Actes du séminaire de la CCMOSS - 15 décembre 2015

mars 2016

ACTES DU SéMINAIRE CCMOSS 201515 décembre 2015

ACTUALITé RéGLEMENTAIRE ET JURIS-PRUDENTIELLE DES MARCHéS PUBLICSpage 293

OBSERVATOIRE DE L’ACHAT DES ORGANISMES DE SéCURITé SOCIALE page 359

4

PRéSENTATION DU DISPOSITIF DU MARCHé PUBLIC SIMPLIFIépage 4996

ANNExES page 7798

S OMMAIREACTES DU SéMINAIRE CCMOSS 2015

2 L’ACTIVITé DU SECRéTARIAT DE LA COMMISSIONpage 15

BILAN D’ACTIVITé 2015 ET qUESTIONS DIVERSESpage 07

PRéSENTATION DE L’éTUDE PRESTATIONS DE VOYAGE ET DéPLACEMENTSpage 435

TABLE-RONDE SUR LA RATIONALISATION DE L’ACHATpage 597

03ACTES DU SéMINAIRE CCMOSS 2015 I 15 DéCEMBRE 2015

OUVERTURE DU SéMINAIRE

Bonjour à tous,

Comme les années précédentes nous sommes heureux de vous accueillir à notre séminaire annuel.

Comme vous le savez, nous avons élargi notre matinée, initialement réservée aux membres de la CCMOSS, aux membres du conseil de

l’observatoire de l’achat ainsi qu’à toutes les personnes intéressées par les achats des organismes de Sécurité sociale.

Cette évolution est conforme à notre vocation.La Commission est en effet compétente, selon les dispositions de l’article

L124-4 du code de la Sécurité sociale, pour toutes les caisses des régimes obligatoires de sécurité sociale dont la MSA, le RSI et les caisses de retraite des professions libérales y compris l’Ucanss, les GIP et les GIE financés majoritairement par les caisses. À l’exception des caisses nationales du régime général dont les experts nationaux siègent à la CCMOSS avec voix délibérative. Cette architecture vise ainsi à assurer tous les organismes d’une structure nationale de conseil en matière de marchés publics, pour les organismes du Régime général celles-ci s’appuyant sur les compétences propres aux caisses nationales. En matière d’achat, la Commission fonctionne aux côtés d’un observatoire de l’achat ayant pour fonction de recenser les marchés des organismes et de produire des études de marchés destinées à améliorer la connaissance économique des grands segments d’achat de la sécurité sociale : informatiques, fournitures, services, etc. Nous sommes attachés à cette architecture qui associe droit des marchés et stratégie économique.

Conformément aux dispositions de notre arrêté notre matinée sera consacrée à la présentation par le secrétariat de la CCMOSS du

rapport d’activité de l’année 2015 qui sera, par la suite, formellement approuvé en séance plénière et à la présentation par l’observatoire

de l’achat de son activité pour l’année écoulée. Pour 2015, nous avons souhaité donner des résultats d’activité

qui regroupent également les conseils dispensés par les membres du secrétariat placés sous la responsabilité de

Véronique Symphorien. Il s’agit de réponses formulées aux demandes et sollicitations des organismes.

Cette mission est importante. Elle est conforme aux orientations générales de la CCMOSS et

04 ACTES DU SéMINAIRE CCMOSS 2015 I 15 DéCEMBRE 2015

de l’Ucanss. Ce conseil est apprécié au regard de sa réactivité. Cette mission s’inscrit, par ailleurs, dans l’effort que mène le secrétariat de la Commission pour diffuser une culture juridique propre aux marchés des OSS. C’est aussi le sens de la diffusion régulière d’une veille juridique mensuelle de grande qualité ainsi que l’animation du réseau collaboratif de l’UCANSS, U - Achats. À titre personnel, j’encourage vivement cette activité qui correspond parfaitement aux missions de l’Ucanss.Ensuite l’observatoire de l’achat présentera un bilan de son activité, suivie d’une présentation par leurs auteurs d’une étude sur les prestations de voyage et les déplacements. Pour l’après-midi, le thème de notre journée d’étude sera consacré à l’aspect économique des marchés publics pris sous l’angle de la rationalisation de l’achat.Nous avons voulu, comme en 2013, sortir du cadre juridique qui est le nôtre pour aller vers des horizons propres aux contraintes de notre temps. C’est une préoccupation importante au regard de l’importance économique des achats. Il s’agit de réaliser des achats utiles, rationnels, respectant les procédures, réguliers sur le plan juridique et reposant sur une analyse économique des segments de marchés concernés.Je reste également attentif aux préoccupations du gouvernement telles qu’elles se traduisent dans les COG avec la volonté de réduire de manière significative les coûts d’approvisionnement des segments pour lesquels une telle possibilité existe. Sous le vocable de rationalisation, nous aborderons les différentes techniques visant à accroître l’efficacité du recours aux marchés publics, comme les outils juridiques au service de la mutualisation de l’achat ou les outils nécessaires pour analyser la performance économique et la démarche de connaissance des marchés et des opérateurs économiques qui y interviennent. Ce dernier point a toujours constitué une majeure préoccupation pour la Commission. En 2012, nous avions ainsi dédié une journée spéciale à la restauration collective. Cependant, malgré son succès, il reste que de nombreux organismes

continuent à méconnaître la dimension d’analyse des opérateurs.De même, pour les partenariats public-privé, chacun est convaincu de l’inadéquation entre les compétences juridiques des intervenants des grandes sociétés privées et celles des opérateurs publics qui négocient les contrats. Notre ambition est d’aider les organismes à comprendre la nature des marchés sur lesquels ils interviennent, notamment en leur proposant des benchmarks. J’estime que cette dimension est majeure. Dans ce cadre, nous pouvons compter sur le concours du service des achats de l’Etat, et bénéficier de son expérience, de son expertise et de son dynamisme. Nous aurons donc le plaisir d’accueillir cet après-midi, Madame Clara SORIN, Directrice du programme interministériel SGMAP qui abordera la question du marché simplifié puis, autour de Lionel FERRARIS, Directeur du développement durable des achats et de l’immobilier à l’Ucanss, Madame Valérie TERRISSE, Directrice déléguée de l’UGAP, Madame Frédérique COUSIN, Directrice du Département de la professionnalisation des achats des établissements publics au Service des achats de l’Etat (SAE), et Monsieur Stéphane LOPEZ, responsable achats au GIE AGORA qui agit comme une sorte de direction informatique de la caisse centrale de mutualité sociale agricole. Je remercie Gérard Durier, Directeur de la communication de l’Ucanss pour avoir organisé cette table ronde et une nouvelle fois Madame Symphorien et son équipe pour avoir préparé ce séminaire et su convaincre nos interlocuteurs de nous rejoindre.Pour finir, je tiens à remercier la direction de l’Ucanss pour l’intérêt qu’elle manifeste pour notre commission. Je rends également hommage aux membres de la Commis-sion, et à leur engagement, qui conduit à présenter des avis unanimes, approfondis et reconnus. Pour moi c’est le gage même de notre succès et de notre utilité.

Michel Duraffourg Inspecteur général IGAS Président de la CCMOSS



BILAN D’ACTIVITé 2015 ET qUESTIONS DIVERSES

08 Principaux chiffres - 08 Dossiers transmis - Nombre et montant

- 08 Répartition du nombre des dossiers par régime

- 09 Répartition du montant des dossiers par régime

- 09 Dossiers transmis par le Régime général - Nombre et montant

- 09 Modalités de traitement des dossiers - Nombre et montant

- 10 Typologie des dossiers transmis - Nombre et montant

- 10 Dossiers transmis par nature de procédure - Nombre et montant

- 10 Dossiers transmis par nature de prestations et de procédure - Nombre et montant

11 Les avis de la Commission- 11 La note de présentation

- 12 Le contexte économique

- 12 Les arguments justifiant le recours à un marché global

- 13 La durée des marchés à bons de commande

- 13 Les accords-cadres

- 13 La définition du besoin et les spécifications techniques

- 14 Observations diverses


Véronique SYMpHORIeN Responsable du secrétariat de la CCMOSS

Bonjour à tous, voici les principaux éléments de l’activité de la commission en 2015 :

Sur les 68 dossiers déposés, 21 ont été examinés et présentés, 44 ont fait l’objet d’une lettre d’observation et 3 ont été retirés. 7 rapporteurs ont été sollicités pour examiner les dossiers présentés devant la Commission.

Principaux chiffresDossiers transmis Nombre et montant

Le montant hors taxe estimatif des marchés soumis à la Commission s’est avéré particulièrement élevé en 2015 puisqu’il s’est élevé à presque 800 millions d’euros. En effet, plusieurs COG ont démarré simultanément et ont conduit notamment au lancement de nombreuses opérations immobilières. De plus, 3 dossiers transmis ont été estimés à plus de 50 millions d’euros. Le premier concerne l’Ucanss en tant que centrale d’achat pour la fourniture d’électricité, le second la Caisse autonome de Sécurité sociale des mines pour la fourniture de produits distribués par des grossistes répartiteurs, et le troisième la Caisse nationale du régime social des indépendants pour des prestations de service informatique.

Par ailleurs, le montant de 5 dossiers s’est situé entre 20 à 50 millions d’euros, concernant principalement des prestations de service informatique, des prestations intellectuelles d’accompagnement stratégique, de conseil en ressources humaines, d’audit, de gestion de titres de transport aérien et d’assurances complémentaires santé et de prévoyance.

Néanmoins, plus de 50% des dossiers ont représenté un montant inférieur au seuil de saisine de 4 millions d’euros. Les organismes sont, en effet, dans l’obligation de présenter l’ensemble des projets de marché qui concourent à la réalisation d’une opération atteignant le seuil de saisine. Ainsi, pour des opérations immobilières, tous les marchés connexes de maîtrise d’œuvre, d’assistance à maîtrise d’ouvrage ou de contrôles techniques doivent être soumis à la Commission.

Répartition du nombre des dossiers par régimeLa répartition des dossiers par régime en nombre montre un léger tassement des dossiers présentés par le Régime général, par rapport à 2014, au profit des dossiers des autres régimes. En revanche, le nombre de dossiers présentés par le Régime social des indépendants (9), le Régime des mines (6) et le Régime agricole (12) ont quant à eux augmenté par rapport à 2014. Ils ont principalement concerné des opérations immobilières.



Répartition du montant des dossiers par régimeLorsque l’on examine la répartition de dossiers selon les montants, la prépondérance des dossiers des autres régimes par rapport au Régime général demeure. Ainsi, le Régime général représente 33% du montant des dossiers et les autres régimes 67%, dont 29% pour le Régime social des indépendants.

Dossiers transmis par le Régime général Nombre et montant

Parmi les 36 dossiers transmis par le régime général, 4 ont totalisé un montant estimatif de presque 200 millions d’euros, soit 25% du montant total de l’année. Ce résultat est essentiellement dû au dossier de l’Ucanss pour la fourniture d’électricité, dont le montant estimatif s’est élevé à 136 millions d’euros hors taxes.

Modalités de traitement des dossiers Nombre et montant

Près de 65% des dossiers ont fait l’objet d’une dispense et donné lieu à la rédaction d’une lettre d’observation par le secrétariat et signée par le Président de la CCMOSS. Au regard des montants estimatifs, les dossiers examinés apparaissent prépondérants. Le Président accorde en effet une attention particulière aux marchés d’un montant élevé.

Parmi les 3 dossiers retirés, 2 ont concerné une opération de travaux qui doit être menée sous forme de contrat de performance énergétique. En effet, l’organisme a présenté prématurément deux projets de marché, qui engageaient la Commission sur le choix de la procédure pour le futur marché de travaux. Il a été jugé qu’il serait préférable pour la Commission de se prononcer sur la procédure à adopter au vu de l’ensemble des dossiers. Le second projet de marché concernait un crédit-bail présenté par la caisse centrale des mutualités sociale et agricole, mais n’a pas donné lieu à examen, le dossier ayant finalement été retiré.

Les 22 dossiers examinés par la Commission ont concernés les prestations suivantes :

- 7 pour des services informatiques, - 5 pour des prestations de service liées à des opérations immobilières, - 2 pour des services de restauration pour les établissements gérés par

les UGECAM, - 2 pour de la gestion de délivrance de titres de transport, - 1 pour de l’entretien et du chauffage d’établissements gérés par une UGECAM, - 1 pour de la fourniture d’électricité, - 1 pour la gestion de courriers recommandés, - 1 pour des travaux, - 1 pour des prestations intellectuelles d’accompagnement stratégique et de

conseil en ressources humaines et autres.


Typologie des dossiers transmis Nombre et montant

La typologie des dossiers transmis fait ressortir que la majorité des dossiers a concerné des prestations de service, notamment informatique. La répartition entre les travaux et les prestations intellectuelles apparaît pratiquement égale, tant en nombre de dossiers qu’en montant.

De la même façon, le montant estimatif apparaît équivalent entre les fournitures et les services. En effet, plusieurs marchés de fournitures de médicament pour le Régime des mines ont été passés et se sont ajoutés au marché de fourniture d’électricité de l’Ucanss.

Dossiers transmis par nature de procédure Nombre et montant

Les dossiers présentés ont été majoritairement passés sous forme d’appel d’offres. Un nombre conséquent de MAPA est également observé, essentiellement orienté autour des projets de marchés de services liés à des opérations immobilières. Par ailleurs, il a été recensé un marché relevant de l’article 30 pour un service de restauration ainsi que plusieurs petits marchés de travaux relevant de l’article 27 III du code des marchés publics.

Dossiers transmis par nature de prestations et de procédure Nombre et montant

7 dossiers de fournitures et 32 dossiers de services ont été passés en appel d’offres ouvert pour des montants respectifs de 313 702 222 euros et 396 818 221 euros. L’addition de ces deux montants montre qu’ils représentent, la presque, totalité du montant total des dossiers présentés devant la Commission.

La répartition des dossiers selon la nature des contrats montre quant à elle que la majorité des dossiers soumis à la Commission, soit 60%, ont concerné les marchés simples. Ceux à bons de commande ont, eux, représenté 26% des dossiers. La plupart de ces marchés à bons de commande sont sans montant minimum ni maximum.

Enfin, les marchés simples, pourtant majoritaires, ne représentent que 13% du montant estimatif des dossiers alors que les marchés à bons de commande en représentent 60% et les accords-cadres environ 23%.



Les avis de la CommissionD’une année sur l’autre, les remarques et observations de la Commission demeurent sensiblement les mêmes. Les observations sur le contenu de la note de présentation, la définition trop imprécise du besoin, l’absence de données sur le secteur économique, le choix du montage juridique, la rédaction du critère de jugement des offres et le contenu des avis de publicité apparaissent ainsi récurrentes.

La note de présentationCertains organismes éprouvent des difficultés à présenter une note suffisamment détaillée qui conduit à se retrouver parfois face à un contenu trop succinct qui ne permet pas d’appréhender correctement le dossier. Ainsi, une note de 2 ou 3 pages recto verso demeure insuffisante. Par ailleurs, il faut rappeler que les rubriques à mentionner dans la note sont indiquées dans la rubrique « saisine obligatoire » de l’espace CCMOSS ou peuvent être communiquées par le secrétariat si les organismes en formulent la demande.

La note doit contenir un développement sur l’environnement dans lequel le marché s’inscrit ou sur son renouvellement à l’identique ou non. Le secrétariat a parfois éprouvé des difficultés à recueillir des éléments relatifs au montage contractuel retenu ainsi qu’à la procédure choisie. Certaines notes ne répondaient par exemple pas à des questions essentielles, comme : pourquoi choisir un accord-cadre, et non un marché ? Pourquoi un dossier est-il alloti ou non ? Pourquoi avoir choisi un marché à bon de commande ?

Par ailleurs, les notes de présentation ont souvent manqué d’éléments justifiant le choix d’un marché global. De même, le contexte économique ou le sourcing réalisé sont restés trop peu évoqués et le calendrier prévisionnel de passation de la procédure est souvent apparu trop succinct.

Michel DURaFFOURg

Rappelons que la note de présentation est une obligation figurant dans l’arrêté et représente donc un élément substantiel de la procédure. L’article 6 de l’arrêté y est ainsi consacré. Elle n’est donc pas accessoire et doit figurer dans les dossiers examinés par la Commission. En outre, chaque dossier transmis à la Commission fait l’objet d’une étude puis donne lieu à la rédaction d’une fiche détaillée. Or, la note de présentation apparaît indispensable pour cerner au mieux la logique d’une opération.

De plus, une continuité existe entre la note de présentation soumise dans le cadre de la procédure, et celle qui sera transmise à la Commission à l’issue de la procédure. Ainsi, lorsque la note apparaît trop succincte, c’est que l’organisme lui-même a mal été informé.

11actes du séminaire CCMOSS 2015 i 15 décembre 2015

Véronique SYMpHORIeN

Le contexte économiqueLe contexte économique doit être impérativement précisé. Les principales observations formulées par la Commission sur le sujet ont notamment concerné les indications sur la veille fournisseur. Il faut, en effet, inclure les éléments sur les rencontres réalisées en amont auprès des prestataires ou signaler le recours à des études. De plus, préciser le nombre d’entreprises susceptibles de répondre permet de comprendre l’effectivité de la concurrence.

Le bilan du marché lorsqu’il s’agit d’un renouvellement est très rarement communiqué. Pourtant, il demeure indispensable que les organismes apportent ces éléments, notamment pour justifier, le cas échéant, le changement du montage contractuel ou le choix d’allotir ou non. Ces choix peuvent paraître évidents aux organismes mais la Commission, c’est-à-dire le secrétariat, les rapporteurs et les membres ont réellement besoin d’éléments d’explication pour étudier de manière pertinente les dossiers. Cette absence peut générer une incompréhension, surtout si le dossier est pris en charge par un rapporteur qui se trouve ensuite dans l’obligation de s’adresser à l’organisme pour comprendre les raisons des différents choix opérés.

Michel DURaFFOURg

Ces précisions apparaissent, en effet, primordiales. Trop de contrôles a posteriori montrent que les mêmes prestataires se succèdent. Une remarque en ce sens avait été formulée à un organisme par le passé. Il a alors réalisé une véritable analyse du marché des opérateurs lui permettant, ainsi, de changer sa manière de préparer les marchés publics.


Les arguments justifiant le recours à un marché globalLes observations et avis de la Commission ont également porté sur les arguments justifiant du recours à un marché global. La Commission a ainsi été amenée à produire un rappel sur les exceptions posées par la réglementation en vigueur. Elle a également veillé à l’existence et à la solidité des arguments justifiant le choix d’un marché global.

Les arguments économiques doivent démontrer la réalité de l’économie attendue. Les organismes sont invités à réaliser si possible une évaluation comparative du coût des prestations alloties par rapport à un marché global.

La Commission a estimé que la seule indication selon laquelle la gestion de plusieurs marchés entraînait un surcoût sans démonstration des économies d’échelle pouvant être réalisées demeurait insuffisante. De même, des éléments de simplification de gestion qui justifieraient le choix d’un marché global restent souvent trop succinct, des détails supplémentaires apparaissent alors indispensables.

Les arguments techniques doivent, eux aussi, être largement explicités. Il a, par exemple été considéré qu’un argumentaire portant sur l’interdépendance fonctionnelle et technique d’un patrimoine applicatif qui rendrait difficile la coordination de travaux si ces derniers étaient répartis sur plusieurs lots pour un marché de tierce maintenance applicative était justifié.



La durée des marchés à bons de commandeLa Commission se montre particulière vigilante sur les dérogations à la durée de 4 ans pour les marchés à bons de commande. Elle accepte naturellement des motifs liés à la durée d’amortissement et à l’objet du marché mais à condition, toutefois, qu’un argumentaire détaillé soit produit. De manière générale, la Commission valide des durées de 5 ans, voire 6 ans, mais se montre très réservée au-delà.

Michel DURaFFOURg

Nous avons par exemple reçu une note de la Direction des affaires juridiques du Ministère des affaires sociales stipulant que tous les marchés à bons de commande supérieurs à 4 ans étaient irréguliers. La Commission se montre davantage libérale. C’est pourquoi, la justification apportée demeure extrêmement importante.

La note de présentation doit donc contenir ces multiples justifications. Elle représente un élément substantiel de la prise de décision.


Par exemple, il a été estimé qu’une durée de 6 ans proportionnelle à l’amortissement était acceptable dès lors qu’un prérequis technique et financier d’environ 22 mois, à compter de la notification, était nécessaire au titulaire pour redéfinir le cadre technique. De même, une durée de 5 ans liée à l’objet même d’un marché portant, par exemple, sur des prestations d’hébergement et d’exploitation de système d’information a été considérée comme justifiée.

Les accords-cadresLa Commission a formulé plusieurs observations sur les accords-cadres. La première a porté sur la pertinence d’un accord-cadre mono-attributaire dès lors que les conditions d’exécution du contrat étaient totalement définies. La seconde a concerné une recommandation visant à recourir à un accord-cadre pour permettre de préciser le besoin. Pour finir, afin de garantir l’effectivité de la concurrence, il a été recommandé de prévoir une obligation de réponse pour les marchés subséquents d’un accord-cadre multi-attributaire.

La définition du besoin et les spécifications techniquesLa Commission veille à ce que les prestations soient entièrement définies avant le lancement de la consultation. Elle se montre particulièrement vigilante à la bonne définition des unités d’œuvre dans le cadre des prestations de service, notamment informatiques. Il s’agit d’échapper au risque de requalification du contrat en prêt illégal de main-d’œuvre ou en délit de marchandage. Il est ainsi constaté que la spécification des besoins sous forme d’unités d’œuvre était désormais acquise pour les marchés des services informatiques.


Toutefois, la notion d’unités d’œuvre demeure délicate à appréhender pour d’autres prestations de service. La Commission a ainsi formulé des observations sur des DPGF ou BPU qui faisaient apparaître des taux horaires jours/homme, des coûts horaires ou des coûts de journée. Or ces données ne peuvent constituer un prix de marché. La Commission a donc rappelé qu’il convenait de définir des unités d’œuvre ou des postes techniques qui soient représentatifs de la prestation à réaliser.

Observations diversesLa Commission a, par ailleurs, formulé un certain nombre d’observations diverses. Elle a, ainsi, émis des observations sur la cohérence des documents demandés entre le règlement de la consultation et l’avis de publicité. De même, de nombreuses observations ont concerné la complétude des avis de publicité. En effet, certains projets de publicité ne respectaient pas toujours plusieurs des obligations résultant de la jurisprudence. Les modalités de financement doivent en particulier systématiquement comporter les données relatives au financement et aux conditions de règlement : nature des crédits, avance, acompte, délai global de paiement.

De plus, les marchés à bons de commande sont des accords-cadres européens et doivent donc être enregistrés comme tels pour des procédures de niveau européen. De même, l’étendue du marché doit être mentionnée, y compris en l’absence de minimum ou de maximum.

Enfin, de nombreuses remarques ont été formulées sur les documents demandés au stade de la candidature. La Commission a également insisté sur le fait que les renseignements demandés à l’appui des candidatures devaient être prévus réglementairement et s’avérer nécessaires au regard de l’objet du marché.

Michel DURaFFOURg

Pour finir, notons que l’activité de la Commission connaît des variations liées aux COG. Lorsque des retards dans leur signature interviennent, une partie des opérations subit un décalage. En 2015, la Commission a donc absorbé des dossiers qui auraient dû être réalisés en 2014. En revanche, notre rythme de croisière devrait être atteint en 2016.

La Commission se montre relativement souple surtout en fin de COG, pour favoriser l’examen des dossiers. En effet, les crédits ne sont pas reconductibles de COG en COG, la Commission est donc attentive, lorsqu’un organisme bénéficie des autorisations de sa Caisse nationale à ce que la procédure soit rapide.

Ainsi, en 2015, la tenue d’une séance exceptionnelle a été programmée pour valider un dossier émanant d’une branche particulière, même si, au final, le dossier ayant été retiré, la séance n’a pas eu lieu. La Commission témoigne donc d’une grande sou-plesse et se montre toujours au service des organismes. Il s’agit là de sa principale caractéristique à laquelle nous sommes attachés.


PRÉSENTATION DU BILAN D’ACTIVITÉ 2015 DE LA CCMOSS ET QUESTIONS DIVERSES

216 Les conseils formulés par le secrétariat

17 Les demandes de conseils au stade de l’expression des besoins- 17 Nature du contrat

- 17 Définition du besoin

- 18 Les accords-cadres

- 19 L’urgence selon l’article 35-II-1 du CMP

21 Les demandes de conseils portant sur la passation des marchés- 21 La mauvaise exécution antérieure

- 21 Délit de favoritisme

- 22 La dématérialisation

- 22 Déclaration sans suite

- 22 Délai de stand still en MAPA

- 23 CADA

24 Les demandes de conseils portant sur l’exécution des marchés- 24 Théorie de l’imprévision

- 24 Résiliation pour faute

- 25 Recours et délais applicables aux organismes de Sécurité sociale de droit privé

L’ACTIVITé DU SECRéTARIAT DE LA COMMISSION


Kani MeTe Juriste du secrétariat de la CCMOSS

Les activités du secrétariat peuvent être déclinées en 6 grands axes.

Le premier consiste à assurer le secrétariat technique de la Commission. Le second est de dispenser des conseils juridiques en droit des marchés publics à l’ensemble des organismes de Sécurité sociale. Le troisième consiste à effectuer des actions de communication et d’information au travers de veilles juridiques mensuelles, de bulletins d’informations, du rapport d’activité de la Commission et des actes du séminaire.

Ensuite, le quatrième axe vise à mettre à jour les pièces administratives des marchés relatifs aux opérations immobilières. Dans ce cadre, il s’agit aussi bien des opérations de travaux, que les services annexes comme la maîtrise d’œuvre ou le contrôle technique.

Le cinquième axe consiste, pour le secrétariat, de participer à des réunions et à des groupes de travail consacrés aux marchés mutualisés et à des opérations immobilières. Enfin, dans le cadre du sixième axe, le Secrétariat alimente le portail extranet de l’Ucanss et les groupes « veille et expertise juridique » et « achats responsables » du réseau U Achats.

Les conseils formulés par le secrétariat

François BLaRD Juriste du secrétariat de la CCMOSS

La CCMOSS assure un conseil téléphonique qui reste marginal et les organismes sollicitent prioritairement le mail [email protected]. En 2015, jusqu’au 30 novembre, nous avons reçu 487 demandes. Or, à la même date l’année passée, nous en avions recensé un peu plus de 300. En revanche, le délai de réponse est resté stable, entre 3 et 4 jours. Une question ponctuelle peut être traitée très rapidement, mais l’analyse d’un DCE peut nécessiter davantage de temps.

Parmi les 487 demandes, 145 étaient liées à des opérations immobilières gérées par le département OPIM de l’Ucanss, ce qui représente près de 30% de notre activité de conseil écrit. Les 342 autres sollicitations ont principalement concerné des organismes éprouvant des difficultés internes.

En outre, toutes les branches de la Sécurité sociale nous sollicitent et la branche maladie apparaît comme notre principale cliente, avec 165 demandes, suivie de la branche famille avec 112 demandes. Cette dernière nous sollicite davantage pour des opérations immobilières.

Par ailleurs, la plupart des demandes relatives aux opérations immobilières consistent en la transmission de DCE. Nous nous assurons, avec l’organisme, que les pièces adéquates sont envoyées. Ceci suppose de connaître le montant de l’opération, de déterminer notamment s’il est question d’une procédure adaptée ou d’une procédure formalisée. En cas de procédure formalisée, il convient de mesurer la pertinence d’un appel d’offres restreint ou ouvert en fonction du secteur d’achat.

De plus, nous recensons un nombre croissant de questions relatives à l’exécution des marchés. Elles concernent des problèmes de résiliation ou, de plus en plus, des pré-contentieux en immobilier. De même, en matière immobilière, nous vérifions les DCE, ce qui nécessite un temps certain.

Par ailleurs, 50% des questions hors opérations immobilières ont concerné la passation. Les autres concernent la définition des besoins et l’exécution.

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L’ACTIVITÉ DU SECRÉTARIAT DE LA COMMISSION

Les demandes de conseils au stade de l’expression des besoins

Kani MeTe

Le secrétariat a été amené à valider des dossiers de consultation portant notamment sur l’acquisition de véhicules, la location et l’entretien de fontaines d’eau, le nettoyage de locaux ou des prestations de commissaires aux comptes. Au-delà de ces demandes, le secrétariat a été sollicité pour des questions plus sensibles, notamment pour l’achat de vaccin ou l’achat en crédit-bail par la MSA.

Nature du contrat Tout d’abord, de nombreux organismes s’interrogent sur le choix pertinent lorsqu’ils souhaitent acquérir un bien ou lancer une consultation. Nous leur rappelons la définition du marché public figurant à l’article 1 du Code des marchés publics. Le Secrétariat a précisé que les contrats d’achat de livres ou de prestations de service d’huissier devaient être qualifiés de marchés publics.

Définition du besoinPour plusieurs projets de marchés notamment de nettoyage, de travaux de peinture et de formation, il a été rappelé aux organismes que le bordereau de prix ne pouvait pas être fondé exclusivement sur une demande de prix par heure mais sur un prix selon le type de travaux demandés (exemple : peinture sur bois, sur métaux...) ou des prestations exigées (exemple : prix par mètre carré selon X fréquence sur X type de sol) afin d’éviter toute requalification en prêt illégal de main d’œuvre.

Le secrétariat de la CCMOSS a également rappelé aux organismes pour leurs marchés de prestations intellectuelles, d’informatiques ou de fournitures assimilées, que deux systèmes économiques différents en matière de droit de propriété intellectuelle existent et sont définis dans le CCAG-PI notamment à travers deux options :

- la concession des droits d’utilisation sur les résultats (option A) - la cession des droits d’exploitation sur les résultats (option B)

Pour déterminer l’option à retenir, le pouvoir adjudicateur doit donc déterminer précisément son besoin.

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Option aL’option A consiste pour le titulaire du marché à concéder, à titre non exclusif, au pouvoir adjudicateur et aux tiers désignés par le marché, le droit d’utiliser ou de faire utiliser les prestations intellectuelles fournies dans le cadre du marché.Cette concession ne vaut que pour les besoins découlant de l’objet du marché et pour la France, à compter de la livraison des résultats, sous la condition résolutoire de la réception des prestations.Le prix de la cession de ces droits d’utilisation doit être compris dans le montant du marché.Le pouvoir adjudicateur devient un utilisateur de ces résultats pour ses besoins propres tels que définis dans le marché. Il est donc essentiel, au stade de la préparation du marché, que le pouvoir adjudicateur s’interroge sur les besoins d’utilisation des résultats présents et à venir. Le droit de propriété revient au titulaire du marché qui pourra, par la suite, utiliser ce résultat ou autoriser d’autres tiers à les exploiter.

Le pouvoir adjudicateur a intérêt à choisir cette option s’il n’a pas d’intérêt stratégique à obtenir l’exclusivité des droits liés au résultat de l’exécution du marché, sinon le coût de l’opération risque d’être trop élevé par rapport au besoin réel.Le recours à cette option se justifie par exemple pour l’acquisition d’un logiciel standard.

Option BDans le cadre de cette option, le titulaire du marché cède au pouvoir adjudicateur, à titre exclusif et dans son intégralité, les droits ou titres de toute nature afférents aux résultats.Devenant le propriétaire, le pouvoir adjudicateur peut utiliser comme il le souhaite ces résultats, même à des fins commerciales.

Le choix de l’option B se justifie lorsque la propriété des droits et l’exclusivité de l’exploitation des résultats constituent une part de l’identité de la personne qui l’utilise. Le recours à cette option se justifie, par exemple, pour l’acquisition d’un logo.

Le secrétariat de la CCMOSS a également précisé que quelle que soit l’option retenue, chaque organisme doit définir dans son cahier des clauses administratives particulières l’étendue de la cession. Il doit notamment préciser le territoire, la durée, les droits cédés (reproduction, représentation, traduction, arrangement, etc.), les modes de diffusion, etc.

Les accords-cadresCertains organismes ayant manifesté la volonté de passer des accords-cadres de maîtrise d’œuvre, le secrétariat de la CCMOSS a toutefois attiré leur attention sur le fait que la passation d’un accord-cadre pour la maîtrise d’œuvre comporte un certain nombre d’inconvénients à savoir que :

- l’accord-cadre comporte une exclusivité d’achat auprès du ou des titulaires retenus pouvant entraîner un risque d’entente en matière de prix ;



- le recours à un accord-cadre nécessite de déterminer, à minima, la nature et l’étendue des besoins à satisfaire dès la conclusion de l’accord-cadre. Lorsque les marchés subséquents seront passés, la nature et l’étendue des besoins devront être déterminés avec précision. Ceci implique donc d’avoir une visibilité sur les opérations immobilières et leur nature. En outre, le maître d’ouvrage a l’obligation de définir pour chaque opération les caractéristiques propres de celle-ci, l’étendue des missions du maître d’œuvre, le coût prévisionnel des travaux, la composition et les compétences du maître d’œuvre souhaitées.

- les maîtres d’œuvre sont sélectionnés dans un contexte défini pour un programme particulier. Il faut donc déceler, dès les dossiers de candidature, les qualités des maîtres d’œuvre qui laissent supposer des réponses possibles pertinentes au regard du programme, du site ou des sites, des enjeux de l’opération et donc des exigences du maître d’ouvrage. Eu égard à ces différents paramètres, la rédaction du cahier des charges et d’une annexe financière est difficile.

Par ailleurs, l’article 76-V prévoit que la durée des accords-cadres ne peut dépasser quatre ans. Les marchés subséquents fondés sur un accord-cadre ne peuvent donc être conclus que pendant la durée de validité de cet accord-cadre même si l’exécution des marchés subséquents peut se poursuivre au-delà de la durée de validité de l’accord-cadre.

Toutefois, elle ne doit pas se prolonger dans des conditions qui méconnaissent l’obligation d’une remise en concurrence périodique.

L’urgence selon l’article 35-II-1 du CMpLes organismes nous ont souvent sollicités en insistant sur l’urgence de lancer la procédure demandée.

À cette occasion, le Secrétariat a rappelé les points suivants :

• L’article 35-II-1° du code des marchés publics prévoit que peuvent être négociés sans publicité préalable et sans mise en concurrence « les marchés et les accords-cadres conclus pour faire face à une urgence impérieuse résultant de circonstances imprévisibles pour le pouvoir adjudicateur et n’étant pas de son fait, et dont les conditions de passation ne sont pas compatibles avec les délais exigés par les procédures d’appel d’offres ou de marchés négociés avec publicité et mise en concurrence préalable, et notamment les marchés conclus pour faire face à des situations d’urgence impérieuse liées à une catastrophe technologique ou naturelle... ».

• Le point 12.1.2.2 de la circulaire du 14 février 2012 relative au guide des bonnes pratiques en matière de marchés publics précise que « l’urgence peut être qualifiée d’impérieuse lorsque

Enfin, la mission de maîtrise d’œuvre s’achève à la fin du délai de garantie de parfait achèvement ou après prolongation de ce délai si les réserves signalées lors de la réception ne sont pas toutes levées à la fin de cette période.


l’acheteur public est confronté à des circonstances imprévisibles d’une particulière gravité, telles que, par exemple, celles menaçant la sécurité des personnes. L’urgence impérieuse s’interprète très strictement ».

• L’urgence impérieuse a été admise dans les circonstances suivantes : - pour la mise en service du réseau téléphonique d’un établissement public de santé, en raison de retard pris à la suite de l’infructuosité de la procédure d’appel d’offres mise en œuvre ;

- pour la réalisation de travaux de sécurité de première nécessité conditionnant l’accès à un bâtiment par le public à la suite de la tempête de décembre 1999, dès lors que les marchés en cause sont passés dans les heures, les jours, au plus les semaines suivant la survenance de la tempête.

• En revanche, elle n’a pas été admise : - pour les travaux de renforcement d’un transformateur électrique, alors même qu’il suscitait de fréquentes coupures de courant dans un quartier entier de la commune ;

- pour les travaux nécessaires à la réalisation d’une maison des familles par une commune, alors qu’il ne s’agissait que de minimiser la gêne causée par le chantier aux riverains ;

- pour un marché négocié passé trois mois après le passage d’un cyclone en janvier 1985 ;

- pour des marchés de rénovation de lycées passés deux ans après l’adoption du plan régional de rénovation de ces établissements et ce, malgré l’infructuosité de la procédure d’appel d’offres.

Dans sa fiche intitulée « l’urgence dans les marchés publics » la direction des affaires juridique de Bercy précise que « le recours à l’urgence impérieuse doit être explicitement motivé et les marchés passés en application de l’article 35-II-1° doivent être limités aux prestations strictement nécessaires pour faire face au caractère impérieux de cette urgence ».

Il est notamment indiqué que les acheteurs publics peuvent passer des marchés négociés sans publicité ni mise en concurrence pour :

- entreprendre la réfection des voies gravement endommagées ; - consolider les ouvrages menaçant de s’effondrer ; - entreprendre des actions de secours aux personnes sinistrées (solutions d’hébergement provisoire, distribution de repas…) ;

- rétablir le fonctionnement des réseaux ;

En revanche, l’urgence impérieuse ne saurait justifier la passation de marchés négociés sans mise en concurrence pour, par exemple :

- reconstruire les bâtiments publics effondrés ; - assurer le relogement pérenne de sinistrés ; - réaliser de nouveaux ouvrages.

Compte tenu du caractère très restrictif de l’article 35-II-1° du CMP, le recours à un marché négocié sans publicité préalable et sans mise en concurrence serait possible pour les travaux relatifs à la partie d’un ouvrage qui menace de s’effondrer. Cependant, pour le reste de l’ouvrage, l’organisme devrait procéder à une mise en concurrence en respectant les règles du droit de la commande public.



Les demandes de conseils portant sur la passation des marchés

François BLaRD

Les conseils en matière de passation des marchés ont représenté 176 questions. Là encore, certaines problématiques se sont révélées récurrentes.

La mauvaise exécution antérieureDe nombreux organismes nous ont sollicité car ils se sont aperçus que, parmi les différentes candidatures reçues, se trouve une entreprise avec laquelle ils ont connu une mauvaise expérience. Nous leur rappelons alors la jurisprudence liée à l’arrêt Société Générale des travaux européens rendue par la Cour administrative d’appel de Versailles en 2013.

Le pouvoir adjudicateur avait résilié un contrat pour faute avec une entreprise. Lors d’un nouvel appel d’offres, cette même entreprise avait candidaté et le pouvoir adjudicateur l’avait écartée. Or, la Cour administrative d’appel avait jugé qu’il était possible de tenir compte d’une mauvaise expérience passée, mais qu’il demeurait indispensable de rechercher si des éléments de la candidature de l’entreprise garantissaient qu’elle possède les capacités suffisantes pour exécuter le marché.

Nous renvoyons donc à cette jurisprudence et expliquons aux organismes qu’ils ne doivent pas nécessairement écarter une candidature au prétexte d’une mauvaise expérience passée, sauf hypothèse théorique où l’entreprise ne fournirait comme seule référence cette mauvaise expérience.

Délit de favoritismeDe nombreuses caisses nous sollicitent car leur administrateur titulaire souhaite candidater à un de leurs marchés. L’article L231-6-1 5b du Code de la Sécurité sociale stipule qu’un administrateur peut candidater dès lors qu’il n’appartient pas à la Commission des marchés. Cependant, si le marché lui est attribué, il perd son mandat.

De plus, nous indiquons aux organismes la définition du délit de favoritisme, qui revêt des réalités très larges dans le Code pénal. Elle peut donc faire naître un doute lorsqu’un marché est attribué à un administrateur. Nous sensibilisons donc les organismes sur ce sujet et les incitons à dissuader l’administrateur de candidater au marché de sa caisse.

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La dématérialisationLes questions relatives à la dématérialisation portent principalement sur la signature. Un organisme nous a, par exemple, sollicités car il avait reçu électroniquement un document signé manuscritement puis scanné. Or, une signature est soit manuscrite, soit électronique, mais n’a pas valeur d’original si elle est scannée. Dans ces cas précis, la candidature doit être écartée.

D’autres organismes nous demandent si un document doit être signé ou non. La réglementation des marchés publics n’élargit ni ne restreint le champ des documents à transmettre revêtus d’une signature : les documents à signer électroniquement sont ceux qui auraient été signés de manière manuscrite.

Si un document doit être signé manuscritement lorsqu’il est sous format papier, il doit l’être électroniquement lorsqu’il est envoyé par informatique. C’est donc le mode de transmission qui permet de déterminer la façon de signer un document. Nous invitons les organismes à lister dans leur DCE les documents devant être signés électroniquement ou de façon manuscrite.

Enfin, nous avons rencontré des cas où seul le fichier zip était signé, mais pas les documents eux-mêmes. Nous avons, ainsi, formellement rappelé que les documents devaient bien être signés, et non le fichier zip.

Déclaration sans suiteLes organismes nous ont notamment interrogés sur l’instance compétente pour déclarer une procédure sans suite. Nous les avons renvoyés à l’arrêté du 16 mars 2008, dont l’article 5 liste de façon exhaustive les compétences de la Commission des marchés. En matière d’appel d’offres, cette dernière s’avère compétente pour déclarer infructueuse ou sans suite une procédure en cas d’absence de candidatures ou d’offres, ou si seules des offres inacceptables, irrégulières ou inappropriées ont été reçues.

Au contraire, si la procédure ne s’inscrit pas dans ces cas précis, c’est au directeur de déclarer sans suite, pour motif d’intérêt général. En outre, aucune définition réglementaire du motif d’intérêt général n’existe et nous renvoyons donc à la jurisprudence selon le motif que l’organisme souhaite invoquer.

Les cas les plus classiques de motif d’intérêt général retenus sont l’abandon d’un projet par le pouvoir adjudicateur, l’existence d’un vice juridique dans une procédure ou l’existence d’une contradiction dans les pièces transmises.

Délai de stand still en MapaCette question a été tranchée en 2011 par l’arrêt du Conseil d’Etat grand port maritime du Havre. La haute autorité a jugé que le délai stand still ne s’appliquait pas en MAPA. Il n’y a donc aucun délai à respecter avant de signer un MAPA, ni même d’obligation d’avertir les candidats évincés.

Dans la pratique, cette disposition permet de bloquer le référé précontractuel, qui s’établit avant la signature du marché. Notre conseil reste, toutefois, de réfléchir à l’intérêt d’avertir les candidats évincés, notamment pour respecter le principe de transparence des procédures figurant dans l’article 1 du Code des marchés publics.



De même, le sujet n’a encore jamais été tranché par le juge européen, nous ne sommes donc pas certains que ne pas informer les candidats évincés et ne pas respecter un délai ne soit pas contraire au droit européen. Nous avons donc tendance à conseiller aux organismes d’informer les candidats évincés et de respecter un délai raisonnable de 5 à 10 jours. Plus le marché sera important et sensible, plus nous conseillerons des délais étendus.

CaDaCertains organismes s’interrogent sur la communicabilité de documents en application de la loi de 1978. Nous leur faisons en général part de la jurisprudence de la CADA en matière de communicabilité et leur rappelons que les marchés publics constituent des documents administratifs au sens de la loi de 1978. À ce titre, ils doivent être communiqués à toutes personnes en formulant la demande, que celles-ci aient candidaté ou non.

De plus, les documents ne sont communicables qu’au terme de la procédure. En effet, seuls des documents définitifs peuvent être transmis et tant qu’un marché n’est pas signé, les documents qui y affèrent demeurent préparatoires. En outre, lorsqu’ils nous sollicitent, les organismes nous soumettent parfois une liste des pièces réclamées par les entreprises et nous répondons alors au cas par cas.

Pour exemple, une entreprise peut réclamer la copie de l’acte d’engagement signé. Dans un tel cas, nous nous référons à la jurisprudence CADA stipulant que l’acte d’engagement est communicable sous réserve de l’occultation des informations couvertes par le secret industriel commercial comme les coordonnées bancaires.


Les demandes de conseils portant sur l’exécution des marchés

Kani MeTe

Théorie de l’imprévisionL’imprévision se pose lorsque le titulaire est contraint d’exécuter une prestation lors de la survenance de circonstances nouvelles et imprévisibles. Or, il existe 3 conditions à respecter pour que l’imprévision soit établie.

Tout d’abord, il faut que l’élément affectant l’exécution du contrat soit imprévisible au moment de la conclusion du contrat. Ensuite, l’événement doit procéder d’un fait étranger à la volonté des parties. Enfin, l’événement doit entraîner un bouleversement de l’économie du contrat, c’est-à-dire plus qu’une simple rupture de son équilibre financier.Le Secrétariat a attiré l’attention des organismes de Sécurité sociale sur le fait que le titulaire n’est libéré d’aucune de ses obligations lorsqu’il invoque l’imprévision.

Même si le titulaire du marché invoque l’imprévision, il est tenu de poursuivre l’exécution du marché, faute de quoi il se verrait privé du droit d’obtenir une indemnisation au titre de l’imprévision. Lorsque l’imprévision est avérée, le pouvoir adjudicateur est tenu d’aider financièrement le titulaire du marché. Cependant, ce dernier doit assurer sa prestation pour en bénéficier. De plus, l’indemnisation ne doit pas couvrir l’intégralité du dommage subi, dans la mesure où l’évènement est étranger au pouvoir adjudicateur.

Dans le cas où ces difficultés se poursuivraient au-delà d’un délai raisonnable, et à défaut d’accord amiable, le pouvoir adjudicateur est en droit d’obtenir la résiliation du marché.

Résiliation pour fauteLe Secrétariat a été sollicité à de nombreuses reprises sur la résiliation. Il a rappelé que, dans le cadre des marchés publics, le pouvoir adjudicateur dispose d’un certain nombre de prérogatives dont, notamment, la possibilité de prononcer la résiliation pour faute du titulaire. Deux cas de figurent sont à distinguer. Tout d’abord, lorsque le CCAP ne fait pas référence au CCAG concerné, le pouvoir adjudicateur doit appliquer les dispositions prévues dans le CCAP.

En revanche, lorsqu’une référence au CCAG existe, le pouvoir adjudicateur doit respecter un formalisme précis. Il doit adresser au préalable une mise en demeure au titulaire du marché par tout moyen permettant de donner date certaine à sa réception (la lettre recommandé avec accusé de réception est préconisée).

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La mise en demeure doit comporter les mentions suivantes :

1. les motifs de la mise en demeure ; 2. l’indication d’un délai raisonnable, permettant au titulaire de remédier à la

situation (CE, 9 novembre 1988, commune de Freistroff, req. n°69450) ; 3. la sanction encourue en cas de manquement avéré, à savoir la résiliation du

marché, simple ou aux frais et risques.

Le Secrétariat de la CCMOSS attire l’attention des organismes de Sécurité sociale sur le fait que l’exécution de la prestation aux risques et aux frais du titulaire doit avoir été prévue dans le CCAP du marché.

Dans la mesure où, le titulaire du marché ne donne pas suite à la mise en demeure, la résiliation du marché peut être prononcée. Cette décision doit être motivée, et mentionnée expressément le type de résiliation (simple ou aux frais et risques) ainsi que la date d’effet. La résiliation doit être accompagnée d’un décompte de résiliation qui récapitule les débits et crédits du titulaire du marché après inventaire contradictoire des prestations réalisées. Ce décompte financier ne peut être totalement établi au moment de la décision de la résiliation prononcée aux frais et risques. Dans cette hypothèse (résiliation aux frais et risques), le règlement financier du marché initial ne peut être établi qu’après exécution complète du marché de substitution.

Les CCAG dressent la liste des éléments qui doivent être pris en compte afin de déterminer le montant des indemnités auxquels le titulaire peut prétendre.

Recours et délais applicables aux organismes de Sécurité sociale de droit privéLa directive 2007/66/CE du Parlement européen et du Conseil du 11 décembre 2007 dite « recours » impose aux états membres de mettre en place les mesures nécessaires pour garantir que les décisions prises par le pouvoir adjudicateur puissent faire l’objet de contestations certaines et rapides.

Cette directive a été transposée en droit français par l’ordonnance n°2009-515 du 7 mai 2009 et complétée par le décret n°2009-1456 du 27 novembre 2009 relatif aux procédures de recours applicables aux contrats de la commande publique.

Le chapitre II de l’ordonnance n° 2009-515 dresse la liste des recours applicables aux marchés publics des organismes de sécurité sociale. Ces recours sont au nombre de deux, il s’agit :

- du référé précontractuel ; - et du référé contractuel.

Référé précontractuelLe Secrétariat a eu l’occasion de rappeler que le référé précontractuel ne peut être formé qu’à compter de la publication de l’avis d’appel public à la concurrence jusqu’à la signature du contrat.


En ce qui concerne les personnes ayant intérêt à agir, le Secrétariat a rappelé qu’il s’agissait des personnes ayant intérêt à conclure le contrat et susceptibles d’être lésées par un manquement aux obligations de publicité et de mise en concurrence auxquelles est soumise la passation de ce dernier. Il s’agit des opérateurs économiques qui ont déposé une candidature ou une offre et ceux qui en ont été empêchés en raison d’un défaut de publicité ou d’une manœuvre destinée à les empêcher de soumissionner.

Référé contractuelEn ce qui concerne le référé contractuel, le recours peut être formé :

- au plus tard le 31ème jour suivant la publication d’un avis d’attribution pour tous les marchés et accords-cadres ;

- au plus tard le 31ème jour suivant la notification au titulaire de la conclusion du contrat pour les marchés fondés sur un accord-cadre ou un système d’acquisition dynamique ;

- dans un délai de 6 mois à compter du lendemain du jour de la conclusion du contrat en l’absence de publication.

En revanche, le référé contractuel ne peut pas être exercé à l’égard d’un contrat dont la passation n’est pas soumise à une obligation de publicité préalable et aux procédures adaptées pour lesquelles un avis d’intention de conclure a été publié avant la conclusion du contrat, et dont le délai de 16 ou 11 jours a été respecté entre la publication de l’avis et la signature du marché.Le Secrétariat a rappelé que les personnes ayant intérêt à agir dans le cadre du référé contractuel sont les mêmes que celles issues du référé précontractuel.

En revanche, le recours n’est pas ouvert au demandeur ayant fait usage du référé précontractuel dès lors que le pouvoir adjudicateur a respecté l’obligation de ne pas signer le contrat et s’est conformé à la décision juridictionnelle rendue sur ce recours.

Le Secrétariat attire l’attention des organismes de Sécurité sociale de droit privé sur le fait que leur contentieux relève des juridictions de l’ordre judiciaire en raison de la nature de leur contrat.

Le Secrétariat a rappelé qu’il convient, pour connaître des contestations relatives aux obligations de publicité et de mise en concurrence auxquelles est soumise la passation des contrats de la commande publique, de se référer à l’article L. 211-14 du Code de l’organisation judiciaire qui attribue une compétence exclusive à « des tribunaux de grande instance spécialement désignés ».

Ces tribunaux de grandes instances compétents en la matière sont listés à l’annexe VIII-II du Code suscité.



Michel DURaFFOURgAvez-vous des questions ?

De la salleJ’aimerais réaborder l’option A et l’option B du CCAG de prestation intellectuelle que vous avez évoqué en début d’intervention. J’adhère, bien évidemment, au mode d’emploi que vous avez énoncé. Cependant, je constate que, dans les marchés de maîtrise d’œuvre, l’option B est toujours retenue. Lorsque je les interroge sur ce choix, alors que les marchés concernés ne présentent pas des caractéristiques particulières, les organismes me répondent qu’ils adoptent le conseil de l’Ucanss.

Pourquoi l’Ucanss préconise-t-elle donc de retenir systématiquement l’option B pour ces marchés de maîtrise d’œuvre ?

Véronique SYMpHORIeNLe Secrétariat est amené à diffuser des modèles de pièces administratives pour les opérations immobilières et, notamment, les marchés de travaux. Or, il est effectivement inscrit dans ces modèles de privilégier l’option B. Toutefois, une mise à jour est en cours et le choix entre l’option A et l’option B sera désormais laissée aux organismes.

La préconisation initiale avait été formulée il y a fort longtemps par le département des opérations immobilières de l’Ucanss. Depuis septembre 2014, le secrétariat a repris la totalité de la fonction de conseil juridique pour les opérations immobilières et a entrepris de remettre ces pièces à jour.

De la salleMa seconde question portera sur l’imprévision. De mes lointaines études de droit, je me souviens que l’imprévision est une théorie jurisprudentielle du Conseil d’Etat et n’est jamais mentionnée dans le Code des marchés publics. Les marchés des organismes de Sécurité sociale de droit privé, qui ne relèvent pas de la jurisprudence administrative, sont-ils véritablement habilités à faire appel à cette notion d’imprévision ?

Je n’en suis pas convaincu, mais vous semblez considérer au contraire que la théorie de l’imprévision peut en effet être transposée aux marchés des organismes de sécurité sociale de droit privé. Est-ce avéré ?

Michel DURaFFOURgVotre question est intéressante. En général, le juge judiciaire s’imprègne pour les marchés publics de la jurisprudence administrative.

De la salleS’il s’en imprègne, la transposition systématique n’en demeure pas moins incertaine.

Kani MeTeAucun jugement sur le sujet n’a été rendu. C’est pourquoi, nous nous montrons toujours très prudents. Cependant, comme vient de le souligner Monsieur DURAFFOURG, pour


les marchés de droit privé, le juge judiciaire s’inspire des décisions et arrêts du Conseil d’Etat.

De la salleAu vu de plusieurs arrêts, la Cour de cassation tend bien à transposer la théorie de l’imprévision pour des marchés de droit privé. Il s’agit de la tendance jurisprudentielle. De plus, le nouveau droit des obligations prévoit formellement cette théorie. Il faut donc s’attendre qu’elle soit d’ores et déjà transposable et devienne obligatoire lorsque les nouvelles applications du droit des obligations seront transposées dans le Code civil.

Michel DURaFFOURgJe vous remercie pour cette précision. Il s’agit là d’un débat d’expert qui illustre parfaitement la qualité de nos rapporteurs. Ces derniers ne sont pas des jeunes diplômés, et nous nous appuyons sur de véritables spécialistes du Ministère de la Défense, du Ministère des Finances ou issus des agents de Direction de la Sécurité sociale.

De la salleJ’aimerais revenir sur la position de la CADA concernant la transmission automatique des documents pour des marchés publics passés par des organismes de Sécurité sociale de droit privé. Ces marchés étant soumis au juge judiciaire, qu’en est-il ?

gina TOCNYLa CADA entend les documents administratifs au sens large. Les organismes de Sécurité sociale y sont donc inclus.

De la salleJe pensais pourtant que les documents concernaient spécifiquement les marchés participant à l’exécution du service public. Or, une décision de la CADA stipule au contraire que tous les marchés ne participent pas à l’exécution du service public.

gina TOCNYLa CADA a rendu des avis très clairs sur les organismes de sécurité sociale de droit privé et leurs marchés. Ils peuvent être consultés sur son site internet.

Michel DURaFFOURgCette question nous avait été posée par le passé et nous avions eu le plaisir de recevoir le Secrétaire général de la CADA. Il nous avait ainsi présenté un exposé très complet lors d’un précédent séminaire en 2009. Le compte-rendu de son intervention figure dans les actes du séminaire qui sont disponibles sur le site extranet de l’Ucanss espace CCMOSSl. À l’instar de l’exposé de Monsieur MAIA sur la transposition des directives, celui du Secrétaire général s’était avéré extrêmement constructif.



ACTUALITé RéGLEMENTAIRE ET JURISPRUDENTIELLE DES MARCHéS PUBLICS

330 Réglementation

- 30 Réglementation européenne

- 30 Réglementation nationale

31 Jurisprudence- 31 Au stade de la passation de la procédure

- 33 Au stade de l’exécution du marché


gina TOCNY Juriste du secrétariat de la CCMOSS

Je vous présenterai l’évolution 2015 de la jurisprudence sur la réglementation. Le temps nous étant compté, je serais rapide mais vous pourrez retrouver mon intervention dans les actes du séminaire qui vont être établis et consulter le document projeté sur le U-Achats.

RéglementationRéglementation européenneLa Commission européenne a communiqué aux Etats membres les projets de règlement fixant les nouveaux seuils d’application des marchés publics secteurs spéciaux et secteurs classiques. A compter du 1er janvier 2016, ces seuils seront relevés de 134 000 à 135 000 euros hors taxes pour les marchés publics de fournitures et de services, et de 5 186 000 à 5 225 000 euros pour les marchés publics de travaux.

De même, le règlement d’exécution de la Commission du 11 novembre 2015 a établi les formulaires standards pour la publication d’avis dans le cadre de la passation de marchés publics.

Réglementation nationaleL’ordonnance du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics a transposé la partie législative des 2 directives européennes du 26 février 2014 relatives aux marchés publics et dites secteurs publics et secteurs spéciaux. Le projet de décret relatif aux marchés publics achevant la transposition pour la partie réglementaire a quant à lui été dévoilé en novembre 2015. Ces 2 textes entreront en principe en vigueur au plus tard le 1er avril 2016. En outre, le Secrétariat de la CCMOSS propose une synthèse des dispositions de la loi sur l’extranet de l’Ucanss et le réseau U-Achats.

Ensuite, la loi du 17 août 2015 relative à la transition énergétique pour la croissance a revêtu plusieurs impacts sur la commande publique. Ainsi, l’article L228-4 du Code de l’environnement prévoit que la performance environnementale des produits, et en particulier leur caractère biosourcé, soit prise en compte lors de l’achat public. L’article L141-1 du même code met quant à lui en place l’idée d’une commande publique durable au service de la transition vers l’économie circulaire.

De plus, l’article 36 de cette loi stipule qu’en cas d’égalité de crédit ou d’équivalence d’offre, la préférence peut être donnée à un candidat favorisant l’utilisation de transports non polluants.

Enfin, le décret du 17 septembre 2015 a relevé les seuils de procédure prévus dans le Code des marchés publics de 15 000 à 25 000 euros hors taxes.

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ACTUALITÉ RÉGLEMENTAIRE ET JURISPRUDENTIELLE DES MARCHÉS PUBLICS

Jurisprudence

au stade de la passation de la procédure

L’analyse de la candidature : les capacités professionnelles, techniques et financières des candidats

Par l’arrêt du 30 décembre 2014, Société Armor SNC, le Conseil d’Etat a validé la possibilité pour une collectivité territoriale de répondre à un marché public sous certaines conditions. Le marché doit être le prolongement d’une mission de service public de cette collectivité, être dans le but d’amortir ses équipements, de valoriser ses moyens ou d’assurer son équilibre financier. De plus, le présupposé ne doit pas fausser les conditions de concurrence. Quoi qu’il en soit, les candidatures de collectivité à des marchés restent très rares.

Dans l’arrêt du 10 avril 2015, Chambre de commerce et d’industrie d’Ajaccio et de Corse du Sud, le Conseil d’Etat a rappelé que le pouvoir adjudicateur était tenu d’informer les candidats des critères de candidature dès l’engagement de la procédure de passation. Celui-ci doit, par conséquent, préciser les documents ou renseignements grâce auxquels il entend opérer la sélection des candidatures et les éventuels niveaux minimums de capacité qu’il envisage de fixer.

En revanche, de la même manière que la méthode de notation des critères d’attribution n’a pas à figurer nécessairement dans les documents de consultation, l’information appropriée des candidats n’implique pas que le pouvoir adjudicateur indique les conditions de mise en œuvre des critères de sélection des candidatures, sauf dans l’hypothèse où ces conditions, si elles avaient été initialement connues, auraient été de nature à susciter d’autres candidatures ou à retenir d’autres candidats.

Enfin, dans l’arrêt du 17 juin 2015, Commune de Montpellier, le Conseil d’Etat a rappelé que l’absence de références analogues ne pouvait justifier à elle seule le rejet d’une candidature d’un soumissionnaire et donc ne dispensait pas le pouvoir adjudicateur d’examiner les capacités professionnelles, techniques et financières des candidats. Dans le cas d’espèce, le Conseil d’Etat a jugé le rejet de la candidature comme régulier, le pouvoir adjudicateur ayant notamment examiné les moyens humains et matériels, les qualifications attestées et son expérience antérieure au regard de l’objet du marché.

L’analyse des offresPar l’arrêt du 21 octobre 2015, SA Test, le Conseil d’Etat a considéré qu’une solution alternative imposée par le pouvoir adjudicateur ne constituait ni une prestation supplémentaire éventuelle, ni une variante.

L’arrêt du 12 mars 2015 de la Cour de justice de l’Union Européenne a, pour sa part, rappelé que les critères d’attribution devaient être intelligibles. De plus, la Cour a rappelé que des critères d’attribution manquant de clarté ou étant incompréhensibles pouvaient constituer une violation de la directive. Il appartient donc aux juridictions nationales de vérifier que

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les candidats aient été normalement informés et étaient tous capables d’interpréter les informations.

La Cour a, cependant, relevé que l’absence de demande d’éclaircissement de la part d’un candidat devait être prise en compte. Ce dernier ne pourrait se prévaloir d’une carence d’information alors que les autres soumissionnaires ont été capables de présenter des offres.

Ensuite, dans l’arrêt du 18 septembre 2015, le Syndicat intercommunal des eaux du bas Roubion, le Conseil d’Etat a rappelé qu’un groupement ne pouvait imposer un seul attributaire pour 3 projets de marché existants. Ceci conduit à contourner la règle de l’article 10 du Code des marchés publics en introduisant une dérogation.

Par ailleurs, dans l’arrêt du 9 novembre 2015, Société autocars de l’Île de beauté, le Conseil d’Etat a rappelé que l’acheteur devait exiger les justificatifs d’une caractéristique technique de l’offre lorsqu’elle faisait partie des critères d’attribution des offres. Dans le cadre de cet arrêt, le pouvoir adjudicateur avait lancé une procédure d’appel d’offres pour la passation d’un marché alloti en vue de l’exploitation d’un service de transport scolaire.

Constatant d’une part que les candidats avaient été invités à préciser si les véhicules seraient stationnés dans un lieu couvert, cet élément constituant un sous-critère de la valeur technique, et, d’autre part, que le pouvoir adjudicateur n’avait pas demandé aux candidats de produire des justificatifs permettant de contrôler effectivement l’exactitude des informations fournies en la matière, le Conseil avait déduit que le pouvoir adjudicateur avait manqué à ses obligations de publicité et de mise en concurrence.

Le Conseil a rappelé, dans l’arrêt Centre hospitalier territorial de la Nouvelle-Calédonie du 10 avril 2015, que le délai de validité des offres pouvait être prolongé malgré un référé pré-contractuel.

L’arrêt du 26 juin 2015, SARL Olympe Service a, quant à lui, précisé que le pouvoir adjudicateur devait demander la procédure de vérification de la signature avant de rejeter une offre pour signature électronique non valide.

Spécificités procéduralesLe Conseil d’Etat a également rendu des jurisprudences concernant différents types de procédures.

Tout d’abord, concernant les appels d’offres, il a rappelé, dans son arrêt Société Am’Tech Médical du 26 juin 2015 que le pouvoir adjudicateur pouvait exiger la réalisation d’essais. Il ne s’agit alors pas d’une négociation, mais bien simplement d’un essai.

Ensuite, dans l’arrêt Association Optima, le Conseil d’Etat a vérifié les conditions de passation d’un marché négocié et s’est prononcé sur la régularité d’une procédure lancée suite à un appel d’offres infructueux. Le candidat évincé faisait valoir que la lettre de consultation envoyée par le pouvoir adjudicateur lors de la procédure de négociation ne comportait pas toutes les mentions imposées dans l’article 66 du Code des marchés publics qui prévoit que la lettre doit comporter la demande de l’offre, les délais de remise de l’offre, les documents supplémentaires, les références d’appel public à la concurrence et la liste des documents transmis.

Le Conseil d’Etat a précisé qu’il pouvait être dérogé à cette disposition sous réserve de 2 conditions. D’une part, les candidats évincés de l’appel d’offres infructueux doivent avoir été invités à négocier. D’autre part, la lettre de consultation doit indiquer explicitement que les documents de la consultation sont inchangés.



Enfin, dans son arrêt Société Axcess relatif à un marché à procédure adaptée, le Conseil d’Etat a affirmé que le pouvoir adjudicateur pouvait se réserver le droit de négocier et de retenir un critère reposant sur l’expérience des candidats.

au stade de l’exécution du marché Les pénalités

Le Conseil d’Etat a rappelé, dans un arrêt de juillet 2015, Office public de l’habitat de Loire-Atlantique, que la modification des pénalités après la notification du marché pouvait être considérée comme un vice de consentement. En l’espèce, le pouvoir adjudicateur avait modifié le mode de calcul des pénalités de retard ainsi que leurs modalités de déclenchement.

en matière de travauxDans l’arrêt Sociétés Gallego et Temsol, le Conseil d’Etat a précisé que, dans un marché de travaux à prix global tarifaire, même en l’absence de conclusion d’un avenant, le titulaire pouvait demander le paiement des travaux supplémentaires indispensables à la réalisation de l’ouvrage selon les règles de l’art. Celui-ci a également le droit au paiement des travaux résultants de sujétions imprévues présentant un caractère exceptionnel et imprévisible dont la cause est extérieure aux parties et a eu pour effet de bouleverser l’économie du contrat.

Par ailleurs, dans l’arrêt Tonin, le Conseil d’Etat a estimé que le cocontractant pouvait être indemnisé lorsque les difficultés étaient imputables à une faute commise par le pouvoir adjudicateur dans l’exercice de ses pouvoirs de contrôle, de direction du marché, dans l’estimation des besoins, dans la conception même du marché ou dans sa mise en œuvre.

Dans l’arrêt Régie des eaux du canal de Belletrud, le Conseil d’Etat a précisé que le bouleversement de l’économie générale du marché pour justifier l’indemnisation des travaux supplémentaires en cas de sujétions imprévues s’appréciait, même pour l’indemnisation du sous-traitant, sur le montant total du marché à prix global forfaitaire, et non sur le montant de la partie sous-traitée.

Le Conseil d’Etat a rappelé, dans l’arrêt Syndicat intercommunal pour les transports urbains de la région de Valenciennes, que le pouvoir adjudicateur devait prévenir son assureur lorsqu’il modifiait son programme de travaux. Or, celui-ci n’y pense pas forcément et oublie parfois l’assureur. À défaut, cela pourra être perçu comme un vice de consentement d’une gravité telle que le juge écartera le contrat.

Enfin, la Cour administrative d’appel, dans l’arrêt Société Bopp-Dintzer-Wagner, a précisé que l’allongement des délais d’exécution, imputable au maître d’ouvrage n’induisait pas automatiquement l’indemnisation du titulaire de marché. Ce dernier doit donc établir la réalité du surcoût des moyens humains et matériels liés à cette prolongation.




OBSERVATOIRE DE L’ACHAT DES ORGANISMES DE SéCURITé SOCIALE

436 Actualité de l’Observatoire de l’achat

- 36 Rénovation du cursus de professionnalisation de l’achat

- 37 Etudes conduites durant l’année

- 37 Axes de travail pour l’exercice 2016

38 Recensement des marchés des organismes de Sécurité sociale, année 2014- 38 Chiffres clés du recensement 2014

- 39 Le partage des marchés entre PME, entreprises de taille intermédiaire et grandes entreprises

- 41 L’insertion de clauses sociales et environnementales


Sébastien agNeSe président de l’Observatoire de l’achat des organismes de Sécurité sociale

Bonjour à tous, une courte introduction présentera l’actualité de l’Observatoire des achats, puis les chiffres du recensement seront précisés et une étude sur les prestations de voyage et les déplacements clôturera la matinée.être établis et consulter le document projeté sur le U-Achats.

Actualité de l’Observatoire de l’achat

Rénovation du cursus de professionnalisation de l’achatUne étude avait déjà été diligentée par l’Observatoire en 2012 et avait donné lieu à la publication d’un rapport. L’objectif était de professionnaliser les filières de l’achat et de mieux répondre aux besoins des organismes.

L’étude de 2012 montrait que la fonction achat des caisses pouvait être assurée par différents interlocuteurs, qui ne possédaient pas tous la même formation ou la même activité. Il fallait donc concevoir un cursus de consolidation adapté, un autre recouvrant plusieurs thématiques (achat, juridique, développement durable, évaluation de l’acte d’achat), et des formations à la fois pratiques et théoriques donnant une large part au retour d’expérience.

Suite à cette étude, des travaux ont donc été menés, via, notamment, la constitution d’un groupe de travail spécifique. C’est ainsi que des formations adaptées doivent être proposées à 3 publics identifiés. Le premier cible les juristes. Des actions ont d’ores et déjà été déployées à leur intention, puisque l’Institut 4.10 propose des formations depuis le dernier trimestre 2015 sur les thèmes suivants : les fondamentaux, l’actualité des marchés publics et les personnels des agences comptables.

Ensuite, il s’agissait de développer des formations destinées aux techniciens de l’achat. Ils ne sont pas acheteurs en tant que tels, mais peuvent se retrouver en situation d’achat compte tenu de leurs fonctions. L’objectif était que ces agents, lorsqu’ils sont sollicités par leur caisse, puissent bénéficier d’un cursus de professionnalisation de l’achat adapté à leurs besoins.

Enfin, les acheteurs bénéficieront d’une formation en 3 parties : une première formation d’intégration suivie de 2 volets de perfectionnement. Les stagiaires pourront suivre certains modules et non l’intégralité du cursus si nécessaire, ce qui permet réellement de s’adapter aux besoins et aux contextes des organismes.

Les formations pour les acheteurs et les techniciens seront disponibles en 2016. Une lettre a été adressée à l’ensemble des organismes par l’Observatoire de l’achat pour les en informer.

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OBSERVATOIRE DE L’ACHAT DES ORGANISMES DE SÉCURITÉ SOCIALE

études conduites durant l’annéeAbordons à présent les études réalisées lors de l’exercice 2015. L’une a concerné les voyages et les déplacements et vous sera présentée par la suite. Une seconde a, quant à elle, ciblé l’électricité et conduira dès le 1er janvier 2016 à l’exécution du marché d’achat d’électricité pour l’ensemble des organismes de Sécurité sociale. Il s’agissait au préalable de passer un marché d’assistance à maitrise d’ouvrage afin de recueillir les besoins des organismes, de réaliser un benchmark et de déterminer les scenarii d’optimisation qui ont abouti à la passation du marché d’achat d’électricité pour l’ensemble des organismes de l’institution.

axes de travail pour l’exercice 2016Pour finir, le programme d’étude 2016 s’orientera autour de 3 parties. Un premier volet concernera l’évaluation des marchés mutualisés. L’objectif est d’obtenir les retours sur investissements demandés par la tutelle.

Un second volet ciblera des actions plus spécifiques telles que les maintenances à l’acte des matériels informatiques. Dans le cadre de l’activité de l’Observatoire de l’achat, des ateliers informatiques ont d’ores et déjà été mis en place avec les directions des systèmes d’information des Caisses nationales.

Le troisième volet sera, quant à lui, consacré à la maintenance des ascenseurs.


Recensement des marchés des organismes de Sécurité sociale, année 2014

Véronique CHeVaUCHe Responsable du secrétariat de l’Observatoire de l’achat

L’Observatoire de l’achat des organismes de Sécurité sociale est une instance interbranche et inter-régime, dont l’une des principales missions est de recenser et d’analyser les principales données économiques de l’achat dans l’institution. Les données recueillies sont prévues dans les textes réglementaires, soit l’arrêté du 28 août 2006 relatif au recensement des marchés, l’arrêté du 11 décembre 2006 relatif au recensement économique de l’achat public, et l’arrêté du 16 juin 2008 portant réglementation sur les marchés des organismes de Sécurité sociale.

Les données sont collectées de manière identique, quelle que soit la branche ou le régime, et le recensement s’effectue via un applicatif internet mis à la disposition des organismes par l’Ucanss. En outre, le recensement concerne exclusivement les organismes de droit privé alors que les Caisses nationales ne recensent pas directement auprès de l’Observatoire de l’achat de l’Ucanss, mais auprès de l’Observatoire économique de l’achat public.

Les données collectées sont analysées puis font l’objet d’une présentation dans le cadre du rapport d’activité sur l’achat. En parallèle, elles sont transmises à l’Observatoire économique de l’achat public (OEAP) qui les intègre à son tour dans son propre recensement. Ce dernier permet de satisfaire aux obligations statistiques de l’Union Européenne, de fournir à l’ensemble des décideurs publics des indicateurs de pilotage, d’apprécier l’impact des politiques publiques mises en place et de permettre une meilleure gestion des données publiques.

Le nombre de fiches collecté chaque année apparaît en rapport avec le seuil de recensement retenu. Celui-ci avait initialement été fixé à 90 000 euros hors taxes en 2007, puis ramené à 4.000 euros en 2008 pour être finalement réévalué à 20 000 euros hors taxes. Dans le cadre des journées régionales sur l’achat, de nombreux organismes ont demandé si le seuil de recensement des marchés serait maintenu ou s’il serait modifié du fait de la modification du seuil de dispense des procédures de marché public. Cette question n’a pas encore été débattue, mais le sera lors du prochain Conseil de l’Observatoire, au mois de janvier 2016.

Chiffres clés du recensement 2014En nombre, les marchés recensés ont connu une évolution à la hausse jusqu’en 2013 :5 275, suivie d’un net recul en 2014 : 4 393. Cette diminution est principalement due au nombre de marchés passés par le régime général, qui est passé de 4 353 en 2013 à 3 424 en 2014.

Or cette évolution en nombre ne coïncide pas avec l’évolution en montant des marchés. Ainsi, le montant global a nettement diminué entre 2012 et 2013 avant de remonter en 2014 pour dépasser de nouveau la barre du milliard d’euros. L’évolution apparemment contradictoire entre le nombre des marchés recensés et les montants s’explique par la valeur très importante

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des marchés passés en 2012 par le RSI et les autres régimes. Ces marchés représentaient en effet 597 millions d’euros sur les 1 218 000 000 € recensés alors.

Par ailleurs, nous avons observé une diminution de 31% des marchés de moins de 20 000 euros entre 2012 et 2014. De même, pour les marchés compris entre 20 000 et 90 000 euros hors taxes, on enregistre une baisse de 17%. Enfin, après avoir réalisé une progression de 16% entre 2012 et 2013, le nombre de marchés de plus de 90 000 euros recensé est resté stable entre 2013 et 2014.

En parallèle, on observe une diminution de 34% du montant des MAPA de moins de 20 000 euros. Les montants compris entre 20 000 et 90 000 euros ont quant à eux davantage diminué entre 2013 et 2014. Enfin, en faisant abstraction des marchés passés par le RSI et les autres régimes en 2012, le montant des marchés de plus de 90 000 euros a augmenté de 66%.

En outre, 4 393 marchés ont été recensés en 2014, dont 49,1% étaient des marchés de services, 27,9% des marchés de fournitures, et 22,9% des marchés de travaux. En 2013, les organismes avaient également passé, en priorité, des marchés de services, mais avaient passé autant de marchés de travaux que de fournitures.

La répartition en montant a montré que les marchés de services ont représenté 720 millions d’euros, soit une hausse de 55% par rapport à 2013, les fournitures 209 millions d’euros, soit une baisse de 31% par rapport à 2013, et les travaux 169 millions, soit un résultat stable entre 2013 et 2014.

Par ailleurs, le taux de participation au recensement est en hausse, avec une progression de 9 points entre 2010 et 2014. Parmi les 445 organismes recensés, 343 ont au moins déclaré un marché ou rempli le questionnaire annuel précisant qu’ils n’avaient pas conclu de marché en 2014.

Le pourcentage d’inclusion des clauses sociales a été multiplié par 2 entre 2010 et 2014, passant de 9% à 18%. Celui ciblant les clauses environnementales a également progressé, passant de 31% à 41%. Pour rappel, le plan-cadre développement durable 2011 - 2014 prévoyait d’atteindre un objectif de 50% de marchés intégrant des clauses sociales ou environnementales. Pour information, l’OEAP enregistrait en 2013 un pourcentage de 6,1% de clauses sociales et de 6,7% de clauses environnementales.

Le partage des marchés entre pMe, entreprises de taille intermédiaire et grandes entreprises

ana-Maria BaRBOSa Chef de projet au secrétariat de l’Observatoire de l’achat

Le travail d’analyse de la répartition des marchés entre PME, entreprises de taille intermédiaire (ETI) et grandes entreprises avait déjà été entrepris en 2012. Je vous en présenterai donc l’évolution entre 2012 et 2014.

En 2012, les PME représentaient 57% des marchés passés par les organismes de Sécurité sociale, les ETI 26% et les grandes entreprises 17%. La part des PME dans la structure du recensement de l’OEAP (58%) s’avérait proche et celle des ETI (19%) un peu éloigné.


Entre 2012 et 2014, la baisse du nombre de marchés particulièrement sensible au niveau des marchés de moins de 90 000€ HT, n’a pas impacté de manière significative le poids des PME dans l’attribution des marchés. Celles-ci n’ont en effet perdu que 2 points, au profit des ETI et des grandes entreprises.

Il a été, par ailleurs, constaté que cette baisse contenue en termes de nombre de marchés attribués ne se traduisait pas au niveau du montant. Ainsi, la part des PME a significativement augmenté entre 2012 et 2014, passant de 23% à 30% du montant global des marchés recensés.Le poids des PME se situait en 2012 en deçà de celui enregistré au niveau de l’achat public qui était de 28%, il est apparu équivalent en 2014.

Cette évolution est d’autant plus marquante qu’elle s’est faite dans un contexte de baisse du montant global des marchés attribués par les organismes de Sécurité sociale, moins 10% entre 2012 et 2014. Elle permet aux PME de, voir non seulement leur part dans le montant des marchés progresser en termes relatifs de 23% à 30%, mais surtout en terme absolu, de 263 millions d’euros en 2012 contre 331 millions d’euros en 2014.

Une analyse du positionnement des PME par type de marché montre que le marché des services est le plus important des marchés tant au niveau global comme au niveau des PME. Il représentait 45,7% des marchés attribués à ces dernières, suivait le marché des travaux avec 33,6% et en dernier le marché des fournitures à 20,7%.

La répartition est apparue similaire en termes de montant. Ainsi, les services ont représenté 54,8% du montant des marchés attribués aux PME, les travaux 29,6% et les fournitures ne représentait que 15,6%.

En outre, les PME se sont plus facilement positionnées sur les marchés de travaux que sur ceux des fournitures. Le marché des fournitures, deuxième marché le plus important en 2014 tant en nombre comme en montant, est le marché où les PME sont le moins présentes.

Globalement, en 2014, le partage des marchés attribués par les organismes de Sécurité sociale était le suivant : 55% pour les PME ; 27% pour les ETI et 18% pour les grandes entreprises.

- Les PME ont obtenu 51% des marchés de services et les ETI autant que les grandes entreprises, 24%.

- Dans le marché de fournitures, les PME sont, en revanche, légèrement sous représentées : 41%, et les ETI avec 44% y sont particulièrement présentes.

- A contrario, dans le marché des travaux, les PME sont apparues très en avance, avec 81% des marchés attribués, les ETI et les grandes entreprises bénéficiant respectivement de 11% et 8% des marchés.

La suite de l’analyse a montré un partage équilibré du montant global des marchés entre grandes entreprises, ETI et PME. En effet, l’écart est de seulement 6 points entre les grandes entreprises qui représentaient 36% du montant des marchés et les PME qui avaient 30%. Les ETI ont quant à elles 34% du montant global des marchés recensés en 2014.

Ce partage global équilibré résulte d’un positionnement différencié par type de marché.

- Les PME sont les grandes bénéficiaires du marché de travaux où elles représentaient 58% du montant des marchés en 2014 et elles se sont vu attribuer 25% du montant global des marchés de services et des marchés de fournitures.

- Les grandes entreprises sont particulièrement bien placées sur le plus important des marchés de l’Institution avec 39% du montant global du marché de services. Elles se positionnaient aussi relativement bien sur le marché des services avec 34% du montant de ces marchés en 2014.

Les ETI étaient les grandes bénéficiaires du marché de fournitures avec 41% du montant de ces marchés et ont emporté 36% du montant des marchés de services.



L’insertion de clauses sociales et environnementalesLorsque l’on aborde les aspects liés aux clauses sociales et environnementales, le recensement des marchés passés par les organismes de Sécurité sociale en 2014 dénombre 41% des marchés et des accords-cadres avec une clause environnementale et 18% avec une clause sociale. Ils sont supérieurs à ceux de l’achat public.

Il s’avère que le pourcentage de marchés attribués aux PME, en 2014, avec des clauses sociales et environnementales, est exactement le même que celui de l’Institution.La présence de clauses sociales dans les marchés est identique, quelle que soit la taille du titulaire du marché, et elle se situe à 18%.

En ce qui concerne la présence des clauses environnementales, ces clauses sont globalement plus présentes sur les marchés attribués aux ETI, 46% des marchés, et moins présentes sur ceux attribués aux grandes entreprises : 32%.

L’analyse par nature de marché montre que c’est dans les marchés des travaux que ces clauses sont les plus présentes : un marché sur 2 contient une clause environnementale et un marché sur 4 une clause sociale. Les marchés de services comportent relativement moins de clauses environnementales : 33% contre 41% en moyenne.

À l’inverse, les marchés de fournitures comportent relativement moins de clauses sociales : 12% contre 18% en moyenne.

En outre, une étude affinée a montré que les grandes entreprises ont bien privilégié les marchés avec moins de clauses environnementales et que les ETI, au contraire, se positionnent mieux sur ces marchés et ce aussi bien sur les marchés de fournitures que de services ou bien de travaux.

Le positionnement des grandes entreprises sur le marché des travaux est à remarquer au niveau des clauses sociales. En effet, 31% de leurs marchés comportent des clauses sociales contre 23% des marchés attribués aux PME et ETI.

En ce qui concerne les PME, l’analyse graphique met bien en évidence la proximité qui existe entre les marchés passés par les organismes de Sécurité sociale et les marchés attribués aux PME au niveau de la présence de clauses environnementales ou sociales dans l’exécution des marchés. Ils sont quasiment identiques sur chaque type de marché.

Il est donc possible d’affirmer que l’intégration de clauses sociales ou environnementales dans l’exécution des marchés par les organismes de Sécurité sociale n’est pas de nature à écarter les PME de ces marchés.




PRéSENTATION DE L’éTUDE PRESTATIONS DE VOYAGE ET DéPLACEMENTS

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44 Tendance du marché

47 Benchmark fournisseur


Sébastien agNeSe

Madame JAKUBOWSKI, Directeur général du cabinet JK Associates Consulting, spécialisé dans l’accompagnement des entités publiques sur les voyages et déplacements professionnels, va vous présenter une étude de prestations de voyage et déplacements commandée par l’Observatoire de l’achat. Elle nous a permis de bénéficier d’une présentation de ce segment d’achat dans l’optique de mettre en place des procédures de marchés mutualisées.

Tendance du marchéBrigitte JaKUBOWSKI Cabinet JK associates Consulting

Commençons la présentation par un tour rapide des tendances du marché. Celui-ci demeure excessivement mouvant et peut subir des fluctuations selon les événements, comme les attentats intervenus un mois auparavant. C’est ainsi qu’à présent, le dossier voyageur « passenger name record » (PNR), existant depuis longtemps, pourra être suivi très précisément.

Outre la lutte contre le terrorisme, cette disposition apparaît importante pour nos organismes. En effet, l’arrêt Karachi soumet les établissements publics ou employeurs du secteur privé à un devoir d’information de sécurité et sanitaire auprès de leurs voyageurs et impose de se doter des moyens nécessaires pour suivre à tout moment un voyageur et en assurer la pleine sécurité. Si le PNR existait auparavant, l’accès aux informations sera dorénavant facilité.

Par ailleurs, depuis maintenant longtemps, il est constaté que la gestion des voyages d’affaires se fait autour d’une unique agence de voyages ou d’un réseau d’agences de voyages, soit des travel management companies (TMC). Ce procédé permet de consolider les dépenses et d’assister les voyageurs. Ces derniers peuvent avoir besoin de changer un billet parce qu’ils ont manqué leur avion ou avoir besoin d’un renseignement sur l’emplacement de leur hôtel. On peut ainsi bénéficier d’un meilleur contrôle qualité, ce qui reste un aspect crucial.

Si les portails de réservation sont à présent totalement adaptés au monde de l’entreprise, avec la possibilité de fonctionner suivant une politique de voyage établie par les entreprises, il demeure toutefois nécessaire de suivre des indicateurs de qualité de service. Ceux-ci sont particulièrement encadrés, et soumis à une norme ISO 9.000.

Pour exemple, la gestion des impératifs de qualité diffère d’une région à une autre, selon les réalités locales. Un de nos clients gérait par exemple une usine à Vendôme. Or, la gestion y est différente qu’à Clermont-Ferrand. En effet, à Clermont-Ferrand, seuls des trains Teoz existent, et les entreprises peuvent s’interroger sur la pertinence de recourir à des vols intérieurs pour se rendre à Paris. En revanche, à Vendôme, le TGV est pris aisément et les voyageurs peuvent souhaiter changer rapidement leur billet. Dès lors, le soutien de l’agence de voyages, du portail en ligne, ou de l’application TGV mobile pro deviennent indispensables.

De même, les questions liées au bien-être au travail, auxquelles vous êtes probablement sensibles, s’avèrent également nécessaires à prendre en compte. La semaine dernière, lors d’une conférence, un confrère a présenté une étude sur le stress au travail. Celle-ci

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PRÉSENTATION DE L’ÉTUDE PRESTATIONS DE VOYAGE ET DÉPLACEMENTS

montrait une véritable corrélation entre les politiques de voyage trop strictes et le stress des salariés, le tout se répercutant sur les achats eux-mêmes.

Une politique de voyage peut imposer une escale de 4 heures pour un gain d’environ 50 euros. Pourtant, le coût chargé en terme de salaire ne doit pas être négligé. En effet, si l’entreprise concède de payer un vol direct, son collaborateur sera moins fatigué et plus performant le lendemain. Ce type de critère commence à être mesuré et permet de mieux réfléchir à sa politique de voyage.

C’est pourquoi, le cabinet JK Associates Consulting insiste toujours sur le fait qu’il ne faut pas décider en priorité des aspects les moins chers. En effet, une politique de voyage concerne toujours, au final, une femme ou un homme. Il ne s’agit donc pas uniquement d’un processus industriel.

Par ailleurs, la mise au point d’une démarche voyage dépend tout d’abord de la politique générale de l’entreprise. L’entité ou l’administration concernée possède une stratégie l’orientant vers certains choix de gestion globale et la politique de voyage doit s’y inscrire. L’agence informatique financière de l’Etat a, par exemple, mis en place l’outil Chorus déplacement temporaire, comprenant les ordres de mission et la gestion des notes de frais. Sa mise en place avait pour but de rationaliser et d’homogénéiser les pratiques mais également de raccourcir les délais de paiement aux agences.

La culture d’entreprise apparaît également prépondérante et il faut prendre en compte les ADN propres à chaque entreprise. Ainsi, une société de publicité ne diligentera pas ses processus comme une société industrielle.

De même, le travail de cartographie destiné à consolider l’information ne doit pas être négligé. Il demeure, en effet, souvent très difficile de connaître son profil pour les déplacements professionnels. Si une partie des frais est consolidée par l’agence, une autre dépend des notes de frais, notamment celles liées à l’hôtellerie.

L’objectif reste de posséder des statistiques suffisantes pour consolider ses informations et pouvoir négocier ou, du moins, réaliser des appels à concurrence auprès des fournisseurs. Ceux-ci acceptent d’octroyer des tarifs négociés, mais souhaitent connaître les volumes que vous pourrez leur offrir. Or, il s’agit là d’une réelle difficulté. Le cabinet JK ne connait, en effet, aucune entreprise au monde capable de déterminer au centime près combien elle dépense en voyages et déplacements.

Pour mettre en place un programme voyage pertinent il faut également tenir compte des organisations internes des entreprises. Certains budgets voyages sont gérés par les DRH, d’autres par des directions des achats et d’autres encore par des directions financières. Le principal apparaît donc de faire communiquer l’ensemble des services impliqués afin de trouver l’organisation optimale et améliorer les process.

Au final, sans politique de voyage, il demeure impossible de gérer un programme et les fournisseurs ne peuvent pas non plus travailler correctement. Certains organismes produisent des chartes de déplacements de 70 pages inutiles, car trop complexes, alors que d’autres ne rédigent que 3 pages amplement suffisantes. À titre d’exemple, Louis Schweitzer avait imposé au sein de Renault une politique mondiale de seulement 2 ou 3 pages qui déterminaient une ligne conductrice suffisante.

Le décret du 3 juillet 2006 stipule, par exemple, qu’il faut voyager de la façon la plus économique possible. Or, cette expression demeure particulièrement floue. Faut-il privilégier systématiquement le transport le moins cher ? Faut-il opter en priorité pour le train, transport plus propre ? Ainsi, la politique de voyage doit calibrer de nombreux éléments. Pour exemple, un billet flexible le matin et le soir permet aux entreprises d’économiser environ 30% sur un budget de train. Ensuite, l’entreprise doit se demander si elle autorise la première classe lorsqu’elle est moins chère que la seconde. Le cabinet JK


Associates Consulting ne possède aucun point de vue sur le sujet, mais chaque entreprise se doit absolument de statuer.

L’ensemble de ces arbitrages est ensuite mis en musique. Dans notre métier, nous parlons de 3 étapes différentes : l’avant voyage (pre-trip), pendant le voyage (on trip) et l’après-voyage (post trip). Il s’agit concrètement de définir les procédures de chaque étape du déplacement. Avant le voyage, faut-il faire valider un déplacement ? Faut-il générer un ordre de mission ? Pendant le voyage, comment aider les voyageurs ? À quoi sont-ils autorisés en cas de problème ? Au retour, la notion de note de frais entre en jeu et il convient de définir clairement les procédures budgétaires ou comptables.

Ce n’est qu’une fois l’ensemble de cette politique de voyage clairement défini, qu’il devient possible de procéder à une automatisation des processus. En effet, quoi qu’il en soit, le fournisseur poserait ce même type de question. Pour automatiser les process, un éditeur propose un logiciel conjuguant l’émission d’ordres de mission et la gestion des notes de frais et/ou une solution de portail de réservation en ligne.

Ce type de portail est similaire à voyagesncf.fr que certains d’entre vous utilisent probablement. Il est possible de réserver un train ou un avion, de louer une voiture pour une courte durée, d’inscrire ces tarifs négociés et l’ensemble de ces règles de politique de voyage.

Or, la définition de cette politique demeure cruciale pour qu’une automatisation fonctionne. Pour exemple, le projet d’automatisation d’un groupe pour lequel le cabinet JK Associates Consulting travaille actuellement vient d’être totalement suspendu. Malgré les recommandations, le client avait d’abord décidé de recourir à un logiciel avant même d’avoir défini préalablement des process précis. Or, à présent, l’éditeur l’interroge naturellement sur les règles à inscrire dans le logiciel. Il faut donc « réfléchir avant d’agir ».

Par ailleurs, dans ce métier fort complexe, les clients s’interrogent légitimement sur le rôle des agences de voyages, des éditeurs d’outils d’ordres de mission et de notes de frais, et des portails de réservation, et sur la pertinence de leur articulation. L’agence de voyage demeure le coordinateur principal. En France, la législation dépendant du Code du tourisme stipule que l’agence est mandataire des compagnies aériennes et possède, à ce titre, une responsabilité civile.

Or, lorsque des voyageurs achètent un billet directement sur internet, aucun soutien n’existe, car le coordinateur reste dans la pratique l’agence de voyages. Lors de l’éruption du volcan islandais ayant paralysé le trafic aérien, ce voyageur aurait dû se débrouiller seul. Au contraire, l’agence de voyage est soumise à l’obligation de rapatrier le voyageur.

De plus, l’agence de voyage met en place des profils voyageurs qui incluent des informations budgétaires ou comptables, mais également des éléments de qualité de service comme les cartes d’abonnement, ou des préférences variées, comme voyager dans le sens de la marche. Ces mêmes données sont incluses au sein du portail.

Les éditeurs travaillent, ensuite, en partenariat avec l’agence pour réaliser des interfaces cohérentes. Ainsi, l’ensemble des outils possède le même niveau d’information.

Par ailleurs, il convient de noter que sur internet, les agences de voyages françaises détiennent un logo SNAV, du Syndicat national des agences de voyages. Si ce logo n’est pas inscrit, il est fortement conseillé de changer de site. Pour exemple, 2 sites e-booking existent, l’un est en « .com » et est basé en Angleterre, et le second en « .fr » et est situé en France. Ce dernier étant régi par la législation française, il offre davantage de couvertures. En outre, ne vous méprenez pas, les sites internet renvoient quoiqu’il arrive à des agences de voyages.

Dans le monde de l’entreprise, l’idéal reste de recourir à une agence de voyage professionnel et de se coordonner avec les éditeurs.



Avant le voyage, la démarche d’automatisation doit permettre un gain de temps dans le traitement des demandes et une optimisation des délais de validation. En effet, en attendant que les autorisations de déplacement soient signées, les tarifs changent en fonction des taux d’occupation. C’est pourquoi, aucun tarif intéressant n’est jamais proposé en période de vacances. Après le voyage, la démarche permet l’exécution du suivi des prestations, la consolidation de la dépense et l’optimisation des délais de gestion. Dans certaines administrations, nous avons constaté que ces délais avaient été réduits de plus d’un tiers.

Benchmark fournisseur

Le cabinet JK Associates Consulting a ciblé, dans ce benchmark, les agences de voyages d’affaires, les éditeurs de solution, les outils de réservation hôtelière et les opérateurs bancaires.

Les agences de voyagesIl convient, tout d’abord, de noter que les agences de voyages paient tous les 10 jours les compagnies aériennes. En effet, lorsqu’une entreprise passe une commande, elle ne paie pas immédiatement son billet. Dans l’attente, au titre de son mandat, l’agence est sollicitée par la compagnie aérienne. Ce délai s’élève à 20 jours pour la SNCF.

Ainsi, lorsqu’un organisme travaille avec des délais de paiement de 30 jours à 60 jours, l’agence de voyage devient en quelque sorte son banquier. Or, n’ayant plus les moyens d’avancer autant d’argent, celle-ci peut imposer des pénalités. Les cartes de paiement permettent de surseoir à ces problèmes et de payer immédiatement les agences de voyages.

Par ailleurs, par rapport à la présentation déjà effectuée auprès de l’Observatoire de l’achat, FRAM a quitté le benchmark. En effet, la société a été rachetée par Promovacances, qui ne semble pas intéressée par la partie voyages d’affaires, trop peu rémunératrice.

Le marché apparaît donc excessivement concentré. AS voyage, qui correspond à Afat Selectour, et le Groupe Manor constituent des réseaux volontaires, soit des propriétaires d’agences de voyages constitués en réseau. Ceux-ci peuvent éventuellement utiliser les mêmes outils de reporting et mettre à disposition le même outil de portail de réservation en ligne, mais il restera toujours difficile de les coordonner pour obtenir une gestion globale.

Ensuite, on trouve des agences indépendantes, très présentes dans le monde du voyage d’affaires. FFT propose, par exemple, des outils en ligne actifs 24h/24h. Citons également Air France distribution.

Enfin, il existe les grands réseaux d’agences de voyages, comme Carlson wagon lit, American Express, Egencia dont la maison-mère est Expedia, BCD Travel, HRG et 3 Mundi. Ce dernier réseau vient de rejoindre le réseau FMC et se situerait donc plutôt dans les réseaux volontaires. En outre, 70% du marché reste concentré sur les 4 premiers réseaux mentionnés.

Par ailleurs, il semblerait qu’une nouvelle directive européenne ne permettra plus de passer des MAPA. L’effet pervers serait que le prix redevienne le critère principal de sélection. Or, j’estime indispensable de prendre en compte la qualité de service et la technique adoptée.

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Les portails de réservation en ligne Lors de leur arrivée en France, les éditeurs de portails de réservation devaient obtenir la validation de la SNCF. Ils vivaient donc grâce aux agences de voyages qui les commercialisaient. Nous avons alors observé un cas de cannibalisation exemplaire. Le marché prévoyait initialement que les agences de voyages vendraient des portails pour les petites sociétés et que les éditeurs vendraient aux grosses sociétés. Or, en moins de 15 ans, les agences de voyages ont travaillé pour les petites comme pour les grosses sociétés. Les portails de réservation en ligne se sont donc retrouvés dans un état de dépendance très important.

C’est pourquoi, depuis un an, ils ont développé les solutions « end to end », soit « de bout en bout ». Leur objectif est de vous vendre en direct une solution regroupant l’émission des ordres de mission, la gestion des notes de frais et l’accès au portail de réservation en ligne. Le marché apparaît désormais totalement tourné vers ce type de produit.

En outre, 4 leaders se partagent le marché. Amadeus (ATM) est capable de proposer des solutions « de bout en bout ». Concur correspond à l’ancienne solution Ulysse et a été vendue il y a 2 ans à la société SAP. Il est fort possible que, dans moins de 3 ans, Concur ne constituera plus qu’une brique modulaire de SAP. De plus, le cabinet JK Associates Consulting reste convaincu que les 2 opérateurs cités resteront en vie encore très longtemps.

Ensuite, Kds est une société française surtout présente dans les réseaux d’agences, mais qui commence à signer des comptes en direct comme, par exemple, Orange. Enfin, Traveldoo, société française rachetée par Egencia, a récemment signé le groupe Total. Notons également la présence sur le marché de Dimmo Gestion, outil de gestion des ordres de mission et des notes de frais interfaçable avec les portails de réservation en ligne.

Les outils de réservation hôtelièreCertains portails proposent exclusivement des services de réservation hôtelière. Ils possèdent l’avantage de recenser les hôtels indépendants, soit 70% du parc français, ce dont les grands éditeurs demeurent incapables. De plus, ils peuvent être interfacés de façon transparente dans les portails de réservation en ligne. H-Corp et I-Albatros achètent, par exemple, des stocks et sont capables de ne générer qu’une seule facture. Les autres recourent aux cartes American Express carte logée et AirPlus qui permettent la prise en charge des dépenses au travers de l’agence de voyage et la prise en charge des hôtels.

En outre, pour rassurer les agents comptables craintifs, sachez que les cartes logées seront intégrées dans les cartes d’achat. La plupart des Ministères en sont ainsi désormais équipés.

Un ouvrage intitulé Stratégie et management des voyages d’affaires vient d’être publié et il pourrait vous intéresser si vous souhaitez approfondir le sujet.

De la salleSavez-vous quand le décret permettant aux cartes logées d’être intégrées dans les cartes achat sera publié ?

Brigitte JaKUBOWSKIIl s’agit plutôt d’une directive et je ne pense pas qu’un décret sera publié. Il est prévu d’intégrer pleinement les cartes logées dans la nouvelle consultation sur les cartes achat. Je vous transmettrai cette directive pour de plus amples détails.



PRéSENTATION DU DISPOSITIF DU MARCHé PUBLIC SIMPLIFIé

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50 Le programme « Dites-le nous une fois »

55 questions/réponses


gérard DURIeR Directeur de la Communication - Ucanss

Bonjour à tous, Monsieur DURAFFOURG m’a demandé d’animer cette après-midi. Tout d’abord, Clara SORIN vous présentera le programme « Dites-le-nous une fois ». Une table ronde réunira, ensuite, des intervenants passionnés et passionnants.

Comme vous l’a déclaré le Président ce matin, le thème de notre séminaire est la rationalisation de l’achat. Ce contexte apparaissant particulièrement complexe, commençons par aborder un marché simplifié avec Clara SORIN. Cette dernière appartient au Secrétariat général de la modernisation de l’action publique et Directrice du programme « Dites-le-nous une fois ». Elle est haut fonctionnaire de Bercy, mais a fréquenté auparavant différents ministères ainsi que le groupe La Poste.

Clara SORIN Directrice de projet programme « Dites-le nous une fois » SgMap

Je vous remercie pour votre invitation. Le temps d’échanges et de questions sera particulièrement utile pour progresser et répondre aux problématiques que vos organismes peuvent rencontrer. Je vous présenterai tout d’abord le programme « Dites-le-nous une fois », puis aborderai plus en détail le dispositif du marché public simplifié. J’espère que chacun en a maintenant déjà entendu parler mais, j’en rappellerai les fondamentaux, et partagerai avec vous les enjeux à venir, alors que la dématérialisation prendra de plus en plus d’importance.

Le programme « Dites-le nous une fois »

Le programme « Dites-le-nous une fois » a été porté par le Président de la République lui-même, car il représente un élément structurant du choc de simplification. En effet, les entreprises considèrent que leurs relations avec les acteurs publics, qu’il s’agisse de l’Etat ou des collectivités locales, demeurent particulièrement compliquées.

Nous savons que cette réalité revêt un impact économique non négligeable, et l’OCDE le mesure d’ailleurs en points de PIB. Les entreprises souffrent notamment de réitérer en permanence les mêmes informations. C’est pourquoi, nous avons décidé de nous organiser pour répondre à cette problématique liée à un défaut d’échange d’information entre acteurs publics.

Ces derniers définissent leurs propres démarches, procédures et exigences vis-à-vis des entreprises qui doivent en moyenne dans une année transmettre 15 à 20 fois leur chiffre d’affaires, leurs données d’identité et différents justificatifs. Si chaque organisme peut considérer que ce qu’il demande n’est en rien compliqué, l’accumulation pèse véritablement sur les entreprises et rend l’enjeu économique.

Le programme développera ses objectifs d’ici l’année 2017 afin de repenser et redéfinir l’ensemble des démarches administratives et interactions entre les acteurs publics et les entreprises. Tout d’abord, ces dernières ne devront plus fournir qu’un seul identifiant, par exemple le numéro Siret. De même, nous devrons également réussir à supprimer les interrogations permanentes sur les données sociales et fiscales.

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PRÉSENTATION DU DISPOSITIF DU MARCHÉ PUBLIC SIMPLIFIÉ

Ces informations sont, en effet, nécessairement stockées et ont parfois même été produites par l’administration. Il faut cesser de réclamer aux entreprises ces pièces justificatives car cela revient à demander aux usagers de gommer la complexité de nos propres organisations. Or, désormais les outils numériques nous permettent d’envisager des solutions impossibles 10 ans auparavant.

C’est pourquoi, nous avons mis en place un véritable travail de fond avec l’ensemble des ministères et des partenaires publics afin de repenser les démarches et d’améliorer les systèmes d’information. De plus, nous avons souhaité bâtir des solutions à partir de cas concrets. En effet, certains moments de la vie de l’entreprise cristallisent beaucoup plus que d’autres la complexité des relations avec les administrations publiques. C’est ainsi que les marchés publics sont classés dans le top 3 des événements de vie compliqués pour les entreprises, avec l’accès aux aides et aux financements publics et le processus de création d’entreprises.

De plus, la complexité apparaît particulièrement pesante pour les très petites structures, qui ne possèdent pas un salarié dédié au travail administratif. Il s’agit donc en quelque sorte d’une véritable barrière à l’entrée des marchés publics. Les petites entreprises, dont le potentiel technique serait pourtant intéressant, n’essaient même pas de pénétrer ces marchés car elles craignent de devoir passer davantage de temps sur le travail administratif que sur leur offre technique, alors même qu’elles ne sont absolument pas certaines de remporter le marché.

Pour une entreprise, le plus compliqué reste de produire un nombre trop large de pièces justificatives. Nous avons donc décidé de développer une solution technique permettant de simplifier les dossiers de réponses réclamés aux entreprises. Ces dernières n’ont qu’à inscrire leur numéro Siret, cocher quelques cases confirmant qu’elles sont à jour pour différents éléments, puis télécharger le dossier technique. Les informations plus détaillées sur l’identité sont, quant à elles, fournies par un système automatisé. Le marché public simplifié (MPS) est le dispositif permettant que du back-office gère pour l’entreprise et pour l’acheteur la récupération de ces pièces complémentaires.

Lorsqu’un marché MPS sera proposé par un acheteur public, l’entreprise n’aura qu’à cliquer sur le lien pour répondre et renseignera uniquement son numéro Siret. L’administration sollicitera alors les données de l’ISEE, des Greffes ou d’autres organismes et sera capable de transmettre en retour les données d’identification détaillées afin que l’entreprise les vérifie et, le cas échéant, les modifie. Nous avons, ainsi, instauré des codes couleur pour déterminer les informations officielles et celles modifiées par l’entreprise et bénéficier d’une meilleure lisibilité. De même, l’entreprise attestera sur l’honneur pour les éléments liés aux volets sociaux et fiscaux.

Au final, le dispositif ne change donc pas fondamentalement les habitudes de l’acheteur public mais, au contraire, tend à les simplifier. L’acheteur public retrouvera ainsi une synthèse des informations d’identité de l’entreprise, y compris les données de chiffre d’affaires récupérées auprès de la sphère fiscale, ainsi que l’ensemble des pièces justificatives que le service MPS aura récupérées, comme les attestations sociales ou fiscales, ou celles de la MSA.

Le dispositif MPS ne couvre pas la totalité des pièces qu’un acheteur est susceptible de réclamer, mais induit un réel progrès. Il permet déjà d’en récupérer un certain nombre, cela représente du travail en moins pour l’entreprise, mais également pour l’acheteur. Ce qui n’est pas fourni par le système continue, comme précédemment, à être téléchargé via l’offre technique principale.

En outre, nous avons développé ce dispositif avec des partenaires variés, et avons travaillé en mode Agil, à l’instar d’une start-up. Tout d’abord, avec 1 ou 2 développeurs et un budget léger, sans cahier des charges, en open lab, nous avons décidé de mener un premier test technique pour comprendre si nous serions capables de récupérer l’attestation sociale et l’attestation fiscale.


Après ce démarrage souple, nous avons continué à progresser et, en seulement 6 mois, nous sommes parvenus à mettre en place un dispositif fiable. Nous l’avons ensuite déployé progressivement. Après un an et quelques mois d’existence, environ 15 000 candidatures d’entreprises sont passées par le dispositif MPS. Nombre d’entreprises nous déclarent qu’auparavant, elles ne candidataient pas à des marchés publics, mais qu’elles rééditeront l’expérience à l’avenir.

De même, certains acheteurs, comme la ville de Poitiers et la communauté d’agglomération de Poitiers, qui se sont largement impliquées dans la mise en place du dispositif, affirment que ce dernier a grandement simplifié leur travail.

Par ailleurs, nos objectifs de déploiement apparaissent assez ambitieux car l’enjeu de simplification est porté par la sphère politique. Nous nous situons actuellement à 15 000 candidatures simplifiées. Notre objectif à fin décembre 2015 se situe à 20 000 et j’estime donc que nous devrions l’atteindre. En revanche, le déploiement sur l’année 2016 s’avérera crucial car il concernera l’ensemble des acheteurs publics.

En effet, la tendance naturelle et les obligations européennes visent à une dématérialisation toujours croissante. Or, seuls 10% des marchés publics français sont pour l’instant dématérialisés. Si un taux de 100% doit être atteint dans 2 ans, nous devons absolument entamer notre progression dès à présent.

Or, MPS offre une solution de dématérialisation simple, tout en répondant à d’autres exigences de simplification. Il permettra, en effet, la suppression des pièces justificatives. Notre mode de travail s’avère actuellement partenarial, sous forme d’expérimentation et sur la base du volontariat, mais dès lors que les tests techniques se seront révélés fiables, plus rien ne s’opposera à imposer le dispositif par décret d’application.

Le calendrier apparaît donc restreint. C’est pourquoi, j’estime primordial de discuter dès à présent avec vous pour vous accompagner sur ce chemin et vous aider à déployer le dispositif.

En outre, les systèmes d’information de l’Etat s’avèrent extrêmement lourds et notre mission est d’y instituer une couche d’agilité fondamentale pour améliorer la réactivité du service public. L’essentiel reste de répondre à des besoins en perpétuelle évolution. Nous avons ainsi travaillé avec des partenaires aussi variés que l’INSEE, Infogreffe, le Ministère de l’Intérieur - qui détient le répertoire des associations - la sphère fiscale - qui détient les chiffres d’affaires, les liasses fiscales et peut déterminer si une entreprise est à jour dans ses divers paiements fiscaux - les douanes, l’Acoss, la MSA, ou encore les caisses de retraite.

Nous sommes, de plus, capables de traduire les informations en cartographie, ce qui représente un énorme gain de temps. Nous étendons d’ailleurs ce système au-delà des marchés publics. Les briques de données ouvertes sont nommées API et permettent de récupérer des informations selon le besoin. Dans certains pays, ce cheminement apparaît moins complexe, car la CNIL n’existe pas. En Norvège, par exemple, chacun peut consulter la rémunération de son voisin, car il s’agit d’une donnée publique.

En France, construire un système d’information demeure nécessairement plus complexe car chaque acteur de référence doit rester le propriétaire de ses informations. Notre rôle est de les récupérer et de les redistribuer dans un cadre informatiquement tracé. Nous devons en effet nous assurer qu’une information est transmise à un autre acteur parfaitement habilité à la connaître dans le cadre d’une démarche précise. Notre système représente donc en quelque sorte une agrégation de briques capables de communiquer entre elles.

L’intérêt de notre approche par rapport à un système industrialisé est de ne rien figer. Selon les besoins, il peut paraître important d’inclure de nouvelles informations. Notre souplesse permet alors de faire évoluer le dispositif dans le temps, en fonction des besoins des



utilisateurs. Tant les acheteurs que les entreprises doivent y trouver leur compte, pour la réussite du projet.

Au final, vous pouvez donc constater que ce dernier a été bâti sur des partenariats extrêmement larges, touchant aussi bien des acteurs publics que privés. En revanche, le paysage des marchés publics reste compliqué à appréhender, car les acteurs et acheteurs apparaissent très dispersés et s’appuient sur des systèmes différents.

En tant que structure de modernisation de l’action publique, notre rôle n’est pas de faire le métier des autres à leur place, mais bien d’apporter une valeur ajoutée à des enjeux interministériels et inter-acteurs. Nous n’avons donc pas vocation à faire vivre de manière pérenne ces sujets. Ces deniers doivent vivre au sein même de vos organismes, car constituent des réponses à vos besoins métier. Actuellement, quelques CAF collaborent à notre système mais, nous ne possédons encore pas suffisamment d’acteurs de la Sécurité sociale.

En outre, Clothilde WALTER, Secrétaire d’Etat chargée de la réforme de l’Etat et de la simplification soutient fortement notre démarche et porte le dispositif. Elle a elle-même travaillé au sein de collectivités locales et sait combien ces sujets demeurent compliqués pour les acheteurs.

Par ailleurs, la problématique à venir concerne le déploiement massif. Je m’interroge toujours sur le bon équilibre entre incitation et obligation. Or, le cadre européen a d’ores et déjà imposé certaines transpositions. Ainsi, un décret publié en septembre 2014 stipule qu’il n’est plus justifié de réclamer des pièces à un usager dès lors qu’un dispositif permettant de les consulter existe, ou que l’entreprise donne l’adresse d’un endroit où il est possible de les récupérer. Or, à ce jour, la France ne semble pas respecter véritablement ce cadre.

De plus, la juridiction européenne mentionne la dématérialisation totale à horizon 2018 et la mise en place du document unique de marché européen (DUME). Ce dernier représenterait davantage une obligation pour l’acheteur que pour l’entreprise. L’acheteur sera probablement contraint d’accepter un DUME si l’entreprise le souhaite. Quoi qu’il en soit, le DUME est désormais presque stabilisé, mais s’avère compliqué à appréhender. Notre objectif est donc de le rendre aussi simple que le dispositif MPS.

Il ne faut pas attendre que des décrets soient publiés pour agir. Si, dans moins de 2 ans, la dématérialisation devient généralisée, les notions mêmes de supports-papier, d’attestations ou de dossiers papier deviendront obsolètes. Il faut donc réfléchir aux informations devant absolument être recueillies pour répondre aux besoins et aux exigences juridiques fixées. Or, MPS permet déjà de recueillir des informations variées. En ajouter de nouvelles ne se révélerait donc pas particulièrement compliqué et la dématérialisation fait partie du champ des possibles.

Au final, le cadre européen ne peut que vous inciter à recourir à MPS dès à présent, alors que le DUME n’en représentera qu’une variante. Il possédera des briques et des natures d’information sensiblement identiques qui obligeront probablement les acteurs publics à structurer leurs données en amont, au moment de la publication d’un appel d’offres. Cet exercice permettra au final un gain de temps précieux généralisés. Nous devrons donc traduire collectivement le droit européen de manière pratique et intelligente. Notez toutefois que nous sommes en avance sur la plupart des états membres.

Par ailleurs, le programme « Dites-le-nous une fois » dans lequel MPS s’inscrit contient des étapes de traductions juridiques et une exigence de pérennisation. L’objectif reste que certaines informations ne soient plus réclamées aux entreprises.

À présent que nous avons mis en place la réponse technique adaptée pour récupérer les pièces justificatives, nous présentons à la Ministre les décrets d’application pour validation. Ceux-ci détermineront, tout d’abord dans le domaine de la commande publique et des aides


publiques, mais, ensuite, très rapidement, dans d’autres domaines, une liste de pièces justificatives qu’il sera dorénavant interdit de réclamer. Ainsi, soit les organismes auront recouru à un dispositif permettant de les récupérer, soit ils devront s’en passer.

Chacun a donc intérêt à implémenter, dès à présent, le dispositif MPS pour le tester et se l’approprier avant que cela ne devienne une obligation. De nombreux acteurs l’utilisent déjà depuis un an et, pour eux, la publication du décret d’application ne représente pas un sujet. Il demeure indispensable que certains partenaires ne prennent pas de retard afin que le déploiement généralisé ne soit pas vécu comme un problème, mais comme une réponse à l’exigence de dématérialisation totale. Sans recourir à un dispositif tel que le nôtre, je souhaite un grand courage aux acteurs publics pour procéder à la dématérialisation.

En parallèle, les collectivités locales sont particulièrement concernées par les sujets numériques. La logique de décentralisation entreprise leur impose une gestion dématérialisée. L’ensemble des collectivités locales s’est regroupé au sein de l’Instance nationale partenariale (INP) pour tenter de fédérer des objectifs et solutions autour des enjeux numériques.

Dans le cadre de cette instance, un programme de développement concerté de l’administration numérique territoriale s’est traduit par une expérimentation sur la dématérialisation totale des marchés publics. En effet, si le dispositif MPS répond à une large partie du problème, la suite du process, comme les questions relatives aux signatures, reste à envisager. Cette expérimentation mobilise pour l’instant une vingtaine de partenaires et permettra d’identifier les questions que chacun se pose et les solutions pouvant être partagées pour répondre à chaque moment du process de dématérialisation.

Pour finir, le sujet apparaît riche, mais nous disposons d’ores et déjà d’un dispositif concret pour répondre à une partie du besoin. Mon souhait est désormais d’identifier avec vous comment le déployer davantage eu égard aux objectifs de la sphère sociale.



questions /réponsesDe la salle

Les renseignements du système devront être alimentés par les entreprises. Elles devront donc mettre à jour les documents qu’elles fournissent au moins une fois par an. Cet aspect a-t-il été pris en compte ?

Clara SORINAvec ce système, l’entreprise n’a plus à fournir elle-même l’information car le back-office s’en occupe. Lorsqu’il a besoin d’une information liée à un appel d’offres précis, l’acheteur la recherche au sein de l’outil nommé API. L’information est donc nécessairement mise à jour, car appelée à la volée.

De même, les attestations de vigilance font partie des pièces possibles à récupérer selon la périodicité nécessaire pendant la durée du marché. Au final, l’acheteur est donc certain d’obtenir une information actualisée et fiable. Cet aspect permet également de limiter les fraudes et de sécuriser les données.

De la salleComment une entreprise ne possédant pas de numéro Siret peut-elle utiliser le dispositif ?

Clara SORINVous référez-vous aux entreprises étrangères ?

De la salleJe pense, par exemple, aux entreprises étrangères ou aux associations.

Clara SORINUne association répondant à un marché public ou demandant des fonds publics, doit nécessairement posséder un numéro Siret.

En revanche, les entreprises étrangères sont exclues du dispositif. Le processus actuel en vigueur lorsqu’une entreprise étrangère répond de manière dématérialisée perdure donc. En effet, techniquement, aucun système d’information entre pays ne permet de développer un dispositif global.

Toutefois, cette réalité tend à évoluer. En Europe, un projet de numéro unique d’identification existe et des pilotes techniques permettant d’échanger entre pays européens seront expérimentés. Le rythme de progression de ces projets apparaît néanmoins différent de celui de notre programme car l’Europe ne permet pas la même agilité.

En outre, alors que nous pensions nous attaquer à une montagne infranchissable, nous nous sommes aperçus que développer des briques agiles supplémentaires ne mettait pas en péril le système initial et s’avérait moins compliqué à développer. Or, nous avons vécu cette réalité avec chacun de nos partenaires. Grâce à la structure de modernisation de l’action publique et la Direction interministérielle liée au numérique cette orientation sera retranscrite dans les schémas directeurs ou les DSI.

De la sallePouvez-vous nous confirmer que l’ensemble des documents transmis est sous un format PDF et doit, ensuite, être archivé ?

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Clara SORINChacun est chargé d’archiver les documents comme il le faisait auparavant. Notre volonté est en effet de modifier le moins possible vos habitudes. Seules la manière et la forme dont l’information vous parvient diffèrent. L’archivage, lui, ne change pas. L’essentiel reste que vous disposiez de l’information dont vous avez besoin.

Il s’agit bien aujourd’hui de PDF, mais rien n’est figé dans le temps. Pour exemple, dans le cadre de certaines de ces démarches, la sphère agricole a remarqué que l’attestation en tant que telle n’était pas indispensable. Il faut simplement savoir si l’entreprise remplit les obligations prescrites. Dorénavant, une case oui/non du système doit suffire. La sphère agricole a ainsi fait reconnaître par le comptable que la simple copie d’écran oui/non suffisait. Il s’agit donc de changer les pratiques, y compris celles des comptables.

Ce processus n’est évidemment pas simple, mais il en va de notre responsabilité collective locale de travailler avec l’ensemble des partenaires d’une chaîne, alors que le changement de pratiques induit par le numérique nécessite un temps d’adaptation. En outre, le droit ne stipule pas les pièces à demander. Il ne fait que lister la nature des informations nécessaires. C’est bien la pratique qui a retraduit ces dispositions en pièces à demander. Or, le numérique permet de s’en affranchir.

Nous sommes passés par l’étape PDF, alors qu’elle ne correspondait pas à notre idée initiale, pour ne pas perturber excessivement les pratiques en phase 1 du projet.

De la salleLe dispositif MPS doit donc permettre un gain de temps par rapport au système de dématérialisation actuel, n’est-ce pas ?

Clara SORINJe l’espère vivement, en effet. Les acheteurs eux-mêmes nous le confirment. La documentation détaillée accompagnant MPS contient des vidéos de témoignages d’utilisateurs, tant entrepreneurs qu’acheteurs, qui livrent des exemples concrets de l’apport du dispositif.

Nous estimons globalement que le recours à MPS permet un gain de temps de 2 heures, tant pour les entreprises que les acheteurs.

gérard DURIeRLe processus s’avère donc extrêmement simple pour les entreprises, qui n’ont qu’à inscrire leur numéro Siret. Mais est-ce aussi simple pour les acheteurs ?

Clara SORINL’acheteur récupère les pièces justificatives comme pour les réponses dématérialisées actuelles. Néanmoins, au lieu que l’entreprise ait eu à télécharger les pièces, c’est bien le système lui-même qui les a récupérées. La source de l’information s’en trouve donc fiabilisée. En outre, l’intérêt de MPS est lié au numérique et en aucun cas aux procédures papier.

gérard DURIeRLa question sous-jacente était de savoir si ces procédures dématérialisées changeraient la nature du métier d’acheteur.

Clara SORINJ’espère que le processus global de dématérialisation aidera les acheteurs. La partie MPS et les autres domaines cités dans ma présentation modifieront de fait le travail de l’acheteur. Or, plus ces dispositifs sont testés et éprouvés tôt, plus il sera possible de les améliorer pour qu’ils simplifient encore davantage le travail des utilisateurs. Nous



ne croyons qu’à la réalité pratique, et ce sont bien les témoignages des utilisateurs qui permettront des améliorations.

Or, selon les retours actuels, le dispositif est devenu réellement satisfaisant, simple d’utilisation et intuitif. Je vous propose donc de le tester directement pour que vous vous fassiez votre propre idée. Vous pourrez, ensuite, nous dire s’il doit encore être simplifié.

De la salleVous nous avez indiqué avoir un objectif de 20 000 entreprises utilisant le dispositif avant la fin de l’année 2015. Ce nombre apparaît faible en comparaison du tissu économique global. Dès lors, quelles sont vos précisions de montée en charge futures ?

Clara SORINNous envisageons une généralisation totale à horizon 2017 pour la sphère de l’Etat et ses opérateurs, et 2018 pour l’intégralité des collectivités locales. Le décret d’application confirmera ces prévisions. La montée en charge sera donc mécanique.

En outre, le décret ne stipulera pas de recourir à MPS mais, comme aucun autre dispositif ne permet de répondre aux exigences de dématérialisation et de simplification, son utilisation s’avérera indispensable. En effet, un dispositif ne relève jamais d’un décret. Or, pour procéder à une dématérialisation totale d’ici un an et demi, les organismes devront nécessairement recourir à des dispositifs simples ayant déblayé le sujet.

gérard DURIeRLes 15 000 à 16 000 entreprises recourant déjà au dispositif répondent-elles à vos objectifs sur les TPE et PME ?

Clara SORINLors du lancement de MPS, nous ciblions avant tout les MAPA. Cependant, MPS reste parfaitement compatible avec les marchés formalisés et permet de couvrir les cas de co-traitance et de sous-traitance. Toutes les catégories de marchés et d’entreprises sont donc à présent concernées. Si les petites entreprises restent majoritaires, nous constatons que d’importants marchés sont désormais passés via le dispositif, notamment à Poitiers. De même, les marchés passés par le SAE se révèlent naturellement plus importants en montant et en taille d’entreprises.

De la salleComment accéder à MPS ?

Clara SORINIl vous suffit de nous contacter pour que nous vous octroyions l’accès technique. De plus, nous possédons une documentation détaillée et un ensemble de plaquettes répondant aux questions essentielles. Je vous propose de vous envoyer l’intégralité de ce package à l’issue de ce séminaire.

Je vous encourage, par ailleurs, vivement à nous contacter par mail ou par téléphone. Nous sommes à votre disposition pour vous éclairer et vous accompagner dans la mise en place du dispositif. En outre, le dispositif technique s’appuie sur des plateformes, pour la plupart, déjà prêtes. En tant qu’acheteur il vous suffit donc de le tester sur un premier marché. Vous constaterez que faire un règlement de consultation adapté MPS n’est pas plus compliqué. Au final, l’essayer, c’est l’adopter.

De la sallePouvons-nous donc en effet comprendre que le lien entre le portail de l’acheteur et la plateforme MPS est possible ? En effet, les organismes de sécurité sociale travaillent actuellement sous le portail achat public.


Clara SORINAchat public est partenaire et propose une base permettant à MPS de fonctionner parfaitement. En tant qu’acheteur, la balle est donc dans votre camp. Vous pouvez décider qu’un marché sera MPS et que vous ne réclamerez plus aux entreprises certaines pièces justificatives.

De la salleJusqu’à présent, la publicité sur le dispositif reste faible.

Clara SORINIl s’agit en effet d’un enjeu majeur. Nous avons travaillé en équipe réduite et le déploiement généralisé ne dépendra pas de nous. Il devra se faire grâce à nos partenaires, aux relais que représentent jusqu’à présent les plateformes, aux acteurs comme le SAE déjà structurés pour mutualiser des besoins. Pour le reste, la dispersion apparaît en revanche plus grande et nous nous appuyons donc beaucoup sur les animations réalisées par les plateformes elles-mêmes, qui connaissent cependant des limites.

C’est pourquoi, les échanges que nous avons actuellement demeurent fondamentaux. Vous représenterez en effet les meilleurs ambassadeurs possibles et le déploiement découlera d’un véritable partenariat.

gérard DURIeRNous vous remercions pour votre intervention, comptez sur nous pour faire preuve, à notre tour, « d’agilité ». Prenons également rendez-vous pour la fin de l’année 2017, afin de voir si votre objectif de déploiement a été atteint.



TABLE-RONDE SUR LA RATIONALISATION DE L’ACHAT7

60 Vision générale sur la rationalisation

62 Les moyens juridiques de rationalisation de l’achat

64 Les mises en application

66 Les structures au service de la rationalisation

68 La rationalisation de l’achat du point de vue économique

69 Les secteurs impactés

72 La professionnalisation des acheteurs


gérard DURIeR Directeur de la communication – Ucanss

Valérie TERRISSE est Directrice générale déléguée de l’UGAP. Frédérique COUSIN est Directrice du Département de la professionnalisation des achats des établissements publics au sein du Service des achats de l’Etat et possède de nombreuses années d’expérience de modernisation de l’achat. Monsieur Stéphane LOPEZ est ingénieur de formation, a travaillé durant une première partie de sa vie au sein d’une SSII avant de rejoindre le GIE Agora environ 20 ans auparavant. Il travaille actuellement sur les produits informatiques de la MSA. Enfin, Lionel FERRARIS, connu parmi vous, est Directeur du développement durable, de l’achat et de l’immobilier de l’Ucanss.

Notre table ronde portera sur la rationalisation de l’achat. En la préparant, nous nous sommes aperçus que le sujet dévierait rapidement vers certains éléments centraux, ce que la table ronde confirmera peut-être. Nous aborderons donc un aspect juridique autour des structures (centrales d’achat, bons de commande, services d’achat) puis, un aspect économique lié à la massification de l’achat, pour finir par une réflexion sur l’amélioration de la connaissance des marchés et des entreprises.

La littérature concernant la rationalisation des achats évoque tantôt la standardisation, la mutualisation ou la massification. Valérie TERRISSE, quelle serait votre vision générale de la rationalisation ?

Vision générale sur la rationalisation

Valérie TeRRISSe Directrice générale déléguée - Ugap

Le premier travail à effectuer correspond à une cartographie de ses achats pour les trier par groupes homogènes de produits et de services et commencer à lancer des procédures adaptées à chaque situation. Ce travail devrait être mené par chaque structure d’achat. C’est bien à partir de cette catégorisation que pourront se dégager les premières pistes de standardisation et de rationalisation de l’achat.

Ensuite, il convient de comprendre les consommations et la réalité de l’utilisation des marchés dans les structures. Pour parvenir à rationaliser, il faut compter et, pour compter, il faut posséder un retour statistique sur l’utilité de nos marchés. Ce n’est que lorsque nous comprenons à quoi nos marchés ont servi, en particulier ceux à bons de commande, que nous pouvons introduire une forme de rationalisation efficace dans le marché suivant.

Frédérique COUSIN Directrice du Département de la professionnalisation des achats des établissements publics - Sae

S’il est bon de regarder dans nos rétroviseurs grâce à une cartographie, il demeure également nécessaire de regarder notre parebrise pour savoir où aller. La cartographie doit donc être traduite en programmation. En outre, les propos de Madame TERRISSE m’incitent à penser que la rationalisation impose le défi de passer d’un processus achat à un cycle achat. En effet, les exécutions antérieures doivent nourrir les réflexions des exécutions futures. La fonction achat n’est plus une simple parcelle d’un processus de la dépense et l’enjeu actuel est de la transformer en un véritable cycle.

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TABLE-RONDE SUR LA RATIONALISATION DE L’ACHAT

De plus, la rationalisation doit être pensée lors de la passation d’un marché, mais également en amont lors de la rédaction d’un besoin ou la définition d’une stratégie. Vous pouvez réfléchir à ces sujets seuls dans vos établissements ou avec vos homologues.

Prenons l’exemple de Pôle Emploi, ses stratégies d’achat sont globalement définies au niveau du siège. Si 80% des cahiers des charges pour passer des marchés sont rédigés au niveau du siège, 80% des actes de passage des achats sont effectués dans le réseau. Pôle Emploi définit donc une stratégie globale, réfléchit à des cahiers des charges mutualisés, mais la rationalisation est ensuite déclinée en région.

Stéphane LOpeZ Responsable achats - gIe agORa

Plutôt que de rationalisation, je préfère envisager le thème de fond de notre table ronde sous l’angle de l’optimisation de l’achat. Il convient tout d’abord de définir ce que l’on souhaite faire et si cela est en phase avec le marché. De même, comme le soulignait Madame TERRISSE, il apparaît nécessaire de recycler les aspects opérationnels prévus dans la pratique effective pour capitaliser dans les marchés futurs.

Dès lors que nous déroulons une procédure, nous identifions des points d’amélioration permettant d’agir ensuite différemment et représentant de véritables leviers d’optimisation. Sans se situer sur des règles particulièrement techniques, ce procédé permet de capitaliser sur l’achat futur.

Pour exemple, Agora est un GIE d’informatique qui réalise des achats pour la MSA et a investi plusieurs modèles comme les accords-cadres et les marchés subséquents. Nous nous sommes aperçus à l’usage que nous pouvions optimiser notre système tout en préservant la latitude d’achat des caisses.

Lionel FeRRaRIS Directeur du développement durable des achats et de l’immobilier - Ucanss

Je partage bien évidemment l’ensemble des propos des intervenants précédents. Un achat public rationnel met en premier lieu à disposition de nos prescripteurs une fourniture, une prestation, un rapport qualité/prix optimisé dans des conditions d’adéquation à nos propres prescripteurs. Celles-ci permettent que l’exécution se déroule ensuite dans de bonnes conditions.

La réalité devient plus complexe lorsque nous opérons sur un périmètre large. En tant que prescripteurs, nous sommes tous plus ou moins engagés dans des problématiques de mutualisation, voire de massification selon le vocable employé. Plus nous progressons dans cette démarche, plus nous cumulons des complexités organisationnelles internes et des complexités liées au marché fournisseur, même si ce dernier s’avère parfois plus simple qu’on ne le dit.

En outre, je suis particulièrement frappé de constater à quel point, plus nous progressons, plus la problématique de rationalisation devient prégnante.

Pour être pleinement acteur de la rationalisation de l’achat public, l’acheteur se doit d’être un «traducteur» et représente un pont entre des acteurs différents qui peinent à communiquer. Nous devons agir en tant que «décodeur» entre le juridique et l’économique pour qu’ils se parlent et se comprennent, et nous devons agir comme «décodeur», «traducteur», «interprète», entre les fournisseurs et notre propre univers interne. Je suis d’ailleurs toujours étonné de constater à quel point ce dernier demeure peu intelligible pour le marché fournisseur.

gérard DURIeR Clara SORIN nous a déclaré précédemment que nous réclamions des pièces non nécessairement requises par la loi. Possédons-nous, juridiquement, les moyens de rationaliser l’achat ?


Les moyens juridiques de rationalisation de l’achat

Valérie TeRRISSeLe juridique ne constitue pas un problème. La question est plutôt de travailler intelligemment avec le marché fournisseur adressé et d’en comprendre le métier et le génie propre. Dans nos missions, nous possédons souvent des périmètres extrêmement larges. Pour autant, les industriels et les sociétés avec lesquelles nous sommes amenés à conclure des marchés possèdent des savoir-faire propres. Il demeure indispensable que les acheteurs essaient de comprendre le fonctionnement de ces marchés et l’organisation de la production de ces industriels pour pouvoir adapter leur approvisionnement et leur marché en conséquence.

L’achat le plus efficace est réalisé au travers d’une demande et d’un cahier des charges que l’industriel comprendra et traduira aisément. J’ai, ainsi, l’habitude de demander aux industriels de m’expliquer leur métier afin que le cahier des charges leur permette d’exprimer au mieux leur performance.

Notre travail consiste à permettre à l’entreprise de nous soumettre sa meilleure offre à tous points de vue, économiquement, techniquement, en termes de durabilité, de développement durable ou encore d’innovation. Il s’agit alors de la différence entre un acheteur à valeur ajoutée et un acheteur alignant tout simplement des articles du Code des marchés les uns à la suite des autres.

Frédérique COUSINComprendre le tissu économique apparaît en effet fondamental. Or, la boîte à outils à notre disposition s’enrichit. Le sourcing est, ainsi, explicitement inscrit dans la nouvelle directive européenne et sera traduit dans l’ordonnance et le décret qui seront publiés avant le 18 avril 2016.

De même, la négociation représente une voie de rationalisation. L’étude préalable obligatoire de l’article 74 de l’ordonnance s’inscrit dans ce processus, car permet de s’interroger sur les vecteurs à choisir, s’il faut mettre en place un partenariat d’innovation, se regrouper, recourir à une centrale d’achat ou encore agir seul. Cette étude préalable est obligatoire à partir d’un certain seuil que le décret précisera.

Enfin, le monde européen peut également offrir d’autres voies de rationalisation. Il est en effet possible de procéder à des conventions de groupement transnational entre pays européens. En outre, Monsieur FERRARIS a parfaitement raison de parler de pont. Notre rôle est de décloisonner et de permettre une communication entre les acteurs. La rationalisation commence déjà par le dialogue.

Stéphane LOpeZJe remarque que, bien souvent, par crainte de l’aspect juridique des marchés publics, nous nous retenons d’étudier les modèles de fonctionnement des industriels du secteur concerné. Nous craignons, par exemple, de fausser l’équité si nous rencontrons l’un d’entre eux. Cette manière de faire produit des marchés en décalage complet avec la

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réalité du milieu industriel. En effet, nous introduisons dans nos marchés de nombreux éléments juridiquement engageants pour les entreprises qui souhaitent y répondre, et celles-ci nous les font donc payer.

Un des premiers leviers majeurs de rationalisation consiste donc à solliciter plusieurs industriels pour qu’ils nous expliquent leur fonctionnement, que nous leur expliquions nos attentes et qu’un réel échange s’opère. Il s’agit de se comprendre mutuellement. Nous pouvons ainsi identifier les sujets porteurs d’une réelle optimisation de l’achat public et pour lesquels nous devons avoir un certain niveau d’exigence vis à des entreprises et d’autres pour lesquels il convient de se montrer plus adaptable.

Pour exemple, dans l’informatique, les matériels s’achètent en dollar. Si aucune clause ne mentionne la parité euro-dollar dans votre marché, vous réclamez à votre fournisseur de s’engager sur la variabilité du cours euro-dollar : il le traduira financièrement dans son offre.

gérard DURIeRNous possédons donc l’appareil juridique adéquat, mais nous n’osons pas agir, n’est-ce pas ?


Les mises en applicationFrédérique COUSIN

Nous commençons à remarquer certaines initiatives. L’institut national pour la propriété industrielle a, par exemple, monté sa première convention fournisseur. Il a invité ses 40 fournisseurs stratégiques et leur a présenté sa perspective stratégique à 5 ans. Sont ensuite intervenus de petits ateliers concrets pour recueillir leurs impressions sur différents sujets pratiques. Le moment était totalement hors processus et a permis un dialogue plus ouvert. L’expérience s’est avérée réussie et sera donc rééditée.

Valérie TeRRISSeIl est extrêmement intéressant de demander à un ou deux fournisseurs avec lesquels nous possédons des marchés le coût qu’ils placeraient en face de chaque clause que nous incluons en déroulant notre cahier des charges. Dans un contrat informatique nous exigeons, par exemple, une remise en état des matériels sous 4 heures. Pourtant, en observant nos véritables besoins, nous pouvons peut-être considérer que la journée pourrait finalement suffire. L’acheteur pourrait alors bâtir 2 colonnes comparant la différence de coût induite.

De même, nous ajoutons souvent des clauses de pénalité très serrées pensant être traités prioritairement. Or, les entreprises ne se basent absolument pas là-dessus. Ce serait se méprendre foncièrement de croire que l’organisation de l’entreprise dépend de la clause insérée par l’administration. La clause de pénalité ne modifie en aucun cas l’organisation industrielle de livraison. Au final, les acheteurs progressent énormément en discutant avec les entreprises répondant à leurs marchés.

Lionel FeRRaRISDe nombreuses clauses de pénalité apparaissent en effet ahurissantes et totalement virtuelles. Pour en revenir à la question initiale, les instruments juridiques à notre disposition permettent à un achat public efficace et rationnel.

Dans la très grande majorité des cas, je reste frappé de noter la part de créativité laissée par la réglementation en termes de montages d’accords-cadres ou d’architectures des marchés subséquents et d’allotissement. Dans le cadre de dossiers que l’Ucanss est amenée à soumettre à la CCMOSS, les rapporteurs nous poussent dans cette voie et nous challengent tout en sécurisant les dispositifs. Par rapport à cette marge qui nous est laissée, je considère qu’il existe donc aujourd’hui trop d’auto-censure chez les acheteurs.

En réalité, en droit français, ce qui n’est pas explicitement interdit est permis, sauf si des jurisprudences existent. Dans la grande majorité des cas, je considère que la réglementation des marchés publics nous offre tous les outils pour réaliser un achat public efficace. Il nous faut donc envisager le Code des marchés publics et la réglementation pour ce qu’ils sont : des instruments au service d’un achat public qui constitue avant tout un acte économique.

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Cependant, en l’état actuel de la réglementation, j’estime que nous demeurons trop bridés en matière de négociations. Lorsque nous pouvons recourir à l’article 30, y compris dans le cadre d’importantes procédures mutualisées, par l’exemple l’achat de formations ou d’intérim, les négociations s’avèrent toujours fructueuses et permettent d’aboutir à un meilleur rapport qualité/prix. La future réglementation devrait ouvrir davantage de possibilités.

Valérie TeRRISSeJe ne suis pas tout à fait d’accord. Une grande partie des négociations peut en effet intervenir dans le cadre des travaux préalables au lancement d’appels d’offres. J’encadre une équipe de 80 acheteurs qui lancent une centaine de procédures par an et ai souvent l’habitude de leur dire : « Si tu ne sais pas avec quoi les industriels répondront et à quel prix, c’est que tu n’as pas terminé ton travail d’analyse et de sourcing. »

La phase de négociation traditionnelle, lorsque les offres ont été reçues, intervient déjà presque trop tardivement. La négociation réelle doit intervenir, en amont, dans les travaux préparatoires car c’est bien à ce moment précis que la recherche des gains doit se faire. Lors de la phase de sourcing, l’acheteur devrait s’enquérir auprès des industriels des éléments à intégrer au cahier des charges pour permettre à ces derniers de transmettre une réponse plus appropriée. Ce travail permet les meilleurs résultats économiques.

Frédérique COUSINLe sourcing très en amont permet également de transmettre au marché des messages sur la tendance et les orientations que nous souhaitons. Pour exemple je recevrai, dans les prochains mois, le Syndicat des commissaires aux comptes. Je leur annoncerai que nous souhaitons intégrer des clauses sociales et environnementales. Il s’agira de l’occasion de passer un message fort pour qu’ils se préparent au mieux à nos cahiers des charges futurs. Nous devons annoncer nos tendances et le sourcing ne doit pas être perçu dans un sens unique.

gérard DURIeRUne structure vous paraît-elle davantage facilitante ou rationalisante ? Serait-ce le cas de la centrale d’achat ?


Les structures au service de la rationalisation

Valérie TeRRISSeLe principe même de la centrale d’achat est de passer une seule fois un marché pour permettre à de multiples bénéficiaires et entités de l’utiliser. Une économie de temps et de structure est donc réalisée. La centrale d’achat répond donc, par essence, à un impératif de rationalisation.

De plus, la centrale d’achat permet que l’offre soit immédiatement disponible, sans attendre un délai de réalisation moyen de 6 à 8 mois. Elle permet également de mettre en œuvre les projets plus rapidement. Ainsi, dans certains cas, le fait de pouvoir disposer de marchés permet de gérer les projets de manière beaucoup plus agile. Je pense en particulier aux marchés de prestations intellectuelles que nous avons développés l’année précédente. Ils ont aidé beaucoup d’administrations à traiter plus rapidement et de manière beaucoup plus fluide leurs projets.

Le rôle de la centrale d’achat apparaît donc essentiel. Elle permet au final aux différentes administrations de rationaliser leurs propres procédures et leurs propres utilisations de ressources.

Lionel FeRRaRISDès lors que nous pouvons recourir à une centrale d’achat pouvant intervenir sur la fourniture d’une prestation, la convention de groupement apparaît, par définition, superfétatoire. Cette dernière implique, en effet, une procédure administrative en amont, dont la centrale d’achat peut vous exonérer avec un résultat parfaitement identique.

Au final, il n’y a pas de bonne structure dans l’absolu, la meilleure structure est toujours celle qui est la mieux adaptée à son contexte.

Stéphane LOpeZLa massification ne représente cependant qu’un levier. Elle permet de gagner du volume de procédures et du volume d’achats, mais n’a d’intérêt que si les besoins sont homogènes et dépendent de contraintes identiques. La massification doit en effet impérativement revêtir un sens commun.

L’acheteur doit donc se demander si son achat entre dans un contexte de massification (GIE, centrale d’achat, groupement). Si non, il doit s’interroger en profondeur sur la pertinence d’y recourir car, dans certains cas, la massification n’apparaît pas aussi intéressante qu’envisagée.

Nous travaillons, par exemple, beaucoup avec les marchés de l’UGAP. Or, parfois, nos besoins ne correspondent pas exactement à leurs marchés. Ces derniers induiraient un coût économique supérieur pour nous. La réflexion ne doit donc pas être manichéenne.

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Frédérique COUSINNous avons la chance de bénéficier d’une palette de structures assez large, avec les centrales d’achat ou les conventions de groupement. L’orientation dépendra de la stratégie définie pour chaque segment. L’achat de crayons est, par exemple, récurrent et doit passer par une centrale d’achat. En revanche, plus les niveaux de complexité sont élevés, plus il convient de s’interroger la pertinence des choix. Peut-être alors que d’autres instruments apparaîtront davantage adaptés.

Chacun peut également se montrer créatif dans l’emploi des outils. La convention de groupement induit des délais contraignants. Pour valider un achat il faut, par exemple, souvent attendre le prochain Conseil d’administration. C’est pourquoi, le SAE, s’est appuyé sur la Direction des affaires juridiques pour pallier cette problématique et créer une convention de groupement de commandes permanente.

Ce nouvel outil a ainsi pu être mis en œuvre le 23 janvier 2015. Je devais trouver 50 établissements publics volontaires pour signer la convention avec le SAE et ai au final recueilli 240 signataires. C’est ainsi que, pour le marché de fourniture d’électricité, 183 établissements se sont joints à nous.

En outre, nous continuons à améliorer notre fonctionnement en apprenant de nos pratiques. En effet, solliciter 183 contrôleurs budgétaires en seulement 4 heures réclame de l’ingéniosité. Nous trouvons donc des solutions au fur et à mesure et devons continuer à progresser avec la sphère des agents comptables afin que nos outils restent fluides. Nous ne renonçons pas face aux difficultés et entendons les résoudre collectivement.

gérard DURIeRChacun d’entre vous parle de sourcing et de tissu économique. Selon vos propos, l’achat apparaît donc plutôt comme un acte économique que juridique. Dès lors, comment le rationaliser économiquement ? Faut-il cibler les coûts ?


La rationalisation de l’achat du point de vue économique

Lionel FeRRaRISL’acte d’achat est bien juridique et économique. J’ai bien noté que Jean MAIA, Directeur des affaires juridiques des ministères économique et financier, déclare que la réglementation reste avant tout un outil au service d’un acte d’abord économique.

En outre, la connaissance des coûts apparaît effectivement cruciale car correspond au cœur du business modèle du fournisseur et lui permettra de soumettre sa meilleure offre. Cette connaissance est donc essentielle mais également complexe à obtenir.

En effet, en participant à des veilles fournisseurs, je constate qu’il reste peu naturel pour nous d’aborder la structure de coût d’un fournisseur. De même, il reste peu naturel aux fournisseurs de l’ouvrir. Un écart existe entre la confidentialité des propres affaires du fournisseur et ce qu’il s’estime fondé à nous donner pour que nous puissions calibrer au mieux notre procédure.

La connaissance des coûts fournisseurs apparaît indispensable, mais demeure relativement compliquée à obtenir, a fortiori pour la centrale d’achat de l’Ucanss, qui possède une maturité moindre que celle de l’UGAP.

De plus, il est nécessaire de connaître parfaitement nos propres coûts de déploiement qui influent sur le coût global de ce que nous souhaitons acquérir. Nous possédons des zones de complexité que nous devons améliorer. Nous sommes, par exemple, très en retrait en matière de développement de la carte achat. Or, cette problématique aval de l’achat génère des coûts diffus non négligeables.

gérard DURIeRMadame TERRISSE, vous semblez penser que la rationalisation des coûts ne touche pas nécessairement les secteurs auxquels il est commun de penser immédiatement.

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Les secteurs impactés

Valérie TeRRISSeAbsolument. Comme vient de l’affirmer Lionel FERRARIS, l’exercice de la décomposition des coûts reste, en effet, assez complexe. Il faut avant tout agir sur les leviers que nous gérons, sur lesquels il est possible d’agir plus simplement qu’imaginer. Assister à une séance de chiffrage avec un industriel s’avère toujours extrêmement instructif et permet de comprendre comment la réponse à un appel d’offres est constituée et comment se monte le mécanisme de fabrication du prix fixé dans l’appel d’offres.

La composition du prix de base provient des usines. Il est bien sûr possible d’étudier le coût de main-d’œuvre ou le coût de matière mais ce n’est pas le secteur où la réduction des coûts sera la plus intéressante. Après cette première définition, la composition du prix passe par de nombreux bureaux annexes. L’industriel étudie s’il a déjà rencontré des problèmes par le passé avec la collectivité ayant soumis l’appel d’offres. Si oui, il ajoute un pourcentage pour se prémunir. De même, si le délai de paiement dépasse les 60 jours, il ajoute un nouveau pourcentage.

En réalisant cet exercice une première fois, de nombreux éléments reviennent en tête lors de la rédaction du marché la fois suivante. Les coûts se situent avant tout dans les problématiques annexes. En travaillant sur les tâches quotidiennes du fournisseur et sur la qualité de la commande qu’il recevra, en s’assurant qu’il n’aura pas besoin de la ressaisir, qu’elle pourra être intégrée facilement dans son système d’information, que la facture ne sera pas rejetée à répétition, alors nous générons des économies très importantes.

Les nouveaux gains ne se situent plus dans les volumes, mais dans la fluidité de la chaîne exploitée par l’industriel.

Stéphane LOpeZEffectivement, les gains se situent de moins en moins dans les volumes. L’industriel étudie en priorité les éléments lui posant problème. En connaissant le milieu industriel, nous pouvons intégrer les éléments véritablement importants pour lesquels nous estimons la dépense nécessaire et exclure ceux ne se justifiant pas au regard du surcoût associé.

Frédérique COUSINJe partage l’ensemble des propos tenus. La structure de coût d’un marché représente un véritable levier de progrès dans nos organismes. Sur certains achats, comme le gaz de laboratoire, la majeure partie du coût provient de la distribution. Dans cet exemple, il n’apparaît donc pas pertinent de travailler sur les coûts de matière première et il convient de réfléchir autrement. Il faut que les laboratoires de recherche se décloisonnent et acceptent de tous se faire livrer un même jour. De même, ce décloisonnement permet d’identifier un autre laboratoire de l’université ayant des besoins identiques, pouvant permettre une mutualisation. Acheter 4 fois 5 litres d’un produit que plusieurs acteurs utilisent revient également moins cher que d’acheter 4 litres, puis 5 litres, puis de nouveau 4 litres.

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Il faut donc travailler sur les gammes et les formats dans la mesure où cela ne met pas en péril l’exercice des fonctions. La structure de coûts nous interrogera donc sur notre propre organisation pour obtenir des prix intéressants.

De plus, agir sur les livraisons s’inscrit également d’améliorer notre démarche de développement durable. Qu’un seul camion fasse le tour de 5 universités un jour par semaine à la place de plusieurs camionnettes chaque jour présente un intérêt non négligeable. Le système permet en outre au fournisseur de ne pas éroder ses marges.

Lionel FeRRaRISDans notre univers, je ne suis pas sûr que nous soyons allés au bout des économies possibles grâce à la massification. Par ailleurs, le fait de ne pas bénéficier immédiatement en interne d’une structure de partage optimale ne doit pas nous exonérer d’aller vers des procédures de mutualisation. Peut-être, cependant, que cette remarque est propre à l’univers de la Sécurité sociale.

Mes prescripteurs, les caisses nationales, me demandent de mettre à leur disposition une prestation de service ou de fourniture, au meilleur rapport qualité/prix et dans des conditions d’exécution compatibles avec leur propre organisation. Cet aspect peut donc nous conduire à inclure des dispositions en qui ne sont pas en parfaite adéquation avec le marché fournisseur et qui peuvent se traduire par une moindre optimisation du gain.

Néanmoins, ce bémol ne doit pas nous exonérer de poursuivre le mouvement de massification là où des gains sont encore possibles ni de travailler sur notre propre organisation. Ne pas être optimaux sur la structure de déploiement des marchés ne doit pas représenter un frein à la poursuite de nos objectifs de gains achats. Nous agissons dès lors que nous estimons pouvoir apporter un avantage aux organismes, sans attendre d’atteindre la perfection.

gérard DURIeREn croisant les éléments de structure de coût et la réalité des fournisseurs, n’aurait-on pas tendance à freiner la concurrence ? Cette dernière représente tout de même un des leviers de rationalisation.

Valérie TeRRISSeLa concurrence apparaît en effet absolument nécessaire. Il ne s’agit donc pas de la freiner, mais bien de l’entretenir. Le travail en amont du lancement d’une procédure doit y concourir, en travaillant avec des industriels qui, pour des raisons variées, refusent de se positionner. Certaines petites entreprises peuvent considérer que les marchés publics sont trop complexes pour elles. Les acheteurs jouent alors un rôle essentiel d’accompagnement pédagogique et d’explication de texte, alors que notre jargon est parfois spécifique. Il faut répondre aux questions concrètes auxquelles les sociétés sont confrontées.

Ce travail paie énormément car les entreprises se positionnent dès lors qu’elles se sentent rassurées et considèrent qu’elles possèdent une réelle chance de remporter le marché. Dans le cas contraire, la réponse à un appel d’offres représentant en moyenne 10 jours de travail, l’entreprise ne possède pas les moyens de réaliser l’effort de l’avant-vente. Il apparaît donc indispensable de lui donner les clefs pour qu’elle exprime au mieux son offre et faire vivre la concurrence. J’estime que le travail d’accompagnement fait intégralement partie du travail de l’achat.



Frédérique COUSINL’exemple de Pôle Emploi que j’avais utilisé en début de table ronde montre qu’il est impératif de choisir le bon niveau de massification et le bon niveau d’allotissement. En effet, massification ne signifie pas généralisation sur un seul marché pour tous les établissements publics, toute la France et l’Etat entier.

De plus, pour entretenir la concurrence, il convient de réaliser un benchmark y compris entre des entreprises régionales.

gérard DURIeREn termes de professionnalisation, l’acheteur devient-il spécialisé sur un segment et un type d’entreprises, s’inscrit-il dans une filière d’acheteurs communs ?


La professionnalisation des acheteurs

Valérie TeRRISSePour bien acheter, il faut comprendre ce que l’on achète. Une spécialisation semble donc, a minima, nécessaire. La compréhension métier des entreprises avec lesquelles nous travaillons ne s’improvise pas. La professionnalisation consiste à maîtriser les techniques d’achat, mais également son secteur d’activité. Ce n’est qu’à cette condition que nous pouvons produire des marchés performants, dont nous tirerons le meilleur.

gérard DURIeRMonsieur LOPEZ, la spécialisation au sein d’un GIE informatique est probablement automatique, n’est-ce pas ?

Stéphane LOpeZNous sommes, en effet, spécialisés dans l’informatique. Il est important de comprendre l’environnement industriel car les industriels, eux, connaissent parfaitement leur secteur de marché. Ils sont, par exemple, capables de décrypter les appels d’offres. Ils considèrent ainsi parfois que le marché proposé correspond plutôt à un de leurs concurrents et qu’il leur est inutile de candidater. L’acheteur ne recevra alors que l’offre du candidat qui sait pertinemment qu’il est le mieux positionné et ne bénéficiera donc pas de prix optimums. Il apparaît donc essentiel que l’acheteur maîtrise les secteurs d’activité sur lesquels il lance des marchés.

gérard DURIeRComment organisez-vous ensuite le partage de la connaissance ?

Stéphane LOpeZIl est impossible de tout partager. Ce métier induit une spécialisation. La pratique est prépondérante dans ce processus et les connaissances s’acquièrent avec le temps.

gérard DURIeRMadame TERRISSE, parmi les 74 acheteurs que vous gérez, n’observez-vous pas des points communs ?

Valérie TeRRISSeDes points communs existent en effet. Le partage de la connaissance se fait, tout d’abord, au sein des pôles de travail et des équipes polyvalentes. Nous souhaitons que les acheteurs soient spécialisés, sans qu’il existe pour autant des ressources critiques. Depuis 2 ans,

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nous avons mis en place sur nos procédures stratégiques un retour d’expérience et une base de connaissance.

Lorsque le marché est terminé, une personne de la Direction de la performance de l’offre décortique le projet d’offre, qui s’étend de l’idée du projet à sa commercialisation, avec l’ensemble des interlocuteurs. Elle sort de la procédure les éléments à conserver dans notre patrimoine.

Notre savoir constitue notre valeur ajoutée. Plus nous alimentons cette base de connaissance et plus nous la partageons entre les acteurs, plus nous gagnons du temps et plus nos marchés sont performants. Cette démarche représente un réel investissement de ressources humaines mais permet l’alimentation d’une base de connaissance indispensable.

gérard DURIeRMadame COUSIN, Michel GREVOUL parle de décomplexer les acteurs, qu’en pensez-vous ?

Frédérique COUSINJe pense, en effet, important de concentrer la fonction achat sur des acteurs professionnels, sans l’éparpiller sur une partie du temps de différents agents. Nous savons donc qu’il faut procéder à une migration nécessitant plus ou moins de temps selon la taille des structures.

L’expression « décomplexer les acheteurs » signifie que tout ce qui n’est pas interdit par la loi est permis. Nous devons donc oser inventer des conventions, des outils, aller négocier ou encore tenir des salons avec nos fournisseurs. Nous parviendrons ainsi à progresser par petits pas vers le monde économique alors que la fonction achat de nos organismes est souvent issue du monde juridique.

C’est ainsi que le Service des achats de l’Etat (SAE), qui deviendra une Direction en 2016, continuera à labelliser des parcours de formation pour favoriser les échanges et les flux propices à notre enrichissement.

Lionel FeRRaRISLe partage de la connaissance apparaît d’autant plus important que nous nous orientions vers une spécialisation des acheteurs. Plus nous tendrons vers la rationalisation, plus nous mutualiserons et recourrons à des compétences pointues sur des segments précis. Le sourcing fournisseur devra bien sûr en parallèle se révéler le plus précis possible.

Concernant le partage des connaissances, je suis admiratif du dispositif de retour d’expérience de l’Ugap, hélas je n’en suis pas au même stade. Chacun progresse selon les configurations adaptées aux différentes organisations. En revanche, je suis heureux et fier de la réussite de notre réseau social dédié aux acheteurs de la Sécurité sociale. Notre univers n’en est qu’au début de la professionnalisation des acheteurs et un énorme chantier reste ouvert.

De la salleJe préfère le terme d’optimisation à celui de rationalisation. En tant que pratiquant de la commande publique depuis 1984 de manière autodidacte, je possède une véritable connaissance et des caractéristiques particulières. J’ai notamment réalisé un progiciel de contrôle des achats. En amont de la passation de l’achat, il faut connaître les entreprises


et leur consommation. Malheureusement, cette pratique reste peu employée dans l’institution Sécurité sociale.

J’ai reçu dernièrement le trophée de la commande publique. Je crois que je demeure à ce jour le seul de l’institution à l’avoir reçu. Ce trophée à récompenser la mise en place d’une grille de modélisation des dotations. Malheureusement, personne dans l’institution n’a été intéressé.

Par ailleurs, 2 freins demeurent pour une performance accrue de la commande publique. Tout d’abord, l’acheteur n’est pas reconnu dans la cartographie de l’institution.

Ensuite, la fonction achat n’est pas légitimée dans les caisses de province. Elle reste trop souvent noyée dans la fonction logistique. Dès lors, il demeure impossible de mettre en place une véritable stratégie d’achat. Je me suis battu durant de nombreuses années et me bats encore pour cela, mais nous restons fagocités par de la logistique qui découle pourtant de l’achat.

Lionel FeRRaRISJe suis conscient de la problématique que vous soulevez. Nous débattons ainsi régulièrement les Directions des ressources humaines des caisses nationales. Vous ne représentez pas l’unique métier à en souffrir. Ce que vous avez réalisé durant votre carrière montre que vous avez permis à l’institution d’avancer. Heureusement que vous ne m’avez pas attendu pour agir et vous orienter vers la professionnalisation.

Par ailleurs, je vous invite à faire part de votre trophée sur le réseau social des achats. Je vous remercie pour votre témoignage.

Frédérique COUSINLe décret de la DAE passe en ce moment au Conseil d’état et je ne peux présager de ce qu’il en sortira. Je connais cependant les grands axes qu’il contient. Dans la sphère achat, de nombreux acteurs apparaissent volontaires et réalisent de véritables efforts pour progresser et nous observons le manque de reconnaissance que vous pointez.

Sous toute réserve, le décret DAE induira un petit élargissement du périmètre de mon département. Dorénavant, des objectifs de performance et d’organisation des achats devront trouver leur place dans les contrats d’objectifs et de performance dès lors qu’ils se mettent en place.

Par ailleurs, la circulaire de la fonction publique publiée il y a 2 semaines portant sur les priorités inter-ministérielles et inter-opérateurs en matière de formation dégage 7 axes, dont l’un sur la tutelle des établissements et un autre sur la fonction achat.

Lionel FeRRaRISLes dispositions du SAE et le champ de leur application s’appliquent aux établissements publics et aux opérateurs de l’Etat. Or, pour nous, avec un partage de l’achat entre des établissements publics (caisses nationales) et des organismes privés (caisses locales et Ucanss), le sujet est toujours de savoir si ces dispositions s’appliquent à la sécurité sociale.



Frédérique COUSINVous figurez bien dans le champ des établissements publics de l’Etat.

gérard DURIeREn préparant cette table ronde, j’ai trouvé une grille d’identification des leviers d’achat. Elle parle d’externalisation, de massification, de mutualisation, de segmentation, d’allotissement, de spécification, de concurrence, de marketing, de gestion de la relation fournisseur et du développement durable. Nous avons donc abordé l’ensemble de ces sujets. Je vous invite donc chacun à conclure.

Valérie TeRRISSeNous pratiquons un métier particulièrement intéressant qui se renouvelle en permanence. Une période nouvelle s’ouvre à nous et sera au développement de nouveaux outils qui nous permettront de nous affranchir de tâches peu gratifiantes. Nous aurons alors la possibilité de nous consacrer davantage à la relation avec les industriels et nos utilisateurs.

Stéphane LOpeZJe relève une professionnalisation du métier d’acheteur. Je vois progressivement apparaître des cellules achats. Le métier d’acheteur se développe donc en complément des organisations marchés historiquement plus orientées sur le respect du code et du juridique.

Frédérique COUSINContinuons à décloisonner encore et toujours pour aller les uns vers les autres et mutualiser les bonnes idées. En outre, votre métier est en plein essor et sera de plus en plus visible et reconnu.

Lionel FeRRaRISPour reprendre l’expression de Frédérique COUSIN, il apparaît nécessaire de regarder dans le rétroviseur, mais également dans le pare-brise. Quatre ans auparavant, la mutualisation représentait au niveau de l’Ucanss environ 10 millions d’euros d’achats. Or, nous avons dépassé l’année dernière les 120 millions d’euros. Le mouvement de mutualisation global de la Sécurité sociale atteint désormais 120 à 130 millions d’euros, sans parler des achats informatiques, qui sont d’ores et déjà mutualisés et des achats réalisés auprès de l’Ugap.

Le défi devant nous est de structurer une filière achat qui permette à chacun de trouver sa place, car nous avons besoin de toutes les compétences.


Clôture du séminaire

Je vais vous faire une confidence. Au début des années 2000, je m’occupais des grossistes répartiteurs en pharmacie comme délégué général de leur syndicat professionnel. J’avais remporté des marchés publics y compris de Caisses de Sécurité sociale, notamment pour la collecte des feuilles de soins. J’ai donc été très sensible aux arguments développés par Madame TERRISSE dans cette table ronde.

Je tiens, d’ailleurs, une nouvelle fois à saluer Gérard DURIER pour avoir animé cette dernière avec beaucoup de dynamisme.

Nous ne réalisons pas ce type d’intervention par prétention, mais je considère que grâce à nos rapporteurs et notre Secrétariat, nous offrons une connaissance stable des aspects juridiques des marchés publics. Nous ne faisons pas des marchés publics pour satisfaire des procédures, mais bien pour organiser des mises en concurrence efficaces.

Pour ce faire, il demeure indispensable de posséder une bonne connaissance des marchés et des opérateurs économiques. Sous le thème de la rationalisation, c’est bien ce que nous souhaitions mettre en exergue. La table ronde a, de plus, permis de comprendre l’expérience d’acteurs dont cet enjeu forme le quotidien.

J’estime effectivement qu’un réel déficit de la reconnaissance de la valeur et du positionnement des acheteurs a longtemps perduré. Il est donc important que la Commission promeuve ces démarches. L’exposé de Madame SORIN a, de plus, conquis l’auditoire.

À l’issue de cette table ronde, je formule l’espoir de voir ces réflexions traduites concrètement dans les marchés importants soumis à la Commission. Le « sourcing » est toujours apparu comme une dimension essentielle de l’achat efficace et demeure un aspect majeur de la bonne mise en concurrence.

Pour finir, je tiens à remercier une nouvelle fois le Secrétariat de la CCMOSS et Madame SYMPHORIEN, sans qui le séminaire ne pourrait exister sous une forme aussi aboutie.

Je vous remercie pour votre présence et vous souhaite une excellente fin d’année.

Michel DURaFFOURg Inspecteur général IgaS président de la CCMOSS



ANNExES8

78 Participants au séminaire de la CCMOSS

81 Supports de présentation


Participants au séminaire de la CCMOSS

Membres de la CCMOSS

Michel DURAFFOURG, Président Claude BERTOLOTTI, CCMSA Jean-Jacques DRAY, CNAMTS Chantal GOUBERT-JAMBERT, Ministère de l’Agriculture Chantal GRANDIDIER, CNAV Jacques LOVERGNE, CGEFI Enrique MURO, ACOSS Alain PANCHER, CGEFI Frédéric ROTHERA, CNRSI Isabelle ROUSSEAU, CNAF Isabelle SANCERNI, CNAV Dominique TIRGOUINE, CNRSI

Rapporteurs de la CCMOSS

Philippe de GERY Dominique GOUSSOT Hervé HORIOT Christine LAVERGNE

Jacques LEVANDO Karine MAITRO Jacques TARTROU

Secrétariat de la CCMOSS

Véronique SYMPHORIEN, Responsable du secrétariat de la CCMOSS François BLARD, Juriste Kani METE, Juriste Gina TOCNY, Juriste Clara BREHM, Assistante

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ANNEXES

Observatoire de l’achat

Sébastien AGNESE, Président de l’Observatoire de l’achat Ana-Maria BARBOSA – PIMENTA, Chef de projet Véronique CHEVAUCHE, Responsable du Secrétariat de l’Observatoire de l’achat Nicolas FREYNE, Urssaf Ile-de-France Bruno LAMY, CNAMTS Annie PELTIER-FROMENT, CCMSA

Intervenants

Frédérique COUSIN, Service des achats de l’Etat Lionel FERRARIS, Directeur de la 3DAI Brigitte JAKUBOWSKI, JK Associates Consulting Stéphane LOPEZ, GIE Agora Clara SORIN, SGMAP Valérie TERRISSE, UGAP

personnalités invitées

Gaudérique BARRIERE, Directeur délégué de l’Ucanss Christophe BAULINET, Ministère des finances Alain CHAILLAND, Cour des Comptes Sandrine DYCKMANS, achatpublic.info Laurent GALLET, Direction de la Sécurité sociale Francis KESSLER Thierry LECONTE, IGAS Didier MALRIC, Directeur de l’Ucanss Rolande RUELLAN Wilfred SMADJA


Ucanss

Gauthier DELMAS, Responsable du département Achats-Marchés, 3DAI Rémy HAAS, Responsable pôle Achats, 3DAI Brigitte LEGUEN, Assistante achats, 3DAI Gérard DURIER, Directeur de la Communication, DIRCOM Marie-Malvine FOUGERON, Chargée de communication, DIRCOM

Organismes de Sécurité sociale

Justine ADAM, CRPCEN Elodie ALLAM, CDR Nord Stéphanie BASTL, CARSAT Centre Kevin BENVENUTI, CCMSA Anne BERNARD, CNAMTS Charline BLOT, CPAM Charles BODELOT, MSA de Picardie

Marc BOULANGER, CPAM de l’Essonne

Pierre CHAILLOU, CRPCEN Lucrezia CHILLE, CNAF Catherine DUMAST, CDR Ile-de-France

Carole FONGUE-KAYSER, GIE SESAM VITALE

Chrystelle FOUSSIER-FERNADEZ, CAF du Val de Marne

Laure GARDIENNET, CDR Rhône-Alpes Auvergne

Karim HADDOUCHE, CPAM de Paris

Christian HODSON, UGECAM PACA – Corse

Guylaine HOULET, Groupe Berri Marie-Noëlle KAZALAC, CNRSI Alain KERAVEC, CRAMIF Mathieu LUTZ, Groupe UGECAM Janice MANOTTE, CNRSI Isabelle MISURI, CPAM de Paris Virginie MOLY, ASIP SANTE Sophie NIANG-AUTRAN, CAMIEG Maxime PAPILLON, CANSSM Benoît PETIT, CNAV Nathalie PIRODDI, CPAM Alpes Maritimes

Didier PURGUETTE, CCMSA Armelle RIBOT, CNAMTS Marylise RIOU , CCMSA Sylvie ROBERT, CANSSM Marjolaine ROULLEAU, ASIP SANTE

Florence SCHALL, UGECAM PACA Corse

Guy THIBAULT, CPAM Maine-et-Loire

Isabelle VERNIER, CAF du Val de Marne


ANNEXES

Supports de présentation8


Rapport d’activité 2015 I PrinCiPaux ChiffreS


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Rapport d’activité 2015 I LeS aviS de La COMMiSSiOn




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ANNEXES

Rapport d’activité 2015 I L’aCtivité du SeCrétariat de La COMMiSSiOn


Rapport d’activité 2015 I L’aCtivité du SeCrétariat de La COMMiSSiOn


ANNEXES


Panorama de la jurisprudence et de la réglementation sur 2015


ANNEXES

Panorama de la jurisprudence et de la réglementation sur 2015 I régLeMentatiOn


Panorama de la jurisprudence et de la réglementation sur 2015 I juriSPrudenCe


ANNEXES


Recensement des marchés des organismes de Sécurité sociale année 2014


ANNEXES




ANNEXES




ANNEXES




ANNEXES

JK•AC I Présentation de l’étude




ANNEXES




ANNEXES




ANNEXES

Programme « Dites-le-nous une fois »




ANNEXES




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ANNEXES



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Editions Ucanss 18 avenue Léon Gaumont

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Directeur de la publication:

Didier Malric

Conception-rédaction:

Secrétariat de la CCMOSS - Ucanss Direction de la Communication

Réalisation graphique :

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IGC

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Documents

Actes du séminaire de la CCMOSS - 15 décembre 2015