Outil de communication

Animation de réunions : brainstorming et Créaplan

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Introduction générale

Dans le cadre de la conduite du changement, vous serez amené à animer des réunions (réunion de réflexion, réunion de présentation, réunion de travail, etc). L’image de votre projet dépend beaucoup de ces moments de rencontre que ce soit avec votre équipe, les utilisateurs, les instances, etc.

P.A.S. : les 3 étapes clés d'une réunion réussie

La Préparation d'une réunion Qui inviter à la réunion ?

La préparation matérielle

L'invitation à une réunion

L‘Animation d'une réunion Le plan type d'une réunion Le discours positif Les types de questions L'utilisation des supports pédagogiques La clôture d'une réunion

Le Suivi d'une réunion Le compte rendu L’auto-évaluation de l’animateur

Les 10 règles d’or de l’animation de réunion

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Les principaux types de réunions

Réunion d’information :

Ces réunions peuvent réunir un grand nombre de participants. Elles sont organisées pour délivrer de l’information générale de l’équipe projet vers les utilisateurs.

Elles doivent pouvoir être reproductibles avec des animateurs différents, comme par exemple des réunions d’état d’avancement (grâce à des supports standardisés et une organisation du temps précise).

Elles ne sont pas le lieu pour les échanges d’idées, tout au plus un moment de réponses à quelques questions peut être ménagé.

Réunion d’analyse des dysfonctionnements :

Ces réunions doivent se dérouler avec un nombre réduit (10 à 12) de participants sélectionnés de façon très précise en fonction du sujet traité. Ce sont par excellence des réunions nécessitant la pluridisciplinarité. Elles sont organisées pour définir les causes d’un problème organisationnel au sein d’un service ou le long d’un processus.

Elles doivent être préparées de façon rigoureuse par l’animateur et peuvent nécessiter des entretiens préparatoires pour poser de façon claire la problématique à traiter.

Ce sont des lieux privilégiés d’échanges et de débats parfois intenses. Dans la préparation, il faut s’assurer du fait que tous les participants pourront s’exprimer et qu’aucun n’inhibera l’autre.

Réunion de recherche de solutions :

Ces réunions relèvent de la même logique que les réunions d’analyse des dysfonctionnements.

En fonction de la nature des dysfonctionnements identifiés, les participants pourront appartenir à la même catégorie socio-professionnelle, ou au même service ou être en totale pluridisciplinarité.

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Les trois étapes de la réunion

Préparation

Animation

Suivi

Intellectuelle : les thèmes, les objectifs, le plan

Matérielle : l'organisation, les participants, le lieu, les supports et le

matériel technique

• L'objectif• Les attitudes à adopter• Les règles de fonctionnement• La durée• Le souci du résultat

Le compte-rendu

AVANT

PENDANT

APRES30%

20%

50%

Pas de bonne animation sans une bonne préparation.

Préparer c'est être sûr de bien gérer son temps

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La préparation de la réunion Fiche de préparation

Préparer une réunion c’est fixer :

Le thème : De quoi parle-t-on ?Et avec qui ?

Les objectifs : Où veut-on arriver en fin de réunion ?

Le plan : Par quelle méthode ? Par quelles étapes ?

Cette fiche peut servir de modèle d’invitation

Réunion :Date :Durée :

Animateur :

Secrétaire :

Thème

Objectif

Plan

Participants : Modalités pratiques (supports, lieu, matériels ...) :

Durée

Modèle de fiche de préparation / modèle d’invitation

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Préparation de la réunionQui inviter ?

R ILe CRI de la participation

Compétent par rapport au sujet

Responsable par rapport à la prise de décision

Intéressé par le thème

Un participant n'a pas sa place à une réunion s'il ne répond pas à un de ces critères

C

La pertinence du choix des participants est un élément essentiel pour atteindre les objectifs que l’on s’est fixés.

Au moment d’inviter vos participants, posez-vous les questions suivantes :

A-t-il une bonne connaissance du sujet traité ?

Pourra-t-il s’exprimer librement (la présence d’un ou d’autres participants risque-t-elle de le gêner ? ) Soyez notamment vigilant aux relations hiérarchiques entre les individus

Si vous sentez que la réunion risque d’être très conflictuelle, il vaut mieux en faire une ou deux préparatoires avec les personnes qui peuvent se confronter de façon à mettre en évidence les points de tension et de les désamorcer avant de les réunir.

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La préparation de la réunionLa préparation matérielle

Une bonne préparation matérielle = une des clefs de la réussite de votre réunion

Le groupe (CRI)

Le lieu

Le matériel

L'information

• Recenser les participants

•Réserver une salle suffisamment vaste, claire, calme•Veiller à ne pas être dérangé (pas de téléphone dans la salle ...

• Disposer tables et chaises de manière à ce que chaque participant puisse voir tous les autres et être vu par eux.• Paper-board• Feutres de couleur, ruban adhésif• Rétroprojecteur• Documents et supports• Petite collation et boissons

•Une lettre d'invitation 15 à 20 jours avant la réunion précisant : la date, l'heure, le lieu (éventuellement un plan), la liste des participants, le nom de l'animateur

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L’animation de la réunionLe plan type d’une réunion

Le temps d'ouverture permet l'appropriation et enrichit la production.Le temps de fermeture permet la concrétisation opérationnelle

OUVERTURE

FERMETURE

Accueil du groupe

Définir les modalités du compte-renduProgrammer la réunion suivante

Introduction

Exploration des thèmes

Sélection – Priorisation des idées

Modalités de mise en œuvre des décisions

Conclusion

Définir leur mise en application(qui fait quoi, quand, comment, où, combien ...)

Résumer le travail effectuéIdentifier les priorités d'action

Rechercher et prendre en compte toutes les idées

Présenter l’objectif de la réunion

Rappeler le travail déjà fait

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L’animation de la réunionOuvrir la réunion

1. Accueil des participants

Commencez à l’heure.Vérifiez que tout le monde se connaît et invitez les participants à se présenter.

2. IntroductionÉcrivez-l’objectif de la réunion au tableau et assurez-vous de l'adhésion du groupe.Rappelez le timing (et respectez le!)

3. Rappel des règles du jeu

Dites ce que vous attendez des participants, leur rôle.Assurez-vous de leur accord.

Alliez clarté et convivialité. Sachez créer un climat de confiance

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L’animation de la réunionLe rôle de l'animateur et du participant

Le Ying et le Yang d’une bonne animation

Animateur

Participant

Centré sur son objectif

Valorise le groupe

Garant de la méthode

Gardien du temps

S'implique activement

Participe à la production

Échange avec les autres

Respecte les règles du jeu

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L’animation de la réunionLe discours positif

L’attitude de l’animateur est primordiale

Langage corporel

55 %

Mots

10 %

Amabilité

Phrases courtes

Débit calme

Mots simples

Voix claire

Une idée par phrase

Sourire

Silence ...

Manière

35 %

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L’animation de la réunionDes règles pour l’animateur

LE DISCOURS

LE CHOIX DES MOTS

LE TON, LA VOIX

LES ATTITUDES

StructuréIllustréRythmé

• une idée par phrase• des phrases courtes

SimplesConcretsPrécisPositifs

DynamiqueChaleureuxAffirméSpontanéNaturel

Ouvertes • regard• sourire

L'écoute active

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L'animation d'une réunion :le "savoir" et le "éviter de » de l’animateur

SAVOIR

• Donner envie

• Avoir de l'assurance

• Etre à l'aise

• Regarder le groupe

• Maîtriser le temps

• Etre précis (plan,

questions)

• Faciliter les échanges

• Prendre en compte tous

les avis

• Accepter de modifier un

point de vue

• Imposer son point de

vue à tout prix

• Avoir le trac

• Etre arrogant

• Se justifier

• Etre impatient

• Donner une impression

de flou

• Dialoguer à deux

• Se perdre dans les

détails

L'équilibre, c'est garder la maîtrise de la réunion mais aussi ouvrir le jeu

EVITER DE ...

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L’animation de la réunionLes types de questions

Nombreuses réponses possibles A qui doit-on diffuser le compte-rendu ?

Crée le dialogue

2 réponses possibles (OUI – NON)

Doit-on diffuser le compte-rendu à l’ensemble du personnel ?

Utile pour prendre une décision ou confirmer une information

Donne le choix entre deux possibilités (OU)

Doit-on diffuser le compte-rendu à l’ensemble du personnel ou uniquement aux participants à la réunion?

Facilite l’expression en guidant sur les choix possibles. Utile pour recueillir un engagement

Elle renvoie à l’interlocuteur ou au groupe le soin de répondre : pensez-vous ?

M. X dit qu’il faut diffuser le compte-rendu à l’ensemble du personnel : qu’en pensez-vous?

Évite de répondre soi-même à une question. Excellent outil de conduite de réunion

Reprend la dernière idée exprimée pour la transformer en question

Il faut distribuer le compte-rendu à tout le monde ! A tout le monde ?

Permet à un interlocuteur de préciser sa pensée

La réponse est induite par la question

Le compte-rendu ne devrait-il pas être distribué à tout le monde ?

Sert à aider un participant à formuler sa pensée, mais risque de lui faire dire ce que l’on pense

EN RETOUR

RICOCHET

INDUCTIVE

OUVERTE

ALTERNATIVE

FERMEE

Caractéristiques Exemple Utilisation

La formalisation de vos questions peut vous permettre d’orienter votre animation en fonction de vos objectifs

Voici un exemple de question décliné selon différents formulation vous montrant les différentes utilisations possibles

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L’utilisation de supportLe paper-board pour faire participer

Un paper-board pour :

Visualiser et mettre en évidence la

production du groupe

Dégager et valoriser l'essentiel

Garder une trace de ce qui est dit

Comment l'utiliser ?

Écrire les idées essentielles de manière ordonnée et lisible

Utiliser plusieurs couleurs

Lire à haute voix ce que l'on écrit

Afficher les feuilles auxquelles il est utile de se reporter

C'est le support

indispensable pour une

bonne participation

S’adresser aux participants Ne pas tourner le dos continuellement

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L’utilisation de support Le panneau Créaplan pour produire des idées

Le panneau Créaplan permet :

A chacun de s'exprimer De réunir l'ensemble des idées du groupe De regrouper des idées par thème D'avoir au final une vision globale de

l'opinion du groupe

Comment l'utiliser ?

Poser des questions claires et accessibles Distribuer des cartes-réponse à tous les membres Ramasser les cartes, les placer sur le panneau en les regroupant par thèmes Faire réagir le groupe sur les idées émises Résumer les conclusions du groupe et les intégrer dans le compte-rendu

C'est le support

complémentaire pour

une bonne participation

OUI NON

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L’animation de la réunionLa gestion des perturbations

Traitement des objections

Objection Irréfutable Objection Floue

1.Reformuler

2.Abonder

3.Pivoter

4.Proposer

5.Valider

1.Reformuler

2.Comprendre

3.Minimiser, reconnaître

4.Valider / Fermer le sujet

1.Poser des questions pour faire

préciser

2.Replacer l'Objection Floue en

Objection réfutable ou irréfutable

Restez calme en toutes circonstances. Montrez votre volonté de trouver une solution

N’hésitez pas à utiliser humour ou autorité pour débloquer une situation

Objection Réfutable

Puisque vous animez des réunions de travail sur des thèmes qui auront des incidences sur le travail et les activités des participants, vous serez confronté à des objections régulières. Pour y faire face, voici comment procéder :

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L’animation de la réunionClôturer la réunion

Quelle suite pour les membres du groupe ?

La prochaine réunion : date, lieu et ordre du jour

L'évaluation de la réunion

Les points à parcourir :

Que proposons-nous ?

A qui ?

Quel compte-rendu ?

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Le suivi d'une réunion : Le compte rendu

Pour être lu, un compte-rendu doit être très synthétique et envoyé dans les

délais convenus avec l’ensemble des participants

Le compte rendu permet de synthétiser les résultats de la réunion, d'informer les collaborateurs et de suivre les décisions prises

Points traités Décisions prises Quand ? Comment ? Qui suit ?Qui ?

Prochaine réunion :Points à aborder :

Réunion

Date :

Destinataires

Rappel de l’objectif

Modèle de compte rendu

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Le suivi d'une réunion : L’auto-évaluation de l’animateur

Qualité d'écoute et formulation

Préparation matérielle

Rédaction du compte-

rendu

Respect du plan annoncé

Respect du timing

Gestion des perturbations

Participation de tous

Clarté des présentations

+ = -

Les réunions ne font généralement pas l’objet d’une évaluation par le groupe (contrairement aux sessions de formation).

Néanmoins, l’animateur peut s’auto-évaluer pour comprendre ses points forts et ses points à améliorer.

Situez-vous sur chacun des axes suivant et dégagez vos axes de progrès…

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Conclusion : les 10 règles d'or de l'animation

1. Définir les objectifs de la réunion et les valider avec le groupe

2. Proposer une méthode de travail et des règles de bonne conduite

3. Annoncer la durée de la réunion et la respecter impérativement

4. Veiller à la participation de chacun : écouter, considérer, valoriser

5. Relancer fréquemment le groupe par une question adressée à tous ou par un rapide tour de table

6. Verrouiller les points d'accord obtenus

7. Veiller à prendre en compte toutes les idées émises

8. Reformuler chaque fois que c'est nécessaire

9. S'assurer de la compréhension de chacun

10. Apporter une conclusion