Guide d’utilisation - ALYA 2018

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Guide actualisé le 6 septembre 2018

Sommaire

ALYA .................................................................................................. 2

Présentation de l’application ................................................................................................ 2

L’accès à ALYA .................................................................................................................. 2

Tableaux de bord .................................................................................................................. 3

Liste des enseignants-chercheurs dont le rapport est déjà validé ..................................... 4 Consultation du dossier ALYA d’un enseignant ............................................................. 6

Editions ................................................................................................................................ 7

Éditer le tableau de synthèse de tous les dossiers ALYA au format Excel ..................... 7 Accéder à la liste des éditions de masse : dossiers ALYA ............................................ 10

Validation des dossiers ...................................................................................................... 11

Recherche d’un dossier par le NUMEN (ou le nom) ..................................................... 11 Recherche de dossier par la section (ou le corps) .......................................................... 12

Recherche de dossier par l’état de la demande. ............................................................. 12 Vérification et validation des dossiers ALYA ............................................................... 13

Mesures d’accompagnement .............................................................................................. 16 Saisie individuelle. ......................................................................................................... 16

Saisie de masse ............................................................................................................... 19

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ALYA

Présentation de l’application L’application ALYA, au sein du portail GALAXIE, a pour objectif de faciliter la constitution et le suivi des dossiers des enseignants-chercheurs, candidats à une évaluation – suivi de carrière. Cette application présente deux volets - l’un à destination des enseignants-chercheurs (saisie par les intéressés de leur dossier de

candidature) - l’autre à destination des établissements (tableaux de bord, consultation et/ou édition des

dossiers, saisie et suivi des avis du conseil académique)

L’accès à ALYA

Le module ALYA destiné aux établissements est accessible via GALAXIE à partir du bandeau latéral de couleur bleue.

Ce module est composé de 4 items :

Tableaux de bord Éditions Validation des dossiers Mesures d’accompagnement

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Tableaux de bord

L’écran “Consultation des tableaux de bord“ (écran RBRD01-L) vous permet de suivre l’état d’avancement des dossiers saisis par les enseignants-chercheurs (maîtres de conférences et professeurs des universités).

Vous pouvez consulter l’ensemble des dossiers de votre établissement ou uniquement ceux d’une de vos composantes. Pour obtenir le volume des dossiers, cliquez sur le bouton “Afficher”.

Vous prenez connaissance :

du nombre de dossiers restant à saisir par les enseignants (Non saisi) du nombre de dossiers saisis mais non validés par les enseignants (A valider) du nombre de dossiers déjà validés par les enseignants (Validé) du nombre de dossiers passés à un autre état tel que “Transmis CNU”, … (États

ultérieurs)

Un clic sur le lien relatif au nombre de dossiers validés, pour un corps donné, permet de visualiser la liste des enseignants-chercheurs dont le rapport est déjà validé (écran RBR02-L). Attention : le passage à un autre état fait disparaître les enseignants de cette liste.

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Liste des enseignants-chercheurs dont le rapport est déjà validé

La liste affichée est classée par ordre alphabétique. Vous pouvez imprimer cette liste au format PDF en cliquant sur le bouton “Imprimer”.

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Un clic sur le NUMEN vous permet de visualiser le dossier de l’enseignant concerné afin de le consulter et/ou l’imprimer (voir ci-dessous la consultation du dossier ALYA d’un enseignant).

Cliquez sur pour imprimer ce fichier PDF ou certaines de ses pages

Cliquez sur pour enregistrer ce fichier sur votre ordinateur ou à un autre emplacement

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Consultation du dossier ALYA d’un enseignant

Cet écran permet de consulter le dossier ALYA à l’état validé de l’enseignant-chercheur que vous avez sélectionné préalablement. Le bouton “Imprimer le dossier ALYA” permet d’imprimer la totalité de son dossier. Vous avez la possibilité d’imprimer uniquement son rapport d’activité en cliquant sur le logo PDF correspondant. Le bouton “Retour” permet de revenir à la liste précédente.

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Editions

Cette option vous permet de :

Éditer le tableau de synthèse de tous les dossiers ALYA au format Excel Accéder à la liste des éditions de masse : Dossiers ALYA Accéder à la liste des évaluations de la campagne en cours Éditer les dossiers finaux ALTA

Éditer le tableau de synthèse de tous les dossiers ALYA au format Excel

A titre d’exemple, si vous utilisez Mozilla Firefox comme navigateur, vous obtenez la fenêtre suivante :

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Vous pouvez choisir d’ouvrir ou d’enregistrer le fichier au format Excel sur votre ordinateur. Patientez pendant l’opération qui peut nécessiter un temps d’exécution assez long.

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Pour revenir dans l’application, fermez le fichier Excel.

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Accéder à la liste des éditions de masse : dossiers ALYA

Vous pouvez enregistrer ou éditer les dossiers ALYA par section ou par corps en cliquant sur le lien correspondant.

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Validation des dossiers

Cette option vous permet de vérifier et valider administrativement la conformité des dossiers de candidature que vous transmettent les candidats via l'application. Pour chaque candidature, vous aurez deux possibilités :

valider le dossier et le transmettre au CNU, redonner la main au candidat en cas de constat d'erreur(s) dans les données qu’il a

saisies afin qu'il effectue les corrections nécessaires avant de vous transmettre à nouveau son dossier.

L’écran “ RECHERCHE DES DOSSIERS PAR CRITERES (ETAALYA01)” permet la recherche de dossiers en fonction de divers critères :

nom ou NUMEN d’un enseignant section corps état d’un dossier

Recherche d’un dossier par le NUMEN (ou le nom)

Saisissez un NUMEN dans la zone NUMEN puis cliquez sur le bouton “Rechercher”.

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L’identité de la personne recherchée en fonction du NUMEN apparaît dans le tableau qui se situe en dessous des critères de recherche.

Un clic sur permet d’imprimer le dossier ALYA de l’enseignant sélectionné. Procédez de la même manière pour le nom.

Recherche de dossier par la section (ou le corps)

Choisissez une section dans la liste déroulante puis cliquez sur le bouton “Rechercher” Dans l’exemple ci-dessus, la section 19 a été sélectionnée dans la liste déroulante des sections.

Un clic sur l’icône permet d’imprimer le dossier ALYA de l’enseignant sélectionné. Un clic sur le NUMEN permet d’accéder au dossier de l’intéressé.

Procédez de la même manière pour le corps.

Remarque : à défaut de choix de critères de sélection, tous les dossiers des candidats s'affichent sitôt le clic sur le bouton "Rechercher"

Recherche de dossier par l’état de la demande. Vous avez la possibilité d’effectuer une recherche par l’état du dossier ALYA. Vous avez 4 choix possibles dans la liste déroulante : “Ā corriger”, “Validé”, “Ā transmettre enseignant”, “Transmis CNU”.

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En choisissant “Validé”, vous obtenez l’ensemble des demandes de suivi de carrière que vous devez vérifier et valider en cas de conformité des données saisies par les candidats. Remarque : à défaut de choix de critères de sélection, tous les dossiers des candidats s’affichent

sitôt le clic sur le bouton "Rechercher", quel que soit l’état du dossier cf. l'écran ci-dessous

Vérification et validation des dossiers ALYA

Un clic sur le lien correspondant à un NUMEN d’un candidat dont la demande a été transmise à l’établissement ouvre l’écran “Validation d’un dossier ALYA”.

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Pour vérifier la totalité du dossier ALYA, vous devez cliquer sur le bouton “Imprimer le dossier ALYA” . Vous pouvez consulter seulement son rapport d’activité joint en cliquant sur l’icône PDF

Vous avez deux possibilités :

redonner la main au candidat, en cas de constat d'erreur(s) dans les données qu’il a saisies afin qu'il effectue les corrections nécessaires avant de vous transmettre à nouveau

son dossier .

valider le dossier et le transmettre au CNU .

Un clic sur permet de revenir à l’écran de recherche afin de sélectionner un autre dossier.

1) En cas de correction du dossier ALYA

Après avoir cliqué sur le bouton “Renvoyer pour correction”, vous devez obligatoirement indiquer les corrections à apporter avant de confirmer votre choix. Au cas d’absence de notification, un message d’erreur vous le mentionnera.

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Les indications saisies seront reportées sur le formulaire du dossier ALYA ce qui permettra au candidat d’en prendre connaissance.

Un clic sur le bouton “Retour” vous permet de revenir au tableau de recherche afin de sélectionner un autre dossier.

2) En cas de validation du dossier ALYA

Après avoir cliqué sur le bouton “Valider”, vous devez confirmer votre choix.

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Mesures d’accompagnement

Quand la phase de saisie des mesures d’accompagnement RH par les établissements est ouverte, vous pouvez consigner, dans Galaxie, celles qui ont été définies par votre établissement. Cliquez sur le lien « Mesures d’accompagnement »

L’écran « Recherche des dossiers par criteres (ETARMACC) » s’ouvre. Deux types de saisie vous sont proposés.

1) Une saisie individuelle qui consiste à saisir les mesures d’accompagnement pour chaque enseignant-chercheur.

2) Une saisie de masse qui consiste à téléverser un fichier CSV généré par l’application que vous aurez complété pour l’ensemble des enseignants-chercheurs.

Saisie individuelle.

L’écran « Recherche des dossiers par criteres (ETARMACC) » permet la recherche de dossiers en fonction de divers critères :

nom ou NUMEN d’un enseignant section corps

À défaut de choix de critères de recherche, tous les dossiers des candidats s'affichent sitôt le clic sur le bouton "Rechercher"

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Les dossiers recherchés apparaissent à l’écran. Leur état est à « à transmettre enseignant » c’est-à-dire que tous les dossiers ont été examinés par la section du CNU.

Pour saisir les mesures d’accompagnement pour un enseignant, cliquez sur son NUMEN. L’écran « Mesures d'accompagnement (ETAMACC) » s’affiche. Apparaissent le NUMEN, le nom, le prénom, la section, le corps, l’état du dossier de la personne pour laquelle vous devez retranscrire les mesures d’accompagnement. Ces chmaps ne sont pas modifiables. Vous pouvez consulter le dossier de suivi de carrière déposé par l’enseignant chercheur en cliquant sur l’icône pdf

Saisissez les mesures d’accompagnement dans le champ prévu à cet effet sans dépasser 4000

caractères Après la saisie, cliquez sur « enregistrer ».

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Un message vous informe du succès de l’enregistrement. La date et l’heure de l’enregistrement apparaissent également en bas de l’écran. Pour traiter un autre dossier de suivi de carrière, cliquez sur le bouton « Retour vers la liste des dossiers ALYA.

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Saisie de masse Cliquez préalablement sur « Rechercher » afin d’extraire l’ensemble des dossiers

L’ensemble des dossiers s’affiche à l’écran. Dans un premier temps, vous devez récupérer le fichier CSV généré par l’application qu’il conviendra de compléter en indiquant les mesures d’accompagnement décidées par votre établissement. Pour cela, cliquez sur le bouton « Télécharger » en bas de l’écran.

Enregistrer ce fichier en local, sur votre disque dur. Dans ce fichier,apparaissent les variables suivantes : NUMEN, Section, Corps, Nom de famille, Nom d’usage, Prénom. Ces champs n’ont pas à être modifiés car ils ont été alimentés par les données de l’application. Vous devez seulement saisir la dernière colonne du tableau qui concerne les mesures d’accompagnement pour tous les enseignants chercheurs, sans dépasser 4000 caractères.

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Une fois le fichier renseigné et enregistré, vous devez le téléverser dans l’application afin que les mesures d’accompagnement soient prises en compte. Vous devez donc cliquer sur « Saisie de masse »

L’écran « Saisie de masse des mesures d'accompagnement pour les dossiers ALYA (ETAMACC_M) s’affiche.

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Téléversez votre fichier CSV. Sélectionnez-le après avoir cliqué sur le bouton "Parcourir" puis sur le bouton "Envoyer". Un message vous informant du succès du téléversement apparaît en haut de l’écran. Ce fichier que vous pouvez toujours supprimer est désormais à traiter pour que les données soient prises en compte. Cliquez sur le bouton « Lancer le traitement du fichier ».

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Action que vous devrez confirmer.

Quand le traitement sera exécuté, vous recevrez un courriel comportant le rapport du traitement.

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