Vidéocodage

• Transmission de l’image et des données correspondantes au SI ;

• Intégration des images et des données numérisées des factures dans le SI ;

• Traitement des factures avec le rapprochement des données factures et bons de commande et la vérification des pièces justificatives (conventions, pièces marché, …).

• Archivage des factures papiers et archivage des images et des données correspondantes.

180 000 bons de commande par an

+ de 140 000 chèques par an

Traitements à J.

Equipement de numérisation industriel : Banctec Intelliscan XDS

LES CONTRAINTES

Mise en œuvre de nouveaux formats d’export de données de factures tels qu’attendus par Chorus, le nouveau portail de factures fournisseurs.

Gestion de pics de production importants.

LE CONTEXTE

Les volumes traités amènent l’AP-HP à avoir en son sein une équipe du Ministère des Finances agissant comme le Trésorier Payeur.

L’APHP cherchait un prestataire pour l’aider à préparer sa transition digitale avant l’échéance du 1er

janvier 2017, date à laquelle les collectivités locales et les établissements publics devront être prêts à recevoir les factures électroniques de leurs fournisseurs.

Automatisation des fonctions de saisie et de vérification

Réduction des coûts et des délais

Amélioration de la qualité des données de gestion

Traçabilité de bout en bout

MOYENS DEPLOYES

• Architecture informatique doublée avec une plateforme principale à Chambray lès Tours (37) et une secondaire sur le site Numen Europe

• 2 sites de production de numérisation permettant d’assurer la continuité d’activité

• Des procédures homogènes

PARTENARIAT ALTEREOS

Cherchant à contribuer au développement de l’emploi durable de personnes fragilisées par un handicap, Numen s’est adjoint d’un partenaire métier Altereos (entreprise adaptée).

Service marketing-commercial, T. +33 (0)1 53 86 87 30 marketing@numen.fr

Numen SA87 rue St-Lazare 75009 Pariswww.numen.fr

3BOCSP / 1-4269 / APHP00

Machine de tri et comptabilisation des enveloppes

Numen 87 rue Saint Lazare 75009 – Paris

tél : 01 53 86 87 30

Fiche porte-parole

Jérôme MENDIELA

Responsable des Alliances et Partenariats

BIOGRAPHIE

Depuis l’an 2000 Jérôme MENDIELA travaille dans la dématérialisation. Après avoir été Directeur Associé en charge du Commerce chez Cecurity.com (éditeur de solutions d’archivage électronique à valeur probatoire), il fonde en 2005 Imaterialis, un cabinet de conseil en dématérialisation. Il a ainsi participé à la mise en œuvre de plateformes de dématérialisation de factures, d’appels d’offres publics, de souscription en ligne, de GED et d’immatérialisassions de quittances subrogatives. Il a participé aux groupes de travail de la FNTC, de la FING, de l’ADAP. Fort de cette expérience, il intègre en 2009 la société Numen où il est notamment associé aux opérations de croissance externe avec l’acquisition de Diadeis Numérisation et de Cimail. Au sein de Numen, Jérôme MENDIELA a en charge la création et l’animation du réseau de ventes indirectes ainsi que la conception et la commercialisation de nouvelles offres de dématérialisation. En avril 2015, Jérôme MENDIELA prend la direction du Business Développement où il est en charge du traitement des factures et de des applications Procure to Pay. Son Pôle d’activité traite, aujourd’hui, plus de 10 Millions de factures fournisseurs ou clients, en multicanal.

EXPERTISES &

THÉMATIQUES

D’INTERVENTION

Dématérialisation des factures

Application procure to pay Externalisation des processus métier

Archivage électronique à valeur probante

Document hybrides

Contractualisation en ligne

CONTACT PRESSE : NUMEN

Eric Blat

+33 1 53 86 87 40

eric.blat@numen.fr

Raison sociale :

Activité :

Site internet :

Date de création :

CA 2013 :

Marc LE VERNOYPrésident du directoire

IDENTITÉ

NUMEN, OPÉRATEUR DE CONFIANCE DEPUIS 45 ANSEntreprise de services depuis 45 ans, née de la personnalisation des carnets de chèques pour le compte des banques, le Groupe Numen a ancré dans son ADN le métier d’opérateur de confiance pour le traitement digital de documents sensibles et l’externalisation de processus métiers. L’esprit entrepreneurial, le respect des engagements, l’agilité et la réactivité sont les valeurs qui se retrouvent dans chacune des 9 sociétés du Groupe et qui conditionnent la fidélité de ses clients.

UNE STRATÉGIE AMBITIEUSEActeur de référence sur les métiers traditionnels tels que l’éditique, la personnalisation de chèques, de titres et de cartes de fidélité, Numen se tourne aujourd’hui vers les nouveaux métiers du numérique tel que la dématérialisation, l’édition logicielle et le BPO.

Son actionnariat familial stable et pérenne lui permet de développer une stratégie à long terme ambitieuse qui repose sur 4 piliers :

1- la croissance soutenue et rentable du Groupe, en particulier à l’international et sur les nouveaux segments du BPO et de la dématérialisation, qui lui garantit le développement et l’indépendance indispensables à ses ambitions ;

2- l’innovation , qui se retrouve à la fois dans les domaines technologiques mais aussi dans les modèles économiques, les types de partenariats conclus avec ses clients et les modes de production ;

3- la maîtrise des briques technologiques et stratégiques afin de proposer des solutions complètes « clefs en main » ;

4- la recherche d’un service personnalisé de « très haute qualité ».

UN ACTEUR UNIQUE SUR LE MARCHÉ EUROPÉENÀ la fois éditeur de solutions, hébergeur et prestataire de service de dématérialisation, Numen incarne une nouvelle forme de partenaire informatique dont l’objectif N°1 est d’optimiser les processus métiers de ses clients et de leur garantir un ROI rapide.

Numen propose des solutions informatiques packagées, verticalisées* et construites sur des briques CRM, GED, PtoP issues des meilleurs progiciels du marché. En les proposant en mode SaaS, il réduit considérablement le temps de déploiement et fait bénéficier à chaque nouveau client de son expérience métier et sectorielle. Mais c’est en traitant aussi l’ensemble des problématiques documentaires que Numen permet un véritable ROI à ses clients et dynamise leur relation client multi-canal ( impression de courrier industriel, de cartes de fidélité et de moyens de paiement, numérisation et vidéo-codage, archivage électronique… ).

Fort de ses 9 usines digitales, de ses 3 Datacenters, d’une équipe Numende 350 collaborateurs à Madagascar et d’équipes informatiques réparties en France et au Luxembourg, Numen s’engage aux côtés de ses clients dans leurs projets de transformation digitale, d’optimisation de la relation client et de back offices, de gestion documentaire, de valorisation de contenus culturels et sensibles.*assurance, retail, immobilier, banque, experts-comptables, direction financière, institutions culturelles, DRH.

Déjà n°1 européen pour ses activités de numérisation patrimoniale culturelle et n°1 en France pour ses activités Chèques et Titres, Numen ambitionne de devenir d’ici 2018 unGroupe de service de premier plan, leader en Europe.

Numen accompagne ses clients

dans leur transformation par

le digital.« Le digital permet à nos clients de repenser leur métier en mettant les enjeux de connaissance client, de conformité et de productivité au cœur de leurs systèmes d’informations et de leurs processus. Nous aidons les banques, les sociétés de services, les institutions culturelles et publiques ... à transformer leurs organisations.

Pour y parvenir, nous disposons de 3 avantages décisifs :

1- Une combinaison originale des métiers d’éditeur de solutions, intégrateur et prestataire de service documentaire : en effet, la rapidité et le coût de déploiement des solutions proposées sont ainsi optimisés ;

2- Une présence locale ( 9 implantations régionales ) et européenne, ainsi qu’un centre de développement et de BPO à Madagascar ;

3- Une agilité et une très forte orientation client, fruit de plus de quarante ans dans le monde des prestations externalisées sensibles. »

Numen est une société de service informatique au cœur des contenus culturels, documentaires et des projets métiers de ses clients ; comprenant leurs enjeux, il les accompagne afin de leur offrir un véritable avantage concurrentiel.

CHIFFRES CLÉS

S.A. depuis 1968

980 collaborateurs

+ de 65 millions d’euros de CA

+ de 500 clients

600 serveurs dans le Groupe

350 millions de titres de paiement édités par an

25 millions de cartes fabriquées par an

28 millions de lettres-chèques émises par an

260 millions de pages A4 personnalisées

18 plateformes SaaS

soit 110 millions de plis sensibles

+ 2000 fichiers traités par jour

+ de 30 millions de pages dématérialisées par an

+ de 1000 sites clients de nos plateformes applicatives

Contact presse : Agence Scenarii – Sarah Ousahla – sousahla@scenarii.fr - 01 55 60 20 47

Numen SA

Société de service informatique. Editeur, intégrateur et opérateur de solutions et de services de dématérialisation.

www.Numen.fr

1968

65 millions d’euros

« Le monde se transforme,

nos organisationsaussi ! »

HISTORIQUE

1968 Création de SATI, imprimeur de documents sécuritaires

1999 le Crédit Agricole confie à Multipap la reprise d’une partie de ses activités de personnalisation de chèques

2000 Le Groupe Multipap devient le leader Français de l’externalisation de moyens de paiements (chèques & titres)

2005 SATI devient un acteur de référence sur le secteur de l’éditique

2007 Le Groupe Multipap devient le Groupe Numen

2007 Diversification et lancement de l’activité DYNAMICARD

2011 Lancement du plan stratégique : « BPO 2018 »

2011 Acquisition de la société DIADEIS NUMERISATION devenue Numen Digital

2011 Gain du contrat BnF et de grands projets Européens

2013 Numen gagne des projets emblématiques de BPO dans les secteurs du retail et dans la fonction finances

2014 Acquisition de la société PRIMO-BPO, spécialiste de l’externalisation de la saisie pour les experts comptables

2014 Acquisition de la société CIMAIL, éditeur français de GED, SAE, Coffre fort numerique et de solutions CRM

UNE OUVERTURE À L’INTERNATIONAL RÉUSSIESous l’impulsion des grands projets européens de ses clients, Numen s’est ouvert avec succès à l’international. Le Groupe est implanté de longue date au Luxembourg et en Belgique, aux Pays-Bas, au Royaume-Uni et à Madagascar.

Au total, 700 des 980 collaborateurs du Groupe travaillent hors de nos frontières.

À CHAQUE MÉTIER SA SOLUTION70% des entreprises du CAC40 sont déjà clientes de Numen ( BNP Paribas, Natixis, Crédit Agricole, EDF, Kering, Total, Véolia, etc. ).

L’entreprise accompagne + de 500 clients issus de nombreux secteurs pour lesquels elle développe des solutions « métiers » dédiées :

collectivités territoriales ; institutions culturelles ( BnF, Bibliothèque Royale de Belgique, etc. ) ; banques et assurances ; habitat et immobilier ; intérim, formation et ressources humaines ; mutuelles, prévoyances et retraites ( Intériale, Macif, etc. ) ; utilities, télécom et transport ; distribution ; éditions et médias ; cabinets d’expertise comptable ; émetteurs de titres ; organisations internationales ( Communauté Européenne, etc. ).

L’INNOVATION AU CŒUR DES ENJEUX DE NUMENNumen traite depuis plus de 40 ans des données sensibles, du contenu textuel complexe et multilingue. Numen se positionne aujourd’hui comme un acteur leader dans le domaine du BPO et des services de dématérialisation. Le groupe est fier de compter sur une équipe solide développant et industrialisant des procédés à l’état de l’art de la recherche dans les champs d’applications suivants :

· le traitement d’images de documents· l’OCR et les technologies de RAD-LAD· les technologies d’apprentissage statistique, appliquées notamment à la correction orthographique contextuelle· le text-mining et l’indexation automatique de documents· le data-mining et l’analyse de flux de données métiers· la composition dynamique de documents

Dynamisation de la relation clientdu CRM hébergé pour mutuelle ou promoteur immobilier à la prise en charge integrale du programme de fidelité, la production des cartes, le processing et le community management.

Réduction des coûts des documentsoptimiser la production de documents en restant conforme au règlementaire et à la charte, diminuer l’affranchissement ou le supprimer, accompagner les clients vers la dématérialisation, sécuriser les documents porteurs d’engagements.

Optimisation de la direction administrative et financière

optimiser le SI Finance, fluidifier les validations de factures, sécuriser les documents engageants et réduire les coûts.

Maîtrise du document entrant multicanaloptimiser les processus back office, mettre à disposition des clients des portails et solutions pour la maîtrise et le traitement du multicanal.

Gestion électronique de documents et archivage probatoire

maîtriser et sécuriser les flux documentaires multicanal, homogénéiser les flux hybrides, les conserver de façon durable et probante.

Réduction de l’affranchissement et augmentation de la communication

apporter des solutions d’optimisation de la communication et de réduction forte des coûts par le numérique, la dématérialisation ou l’impression couleur.

UNE RÉPONSE DIGITALE À 9 ENJEUX D’ENTREPRISE

Dématérialisation au service de la RHréduire les coûts et augmenter la satisfaction des collaborateurs en partageant avec eux les bénéfices de la dématérialisation, séduire les candidats au recrutement grâce à la vitrine digitale et efficacede l’entreprise.

Dématérialisation du circuit contrataccélérer le processus d’entrée en relation grâce au numérique, dématérialiser et partager les dossiers, signer en ligne et mettre à disposition de son client dans un coffre-fort numérique son exemplaire conservé avec sa force probante.

Gestion patrimoine documentaire administratif et d’entreprise

exploiter le capital des documents porteurs de patrimoine technique, d’engagements, d’éléments de preuve ou de conformité, et en faire un atout de compétitivité.

Préservation, diffusion et valorisation d’un patrimoine culturel

mettre à disposition des institutions culturelles des experts, des solutions et des plateformes dédiées pour préserver, diffuser et valoriser un patrimoine documentaire quelle que soit sa forme d’origine (presse, photos, objets, livres, vidéos).

Amélioration de la relation citoyenaccompagner les collectivités dans la transformation des comportements citoyens induits par le numérique, faciliter au quotidien le service des administrés et des électeurs.