Formation aux réunions evolutours

AgirRassembler

Gestion et Animation des réunions

1

AgirRassembler


2

Les quatre grandes phases

• Préparation

• Animation

• Evaluation

• Compte-rendu

AgirRassembler


3

Pour bien préparer sa réunion, il faut :

• Inviter ou convoquer les participants par écrit ou par e-mail,

• Indiquer l’objet de la réunion ou l’ordre du jour

• Relancer par SMS la veille

• Donner la possibilité aux participants de proposer des sujets à l’ordre du jour

• Indiquer le genre de réunion (voir page 5)

• Préparer les documents nécessaires à l’argumentation

• Eviter l’improvisation

• Préparer la salle de façon à ce que les participants soient bien installés

et si possible dans une ambiance conviviale

• Imposer aux participants d’arriver à l’heure

• Utiliser les outils informatiques et le vidéo projecteur

La préparation physique et matérielle

AgirRassembler


4

• L’animateur doit être impérativement à l’heure et prêt à intervenir• L’animateur accueille ses invités

Il contrôle la présence et l’absence des personnes convoquées Il s’assure que tout le monde est bien confortablement installé Tous les participants doivent être autour de la table et se voir Il doit se protéger de toutes intrusions de l’extérieur Il fait éteindre les portables et faire respecter une certaine discipline

• Le confort des participants est primordial.• Lorsque l’animateur connaît bien les participants, il est impératif qu’il les

place lui-même, ce qui a deux effets : Maîtriser les rebelles, réveiller les endormis, mettre en bonne position les plus timides pour faciliter leur intervention. Imposer son charisme

La préparation physique et matérielle

AgirRassembler


5

Préparation de la réunion (Identification)

La préparation d’une réunion commence par définir le type de réunion que l’on

souhaite tenir à savoir :• Réunion de service• Information montante• Information descendante• Information horizontale• Créativité (Groupe de travail....)• Recherche de solutions• Commission• Délégués du personnel• Comité d’entreprise

D’une façon générale, les règles du jeu doivent être fixées au départ. Cette

définition est très importante car la préparation de la réunion en dépend.

Si plusieurs types de réunions sont traités dans un même espace temps, il faut bien marquer les coupures

AgirRassembler


6

Préparation des conditions techniques pour l’animateur

• Etre clair et transparent car toute réticence, manipulation ou arrière pensée de la part de l’animateur sont détectées par les participants et sont sanctionnées par une perte de confiance et un désengagement.

• Fournir toutes les informations et documents complémentaires, savoir :

Bien expliquer ce que l’animateur attend de chacun,

Obtenir la meilleure production possible du groupe,

Utiliser le langage qui prend en compte des références du groupe. Ne pas prendre de notes et ne jamais distribuer de documents pendant la réunion mais après Utilisez un vidéoprojecteur, vous capterez mieux l’attention des participants

•. S’aider des participants - Rapporteur - Gardien du temps - logistique

• Faire des pauses (1 par demi journée)

AgirRassembler


7Mettez de l’empathie organisée et structurée dans votre réunion

L’animationPause empathie

AgirRassembler


8

3 avantages de l'empathie ?

• L'empathie permet de se syntoniser avec l’interlocuteur

(mettre en résonnance)

• L'empathie permet de récolter un maximum d'informations

• L'empathie nous rend sympathique. Inutile de "surjouer"

Pause empathie

L’animation

AgirRassembler


9

Quelques conseils supplémentaires :• Approuver le compte rendu de la réunion précédente,• Réitérer l’objet de la réunion,• Afficher l’ordre du jour,• Fixer les tranches d’horaires,• Réglementer la prise de paroles afin d’éviter les discussions « champ de foire »• Argumenter avec des phrases et des mots simples,• Mettre en valeur les participants positifs et être attentif aux perturbateurs,

(essayer d’en connaître les raisons le + rapidement possible)• Identifier les personnes qui ne participent et analyser les causes, limiter les

bavards, dégager les oppositions, constater les consensus,• Ne pas dévoiler les sujets induits,• Prévoir les sujets « pétards » pour faire réagir,• Utiliser l’humour, ça décontracte tout le monde,

L’animation

AgirRassembler


10

• Mettre en lumière les sujets intéressants proposés par les participants,

• L’animateur doit toujours maîtriser sa réunion (ne pas se laisser déborder)

• Lorsqu’un participant intervient hors sujet, il faut adroitement lui faire

remarquer et noter ostensiblement sa question sur un paper-board par

exemple afin d’y revenir au moment propice.

• Observer les gestes des personnes. Ils parlent…(Voir 2ème partie)

L’animation

AgirRassembler


11

Position de l'animateur

• L’animateur doit se placer à un endroit stratégique qui ne permet aucune

ambiguïté sur son rôle,

• Si l’animateur n’est pas en forme, il doit le dire simplement (et demander de l’aide)

• Si l’animateur est hiérarchique, toute réunion aura une répercussion sur son

image et en particulier en terme de :

Sécurité

Maîtrise des évènements, prévision

Organisation

Prise de décision

Maîtrise de soi en fonction des agressions

Etc…

L’animation

AgirRassembler


12

Position des participants

• Placer les participants à forte personnalité à côté de vous

• Placer les personnes ayant du mal à s’exprimer face à vous

• Dans une réunion tout le monde se place toujours à la

même place. Pourquoi ?

L’animation

AgirRassembler


13

Conditions psychologiques pour l’animateur

• Etre à l’écoute

• Etre disponible

• Etre patient et tolérant

L’animation

AgirRassembler


14

L’intro de la réunion doit inclure l’approbation du précédent compte-rendu

La conclusion doit préciser la date de mise à disposition du compte-rendu et la date de la prochaine réunion

La conclusion

• Rappeler les étapes

• Les accords réalisés

• Les désaccords éventuels

Quand on ne se connaît pas un tour de table de présentation s’impose

L’animation

AgirRassembler


15

Conditions psychologiques pour l’animateur et pour le groupe

• Certains viennent avec un intérêt différent /objet de la réunion,

• Les motivations peuvent être divergentes,

• Attention aux antagonismes sous jacents (clan),

• Craintes de s’exprimer devant certaines personnes,

• Différence de niveau et de culture entre les personnes,

L’animation

AgirRassembler


16

La meilleure évaluation que vous pourrez faire de votre réunion se résume en deux points

• Le rapporteur et le gardien du temps (les deux complices)

• Les participants eux-mêmes (une fiche d’évaluation)

L’animation

AgirRassembler


17

Le compte-rendu de la réunion

• Prise de notes

• Maquette de compte-rendu type

• Compte-rendu

• Technique de rédaction de compte-rendu

• Technique de rédaction informatique

AgirRassembler


18

DE QUOI PARLE T-ON : Faites bien la distinction entre les différents termes :

La dialectique, c’est l’art de la discussion.

La rhétorique, c’est un ensemble de procédés constituant l’art de bien parler.

La rédaction, c’est l’art et la manière de rédiger

La syntaxe, c’est la partie de la grammaire qui étudie les rapports entre les

groupes de termes constituant la phrase et entre les membres de ces groupes

ou entre les phrases

La sémantique, c’est l’étude du sens ou du contenu des mots et des énoncés

La morphologie, c’est l’étude de la forme des mots et de groupes de mots.

"Faites attention, les mots et expressions utilisés par l’animateur c’est de la

dialectique."


AgirRassembler


19


AgirRassembler


20

AMELIORATION DE LA REDACTION DU COMPTE-RENDU

Laisser passer une nuit puis revenez sur votre compte-rendu en essayant de le relire et lors de cet exercice, essayez de penser au lecteur présent mais aussi absent. Il faut donc être précis tout en étant synthétique. Il est conseillé d’éviter les adverbes, les conjonctions, les locutions (groupe de mots équivalent à un mot) et les locutions conjonctives.

Il faut aussi éviter les expressions complexes qui ne donnent satisfaction qu’au rédacteur, les expressions latines, les expressions et mots anglais (il faut aussi respecter ceux qui n’ont pas eu la chance ou l’opportunité d’apprendre la langue). Surtout ne pas utiliser les expressions sophistiquées et les mots complexes afin de SE METTRE A LA PORTÉE DE TOUS LES LECTEURS.

Lorsque vous considérez qu’une phrase est trop lourde, faite l’exercice d’en inverser les termes. Dans bien des cas, vous vous simplifierez la tâche et la compréhension. Faites des phrases courtes. Contrôler bien lors de la relecture de votre compte-rendu qu’il n’y ait pas trop de répétitions.


AgirRassembler


21

« Ce qui se conçoit bien s'énonce clairement

et les mots pour le dire viennent aisément »

Nicolas Boileau


AgirRassembler


22

Une réunion c’est un cocktail et il faut :

• Des ingrédients judicieusement choisis,

• Un bon dosage,

• Bien mélanger,

• Soigner la présentation,

• Le servir frais, avec soin et attention,

• Lui donner beaucoup de goût,

• Donner l’envie d’en reprendre,

• Ne pas vouloir souler,

• Laisser un bon souvenir,

• Donner la recette,


AgirRassembler


23

AgirRassembler


24

Fin de la première partie

Documents

Formation aux réunions evolutours