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Alfresco pour la GEDPascale Tardif, ing.Développement et technologies InternetCentre de recherche informatique de Montréal

www.alfresco.com

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Qu’est-ce que la GED?

gestion électronique des documents

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Le partage d’un référentiel documentaire électronique incluant des fonctionnalités

Gestion des versions Gestion des accès

en lecture, écriture, etc. par individu ou par groupe pour le travail concurrent (check-out / check-in)

Gestion des métadonnées des documents Gestion du cycle de vie des documents Gestion d’un calendrier de conservation

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Incluant aussi d’autres fonctions pour le travail collaboratif

Processus automatisés workflows Notifications automatiques par courriel Transformation automatique des fichiers Assignation d’une tâche Branchement sous condition

Recherche avancée Journalisation des transactions sur le

référentiel Authentification unique par Single Sign-On

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Interface métier spécialisée

Plan de classification paramétrable Règles de conservation et d’élimination

paramétrables Par répertoire et par document Alertes possibles à toutes les étapes du

cycle de vie Tableau de bord pour l’assignation des

tâches à un groupe ou à un individu Calendrier de conservation

Généré automatiquement Niveaux d’agrégation multiples

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Interface usager conviviale

S’utilise comme un espace disque partagé WebDav CIFS

Accès à distance Gestion des accès individuelle et par groupe Gestion des versions Activation des processus Authentification par Single Sign-On

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Interface conviviale WebDav

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Pourquoi Alfresco?

Son code est ouvert gratuit peut être adapté pour répondre à des besoins spécifiques actuellement le meilleur moyen assurer la pérennité d’une

solution constitue la meilleure garantie d’interopérabilité – J2EE

Le développement est soutenu par une communauté internationale en croissance

Il s’intègre avantageusement avec d’autres solutions pour créer un ensemble cohérent Liferay pour les portails Sakai pour la formation à distance Intalio pour les processus d’affaires

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Interface Web

Facilite les mises à jour de l’application Ne laisse aucune empreinte sur le poste de

l’utilisateur Disponible en deux « saveurs »

Interface métier avec fonctions avancées Interface facile à apprivoiser sous forme de disque

partagé

Documents de la bibliothèque sont accessibles à distance

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Le passage du papier à la puce

Pour assurer la pérennité d’un contenu, il faut aussi assurer la pérennité du support

L’application doit faire l’objet d’une maintenance adéquate Prise de copies de sécurité Procédures de continuation des activités d’affaires Procédures de relève des systèmes après une panne ou une

catastrophe La création de nouveaux rôles et l’assignation de certaines

responsabilités Des mécanismes de communication et formation Des modifications aux politiques organisationnelles Des vérifications régulières du référentiel et de son utilisation

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Bien évaluer le besoin d’affaires

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Démonstration

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Suivez-moi sur Internet

Propriété de base des documents Info de base Verrouillage Historique des versions Documents multilingues Exécution d’actions Appropriation d’un document Discussions

Processus d’admission à l’université Processus complexes

Processus de publication des communiqués Formulaire web Processus simples – règles Affichage dans Liferay

AQESSS Calendriers de conservation Propriétés des documents inclus dans un calendrier de

conservation Gestion des photos

Utilisation des catégories Ajout de méta données Engin de recherche pour recherche avancée

Transmission des méta données du répertoire aux documents Interface d’administration