Édition 2014

GUIDE DE COMMUNICATIONA L’USAGE DES ASSOCIATIONS

GUIDE DE COMMUNICATIONA L’USAGE DES ASSOCIATIONS

Édition 2014

Manuel réalisé par: Kerim BouzouitaAsma Ben Ayed

Caricatures par: Willis from Tunis

Supervisé pour le PNUD par:Mohamed El Mounir

Relecture assurée par: Chirine Ben AbdallahClaire CabrolNadia Khammari

Le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) accompagne le processus de transition en Tunisie, en favorisant la mise en place d’un dialogue inclusif, permettant à l’ensemble des acteurs, notamment la société civile, de participer à cette phase importante de l’histoire du pays, afin qu’elle devienne, à terme, un acteur incontournable du développement de la société. La priorité du PNUD est de renforcer le rôle et la place de la société civile dans une Tunisie démocratique et en pleine mutation. À cet effet, il met son expertise à la disposition de ses partenaires en vue de les accompagner dans la réussite de leurs projets et de leur permettre d’atteindre leurs objectifs.

Dans le cadre de la mise en place de leurs activités, les organisations de la société civile (OSC) sont amenées à faire du plaidoyer et à conduire des actions de sensibilisation et de vulgarisation, qui supposent la maîtrise des outils de communication modernes.

C’est dans cet esprit que le PNUD a réalisé ce guide, dont l’objectif est de présenter, de manière pratique et simplifiée, les bases de la communication interne et externe à l’usage des OSC, ainsi que les instruments de sensibilisation et de plaidoyer dont elles doivent disposer pour mener à bien leur mission.

Conçu sous une forme à la fois ludique et pédagogique et agrémenté de caricatures, cet ouvrage pratique se propose de mettre à la disposition des OSC un ensemble d’outils et de conseils utiles, qui leur permettront d’assurer leur communication au quotidien. P

RE

FAC

E

SO

MM

AIR

E L’approche 4Fondamentaux de la communication des OSC 5

L’attitude du professionnel, l’éthique du militant 6

Une compétence au service de la performance 8

Comment communiquer ? proximité et participation 9

Les dimensions de la communication associative 10

Le plan d’action de la communication interne 19

L’évaluation de la communication interne 19

Assurer le financement de l’association 20

La communication externe 22

Informer, la médiatisation des activités et des résultats 23

Modifier les comportements 29

Promouvoir l’association 34

Le plaidoyer et la sensibilisation 43

Le plaidoyer 44

La sensibilisation 51

4

Destiné aux organisations nouvellement créées aussi bien qu’à celles expérimentées, ce guide est conçu pour le renforcement des capacités des OSC en matière de communication, de sensibilisation et de plaidoyer.

Une approche participative a été adoptée, permettant de répondre aux besoins des associations. A cette fin, des entretiens semi-directifs ont été menés avec des acteurs de la société civile actifs sous forme de groupes de discussion.Un constat de terrain a permis d’essayer de dégager les faiblesses structurelles davantage liées aux associations qu’à leur environnement. Après analyse et synthèse des entretiens, les recommandations suivantes ont été dégagées, servant de base pour élaborer ce guide :

● Facile d’accès grâce à l’utilisation d’un vocabulaire simple

● Attrayant par son graphisme et ses illustrations

● Favorisant l’échange d’expériences et la diffusion des bonnes pratiques notamment à travers une boîte à outils les englobant

● Présentant des fiches pratiques et des conseilsL'ap

pro

che

FONDAMENTAUXDE LA COMMUNICATIONA l’USAGE DES OSC

6

A propos de la communication et de l’information

L’expérience des OSC révèle souvent l’existence d’une confusion importante et nuisant aux performances d’une association. Cette confusion classique s’immisce entre le concept de communication et celui d’information.

L’information existe indépendamment de sa transmission. Cependant, ramenée au niveau de notre existence sociale, l’information ne peut exister de manière autonome et sans rapport avec la communication. Elle est la matière première de la communication et son contenu. Autrement dit, la communication est le partage d’informations, elle consiste à faire circuler l’information (un message, une idée, une opinion, une règle, etc.) entre plusieurs protagonistes par le biais d’un média (la voix humaine, une page manuscrite, la télévision, la radio, le téléphone ou bien un courrier électronique, etc.).

La communication est un échange qui implique l’existence d’une information et d’au moins deux protagonistes. Mais cela ne suffit pas, la communication étant par excellence un processus participatif.

La communication associative

La communication associative découle du concept assez controversé du marketing associatif*. Quand on évoque ce concept, des voix s’élèvent souvent pour le dénoncer car, justement, on l’associe au marketing commercial* et à ses techniques de vente et de manipulation. Or, le marketing associatif, de par ses objectifs en faveur de l’intérêt général, loin des objectifs commerciaux et financiers du marketing* classique est avant tout une démarche. C’est un effort de réflexion qui consiste à conjuguer trois variables : objectifs, cibles et moyens de communication afin de permettre à l’association de cibler son public pour mieux communiquer avec lui dans le but d’atteindre les objectifs qu’elle s’est fixés.

1. L’attitude du professionnel, l’éthique du militant

RECOMMANDATIONS POUR UNE ÉCOUTE EFFICACE

Accepter l’autre et son « modèle du monde » donc l’écouteravec empathie*.● Etre disponible.● Poser des questions pour s’efforcer de comprendre ce quiest dit, ce qui ne veut pas dire accepter ou approuver.● Eviter les interprétations, les jugements et les projections.

* Les termes avec un astérisque sont expliqués dans le glossaire en fin du document

GUIDE DE COMMUNICATION à l’usage des associations - 2014

7

Aujourd’hui, cette démarche du marketing associatif semble incontournable au sein des associations si elles veulent poursuivre leurs missions caritatives* et étendre leurs actions. Dans cette logique, s’ensuit un autre concept non moins important : La communication associative. Celle-ci s’impose pour plusieurs raisons :

- Elle garantit la visibilité, la notoriété* et la pérennité* des associations.

- Elle permet l’instauration d’un climat de confiance, d’échange et de partage entre les différents acteurs aussi bien en interne qu’en externe.

- Elle permet aux associations de se démarquer les unes des autres pour collecter des fonds, recruter des bénévoles et défendre leur cause.

Il s’agit, à terme, de donner au public l’envie de soutenir l’association. La communication associative est, à ce titre, essentielle et plurielle puisqu’elle varie en fonction de la spécificité de l’objet de chaque OSC. Il faut noter que les associations n’ont pas besoin d’avoir une stratégie de communication élaborée mais une méthode régulière de communication. La communication n’est pas figée, elle est à repenser et à adapter à chaque contexte et à chaque objet.

La logique du lien social

S’associer émane avant tout d’une volonté de créer du lien social. Il est donc logique que cela se reflète dans la communication d’une OSC ancrée dans les valeurs de fraternité et de solidarité active.

Pour réussir l’interaction, il faut modéliser la structure de la coopération en mettant en commun informations, valeurs et émotions, de manière à faciliter la réalisation d’un projet défini en commun. Il est important de saisir tout de suite le rôle particulier des OSC dans la société. Ce rôle échappe au modèle mercantile* dominant régissant les échanges et s’articulant autour de l’intérêt individuel. Lorsque le marché exclut ceux qui ne peuvent devenir ses clients et lorsque l’Etat exclut ceux qui ne bénéficient pas du statut de citoyen à part entière, les OSC prennent le relais et se chargent de créer du lien social par leur effort de solidarité.

L’art de construire le rapport interpersonnel est la condition nécessaire à une communication efficace car il permet d’instaurer une harmonie profonde et inconsciente qui facilitera l’échange. Il s’agit de créer une relation de confiance et de respect mutuel (position gagnant/gagnant), conformes aux besoins fondamentaux de l’être (sécurité – reconnaissance).

La philosophie de communication d’une association reflète sa volonté de créer du lien social. Cette communication relationnelle* tire ses fondements de la volonté de partage. Elle crée une relation basée sur l’intérêt pour la découverte d’autrui, pour l’échange et pour la compréhension mutuelle. Elle implique une participation active et consciente des individus. Elle résulte d’une décision individuelle qui prend racine dans l’envie d’agir. Cette envie est principalement motivée par trois éléments : l’estime et la confiance en soi, l’estime et la confiance en l’autre et l’intérêt pour le projet. Mais cet intérêt n’est pas financier : il est idéologique (la participation est le moyen de faire progresser ses idées), psychologique (la participation contribue à améliorer la confiance en soi) et social (la participation permet d’exercer une nouvelle fonction, d’acquérir des compétences, de faire de nouvelles rencontres).

8

Les OSC représentent l’intérêt général et la défense des causes qui font partie d’un espace public non marchand*. L’une des différences fondamentales qui résident entre la communication des OSC et celle des entreprises est l’estime que chacune porte à son public.

L’éthique* de la conviction suppose que les OSC agissent par motivation pour l’intérêt public. Le respect de cette éthique et le développement de stratégies articulées autour de la relation sont les principaux moyens de faire primer le lien social* sur la marchandise.

2. Une compétence au service de la performance

Communication interne et communication externe

Quand est-ce qu’une OSC communique ? Pourquoi une OSC communique ?

Avant de répondre, il convient de distinguer deux principaux types de communication à l’usage d’une OSC : la communication interne et la communication externe.

La communication interne concerne essentiellement le bureau exécutif, les membres actifs, les adhérents et les bénévoles. Les informer de l’actualité de l’association, les mobiliser pour un projet ou une action et les motiver, sont des vecteurs de la communication interne. Il s’agit d’une compétence collective qui permet la création et le maintien de la bonne dynamique et du bon fonctionnement de l’association.

La communication externe concerne, l’ensemble des protagonistes de l’univers d’action dans les activités quotidiennes : convaincre un bailleur de fond, promouvoir une action ou un projet que l’association mène, sensibiliser l’opinion publique sur une question donnée, faire passer son message durant une conférence de presse, faire du plaidoyer auprès des décideurs politiques afin de promulguer ou de modifier un texte de loi, gagner en visibilité dans l’espace public, négocier avec des prestataires, etc. Voilà autant d’occasions où l’OSC est amenée à communiquer avec l’extérieur.

Les champs de la communication associative externe

En étudiant toutes les activités de l’association, il devient facile de définir les différents axes sur lesquels travailler.

Le schéma ci-dessous résume ces axes :

La communication associative est - avant tout - une question stratégique. Elle fait appel à un large éventail de compétences, d’outils et de méthodes. Elle cherche à dynamiser la performance dans les différentes activités d’une OSC. Elle touche en profondeur le fonctionnement d’une association. Elle est à la fois la clef d’un management efficace et d’une visibilité d’action* optimale.

Visibilité médias, membres, bailleurs de fonds,décideurs politiques, partenaires, bénévoles

SensibilisationOpinion publique

PlaidoyerDécideurs politiques

RecrutementMembres

MobilisationBénévoles

FinancementBailleurs de fonds

COMMENTCOMMUNIQUER ? PROXIMITÉ ET PARTICIPATION

10

Les programmes de communication devraient exploiter toutes les infrastructures et les canaux médiatiques* modernes et traditionnels disponibles et les orchestrer de façon synergique. L’association de plusieurs méthodes et outils avec les filières interpersonnelles* multiplie l’impact des campagnes de communication, qui sont de plus en plus utilisées pour appuyer des priorités de développement clairement établies.

Ainsi, la communication associative empruntera davantage les supports qui permettront de tisser des liens de proximité avec le citoyen. Elle favorisera par conséquent :

Les modes de communication directe et participative : réunions, salons, foires, spectacles de rue… et toutes les formes de relations publiques : invitations, partenariat privé ou public, relations presse (communiqués, publireportages, articles…).

L’utilisation des « petits médias » : tracts, affiches, affichettes, prospectus, banderoles….

L’utilisation des technologies de l’information et de la communication : sites web, newsletter, e-mail, numéros verts….

Cependant, dans certaines régions, notamment les villages et les agglomérations d’habitants où l’accès à ces formes de communication considérées comme modernes est inexistant, il faut recourir à des formes de communication plus traditionnelles telles que le crieur public1 , la poésie, les proverbes, les chants, les récits et les contes lors de rencontres traditionnelles comme les mariages, les fêtes religieuses, les jours de marché, la préparation des provisions alimentaires annuelles (aoula), les travaux saisonniers dans les champs, etc.

Ainsi, la culture et l’histoire jouent un rôle important dans le développement social d’une collectivité. La préservation des formes traditionnelles de communication et le changement social ne sont pas incompatibles. Cette communication traditionnelle peut ainsi se révéler importante pour faciliter l’apprentissage, l’évolution des comportements, la participation et le dialogue à des fins de développement.

Par ailleurs, dans certains contextes, les associations ont davantage intérêt à associer les méthodes traditionnelles et modernes de communication. Elles peuvent ainsi améliorer la qualité et la portée de leurs programmes. De plus, les

1 Le crieur public constitue un relais de transmission oral. Il s’agit d’une personne - un homme en général - chargée d’annoncer l’information au public.

associations gagnent à utiliser des techniques et des méthodes de communication participatives pour instaurer un climat de confiance, améliorer les liens entre l’ensemble des intervenants et garantir ainsi la réussite des actions entreprises.

Certains médias comme la télévision, la radio et l’affichage peuvent être utilisés par les associations pour faire passer un message au grand public. Seulement, le recours à ces grands médias n’est pas à la portée de toutes les associations. Ce sont en effet des moyens de communication certes efficaces et avec un fort impact auprès du grand public mais onéreux en termes de coûts de conception et d’achat d’espace ; et par conséquent non accessibles aux jeunes associations ne disposant pas de moyens financiers suffisants.

POURQUOI UNE OSC DOIT-ELLE COMMUNIQUER ?

Les dimensions de la communication associative

Le premier objectif pour une association consiste à motiver les gens aussi bien en interne qu’en externe. Les types d’engagements étant différents, il est nécessaire pour l’association d’élaborer des actions spécifiques pour chaque public cible .

Avec les sympathisants*, l’objectif est de garder le contact et de les faire adhérer ;

Avec les adhérents, le but est de les fidéliser en les impliquant toujours plus dans la vie de l’association.

Objectif spécifique 1 : Améliorer la communication interne

La communication interne occupe une large place dans les stratégies de communication des OSC. Il faut entretenir la mobilisation et la motivation des bénévoles, qui constituent la force de l’OSC en leur déléguant certaines responsabilités, et en les impliquant dans la mise en oeuvre de la stratégie de l’OSC ainsi que dans les processus de décision. Il s’agit également de fidéliser les adhérents en leur proposant de s’investir et en continuant de les informer par des mailing ou des newsletter. Cela permet d’instaurer un climat favorable à une bonne circulation de l’information.

GUIDE DE COMMUNICATION à l’usage des associations - 2014

11

● La disponibilité de l’information

L’information est au cœur du fonctionnement de l’association. Elle est la première dimension à considérer, car elle est la matière première de la communication interne.

La bonne émission, la bonne transmission et la bonne réception des messages sont les garants de l’efficacité du travail d’équipe.

● La convivialité

La convivialité est la condition incontournable de l’instauration d’un bon climat relationnel entre les membres. À titre individuel, chacun a besoin d’évoluer dans un cadre associatif dans lequel la communication sociale est positive. En effet, le statut de bénévole suscite parfois des difficultés à supporter un environnement d’activisme* où les échanges humains sont faibles ou conflictuels. Une relation totalement dénuée de sentiments ne peut conduire qu’à un monde de relations artificielles, source d’une ambiance sans attrait voire repoussante, de stress et qui peut potentiellement miner le champ d’activités. Dès lors, la convivialité doit être considérée comme un objectif stratégique qui nécessite une attention particulière et des outils adaptés.

Les activités de développement de convivialité se planifient à l’avance. A ce titre, il convient d’intégrer dans le calendrier des activités et des événements de détente et de relaxation durant lesquels tous les membres se retrouvent amicalement. À titre d’exemple, il est recommandé de planifier une fête à la fin de chaque activité ou lorsqu’un projet arrive à terme.

CONSEILS

● Être sélectifs dans la diffusion de l’information.

● Rechercher l’équilibre entre sur-information et sous-information.

● S’assurer que l’ensemble des membres de l’association soit régulièrement tenu au courant de l’état d’avancement des projets et des actions en cours.

● Faire en sorte d’informer régulièrement les membres de l’actualité de l’OSC, afin d’éviter la sous-information, première cause de désengagement des membres d’une association.

● Harmoniser la communication de l’association. Afin d’être correctement transmise, l’information doit être simple, précise, complète et utile.

CARTE D’IDENTITE ASSOCIATIVE

1. Qui sommes-nous ?• Quand ? une à trois dates importantes dans le parcours de l’association (exemple : date de création, date d’obtention d’un prix, etc.)• Qui ? les fondateurs de l’association.• Pourquoi ? la raison humaine pour laquelle l’association a été créée.• Pour qui ? les bénéficiaires des projets de l’association.• Où ? le lieu de création ou la région géographique d'intérêt..........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

2. Pourquoi nous sommes-nous associés ?En 3 lignes, il faut pouvoir expliquer à quelqu’un qui ne connaît pas les activités et les résultats que l’OSC veut atteindre...........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

3. Quelles sont nos trois valeurs fondatrices ?Astuce : classez les trois valeurs par ordre d’importance...........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

4. Maintenant, en récapitulant les trois points précédents, nous pouvons rédiger un texte qui présente notre OSC :......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

12

● La participation

La logique participative* offre plusieurs avantages :

● Elle permet à chacun d’être actif et acteur dans la vie de l’association;

● Elle stimule l’intelligence collective* et connective des membres. Les solutions qui seront proposées correspondront aux réalités et au quotidien de l’association;

● Elle valorise les compétences et les talents et procure, individuellement, une reconnaissance tacite essentielle à l’implication active dans la vie d’une association;

● Elle permet la responsabilisation des membres lors de la prise de décision, les mettant dans une posture psychologique orientée vers la résolution de problèmes.

● L’adhésion collective (voir plus loin «le recrutement des bénévoles»)

Afin de remporter l’adhésion collective, il est important de revenir à la première dimension de la communication interne, c’est-à-dire, la disponibilité de l’information. Pour l’établissement d’un listing régulièrement mis à jour, il est conseillé de disposer de :

1. Annuaire téléphonique

2. Liste de diffusion des adresses électroniques

3. Liste des comptes Facebook

Il est également fortement apprécié de multiplier les canaux de transmission de l’information. Ainsi, au lieu de n’utiliser qu’un seul canal, utiliser simultanément les trois listings pour s’assurer que l’information soit transmise à l’ensemble des membres.

Les outils de la communication interne

● Les outils stratégiques

« On ne peut pas réussir sa communication externe si l’on ne sait pas communiquer en interne ». C’est une affirmation qui implique l’intérêt de la communication interne entre l’ensemble des membres de l’association. Celle-ci repose sur des objectifs et des valeurs partagés par tous les membres . Avant de pouvoir communiquer aux autres, il est essentiel de savoir formuler l’essence et les objectifs du projet associatif à soi-même.

FICHE PRATIQUE N°1 - DIAGNOSTIC DE LA COMMUNICATION INTERNE

Astuce :Faites également remplir cette matrice par différents membres de votre association lors des réunions et comparez vos résultats. Vous collecterez un maximum d’informations utiles et vous vous engagerez dans une démarche participative valorisant l’intelligence de chacun.

FORCES

Disponibilitéde l’information

Convivialité

Participation

Adhésioncollective

FAIBLESSE

GUIDE DE COMMUNICATION à l’usage des associations - 2014

13

● Les outils techniques : des solutions pour mieux communiquer

Des répertoires à jour :

Un répertoire est une liste qui regroupe les coordonnées des contacts utiles à l’OSC. Cette solution est essentielle pour diffuser l’information auprès des membres et adhérents.

Un répertoire téléphonique, un répertoire des adresses électroniques et un annuaire des listes de comptes Facebook qui peuvent être utilisés simultanément pour la diffusion de l’information augmenteront les chances d’une information pour qu’elle atteigne les membres et attire leur attention.

Pour nous aider à créer et à mettre à jour les répertoires, plusieurs solutions gratuites en ligne existent. Ces applications ont l’avantage de sauvegarder le répertoire sur un serveur distant, afin d’éviter tout risque de perte totale et irréversible de données.

Liste de diffusion intelligente par courrier électronique

Cet outil permet de trouver l’équilibre entre sous-information et surinformation. Il évite également que quelqu’un soit oublié lors de la saisie manuelle des adresses e-mail ou que le message soit envoyé à quelqu’un qui n’est pas concerné par l’information. C’est l’équivalent d’un « e-mail groupé ». Au lieu d’envoyer plusieurs e-mails à l’ensemble des destinataires du message ou de sélectionner tous les noms des contacts sur le même e-mail, l’expéditeur de l’information aura juste à envoyer son message à une seule adresse, celle de la liste de diffusion et le serveur se charge de distribuer celui-ci à tous les membres de la liste. À part l’envoi de messages, la liste de diffusion permet aussi de recevoir les réponses de l’ensemble des personnes du groupe de cette liste. Ces derniers peuvent ainsi soumettre leurs idées et recevoir, en retour, l’avis des autres membres de la liste.

De plus, chaque membre du groupe a la possibilité de stocker l’ensemble ou une partie du contenu de la liste sur son PC, simplement en conservant les messages.

CONSEILPour renforcer l’intégration des nouveaux membres, le recours au Shuffling est recommandé, c’est-à-dire mélanger les personnes de différentes anciennetés, régions et âges. Cela créera des liens entre des personnes qui sont initialement peu enclines à faire connaissance spontanément.

14

● Les événements festifs

Les événements festifs sont le meilleur moyen de créer et de maintenir un esprit d’équipe positif. Une animation événementielle originale reste le moyen le plus efficace pour allier engagement militant et détente. Il est important que les événements soient organisés sur une base régulière. Tous les trimestres, à chaque fin de projet, pour souhaiter la bienvenue aux nouveaux adhérents ou pour fêter l’anniversaire de l’un des membres, toutes les occasions sont bonnes pour faire la fête!

● Les agendas en ligne

Les agendas en ligne sont un excellent moyen de diffuser l’information auprès de tous les membres et adhérents. Ainsi, l’information sur les événements, dates importantes, etc. sera disponible partout et à tout moment. L’avantage est de pouvoir partager facilement cet agenda entre plusieurs collaborateurs avec des droits d’accès personnalisés. Ainsi, certains utilisateurs pourront uniquement visionner les rendez-vous, alors que d’autres pourront les modifier.

Plusieurs solutions gratuites existent. :- L’agenda en ligne de Google : www.google.com/calendar- Le calendrier en ligne Hotmail de Microsoft : calendar.live.com

● Les organisateurs de rendez-vous en ligne

Organiser un rendez-vous qui réunit plusieurs dizaines de personnes peut parfois se révéler compliqué. Heureusement que des outils existent pour faciliter la tâche. Ces organisateurs prennent en considération les disponibilités de chacun et les croisent automatiquement pour donner les fenêtres de disponibilités collectives.

Des solutions gratuites existent sur le web :

- www.doodle.com (gratuit)

- www.framadate.org (gratuit)

- www.nuages.domainepublic.net (gratuit)

- www.clicrdv.com (payant)

GUIDE DE COMMUNICATION à l’usage des associations - 2014

15

● Les éditeurs de textes collaboratifs et de partage de fichiers en ligne

Les éditeurs de textes collaboratifs permettent de créer un espace collaboratif pour partager les idées en temps réel ou en différé avec les membres et adhérents sous forme de texte. Un éditeur de texte collaboratif ressemble à un logiciel de traitement de texte classique sauf qu’il permet à plusieurs personnes de contribuer à la rédaction d’un document. Par exemple, en cas de rédaction d’un communiqué de presse ou d’une note conceptuelle d’un projet, il est possible de le faire de manière collective. Cela donnera d’emblée à la production une dimension participative sans compter le gain de temps assuré grâce à l’effort partagé. - www.libreoffice.org - www.framapad.org

Il existe également des outils gratuits en ligne pour stocker et partager des fichiers en ligne. Les deux plus utilisés sont DropBox et Google Drive. Selon leurs fonctionnalités respectives, ils servent à :- Partager des documents- Constituer un dossier de travail accessible aux membres du groupe- Rédiger un document de manière collective.

● Le code éthique

L’adhésion à l’association témoigne de la volonté de l’adhérent de participer à des projets d’intérêt public. L’élaboration d’un code éthique* s’inscrit dans une logique de transparence dans les relations entre l’association et ses membres et dans le respect des valeurs fondatrices de celle-ci. Il a également pour objet de prévenir les risques liés à des conflits d’intérêts*. Ce document doit être présenté et signé par toute personne souhaitant adhérer à l’association

CONSEILSLe code éthique :

● Doit être synthétique.

● Peut être présenté sous forme de grandes valeurs universelles expliquées et contextualisées dans le cadre de l’association.

● Peut être imprimé en grand format et accroché de manière visible dans les locaux.

16

● La newsletter

La newsletter ou lettre d’information est un moyen incontournable de diffuser régulièrement l’actualité auprès des membres de l’OSC mais aussi auprès de ses partenaires. Elle renforce aussi le sentiment d’appartenance des membres à leur association. Sa fréquence de diffusion est variable selon les activités de l’association. Cependant, il est important de garder un rythme relativement constant. Son contenu doit être synthétique et concis : aller droit au but et viser uniquement l’essentiel. Bien qu’elle soit consultable sur le site, l’association peut aussi proposer aux internautes qui le désirent, de s’abonner gratuitement afin de la recevoir dès sa parution.

● Le journal interne

Le journal interne nécessite une mise à jour régulière des informations. Sa périodicité est fixée en fonction du volume d’informations et de la taille de l’association. Un minimum de quatre numéros par an est requis pour fidéliser le public.

Il contient tout d’abord un éditorial qui met en lumière une des priorités de l’association. Viennent ensuite les rubriques abordant des thèmes variés, par exemple, les actions en cours, les nouveaux projets… et enfin, les entrefilets rassemblent des informations pratiques (coordonnées, calendrier…). Les illustrations occupent une place primordiale et permettent de montrer les activités menées par l’association sur le terrain.

Les petites associations, qui disposent de moins de moyens, préfèrent les feuillets d’information, qui sont moins lourdes à réaliser.

● Le blog collectif

Un blog est une sorte de journal électronique. Son éditeur publie régulièrement de nouveaux articles, souvent courts (250 à 800 mots) pour rendre compte d’une actualité vécue. Il s’agit en quelque sorte du journal de bord de l’association. Les membres peuvent partager leur expérience sous forme de billets, de photos ou de vidéos qui seront automatiquement datés lors de leur publication. Le blog collectif est un excellent moyen de renforcer l’esprit d’équipe tout en s’ouvrant sur le monde extérieur. Cet outil technique peut aussi constituer un moyen efficace et original pour faire connaître l’association et attirer de nouveaux membres.

● Les réunions internes

Une réunion est un outil technique régi par des codes et des méthodes. Le succès d’une réunion dépend de sa préparation et de la qualité de son animation.

Bien qu’elles soient devancées par la technologie, les réunions internes restent un rendez-vous privilégié. Les réunions consomment généralement du temps parce qu’elles impliquent un déplacement physique jusqu’au lieu de rencontre. Il est donc très important de bien gérer la fréquence des réunions internes. Dans le cadre associatif et dans les activités bénévoles, le temps est très précieux, il faut savoir le gérer habilement.

CONSEILS● Planifier une réunion s’organise et ne s’improvise pas. il convient donc de l’organiser sur une base régulière et à l’avance.

● Rédiger toujours l’ordre du jour de la réunion (ne dépassant pas une page) et s’assurer que les personnes concernées par la réunion l’ont bien reçu trois jours à l’avance.

● Cibler les personnes à convier.

● Désigner à l’avance un responsable de réunion. C’est la personne la plus compétente sur le ou les sujets qui seront abordés. Il rappellera l’ordre du jour avant de distribuer équitablement le temps de parole et s’assurera que l’ensemble des points soient abordés. Il est, en quelque sorte, l’arbitre de la réunion.

● Synthétiser les décisions qui ont été prises dans un document de référence ou un procès verbal qui devra parvenir dans un délai de douze heures aux personnes concernées.

GUIDE DE COMMUNICATION à l’usage des associations - 2014

17

Objectif spécifique 2 : Recruter des bénévoles

Le recrutement de bénévoles, que ce soit pour une activité ou pour siéger au comité de l’association, passe par cinq étapes :

● Définir le travail : Quand on recrute des bénévoles, la première étape consiste à définir le type de travail à faire. Cela permet à l’organisme de s’assurer qu’il choisit la personne qui convient le mieux au poste à combler. Les responsables du recrutement et les bénévoles éventuels doivent donc tous bien savoir en quoi consiste le travail.

● Déterminer les capacités requises : Une fois le travail bien défini, on détermine les qualités requises pour l’effectuer. Cela permet de mieux identifier les candidats bénévoles. La description de tâches est un instrument utile. Elle énumère les qualités requises dans l’accomplissement d’une tâche. Elle décrit de façon explicite les attentes des personnes et les exigences du poste de bénévolat. Elle donne, en outre, aux bénévoles une idée de leur rôle au sein de l’organisme ou de l’activité.

● Dresser la liste des candidats possibles : Une fois les profils identifiés, on dresse la liste des candidats possibles, ainsi que les moyens de les contacter.

● Communiquer avec le candidat : Lors de la rencontre ou de l’entretien, il faut présenter au candidat les avantages qu’il aurait à adhérer à votre organisme ou à participer bénévolement à votre activité.

● Confirmer votre engagement et le sien : Lors de l’événement, assurez-vous d’avoir une personne responsable des bénévoles.

Un agenda de la journée et une liste des participants sont à communiquer aux bénévoles. Ce sont des renseignements supplémentaires qu’ils peuvent utiliser pour retrouver d’autres bénévoles, ce qui peut renforce leur sentiment d’appartenance et valorise leur engagement.

N’oubliez pas d’envoyer une lettre de remerciement à tous vos bénévoles à la suite de l’événement.

18

CONSEILS● Lors d’une activité, laissez vos candidats choisir leurs tâches. Certains bénévoles ont des préférences.

● Indiquez aux bénévoles que vous leur offrez des « avantages » : Coupons de repas gratuits, boissons gratuites, des tee-shirts gratuits, plusieurs pauses pour s’amuser, etc.

● Assurez-vous d’avoir autant de détails sur le profil du candidat lors du premier contact.

Outils pour le recrutement des bénévoles :

● Le recrutement de bouche à oreille : une invitation en face à face ou par téléphone est le mode le plus efficace. Penser à solliciter d’anciens bénévoles et les nouveaux arrivants dans la communauté. Penser également à prospecter auprès de votre cercle de proches en passant en revue les gens que vous côtoyez sur une base quotidienne, hebdomadaire et mensuelle, c’est-à-dire la famille, les amis, les collègues de travail…

● Les annonces à travers la radio

● Affichage dans les lieux spécifiques : supermarchés, centres commerciaux, bibliothèques, hôpitaux, les centres de loisirs, les clubs sociaux, les lycées et les universités…

● Etiquettes et Post-it dans les vitrines et étalages des magasins et commerces

● Les annonces dans les journaux communautaires

● Bulletins d’informations d’autres organismes associatifs

● Distribution d’affichettes, dépliants, flyers… dans les lieux de fréquentation de la cible : devant les établissements éducatifs, les clubs sportifs, sur la plage, les cafés, les stations de transport en commun, lors des manifestations sportives, culturelles…

● Sur le net : site de l’OSC ou sites partenaires

Les différents types de bénévoles

Les différents profils listés ci-dessous représentent d’une manière exhaustive la majorité des types de personnalités de bénévoles. Seulement, ces profils peuvent se recouper et un bénévole peut en cumuler plusieurs.

● Les hommes de réseaux : Ils apportent à l’association leurs relations ● Les techniciens : Ils mettent leurs compétences au service de l’association● Les laboureurs : Ils réalisent un travail pratique considérable● Les passifs : Des figures passives agissant dans la routine● Les fondateurs : Piliers de l’association. Ils contribuent à la consolidation de son identité● Les profiteurs : Ils recherchent des retombées personnelles● Les passionnés : Leur attitude vis-à-vis de l’association n’est pas rationnelle● Les râleurs : Ils sont « anti-tout » et ils le disent● Les conservateurs : Ils freinent des évolutions et manifestent une peur du changement● Les pionniers : Ils sont porteurs d’idées vers de nouvelles voies de développement de l’OSC● Les multicartes : Ils adhèrent à beaucoup d’associations et sont difficiles à gérer● Les futurs présidents : Habiles et diplomates, Ils apportent souvent beaucoup à l’association, mais pour une motivation claire : la présidence

CONSEILS● Les jeunes de 15 à 24 ans sont très heureux de faire du bénévolat, car ceci favorise leurs chances de trouver un emploi (le bénévolat peut être indiqué sur leur C.V. )

● Choisissez des couples impliqués dans le bénévolat. Ils apprécient des activités qu’ils peuvent faire ensemble.

● Les personnes seules : choisissez des personnes qui ont un besoin de rencontrer d’autres gens.

● Les baby-boomers et leurs précieuses connaissances - ils ont beaucoup d’expérience à offrir aux organismes.

GUIDE DE COMMUNICATION à l’usage des associations - 2014

19

L’évaluation de la communication interne

L’évaluation continue permet d’évaluer la performance de la communication interne.

Plusieurs méthodes sont disponibles comme le focus group, l’entretien individuel, le questionnaire ou encore le brainstorming. Comme signalé dans la première section, la communication dans le cadre associatif s’appuie essentiellement sur la relation interpersonnelle. En ce sens, les entretiens sont privilégiés, qu’ils soient collectifs ou individuels, ils seront une occasion supplémentaire pour valoriser le point de vue et l’expérience des membres.

La FICHE PRATIQUE n°3 oriente dans l’évaluation de la communication interne.

FICHE PRATIQUE N°3 - L’EVALUATION DE LA COMMUNICATION INTERNE

PARTIE I - AUTO-EVALUATION

Avons-nous élaboré un plan de communication interne ? oui non

Avons-nous mis en place des outils techniques prévus dans ce plan ? oui non

Est-ce que ces outils techniques sont couramment utilisés par nos membres ? oui non

Si non, pourquoi ?..............................................................................................................................................................................................................................

Relevons-nous des conflits à cause d’un problème lié à information ? oui non

PARTIE II - GUIDE D’ENTRETIEN À ADMINISTRER AUX MEMBRES (entretiens individuels ou collectifs)

Est-ce que l’information vous est transmise dans de bons délais ? oui non

Que pensez-vous de la clarté de l’information dans notre association ?.............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Que pensez-vous des outils que nous utilisons pour communiquer entre nous ?.............................................................................................................................................................................................................................

Comment peut-on améliorer notre communication interne ?.............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Le plan d’action de la communication interne

Pour mettre en oeuvre la stratégie de communication, il faut privilégier un plan qui définit les actions à mener, leur timing et les responsabilités.

La FICHE PRATIQUE n°2 permettra de formaliser cette dernière étape.

FICHE PRATIQUE N°2 - SOLUTIONS POUR LA COMMUNICATION INTERNE

Disponibilitéde l’information

Convivialité

Participation

Adhésioncollective

FAIBLESSESSOLUTIONS

TECHNIQUESRESPONSABLES

SOLUTIONSDATE DE MISEEN OEUVRE

20

Assurer le financement de l’association

Un des principaux objectifs d’une association est d’assurer son financement à travers les collectes de fonds afin de pouvoir couvrir ses frais de structure et les investissements liés à la prochaine collecte ainsi que de mener à bien les actions en cours. La mobilisation des ressources est indissociable de la communication. Lorsqu’elle communique bien sur ses réalisations, une OSC a d’autant plus de chances de convaincre ses bailleurs de fonds. On trouve trois modes de financement selon les besoins et les orientations de l’association.

● Les fonds privés : ils permettent aux associations de conserver leur indépendance d’action vis-à-vis des bailleurs de fonds publics

● Les fonds publics

● Le financement mixte permet un équilibre entre les fonds privés et publics

Objectif spécifique 1 : diversifier et développer les ressources

● Les prestations de service : organisation de séjours, cours de sport, conseil, location de matériel, formation…

● Les ventes de biens : calendriers, revues, produits confectionnés par les membres, tenues, accessoires, gadgets…

● Les produits des manifestations : kermesses, fêtes annuelles, concerts, spectacles, rencontres sportives, expositions, concours, conférences, ventes au déballage (brocantes, braderies, marchés aux puces, vide-greniers…), organisation de repas, loteries et tombolas

● Les produits-partage : C’est une forme de partenariat entre l’OSC et les entreprises commerciales où l’association accepte de laisser apparaître temporairement son nom sur un produit. L’entreprise partenaire augmente alors son prix de vente habituel et reverse la différence à l’association ou dans certains cas, l’entreprise n’augmente pas le prix mais revoit sa marge à la baisse

Cette méthode permet à l’association de pénétrer dans les foyers sans frais , par l’intermédiaire d’un produit. Pour le consommateur, c’est une manière de transformer un acte banal en un acte de générosité qui lui donne un sentiment d’accomplissement

● Les achats solidaires et les boutiques en ligne

● Les OSC tunisiennes devraient penser à développer ces deux pratiques qui ont fait par ailleurs leurs preuves auprès d’agences internationales comme l’UNICEF. L’idée est de proposer des produits (calendriers, agendas, cartes postales) à la vente sur le site de l’association. Une autre possibilité de financement pour l’OSC, consiste à développer des activités Génératrices de Revenus (AGR)

● Le sponsoring : Le sponsoring suppose une contrepartie publicitaire et peut être considéré comme la vente d’une prestation de service publicitaire par l’association pour le compte d’une entreprise. L’association accepte alors de faire de la publicité (présence du logo* sur les billets de spectacle, présence d’affiches lors des manifestations…), pour une entreprise identifiée comme étant le sponsor. En contrepartie, l’entreprise accorde une aide financière, technique ou logistique à l’association

Objectif spécifique 2 : mobiliser des ressources externes

● Le mécénat*

C’est une forme noble de parrainage. Le mécène, contrairement au sponsor, apporte son aide mais ne réclame pas de contrepartie publicitaire. Le mécénat peut prendre plusieurs formes :

- Mécénat financier : Soutien financier direct

- Mécénat en nature : Remise d’un bien (équipement sportif), de marchandises (produits alimentaires), mise à disposition de matériel ou de locaux (matériel sono, bail gratuit)

- Mécénat technologique : Mise à disposition par le mécène de son savoir-faire ou de ses compétences techniques (formation, expertise, conseil…)

- Mécénat de compétences : Mise à disposition gratuite de salariés rémunérés par le mécène ou prestations de services non rémunérées

● Les fondations

Repérer, dans l’ensemble du monde des fondations celles susceptibles de financer des actions de l’association et leur présenter un projet écrit adapté à leurs attentes et répondant à leur cahier des charges. (Portail des fondations et du mécénat – www.fondations.org)● Les dons : Les donations englobent les dons de tout bien (mobilier, immobilier) ou valeur de manière gratuite. Ils peuvent être effectués sans acte notarié, sous

GUIDE DE COMMUNICATION à l’usage des associations - 2014

21

CONSEILSLa condition sine qua non du don est la confiance que le donateur peut placer dans l’association. En effet, ne pouvant obtenir de preuve matérielle de la bonne utilisation de son don, le donateur s’en remet aux informations que l’association veut bien lui donner. Il faut donc communiquer avec le donateur pour gagner sa confiance, qui ne peut être acquise qu’à travers la transparence sur la gestion des dons.Construisez un discours destiné aux donateurs en anticipant ces questions:• Qui êtes-vous ? Que faites-vous ?• Pourquoi c’est important ? Pourquoi c’est urgent ?• En quoi êtes-vous les mieux placés pour répondre au besoin ?• Quelles sont vos garanties ?• En quoi êtes-vous différents des autres ? Qu’apportez-vous de plus/mieux ? Pourquoi vous ?• Pourquoi avez-vous besoin de moi ? Que me proposez-vousconcrètement ?• Quel sera l’impact ? Quels seront mes bénéfices ?

diverses formes (argent liquide, chèque bancaire, aide en nature, abandon de créance…)

● Les subventions publiques : Les subventions publiques se traduisent par des subventions de fonctionnement, d’investissement, sur projet (dans le cadre d’un appel à projets), aides à l’emploi…

● Le don en ligne : D’un simple clic, un transfert de fonds est accompli, le plus souvent, à travers le remplissage d’un formulaire de dons en ligne. Pour cela, l’OSC doit équiper son site de tous les dispositifs nécessaires, c’est-à-dire le paiement sécurisé en ligne et le traitement bancaire associé. Si le don en ligne est plus simple à faire, le message d’appel au don doit être accrocheur c’est-à-dire clair et percutant

Il est recommandé, dans un souci de transparence et pour rassurer les donateurs, d’ajouter sur le site une rubrique informant les donateurs sur la destination et la gestion financière de leurs dons.

Il n’existe pas d’études ou d’enquêtes relatives au marché du don en Tunisie, ni sur le

profil du donateur tunisien. Cependant, sur le plan mondial, des recherches dans le domaine du don et de l’humanitaire ont permis de dresser le portrait du donateur type2.

Ce dernier a la cinquantaine passée, une profession agréable et de moins en moins prenante, des revenus confortables, un niveau d’études supérieur et une grande culture acquise par la lecture, les journaux, la radio, la télévision et les liens sociaux.Ce portrait type ne répond en aucun cas à toutes les situations et les contextes afférents au monde associatif de par le monde. Il peut être nuancé compte tenu des missions des associations, de l’âge de leurs donateurs, de la structuration de leurs financements et surtout de l’appartenance culturelle et géographique des donateurs.

Typologie des donateurs3

● Les « Eprouvés » : Ce sont des donateurs jeunes, entre 30 et 40 ans, de catégorie socio-professionnelle modeste. Soit, ils ont déjà vécu des situations difficiles soit ils côtoient encore la pauvreté dans leur vie quotidienne et ils ont ainsi bénéficié de la générosité des autres. Leurs dons sont modestes, le plus souvent de main en main ou en nature. Le geste de don est très peu rationalisé.● Les « Militants » : Ce sont de jeunes adultes qualifiés qui ont des convictions politiques et/ou des préoccupations morales/spirituelles. Leurs dons sont réfléchis, programmés, souvent réguliers. Ils vont de préférence vers des associations qui se positionnent comme des « contre-pouvoirs » par rapport aux institutions et à l’Etat.● Les « Epargnés » : Ce sont des personnes âgées de 40 à 60 ans, aisées socialement et économiquement, qui se sentent privilégiées et épargnées par le sort et en conçoivent une dette à l’égard des moins favorisés. Leur don est motivé par le souci de préserver un équilibre perçu comme instable entre les pauvres et les riches, leurs dons sont le plus souvent réguliers et vont en général à plusieurs associations, perçues à la fois comme relais et palliatif aux insuffisances de l’Etat.● Les « Généreux » : Ce sont le plus souvent des seniors de catégorie socioprofessionnelle supérieure, parfois retraités, qui conçoivent le don comme une forme de responsabilité découlant de leur statut social.L’acte de don est rationnel, planifié et s’inscrit dans une pratique choisie ou héritée, la tradition familiale étant un facteur déterminant dans le comportement de ce type de donateurs.

2 - Portrait inspiré d’une description de Gérard Gendre, « Les stratégies de la générosité », éditions Economica, Paris, 1996. 3 - Typologie présentée par Gérard Gendre, « Les stratégies de la générosité », éditions Economica, Paris, 1996.

22

LA COMMUNICATION EXTERNE

GUIDE DE COMMUNICATION à l’usage des associations - 2014

23

Informer, la médiatisation des activités et des résultats

Cette étape est essentielle dans l’activité associative. L’objectif d’informer s’accompagne très souvent d’un autre objectif : celui de sensibiliser et parfois même d’éduquer. Ainsi, l’association se voit contrainte d’informer deux cibles différentes à deux niveaux différents:

- D’abord informer sur ses activités, ses réalisations, ses besoins auprès de ses bailleurs de fonds et auprès du grand public

- Ensuite informer sur une nouvelle règle, un concept, une loi, une situation etc.auprès d’une population cible bien définie

Les méthodes d’information et de sensibilisation sont diverses : campagnes de presse, conférences, campagnes publicitaires médiatiques, rapports pour les pouvoirs publics, tracts, journaux de l’association.

Objectif spécifique 1 : informer les médias sur ses activités

L’information des médias se traduit par l’établissement de bonnes relations presse. Celles-ci constituent pour les OSC un outil de communication essentiel leur permettant une diffusion de leurs informations à moindre coût. Cependant, il existe certains risques à ne pas négliger telle que la déformation de l’information lors de sa retranscription dans la presse. C’est pourquoi la rédaction des documents doit être minutieuse, afin d’éviter toute ambiguïté et toute confusion pour ne pas ternir l’image de l’association auprès de son public.

Les méthodes innovantes

● Impliquer les journalistes

Les associations qui désirent médiatiser un événement, leurs organisations ou leurs idées se retrouvent souvent confrontées à un obstacle majeur : le refus des journalistes. En effet, ceux-ci établissent des critères de médiatisation adaptés à ce qu’ils pensent être les attentes de leurs lecteurs, auditeurs ou téléspectateurs. Face à cette situation de recherche de l’audimat, une stratégie efficace consiste à impliquer le journaliste sur le sujet auquel l’association souhaite le sensibiliser dès le début de l’action et durant toutes les phases de sa réalisation.

● Développer un partenariat OSC/Presse

La collaboration avec la presse sur de nouvelles bases d’échange nécessite d’entamer le dialogue avec les journalistes à travers des journées d’informations,

FICHE PRATIQUE N°4 - FICHE CONTACT JOURNALISTE

Média : ......................................................................

Prénom.................................... Nom..............................................

Adresse postale : ............................................................

Téléphone bureau : ............................Téléphone mobile : ...........................

Fax................................. E-mail .................................................................

Spécialité : ...................................................

Centres d’intérêt : ............................... ........................... ............................

Date dernier contact SujetDate prévues du prochain contact

jour/mois/année jour/mois+1/année

24

Modèle-exemple de communiqué de presse

Logo de l’association Notre logo doit être placé dans l’en-tête du communiqué

Communiqué de presse Mention à placer à côté du logo ou en gros caractères (taille 16 au minimum).

Pour publication immédiate

Il est important de préciser cette information. Parfois, l’émetteur d’un communiqué souhaite une publication différée. Cela diminue les chances de publication de notre communiqué.

Tunis, le 13 juin 2013 Le lieu et la date.

Quelle est la place de la victime dans la justice transitionnelle ?

Le titre doit :1. Etre attirant.2. Annoncer clairement le contenu du communiqué.

Soucieuse de soutenir la transition démocratique, l’Association Tunisienne pour la Justice Transitionnelle (ATJT) révélera la semaine prochaine les résultats de la première étude sur la place de la victime dans le processus de justice transitionnelle.

Le chapeau doit :

Résumer en une ou deux phrases l’essentiel du message que nous voulons faire passer.

L’ATJT a chargé un groupe de 5 experts internationaux d’une étude comparative sur la place de la victime dans le projet de loi pour la justice transitionnelle élaboré par le gouvernement tunisien. Les résultats seront rendus publics lors d’une conférence de presse

Le paragraphe n°1 doit :

Traiter le sujet de manière factuelle en répondant aux questions suivantes : Qui ? Quoi? Quand ? Comment ? Pourquoi ?

«Il ne peut y avoir de transition démocratique sans justice transitionnelle. L’étude de l’ATJT vient au bon moment pour nous éclairer sur les choix historiques de la Tunisie dans cet important dossier», explique Maitre Dhaker Foulène, expert international, dont l’équipe aélaboré le projet de justice transitionnelle en Tchekozlomanie en 1996.

Le paragraphe n°2 doit (optionnel) :

Appuyer le propos par le témoignage d’un expert reconnu dans le domaine concerné.

Fin communiquéCette mention précise que le communiqué est bien terminé et qu’il n’a pas de suite sur une autre page.

Pour plus d’informations :Mme Miriam FoulèneTél fixe. 00216 -71 111 1111Tél mob. 00216 -98 111 1111Fax. 00216 -71 211 1111E-mail : Miriamfoulene@asso.org

Coordonnées complètes de la personne à contacter.

des tables rondes… afin d’initier la réflexion sur :

- La valorisation de l’éthique sur le commercial : société civile, journalistes, ONG, pouvoir publics… devraient multiplier les occasions de rencontre et de réflexion pour débattre des priorités dans le traitement de l’actualité. Dans une Tunisie postrévolutionnaire, il serait opportun de repenser la mission journalistique en dégageant des priorités en fonction d’autres critères que les intérêts de l’audimat, les intérêts politiques et promotionnels traditionnels.

- Reconsidérer la valeur « temps » : en privilégiant la démarche analytique et compréhensive des événements. Ce qui se traduit par le fait de prendre le temps d’expliquer un événement, une situation plutôt que de se contenter de publier des «images choc».

- Préserver la dignité humaine : en évitant les images qui montrent de façon ostentatoire la détresse humaine. Les victimes restent des personnes humaines : montrer leur souffrance, certes, mais en respectant leur intégrité.

Les méthodes classiques

● Un annuaire à jour

Comme toute entreprise, un média vit des changements permanents. Il est donc important pour l’association de maintenir l’annuaire des contacts média et des journalistes à jour. Y consacrer une matinée à chaque début de trimestre permet d’actualiser cette base de données et de la maintenir à jour.

● Les fiches de contact des journalistes (voir FICHE PRATIQUE n°4)

Les fiches contact des journalistes sont un outil essentiel pour construire une relation positive avec les médias et garantir une couverture ciblée des activités de l’association. Ces fiches doivent contenir les coordonnées du journaliste, ainsi que ses domaines de couverture médiatique.

● Le communiqué de presse

Le communiqué de presse est un document incontournable de toute opération presse. Il est destiné à l’ensemble des médias ciblés afin qu’ils transmettent les informations auprès de leurs publics respectifs. En général, un communiqué de presse est un document factuel*. Dans le monde des OSC, le communiqué sert également à exprimer une prise de position de l’OSC concernant une question d’actualité comme une violation des droits humains, etc.

GUIDE DE COMMUNICATION à l’usage des associations - 2014

25

26

● Le dossier de presse

Le dossier de presse est un document essentiel pour présenter l’association au monde médiatique. Il s’adresse aux journalistes, pour les inviter à une conférence de presse, pour les sensibiliser à travers une campagne d’information etc. Pour les journalistes, c’est un document de travail utile qui leur permet de disséminer* en connaissance de cause une information émise par l’association.

Sa présentation est généralement la suivante : une page de titre, une de sommaire, une fiche par sujet traité avec des titres pour chaque paragraphe (éventuellement illustré). Chaque point clé est développé plus en profondeur dans un paragraphe. De plus, nous retrouverons en bas de chaque page, l’intitulé du dossier et le nom de l’association.

● La conférence de presse

La conférence de presse est un outil majeur dans les relations presse mais à manipuler avec parcimonie. Il faut veiller à n’organiser une conférence que lorsqu’il y a de la matière car convier les journalistes pour des informations sans grande importance ou simplement pour informer sur une activité risque d’entrainer des effets autres que ceux escomptés. Il serait donc préférable et même recommandé de recourir à cet outil quand il s’agit de présenter ou de restituer des résultats. Il vaut mieux dire « voilà ce que j’ai fait » plutôt que « voilà ce que je vais faire ». Une conférence de presse doit remplir quatre objectifs :

- Une présence médiatique importante. - Des retombées médiatiques importantes. - Une bonne compréhension du sujet ou du message communiqué aux médias. - Une ambiance conviviale et un échange courtois et amical avec les journalistes présents.

Objectif spécifique 2 : Communiquer efficacement avec un journaliste

● Préparez le terrain

1. Evaluez si les médias peuvent vous apporter de l’aide :en aidant à médiatiser votre action et déterminer le bon timing pour contacter la presse.

2. Rédigez un message court et efficace : Votre message doit être concis, efficace et ne pas dépasser 30 secondes : Utilisez des verbes énergiques et positifs : « j’ai lancé mon projet » est mieux que « je démarre mon projet».

FICHE PRATIQUE N°5 - LA CONFERENCE DE PRESSE

L’objectif de la conférence de presse

Les messages à faire passer

Le ton ( ) expert ( ) alerte ( ) festif

Les supports visuels ou audio-visuels à utiliser par les intervenants (photos, vidéos)

Le format ( ) plénière ( ) petit-déjeuner ( ) déjeuner

Date et lieu

Les supports visuels pour l’habillage de la salle (affiches, banderoles)

Budget

Le dossier de presse( ) papier ( ) mémoire flash( ) papier et mémoire flash

GUIDE DE COMMUNICATION à l’usage des associations - 2014

27

3. Mettez en avant un aspect de votre action facile à médiatiser :

- Le timing : Donnez les dates phares de votre combat. Pourquoi est-ce important de se mobiliser maintenant ? Quelles sont les évolutions attendues demain, l’année prochaine ?

- L’impact : Combien de personnes sont touchées par votre problématique ? C’est important pour les journalistes de pouvoir quantifier l’impact de votre action.

- Spécificité nationale, régionale ou locale : La majorité des journaux sont centrés sur une zone géographique : internationale, nationale, régionale. Contactez les journalistes proches de votre région.

- Stars : Les journalistes adorent parler de stars. Avez-vous un personnage public (sportif, acteur, expert…) qui milite dans votre association ? C’est important de le citer.

- Fait divers : Les journalistes relaient facilement les faits divers. N’hésitez pas à partir d’un exemple concret pour parler de votre combat.

4. Déterminez un support de communication : vidéo, image, son : Une chance de plus pour être médiatisé est d’ajouter un élément vidéo, une photo, ou un message audio. Compilez l’ensemble de ces éléments et communiquez-les aux journalistes à qui vous vous adressez.

5. Argumentez vos propos à l’aide d’articles, de références : Vous pouvez également ajouter à votre communiqué de presse un article, un témoignage, une étude ou des copies de mails, donnant de la crédibilité à votre combat.

● Rédigez un article sur votre combat

1. Trouvez des médias qui ont déjà publié des articles sur votre sujet et identifiez des journalistes intéressés par votre sujet : Avec cette précieuse liste, vous pouvez envoyer un email personnel à chacun résumant votre combat. N’oubliez pas d’indiquer vos coordonnées et un lien vers votre site web si vous en possédez.

2. Ecrire et envoyer votre article : votre article doit répondre aux questions suivantes : Qui? Comment? Quand? Quoi? Où? A quel effet?

N’hésitez pas à contacter les journalistes pour être sûrs qu’ils ont bien reçu votre email. Soyez poli et professionnel. Les journalistes sont très sollicités et n’ont pas

28

beaucoup de temps pour échanger avec vous. Soyez donc succinct.

Votre appel doit être sympathique et non agressif pour les convaincre de couvrir votre actualité.

3. Répertorier les informations relatives à des « success stories » vécues par votre association ou par l’un de ses membres et rédiger un papier dans ce sens en argumentant à l’aide de photos, de témoignages etc.

4. Accompagner votre document par une présentation rapide de votre association, de ses principales réalisations et de ses méthodes de travail sur le terrain.

5. Archivez les articles reprenant votre cause

● Préparez-vous pour une interview

1. Ecrivez 3 arguments : Mettez sur papier les trois arguments principaux que vous allez développer pendant votre entretien.

2. Préparez votre présentation : Ecrivez une phrase qui vous présente, qui êtes-vous, quelles sont vos fonctions, vos responsabilités ? Trouvez dans votre parcours ce qui va vous donner le plus de crédibilité face aux journalistes.

● Couverture médiatique

1. Communiquez les articles de presse à vos partenaires

2. Remerciez le journaliste pour son article : Restez en contact avec le journaliste qui a écrit un article sur votre combat. N’oubliez pas de le remercier et de lui donner régulièrement de nouvelles informations.

Structure d’uneinvitation à

une conférencede presse

Logo

Le logo doit être assez grand pour être visible sans

efforts

Mention «Invitation»

et titre

La mention «Invitation

Conférence» doit-être en haut du carton dans la plus grande typographie utilisée dans l’invitation (au moins 18 pxl).

Le titre doit à être court et accrocheur

Date, heure et

lieu

La date et le lieu doivent figurer

immédiatement sous le titre

Sujet

Le sujet de la conférence doit être décrit en trois lignes.

Informa-tions utiles et contacts

Adresse du lieu de la conférence, prénom et nom de la personne,

numéro de téléphone, email

Plan d’accès

En option, nous gagnerons à

rajouter un plan d’accès au verso

de l’invitation

Après l’événement

La rédaction du compte-rendu

Un compte-rendu détaillé doit être élaboré portant sur la forme et le fond de la conférence avec les informations suivantes : la liste des médias et des journalistes présents, les principales questions posées, le nombre d’interviews, la clarté du message et les problèmes techniques (s’il y en a eu). Ce compte-rendu sera partagé avec l’ensemble des membres.

L’envoi du dossier de presse

Un dossier de presse accompagné de visuels (photos en haute définition de la conférence, etc.) est envoyé à tous les médias et aux journalistes qui ne se sont pas déplacés à la conférence de presse

La gestion des demandes des journalistes

Les journalistes attendent d’un service de presse (même celui d’une nouvelle

Pendant l’événement

Le jour J, un ensemble de paramètres doivent être maîtrisés afin que tout se passe dans les meilleures conditions.

La FICHE PRATIQUE n°6 aidera à prévenir de l’oubli.

FICHE PRATIQUE N°6 - CHECK LIST TECHNIQUE

Signalétique ( ) vérifié

Nombre et disposition des chaises ( ) vérifié

Fonctionnement des prises électriques ( ) vérifié

Fonctionnement des lumières ( ) vérifié

Fonctionnement du matériel de sonorisation ( ) vérifié

Fonctionnement du matériel de projection ( ) vérifié

Habillage visuel ( ) vérifié

Buffet et rafraîchissements ( ) vérifié

Le dossier de presse ( ) vérifié

GUIDE DE COMMUNICATION à l’usage des associations - 2014

29

association) qu’il soit rapide et rigoureux. Toutes les demandes sont traitées dans les quatre heures qui suivent la conférence.

La collecte des retombées

Le press-book* d’une conférence de presse est l’indicateur le plus important du succès d’un événement. Il a aussi valeur de mémoire et servira auprès des bailleurs de fonds et des partenaires comme témoignage de la dynamique de l’OSC.

L’évaluation de la stratégie presse

Avons-nous une bonne stratégie presse ? C’est la question à laquelle l’évaluation stratégique va répondre.

L’évaluation fait partie intégrante de la stratégie. C’est en quelque sorte le baromètre qui va permettre d’évaluer la progression. L’évaluation d’une action de relations presse consiste à analyser les retombées médiatiques concernant l’association, une à deux fois par an.

Les étapes d’évaluation de notre stratégie presse

Repérer nos sources d’information

Savoir ce que la presse dit de nous nécessite de mettre en oeuvre une veille média permanente. Pour le moment, il n’existe aucun outil automatisant totalement cette veille. Nous devrons donc, en partie, opérer manuellement. Pour cela, il nous faudra systématiquement consulter les titres de presse après chaque événement médiatique ou opération de relations presse organisée par notre OSC. Il existe des outils électroniques gratuits qui permettent l’automatisation d’une partie de ce travail. Ces outils ne concernent pas seulement la presse électronique, mais également la presse papier.

Les outils presse des moteurs de recherche : plusieurs moteurs de recherche sur Internet permettent d’accéder directement aux articles de presse qui traitent de l’association. Ces outils permettent également de filtrer les résultats par date de parution de l’article, etc.

Les outils d’alerte électronique : ces outils peuvent alerter en temps réel à chaque fois qu’un mot renseigné auparavant (comme le nom de l’association ou celui d’un événement organisé) apparaît dans la presse électronique ou, plus largement, sur Internet..

Modifier les comportements

Il arrive parfois que les associations se substituent aux services publics pour la promotion de nouveaux gestes en faveur de l’environnement, de la santé, de la citoyenneté… C’est donc tout naturellement que les missions et les objectifs de communication des associations ont, entre autres, pour objectifs de modifier les comportements et les modes de vie de la population.

Généralement, la modification des attitudes ou des comportements humains passe par des campagnes d’envergure qui utilisent plusieurs moyens et supports de communication. Seulement, dans le cas de la communication associative, ces campagnes médiatiques ne sont pas toujours pertinentes et réalisables en raison notamment des moyens dont dispose l’association, car ces campagnes coûtent généralement cher et surtout, en raison de la spécificité de certains bénéficiaires du travail associatif, souvent difficiles d’accès et parfois même, non exposées aux moyens médiatiques classiques. Avec ces groupes spécifiques, il est nécessaire d’adapter les messages, le ton des messages et les vecteurs de communication à leurs attentes et à leurs besoins. Cela nécessite non seulement une connaissance fine de ces groupes cibles mais aussi une maîtrise des différents outils et des vecteurs adéquats.

Les publics cibles de la communication associative :

Les femmes

La cible féminine constitue très souvent la cible de communication privilégiée des associations, à la fois comme acteur et bénéficiaire. Cette cible se décline en plusieurs sous-ensembles : la femme rurale, la citadine, la femme battue, la mère célibataire, l’ouvrière, l’analphabète, la ménagère, l’active… Leur identification dépend étroitement du thème de communication et de la mission principale de l’action associative.

● La femme rurale

Elle joue un rôle important dans l’activité agricole. Les études démographiques montrent que la présence féminine en milieu rural est plus importante que la présence masculine en raison de l’exode rural qui touche plus les hommes que les femmes. Outre le travail domestique, elle travaille dans les champs, à l’élevage et parfois même assure une activité artisanale. Elle fréquente les lieux de socialisation traditionnels comme le hammam, le dispensaire, les fêtes et les

30

occasions familiales, les sources d’eau, les jours de marché etc. en l’absence de structures de divertissements et de loisirs. Elle se distingue également par un faible taux de scolarisation.

● Comment communiquer avec les femmes ?

- Aller à leur rencontre;- Privilégier la communication directe et de groupe;- Choisir un porte-parole femme qui parle le langage de la région;- Eviter les attitudes ostentatoires et accusatrices;- Respecter les traditions d’usage et se plier aux convenances locales;- Prendre le temps d’expliquer en s’aidant d’un support audio-visuel;- Les aider à s’exprimer et à partager leur expérience.

Les jeunes

Les jeunes constituent une des cibles les plus difficiles à atteindre en termes de communication : L’utilisation des moyens de communication en constante mutation, langage spécifique, communautés hétérogènes, intérêts divers et immédiats, tranches d’âges flexibles etc. sont autant d’éléments à prendre en considération pour toute stratégie qui leur est destinée.

Sur le critère de l’âge, le jeune est couramment désigné comme appartenant à une tranche d’âge allant de 12 à 25 ans. Cependant, dans ce large éventail, il y a :

- Les préadolescents et adolescents : Pour la plupart scolarisés, ils constituent le public des collégiens et des lycéens. Ils sont très réceptifs à l’action et sont encore facilement consommateurs de services.

- Les étudiants : Public très exigeant et captif. Leurs attentes concernent beaucoup plus sur le soutien à leur cursus. Ils ont des soucis de logement, de santé et se trouvent souvent en dehors de la cellule familiale. Les étudiants constituent un public relais à forte notoriété capable de fédérer et de s’engager.

- Les décrochés : Ils se trouvent en dehors des structures classiques et formelles. Ils nécessitent un besoin fort de soutien et constituent souvent la cible prioritaire d’actions de communication sociale.

● Communiquer efficacement avec les jeunes

- Les jeunes ont besoin d’être traités avec respect, dignité et d’être acceptés en tant qu’individus.

- Les guider à l’aide d’exemples et d’instructions. - Les féliciter pour leurs accomplissements et les aider sans porter de jugement lorsqu’ils commettent des erreurs. - Ils se fient aux adultes pour leur donner la liberté de tester leurs compétences et leurs habiletés à prendre de bonnes décisions. - Etre flexible et encourager leurs suggestions pour obtenir le succès.

Objectif spécifique 1 : Modifier le comportement des femmes rurales à des fins de développement

Les moyens médiatiques

● La radio

Elle constitue le moyen le plus puissant et le plus économique pour atteindre les populations rurales dans les régions isolées. C’est un outil important pour la diffusion rapide de messages sur de nouveaux concepts et techniques de production agricole, sur la santé, la nutrition, le planning familial et autres questions sociales et culturelles.

Cependant, il faut faire preuve de créativité en utilisant la radio à des fins de changement des comportements. Il est nécessaire de pallier le manque d’image par une créativité vocale et musicale plus développée et plus recherchée. Une fois ces principes pris en compte, la radio s’avère un vecteur de communication très pertinent. Elle peut promouvoir le dialogue et la discussion sur les principaux thèmes de développement rural et servir de tribune pour exprimer les opinions, les besoins et les aspirations des femmes rurales.

Les programmes radio sont plus efficaces lorsqu’ils sont réalisés avec la participation du public, lorsqu’ils comprennent des émissions en direct, des jeux-concours et des débats dans les langues locales et qu’ils tiennent compte des traditions et de la culture locale.

Les moyens scripto-audiovisuels

Les médias scripto-audio et visuels (diapositives, films, cassettes audio, boîtes à images, affiches, dépliants, etc.) sont des outils précieux pour le travail de groupe en milieu rural, aussi bien pour la sensibilisation que pour la formation sur un sujet donné. Ils sont utilisés avec les femmes à l’heure et à l’endroit qui leur conviennent : les agricultrices n’ont ni le temps ni l’argent pour se rendre aux centres de formation et souvent, pour des raisons culturelles, ils ne peuvent assister à une

GUIDE DE COMMUNICATION à l’usage des associations - 2014

31

session de formation en présence d’hommes. Les matériels scripto-audiovisuels peuvent arriver jusque dans les villages et être montrés aux femmes lorsqu’elles se sont libérées de leurs tâches ménagères, agricoles, etc.

● La vidéo

Elle facilite la compréhension. Elle est complétée par des guides imprimés à la présentation simple, comportant beaucoup d’illustrations et peu de texte et qui servent également de «mémoire» pour les apprenants.

● La vidéo participative

Le concept de la vidéo participative implique que la production de contenus vidéo puisse impliquer les femmes rurales - moyennant une formation de base – leur permettant ainsi d’articuler leurs propres besoins et de raconter leurs anecdotes personnelles. À travers leurs témoignages, le récit de leurs expériences et leurs histoires racontées, les femmes créent-elles mêmes la vidéo..

Quand les femmes rurales se voient sur un écran en train de montrer une technique ou d’exprimer une opinion et qu’elles réalisent que des gens influents, qu’elles n’auront vraisemblablement jamais l’occasion de rencontrer, les verront et les écouteront, elles deviennent plus sûres d’elles et se sentent plus à l’aise pour partager leurs opinions et leurs connaissances avec les autres.

L’utilisation de la vidéo participative offre un outil précieux à tous ceux qui souhaitent responsabiliser les communautés et changer les comportements. L’expérience a démontré que les femmes qui acquièrent des compétences en matière de communication et d’animation grâce à leur participation deviennent des animatrices crédibles et capables de disséminer leurs connaissances.

● Le langage des diapositives

Il s’agit de présenter des diapositives devant un groupe de femmes et qui permet de créer le débat autour de la problématique soulevée pour dégager des solutions aux problèmes et envisager des actions communes. Les présentations doivent se faire dans un langage compréhensible par l’auditoire en évitant les mots techniques et les concepts difficiles.

32

Règles pour la création de diapositives

- Votre public ne peut retenir que 5 idées par diapositive

- Gardez une taille de police minimum de 18 points

- Utilisez les puces et ne formulez pas de phrases complètes

- Limitez-vous à un seul sujet par diapositive

- Utilisez peu de texte et plus de graphiques, de photos, d’animations etc.

- Calculez 1 à 2 minutes environ de présentation par diapositive

● Albums photo et expositions

Ces supports sont utilisés comme «mémoire de groupe» et de moyens de partage des expériences entre les groupements féminins et les communautés.

Médias traditionnels

Dans certains villages isolés, les femmes rurales analphabètes, en particulier, n’échangent d’informations que lors des festivités locales, des réunions familiales, des associations traditionnelles et religieuses, des rencontres avec les vendeurs itinérants, lorsqu’elles vont au marché ou puiser de l’eau. Ces formes traditionnelles de communication peuvent se révéler des filières importantes pour faciliter l’apprentissage, l’évolution des comportements, la participation et le dialogue à des fins de développement. Ainsi, les femmes conservent leur identité culturelle tout en acquérant une autonomie sociale. Par ailleurs, la participation des artistes populaires locaux et des personnages de notoriété locale garantit le respect des valeurs, la crédibilité, l’efficacité des actions entreprises et leur impact sur les connaissances, les attitudes et le comportement d’autres femmes.

Objectif spécifique 2 : Modifier le comportement des jeunes

La communication avec les jeunes emprunte deux voies principales : les supports et outils liés aux technologies de l’information et de la communication (TIC), avec Internet au premier rang et la communication directe en face à face pour les franges difficiles qui sont en rupture avec les moyens classiques d’éducation ou qui ne peuvent accéder à ces supports technologiques faute de moyens.

Les outils de communication privilégiés

Dans leurs échanges, les jeunes recherchent essentiellement la rapidité, l’accessibilité, la facilité de l’utilisation et les coûts faibles. Ils sont par ailleurs sensibles aux messages simples et riches en couleurs. Ainsi, on retrouve :

● Le téléphone mobile : il demeure le moyen le plus utilisé par les jeunes pour s’informer et faire passer une information;

● Les SMS : sont également très prisés par les jeunes;

● Facebook : est en tête des réseaux sociaux les plus utilisés par les jeunes tunisiens4 . Ce sont les 18-24 ans qui utilisent le plus Facebook. Ils représentent 39% de l’ensemble des utilisateurs tunisiens estimés à plus de quatre millions, contre 29% pour les 25-34 ans. Les adolescents (16-17 ans) arrivent en 3ème place des plus grands utilisateurs de Facebook avec un taux de 10%.

La communication directe

Sur certaines problématiques sensibles et face à des jeunes ne disposant pas de supports technologiques, la communication directe à travers les entretiens demeure le principal outil à développer pour agir sur les attitudes et les comportements des jeunes. Qu’ils soient individuels ou de groupe, pour être efficaces et percutants, ces entretiens doivent s’adapter aux différents profils. Ainsi :

● Le bavard

- Le laisser s’exprimer mais aussi rappeler la nécessité de distribuer la parole équitablement entre les différents membres du groupe. - Lui donner le rôle de « présidence », ce qui l’obligerait à distribuer la parole.

● Le critique systématique

Il critique systématiquement toutes les propositions sans qu’il y ait un apport réel, il retarde la marche de la discussion. Pour lui, c’est une manière de s’affirmer, qu’il ne faut pas contrer mais mettre au service du groupe.- Lui témoigner de la sympathie (sourires, regards, acquiescement) pour essayer de désamorcer son attitude négative.

4 - http://gs.statcounter.com/#social_media-TN-monthly-201001-201403-barhttp://www.socialbakers.com/facebook-statistics/tunisia

GUIDE DE COMMUNICATION à l’usage des associations - 2014

33

● L’opposant agressif

Son discours est agressif vis-à-vis des membres du groupe et de l’animateur.- L’agression doit être prise avec humour comme les provocations.- Ne pas succomber à ses attaques et l’obliger à raisonner sur les faits de discussion et non sur les personnes (questions nettes sur des faits, des cas…).

● Le raisonneur

Veut donner l’impression qu’il sait tout et peut raisonner à l’infini sur tout sujet dans tous les détails. - Eviter des discussions ou les polémiques avec lui.- Recourir à l’humour et ne pas laisser ses raisonnements agresser les participants.- Proposer son raisonnement au groupe qui lui dit ce qu’il pense.

● L’egocentrique

Il n’arrive pas à s’investir dans la dynamique du groupe et ramène tout à son cas personnel et à ses problèmes. - Permettre à cette personne d’exprimer son problème, de se « vider ». Tant qu’il n’aura pas déballé son problème, il ne pourra pas adopter une attitude d’écoute.- Recadrer cette personne dans les limites du sujet posé et dans le cadre des intérêts du groupe.

● Le silencieux

- Lui accorder une place centrale et le regarder fréquemment.- Lui poser des questions simples, directes à réponses courtes pour le mettre en confiance. - Ne pas laisser une réaction négative, impulsive lui couper la parole et la lui redonner si cela arrive.- Eviter toute attitude ironique.

● L’approbateur suiviste

Toujours d’accord avec le dernier qui a parlé ou avec l’animateur.- L’aider à exprimer ses idées personnelles.- Le rassurer par rapport à ses craintes de dire des bêtises ou d’être jugé.

● Le scrupuleux

Il s’arrête sur les détails et freine les échanges.- Lui demander souvent de retrouver le fil de la discussion- Le solliciter pour proposer des résumés d’arguments.

● Le participant de mauvaise foi

Généralement bloqué dans une opinion, il nie les évidences que le groupe lui propose et agace les autres. - Lui poser des questions claires, précises, sur des faits concrets.- L’interrompre dans ses développements abstraits en lui demandant des preuves de ce qu’il avance.

● Le plaisantin

Faire rire le groupe a pour fonction de détendre l’atmosphère, de créer un climat de sympathie. Si un participant s’arroge cette « mission », il ne faut pas qu’il s’accapare ce rôle et qu’il freine l’évolution de la discussion.

● Le fugueur

Il fuit par de nombreux moyens la discussion qui le gêne, l’ennuie ou qui devient dangereuse ou compromettante. Ainsi il peut faire des plaisanteries,