Animer une réunion sécurité - Tissot Formation€¦ · Animer une réunion sécurit ... − faciliter : la mise en place du matériel nécessaire, donner des méthodes, aider l'expression

La communication en santé sécurité au travail

Éditions Tissot © Mars 2014 Page 1 sur 15

Animer une réunion sécurité

Livre blanc Mars 2014



SOMMAIRE Introduction 1. Les objectifs de la réunion sécurité 2. Les actions à développer ou conforter

3. L’organisation des réunions ou quart d'heure santé sécurité

4. La définition des thèmes de prévention complétant les actions étudiées dans l'ensemble de l'entreprise

5. L’animation de la réunion santé sécurité

6. La rédaction du compte-rendu de réunion

Conclusion



Introduction Dans un service, consacrer une partie de réunion aux questions de santé et de sécurité au travail permet :

− de faire le point sur les actions en cours ;

− d’échanger avec l’équipe sur une difficulté rencontrée, un incident ou un accident, même sans gravité ;

− de montrer l’importance accordée à ce sujet en tant que responsable ;

− de faire vivre au quotidien l’esprit prévention.

La réunion sécurité doit, en apportant de nouveaux éclairages sur les situations rencontrées, permettre aux travailleurs d’identifier les changements nécessaires et lancer la réflexion sur la définition et la mise en œuvre d’actions adaptées.

Sur un chantier, réaliser un quart d’heure sécurité autour du chef de chantier et des chefs d’équipe permettra de passer de la préparation du chantier à la préparation du travail :

− avant : identifier les phases de travail délicates et définir les modes opératoires adaptés ;

− pendant : gérer les imprévus, les aléas en définissant les adaptations nécessaires tant sur le plan de l’organisation que des comportements ;

− après : tirer des enseignements des erreurs, des incidents et accidents, capitaliser.

Communiquer efficacement passe par un environnement et un contexte appropriés, mais aussi par la pratique et l’expérience, que quelques règles simples peuvent vous permettre d’acquérir plus rapidement.



1. Les objectifs de la réunion sécurité

Maîtriser la communication interne de l'établissement en matière de santé sécurité est un acte difficile du management. Il faut s'adapter aux différents interlocuteurs concernés, s'assurer de leur compréhension objective des messages transmis et vérifier la cohérence des actes engendrés par ces messages.

La plupart des acteurs surestiment leur compréhension, agissent ou n'agissent pas comme cela est prévu. Si nous ajoutons le paramètre des comportements et des convictions propres à chacun, l'ensemble crée des freins naturels qu’il faut pourvoir anticiper par un acte comme la mini-réunion spécifique à la santé sécurité : courte mais efficace, c'est un lieu privilégié de transmission suivie d'échanges, de reformulations, de précisions, donc une communication qui va au-delà d’une simple transmission de consignes.

2. Les actions à développer ou conforter

Il existe une communication interne dans chaque établissement. La question à se poser est : quelle est sa performance ?

Essayez d'évaluer les actions en place à ce jour, sachant qu'il n'y a pas de solutions toutes faites pour avoir une communication interne performante.

L'expérience prouve que certaines composantes conjuguées entre elles simultanément permettent d'obtenir une performance et une adhésion des acteurs non négligeables. Il s’agit des composantes suivantes :

− le développement des réseaux de communication et de la concertation : consignes pragmatiques affichées relayées par l'encadrement, groupes de travail ;

− le renforcement du management de l'encadrement de proximité en santé sécurité ; − la mise en place de relais sécurité au sein des opérationnels ; − la dynamisation du CHSCT ; − la mise en place d'un journal interne prévention santé sécurité.

Afin d’évaluer votre communication interne, vérifiez si :

− toutes ces composantes ou les quatre premières sont présentes dans l'établissement : la mise en place du quart d'heure santé sécurité sera facile avec réussite ; les acteurs ont acquis la maturité professionnelle (compétence, autonomie et adhésion à la démarche sécurité préventive) ;



− les trois premières composantes seulement sont présentes : la facilité de mise en place existe mais la réussite du fonctionnement du quart d'heure sera moyenne, ce qui peut être suffisant selon les contextes ;

− une ou deux des trois premières composantes existent : faible facilité de mise en place (surtout si l'encadrement de proximité n'a pas renforcé ses actes de management) et réussite difficile : le quart d'heure sera plus vécu comme une séance de transmission ou de rappel des consignes avec peu d'échanges des participants ;

− aucune composante n'est présente, mettez quand même en place le quart d'heure santé sécurité : pas ou peu de remontées d'informations ou de questions, mais la mini-réunion aura au moins le mérite de rappeler des consignes de sécurité sur le terrain, juste avant les actions de la journée ; même si les messages sont perçus comme des ordres ou des informations rébarbatives, cela ne peut pas nuire.

Tout problème étant réductible à un problème de communication entre les acteurs, cela suppose à la fois une émission correcte des messages (clarté du message, c’est-à-dire l’usage de mots précis et la construction des messages adaptés au récepteur) et une compréhension des récepteurs. L'expérience démontre que le récepteur d'un message, même clair, surestime sa compréhension malgré une écoute attentive.

Il faut s'assurer de cette compréhension par les interlocuteurs et rectifier si nécessaire pour avoir une compréhension totale. C'est le rôle de l'encadrement de proximité, cela fait partie de ses actes de management.

3. L’organisation des réunions ou quart d'heure santé sécurité

Les participants La réunion se fera en petit groupe : 6 à 8 participants volontaires ou non (maxi 10/12), un animateur issu de l’encadrement de proximité et bien sûr l’animateur sécurité ou le relais sécurité en interne.

La périodicité des réunions Prévoir une fréquence de réunion hebdomadaire, par exemple chaque fin de semaine mais aussi à chaque incident ou accident survenu dans l'entreprise. Il conviendra à cette occasion de se poser la question « est-ce que cela pourrait se produire dans notre unité, notre service, notre atelier ? ».

Le lieu de réunion Organiser la réunion dans un local approprié au sein de l’entreprise ou si besoin directement sur le terrain mais dans un endroit tranquille. Ne pas oublier que la réunion est courte, donc préparer en amont la salle ou le lieu de réunion pour l’accueil des participants afin de ne pas perdre de temps sur le déroulé de l’intervention.



Le thème de la réunion Choisir un point particulier sur la prévention à mettre en place, soit pour répondre à des interrogations, soit pour mettre à l’honneur un aspect spécifique de la santé sécurité au travail ou bien encore pour débattre d’un accident survenu récemment, de ses conséquences et des moyens à mettre en œuvre pour éviter qu’il ne se reproduise.

À l’issue de la réunion, rédiger un compte-rendu succinct pour maintenir un lien entre les différents quarts d'heure sécurité.

Si votre objectif est de diminuer les accidents, il faudra avant tout agir sur les incidents, les équipements, les environnements ou ambiances dégradés : par exemple, un nouveau matériel avec ses risques à prévenir ou analyser, un incident survenu dans l'équipe de nuit etc. Échangez et soulignez en synthèse les axes ou actions à appliquer dès la fin du quart d'heure.

Vous pouvez également parler et mettre en valeur des actions qui ont réduit des risques en vue de les appliquer à d'autres situations dans votre secteur ou dans un autre.

N'oubliez pas que le quart d'heure santé sécurité doit se faire en respectant sa durée : 15 minutes

L'animation, normalement assurée par l'encadrement de proximité, doit débuter à l'heure prévue et se terminer quinze minutes après.

Les participants présents ont été enlevés de leur poste de travail et l'organisation de la production risque d'être perturbée si le temps imparti est dépassé.

L'animateur doit bien préparer sa mini-réunion :

− prévoir le matériel : local, chaises, paper-board, illustration à présenter sur papier ou en projection par ordinateur, documents à distribuer en nombre suffisant, etc. ;

− définir l'ordre du jour avec l'objectif à atteindre ; − définir les temps pour chaque partie à traiter :

o partie informations à donner avec un style directif de la part de l'animateur, o partie expression du groupe avec un style d'animation associatif en cherchant à

faire parler le maximum de participants, recueillir les éléments pour faire une synthèse représentative des idées du groupe.



4. La définition des thèmes de prévention complétant les actions étudiées dans l'ensemble de l'entreprise

Les sujets possibles à aborder au travers des quarts d'heure santé sécurité se situent dans les thèmes ci-dessous.

Dangers et risques rencontrés liés :

− à l’utilisation des machines et équipements portatifs ; − au port des EPI ; − aux utilisations des engins de levage ou de déplacement de charges ; − aux installations électriques ; − aux soulèvements manuels de charges ; − à l'utilisation des produits dangereux ; − au travail en ambiance thermique et sonore pénible.

Ne pas oublier aussi :

− les déplacements routiers ; − les gestes répétitifs sous rythme élevé générateurs de troubles musculo-

squelettiques (TMS) ; − l'hygiène ; − les déchets mal gérés ; − l'alcoolémie, certaines prises de médicaments, etc.

5. L’animation de la réunion santé sécurité

Attention, un quart d'heure, c'est court, il faut donc bien gérer les temps de parole et faire des synthèses sur les points clés. L'encadrement de proximité qui animera ce quart d'heure sera plus efficace s'il a reçu une formation en ce sens.

Pour l'efficacité du groupe, soyez attentif à :

− faciliter : la mise en place du matériel nécessaire, donner des méthodes, aider l'expression de chacun des participants, les échanges, en faisant participer tout le monde ;

− réguler : veiller aux temps de parole pour éviter des tensions entre les participants, rechercher des faits plutôt que des opinions génératrices de conflits chaque fois que cela est possible ;

− produire : arriver au travers des échanges à construire une action utile pour réduire un risque identifié par exemple, à définir qui fait quoi, dans quels délais et comment, pour que chaque quart d'heure soit utile.



L'animateur devra aussi être capable de présenter des arguments pour convaincre, notamment dans le cas où de nouvelles consignes sont à mettre en place ou doivent être rappelées parce que leur application n'est pas effective.

N’hésitez pas à rappeler les consignes de base pour faciliter le travail de groupe :

− éviter de parler en même temps qu'un autre participant ; − écouter, et si un point n’est pas compris, poser des questions à l'animateur ; − participer en s’exprimant pour apporter des informations concrètes ; − faire des propositions réalistes ; − si une opinion est émise, donner les faits venant étayer cette opinion.

Exemple

Déroulement d’un quart d'heure santé sécurité dans une cuisine de restauration collective

Animateurs : agent de maîtrise ; contremaître et chef de cuisine

Participants : le personnel au complet, soit 8 personnes

Lieu : office de service

Date : chaque vendredi de 8 h à 8 h 15

Ordre du jour : informations + point sur le nettoyage pour améliorer l'hygiène + collecte de points à améliorer

Début de séance : 8 h précises

Information descendante donnée par l'animateur, style directif (3 à 4 mn maxi) : nous aurons la visite de deux spécialistes pour la méthode HACCP mardi prochain. Je vous rappelle que l'HACCP c'est un système qui identifie, évalue et maîtrise les dangers significatifs au regard de la sécurité des aliments. Nous devons renforcer des points de contrôles pour améliorer la sécurité alimentaire. Effectuez vos tâches normalement en respectant nos procédures et répondez aux questions des deux spécialistes. Comme d’habitude, je vous rappelle que vos chaussures antidérapantes et vos calots ne sont pas destinés à rester au vestiaire, merci.

Approbation du compte rendu précédent : oui.

Question : l'éclairage des chambres froides a été amélioré depuis la séance précédente, tout fonctionne bien ? Plus de fatigue visuelle ? Vous dites que la chambre n° 3 a été oubliée ou l'éclairage modifié est encore insuffisant ? Je fais le nécessaire...

Point sur le nettoyage des installations fours pour améliorer l'hygiène : style d'animation associatif en recherchant au mieux l'accord du groupe (7 à 8 mn maxi) :



− vendredi dernier, Mme G. vous aviez évoqué au tour de table la difficulté d'assurer correctement le nettoyage des fours de cuisson : merci d'expliquer la situation succinctement. Mme G. dit qu'il faut monter sur le rebord en bas des fours pour être à une hauteur suffisante et se pencher en allongeant le bras pour nettoyer le fond des fours et qu'elle a eu des fourmillements dans les mains en passant le produit liquide à mains nues... comme avoir reçu du courant électrique... Ce n'est pas la première fois que cela se produit ;

− tour de table rapide : deux autres opérateurs confirment ; − action proposée par l'animateur : faire vérifier l'installation électrique rapidement ce matin

par le service technique, ne pas nettoyer les fours avant ce contrôle ; − autre suggestion du groupe acceptée par l'agent de maîtrise de proximité : acheter un

petit escabeau pour être à la hauteur suffisante lors du nettoyage des fours.

Tour de table pour collecter d'autres points à discuter et à améliorer pour y réfléchir d'ici la prochaine séance (4 mn maxi) :

− plusieurs incidents de coupure lors du nettoyage de la machine à trancher ; − charge de travail importante le lundi matin, souvent des absences et les tâches sont à

faire malgré tout, nous ne pouvons pas respecter toutes les procédures ; − le savon pour le lavage des mains nous crée des irritations sur la peau.

Conclusion de la séance par l'animateur avant 8 h 15, style d'animation directif : ... merci et apportez pour la prochaine fois des informations concrètes sur les sujets que vous venez d'évoquer. Je vous tiens informés de la suite des contrôles électriques des alimentations des fours dans l'après-midi. J'afficherai le compte-rendu de la séance lundi au tableau d'affichage.

N’oubliez pas que l'adhésion des personnels à la démarche dépend de la conviction du gain qu'ils en retirent

La démarche a pour objectif de déclencher et/ou d'entretenir « l'esprit sécurité ». Pour cela, les messages transmis ne doivent pas être perçus uniquement comme bénéfiques à l'établissement. Ils doivent souligner « la plus-value » retirée par chacun des participants sur le plan individuel personnel comme sur le plan professionnel.

Chaque fois que cela est possible, l'animateur cherchera, une fois l'application sécurité professionnelle soulignée, (exemple : le soulèvement d'une charge de sac de ciment), une application dans la vie personnelle en général ou en particulier (... lors de vos travaux de construction dans vos bricolages le week-end, ... évitera les maux de dos qui vous font souffrir le dimanche soir... et vous empêchent de profiter...). Le fait d'avoir un « plus personnel » dans sa vie, générera un lien que le salarié décidera d'appliquer dans ses actes professionnels.



6. La rédaction du compte-rendu de réunion

L’animateur devra rédiger une synthèse de façon à garder la traçabilité des actes. Ces informations peuvent être communiquées au CHSCT et/ou, selon les points abordés, cette synthèse peut alimenter certaines actions traitées au document unique.

Il est conseillé à l'animateur :

− de l'effectuer « à chaud » (dans les 48 h qui suivent la séance du quart d'heure) ; − de l'afficher ensuite aux différents tableaux accessibles au personnel ; − de classer et de répertorier tous les comptes rendus ; − de faire une synthèse générale - périodicité trimestrielle - par exemple pour la

transmettre au CHSCT et/ou au gestionnaire du document unique, qui en extraira les sujets résolus en phase avec d'autres inscrits au document ;

− d'en envoyer une copie au supérieur hiérarchique de l'encadrement de proximité (animateur des séances) ; ce qui n'exclut pas le fait de rendre compte au supérieur, entre-temps, des situations en cours ou résolues hebdomadairement.

Gardez à l'esprit que toute action, même minime soit-elle, est un pas vers le « zéro incident », et que toutes les actions sont à capitaliser.



Conclusion Un management privilégiant la communication, l'accompagnement du changement, la décision collégiale, le travail d'équipe, permet non pas de résoudre tous les problèmes humains dans les organisations mais de les atténuer et de pouvoir progresser ensemble, acteurs et organisation, pour un environnement de travail sain.

Obtenir l’adhésion du plus grand nombre lors de vos ¼ d’heure sécurité permettra petit à petit de développer une culture de prévention et de supprimer les risques, autorisant ainsi les travailleurs à se concentrer pleinement sur les tâches à accomplir. Le gain se fera sentir tant au niveau de la productivité que de la qualité et contribuera à donner une image de fiabilité et de confiance de l’organisation et des hommes et femmes qui l’animent.



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