Le mensuel qui vous aide à sécuriser et contrôler votre paie

ALertes & ConseiLs PAIE

Actualité |Congés divers - égALité ■

Loi sur l’égalité : des incidences paie ! La loi pour l’égalité réelle entre hommes et femmes a quelques impacts sur la paie : nos conseils pour intégrer ces nouveaux éléments (Loi 2014-873 du 04.08. 2014).

Congé pour conclusion d’un PACS. Comme le mariage, le PACS donne aussi droit, depuis le 06.08.2014, à un congé légal de 4 jours, sur présentation par le salarié d’un justificatif de l’évènement.

À savoir. Les règles applicables à la prise des congés pour mariage sont transposables au PACs : prise des congés au moment de l’évènement (Cass. soc. 16.12.1998 n° 96-43.323) et impossibilité, si le salarié est déjà en congés, de prolonger les congés de 4 jours (Cass. soc. 11.10.1994 n° 93-42- 310).

Absences rémunérées du conjoint lors de la grossesse. Depuis le 06.08.2014 aussi, le conjoint d’une future mère peut s’absenter pour assister à 3 examens obligatoires liés à la grossesse (échographies essentiellement). En pratique, la durée de l’absence inclut celle de l’examen mais aussi celle des trajets aller et retour.

Conseil. dans la mesure où le conjoint est entendu au sens large (couples mariés, pacsés ou vivant maritalement, éventuellement de même sexe), l’employeur devrait à notre avis pouvoir demander au salarié non seulement un justificatif de l’examen médical mais aussi de son lien avec la personne subissant l’examen.

Comme du temps de travail ! Les absences sont rémunérées comme du temps de travail, elles donnent droit à congés payés et sont prises en compte pour tous les droits légaux et conventionnels liés à l’ancienneté (C. trav. art. L 1225-16).

Conseil. Puisque ces absences ne réduisent ni la rémunération ni aucun droit du salarié, il ne nous semble pas indispensable de les traiter spécifiquement en paie : le salaire mensuel peut rester tel quel, à charge pour l’employeur, soit de conserver dans le dossier la trace de l’octroi de ces absences, soit d’indiquer sur le bulletin de salaire une simple ligne de libellé.

Allongement du congé parental d’éducation en cas de naissance multiple. En cas de naissance de jumeaux, le congé parental peut être prolongé jusqu’à l’entrée en maternelle des enfants. S’il s’agit de naissance ou d’adoption de triplés ou plus, le congé peut être prolongé 5 fois (au lieu de 2) et se terminer aux 6 ans des enfants (au lieu des 3 ans des enfants).

Attention ! Ces dispositions ne concernent que les enfants nés ou adoptés à compter du 01.10.2014.

Assimilation du PACS au mariage pour le droit à congé et absences rémunérées pour assister aux échographies de la future mère : de nouveaux droits familiaux à ne pas oublier en paie !

1e année - numéro 1

octobre 2014

Dans ce numéro...

Congés diversLoi sur l’égalité : des incidences •paie ! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

Temps partielHeures complémentaires : •quelles majorations appliquer ? . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Congés payésFractionnement des congés •d’été : des jours en plus ? . . . . 4

SalairePensez à tout lorsque le salarié •demande un acompte ! . . . . . . 5

Cotisationsdématérialisation auprès de •l’Urssaf : êtes-vous concerné ? . . 6

Avantages diversdes cadeaux de noël sans •cotisations… Pourquoi pas ? . . 8

Frais professionnelsForfait de téléphone : •et si le salarié le dépasse ? . . . . 9

Rupture du contratMutuelle et rupture du contrat : •le maintien est devenu légal ! . . 10

Représentants du personnelFaut-il payer les heures •de délégation en cas de maladie ? . . . . . . . . . . . . . . 11

Rupture du contratdifféré d’indemnisation : •des effets pour vous ! . . . . . . 12

Cotisations65 ans et plus, des salariés •comme les autres... . . . . . . . . 12

Votre lettre de conseils en ligne

vos modèles, simulateurs, tableaux et outils...

alertesetconseils-paie.fr/annexes

alertesetconseils-paie.fr

ALertes & ConseiLs PAIE2

- o

ctob

re 2

014

Dossier |teMPs PArtieL - HeUres CoMPLéMentAires ■

Heures complémentaires : quelles majorations appliquer ?Depuis le 01.01.2014, une majoration des heures effectuées jusqu’au 1/10 de la durée de travail a été créée. Faut-il majorer chaque heure complémentaire, dès la première ? Voici nos conseils pour répondre aux nombreuses questions liées à cette législation.

DES mAjoRATIonS…

Qui restent de 25 % au-delà du 1/10. C’est la majoration qui existait déjà jusqu’au 31.12.2013, et qui reste identique au 01.01.2014.

Mais aussi de 10 % jusqu’au 1/10. C’est le nouveau taux qui s’applique depuis le 01.01.2014 aux heures complémentaires effectuées dans la limite du 1/10.

Sauf si ! Le taux de 25 % des heures effectuées au-delà du 1/10 peut désormais être réduit par convention ou accord de branche étendu. Un tel accord peut également permettre de neutraliser en partie les majorations, par la signature d’un avenant de complément d’heures (C. trav. art. L 3123-17, L 3123-18

et L 3123-25).

Conseil. La loi crée une majoration des heures travaillées jusqu’au 1/10 : mais elle permet aussi de l’éviter et même de diminuer celle des heures effectuées au-delà avec une convention ou un accord de branche étendu. Alors étudiez bien votre convention, car c’est elle qui détermine comment vous devez majorer les heures complémentaires. Leur rémunération dépend désormais de la situation dans laquelle vous vous trouvez.

PAS D’ACCoRD DE bRAnChE éTEnDu SuR LE TEmPS PARTIEL ?

Les majorations légales… Vous êtes obligé dans ce cas d’appliquer les majorations prévues par la loi :

heures jusqu’à 1/10 de la durée contractuelle : ymajoration de 10 % ;heures au-delà d’1/10 : majoration de 25 %. y

Même avec un avenant au contrat ! Un accord d’entreprise vous permet peut-être d’aller jusqu’à 1/3 d’heures complémentaires au lieu d’1/10. Mais même si vous signez avec votre salarié un avenant au contrat pour augmenter temporairement sa durée du travail, cet avenant ne permet pas d’échapper aux majorations légales (Cass. soc.

07.12.2010 n° 09-42.315).

Attention ! Si, bien que ça ne soit pas autorisé, le salarié a dépassé le 1/3 d’heures complémentaires possibles, les heures effectuées au-delà de ce tiers sont elles aussi majorées de 25 % (Cass. soc. 02.07.2014

n° 13-15.954).

VoTRE ConVEnTIon A éTé moDIFIéE…

L’objet de l’accord temps partiel : 2 éléments peuvent être prévus dans l’accord :

l’abaissement de la majoration des heures yau-delà du 1/10 de 25 % à 10 % minimum ;la possibilité de conclure un avenant de ycomplément d’heures permettant d’augmenter temporairement la durée du travail du salarié à temps partiel.

Si vous n’avez pas signé d’avenant de complément d’heures. Vous devez alors appliquer les majorations suivantes :

heures jusqu’à 1/10 de la durée contractuelle : ymajoration de 10 % ;heures au-delà d’1/10 : majoration fixée par yl’accord (mais qui est donc de 10 % au mini-mum).

PouR mETTRE En PRATIQuE

évaluez le coût des heures complémentaires avec notre simulateur Heures complémentaires, http://alertesetconseils-paie.fr/annexes – code Pi 01.01.02.

Si vous avez signé un avenant de complément d’heures. La distinction des 2 catégories d’heures complé mentaires ne se fait plus comme avant en fonction du 1/10 de la durée contractuelle. Elle se fait selon que les heures effectuées sont celles prévues dans le complément d’heures fixé dans l’avenant ou le dépas sent. Les majorations sont alors les suivantes :

heures du complément : majoration fixée dans yl’accord s’il en prévoit une ;

heures effectuées au-delà : majoration de 25 % y(même si elles ne dépassent pas le 1/10 de la nouvelle durée contractuelle).

ALertes & ConseiLs PAIE

3 -

oct

obre

201

4

CommEnT éTAbLIR L’AVEnAnT DE ComPLémEnT D’hEuRES ?

Avec l’accord du salarié : en tout état de cause, le salarié doit accepter de signer l’avenant de complément d’heures.

Récapitulons jusqu’au 31.01.2013

Au 01.01.2014

sans accoRd de bRanche étendu

avec accoRd de bRanche étendu

Sans avenant de complément

d’heuresAvec avenant de complément d’heures

heures jusqu’au 1/10 de la durée contractuelle

néant 10 % 10 %heures de

complément

taux prévu par l’accord

(peut être nul)

heures au-delà du 1/10 de la durée contractuelle

25 % 25 %taux de l’accord, 10 % minimum

heures dépassant le complément

25 %

Surveillez bien votre convention (ou accord de branche étendu) ! C’est elle qui peut vous permettre de ne pas majorer les premières heures complémentaires en utilisant l’avenant de complément d’heures. Un bon moyen d’optimiser la gestion du temps partiel lorsque vous pouvez anticiper le volume d’activité.

En respectant les éléments fixés dans l’accord de branche, à savoir :

le nombre d’avenants par an et par salarié (8 au yplus, sauf en cas de remplacement) ;les conditions d’accès au complément d’heures y(règles de priorité par exemple) ;la majoration des heures complémentaires incluses ydans le complément d’heures si elle existe.

C’est ensuite à vous de préciser dans l’avenant :sa durée ; yle nombre d’heures du complément ainsi que la ynouvelle répartition du travail ;leur éventuelle majoration (au moins égale à celle yprévue par l’accord si elle existe) ;le cas échéant le nombre d’heures complémentaires ypouvant être effectuées au-delà du complément (maximum 1/10 de la nouvelle durée ou 1/3 si l’accord le prévoit.

Conseil. La durée effective de travail d’un salarié à temps partiel doit en principe rester inférieure à celle d’un temps plein. sur ce point, l’incidence de cette

nouvelle possibilité de signer un avenant de complément d’heures n’est pas clairement tranchée. Par prudence, il vaut mieux rester en deçà du temps plein pour éviter le risque d’une éventuelle requalification du contrat à temps partiel en contrat à temps plein.

PouR mETTRE En PRATIQuE

retrouvez un modèle d’avenant augmentant temporairement la durée du travail à temps partiel : http://alertesetconseils-paie.fr/annexes – code Pi 01.01.02.

FAISonS PARLER LES ChIFFRES…

La durée du travail d’un salarié à temps partiel est de 25 heures/semaine avec possibilité d’effectuer des heures complémentaires dans la limite de 8 heures/semaine. Vous signez ensemble un avenant fixant temporaire ment la durée du travail à 30 heures. Vous prévoyez qu’il pourra faire des heures complémentai-res au-delà, à raison de 3 heures/semaine. Sur une semaine de 33 heures, 5 heures seront des heures de

complément et 3 heures seront hors complément.

avec accoRd de bRanche étendu pRévoyant : 20 % pouR les heuRes > 1/10 5 % pouR le complément d’heuRes

sans avenant de complément d’heuRes

avec avenant de complément d’heuRes pouR 30 heuRes/semaine

Durée hebdo contractuelle de 25 heures, taux horaire de 15 €

taux normal25 x15 =375

heures complé-mentaires (1/3)

Jusqu’à 1/10 = 2,5 h

Majoration de 10 %2,5 x 16,50 = 41,25 h

Complément d’heures = 5 hMajoration de 5 %5 x 15,75 = 78,75

Au delà du 1/10 = 5,5 h

Majoration de 20 %5,5 x 18 = 99 h

Heures complémentaires possibles au- delà : 3 h

Majoration de 25 %3 x 18,75 = 56,25

Coût des 8 heures complémentaires/semaine

140,25 € 135 €

ALertes & ConseiLs PAIE4

- o

ctob

re 2

014

Question pratique |Congés PAYés - JoUrs de FrACtionneMent ■

Fractionnement des congés d’été : des jours en plus ? L’été se termine et certains salariés n’auront pas pris la totalité de leurs quatre semaines de congé principal avant le 31.10.2014. Devez-vous dans ce cas obligatoirement leur accorder des jours supplémentaires pour fractionnement ?

Au 31 oCTobRE DE CETTE AnnéE

Étudiez le solde des 4 semaines de congé principal : c’est lui qui détermine le congé supplémentaire éventuel. Vous devez prendre le solde total de congés, lui enlever la 5e semaine et les jours conventionnels s’il y en a (ancienneté, etc.), puis calculer les jours de fractionnement :

solde de congé pRincipal en jouRs ouvRables

congés de fRactionnement

1 ou 2 jours 0

3, 4 ou 5 jours 16 jours 2

Conseil. n’oubliez pas de faire figurer les jours de fractionnement acquis sur le bulletin de paie de novembre !

Des congés supplémentaires automatiques. Le droit à jours supplémentaires naît du fraction-nement lui-même, quel que soit celui qui l’a demandé. En principe, le fait qu’il existe un solde de congés d’été de 3 jours ou plus crée des jours supplémentaires.

C’est le cas même si :le droit à congés prévu par votre convention ycollective est supérieur au droit légal (Cass.soc.

23.11.1994 n° 90-44.960), ou s’il a été transposé en jours ouvrés (Cass. soc. 19.6.2002 n° 99-45.837) ;les congés sont pris hors période car reportés du fait yde maladie, maternité ou accident du travail (Rép. Le

Fur : AN 19.10.2010 p. 11475 n° 74829).

Conseil. n’oubliez pas les congés pris par anticipation ! ils peuvent aussi donner droit aux jours de fractionnement s’ils sont pris entre le 1er novembre et le 30 avril (Cass. soc. 12.02.1997 n° 94-42.441).

Sauf renonciation explicite du salarié. Si c’est le salarié qui le demande, l’employeur peut subordonner son accord au fait qu’il renonce aux jours supplé-

mentaires. Vérifiez donc bien dans quel cadre s’est décidé le fractionnement et n’oubliez pas que cet accord doit être express (Cass. soc. 04.11.1988 n° 86-42.349).

PouR mETTRE En PRATIQuE

retrouvez un modèle de renonciation du salarié aux jours supplé-mentaires pour fractionnement, http://alertesetconseils-paie.fr/annexes – code Pi 01.01.04.

Ou convention ! Si le salarié n’a pas renoncé expressément, la renonciation peut aussi découler de votre convention collective ou accord collectif d’entreprise ou d’établissement (C. trav. art. 3141-19). Mais il doit prévoir clairement que le fractionne-ment des congés entraîne la renonciation aux jours supplémentaires (Cass. soc. 01.12.2005 n° 04-40.811).

Conseil. Pensez à bien vérifier ce que prévoit votre accord collectif éventuel. et sachez qu’une note de service de l’entreprise indiquant que le fractionnement se fait sous réserve de renoncement ne suffit pas (Cass. soc. 22.01.1992 n° 88-43.843).

PouR L’AnnéE PRoChAInE…

Dès la fixation des dates de congés : c’est à ce moment-là que se décide le fractionnement et que vous pouvez gérer son incidence ; sachant que 2 semaines sur les 4 de congé principal doivent être prises en continu entre le 1er mai et le 31 octobre. Seules les 2 semaines restantes peuvent être prises en dehors et créer des congés supplémentaires.

Qui le demande ? Vous pouvez accepter la demande du salarié ou le demander vous-même. Mais en tout état de cause, il faut l’accord des 2 parties (Cass. soc. 10.03.2004

n° 01-44.941). Si c’est le salarié qui le demande, c’est à ce moment-là que vous pouvez lui demander le renoncement aux jours supplémentaires.

À noter. Un salarié qui n’a pas plus de 12 jours de congés ne peut pas les fractionner puisqu’au moins 12 jours doivent être pris en continu entre le 1er mai et le 31 octobre.

Pensez au fractionnement dès la fixation des dates de congés ! Il ne déclenche pas automatiquement le droit à jours supplémentaires si votre convention le prévoit ou si vous demandez une renonciation écrite au salarié.

5 -

oct

obre

201

4

ALertes & ConseiLs PAIE

sALAire - ACoMPte ■

Pensez à tout lorsque le salarié demande un acompte !La fin de l’année approche, et c’est souvent à ce moment-là que les salariés souhaitent obtenir un acompte. Nos conseils pour éviter les problèmes de récupération de l’acompte et ne prendre aucun risque en matière de cotisations.

AComPTE ou AVAnCE ?

L’acompte. C’est le paiement anticipé d’un travail déjà fait. Par exemple, le 15 du mois, vous payez l’équivalent de 15 jours de travail au lieu de payer la totalité du salaire mensuel à la fin du mois. L’acompte peut aussi porter sur une fraction de prime annuelle déjà acquise en partie.

Exemple. Début décembre, vous pouvez payer à titre d’acompte 11/12 de la prime de fin d’année si cette prime s’acquiert mois par mois et n’est pas subordonnée à la présence au 31.12.

L’avance. C’est au contraire le paiement anticipé d’un travail qui n’est pas encore fait. Un salarié qui demande le 15 février son salaire de mars demande une avance.

LES DIFFéREnCES

Le refus. Vous pouvez refuser une avance alors que vous êtes en principe obligé d’accepter une demande d’acompte si elle concerne une période déjà travaillée.

Conseil. La seule possibilité de refuser un acompte concerne les salariés non mensualisés (p.ex. travailleurs à domicile). Pour ces salariés, les règles applicables sont celles prévues par convention, accord ou encore usage d’entreprise ; il faut donc vous y référer pour vérifier si l’acompte n’est pas prévu. Mais sachez aussi que ces salariés doivent en principe être payés 2 fois par mois (C. trav. art. L 3242-3) : vous avez peut-être obtenu une dérogation pour les payer une seule fois par mois du fait de votre système de paie informatisé, mais la contrepartie en est en principe le paiement d’acompte !

Le remboursement. Vous pouvez déduire l’acompte directement du salaire dû, à l’échéance normale de la paie. Au contraire, l’avance ne peut être récupérée par l’employeur que progressivement, par fractions de 1/10 de son montant, chaque mois, jusqu’à épuisement de la somme.

LE PAIEmEnT DE L’AComPTE

Il se fait obligatoirement par chèque ou virement si le salaire mensuel habituel est d’au moins 1 500 €. À titre de preuve, vous pouvez en plus demander au salarié de vous établir un reçu.

LE REmbouRSEmEnT DE L’AComPTE

Obligatoirement à l’échéance de la paie... Vous devez retenir le montant de l’acompte immédiate-ment à l’échéance de la paie du mois où l’acompte a été versé.

Conseil. n’oubliez pas de déduire l’acompte versé au cours du mois dès l’échéance de la paie : si vous ne le faites pas, cet acompte sera automatiquement transformé en avance. vous ne pourrez plus alors le récupérer que par 1/10 de la somme !

... et mentionné sur le bulletin de salaire : la retenue de l’acompte doit figurer sur le bulletin de paie, après le calcul des cotisations salariales. Il vient ainsi en déduction du montant de salaire net à payer.

LE RéGImE SoCIAL

En pratique, l’acompte sur salaire ne remet pas en cause la date de calcul des cotisations. Elles sont calculées et prélevées comme d’habitude sur la totalité du salaire brut, lors de l’établissement du bulletin de salaire en fin de mois.

Attention ! L’acompte versé au début du mois de versement d’une prime annuelle ne remet pas en cause la règle ci-dessus. Mais si la prime annuelle est versée en 2 fractions, par exemple en juin et décembre, il ne s’agit plus d’un acompte et les cotisations sur le versement de juin doivent être calculées et versées en juin !

Si les demandes d’acomptes sont fréquentes, pensez à bien organiser leur gestion : déduire la somme dès l’échéance de la paie suivante évite de transformer l’acompte en avance et permet de respecter les règles d’exigibilité des cotisations.

ALertes & ConseiLs PAIE6

- o

ctob

re 2

014

Déclarations |CotisAtions - PAieMent ■

dématérialisation auprès de l’Urssaf : êtes-vous concerné ?Le seuil de paiement et de déclarations dématérialisés a été abaissé par décret à 35 000 € au 01.10.2014. Nos conseils pour vous permettre de vérifier si vous devez mettre en place la dématérialisation et vous aider dans vos démarches.

SELon LES CoTISATIonS QuE VouS AVEZ PAYéES…

Et uniquement… À partir du 01.10.2014, vous devez dématérialiser vos déclarations et le paiement de vos cotisations si le montant total payé à l’Urssaf en 2013 a dépassé 35 000 € (Décret 2014-628 du

17.06.2014). Sachez que dès le 01.01.2015 ce seuil sera encore abaissé à 20 000 € de cotisations payées en 2014.

Quelle que soit votre périodicité de paiement. En effet la dématérialisation n’est désormais plus liée à la périodicité mensuelle de paiement des cotisations des employeurs de plus de 9 salariés.

À savoir. Le dépassement du seuil avec obligation de dématérialiser ne remet pas en cause votre périodicité de paiement : si elle est trimestrielle, elle le reste !

CommEnT APPRéCIER LE SEuIL ?

Les sommes prises en compte : pour savoir si vous atteignez le seuil, vous devez tenir compte de toutes les sommes que vous avez versées à l’Urssaf au titre de l’année civile précédente : cotisations sociales, taxes et contributions.

Attention ! ne sont pas intégrées dans ce total les sommes que vous avez éventuellement pu payer à titre de pénalités ou majorations. en pratique, vous pouvez prendre le montant du tableau récapitulatif annexe de la dAds.

Vous avez plusieurs établissements ? L’appréciation doit alors être faite tous établisse-ments confondus. Et c’est à vous d’additionner les cotisations de tous vos établisse ments pour voir si vous dépassez les seuils. Le fait que vous soyez autorisé à verser vos cotisations en lieu unique ne change rien à cette obligation.

Conseil. dès que la fin de l’année approche, pensez à vérifier le montant des cotisations que vous avez déjà versées : en effet, l’obligation de dématérialisation prend effet dès le 1er janvier de l’année civile qui suit.

QuELLES DéCLARATIonS ?

Vous devez dématérialiser : les bordereaux récapitulatifs de cotisations ymensuels ou trimestriels (BRC) ;le tableau récapitulatif annuel (TR) ; yle cas échéant, les volets sociaux du Titre emploi yservice entreprise (Tese).

À savoir. Les déclarations des contributions et taxes spécifiques sont elles aussi concernées : financement de la CMU complémentaire, contributions pharma-ceutiques.

CommEnT DéCLARER ?

Si vous faites votre paie en interne, pour le BRC et le TR vous pouvez choisir :

Internet : vous devez alors passer par y http://www.net-entreprises.fr auquel vous pouvez adhérer en ligne. Vous accédez alors à la Ducs EFI qui propose un éventail de déclarations dans lequel vous choisissez celles que vous souhaitez effectuer ainsi ;échange de données informatisées (EDI) : dans ce ycas, le dépôt des fichiers peut se faire soit également sur http://www.net-entreprises.fr où vous choisirez la Ducs-EDI, soit auprès de votre Urssaf, en allant sur http://mon.urssaf.fr

Conseil. L’edi constitue l’envoi d’un fichier structuré, directement généré par le logiciel de paie. Comme il doit correspondre à des normes précises, vous devez auparavant prendre connaissance des éléments exigés et en général faire des tests. Une documentation très précise est disponible sur le site http://www.net-entreprises.fr vous pouvez aussi, bien sûr, contacter votre éditeur de logiciel.

Si vous utilisez le TESE : vous devez saisir les volets sociaux sur le site Internet http://www.letese.urssaf.fr

Si votre paie est faite à l’extérieur : c’est alors votre sous-traitant qui transmettra vos déclarations. Par exemple pour un expert-comptable sur http://www.jedeclare.com

Conseil. Pensez à prendre contact à l’avance avec votre prestataire pour voir ce point avec lui.

ALertes & ConseiLs PAIE

7 -

oct

obre

201

4

mAIS Qu’EST DonC LA DuCS ?

Une norme de déclaration dématérialisée. La Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales est en fait une norme qui permet de dématérialiser les déclarations suivantes :

les BRC (mensuels ou trimestriels) ainsi que le ybordereau récapitulatif annuel auprès de l’Urssaf ;les déclarations aux caisses de retraite Agirc et Arrco yet de prévoyance complémentaire ;celles aux caisses de congés intempéries BTP et au yPôle emploi services cinéma spectacle.

Conseil. La ducs n’est pas une déclaration en elle-même, mais un moyen de déclarer de façon dématérialisée ; si vous êtes obligé de dématérialiser vos déclarations, cela se fait par un choix de la déclaration à traiter dans l’éventail proposé dans la ducs. Cela ne veut pas dire que vous êtes obligé de faire toutes vos déclarations par ce biais, y compris celles pour lesquelles la dématérialisation n’est pas obligatoire !

2 modes de déclaration : pour l’Urssaf, ce sont les moyens décrits ci-dessus. Pour les autres caisses, vous avez également le choix de déclarer :

par Internet, par une adhésion en ligne sur yhttp://www.net-entreprise.fr ;par EDI : si votre logiciel de paie est homologué yà la norme Ducs EDI, vous déposerez vos fichiers sur http://www.net-entreprise.fr ou directement sur le site de chacun des organismes concernés.

À savoir. si votre paie est externalisée, c’est votre prestataire de paie qui fait la déclaration.

ET LE PAIEmEnT DémATERIALISé ?

Un virement ? Attention, il est en effet obligatoire si le montant annuel des cotisations que vous avez versées l’année civile précédente est de 7 millions d’euros ou plus. L’ordre de virement doit obligatoire-ment comporter :

le n° SIRET de votre entreprise ; yle code correspondant à la période de référence ydes cotisations, que vous devez choisir dans le tableau de l’Urssaf ci-après, en fonction de la période concernée.

péRiode code

Janvier 11

Février 12

Mars 13

Avril 21

Mai 22

Juin 23

Juillet 31

Août 32

septembre 33

octobre 41

novembre 42

décembre 43

1er trimestre 10

2e trimestre 20

3e trimestre 30

4e trimestre 40

Ou un télépaiement : si vous n’êtes pas obligé d’utiliser le virement et que vous ne le souhaitez pas, vous pouvez utiliser le télépaiement :

si vous transmettez vos déclarations par EDI, yvous devez imprimer le bulletin d’adhésion disponible sur http://mon.urssaf.fr et le renvoyer à votre Urssaf complété, signé et accompagné d’un RIB ;si vous utilisez la Ducs-EFI, l’inscription au ytélérèglement se fait, comme votre inscription, sur http://www.net-entreprises.fr ;si votre paie et vos déclarations sont faites en yexterne, votre sous-traitant peut traiter votre paiement par transfert de fichiers par exemple par http://www.jedeclare.com

unE SAnCTIon éVEnTuELLE...

Si vous ne respectez pas la dématérialisation vous risquez d’avoir à payer des pénalités :

pour les déclarations : 0,2 % des sommes ydéclarées par un autre moyen ;pour le paiement : 0,2 % des sommes payées par yvoie non dématérialisée ou autrement que par virement si celui-ci est obligatoire.

À savoir. et a priori, les 2 peuvent se cumuler !

La dématérialisation auprès de l’Urssaf se prépare : adhésion en ligne et vérification de votre logiciel de paie selon la méthode choisie. Peut-être est-ce le moment de l’anticiper même si vous n’êtes pas encore concerné, car n’oubliez pas que dès 2015, le seuil passe de 35 000 à 20 000 € de cotisations !

8 -

oct

obre

201

4ALertes & ConseiLs PAIE

AvAntAges divers - Bons d’ACHAt - CAdeAUX ■

des cadeaux de noël sans cotisations… Pourquoi pas ?Pour les fêtes de fin d’année, le comité d’entreprise, ou à défaut l’employeur, peuvent offrir des cadeaux aux salariés ou à leurs enfants. Leur régime social dépend essentiellement de leur nature et de leur montant : voici nos conseils pour éviter les cotisations.

unE ToLéRAnCE ADmInISTRATIVE

Un fondement léger… La possible exonération de cotisations des cadeaux a pour seule source la position de l’Acoss (Circ. Acoss 03.12.1996 et 21.03.2011). En effet, les textes ne prévoient rien sur ce point et la Cour de cassation a plutôt une tendance constante à réintégrer les sommes dans l’assiette des cotisations en cas de litige.

Mais relativement stable ! Les contrôleurs de l’Urssaf suivent en principe les règles énoncées dans le guide du recouvrement de l’Acoss. Si le risque de réintégration n’est pas complètement nul, il est minime si toutes les conditions d’exonération fixées par l’administration sont bien respectées. Les cadeaux doivent en effet :

être attribués à l’occasion d’un évènement, y(p.ex. : Noël, mariage, fête des mères/pères, etc., une liste limitative étant fixée par la circulaire Acoss précitée) ;avoir une utilisation précise ; yet leur montant doit être conforme aux usages. y

QuEL RôLE PouR L’EmPLoYEuR ?

Selon l’effectif de l’entreprise : les tolérances administratives s’appliquent en principe aux cadeaux distribués par le comité d’entreprise. Elles ne sont valables pour les cadeaux faits par l’employeur lui-même que s’il n’y a pas de comité d’entreprise c’est-à-dire dans les entreprises de moins de 50 salariés, ou de plus de 50, mais avec un procès-verbal de carence.

Le respect de la non-discrimination entre les salariés. En tout état de cause, l’octroi de cadeaux ne doit pas créer de discrimination entre les salariés. Si certains critères sont acceptés car ils sont liés à une situation objective (existence d’enfants ou non par exemple) l’administration vient de préciser qu’il est impossible de ne réserver des cadeaux qu’à certains salariés en fonction de leur ancienneté, sous peine de réintégration (JOAN Q. n° 43931 p.3688).

un PREmIER SEuIL FIXE SAnS ConDITIonS

156 € pour 2014 : jusqu’à 5 % du plafond annuel de la Sécurité sociale (PASS), il est admis que les cadeaux respectent les conditions d’exonération exigées, sans avoir à rechercher dans quelles circonstances ils ont été accordés.

Par salarié. Le seuil s’apprécie en additionnant tous les cadeaux faits au cours de l’année, qu’ils aient été faits au salarié lui-même ou à sa famille. Mais si 2 conjoints travaillent dans votre entreprise, la limite s’applique séparément à chacun d’entre eux.

Conseil. vérifiez les cadeaux qui ont déjà été faits dans l’année, quel qu’en soit le motif : si vous n’en avez pas fait, vous pouvez en faire un de 156 € pour noël. si vous en avez déjà fait pour une valeur inférieure, vous pouvez en faire un pour noël pour la valeur restante, à concurrence 156 €.

mAIS un DéPASSEmEnT QuI RESTE PoSSIbLE !

Sous conditions. Si vous avez déjà atteint le seuil de 156 €, la présomption tombe et les conditions du cadeau vont être étudiées pour savoir s’il est exonéré. S’agissant de Noël, l’évènement ne pose pas de problème car c’est un évènement reconnu par l’Acoss.

Selon l’objet : l’objet du cadeau doit être en lien avec l’évènement : pour Noël, l’éventail est assez large, seuls sont exclus l’alimentation autre que celle de luxe et le carburant. En pratique, un chèque-cadeau ou un bon d’achat valable dans un ou plusieurs rayons d’une grande enseigne ou même de plusieurs enseignes, avec la mention « hors alimentation courante et hors carburant » est admis.

Et la valeur du cadeau : elle ne doit pas dépasser 156 €. Mais pour Noël, c’est par personne, c’est-à-dire 156 € pour le salarié et 156 € pour chacun de ses enfants jusqu’à 16 ans (révolus dans l’année).

9 -

oct

obre

201

4

ALertes & ConseiLs PAIE

Jurisprudence |

nE RIEn DéDuIRE Du SALAIRE !

Au risque d’une sanction pécuniaire interdite (C. trav. art. L 1331-2). Elle consiste en principe à sanctionner de façon financière un comporte ment fautif du salarié. Mais la jurisprudence élargit cette interdiction, puisqu’elle y assimile la retenue sur le salaire même sans faute du salarié (p.ex. non-réalisation d’objectifs, insuffisance de chiffre d’affaires). Et la Cour de cassation vient de juger que prélever le surplus du forfait sur le salaire, du simple fait du dépassement, était une sanction pécuniaire (Cass. soc. 15.05.2014, n° 12-30-148).

Conseil. on pourrait en déduire qu’en cas de dépassement de forfait abusif ou frauduleux,

l’employeur pourrait opérer cette retenue ; cela nous semble très risqué, et la retenue directe sur le salaire une action qui reste à proscrire.

QuELLE AuTRE ACTIon ?

Essayez de trouver un accord avec votre salarié et formalisez-le par écrit s’il accepte de vous rembourser. En cas d’échec, si vous pouvez démontrer que le dépassement a été abusif, vous pouvez lancer une procédure disciplinaire et choisir la sanction qui vous paraît correspondre au mieux.

Une action judiciaire en remboursement reste éventuellement aussi envisageable, si le dépasse-ment est abusif.

FrAis ProFessionneLs - téLéPHone ■

Forfait de téléphone : et si le salarié le dépasse ?Votre salarié dispose d’un abonnement téléphonique professionnel à votre charge mais il a largement dépassé son forfait : que pouvez-vous faire ?

Pas de retenue sur salaire, elle est assimilée à une sanction pécuniaire ! À défaut d’accord amiable, orientez-vous plutôt vers une procédure disciplinaire.

Conseil. Le fait d’accorder plusieurs cadeaux pour un même évènement ne change rien : si vous donnez au salarié un bon d’achat et un cadeau, c’est le total qui est comparé à 156 €.

ET unE EXonéRATIon PouR LA CuLTuRE

Car d’une nature différente… Les cadeaux dont l’objet est exclusivement la culture sont en principe exonérés de cotisations. Considérés comme faisant partie des activités culturelles du comité d’entre-prise, ils ne sont soumis à aucune des conditions exigées pour les autres cadeaux. Et sachez qu’ils ne sont pas non plus pris en compte pour apprécier le seuil global de 156 € par an et par salarié (Circ. Acoss

27.10.2004 et 14.12.2006).

Mais à manier avec précautions ! La nature des

cadeaux ou bons d’achat doit être directement liée

à la culture. Sont concernés :

les chèques-lire ; y

les chèques-disques (CD, CD-rom, DVD) ; y

les chèques-culture (qui correspondent à des y

biens culturels mais aussi des prestations, telles

que cinéma, musée, concert, monument, etc.).

En revanche, le bon d’achat d’une grande enseigne

devra être clairement limité à un bien culturel.

le Régime fiscal des cadeaux de noël ils bénéficient d’une tolérance et sont exonérés d’impôt sur le revenu dans la limite de 5 % du PAss par salarié et 5 % par enfant.

Vérifier à l’avance avec les personnes concernées la nature et le montant des cadeaux prévus vous permet d’éviter leur réintégration, dès le 1er euro. Et privilégier les chèques-culture offre l’avantage d’une exonération totale, presque sans conditions !

ALertes & ConseiLs PAIE10

- o

ctob

re 2

014

LE nouVEAu DISPoSITIF

Une rupture de contrat. Toutes les ruptures de contrat ouvrant droit aux allocations chômage donnent lieu à maintien de la mutuelle, sauf le licenciement pour faute lourde.

Conseil. il ne s’agit donc pas seulement du licenciement, mais aussi notamment de la rupture conventionnelle, de la fin du Cdd ou des contrats aidés. de même, la démission légitime est aussi concernée : il vous faut donc connaître cette information !

La durée du maintien de la mutuelle : elle est calquée sur celle de l’indemnisation du chômage, dans la limite de la durée du dernier contrat de travail, et pour 12 mois au maximum.

À savoir. en cas de Cdd successifs sans interruption, c’est la durée globale qui est retenue. s’il y a des mois incomplets, le résultat est arrondi au supérieur.

Et seulement si le salarié en bénéficiait lors de la rupture de son contrat ; pour un licenciement, c’est en principe la date de sa notification qui est prise en compte. Quel financement ? Le dispositif est gratuit pour l’ex-salarié, le coût de la mesure étant mutualisé. Vous n’avez de votre côté aucune opération de paie à faire.

À savoir. Ca ne veut pas dire que cela ne vous coûte rien ! en effet, le coût supplémentaire est en fait intégré dans le tarif des mutuelles, souvent augmenté récemment ; il est donc à votre charge et à celle des salariés en activité dans l’entreprise, par le biais des cotisations patronales et salariales…

Une obligation d’information. Vous devez informer le salarié lors de la rupture du contrat, par une mention sur son certificat de travail. Vous informez aussi la mutuelle de son départ.

PouR mETTRE En PRATIQuE

retrouvez un modèle de certificat de travail sur http://alertesetconseils-paie.fr/annexes – code Pi 01.01.10.

Conseil. remettez bien au salarié la brochure de l’organisme. et si les garanties changent au cours de sa période de maintien, tenez-le informé.

VouS APPLIQuIEZ DéjÀ L’AnI

Pour les ruptures de contrat intervenues depuis le 01.06.2014, vous devez adapter le régime de 2008 que vous aviez mis en place, et appliquer le nouveau dispositif, modifié sur les points suivants :

la durée maximale de la garantie et le mode yd’arrondi du calcul de sa durée ;le financement (suppression du cofinancement yavec l’ancien salarié) ;la renonciation du salarié au maintien des droits y(qui n’est plus prévue) ;la mention sur le certificat de travail. y

VouS n’APPLIQuIEZ PAS L’AnI

Si vous avez une mutuelle collective : vous êtes désormais concerné par le régime légal de maintien de la garantie. Vous devez donc appliquer toutes les règles du nouveau dispositif.Pas encore de mutuelle dans votre entreprise ? N’oubliez pas que cette garantie, financée au moins à 50 % par l’employeur sera en tout état de cause obligatoire à compter du 01.01.2016.

LES RéGImES SoCIAL ET FISCAL

Dans la mesure où le financement de la portabilité est désormais intégré dans celui du régime de prévoyance complémentaire de l’entreprise, il est inclus dans les cotisations calculées sur la rémunération des salariés actifs. De façon indirecte, il a donc exactement le même régime, puisque c’est la totalité des cotisations versées qui sera comparée aux plafonds annuels d’exonération habituels.

rUPtUre dU ContrAt - PrévoYAnCe ■

Mutuelle et rupture du contrat : le maintien est devenu légal !Depuis le 01.06.2014, le maintien de la mutuelle après la rupture du contrat est devenu légal, alors qu’il découlait jusque-là de l’accord national interprofessionnel de 2008 (CSS, art. L 911-8). Nos précisions sur ce qui a changé pour vous, selon votre situation.

Même si vous mainteniez déjà la mutuelle de vos anciens salariés, pensez aux modifications légales, notamment en matière de financement. Si vous n’y étiez pas encore soumis, n’oubliez pas cette obligation de maintien, et sachez qu’elle touchera aussi l’assurance incapacité et décès en 2016.

11 -

oct

obre

201

4

ALertes & ConseiLs PAIE

LE SALARIé mALADE PEuT-IL EXERCER Son mAnDAT ?

Oui... La suspension du contrat de travail n’entraîne pas la suspension du mandat : le salarié peut continuer son activité de représentation du personnel. Les heures consacrées au mandat alors que son contrat est suspendu s’imputent sur son crédit d’heures et doivent être rémunérées.

À savoir. Cette solution est valable quel que soit le motif de l’absence, par exemple :- la grève (Cass. soc. 27.02.1985 n° 82-40.173) ;

- le chômage partiel (Cass. crim. 25.05.1983 n° 82-91.538) ;

- ou même la mise à pied (Cass. crim. 11.09.2007 n° 06-82.410).

Mais il ne sera payé que si le médecin l’y a autorisé. En principe, pour la Sécurité sociale, la maladie n’est indemnisée que s’il y a cessation de toute activité non autorisée. Il faut donc que le médecin traitant du salarié ait considéré que son état de santé était compatible avec son activité de représentation du personnel.

Et ce, préalablement ! L’autorisation donnée par le médecin doit intervenir avant que le salarié n’utilise ses heures de délégation. Il ne suffit pas que l’arrêt de travail comporte des heures de sorties autorisées et que les heures de délégation aient été exercées pendant ce créneau horaire.

ET SI CA n’EST PAS LE CAS ?

L’indemnisation par la Sécurité sociale. En l’absence d’autorisation préalable du médecin, la Sécurité sociale peut éventuellement refuser de verser les indemnités journalières (Cass. 2e civ.

09.12.2010 n° 09-17.449).

L’indemnisation complémentaire. Elle est en général subordonnée au versement des indemnités journalières par la Sécurité sociale. Mais si le salarié n’a pas eu l’autorisation préalable du médecin d’exercer son mandat, la Cour de cassation estime qu’elle n’est pas due sur les heures de délégation (Cass. ch. mixte 21.03.2014 n° 12-20.002).

Conseil. Cette possibilité de ne pas verser le complément maladie ne concerne bien sûr que les heures de délégation : elle ne vous autorise pas à suspendre l’indemnisation pour toute la période de maladie.

CommEnT RémunéRER LES hEuRES DE DéLéGATIon ?

Au taux de la maladie ? Non ! Les heures de délégation sont assimilées à du temps de travail effectif. Elles doivent donc être rémunérées comme du temps de travail et non comme une période de maladie.

Au salaire habituel. Le salarié ne doit subir aucune perte de rémunération du fait de la prise de ses heures de délégation ; c’est donc la rémunération qu’il aurait perçue s’il avait travaillé que vous devez verser pour ces heures, avec toutes les primes, seul le remboursement des frais non exposés n’étant pas dû.

En pratique, par exemple. Vous calculez d’abord, en utilisant la méthode de l’horaire réel, le nombre d’heures correspondant à la période d’absence que vous devez déduire du salaire de base pour les indemniser au titre de la maladie. Vous enlevez ensuite de ces heures de maladie le nombre d’heures de délégation et vous les réintégrez dans le nombre d’heures travaillées du mois, afin qu’elles soient rémunérées au taux normal.

rePrésentAnts dU PersonneL - HeUres de déLégAtion ■

Faut-il payer les heures de délégation en cas de maladie ?Les heures de délégation d’un représentant du personnel sont en principe payées comme si le salarié travaillait. Mais que faire s’il est malade : peut-il exercer son mandat, devez-vous le rémunérer ? Nos réponses.

Les heures de délégation sont des heures de travail. C’est l’idée qu’il faut garder en tête afin de ne pas risquer de s’exposer au délit d’entrave, même si, dans le cas précis de la maladie, elles nécessitent l’autorisation préalable du médecin pour être rémunérées comme du temps de travail.

Aucune partie de la présente lettre ne peut être reproduite sous quelque forme ou de quelque façon que ce soit, sans l’autorisation écrite préalable de l’éditeur. La rédaction veille à la fiabilité des informations publiées, lesquelles ne sauraient toutefois engager sa responsabilité.

ALertes & ConseiLs PAIE

Directeur de la publication G. Glorieux

Rédactrice en chefFabienne Mille

Collaborations à ce numéro :Cabinet Pro social (Conseil et Audit Paie, Marseille)

éDITIoNS FRANCIS LEFEBVRE 42, rue de Villiers92532 Levallois cedex http://www.efl.fr

SARL au capital de 241 608 €Principal associé : éditions Lefebvre-SarrutGérant : Renaud Lefebvre

N° commission paritaire : en coursDépôt légal : à parutionNo ISSN : en cours

DZS - Grafik d.o.o. - Dunajska cesta 121 - 1000 Ljubljana

Service clients :Tél. : 01 41 05 22 22Fax. : 01 41 05 22 30serviceclients@efl.fr

Abonnement annuel : 162 € TTCDoM-ToM et étranger, nous consulter Périodicité : mensuelle

PouR éLARGIR VoS REChERChES

Votre lettre de conseils en lignealertesetconseils-paie.fr

PouR mETTRE En PRATIQuE

Vos modèles, simulateurs, tableaux et outilsalertesetconseils-paie.fr/annexes

rUPtUre dU ContrAt - CHôMAge ■

Différé d’indemnisation : des effets pour vous !

Le mode de calcul du différé de prise en charge des chômeurs par Pôle emploi, lié à leurs indemnités de rupture a été modifié au 01.07.2014 (Convention d’assurance chômage 14.05.2014, arrêté 25.05.2014). Pour nombre d’entre eux, le délai risque d’être allongé. Les sommes converties en différé d’indemnisation sont toujours les mêmes, il s’agit de la fraction des indemnités qui dépasse le montant légal. Mais le nombre de jours s’obtient en divisant cette somme par un coefficient de 90, identique pour tout le monde (au lieu du salaire journalier de base du salarié concerné).

Attention ! il s’agit du montant légal et non du montant conventionnel : le versement de l’indemnité conventionnelle suffit à créer un différé.

Le plafond du différé : il est porté à 180 jours, sauf licenciement économique ou départ négocié dans le cadre d’un plan de départ volontaire, pour lesquels il reste à 75 jours.

Conseil. n’oubliez pas que quel que soit le motif du licenciement, ce différé s’ajoute à celui correspondant à l’indemnité compensatrice de congés et au délai d’attente de 7 jours applicable à toutes les indemnisations.

Exemple. Un salarié licencié pour motif personnel perçoit 8 000 € de plus que l’indemnité de licenciement légale (soit 2 mois de salaire). Le nouveau différé sera de : 8 000 / 90 = 88 jours. Si le licenciement est économique, le différé est ramené à 75 jours.

Le différé n’a plus de lien direct avec le niveau de salaire… Vous pouvez le calculer simplement avec le montant des indemnités supra-légales, ce qui peut vous aidez lorsqu’il faut négocier la rupture.

CotisAtions - CHôMAge ■

65 ans et plus, des salariés comme les autres...

Suppression de l’exonération chômage. Depuis le 01.07.2014, même en cas de rappel de salaire, les salariés de 65 ans et plus supportent les mêmes taux de cotisations salariales et patronales que les autres salariés, y compris l’AGS (Convention d’assurance chômage 14.05. 2014, arrêté 25.05.2014).

Et majorations de taux pour les CDD. Pas d’exception non plus pour la contribution patronale majorée des CDD d’usage ou pour surcroît d’activité de 3 mois ou moins. Vous devrez verser au titre de la part patronale (au lieu de 4 %) :

CDD d’usage : 4,5 % pour un contrat jusqu’à 3 mois inclus ; yCDD pour surcroît exceptionnel d’activité : 7 % pour un contrat d’1 mois ou ymoins et 5,5 % pour un contrat de plus d’1 mois à 3 mois inclus.

À savoir. ne sont pas concernés par la majoration les Cdd pour remplacer un salarié absent !

Vous pouvez toujours embaucher des salariés de 65 ans, mais désormais sans avantages particuliers en matière de cotisations chômage et AGS.

Bon à savoir |