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AIDE-MÉMOIRE
Mission d’Appui à la Mise en Œuvre
Union des Comores - Projet d’Appui à la Bonne Gouvernance Economique (P102376) –
Projet de filets sociaux de sécurité (P150754) - Projet de Redressement du Secteur de
l’Electricité - PRSE (P131659)
Du 26 septembre au 8 octobre 2016
SOMMAIRE
SOMMAIRE ........................................................................................................................................... 1
I. INTRODUCTION ET REMERCIEMENTS .................................................................................. 2
II. CONTEXTE ................................................................................................................................... 3
III. RESULTATS ATTEINTS PAR RAPPORT A L’APPUI DU PROJET ABGE ........................ 3
Composante 1. Rationalisation de la gestion des finances publiques ................................................. 4
Composante 2. Support à la réforme de la fonction publique ............................................................. 7
Composante 3. Appui à la demande.................................................................................................. 10
Composante 4. Gestion du projet ...................................................................................................... 11
IV. RESULTATS ATTEINTS PAR RAPPORT A L’APPUI DES ACTIVITES
D’ENGAGEMENT CITOYEN/REDEVABILITE SOCIALE DANS LE CADRE DU PROJET
FILETS SOCIAUX DE SECURITE (PFSS) DE FADC ...................................................................... 12
V. RESULTATS ATTEINTS PAR RAPPORT A L’APPUI DES ACTIVITES D’ENGAGEMENT
CITOYEN/REDEVABILITE SOCIALE DANS LE CADRE DU PROJET PRSE ............................. 15
VI. ANNEXES ................................................................................................................................ 18
Annexe 1. Recommandations et échéanciers cadre du projet ABGE ............................................... 18
Annexe 2. Tableau de suivi des indicateurs du projet ABGE ........................................................... 20
Annexe 3 : Vue d'ensemble des opérations SIM_BA et GISE et améliorations possibles dans le
processus de paiement de salaires ..................................................................................................... 22
Annexe 4 : Données opérationnelles de SIM_BA et GISE ............................................................... 35
Annexe 5. Liste des personnes rencontrées ...................................................................................... 38
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I. INTRODUCTION ET REMERCIEMENTS
1. Une équipe de la Banque Mondiale a mené une mission d’appui à la mise en œuvre au
Projet d’Appui à la Bonne Gouvernance (ABGE) à Moroni (Comores) du 26 septembre au 8
octobre 2016. La mission a aussi profité aux Projet de Filets sociaux de sécurité (FADC) et
du projet de Redressement du secteur énergie (PRSE).
2. La mission était dirigée par Anne-Lucie Lefebvre (Spécialiste principale en
administration publique et Chargée de projet). L’équipe était composée de Madame
Maharavo Harimandimby Ramarotahiantsoa (Consultante – Gestion financière) et de
Messieurs Cem Dener (Spécialiste principal en administration publique et Spécialiste en
système de gestion de l’information), Michael Christopher Jelenic (Consultant – Spécialiste
en gestion des opérations), Hajarivony Andriamarofara (Consultant – Gouvernance et
administration publique) et Andrianjaka Razafimandimby Rado (Spécialiste en redevabilité
sociale).
3. La mission a travaillé en étroite collaboration avec M. Said Ali Antoissi (Analyste des
opérations de la Banque mondiale basé aux Comores). Ont également participé à la mission à
distance et de leurs postes de travail respectifs Messieurs Sylvain Rambeloson (Spécialiste
principal en passation de marchés) et Benjamina Randrianarivelo (Responsable principal des
opérations et Spécialiste dans le domaine des Initiatives de résultats rapides - RRI).
4. La mission souhaite remercier tous les différentes autorités, les responsables des
projets ABGE, FADC et PRSE, les coachs RRI pour leur aide et leur disponibilité pendant la
préparation et la réalisation de la mission.
5. Les objectifs de la mission étaient de superviser le projet ABGE, en faisant le suivi de
la mise en œuvre des recommandations du dernier aide-mémoire et de préparer la clôture du
projet, ainsi que d’appuyer la mise en œuvre des activités de renforcement de l’engagement
citoyen et la redevabilité sociale dans le cadre des projets FADC et PRSE. De plus comme il
s’agit de la dernière mission avant la clôture du projet ABGE, la mission visait également à
collecter les informations nécessaires à l’appréciation de la performance globale du projet.
Ceci a inclus une revue approfondie des activités liées à l’informatisation en plus des activités
traditionnelles liées à
- La revue de la mise en œuvre des activités du projet ;
- Le suivi de l’atteinte des résultats du projet ;
- Le suivi de l’aspect fiduciaire du projet dans le cadre des marchés publics et de la
gestion financière ;
6. Pour la FADC, la mission s’est focalisée sur :
- L’appui à la mise en œuvre du suivi évaluation communautaire (SECAP) et du
mécanisme de gestion de plaintes dans le cadre du Projet de Filets Sociaux de
Sécurité.
7. Pour la PRSE, la mission s’est focalisée sur :
- L’appui à la mise en œuvre de l’activité relative au suivi du contrat de performance de
la MAMWE en collaboration avec la Fédération comorienne des consommateurs
(FCC).
3
8. La mission a également été l’occasion d’engager avec Mme Shireen Mahdi
(Économiste principale) basée à Maputo pour avancer les discussions au sujet de l’appui
budgétaire en ce qui a trait à aux actions préalables relatives à l’amélioration de la gestion de
la masse salariale.
9. Il est à noter que les sections II et III du présent aide-mémoire traitent les constats et
résultats relatifs au projet ABGE, la section IV sur le Projet de Filets Sociaux de Sécurités
(PFSSS de FADC) et finalement la section V se focalise sur le projet PRSE.
II. CONTEXTE
10. La présente mission d’appui a fait suite à l’accord sur une extension de six mois du
projet approuvé à travers le courrier en date du 6 mai 2016. Elle intervient également après
une restructuration du cadre de résultats du projet (suppression de l’indicateur de l’objectif de
développement du projet 1.1, révision des indicateurs 1.3 et 2.5), laquelle restructuration est
également opérée à travers ce même courrier. Enfin, cette mission s’inscrit dans le cycle
régulier d’appui à la mise en œuvre du projet et constitue la dernière mission d’appui avant la
clôture du projet prévue pour le 31 décembre 2016.Elle a coïncidé avec les phases de
validations finales des systèmes d’informations livrés par le projet (SIMBA et GISE).
11. Pour mémoire, le projet doté d’une enveloppe totale équivalent à USD 5.3 Millions a
pour objectif de développement d'accroître l'efficacité, la responsabilisation et la transparence
de la gestion des finances publiques, et d'améliorer la gestion des ressources humaines de la
fonction publique et des salaires
III. RESULTATS ATTEINTS PAR RAPPORT A L’APPUI DU PROJET ABGE
12. Performance globale du projet. La mise en œuvre du projet continue d'être classé
modérément insatisfaisante. Depuis la dernière mission d’appuis à la mise en œuvre d’avril
dernier, les taux d'engagement et de décaissement ont augmenté, avec 100% des fonds du
projet engagés et 97% décaissés en date d’octobre 2016, et un seul des indicateurs de
l’objectif développemental du projet sur trois est atteint.
13. Toutes les activités prévues au titre de chacune des composantes sont complétées, y
compris notamment, le déploiement et l'opérationnalisation des logiciels SIM-BA appuyant
l’informatisation de la chaine de la dépense et de Gestion intégré des salaires et des effectifs
(GISE). Malgré ces avancées, la mission a constaté des défis importants quant à
l’appropriation des réformes matérialisés notamment, par l’absence d’avancée sur la relance
de la HAFOP ainsi que les hésitations quant à la pleine opérationnalisation de l’ARMP. La
mission a par ailleurs coïncidé avec la décision du gouvernement de suspendre le CNPLC un
des organismes bénéficiaires du projet. Cependant, cette décision est mise en cause devant la
Cour constitutionnelle et pourrait aboutir à une régularisation de la situation.
14. Le risque associé à la mise en œuvre du projet continue à être considéré comme élevé
compte tenu de l’évolution de la masse salariale. De plus, dans l’ensemble, la pérennisation
des réformes appuyées par le projet est à risque en l’absence d’un cadre juridique et
règlementaire appuyant la dématérialisation des procédures de gestion budgétaire et d’un
schéma institutionnel.
15. Recommandations générales. La mission recommande :
A long terme :
a) de continuer à investir à maintenir les acquis dans les réformes appuyées par projet ;
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b) de programmer une campagne de communication appropriée auprès de toutes les
parties prenantes, dont le public, pour partager les acquis du projet et communiquer
sur les risques ;
c) mobiliser de façons harmonisées l’ensemble des partenaires du pays afin d’assurer la
pérennisation des réformes au-delà du 31 décembre 2016 ; date de clôture du projet.
Composante 1. Rationalisation de la gestion des finances publiques
16. La mise en œuvre de cette composante, est considérée comme modérément
insatisfaisante. Le taux d’engagement de la composante est de 87% pour un taux de
décaissement de 82% en date du 30 septembre 20161. Cette notation est justifiée par la
capacité du projet à livrer un système de gestion informatisée de la chaine du trésor et du
budget opérationnel conformément aux termes de références. Les délais consentis dans le
déploiement de la solution retenue (SIM-BA) n’ont toutefois pas permis de disposer d’une
période suffisant pour assurer une appropriation suffisante de l’automatisation des
transaction, si bien que le risque liée à la pérennisation des acquis en matière
d’informatisation reste substantiel (en plus du risque exogène lié à l’irrégularité de
l’alimentation électrique). Par ailleurs, le manque de mobilisation des ministères sur la
transparence des marchés publics, affectent la performance globale de cette composante.
17. PEFA. La mission tient à saluer la mobilisation d’ensemble des techniciens autour de
la finalisation de l’auto-évaluation PEFA sous le leadership du Président du comité PEFA,
appuyé par le projet. Au-delà de la préparation d’un rapport aux standards internationaux,
l’exercice d’auto-évaluation a permis à l’ensemble des parties prenantes, de développer un
dialogue constructif et coordonnés autour de la réformes des finances publiques. Il sera
capital pour les acteurs de la gestion des finances publiques de maintenir ce cadre de dialogue
comme un des fondamentaux dans l’amélioration de la gestion des finances publiques aux
Comores. Dans le cadre de ce dialogue harmonisé, la mission a été informée de la finalisation
du traitement des commentaires du PEFA et de l’obtention du « PEFA Check » de la part du
Secrétariat international. La publication du rapport final avant la date de clôture du projet est
réaliste.
18. Recommandation spécifique PEFA.
A court terme. La mission recommande :
d) d’organiser un atelier de présentation du rapport final, avant le 15 décembre 2016.
19. Transparence des marchés publics. La mise en œuvre des réformes liées à la
passation des marchés, continue à constituer un défi important. Malgré les engagements
répétés et réplétifs des gouvernements successifs, ainsi que l’appui soutenu du projet,
l’ARMP continue à souffrir d’un retard chronique des subventions mettant à mal son
indépendance. Par ailleurs, les organismes publics, dont, entre autres le Ministère des
finances et le Ministère de la santé continuent à accumuler un retard important dans la
fourniture des informations sur les marchés publics, nécessaires pour informer sur la
transparence des marchés publics en général et des indicateurs du projet en particulier.
20. Préparation du budget. Malgré les investissements du projet pour appuyer la
préparation du projet, le calendrier de préparation du budget reste très tendu. Le projet de
budget n’a pas été rendu public, au moins trente jours, avant le vote au parlement, ce qui
1 Au 31 octobre, ces taux se situaient respectivement à 91.1% et 34.3%.
5
affecte la notation PEFA associée en annulant les effets positifs de la publication du budget
citoyen depuis l’année dernière.
Système intégré de gestion des finances et de l’économie (SIGFE).
21. SIM_BA a été lancé avec succès en avril 2016, dans le cadre d’une mise en
œuvre pilote pour le gouvernement de l'Union et les gouvernements des îles de Ngazidja,
Anjouan, et Mohéli. Le système est prévu pour être opérationnel et utilisé en janvier 2017
(l’objectif initial était janvier 2016) pour automatiser l'exécution du budget, la comptabilité et
l’élaboration de rapports, à l’origine pour un nombre limité d'utilisateurs de Ministère des
finances (environ 80 utilisateurs dans 8 bureaux). Le département du Trésor du Ministère des
finances est en charge des opérations SIM_BA (Voir. Annexe 3) pour une description plus
détaillée des capacités du système. Au-delà, de l’automatisation, le processus de mise en
place de SIM_BA a impliqué une harmonisation des nomenclatures et une classification entre
les différentes entités. Un inventaire exhaustif de toutes les nomenclatures des recettes a
également été effectué.
22. L'équipe est d'avis que les objectifs de la sous-composante 1.3 (Soutenir
l'informatisation progressive des finances publiques) ont été largement atteints, sur la
base des observations issues de démonstrations en direct de logiciel et des rapports produits
par le système.
23. Le risque majeur lié à la viabilité de SIM_BA est l'absence de base juridique
pour faire respecter l'utilisation du système pour capturer toutes les transactions
budgétaires sur une base quotidienne. L’absence d’interface d'échange de données
sécurisées avec les banques2 pour les paiements électroniques et le rapprochement, l'arriéré
de transactions (au moins un mois à Anjouan, plusieurs jours/semaines à d'autres endroits),
les besoins de formation supplémentaires, le manque d'experts informatiques adéquats au
Ministère des finances, et la publication en temps opportun des rapports d'exécution
budgétaire à partir du système sont autant de difficultés majeures à surmonter dans les
prochains mois.
24. La réception opérationnelle de SIM_BA devrait être réalisée en
novembre/décembre 2016. Les responsables du Ministère des finances ont informé que le
fournisseur de solutions SIM_BA, l’Association Internationale des Maires Francophones
(AIMF), apporte le soutien nécessaire à la mise en œuvre pilote depuis avril 2016. Le code
source du système a été communiqué. Des manuels d’utilisation/ de référence et de la
formation technique supplémentaire devraient être fournis dans les prochains mois pour être
en mesure d'achever le processus d'acceptation opérationnelle (Ce sera le début de la période
d’une année de garantie / maintenance.).
25. L’interface entre SIM_BA et GISE est prête, mais n’est pas encore
opérationnelle. Une interface a été développée et testée (mais pas encore en production en
raison de récents changements dans la classification administrative) pour exporter les
données de paiement consolidées à partir de GISE vers SIM_BA, pour le déblocage des fonds
aux institutions budgétaires (hôpitaux, radio, etc.) ainsi que pour les paiements des salaires
par le biais de la Banque centrale. À l'heure actuelle, les paiements de salaires ne sont pas
enregistrés dans SIM_BA, et il n’est pas possible de produire des rapports uniformes de
dépenses budgétaires concernant les paiements de salaires par rapport à GISE (qui est la
principale source d'informations pour les ordres de paiement envoyés aux banques des agents
de l’État). L’interface GISE-SIM_BA devrait être opérationnelle en octobre/novembre 2016
2 Cette fonctionnalité n’avait pas été prévue dans le cahier de charge initial.
6
pour assurer la cohérence des données sur les paiements de salaires capturés à travers les
deux systèmes.
26. Dans un futur proche, les capacités de SIM_BA pourraient être améliorées
rapidement pour soutenir la gestion de la trésorerie et la vérification des paiements
avant leur lancement en 2017. L'équipe a noté que SIM_BA n’est pas lié à la Banque
centrale des Comores (BCC) impliqués dans le Compte Unique du Trésor (CUT) ou les
banques des agents (SNPSF et BIC) pour les paiements de salaires par le biais d'interfaces
sécurisées pour automatiser le transfert des instructions de paiement électronique, surveiller
les soldes inactifs, et procéder à des rapprochements (hors du champ d'application du contrat
existant AIMF/ SIM_BA). En outre, certains paiements ne sont pas capturés dans SIM_BA.
L'équipe a rencontré la Direction de la SNPSF pour explorer des options possibles pour le
développement d'une interface dans les prochains mois (étant entendu que les consultants en
informatique de l’AIMF et du Ministère des finances sont disponibles), et a noté qu'il existe
une possibilité d'améliorer l'échange de données (actuellement effectué manuellement)
relatives au paiement des salaires.
Capacité technique et infrastructures informatiques
27. L’insuffisance de la capacité informatique dans le secteur public demeure un
problème majeur, et des mesures urgentes sont nécessaires pour développer et renforcer
les équipes informatiques (TI) de base pour être en mesure de maintenir les systèmes
existants. L'équipe a été informée qu'il n'y a que 16 spécialistes en TI qui soutiennent le
SIM_BA, GISE et autres systèmes. La capacité existante n’est pas suffisante pour le bon
entretien des nouveaux systèmes. Le Ministère des finances et de la FOP devraient recruter
au moins 12 spécialistes en TI supplémentaires avec les moyens d’incitation nécessaires, et
fournir une formation technique pour être prêts pour les opérations à pleine échelle à partir de
janvier 2017.
28. Un cadre commun de gouvernance informatique devrait être utilisé pour assurer
l'harmonisation des pratiques de gestion de l’utilisateur et du système, et pour
améliorer la sécurité des informations. Sur la base des observations de la mission, il y a
encore lieu d’améliorer les pratiques de gestion de l'utilisateur (nom d'utilisateur distinct et
mot de passe pour chaque utilisateur), l'administration du système, l'utilisation active des
pistes de vérification, les sauvegardes régulières par bande/système, la surveillance du réseau,
la sécurité des informations et d'autres aspects. Un système de surveillance du réseau et de
service d’assistance devrait être en place pour éviter les longues interruptions et des retards
dans les résolutions de problèmes techniques.
29. L'infrastructure informatique a été améliorée pour soutenir les opérations
SIM_BA et GISE, mais des ressources supplémentaires sont nécessaires de toute
urgence pour la viabilité des systèmes. Les responsables du Trésor ont informé que les
contrats de maintenance annuels (centres de données et réseau) prendront fin en novembre
2016. Des ressources supplémentaires sont nécessaires d'urgence pour assurer la continuité
des opérations sécurisées et fiables du centre et du réseau de données en 2017 et au-delà. Une
vue d'ensemble des opérations SIM_BA et GISE et des améliorations possibles dans le
processus de paiement des salaires est présentée à l’Annexe 3. Il y a une fenêtre d'opportunité
(octobre – décembre 2016) pour adresser les difficultés majeures identifiées et améliorer ainsi
la performance des systèmes SIM_BA et GISE pour fournir des informations fiables sur la
performance de l'exécution budgétaire et les salaires de la fonction publique.
Intégration de CL4D (Collaborative Leadership for Development) dans la démarche
d’informatisation des finances publiques :
7
30. La mission a relevé la nécessite d’adresser quelques difficultés majeurs
d’adaptation à savoir (i) le changement du comportement des utilisateurs du système pour
assurer la pleine utilisation de SIM_BA et GISE sur une base quotidienne, et éviter les
transactions manuelles et l’élaboration de rapports en dehors des systèmes ; ainsi que (ii)
l’émission d'une directive visant à faire appliquer l'utilisation de GISE et SIM_BA en tant
que plateforme obligatoire pour capturer toutes les transactions sur une base quotidienne à
partir du 1er janvier 2017 (les arriérés de transactions peuvent être autorisés seulement
pendant plusieurs jours en cas de difficultés techniques). Une nouvelle campagne urgente
d’initiative de résultat rapide (RRI) devrait être ainsi déclenchée pour y faire face.
31. Recommandations relatives au Système intégré de gestion des finances et de
l’économie (SIGFE)
32. A court terme. La mission recommande :
e) Mettre en place un nouveau cycle d’initiative de résultat rapide (RRI) pour aider à
surmonter les difficultés d’adaptation.
f) Activer l’interface GISE - SIM_BA pour le transfert sécurisé des détails de paiement
de salaire ;
33. A long terme. La mission recommande :
g) Développer une interface entre SIM_BA et les systèmes bancaires (BCC, SNPSF et
BIC) pour l'échange sécurisé des instructions de paiement et les relevés bancaires en
vue de rapprochement.
Composante 2. Support à la réforme de la fonction publique
34. La performance globale de cette composante est jugée comme modérément
satisfaisante. Le taux d’engagement de la composante est de 109 % pour un taux de
décaissement de 103% au 30 septembre 2016 (Le sur-engagement s’explique par la
fluctuation du taux de change)3. Le projet a livré le système GISE selon les spécificités
opérationnelles, et sur la base des recommandations formulées par le rapport d’AFRITAC de
2013. Toutefois, les problèmes liés à l’intégrité des données, et l’hétérogénéité de la pratique
de la gestion des ressources humaines entre les différentes entités complexifient fortement la
mise en œuvre du GISE. Ce défi adaptatif était toutefois prévisible compte tenu des enjeux
liés aux réformes de la gestion des agents de l’Etat aux Comores. Les hésitations du
Gouvernement successif quant à la pleine opérationnalisation, pourraient être considérées
comme l’exemple le plus frappant. La mission a cependant reçu, des plus hautes autorités un
nouvel engagement ferme pour résoudre le cas de la HAFOP dans les meilleurs délais. Elle
espère que cet engagement puisse constituer, le fondement pour enclencher le processus de
préparation d’un nouveau projet, nécessaire pour consolider les avancées acquises en matière
de gestion des ressources humaines dans le cadre de l’ABGE.
Le GISE
35. GISE a été lancé avec succès en janvier 2016 en tant que système intégré de
gestion du personnel et de la paie pour le gouvernement de l'Union et ceux des îles.
GISE est un système développé en interne basé sur le Web à source ouverte avec une
interface conviviale et les modules fonctionnels nécessaires pour améliorer la gestion de la
masse salariale pour la FOP, les unités du Budget et du Trésor (environ 67 utilisateurs dans 8
3 Au 31 octobre ces taux sont de l’ordre de 106% pour les engagements et de 103% pour les décaissements.
8
bureaux). Le gouvernement a décidé de gérer les salaires des hôpitaux, de la radio, de la
police et autres entités financées, grâce à des subventions à travers le GISE en cours de
processus. (Voir Annexe 3 pour une description plus détaillée des capacités du système).
36. La mission est d'avis que les objectifs de la Sous-composante 2.3 (Informatisation
de la gestion de la masse salariale) ont été largement atteints, sur la base des observations
au cours des démonstrations en direct du logiciel et des rapports produits à partir du système.
37. Le risque majeur lié à la viabilité du nouveau système est l'absence d'une unité
chargée de la gestion GISE. Selon la législation existante, cette responsabilité incombe à la
Haute Autorité de la Fonction Publique (HAFOP). La nomination du Secrétaire exécutif de
HAFOP est toujours en suspens. HAFOP sera en charge des opérations GISE en 2017 et au-
delà. Le manque de base juridique pour faire respecter l'utilisation de GISE pour tous les
paiements de salaire (évitant les paiements manuels), l’absence de vérification pour les
paiements de salaires, le maintien de l'intégrité et la fiabilité du registre de la fonction
publique, les besoins de formation supplémentaires, et le manque de spécialistes en TI
adéquats sont d'autres difficultés majeures.
38. Le nettoyage de données (à l’origine, en comparant les documents papier avec les
données de GISE) a été effectué pour environ 56% des employés. Une initiative de
résultats rapides (RRI) lancée en janvier 2016 a été réalisée avec des résultats mitigés (bon
progrès au niveau de l'Union, achèvement partiel dans les îles). Les responsables de la FOP
sont conscients du fait que le vrai nettoyage des données ne sera possible qu’au moyen d’un
mécanisme de vérification établi entre GISE et le système national d’identification
(vérification en ligne ou de mode batch) basé sur le Numéro d'Identifiant Unique (NIN) de
chaque membre du personnel. Une telle interface peut fournir une solution durable et robuste
pour vérifier l'identité de tous les employés du secteur public lors de l'inscription initiale et
avant les paiements de salaires, sur la base d'un protocole. En outre, un contrôle physique des
cartes d'identité pendant le paiement des salaires est nécessaire régulièrement afin de refléter
les changements dus aux départs à la retraite et à d'autres causes (le Gouvernement de
Ngazidja effectuera un contrôle physique sur les cartes d'identité nationale pendant les
paiements de salaires aux mois d’octobre et de novembre 2016). En ce qui concerne le
nettoyage des données, la FOP, le Ministère des finances et le Ministère de l'Intérieur
gagneraient à discuter des options possibles pour l’élaboration d’une interface simple entre
GISE et le système d'identification national, et la préparation d’un plan d'action pour
l’élaboration de solutions possibles en matière de TIC dans les prochains mois.
39. Des efforts supplémentaires sont nécessaires pour assurer l'intégrité et la fiabilité
des bases de données, et améliorer les contrôles pendant les paiements de salaires. Chaque entité tient une plateforme GISE distincte contenant le registre du personnel pour la
fonction publique (CS) et la base de données de la paie (pour le personnel en service, les
membres des différents Cabinets et autre personnel politique, et certains membres du
personnel contractuel). Bien que les calculs de paie soient effectués pour tout le personnel
enregistré, seuls les employés de la fonction publique et le personnel dit « politique» ainsi
qu’une partie des contractuels sont payés sur la base des détails fournis par GISE (Les
paiements pour une partie du personnel contractuel sont traités manuellement). Par
conséquent, GISE ne peut pas fournir l’image complète des paiements de salaires pour la
fonction publique pour le moment. Mis à part les salaires du personnel contractuel, il y a
encore un grand nombre de paiements manuels effectués sur la base des instructions du
Budget/Trésor du Ministère des finances (par exemple, des professeurs d’université payés par
le biais de dons) et ceux-là ne sont pas encore capturés dans GISE ou SIM_BA. Actuellement
il y a un arriéré de transactions (août – septembre 2016 à Anjouan, et il peut y en avoir
9
d’autres) et ces derniers devraient être capturés aussitôt que possible pour réaliser la mise en
œuvre pilote et le processus de consolidation avec succès. Enfin il n’y a pas de mécanisme de
contrôle pour comparer les détails de paiement de salaire envoyés par le Budget/ Trésor du
Ministère des finances aux banques avec les paiements réels faits en utilisant les relevés
bancaires (pas de vérification manuelle ou en ligne). En raison de ces difficultés, il n’est pas
possible d’obtenir des données fiables sur tous les paiements de salaires à partir de GISE ou
SIM_BA pour le moment. Voir Annexe 4, Tableau 4.2 pour un résumé de tous les paiements
de salaire en août 2016.
40. Recommandations pour stabiliser le GISE :
A court terme. La mission recommande de :
h) Améliorer les contrôles de système pour assurer la fiabilité et l'intégrité du registre de
la fonction publique, geler les données de paie avant les paiements mensuels (ne pas
modifier les données de paie historiques et les paiements exécutés), et vérifier les
paiements de la Banque avec des montants calculés par voie électronique ;
i) Développer une interface entre GISE et la base de données des numéros des identités
nationales à des fins de vérification en mode en ligne /en mode batch en utilisant un
identifiant unique (NIN) pendant le nettoyage des données, l'enregistrement, et les
paiements ;
j) Éviter les paiements manuels de salaire, enregistrer tous les employés, temporaires (et
personnel contractuel), et fournir des données de paie cohérentes uniquement à partir
de GISE (vers SIM_BA & les banques) ;
k) Améliorer les contrôles du système pour assurer la fiabilité et l'intégrité du registre de
la fonction publique, geler les données de paie avant les paiements mensuels (ne pas
modifier les données de paie historiques et des paiements terminés), et vérifier les
paiements à la Banque à l’aide des montants calculés par voie électronique ;
l) A Anjouan, il y a un besoin urgent d'activer SIM_BA (actuellement inactive en raison
de problèmes d'accès au serveur et de connectivité depuis août 2016) et améliorer les
opérations de GISE ;
m) Mobiliser les ressources nécessaires à l'entretien du centre de données et de
l'équipement de réseau ;
n) Procéder au recrutement et à la formation de spécialistes supplémentaires en TIC (au
moins 12) pour étoffer les équipes existantes et renforcer les compétences. Améliorer
la gouvernance des TIC avant leur lancement en 2017 ;
o) Organiser des visites sur place pour évaluer les opérations d'infrastructure et des
systèmes TIC, identifier les lacunes et les améliorations possibles, et fournir une
formation supplémentaire dans le domaine.
41. Des réunions de suivi régulières (via WebEx à partir du bureau de la Banque mondiale
à Moroni) seront organisées pour suivre les progrès dans les actions ci-dessus et aider les
équipes du projet dans la mise en œuvre des améliorations proposées dans les interfaces et les
opérations du système.
Stratégie de la réforme de la fonction publique :
42. La Stratégie de la réforme de la fonction publique a été adoptée par le Conseil de
Gouvernement le 18 mai 2016. La mission considère que cet objectif est atteint.
10
43. Recommandations pour appuyer la mise en œuvre de la Stratégie de la réforme de la
fonction publique :
A long terme. La mission recommande de :
p) D’organiser une table ronde des partenaires techniques financiers (PTF) sur les enjeux
de la gestion de la fonction publique comorienne afin de sécuriser les fonds
nécessaires à la mise en œuvre de la Stratégie et de son plan d’actions.
Composante 3. Appui à la demande
44. La performance globale de cette composante est jugée comme modérément
satisfaisante. Le taux d’engagement et de décaissement de la composante est de 63 % au 30
septembre 20164. Compte tenu des activités financées sur cette composante qui seront en
cours d’exécution, ce taux devrait atteindre 100% avant la fin du projet.
Engagement citoyen/redevabilité sociale dans le cadre de l’ABGE : Initiative de
transparence budgétaire (ICTB) et promotion de la redevabilité sociale.
45. L’Initiative Citoyenne de Transparence Budgétaire aux Comores ou ICTBC
2016 est en cour de mise en œuvre. La mission félicite les initiateurs de l’ICTB (Ministère
des finances, les Organisations de la société civile, Media, le projet ABGE) pour l’effort et
leur motivation et leur collaboration dans la mise en œuvre de l’Initiative conformément à la
feuille de route ICTB 2016 établie au mois de juillet 2016. L’initiative a été lancée
officiellement le 23 Aout 2016 et depuis des activités de renforcements de capacités des
OSCs (Renforcement de capacité sur la lecture de la loi des finances pour la Commission
ICTB, Formation des 20 formateurs) ; de sensibilisation (Conférence avec les parlementaires
comoriens à l’assemblée Nationale, Conférence débat avec les médias); des activités de suivi,
et des actions de partages d’information
(https://www.facebook.com/comorestransparence2016) ont été ainsi entreprises.
46. Un premier atelier relatif à la ‘’Promotion de la Transparence Budgétaire et la
Redevabilité sociale’’ a été effectué le 01 octobre 2016 et qui a permis à l’initiative de
présenter ses premiers constats relatifs aux suivi de certains indicateurs liés au projet ABGE
mais qui entre dans le cadre de renforcement de la transparence.
47. Cet atelier a aussi permis d’effectuer la dissémination du résultat de l’étude
intitulé ‘’Amélioration d’un environnement favorable à la redevabilité sociale dans
l'Union des Comores’’. Cette étude conduite par une équipe de la Banque Mondiale en 2015
a souligné l’importance (i) du renforcement des connaissances et de l’appropriation de la
Redevabilité sociale (RS) ; (ii) du soutien à la réflexion d’une loi sur les OSC qui pourrait
favoriser une interaction durable État-Société Comorienne; (iii) du développement des
mécanismes de Redevabilité Sociale basés sur des structures existants; (iv) du soutien a la
capacité des médias à Renforcer la RS. (v) et la nécessite d’intégrer dans les projets des
mesures liées à l'engagement des citoyens/la redevabilité sociale.
48. La mise en œuvre de cette première initiative pilote ICTB 2016 devrait s’achever
au mois de Novembre 2016. La mission interpelle ainsi les promoteurs de l’ICTB de
l’importance de se focaliser sur les objectifs et les résultats escomptés, définis dans la feuille
de route pour mieux assurer la convergence des actions et mieux préparer les suites de
l’Initiative. Toutefois, l’initiative est pénalisée par le non-respect des délais de mise à
disposition des documents budgétaires par le gouvernement
4 Ces taux se situent à 63.4% au 31 0ctobre.
11
49. La mission estime que l’ICTB pourrait contribuer au renforcement de la lutte
contre la corruption et de ce fait contribuer à l’instauration de la bonne gouvernance
aux Comores. En effet, la mission a pris connaissance de la décision du gouvernement
relative à la suspension de la CNPLC dans un contexte ou la lutte contre la corruption
constitue toujours un élément majeur de la bonne gouvernance. Cependant, cette décision est
mise en cause devant la Cour Constitutionnelle et pourrait aboutir à une régularisation de la
situation. La mission encourage ainsi le promoteur de l’ICTB d’intégrer dans leur actions
actuelles de sensibilisation sur la transparence budgétaire, ainsi que dans la réflexion pour la
vision ‘’Transparence et redevabilité sociale 2017-2020 aux Comores’’ des démarches ou
approches complémentaires de renforcement de message et d’efforts contre les manœuvres de
corruptions.
50. Recommandations relatives à l’ICTB:
A court terme. La mission recommande :
q) que soit respectée la publication mensuelle du bulletin de l’ICTB poursuivi des
actions de plaidoyer auprès des responsables concernés. Ledit bulletin pourrait
intégrer aussi des actualités des autres initiatives en matière de transparence et de
redevabilité sociale;
r) que soient intégrée dans la future Feuille de route 2017-2020 de l’ICTB la
capitalisation et la poursuite des initiatives en cours des différents projets et qui se
focalisent sur les actions de la Transparence et la redevabilité.
Composante 4. Gestion du projet
51. Performance du Bureau de Gestion du Projet : modérément satisfaisante. Le taux
d’engagement de la composante est de 94% pour un taux de décaissement de 95% en date du
30 septembre 2016.5 La mission a constaté que l’équipe de gestion de l’ABGE est en place et
opérationnelle. Toutes les activités prévues par le Plan de travail budgétisé annuel (PTBA)
2016 sont en cours.
52. Gestion financière : modérément satisfaisante. Des rapports financiers intérimaires
satisfaisants ont été produits au cours de la période et les rapports d'audit de 2015 ont été
transmis à temps avec une opinion sans réserve sur les états financiers annuels. À l’approche
de la fin du projet, prévue pour le 31 décembre 2016, la mission a discuté des modalités et du
calendrier du rapport d'audit final qui sera présenté au plus tard le 28 février 2017.
53. Le projet devra se confirmer aux directives de la Banque afin de garantir une clôture
de projet conforme aux normes de l’IDA. La Banque a également fait remarquer qu'elle
continuera d'approuver l'utilisation des intérêts sur les fonds IDA pour les demandes de retrait
reçues dans un délai spécifié allant jusqu'à quatre mois après la date de clôture des paiements
effectués ou des paiements dus pour les dépenses admissibles engagées avant la date de
clôture.
54. Étant donné que le taux de décaissement actuel est de 95%, il est nécessaire
d'examiner les fluctuations du taux de change et son incidence sur les subventions non
décaissées. Le projet assurera ainsi un suivi hebdomadaire de l'exécution du budget.
55. Passation de marchés : modérément satisfaisante. À la fin du projet, le 31
décembre 2016, une équipe fiduciaire demeurera en place, y compris un directeur des
approvisionnements (RPM), un responsable administratif et financier (RAF) qui est sous
5 Au 31 octobre, ces taux sont de l’ordre de 97.7% pour les engagements et de 95.8% pour les décaissements.
12
contrat avec le projet régional des télécommunications (RCIP) et d’un assistant comptable
financé par le projet ABGE. Le Bureau de projet a accepté de surveiller l'état de tous les
contrats ou activités en cours d'exécution et le calendrier de leur achèvement afin d'aligner
ces dates sur la date de clôture du projet et de permettre le paiement en temps voulu à tous les
contractants, consultants et fournisseurs.
56. Suivi & Évaluation et Qualité des Rapports. modérément satisfaisant. L’équipe
de projet a été en mesure de présenter un rapport d’avancement d’une qualité acceptable
informé par le récent Rapport PEFA. Le Bureau de projet a recruté un consultant pour
préparer un Rapport de fin de projet.
57. Rapport d’achèvement de la mise en œuvre et des résultats (ICR) : La mission fut
l’occasion de discuter du rapport d’achèvement de la mise en œuvre et des résultats (ICR)
dont l’objectif est de fournir un compte-rendu complet et systématique des résultats et de la
performance du projet. Ce Rapport sera préparé par la Banque mondiale en collaboration
avec le Gouvernement et informé, entre autres, par le Rapport de fin de projet présenté par le
bureau de projet. Le Gouvernement sera sollicité pour commenter l’ébauche de l’ICR avant
soumission au mangement de la Banque. L’ICR devra être complété et approuvé par le
management de la Banque mondiale au plus tard le 30 juin 2017.
58. Recommandations au sujet de la gestion générale du projet:
A court terme. La mission recommande :
s) D’élaborer des plans de décaissements mensuels et effectuer un suivi mensuel de sa
réalisation afin d’éviter tout risque de dépassement budgétaire.
t) De transmettre à la Banque mondiale, pour commentaire et avis de non-objection, le
Rapport de fin de projet d’ici le 10 décembre 2016.
IV. RESULTATS ATTEINTS PAR RAPPORT A L’APPUI DES ACTIVITES
D’ENGAGEMENT CITOYEN/REDEVABILITE SOCIALE DANS LE
CADRE DU PROJET FILETS SOCIAUX DE SECURITE (PFSS) DE
FADC
59. Les activités relatives à l’engagement citoyen dans le cadre du projet de filets
sociaux de sécurité (PFSS) intéressent les activités de planification participative de la
priorité des Zone d’intervention prioritaire (ZIP), la mise en œuvre des activités de suivi-
évaluation communautaire et audience publique (SECAP) ainsi que l’opérationnalisation du
mécanisme de gestion des plaintes. La mission félicite l’effort déployé par l’ensemble des
responsables du projet, national et régional afin de mettre en œuvre les mécanismes
d’engagement citoyen précités.
Progression des activités de planification participative.
60. Les activités de planification participative de 04 ZIP sur 05 de la première vague sont
presque terminées. En effet seule la planification participative au niveau du ZIP2 de Ngazidza
reste à finaliser.
61. Les premières étapes des travaux relatifs aux plans de mise en œuvre année 1 des
plans d’aménagement, sont achevées pour le ZIP 1 et le ZIP 2 de Ndzouani et pour le
ZIP 1 de Mwali. Le premier paiement a été ainsi effectué dans ces zones. Les premiers
travaux pour le ZIP 1 à Ngazidja ont débuté le 08 octobre 2018.
Poursuite des actions de renforcement de capacités des acteurs
13
62. Des activités de renforcement de capacités de CPS/Cellule de Recours/AGEX ont été
réalisées pour la SER de Ngazidza le 28-29-30 (Bureau FADC, pour l’AGEX), le 27
septembre pour les CPS, CR pour le ZIP 1. Les thèmes touchés portent sur la gestion du
chantier, mais aussi sur les traits relatifs au suivi-évaluation en général (incluant SECAP,
mécanisme de gestion de plainte). Les formations ont été conduites par les agents de FADC,
et en langue comorien mais en général tous les supports visuels utilisés ont été présentés en
français.
Mécanisme de gestion de plainte et cas des cellules de recours.
63. La mission a pu assister directement à une « séance traitement de plainte » à Jimlimé
et se félicite des efforts pour respecter le concept d’engagement citoyen tant les cas traités ont
tout de suite reçu une réponse directe au terme d’échange avec la Cellule de Recours sous la
supervision des équipes régionales de FADC. Pour le cas simple de Jimlimé, il a été
enregistré 32 cas de plaintes liées aux paiements dont 23 directement liés à des paiements
incomplets; 4 plutôt de cas spéciaux par demande de remplacement de suppléant et 5 qui
n’ont pas reçu leur paiement à cause leur absence ou non disponibilité de la carte. (Pour
mémoire le nombre de plainte enregistré de Mars à Octobre 2016 est au nombre de 72, dont
40 liées au ciblage et 32 liées aux paiements)
64. La mission félicite le FADC ainsi que les CPS sur la sensibilisation des gens sur
les respects de leur droit. En effet les échanges avec la communauté ont confirmé le rôle
joué par ces deux acteurs sur le développement de cet aspect. La mission a toutefois été
interpellée sur la capacité des Cellules de Recours à réaliser pleinement les mandats définis,
tant les membres de la Cellule de Recours de Jimlimé sont illettrés et qu’en ce sens il leur a
fallu l’appui d’autres acteurs pour l’enregistrement des plaintes dans le registre des plaintes.
D’autres part il en ressort que la Cellule de Recours n’est pas encore rôdé en matière
d’application des processus de gestion de plaintes.
Mise en œuvre du SECAP
65. Le premier SECAP 2 lié au suivi de travaux a été effectué par l’ORIS OGIRNA
à Jimlimé à Ndzouani. Les activités prévues (Auto-évaluation des CPS, auto-évaluation des
CR, auto-évaluation de l’AGEX, évaluation faite par les communautés sur les actions de
CPS/AGEX, ainsi que l’audience publique) ont été réalisées. L’ORIS a partagé que l’exercice
a surtout permis aux acteurs de s’expliquer surtout pendant l’audience publique sur certaines
incompréhensions : Exemple. Sur l’horaire de travail, le temps de pause, la gestion des
équipements de la pharmacie (comme le sucre).
66. Un engagement important des différents acteurs pendant le SECAP2 a été rapporté par
l’ORIS (08 membres de l’AGEX ont participé à l’auto-évaluation de l’AGEX, tous les
membres de la Cellule de Recours ont participé aux exercices d’auto-évaluation, ainsi que
tous les membres de CPS). L’ORIS rapporte aussi des discussions franches pendant les
différentes interactions.
67. Défi de la mise en œuvre du SECAP. L’ORIS a surtout relevé la nécessité d’avancer
progressivement pour faire face à la capacité de compréhension des acteurs locaux (beaucoup
d’analphabète). En outre il a été relevé la nécessité pour l’ORIS de mieux se préparer et
mieux s’organiser à la gestion de participants lors de l’évaluation par les
bénéficiaires/audience publique dont le nombre avoisinant les 350-400 personnes.
68. Recommandations :
A court terme. La mission recommande :
14
u) Qu’il est indispensable de moduler les outils de communication et les autres supports
des activités en langue comorienne. Il est suggéré que chaque outil qui s’adresse
surtout à la communauté locale (dont la capacité de comprendre la langue française
est très limitée) devrait être présenté en double langue. Sans être exhaustif, sont
concernés par cette proposition : les guides pour CPS, les Guides pour Cellule de
Recours, les PV de traitement de plaintes, les outils de SECAP (Exemple : fiche
d’évaluation et auto-évaluation; le plan d’action), etc.
v) Recommandation à l’endroit des Cellules de recours :
- Compte tenu des actions découlant de leur fonction, il est nécessaire de revoir
les critères de choix des membres de la Cellule de Recours. En effet la nécessite
d’impliquer des personnes sachant lire et écrire s’avère nécessaire;
- Il est aussi important d’équiper les cellules de recours (i) d’un guide simple (en
langue Comorien pour qu’elles puissent conduire efficacement le processus de
traitement de plaintes à leur niveau. Le guide devra préciser les documents ou
éléments de vérifications qui devraient être accessible à la Cellule de recours
pendant son assise et suivant l’étape des activités sur terrain. Il a été entendu avec
FADC qu’une proposition en ce sens serait échangée entre équipe FADC/Banque
avant fin octobre et finaliser au plus tard au mois de novembre 2016.
w) Il est aussi nécessaire d’appuyer les premiers exercices de traitement de plainte, soit
par l’équipe de FADC soit avec l’appui d’autres acteurs comme l’ORIS. La mission
encourage toutefois que pendant ces séances ni la FADC, ni l’ORIS ne devrait pas se
substituer au rôle des Cellule de Recours sauf pour des cas qui leur ont été référés;
x) La mission souligne la nécessité de réserver des séances pratiques de « simulations de
rôle avec traitement de cas » pendant la formation des Cellule de Recours/CPS pour
leur permettre d’avoir un certain automatisme. Ces cas de simulations pourraient être
répétés pendant les missions de suivi et de l’ORIS et/ou de l’équipe régionale de
FADC;
y) Lors de l’enregistrement de plainte, il est recommandé de toujours mettre le numéro
d’identification du Ménage, avec une mention « Suppléant » si c’est le suppléant qui a
déposé la plainte;
Exemple. Cas de Jimlimé
Référence Objet de la
plainte
Nom, Prénom,
Adresse du
plaignant
(Numero du
menage)
Responsable ayant
enregistré la plainte
Résolution de la plainte
Date N° Résolution Date
29/09/2016 23 Le plaignant s’
est declaré
inapte
CHAIHANE
Allaouie (SUP)
(2057)
Daan Ouni Hadhar
29/09/2016 24 Le paiement
n’est pas
complet. Il y a
5.000 KMF d’
impayé
ECAHTE Abdou
(6077)
Daan Ouni Hadhar
z) Pendant les séances d’audience publique il faut que soit disponible « la fiche de
présence des travailleurs et le cahier d’enregistrement de plaintes’’.
15
aa) Favoriser la capitalisation des actions : La mission estime qu’il est important de
favoriser le partage des bonnes pratiques ainsi que les leçons apprises entre les
différents ORIS pour mieux armer les différentes interventions. Pour faciliter la tâche,
la mission sollicite à ce que au terme de chaque intervention une version électronique
des rapports d’ORIS (version Word) soit transmis par l’ORIS au FADC;
bb) D’autres parts pour assurer la qualité des informations, la mission recommande à ce
que ces rapports soient partagés à l’équipe de la Banque Mondiale pour observation
avant production du rapport final (version physique et version électronique),
précédant le paiement.
69. Prochaines étapes
- Des réunions par Webex, Skype seront programmées ultérieurement pour le suivi
de l’évolution des activités.
- Prochaines mission de supervision : Mois de mars 2017
V. RESULTATS ATTEINTS PAR RAPPORT A L’APPUI DES ACTIVITES
D’ENGAGEMENT CITOYEN/REDEVABILITE SOCIALE DANS LE
CADRE DU PROJET PRSE
70. L’intégration d’aspect engagement citoyen dans le projet PRSE est relativement
récente et se présente actuellement sous deux aspect : (i) le renforcement de l’implication
des dans les actions de sensibilisation et formation des communautés et (ii) le suivi du contrat
de performance de la MAMWE par une entité tiers à la MAMWE et impliquant des acteurs
de la société civile. La présente mission s’est focalisée sur le renforcement de la mise en
œuvre des activités de suivi du contrat de performance.
Suivi la mise en œuvre du contrat de performance de la MAM-WE.
71. Le contrat de Performance dont l’avenant a été signé au mois de Mars 2016 a
conféré dans son article 5, à un comité de suivi composé de la Cellule Technique de suivi
des Réformes Économiques et Financières (CREF), du Ministère de la Production, de
l'Environnement, de l'Énergie, de l'Industrie et de l'Artisanat, ainsi que de la
Fédération Comorienne des Consommateurs (FCC). Ledit contrat a spécifie de la mise en
œuvre d’un suivi trimestriel de ce comité dudit contrat de performance. La mission félicite
l’effort entrepris par le comité de suivi et plus spécifiquement l’engagement de la fédération
comorienne des consommateurs malgré l’appui limité dont elle dispose, et voudrait les
encourager à persévérer dans leur mission.
72. Une action de suivi encore fragile mais qui commence à prendre forme. La
première réunion du comité de suivi a eu lieu le 28 mai et a permis d’identifier que sur la
base des 28 engagements contractuels déficit dans ce cadre de performance, 11 engagements
sont respectés ou est en cours d’achèvement par les acteurs responsables, 12 engagements
sont sujets à retards dans sa mise en œuvre et 05 engagement n’ont pas encore été touchés ou
non considérés. Depuis cette première réunion la FCC a poursuivi le suivi de deux
engagements particuliers à savoir l’engagent 9.b. Atteindre une durée de service > 20 h par
jour à Moroni, et 9.c Atteindre une durée de service égale ou supérieur à 15h par jour en
temps cumulé un jour sur deux pour les périphéries. A cet effet des membres de la Mamwe
ont relevés tous les jours la durée de fourniture dans trois régions à savoir le sud, le Nord et
Itsandra. Ces relevés sont directement partagés à travers le site
http://consommateurkm.com/mamwe-progresse/ de la Fédération de Comoriens des
16
Consommateurs. La publication de la FCC sur ces 02 engagements en date du 27 juillet 2016
a confirmé une progression de la fourniture d’électricité dans les zones de suivi.
73. La deuxième réunion du comité a accusé du retard. La mission a ainsi appuyé la
tenue de la deuxième réunion trimestrielle du comité de suivi qui devrait se tenir au mois
d’août/septembre. Cette réunion a permis de redéfinir la collaboration des différents membres
du comité entre autre (1) le partage officiel de données existant (CREF, et Direction de
l’énergie) ; (2) la publication par la FCC d’un Bulletin périodique de l’évolution de la
réalisation du Contrat de Performance de la MAM-WE ; (3) la nécessité de poursuivre les
réunions périodique d’évaluation.
74. La mission a été interpellée par la limite des actions du comité de suivi pour le
moment. En effet, les actions du comité ont surtout été focalisées sur les deux engagements
cités ci-dessus au détriment des 26 engagements. La mission a été ainsi l’occasion pour
débuter avec le comité, plus précisément avec la FCC l’ensemble des actions dit ISCP ou
« Initiative de suivi du Contrat de Performance de la Mamwe ». L’ISCP se compose de 04
actions complémentaire à savoir (1) Le développement du Partenariat Citoyen – Publique ;
c’est-à-dire l’instauration d’une entente préalable entre les différents acteurs ; (2) La
formation et renforcement de capacités des acteurs ; (3) la mise en œuvre d’activités de
suivi-évaluation participatif ; et la dissémination des résultats de suivi-évaluation et plaidoyer
pour le changement. Une première formation de base en faveur de 08 membres de la FCC a
été ainsi effectuée. La formation a été focalisée sur (1) la compréhension du concept de
transparence et de redevabilité ; (2) la compréhension du contrat de performance ; (3) La
compréhension d’un ensemble d’activité de suivi participatif qui sera testé à partir du mois
d’octobre et qui touchera pour le moment 17 engagements contractuels sur les 28. Une
prévision pour la sortie du premier bulletin de suivi a été entendue pour la deuxième moitié
du mois de novembre.
75. Recommandation.
A court terme. La mission recommande :
cc) Que le comité planifie en avance les réunions périodiques de suivi trimestriel pour
faciliter les processus de collecte des informations et la préparation des données par
les équipes de terrain de la FCC ;
dd) Que le comité considère tous les engagements contractuels du contrat de performance
qui a vocation à être complémentaire dans ses actions de suivi et de réflexion;
ee) Que le comité approfondisse le mécanisme de partage des informations relatives au
suivi ; et qu’à cet effet une recherche de partenariat ou d’appui pour la publication et
partage du bulletin périodique soit aussi considérée.
76. Prochaines étapes
Une troisième réunion (réunion exceptionnelle) du Comité de suivi devra se tenir au
début du mois de novembre pour examiner les constats des premières actions de suivi,
avant la publication du bulletin ;
Un ajustement des outils de suivi devrait être effectue à la fin du mois de novembre
2016).
77. Accès à l’information
Durant la réunion de restitution avec les parties prenantes, la mission a évoqué de
diffusion de l’Aide-mémoire conformément à la nouvelle politique d’accès à
17
l’information introduite par la Banque mondiale à partir du mois de juillet 2010. Il a
été convenu entre la Banque représentée par les membres de l’équipe de la mission et
l’équipe du projet que le présent Aide-mémoire sera « pour usage public ».
18
VI. ANNEXES
Annexe 1. Recommandations et échéanciers cadre du projet ABGE
Recommandation Délai d’exécution Responsable
a) Continuer à investir à maintenir les acquis dans les
réformes appuyées par projet
Recommandations générales
à long terme post projet
Gouvernement
Les commissariats des Iles
La société civile
b) Programmer une campagne de communication
appropriée auprès de toutes les parties prenantes, dont le
public, pour partager les acquis du projet et communiquer
sur les risques
Premier trimestre de l’année
2017
Ministère des Finances
c) Mobiliser de façons harmonisées l’ensemble des
partenaires du pays afin d’assurer la pérennisation des
réformes au-delà du 31 décembre 2016 ; date de clôture
du projet.
Recommandations générales
à long terme post projet
Gouvernement
Composante 1. Rationalisation de la gestion des finances publiques
d) Organiser un atelier de présentation du rapport final
PEFA.
Avant le 15 décembre 2016 Ministère des Finances,
CREF et Coordonnateur
ABGE
Recommandations relatives au Système intégré de gestion
des finances et de l’économie (SIGFE) :
e) Mettre en place un nouveau cycle d’initiative de résultat
rapide (RRI) pour aider à surmonter les difficultés
d’adaptation.
Novembre 2016 Coordonnateur ABGE
f) Activer l’interface GISE - SIM_BA pour le transfert
sécurisé des détails de paiement de salaire
Avant décembre 2016 Coordonnateur ABGE
g) Développer une interface entre SIM_BA et les systèmes
bancaires (BCC, SNPSF et BIC) pour l'échange sécurisé
des instructions de paiement et les relevés bancaires en
vue de rapprochement.
Recommandation générale à
long terme post projet
Ministère des Finances
Composante 2. Support à la réforme de la fonction publique
Recommandations pour stabiliser le GISE :
h) Améliorer les contrôles de système pour assurer la
fiabilité et l'intégrité du registre de la fonction publique,
geler les données de paie avant les paiements mensuels,
et vérifier les paiements de la Banque avec des montants
calculés par voie électronique.
Avant décembre 2016 Ministère des Finances
i) Développer une interface entre GISE et la base de
données d'identifiant nationale à des fins de vérification
en mode en ligne /en mode batch en utilisant un
identifiant unique (NIN) pendant le nettoyage des
données, l'enregistrement, et les paiements.
Avant décembre 2016 Ministère des Finances
j) Éviter les paiements manuels de salaire, enregistrer tous
les employés, temporaires (et personnel contractuel), et
fournir des données de paie cohérentes uniquement à
partir de GISE (vers SIM_BA & les banques).
A partir de novembre 2016 Ministère des Finances
k) Améliorer les contrôles du système pour assurer la A partir de novembre 2016 Ministère des Finances
19
Recommandation Délai d’exécution Responsable
fiabilité et l'intégrité du registre de la fonction publique,
geler les données de paie avant les paiements mensuels
(ne pas modifier les données de paie historiques et des
paiements terminés), et vérifier les paiements à la Banque
à l’aide des montants calculés par voie électronique.
l) A Anjouan, Activer SIM_BA (actuellement inactive en
raison de problèmes d'accès au serveur et de connectivité
depuis août 2016) et améliorer les opérations de GISE
Avant décembre 2016 Ministère des Finances et
Equipe techniques
Commissariat des Iles
m) Mobiliser les ressources nécessaires à l'entretien du
centre de données et de l'équipement de réseau
Avant décembre 2016 Ministère des Finances et
Equipe techniques
n) Procéder au recrutement et à la formation de spécialistes
supplémentaires en TIC (au moins 12) pour étoffer les
équipes existantes et renforcer les compétences.
Améliorer la gouvernance des TIC avant leur lancement
en 2017
Avant décembre 2016 Ministère des Finances et
Equipe techniques
Commissariat des Iles
o) Organiser des visites sur place pour évaluer les
opérations d'infrastructure et des systèmes TIC, identifier
les lacunes et les améliorations possibles, et fournir une
formation supplémentaire dans le domaine.
Avant décembre 2016 Ministère des Finances et
ABGE
p) Organiser une table ronde des partenaires techniques
financiers (PTF) sur les enjeux de la gestion de la
fonction publique comorienne afin de sécuriser les fonds
nécessaires à la mise en œuvre de la Stratégie et de son
plan d’actions.
Recommandation générale à
long terme post projet, de
préférence premier semestre
2017
Ministère des Finances et
Equipe techniques
Commissariat des Iles
Composante 3. Composante à la demande
q) Publier mensuellement le bulletin de l’Initiative
citoyenne de Transparence budgétaire CTB l’ICTB
poursuivi des actions de plaidoyer auprès des
responsables concernés.
A partir de Novembre 2016 Consortium ICTB
r) Intégrer dans la future Feuille de route 2017-2020 de
l’ICTB la capitalisation et la poursuite des initiatives en
cours des différents projets et qui se focalisent sur les
actions de la Transparence et la redevabilité.
A partir de Novembre 2016 Consortium ICTB
Composante 4. Gestion du projet
s) Elaborer des plans de décaissements mensuels et
effectuer un suivi mensuel de sa réalisation afin d’éviter
tout risque de dépassement budgétaire.
Début Novembre 2016 Coordonnateur ABGE et
RSE ABGE
t) Transmettre à la Banque mondiale, pour commentaire et
avis de non-objection, le Rapport de fin de projet d’ici le
Avant 10 décembre 2016. Coordonnateur ABGE et
RSE ABGE
20
Annexe 2. Tableau de suivi des indicateurs du projet ABGE
Indicateurs PDO
Indicateurs
Résultats
Observation Base Cible 2016 Situation
actuelle
A. Rapports d’exécution du
Budget publiés
régulièrement (sur le
web ou dans les médias
nationaux) (PEFA PI-10)
D B D Source : Rapport d’auto-évaluation PEFA 2016.
B. Les informations
budgétaires du
gouvernement de
l’Union et des îles pour
les secteurs clés sont
accessibles au public sur
le site du Ministère des
Finances
Non-
disponible
C+ D Rapports d’exécution budgétaire pour les
secteurs de l’éducation et de la santé disponibles
sur le site internet du Ministère des Finances de
l’Union et sur ceux des entités insulaires.
C. La part des
fonctionnaires payée à
travers le système
automatisé est supérieure
à 90%.
N/A 95% 99% Cette donnée fait uniquement référence aux
fonctionnaires et non aux employés de l’État
disposant d’un autre statut contractuel.
Indicateurs de résultats intermédiaires
o Indicateurs PEFA
Indicateurs
Résultats
Observation Base Cible 2016 Situation
actuelle
PI-11 : Caractère organisé et participatif du processus annuel de préparation du budget
La préparation du budget
annuel est faite dans le
respect du calendrier/dans le
respect des délais (PEFA
PI-11)
D+ B B Source : Rapport d’auto-évaluation PEFA 2016.
PI-16 : Prévisibilité de la disponibilité des fonds pour l’engagement des dépenses
Utilisation limitée des
ajustements budgétaires au
cours de l’année budgétaire
(PEFA PI-16)
D+ C+ C+ Source : Rapport d’auto-évaluation PEFA 2016.
PI-18 Efficacité des contrôles des états de paie
Efficacité renforcée des
contrôles de l’exactitude de
la masse salariale de la
fonction publique (à travers
les vérifications
transversales sur les bases
de données, mises à jour
opportunes et contrôles
internes) (PEFA PI-18)
D B D+ Source : Rapport d’auto-évaluation PEFA 2016.
PI-24 : Qualité et respect des délais des rapports d’exécution budgétaire produits en cours d’année
21
Indicateurs
Résultats
Observation Base Cible 2016 Situation
actuelle
Informatisation de la gestion
budgétaire et du compte-
rendu de l’exécution (PEFA
PI-24)
D B D+ Source : Rapport d’auto-évaluation PEFA 2016.
Logiciel SIM_BA disponible, mais capturant
partiellement l’information budgétaire. La
pleine utilisation de SIM_BA est prévue pour
janvier 2017.
o Indicateurs intermédiaires non PEFA
Résultats Observation
Base Cible 2016 Situation
actuelle
Publication des appels
d’offres publics pour les
marchés de cinq ministères
ciblés financés par le
budget national ou les
bailleurs de fonds dans le
respect de la loi No. 11-
027/AU
0.00 90.00 39.00 Au moment de la mission seulement 39% des
appels d'offres avaient été publiés dans les
journaux, contre un objectif de fin de projet de
90%. Le manque de clarté des responsabilités
ainsi que le manque chronique de ressources
des organes chargés de la gestion des marchés
publics, dont l’ARMP, ont empêché la
réalisation de cet indicateur. De plus, les
ministères responsables de la majorité des
marchés publics continuent de faire preuve
d'une forte résistance à l'adoption de pratiques
d'approvisionnement plus transparentes.
Une stratégie intégrale de
réforme de la gestion de la
fonction publique est
adoptée
Non Oui Oui Adoption de la stratégie par le Conseil de
Gouvernement en mai 2016.
22
Annexe 3 : Vue d'ensemble des opérations SIM_BA et GISE et améliorations possibles dans le processus de paiement de salaires
1. L'équipe a visité six des huit centres de données (Union, Ngazidja et Anjouan) pour
surveiller les opérations SIM_BA et GISE, identifier les difficultés majeures et suggérer
des améliorations possibles (il n'a pas été possible de visiter Mohéli au cours de cette visite).
Un résumé des principaux constats de l'équipe est présenté ci-dessous, ainsi que les
difficultés identifiées lors de la vérification et le traitement des paiements de salaires et les
solutions proposées aux responsables de TPG et SNPSF.
SIM_BA
2. SIM_BA est opérationnel depuis avril 2016 pour la mise en œuvre pilote dans le
gouvernement de l'Union et celui de l'île de Ngazidja, d’Anjouan et de Mohéli. Le
système devrait être fonctionnel en janvier 2017 (l’objectif précédent était janvier 2016) pour
automatiser l'exécution budgétaire, la comptabilité et le système de rapports, pour un nombre
limité d'utilisateurs au Ministère des finances (environ 80 utilisateurs dans 8 bureaux,
travaillant sur des bases de données distinctes en mode client-serveur). SIM_BA n’est pas
une solution basée sur le Web, et un mécanisme automatisé de réplication et de consolidation
a été développé pour fournir des rapports en temps opportun et fiables sur l'exécution
budgétaire (Interface d’utilisateur: WinDev; Base de données: MS SQL). Si toutes les
opérations budgétaires peuvent être capturées par le système, un grand nombre de rapports
utiles peuvent être générés pour la comptabilité, l’aide à la décision, le suivi de performance
et des besoins de publication Web. En outre, la plateforme SIM_BA offre des capacités
supplémentaires pour la préparation du budget (pluriannuel, basé sur un programme), la
gestion de trésorerie, le contrôle des engagements, la passation des marchés, la fiscalité, et les
RH / la paie (SIM_PA). Certains de ces modules peuvent être configurés / activés
progressivement pour élargir la portée fonctionnelle du système. L’interface d’utilisateur
SIM_BA est présentée à la Figure 3.1.
GISE
3. GISE est opérationnel depuis janvier 2016, en tant que système intégré de gestion du
personnel et de la paie système pour que les gouvernements de l'Union et ceux des îles.
GISE est un système développé en interne basé sur le Web à source ouverte (déploiement
initial au cours de 2006-2011 ; migration vers une nouvelle plateforme basée sur le Web au
cours de 2013-2015) automatisant la gestion de la masse salariale pour la FOP, les unités du
Budget et du Trésor (environ 67 utilisateurs dans 8 bureaux). Un module de consolidation
(Figure 3.4) est développé pour automatiser la réplication et la consolidation des données au
niveau de l'Union (qui devrait être prêt en octobre 2016). Une interface a été développée et
testée (mais pas encore opérationnelle) pour exporter des données vers SIM_BA. Les états
détaillés de GISE sont envoyés aux banques pour le paiement électronique des salaires
directement aux comptes bancaires du personnel. Le code source du système a été transféré
(Interface d’utilisateur: WinDev; Base de données: MySQL) ainsi que des manuels
d’utilisateur / de référence. GISE dispose d’une interface conviviale et des modules
fonctionnels nécessaires pour améliorer la gestion de la masse salariale. Le tableau de bord de
GISE (pour chaque site) et certains des modules clés sont présentés à la Figure 3.2. Le
consultant en informatique du Ministère des finances a mis au point une nouvelle version du
système (v3) pour améliorer le tableau de bord, les outils d‘établissement de rapports et
harmoniser les procédures (les Îles utilisent maintenant v2.5, l’Union utilise v3). La nouvelle
version (v3) sera installée dans les gouvernements des îles en octobre 2016. Des capacités
informatiques supplémentaires sont nécessaires d’urgence (surtout à Anjouan puisque
23
l'équipe informatique a été renvoyée en août) afin d'assurer un accès fiable à GISE à tous les
endroits.
Capacité technique et infrastructures informatiques
4. L’insuffisance de la capacité informatique dans le secteur public est un problème
majeur, et des mesures urgentes sont nécessaires pour développer et renforcer les
équipes de base en TI pour être en mesure de maintenir les systèmes existants. L'équipe
a été informée qu'il n'y a que 16 spécialistes en informatique (Union: 5; Ngazidja: 6;
Anjouan: 3, certains suspendus récemment; et Mohéli: 2) qui appuient SIM_BA, GISE et
d'autres systèmes dans 8 emplacements pour les unités du Trésor, du Budget et de la FOP
(Tableau 4.1). En outre, la plupart de ces spécialistes ont besoin d'être formés davantage sur
l'administration du système, la gestion de base de données, la surveillance du réseau, la
sécurité des informations, la gestion des utilisateurs, et l’appui technique. Les capacités
existantes ne sont pas suffisantes pour le bon entretien des nouveaux systèmes. Il n’y a qu’un
consultant en informatique responsable du développement de logiciels de GISE, et de la
maintenance de SIM_BA et son interface avec GISE. Seul un spécialiste réseau du Ministère
des finances surveille le réseau (en utilisant Solar Winds). Les directions du Ministère des
finances et de la FOP devraient passer en revue les compétences existantes, recruter au moins
12 spécialistes informatiques supplémentaires (pour renforcer le développement / l’appui en
logiciels d'applications basées sur le web, la gestion du système et des utilisateurs,
l'administration de base de données, la surveillance du réseau, la sécurité des informations,
l’appui technique et la gestion du centre de données) avec les moyens d’incitations
nécessaires, et fournir une formation technique pour être prêtes pour les opérations à pleine
échelle à partir de janvier 2017. En outre, un cadre commun de gouvernance informatique
devrait être en place pour assurer l'harmonisation des pratiques de gestion des utilisateurs et
du système, et améliorer la sécurité des informations.
5. Les infrastructures informatiques ont été considérablement améliorées pour
soutenir les opérations SIM_BA et GISE. A la suite de l'achèvement des activités financées
par la BAD en décembre 2015, huit centres de données et un réseau sécurisé (intranet) ont été
mis en place pour soutenir les opérations (Figure 3.3). En outre, un anneau de fibre optique a
été créé pour relier les bâtiments du Budget, du Trésor du Ministère de finances, et de la FOP
à Moroni. Malgré ces améliorations, il n'y a pas encore de cadre de gouvernance de TIC et de
solution en matière de continuité des activités (centre de reprise après sinistre). Le principal
centre de données (MDC) situé au bâtiment du Trésor à Moroni dispose d'un groupe
électrogène, mais la répartition des fonds pour son carburant est une autre difficulté (des
pannes de courant quotidiennes). Un système d'énergie solaire (10 kVA) devrait être installé
en octobre / novembre 2016 pour améliorer la disponibilité et la fiabilité des systèmes
(financé par le projet). Les contrats d'entretien annuels (centres de données et réseaux)
prendront fin en novembre 2016. Des ressources supplémentaires sont nécessaires d'urgence
pour assurer la continuité des opérations sécurisées et fiables du centre de données et du
réseau en 2017 et au-delà. La liste des systèmes existants de GFP et des sites Web y afférents
est présentée au Tableau 4.5.
24
Constat sur la situation du GISE et SIMBA au niveau de l’Union
6. L'équipe a rencontré les responsables du Centre Informatique (CI), de la Direction
Générale du Budget (DGB), de la Trésorerie Générale Paierie (TPG) du Ministère des
finances et la Fonction Publique (FOP) pour discuter de l'état de fonctionnement des
systèmes et des difficultés techniques / d’adaptation. On a noté ce qui suit :
Statut opérationnel du GISE et SIM_BA au niveau de l'Union (Moroni)
SIM_BA : mise en œuvre pilote (depuis avril 2016) Utilisateurs autorisés: 32
GISE : opérationnel (depuis janvier 2016) Utilisateurs autorisés: 20
Spécialistes en informatique : 5 FOP: 2, Bud: 1, Tré: 1, CI: 1
Endroits : Centre Principal de données du Trésor (MDC); Centres de données du Budget & FOP
(tous visités)
GISE est effectivement utilisé pour capturer les mises à jour mensuelles et les calculs
des salaires de tous les employés et temporaires. Le personnel contractuel est
enregistré dans GISE (sans les détails de paiement mensuel). Il semble y avoir un
grand nombre de personnel rémunéré manuellement qui ne sont pas saisis dans GISE
et SIM_BA. Les détails de ces paiements manuels ne sont pas encore connus et
devraient être clarifiés.
SIM_BA est utilisé pour surveiller l'exécution budgétaire et capturer environ la moitié
des opérations (les paiements de salaires ne sont pas enregistrés) pendant la mise en
œuvre pilote du projet.
La préparation du budget est encore manuelle. Le budget annuel est préparé en
utilisant Excel et le budget approuvé est téléchargé sur SIM_BA pour l'exécution. La
structure administrative a été révisée après le changement de gouvernement et les
systèmes ont été configurés en conséquence pour refléter ces derniers dans la
nomenclature / plan comptable du budget et l’interface GISE - SIM_BA.
Actuellement, la DG du Budget utilise SIM_BA pour mettre à jour les allocations
budgétaires trimestrielles, en parallèle aux opérations manuelles.
Le centre principal des données du Trésor (MDC) est capable d’appuyer toutes les
opérations et de fournir des services fiables de sauvegarde et de connectivité. Le
système d'alimentation est en cours d'amélioration (système d'énergie solaire à
installer en octobre / novembre, en plus du groupe électrogène et de l’onduleur).
D'autres centres de données fournissent la connectivité via des serveurs dédiés et un
équipement de réseau. La mise en miroir de données est active (mais pas de
sauvegardes sur bande). La gouvernance du système informatique devrait être
améliorée (gestion des utilisateurs, surveillance des pistes de vérification, sécurité
physique, et d’autres). Des ressources sont nécessaires pour le bon entretien des
centres de données.
Constat sur la situation du GISE et SIMBA au niveau de Ngazidja
7. L'équipe a rencontré le Commissaire, les Directeurs en charge du Budget, du Trésor
et de la FOP, les Contrôleurs financiers et les spécialistes en informatique pour discuter
de l'état de fonctionnement des systèmes et des difficultés techniques / d’adaptation. On
a noté ce qui suit :
Statut opérationnel du GISE et SIM_BA dans le gouvernement de Ngazidja
SIM_BA : mise en œuvre pilote (depuis juin 2016) Utilisateurs autorisés: 14
GISE : opérationnel (depuis février 2016) Utilisateurs autorisés: 18
25
Spécialistes en informatique : 6 FOP: 1, Bud: 4, Tré: 1
Endroits : Centre de données du Budget à Moroni (visité)
GISE est effectivement utilisé pour capturer les mises à jour mensuelles et les calculs
des salaires de tous les employés et temporaires. Le personnel contractuel est
enregistré dans GISE (sans les détails de paiement mensuel). ). Il ne semble y avoir
aucun personnel payé manuellement à Ngazidja.
SIM_BA est utilisé pour surveiller l'exécution du budget et capturer la plupart des
opérations (sauf les paiements de salaires) pendant la mise en œuvre pilote.
Le Centre de données du Budget est tenu correctement. Le MDC du Trésor est le
centre de sauvegarde et il y a des problèmes de connectivité (temps d'arrêt pour les
utilisateurs de SIM_BA). La mise en miroir des données est active (mais pas de
sauvegardes sur bande). La gouvernance des systèmes informatiques est de loin
meilleure qu’à d'autres endroits (gestion des utilisateurs, surveillance de pistes de
vérification, sécurité physique, et plus). Ressources nécessaires pour l'entretien.
Constat sur la situation du GISE et SIMBA au niveau d’Anjouan
8. L'équipe a rencontré le Commissaire, les Directeurs en charge du Budget, du Trésor
et de la FOP, les Contrôleurs financiers et des spécialistes des technologies de
l’information pour discuter de l'état de fonctionnement des systèmes et des difficultés
techniques / d’adaptation. On a noté ce qui suit :
Statut opérationnel du GISE et SIM_BA à Anjouan
SIM_BA : mise en œuvre pilote (depuis April 2016) Utilisateurs autorisés: 11
Opérations SIM_BA interrompues depuis août 2016.
GISE : mise en œuvre pilote (depuis avril 2016) Utilisateurs autorisés: 15
Spécialistes en informatique : 3 (certains suspendus) FOP: 1, Budget: 2, Trésor: -
Endroits : Centre de données du Budget et Centre de données du Trésor à Mutsamudu (tous les
deux visités)
GISE est utilisé pour capturer les mises à jour mensuelles et les calculs des salaires de
tous les employés et temporaires (avec un certain retard en raison de difficultés
techniques et de la capacité de l'utilisateur). Le personnel contractuel est enregistré
dans GISE (sans les détails de paiement mensuel). Il semble y avoir un certain
nombre de personnel rémunéré manuellement qui n’est pas encore capturé dans GISE
ou SIM_BA.
SIM_BA a été utilisé à partir du mois d’avril jusqu’au mois de juillet 2016 pour le
suivi de l'exécution du budget et capturer quelques-unes des transactions (sauf le
paiement des salaires). Le système était en panne au cours de cette visite. L'équipe a
été informée que le système n'a pas été utilisé depuis août 2016 en raison de
problèmes de connectivité (et la suspension de tous les spécialistes en informatique).
Il y a un arriéré de transactions et il n'a pas été possible de produire le rapport
d'exécution du budget du mois d’août 2016 à partir du système.
L'équipe a aidé le Directeur du Trésor pour expliquer la source du problème à
Comores Telecom (CT) à Mutsamudu. Après cette visite, le problème de connexion a
été résolu par les techniciens CT et la connexion a été établie le 29 sept 2016.
Cependant, il n'a pas été possible d'activer SIM_BA en raison d'une autre difficulté.
26
L'équipe a noté que le mot de passe d’origine du serveur de virtualisation hébergeant
SIM_BA a été changé (et il n'y avait pas de spécialistes de l'informatique ayant cette
information). Le consultant en informatique du Ministère des finances aidera le
Directeur du budget à Anjouan au début du mois d’octobre pour résoudre ce problème
et activer SIM_BA.
L'un des deux pare-feu au Centre de données du Budget a été déplacé vers le bâtiment
de la FOP pour tester la possibilité de connexion il y a quelque temps (pas possible de
se connecter). Ce pare-feu a été retourné au bureau du Budget lors de la visite sur le
terrain. Cependant, il doit être activé et connecté en parallèle pour exécuter la fonction
de sauvegarde aussitôt que possible (en octobre 2016).
En raison de difficultés techniques, toutes les unités (FOP, Budget et Trésor)
partagent un nombre limité d'ordinateurs (5) situés au Centre de données du Budget
pour exécuter GISE. Des actions urgentes sont nécessaires pour les Directeurs du
Budget et du Trésor pour activer SIM_BA et connecter le Centre de données du
Trésor pour soutenir la mise en œuvre pilote (et entrer l’arriéré de transactions).
Le Centre de données du Budget et le centres de données du Trésor sont en mauvais
état. Le Trésor est le centre de sauvegarde et il n’est pas opérationnel depuis août. Il y
a un autre centre informatique à la FOP et celui-ci n'est pas connecté au principal
centre de données du Budget (manque de capacités et de ressources). La mise en
miroir de données est active (mais pas de sauvegardes sur disque ou sur bande).
Ressources nécessaires pour l'entretien. L'environnement physique et la gestion du
système / utilisateur devraient être améliorés de toute urgence. Le recrutement et la
formation de nouveaux spécialistes en TI devraient être effectués en octobre/
novembre 2016.
Processus de paiement de salaire
9. Il y a des possibilités d'améliorer le paiement des salaires par l’amélioration des
contrôles et le développement d’interfaces avec le système bancaire dans les prochains
mois. L'équipe a rencontré les responsables du Trésor (TPG) et les responsables de SNPSF
pour discuter des améliorations possibles dans le processus de paiement des salaires. Le
SNPSF est impliqué dans le paiement électronique des salaires directement aux comptes
bancaires individuels pour la plupart (plus de 95 %) des employés du gouvernement depuis
2011. Le SNPSF utilise un nouveau système basé sur le Web appelé « Alpha Banking »
(Highgate Systems, Canada) qui a été lancé en août 2014 pour soutenir les paiements en ligne
dans 44 succursales dans trois îles. Ce système est lié au système d'échange interbancaire
(centre d'échange) géré par la Banque centrale des Comores (BCC) pour les paiements
électroniques. SNPSF a 340 employés, et seulement 6 spécialistes en informatique pour
maintenir les systèmes d'information et de l'infrastructure des TIC de haute performance pour
les opérations bancaires. La direction de SNPSF s’intéresse à l’utilisation d’une interface
pour l'échange de données entre leurs systèmes et SIM_BA/GISE pour améliorer la fiabilité,
la sécurité, et la performance des paiements de salaires.
10. Les modules de calcul de salaire et de rapports par GISE peuvent être améliorés
pour assurer la cohérence des échanges de données. Actuellement, le Trésor (TPG) génère
deux ensembles d'ordres de paiement de salaire de GISE tous les mois (Figure 3.5) :
a) une liste consolidée des paiements forfaitaires envoyés à partir du Compte unique du
Trésor (CUT) aux administrateurs de crédit (AC) à la BCC (avec les détails des
27
montants totaux à payer par chaque banque d'agent pour chaque ordonnancement et
banque des agents (surtout SNPSF); et
b) une liste détaillée de tous les paiements de salaire individuels à payer directement par
les banques d'agents.
11. L’équipe a été informée que la liste consolidée est en général un ordre de paiement
de salaire d’une somme forfaitaire envoyé à la BCC pour le virement des fonds à la
SNPSF tous les mois (les versements à la BIC sont petits et sont traités à travers des
paiements individuels), ainsi que d’autres paiements de salaires. La liste détaillée (environ
12.000 lignes) - la liste pour le mois d’août 2016 n’incluait pas Anjouan - est créée par GISE,
contrôlée par le Budget et envoyée par le Trésor à la SNPSF (et BIC) manuellement (sous
format Excel non protégé dans une clé USB) pour compléter les pièces justificatives. Puisque
SIM_BA n’est pas utilisé pour capturer les paiements de salaires et puisqu’il n’y a pas de
CUT ou d’interface de banque d’agents ; ce processus est manuel et crée un nombre d’erreurs
et de risques. L'équipe a été informée que les montants totaux des paiements de salaires de
ces deux listes ne correspondent pas et que les agents de la SNPSF passent un temps
considérable pour trouver la source d'erreurs et les corrections. Cela semble être le résultat de
changements sur la base de données GISE de la paie, et l'absence d'une date précise, après
laquelle les données de paie seront "gelées" pour assurer des listes et des paiements
cohérents. Les modules GISE et les outils de rapports doivent être améliorés pour apporter
une discipline au processus de paiement, améliorer les contrôles, et éviter des résultats
incohérents.
12. L'équipe a suggéré des améliorations possibles pour la production de résultats GISE
cohérents, de transfert sécurisé de données, et la réduction d’erreurs. Sur la base des
informations fournies, la SNPSF a traité les paiements de salaires de près de 15.600
fonctionnaires et agents temporaires / contractuels en août 2016. Seuls environ 12.000 de ces
paiements sont enregistrés dans GISE. Près de 3 600 paiements sont traités manuellement sur
la base de documents fournis par le Trésor. Tous les mois, la division de paiement de SNPSF
consacre beaucoup de temps pour faire correspondre les données dans la liste détaillée de
GISE avec les documents soumis (un délai de 2-3 jours minimum pour identifier les écarts et
les corriger). Ce processus de correction manuelle d'erreurs pourrait être évité en utilisant une
interface entre GISE/SIM_BA et les systèmes bancaires, et en veillant à la cohérence des
données relatives aux paiements mensuels de salaire (en ne pas modifiant les registres de paie
dans GISE après une certaine date chaque mois, et en utilisant les mêmes données de paie
« gelées » de manière cohérente pour la création de la liste consolidée et détaillée des
paiements). Il semble que le calcul de la paie GISE est effectué le 15è jour tous les mois, et
que les changements jusqu’à la fin de chaque mois (suspensions, renvois, et autres
changements) ne figurent pas dans la base de données/ les calculs de la paie. Ces
changements ne figurent que sur la liste détaillée faite manuellement (marqués sur les
rapports imprimés), et ne sont pas capturés dans le système, une autre source d’erreur émerge
tous les mois. Ceci pourrait être évité en utilisant GISE pour tous les paiements et suivant un
calendrier spécifique pour les corrections tous les mois. L’équipe a partagé d’autres
expériences/ bonnes pratiques de pays pour la transition vers les paiements entièrement
automatisés et les échanges sécurisés de données. Les équipes de TGP, FOP et SNPSF (ainsi
que BCC et BIC) discuteront des améliorations possibles à travers une interface pour
échanger des données cohérentes (données de paie gelées en provenance de GISE), et pour
minimiser le nombre de paiements manuels de salaires (en capturant tous les paiements dans
GISE et SIM_BA).
28
Figure 3.1 : Modules et interface d’utilisateur de SIM_BA
Source : Centre Informatique du Ministère des Finances (Septembre 2016)
29
Figure 3.2 : Tableau de bord et interface d’utilisateur de GISE
A noter, que les nombres sont à titre d’indication, et peuvent ne pas refléter l’état actuel des bases de données et des
opérations.
Union (GISE v3.0)
Ngazidja (GISE v2.5)
Source : Centre Informatique du Ministère des Finances (Septembre 2016)
30
Figure 3.2 : Tableau de bord et interface d’utilisateur de GISE (suite)
Anjouan (GISE v2.5)
Mohéli (GISE v2.5)
Source: Centre Informatique du Ministère des finances (Septembre 2016)
31
Figure 3.2: Tableau de bord et interface d’utilisateur de GISE (suite)
Gestion de la paie (GISE v3.0)
Administration du Système (GISE v3.0)
Source: Centre Informatique du Ministère des Finances (Septembre 2016)
32
Figure 3.3 : Topologie du réseau du Ministère des Finances des Comores (Infrastructures de SIM_BA et
de GISE)
Source : Centre Informatique du Ministère des Finances (Septembre 2016)
33
Figure 3.4 : Approche de consolidation du GISE
Source : Centre Informatique du Ministère des Finances (Septembre 2016)
34
Figure 3.5: Processus de paiement de salaires (améliorations possibles)
Paie
SIM_BA
BCC TSA
SNPSF
Registre CS
Mises à jour
Calculs
FOP Budget Trésor ID Nationale
Rapports
Enregistrement
Mises à jour
Calculs de la
paie
Paiements
électroniques
Vérification
Contrôle
Ordre de
paiement
Liste de paie
consolidée
Liste de paie
détaillée
Corrections
jusqu’au Jour X-2
Transfert
BIC
Paiements électroniques
aux employés
Day X-2
Système d’échange
interbancaire
Day X-5
Jour X-1 Jour X
Vér
ific
atio
n
Jo
ur
X+1
Ord
re de p
aiemen
t Jou
r X
Vérification Jour X
Interface
TSA
Interface
GISE / SIM_BA
Interface de
paiement de salaire
Ordres de
paiement au
banques
Ordres de
paiement à
CA
Geler liste de paie
DB
Liste
consolidée
Liste
détaillée
Publication sur le Web Day X+1
Banques
ID Nationale
Interface pour
verification de NIN
GISE
SIM_BA
Améliorations
possibles
Jour X = date de paiement
Source: Élaboré par l'équipe de WB sur la base des informations fournies par le Budget/ Trésor du Ministère des Finances et
la SNPSF
35
Annexe 4 : Données opérationnelles de SIM_BA et GISE
Tableau 4.1 : Utilisateurs et Spécialistes en TI du Système (sep 2016)
Utilisateurs and
Spécialistes en TI Union Ngazidja Anjouan Mohéli Total
SIM_BA – Exec Budget 18 10 4 8 40
SIM_BA - Comptabilité 11 2 4 10 27
SIM_BA - Autres 3 2 3 5 13
Utilisateurs de SIM_BA -
Total 32 14 11 23 80
GISE - FOP 7 7 5 3 22
GISE - Budget 10 7 5 5 27
GISE - Trésor 1 3 2 2 8
GISE - Autres 2 1 3 4 10
Utilisateurs de GISE -
Total 20 18 15 14 67
Spécialistes en TI - FOP 2 1 1 1 5
Spécialistes en TI - Budget 1 4 2 1 8
Spécialistes en TI - Trésor 1 1 - - 2
Spécialistes en TI - CI / CC 1 - - - 1
Total Spécialistes en IT 5 6 3 2 16
Source : Centre Informatique du Ministère des Finances (Septembre 2016)
(A noter que les chiffres relatifs à Anjouan pour les nombres d’utilisateurs ne sont pas vérifiés)
Tableau 4.2 : Paiements des salaires en août 2016 (GISE + Etats manuels)
Paie (août 2016) Union Ngazidja Anjouan a Mohéli Total
Fonctionnaires 2.956 3.884 3.639 822 11.301
Politiques et décisionnaires 329 228 0 133 690
# total personnel payé à
partir de GISE 3.285 4.112 3.639 955 11.991
Fonctionnaires 506.372.163,49 429.787.412,59 443.631.064,08 109.314.699,52 1.489.105.339,68
Politiques et décisionnaires 92.916.302,40 27.676.545,72 0,00 13.513.438,06 134.106.286,18
Montant total payé à partir
de GISE 599.288.465,89 457.463.958,31 443.631.064,08 122.828.137,58 1.623.211.625,86
Contractuels 114 279 669 467 1.529
Etats manuels b, c
2.042 0 0 70 2.112
# total personnel payé
manuellement 2.156 279 669 537 3.641
Contractuels 16.760.361,00 21.513.915,05 84.210.992,76 27.367.905,30 149.853.174,11
Etats manuels 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
Montant total payé
manuellement 16.760.361,00 21.513.915,05 84.210.992,76 27.367.905,30 149.853.174,11
# total de personnel payé d 5,441 4,391 4,308 1,492 15,632
Montant total payé (FC) d 616.048.826,89 478.977.873,36 527.842.056,84 150.196.042,88 1.773.064.799,97
Source : Rapports du Centre Informatique du Ministère des Finances sur les paiements du mois d’août 2016
(27 septembre et 1er octobre 2016)
36
Données fournies par le Budget/ Trésor d’Anjouan (4 octobre 2016)
Notes:
a) Anjouan : les ventilations des nombres de personnel et des montants ne sont pas
disponibles. Chiffres GISE consolidés obtenus pendant la visite sur terrain.
b) Les nombres de personnel payé manuellement sont des estimations, par l’utilisation des
données de SNPSF sur le nombre total de personnel payé en août 2016 (voir le tableau 4.3
ci-dessous).
c) Le nombre de personnel payé à travers d’autres banques d’agents (BIC) est inconnu (un
nombre relativement petit; environ plusieurs centaines).
d) Le nombre total et le montant payé sont des chiffres approximatifs, étant donné qu’il n’est
pas possible d’obtenir des données fiables sur tous les paiements de salaires de toute la
Fonction publique à partir de GISE ou SIM_BA pour le moment. En raison du manque de
vérification auprès des banques, des nombres générés par système peuvent ne pas refléter
le montant réel payé, ou les changements introduits dans la base de données de paie dans
la deuxième moitié de chaque mois. En somme, ceux-ci ne sont que des chiffres à titre
d’indication afin de fournir une estimation serrée sur les paiements de salaire effectués.
Tableau 4.3: Répartition au mois d’août 2016 du paiement des salaires sur la base des données SNCF
Union Ngazidja Anjouan Mohéli Total
Défense Total
# total de personnel payé à
partir de GISE 3 285 4 112 3 639 955 11 991
0 0
# total de personnel payé
manuellement 2 156 102 669 537 3 464
2 190 17 645
# total de personnel payé 5 441 4 214 4 308 1 492 15 455
2 190 17 645
Source : Données de SNPSF sur les paiements de salaire (août 2016)
Tableau 4.4 : Catégories de paiements de salaires et sources d’informations
# Catégorie GISE Code
comptable 1
SIM_BA Données SNPSF
1 Fonction publique /
Fonctionnaires
Incluait
Salaires calculés
6111 Paiements de salaires
non encore
enregistrés
Excel à partir de
GISE sur détails +
Documents
2 Hommes politiques /
Politiques et décisionnaires
Incluait
Salaires calculés
6111 Paiements de salaires
non encore
enregistrés
Excel à partir de
GISE sur détails +
Documents
3 Personnel contractuel /
Contractuels
Incluait en partie
Calculé en partie
6239 Paiements de salaires
non encore
enregistrés
Pièces justificatives
+ détails dans Excel
4 Paiements manuels /
Etats manuels11
Non inclus
Non calculé
6339, autres
codes
Paiements de salaires
non encore
enregistrés
Pièces justificatives
+ détails dans Excel
Source : Département du Trésor du Ministère des Finances (Septembre 2016)
37
(1) Détails des codes comptables issus de “Listes des Comptes: Charges” 5
61 – Dépenses de personnel
611 - Traitements et salaires
6111 - Rémunération of personnel <<< fonction publique / fonctionnaires
6119 - Autres rémunérations <<< Quels paiements de salaires sont
cartographiés à ce code?
62 – Achats de biens et services
623 - Prestations de services
6231 - Assistance technique
6232 - Frais de formation
6233 - Conférence et séminaire
6234 - Assurance
6235 - Frais de gardiennages
6239 - Autres prestations de services <<< personnel contractuel
63 – Transferts courants
633- Transferts courants aux ménages
633X - ??????? <<< Paiements manuels
Tableau 4.5: Liste des systèmes existants en matière d’informations relatives à la Gestion des Finances
Publiques
Système Description Depuis
SIM_BA Système Intégré de Gestion des Finances Publiques (SIGFP) - Exécution du Budget 2016
GISE Gestion Intégrée des Structures et des Effectifs - Gestion du Personnel et de la Paie 2016
DAD Development Assistance Database for Comoros - Projets Bailleurs de fonds/Gouvernernent 2014
CS-DRMS Commonwealth Secretariat Debt Recording & Mgmt System - Gestion de la Dette 2012
Passation des
Marchés
Cellule de Suivi des Réformes Economiques et Financiers (CREF) -Passation des Marchés 2012
SYDONIA++ Customs Management System (SYDONIA ++) - Douanes 2008
Sites web y afférents
Ministère des Finances (MoF) http://www.finances.gouv.km
Banque Centrale des Comores (BCC) http://www.banque-comores.km/
Société Nationale des Postes et des Services Financiers (SNPSF) https://www.snpsf.com/
Banque pour l'Industrie et le Commerce (BIC) https://group.bnpparibas
Ministère de l’Intérieur (MoI) http://www.gouvernement.km/index.php?id=26
ID Nationale / SEMLEX http://www.jocomores.gouv.km/spip.php?article942
38
Annexe 5. Liste des personnes rencontrées
Gouvernement et organismes rattaches
Nom Fonction Institution
Hamadi Idaroussi Secrétaire General du Gouvernement Gouvernement
Sitti Salim Secrétaire General Adjoint du Gouvernement Ministère des Finances
Mze Chei Oubeidi Conseiller du Présidente de l’Union et
Secrétaire Permanent de la CREF
CREF
Hadidja Mohamed Darouech Head of Budget Research Ministère des Finances
Ismaila Mchangama AT/CI Finances Ministère des Finances
Soilihi Ali Ahmed Informaticien Trésor Ministère des Finances
Souffiane Abdou Abdallah Stagiaire Centre Informatique Ministère des Finances
Ali Mfougoulie DGB Ministère des Finances
Ali Said Hamada Responsable FOP Union
Abalhaky Said Informaticien Budget Union
Ahamada Mhoumadi Chabane Informaticien Trésor – Ngazidja
Djoumoi Ousseine Informaticien Trésor – Union
Said Ahamada Youssouf Commissaire Ngazidja
Atkri Ben Ismael Commissaire Finance Ngazidja
Fahmi Idrissa Spécialiste Tresor Ngazidja
Humblot Koudourci Fonde du TPG – Ngazidja Ngazidja
Nabhane Mohamed DG FOP FOP
Hadharmal Said Karim Spécialiste en gestion budgétaire Ngazidja
Nassur-oiru Mbahazi Spécialiste en gestion budgétaire Ngazidja
Kalidi Said Aboudou DIR CaB Intérieur Ngazidja
Abdillahi Hassani Contrôleur Financier Ngazidja
Sagaf Amina TPG Ngazidja
Mboussouri Mmadi DGB Ngazidja
Ali Yamani Conseiller Technique Ngazidja
Djazaou Mmadi Conseiller Technique Ngazidja
Mohamed Kawami Specialiste IT Ngazidja
El-Arifou Abdou Hamidou Directeur, Cellule informatique– Budget Ngazidja
Msa Mladjao Comptable principal SNPSF
Issoufa Chantal Directrice des paiements SNPSF
Said Ahamed El Kabir Directeur administrative et financier SNPSF
Azali Hassani Conseiller DG SNPSF
Salim Abdallah Ex. Responsable Finances Publiques ABGE Commissariat au Plan
Nourdine M. Moeva Coordonnateur du Projet ABGE
Mohamed Badrou PS Reform / GISE Coordinator ABGE
Mohamed Ibrahim Spécialiste suivi-evaluation ABGE
Mr. Bakary Youssouf Spécialiste passation de marché ABGE
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Nom Fonction Institution
Doulfat Dhilkamal Coordonnateur National FADC
Amri Salim DER Anjouan FADC
Mohamed Bahtine RSE FADC
Colonel Soilihi Mohamed Directeur General MAM-WE
Organisations de la société civile
Nom Titre Nom
Said Abdallah Mchangama Président Fédération Comorienne
des Consommateurs (FCC)
Moinamkou Achirafi Membre FCC
Taoufiki Mohamed Said Membre FCC
Said Mohmed (El Ghassoir) Membre FCC
Mohamoud Said Sélim Membre FCC
Ali Abdoul Bar Membre FCC
Anlamoudine Ahmed Youssouf Membre FCC
Youssouf Hadji Saandi Membre FCC
Ramlat Matoiri Boina Coordonnatrice FCC
Nadhoim Hadji Saadi
Coordonnateur, Commission bonne
gouvernance FCC
Salda Mohamed Président ODC
Houssene M. Zaki Directeur Exécutif MODEC
Banque mondiale
Nom Titre
Said Ali Antoissi Responsable des opérations
Moussa Tamou Consultant (PRSE)
