ANNEXE L : ÉTAT DE LA SITUATION AU MJQ 2.9 état de l

Analyse préliminaire du système intégré d’information de justice Bilan de la situation actuelle

ANNEXE L : ÉTAT DE LA SITUATION AU MJQ

2.9 état de l’ensemble de la situation

2.10 Principes d’architecture générale

Le ministère de la Justice ne s’est pas doté d’une architecture générale des systèmes ni d’orientations ministérielles systémiques.

2.11 Bilan de la technologie

2.11.1 Prestation électronique de services (Web)

2.11.1.1 État actuel de la situation

La MJQ ne possède pas d’infrastructures lui permettant d’effectuer de la PES. Le développement de PES s’effectue plutôt à l’intérieur du RDPRM et de la SOQUIJ.

2.11.1.2 Orientations

Le MJQ n’a identifié aucune orientation en matière de PES.

2.11.2 Environnement de développement et d’exploitation


Plates-formes

• Plate-forme centrale (développement et exploitation) : IBM 390 (MVS/ESA, CICS) • Plate-forme NTIC58 (développement) : Windows NT • Plate-forme NTIC (exploitation) : Windows NT, Novell Netware et AIX • Plate-forme micro (développement et exploitation) : Windows 98, DOS

Systèmes de gestion de bases de données

• Plate-forme centrale (développement et exploitation) : Total et Datacom • Plate-forme NTIC (développement et exploitation) : Oracle et Microsoft SQLServer • Plate-forme micro (développement et exploitation) : Microsoft Access

Outils de développement

• Plate-forme centrale : Ideal (système de développement d’applications Datacom), Help Key (utilitaire CICS de création de messages et de documentation d’aide), Intertest (application de débogage et de test)

58 Une plate-forme NTIC (nouvelle technologie de l’information et des communications) est une plate-

forme permettant l’exploitation d’applications en mode client-serveur traditionnel ou en mode Web.

Annexe L Page 1


• Plate-forme NTIC : VB et langage propriétaire d’Oracle • Plate-forme micro : VB et Clip for Win

Progiciels

• Entrepôt de données : le MJQ ne possède pas d’entrepôt de données. • Gestion des processus (workflow) : le MJQ ne possède pas de logiciel de gestion

des processus. • Gestion documentaire : le MJQ possède le logiciel de gestion documentaire

LIVELINK de la compagnie OpenText. • Imagerie : le MJQ n’a pas recourt à la technologie d’imagerie.


Le MJQ ne possède pas d’orientations en matière de développement et d’exploitation des équipements et des logiciels.

2.11.3 Réseautique et télécommunication


Les infrastructures des télécommunications actuelles du MJQ pourvoient à la circulation de la voix, des données et de la vidéo. Chacune de ces classes de service est offerte par un réseau distinct pour chacune; et il n’existe aucune interrelation entre ceux-ci. Ces trois réseaux peuvent être décrits de la façon suivante.

• Réseau de transport des données : º Constitué de plusieurs réseaux locaux (LAN) et d’un réseau étendu (WAN)

utilisant le RICIB comme transporteur privé pour l’interconnexion des 65 établissements du MJQ.

º L’ordinateur central et son réseau SNA, situés à la DGSIG, sont accessibles par le RICIB, à l’aide d’un émulateur terminal 3270 installé sur des micro-ordinateurs branchés en réseau local.

º Les individus autorisés peuvent accéder à distance, aux réseaux locaux, par un lien commuté ou un réseau privé virtuel et, à l’ordinateur central, par un lien DATAPAC X.25.

º Le MJQ dispose aussi de deux accès commuté LNPA au réseau Internet. • Réseau de transport de l’image et du son (vidéo) :

º Ce réseau est composé de la vidéocomparution, de la vidéoconférence et de la vidéophonie. Les services de la vidéocomparution sont étroitement reliés à ceux du ministère de la Sécurité publique (MSP). Des unités vidéo, des caméras, des microphones, des moniteurs et des liens RNIS sont les principales composantes du réseau vidéo.

º Le Réseau de télécommunication multimédia de l'administration publique québécoise (RÉTEM) a le potentiel de remplacer ce réseau.

Annexe L Page 2


• Réseau de transport de la voix (réseau téléphonique) : º Ce réseau n’est pas, à première vue, touché par le SIIJ.


Le Plan directeur en télécommunication, développé en janvier 2001, fait état d’un certain nombre d’orientations (ou cibles) majeures en matière de télécommunication.

Cible Description Performance Consolidation permettant de réviser en profondeur le réseau de

télécommunications afin d’optimiser celui-ci. Le projet de consolidation prendra en considération le besoin d’accès à l’information. Il est entre autres privilégié de mettre en place un réseau hybride dans lequel le trafic des réseaux de vidéo et de la voix sera transféré vers le réseau de données. Ce type de service sera offert par le RÉTEM qui remplacera le RICIB.

Façons de faire et positionnement du MJQ

Positionner correctement le MJQ face aux technologies qui contribueront à mettre en place un réseau de télécommunications le plus uniforme possible, moderne, efficace et performant reliant entre eux les directions, les services et les points de services externes et qui permettront également de communiquer avec d’autres ministères (par le SIIJ) ou organisations.

Sécurité et fiabilité des réseaux (données, voix et téléphonie)

Mettre en place un réseau de télécommunications qui assurera la sécurité des interventions et des accès tout en protégeant la confidentialité des renseignements.

Niveau de service Implanter une structure et des mécanismes de soutien aux utilisateurs qui permettront une gestion efficace du réseau de télécommunications et une coordination des actions qui impliquera les divers intervenants du MJQ.

2.11.4 Normes d’échanges entre les organisations

Aucune norme pour les échanges entre les organisations n’a été identifiée.

2.11.5 Autres volets importants pour l’organisation

Un certain nombre de projets majeurs en matière technologique sont en cours au MJQ :

• Rénovation de réseaux locaux du « 1200 de l'Église » et de divers palais de justice; • Remplacement de systèmes téléphoniques dans différents palais (technologie IP

utilisée); • Mise en place d'un centre d'assistance à l'utilisateur pour la DGPP; • Rédaction d’un document d’évaluation et de recommandations des systèmes

d'exploitation (Netware, Windows 2000, Unix).

Annexe L Page 3


• Mise à jour des serveurs Netware à la version 5.1.

2.12 Bilan de la sécurité et de la relève

2.12.1 Dimension organisationnelle


Le MJQ a mis en place un certain nombre d’éléments organisationnels visant à gérer la sécurité de l’information numérique. Les principaux éléments sont :

• Le MJQ possède une politique de sécurité qui a été élaborée en 1994. Une nouvelle politique est en cours d’élaboration.

• Le MJQ dispose d’un comité de la protection des renseignements personnels (PRP) qui se charge de la sécurité et possède une équipe de soutien en matière de sécurité.

• Le plan de relève du MJQ (élaboré conjointement avec la DGSIG) porte sur les infrastructures et les applications de l’ordinateur central. Un plan de relève porte également sur les infrastructures de réseau.

• Une analyse de risques et de répercussions en matière de sécurité a été effectuées récemment.

• Les activités des tierces parties sont soumises à des ententes de confidentialité.


La Politique ministérielle concernant la sécurité des ressources informationnelles actuelle du MJQ, ou sa version en cours d’élaboration, souligne certaines orientations générales en matière de sécurité :

• Respect des critères de DICAI (disponibilité, intégrité, confidentialité, authentification et irrévocabilité), tels qu’énoncés dans la Directive sur la sécurité de l’information numérique et des échanges électroniques dans l’Administration gouvernementale59.

• La gestion de la sécurité nécessite un ensemble d’actions et de mesures coordonnées et elle tient compte des aspects humains, organisationnels, juridiques et techniques.

• La protection des actifs informationnels doit s’exercer sur l’information électronique, le matériel, les lieux, les logiciels, les installations, les réseaux et les documentations des systèmes d’information.

• La protection des actifs informationnels doit être assurée tout au long du cycle de vie de l’information électronique.

59 Directive sur la sécurité de l’information numérique et des échanges électroniques dans l’Administration

gouvernementale, Conseil du trésor du Québec, novembre 1999.

Annexe L Page 4


• La mise en place d’un ensemble cohérent de pratiques administratives et de mesures de prévention, de détection et de correction, afin de créer un espace de confiance interne et externe.

2.12.2 Dimension technologique


Le MJQ a mis en place des mécanismes de sécurité et des solutions technologiques visant à garantir la sécurité de l’information numérique. Les principaux mécanismes et solutions technologiques sont énumérés ci-après.

• Les incidents de sécurité sont documentés et analysés. • La journalisation d’événements est effectuée sur les équipements de réseau, mais pas

sur tous les systèmes stratégiques. • Les médias sont détruits selon une procédure assurant une gestion adéquate des

informations sensibles. • Les droits d’accès au réseau et aux applications centrales sont approuvés par le

détenteur de l’application, et ce, selon un processus formel. • Les mots de passe sont gérés par les utilisateurs, selon les paramètres dictés par les

meilleures pratiques. • Les produits et les équipements de sécurité en place au MJQ :

º TOP-SECRET, pour la sécurité de l’ordinateur central; º NDS (Novell Directory Service), pour la gestion des accès aux réseaux locaux; º Coupe-feu Border Manager de Novell; º CyberPatrol, pour le contrôle des accès à Internet; º Inoculan, pour prévenir et bloquer la réception de virus informatiques; º Console de gestion réseau, pour détecter les pannes et les défaillances du réseau

et des serveurs; º Réseaux privés virtuels, pour l’accès au réseau du MJQ; º Outils de détection d’intrusion réseau et serveurs.


Le MJQ ne dispose pas de documents orienteurs, tels qu’un plan directeur en matière de sécurité ou une architecture de sécurité, qui permettent de dégager clairement ses orientations portant sur la dimension technologique de la sécurité.

2.13 Descriptions des systèmes

Annexe L Page 5


2.13.1 Introduction

Tous les systèmes touchés par le SIIJ n’ont pas été décrits de manière identique dans les pages qui suivent. En général, les systèmes qui sont décrits le plus en détail sont ceux directement impliqués dans le SIIJ ainsi que les systèmes de grande envergure.

Le système M021 Rédaction et diffusion des jugements n’étant plus actif, il n’a pas été décrit. De même, les systèmes de la SOQUIJ n’ont pas été décrits.

Il est à noter que les systèmes de gestion des affectations étant très similaires, ils ont été décrits ensemble.

Annexe L Page 6


2.13.2 M012 Gestion des causes civiles

2.13.3 Description générale

2.13.3.1 But

Le but de la mise en place du système M012 est de gérer les dossiers des causes civiles et, en particulier, le plumitif de ces dossiers.

2.13.3.2 Type de dossiers traités

• Les dossiers qui se retrouvent dans le M012 relèvent des compétences des trois niveaux de cours (soit la Cour du Québec, la Cour supérieure et la Cour d’appel).

• Les dossiers sont naturellement des dossiers civils. Par contre, certaines causes criminelles portées en appel se retrouvent dans le système (pour profiter de fonctions disponibles dans le M012, mais non disponibles dans le M013, telles que la production de certains avis).

• De manière non exhaustive, les juridictions traitées incluent les juridictions 11, 12 et 13.

2.13.3.3 Utilisateurs

• Les utilisateurs principaux (en mise à jour) sont les employés des greffes. Les maîtres des rôles constituent d’autres utilisateurs importants.

• Les informations gérées par le M012 sont de grand intérêt pour beaucoup d’organismes, de groupes sectoriels et d’individus.

• Tous les greffes utilisent le système, soit les 58 points de service (les derniers 22 greffes ont récemment été équipés en serveurs et ont donc débuté l’utilisation du système).

2.13.3.4 Autres remarques

• Le système est aussi appelé Système civil ou Banque des causes civiles. • Le système a été implanté vers le milieu des années 1970. • Il s’agit d’un système de grande envergure60.

2.13.4 Architecture des traitements

2.13.4.1 Contexte

Le diagramme suivant présente le contexte global du système M012.

60 Plus de 220 travaux en différé, dont plus de 130 correspondant à des unités de traitement fonctionnelles

et 90, à des utilitaires de nature technique rendus nécessaires par l’environnement technologique.

Annexe L Page 7


Gestion des causes civiles

M012

Gérer les dossiers

Gérer les rôles

Impliqués

Requêtesdiverses

Systèmescommuns

M002

PublicRôle public

Sys. Info.gestionM010

Information de gestion

Impliqués permanents,autres tables

Produire lesstatistiques

Avisdivers

Directeur del'état civil

Bureau centrald'enregistrement

des divorces

M025/RMF

Gérer lesdossiers

Gérer lesprocédures

Mariages/Divorces

Divorces

Mariages/Divorces

M022/GDCInfos sur créances

MRQMariages/Divorces

M029/EDJ(inactif)

Jugements

Il est à noter que, mis à part le M002, le système M012 n’échange aucune information de manière automatisée avec un autre système.

2.13.4.2 Principe de fonctionnement

Le système M012 est un système dont les fonctions essentielles s’exécutent en différé. La saisie des données s’effectue dans la journée, mais la mise à jour des banques est réalisée le soir. Les seules transactions interactives disponibles sont des transactions de consultation.

2.13.4.3 Découpage

Sous-système Fonction Traitement Gérer les dossiers Gérer les dossiers Ouverture, maj du dossier Ajout, maj des impliqués Ajout, maj de la cause Transférer un dossier Produire les extrants reliés au dossier Gérer les procédures Ajout, maj d’une procédure (différents types) Ajout, maj d’une présentation,

d’une signification Produire les extrants reliés au dossier Gérer les étiquettes Saisie des étiquettes d'adressage

Annexe L Page 8

user


Sous-système Fonction Traitement Produire les étiquettes Gérer les rôles Produire les différents rôles Production du cheminement au maître

des rôles Produire les extrants reliés aux rôles Produire les statistiques

Production de statistiques (plus de 15 extrants de nature statistique sont produits par le système)

Saisie des informations

Il est essentiel de noter que le système M012 ne permet de faire pas la saisie en direct des informations. Les informations sont saisies en lot (au moyen du progiciel Viking) et les bases de données sont mises à jour le soir.

Transactions de consultation

Les traitements de consultation permettent de consulter les informations suivantes :

• Le plumitif; • La liste des impliqués; • L’index civil et d’appel; • Le plumitif inverse; • L’index rôle de pratique; • Le rôle de pratique (requêtes); • Le rôle de pratique inverse; • L’édition d’un dossier civil, l’édition inverse d’un dossier civil61.

Extrants

À titre indicatif, la liste suivante donne un aperçu des extrants du système.

EXTRANTS PRINCIPAUX

Entité Détail Dossiers Liste des dossiers pour lesquels une annexe est à produire Dossiers ouverts par nature du litige Dossiers réglés en juridiction 05 et 09 Liste des transferts de dossiers Liste des dossiers à transférer Réquisitions des dossiers

61 Transactions pour valider la qualité des codes.

Annexe L Page 9

user


Entité Détail Dossiers en appel Liste des causes par juridiction, par procédure, par nature Liste des causes en appel non prêtes à procéder Liste des causes en délibéré Liste des causes inscrites sans certificat d’état de cause Liste des divorcés du Centre-sud de Montréal Liste des dossiers contestés Liste des dossiers dans lesquels un procureur est impliqué Liste des dossiers en appel réglés Dossiers pour lesquels un certificat de divorce a été produit État d’un dossier informatisé Plumitif chronologique : indexation des dossiers Nouveaux dossiers avec nature du litige « Dommages » Impliqués Liste des impliqués sans avocat Index alphabétique des impliqués, par période Index des impliqués civils Liste des impliqués d’un dossier Avis Avis 278 CPC (envoyé aux impliqués d’une cause portée sur un

rôle définitif) Avis de transfert de dossiers Avis d’audition : petites créances Liste des avis d’appel Avis 986 CPC (avise les parties de la réception d’une demande de

rétractation du jugement) Avis 814.1 CPC (avis concernant les demandes conjointes

en divorce) Avis 015 Certificat d’état de cause Avis 988 CPC (avise les parties du résultat d’une demande de

rétractation du jugement) Avis 473 CPC Avis d’émission d’un certificat d’état de la cause Avis de demande de nouvelle adresse : petites créances Avis de dossiers complets/incomplets Documents divers Jugement conditionnel de divorce Jugement irrévocable de divorce Certificat de divorce Certificat du greffier des appels Certificat du registraire Certificat de non appel Enveloppe de poste certifiée (avis d’annulation : petites créances,

avis 986, 473 CPC, 278)

Annexe L Page 10

user


Entité Détail Impression de l’entête du procès-verbal pour les causes mises au rôle Index numérique des jugements Liste des bulletins personnalisés par période Contrôle des significations non émises (requêtes, jugements) Expiration des délais : signification de requête, de jugement ou de

bref de saisie ou arrêt après jugement Registre et journal des jugements par période Rôles Rôle au mérite (jugements sur le fond) Rôle de fixation Index des dossiers du rôle de la cour de pratique Cheminement maître des rôles Distribution du rôle Rôle de la cour de pratique (Cours du Québec, supérieure et d’appel) Rôle personnalisé (pour un procureur) Statistiques Statistiques : enregistrement des jugements Statistiques : dossiers selon montant du litige Statistiques : maître des rôles Statistiques : opérations Statistiques : petites créances Statistiques : utilisation des procédures/juridiction/période Statistiques des délais des brefs/ventes par shérif

2.13.5 Architecture des données

Les données du système M012 ont été structurées en fonction des possibilités très limitées offertes par les technologies des années 1970 (et, en particulier, par le SGBD non relationnel Total). C’est pourquoi les données du système sont présentées en deux étapes :

• Une énumération des éléments principaux à contenu fonctionnel est d’abord présentée;

• Une description des fichiers du système vient ensuite.

À titre indicatif, un modèle conceptuel simplifié des données des dossiers civils est présenté en fin de section.

2.13.5.1 Entités gérées

Les principales entités de données gérées par le M012 sont les suivantes :

• Dossiers civils; • Procédures civiles;

Annexe L Page 11


• Impliqués civils; • Dossiers en cour de pratique; • Rôles de la cour de pratique; • Impliqués permanents (du M002).

Il est à noter que les dossiers des causes civiles s’articulent autour du plumitif, qui est, lui-même, constitué par l’ensemble des procédures attachées au dossier.

Les différents rôles produits par le M012 sont les suivants :

• Rôle civil; • Rôle personnalisé; • Rôle au mérite; • Rôle de fixation; • Rôle de pratique spécial; • Rôle de pratique provincial (petites créances).

2.13.5.2 Fichiers principaux

Le tableau suivant indique les principaux fichiers du M01262.

Groupe Fichiers Principaux éléments de données Plumitif civil

Dossiers civils Nature de la cause, date d’ouverture, montant du litige, nombre de demandeurs et défendeurs, région administrative, district judiciaire, date de dernière activité, dossier d’origine, dossier ultérieur

Procédures civiles Date de dépôt au greffe, code de procédure, sous-code, avocat, qui dépose, qui est concerné, date de la procédure, numéro de référence

Impliqués civils Impliqués permanents63 Cour de pratique

Dossiers en cour de pratique Date de priorité, code de procédure présentable, indicateur d’impliqué, nature du litige, nombre de remise, salle d’audience, heure d’audience, priorité de la procédure

62 Les fichiers suivants sont de nature plus technique : index des impliqués civils, index de la cour de

pratique, index des dossiers en cour de pratique, index des rôles de pratique, index des dossiers aux rôles de pratique, impression des extrants.

63 Mise à jour quotidienne à partir du M002.

Annexe L Page 12


Rôles de pratique

Rôles de pratique Indicateur de rôle, salle d’audience, heure d’audience, séquence du dossier au rôle, demandeur, défendeur, avocats, séquence de la procédure, nature de la cause, procédure, délai ou remise, etc.

Les liens fonctionnels entre les fichiers sont indiqués dans le diagramme suivant.

GDOS Dossiers civils

GCV1 Procédures civiles GIMP Impliqués civils

GORG Impliqués permanents

2.13.5.3 Qualité des données

Les données du M012 ne sont pas toujours à jour, dans le sens que des retards (backlogs) se produisent sur le plan de la saisie.

Plusieurs champs de données du système M012 ne sont pas soumis à des validations et sont donc de contenu de qualité variable.

La codification des procédures est fondamentale, mais complexe. Les difficultés proviennent des faits suivants :

• Plus de 300 codes de procédures sont utilisés64. • Plusieurs codes, semblables les uns aux autres, peuvent être utilisés pour décrire

certaines situations. Il y a donc une interprétation à faire dans certains cas. Une mauvaise interprétation d’une situation donnée peut causer des erreurs. À titre d’exemple, les jugements sont susceptibles d’être codifiés de différentes manières : jugement en délibéré, suite à une requête, etc. Ces nuances essentielles peuvent être mal reflétées par les données informatiques.

Lorsque conjugués à la non convivialité du système, à son mode de fonctionnement en différé et à la difficulté de s’assurer d’une formation adéquate pour les utilisateurs, ces éléments ont une influence négative sur la qualité des données.

64 Le nombre de codes de procédures atteint presque les 400. Ces codes ont fait l’objet d’une importante

révision.

Annexe L Page 13


2.13.5.4 Sécurité et sensibilité des informations

Les données des causes civiles ne sont pas confidentielles. Des transactions d’interrogation sont disponibles dans certains palais de justice


Les données du M012 ne sont jamais épurées. Elles sont cependant archivées au bout d’un certain délai. Les traitements de consultation permettent de détecter les dossiers archivés qui peuvent alors être retirés des archives le soir et, donc, être rendus disponibles en consultation pour le lendemain matin.

2.13.6 Environnement technologique

• Il s’agit d’un système sur plate-forme centrale. Le SGBD utilisé est Total (un SGBD non relationnel). L’environnement transactionnel (pour les consultations) est CICS. Le langage de programmation est le cobol (à 95 % complété par du code SAS, ULTIM et assembleur).

• Des serveurs de saisie sont installés dans les greffes et le progiciel de saisie Viking est utilisé pour la saisie.

• Le système comporte plus de quatre-vingt travaux, en différé, de nature technique (copies de sécurité, sauvegardes et rechargements, extractions, tris, création d’index, etc.).

2.13.7 Volumétrie

• Nombre d’utilisateurs : entre 350 et 500 utilisateurs aux greffes. • Nombre de clients : environ 2000 utilisateurs indirects. • Nombre de dossiers (données de 1988) :

º dossiers civils : 2 300 000; º impliqués civils : 6 000 000; º procédures : 22 800 000; º impliqués permanents : 24 600; º dossiers en cour de pratique : 300 000; º dossiers aux rôles de pratique : 9000.

Annexe L Page 14


2.13.8 État du système

2.13.8.1 Forces

• Comme tous les autres systèmes sur plate-forme centrale, le M012 hérite des forces de cette plate-forme. En particulier, la qualité de l’exploitation est élevée.

• Le temps de réponse est satisfaisant. • Le système produit de nombreux extrants.

2.13.8.2 Faiblesses

Technologie

Comme tous les autres systèmes sur plate-forme centrale, le M012 hérite des limitations technologiques de cette plate-forme. De plus, il a été élaboré à partir de technologies aujourd’hui désuètes et qui alourdissent considérablement son évolution65.

À titre d’exemple des problèmes induits par la technologie, les éléments suivants peuvent être rapportés :

• Il est nécessaire de répartir les informations sur plusieurs fichiers, pour des questions d’espace66, d’où une complexité additionnelle de programmation.

• L’imbrication des différentes composantes du système (« code spaghetti ») est telle qu’elle rend toute modification, dans certains sections du système, hasardeuse et alourdit considérablement les efforts à y consacrer (par exemple au sujet des rôles de pratique).

Un indicateur du poids de la technologie est donné par le ratio suivant : Nombre de travaux de nature technique/Nombre total de travaux = 36 % approximativement.

Saisie en différé

La saisie est réalisée en différé. Ce mode de fonctionnement désuet impose une coupure majeure entre les utilisateurs du système et les données du système.

Besoins non comblés67

• De nombreux besoins fonctionnels ne sont pas comblés par le système, qui a une portée très limitée en termes d’informations gérées, en particulier en ce qui concerne les événements qui peuvent être inscrits (par exemple les convocations).

65 Par exemple, l’information du plumitif est dupliquée dans plusieurs fichiers. Cette duplication des

données se répercute dans les traitements. 66 Cette pratique se retrouve encore dans les SGBD modernes, mais ceux ci, contrairement aux anciens

SGBD, cachent cette complexité et simplifient donc la tâche des programmeurs. 67 À titre indicatif, signalons que plus d’une cinquantaine de demandes spéciales, de changement et

d’amélioration sont traitées chaque année.

Annexe L Page 15


• En réponse à des besoins non traités par le système, les utilisateurs ont souvent recours à des agendas manuels ainsi qu’à d’autres outils (souvent Word68).

• Le système a également des limitations quant aux relations logiques entre les procédures.

Codification des procédures

La codification exacte des procédures est cruciale pour obtenir la qualité des données. Malheureusement, des difficultés importantes existent à ce sujet.

Échanges non automatisés d’information

Le M010 est isolé et ne transmet pas, de manière satisfaisante, les informations qu’il gère.

Alimentation du SIG M010

L’alimentation du SIG M010 est manuelle, avec tout ce que ce mode de fonctionnement comporte d’inefficacité et de risques d’erreur. En effet, les informations du M012 sont imprimées et saisies une seconde fois, dans le SIG.

En plus des risques additionnels d’erreur, les retards dans la saisie des informations du M012 peuvent se répercuter dans le SIG M010 (puisqu’il peut arriver que les informations utilisées dans le SIG M010 soient les informations saisies et non pas les informations réelles).

68 Par exemple, dans certains greffes, pour les mariages.

Annexe L Page 16


2.13.9 Recommandation

Fiche de recommandation

Code M012

Nom Gestion des causes civiles

Adéquation fonctionnelle

Le M012 ne répond pas aux besoins des utilisateurs

Adéquation technologique

Le M012 utilise une technologie totalement inadéquate

Autres considérations

Recommandation Refonte

Envergure Grande envergure

Caractéristiques de la recommandation

Élargissement majeur de la portée du système Possibilité de partage de l’information d’identification des

dossiers avec les systèmes de gestion des dossiers criminels et pénaux

Utilisation d’un outil de workhouse Utilisation de l’imagerie Utilisation du noyau d’échanges Accumulation des informations opérationnelles unitaires à des fins

de transfert vers un entrepôt de données Niveau de priorité Haute priorité

2.14 M013 Gestion des causes criminelles


2.14.1.1 But

Le système M013 sert à gérer les dossiers des causes criminelles et, en particulier, le procès-verbal.


• Les dossiers qui se retrouvent dans le M013 relèvent des compétences des trois niveaux de cours, soit la Cour du Québec, la Cour supérieure et la Cour d’appel.

• Les juridictions concernées sont les juridictions 01 (criminel) et 10 (appel criminel). • Les dossiers émanent, dans leur très grande majorité, du Code criminel et de certaines

lois statutaires fédérales. • Jusqu’au début des années 90, les dossiers criminels et pénaux étaient gérés par ce

système. Le système M013 ne permettant pas de gérer le nouveau Code de procédure pénale, le système M107 a été développé. Les dossiers pénaux, antérieurs à la mise en application du nouveau Code de procédure pénale, sont encore dans le M013.

Annexe L Page 17



• Les utilisateurs principaux (en mise à jour) sont les employés des greffes. • Plus de 40 greffes utilisent le système. Les greffes ne l’utilisant pas préparent

actuellement les données de leurs dossiers pour en débuter l’utilisation au cours des prochains mois.

• De nombreux intervenants sont susceptibles d’utiliser le système en consultation.


• Le système est aussi appelé Banque criminelle. • Le système a été implanté approximativement en 1975 (juste après le M012). • Il s’agit d’un système de grande envergure69.


2.14.2.1 Contexte


Gestion des causescriminelles

M013

SOQUIJ

Gérer les dossiers

Gérer les rôles(inutilisé)

JugementImpliqués

Requêtesdiverses

Systèmescommuns

M002 Public

Sys. Info.gestionM010



Produire lesstatistiques

Avisdivers

Procureurs

SQ

Gérer lesdossiers

Gérer lesprocès-verbaux

Dossier (papier)

Consultation du plumitif


CDRM015

Infos (papier)

MSPTravauxcompensatoires

CQLC etCCLC


Autresorganismes et

individus

Jugement

CRPQConsultation du plumitif

Corps policiersmunicipaux et

autresJugement

Organismesdivers

Vérification d'antécédents

DACORMandat d'emprisonnement

Systèmepénitencier

fédéralMandat d'emprisonnement

InfotracRôles de laCh. c.et p.

Causes (pour rôles)

69 Plus de 210 travaux en différé.

Annexe L Page 18


2.14.2.2 Principes de fonctionnement

• Le système M013 est un système dont les fonctions essentielles s’exécutent en différé. La saisie des données s’effectue en cours de journée, mais la mise à jour des banques est réalisée le soir. Les seules transactions interactives disponibles sont des transactions de consultation.

• Les dossiers sont ouverts au M013 après la décision de porter plainte (prise par le procureur de la Couronne) et après l’autorisation d’un juge de paix70.

70 Ceci constitue l’événement déclenchant la judiciarisation du dossier.

Annexe L Page 19


2.14.2.3 Découpage

Sous-système Fonction Traitement Gérer les dossiers Gérer les dossiers et les PV Création, modification, suppression des

données d’un dossier criminel Création, modification, suppression des

données d’un procès-verbal Liste des personnes impliquées dans le

dossier avec informations sur leurs nom et adresse

Consulter le plumitif Résumé chronologique des procédures et des activités (en ordre croissant ou décroissant)

Préparer les avis Réquisitions de dossiers statutaires Avis d’audition Avis aux victimes Etc. (voir extrants) Gérer les demandes de

pardon Traiter les demandes de pardon

Gérer les rôles (non utilisé)

Produire les rôles Produire les rôles

Produire les statistiques

Produire les statistiques (Voir extrants)

Extrants

La liste suivante donne un aperçu des extrants du système. La majorité des rapports sont inscrits dans un calendrier de production et sont produits automatiquement. Ils sont ensuite dirigés vers les sites appropriés.

Annexe L Page 20


EXTRANTS PRINCIPAUX

Entité Détail Dossiers Dossiers fermés Détection des dossiers manquants Dossiers inactifs Dossiers ouverts (juridiction 10) Dossiers avec défaut mandat absent Liste des dossiers de violence conjugale Liste des dossiers en erreur Causes contestées Procès-verbaux Procès-verbaux (avant comparution) Procès-verbaux (après comparution) Procès-verbaux manquants Procès-verbaux par salle (sans

les comparutions) Rapport du greffier Impliqués Index alphabétique des accusés Demande des antécédents judiciaires Index criminel Avis et extrants divers Avis d’audition Avis d’infraction Avis aux victimes Mandats de perquisition non rapportés Mandats actifs Mandats à rappeler Poste certifiée Liste de rapport présentenciel Pardons Demandes de pardon Statistiques Statistiques de gestion Statistiques criminelles

Annexe L Page 21




Les informations du système concernent :

• Le dossier judiciaire; • Les procès-verbaux rattachés au dossier, avec, pour chaque procès-verbal, les

informations sur : º le plaignant; º l’accusé; º la ou les cause(s); º l’étape (choix de l’accusé, étape actuelle, étape prochaine); º la ou les accusation(s); º le cautionnement; º l’ordonnance du juge; º la ou les sentence(s) par accusation (amende, suramende, dédommagement à la

victime, emprisonnement, absolution, probation, sursis); º les remarques;

• Les demandes de pardon.

À l’instar des dossiers des causes civiles, les dossiers des causes criminelles s’articulent également autour d’un plumitif. Par contre, le procès-verbal associé au dossier criminel est la pièce angulaire du système M013.

2.14.3.2 Fichiers principaux

Le tableau suivant présente les fichiers principaux du M01371.

Groupe Fichier Principaux éléments de données Dossiers criminels

Dossiers criminels Numéro de dossier, date d’ouverture, nombre de plaignants, nombre de prévenus, région administrative, district judiciaire, date de dernière activité, date de fermeture

Chefs d’accusation

Chefs d’accusation et audiences

Date d’infraction, date d’audience, salle d’audience, heure d’audience, numéro du chef d’accusation, code de loi, article du Code criminel ou loi statutaire, plaidoyer, décision du juge, sentence, emprisonnement, réparation/restitution, libération, probation

Impliqués Impliqués Nom de l’impliqué, prénom, adresse, code de l’organisme plaignant, code de l’avocat

71 Il existe d’autres fichiers, de nature plus technique, tels que l’index des impliqués.

Annexe L Page 22

user


Impliqués permanents72

Nom, prénom, adresse

Victimes Victimes Nom, prénom, adresse

Les liens entre les fichiers sont indiqués dans le diagramme suivant.

PDOS Dossiers criminels

PCRM Chefsd’accusation et audiences

PIMP Impliqués

GORG Impliqués permanents

PVIC Victimes


La structure des fichiers du M013 possède de nombreuses lacunes. Ces lacunes sont reflétées dans le formulaire du procès-verbal criminel. La qualité des données du système est très affectée par cette structure, et ce, des deux manières suivantes :

• Certaines données ne sont tout simplement pas saisies; • Certaines données sont abrégées et inscrites dans les remarques.

De manière générale, les données de base du système informatique (soit les données factuelles) sont fiables, tandis qu’une partie des données du procès-verbal ne l’est pas.


Les données des causes criminelles ne sont pas confidentielles. La consultation partielle des dossiers informatiques est accessible aux ressources du Ministère, aux intervenants ainsi qu’au public. Des transactions d’interrogation sont disponibles dans certains palais de justice.


Il s’agit d’un système sur plate-forme centrale. Le SGBD utilisé est Total (un SGBD non relationnel). L’environnement transactionnel, pour les consultations, est CICS. Le langage de programmation est cobol.

72 Mise à jour quotidienne à partir du M002.

Annexe L Page 23

user


2.14.5 Volumétrie

• Nombre d’utilisateurs : entre 350 et 500 utilisateurs aux greffes. • Nombre de clients : environ 2000 utilisateurs indirects. • Nombre de dossiers :

º environ 90 000 ouvertures de dossier annuellement pour l’ensemble des greffes, dont 15 600 à Montréal (environ 17 %);

º environ 450 000 procès-verbaux annuellement, pour l’ensemble des greffes, dont 89 000 à Montréal (environ 20 %).


2.14.6.1 Forces

• Le système fonctionne encore, après presque 30 ans. • Le système est robuste.

2.14.6.2 Faiblesses

Changements législatifs de 1996 non appliqués

Le procès-verbal actuel ne tient pas compte des changements législatifs apportés en 1996. Il n’y a aucune donnée se rapportant aux nouvelles dispositions du Code criminel, notamment en ce qui concerne la détermination de la peine, telle que les emprisonnements avec sursis où l’accusé doit purger sa peine dans la collectivité. Aujourd’hui, ces informations sont inscrites manuellement dans la section Remarques.

Ces changements législatifs exigent que les documents et les formulaires s’adressant à l’accusé soient produits immédiatement et expliqués à l’accusé, et ce, avant son départ du palais de justice. Le système M013 ne répond pas à cette exigence.

Structure du fichier central

• La structure actuelle des données dans le système ne permet pas d’enregistrer toutes les informations apparaissant sur un procès-verbal. Pour la majorité des remarques, l’espace prévu dans le fichier est beaucoup trop court. Une partie de l’information est donc abrégée et une partie est perdue. De plus, il n’est pas possible d’identifier à quoi se rattache une remarque : est-elle reliée au cautionnement ou à l’ordonnance?

• Aucune information historique n’est conservée dans le fichier. S’il y a un changement à apporter à la sentence, il y a perte d’information, car l’utilisateur doit remplacer la donnée initialement inscrite.

• Le lien entre une audience et une étape d’audience est indirect et lourd à exploiter.

Annexe L Page 24


Dossiers criminels non informatisés

Les dossiers comportant plusieurs accusés ou plus de 99 chefs d’accusation ne sont pas mécanisés.

Structure du procès-verbal actuel

• La structure du formulaire Procès-verbal est très complexe, difficile à lire et rébarbative à la plupart des utilisateurs. Elle comprend beaucoup trop de codes non significatifs pour la plupart des intervenants.

• Le fait que des informations inscrites sur le formulaire papier ne soient pas saisies dans le système rend nécessaire la consultation du dossier physique.

Suivi et accès à l’information

• Il est très difficile d’effectuer un suivi adéquat des étapes du dossier, surtout en ce qui concerne les remises et les justifications de ces remises. Par le fait même, il devient difficile de produire des statistiques justes et pertinentes sur les étapes de la vie des dossiers.

• La consultation du plumitif n’est pas complète. Plusieurs éléments sur le résultat d’une audience ne sont pas présentés. Par exemple, un accusé peut être libéré, mais on ne sait pas si cette libération est accompagnée de conditions. La consultation du dossier physique est nécessaire.

Pièces à conviction

Les pièces à conviction et leurs liens avec les causes ne sont pas gérés par le M013.

Données manquantes

• Il est essentiel de noter que seule une petite partie des données du dossier physique est conservée dans le dossier informatique : º Des annotations sur la présence de documents dans le dossier physique sont

inscrites dans le dossier informatique. º Des informations doivent être inscrites dans les remarques (par exemple les

précisions sur le jugement rendu, l’état de concurrence d’une sentence à d’autres causes, l’état de concurrence d’une probation à d’autres causes).

Extrants insuffisants

Le M013 ne comble pas les besoins en avis et extrants. Il a peu d’extrants.

Alimentation du SIG

L’alimentation du SIG est manuelle, avec tout ce que cela comporte d’inefficacité et de risques d’erreur.

Annexe L Page 25




Code M013

Nom Gestion des causes criminelles


Le M013 ne répond pas aux besoins des utilisateurs





Envergure Très grande envergure


Élargissement majeur de la portée du système Possibilité de partage d’information d’identification des dossiers

avec les systèmes de gestion des dossiers civils et pénaux Utilisation d’un outil de workflow Utilisation de l’imagerie Utilisation du noyau d’échanges Accumulation des informations opérationnelles unitaires à des fins

de transfert vers un entrepôt de données Niveau de priorité Très haute priorité

Il s’agit probablement de la refonte la plus urgente.

2.15 M107 Système statutaire provincial


2.15.1.1 But

Le système M107 sert à gérer les dossiers des causes pénales (statutaires provinciales), à partir de la réception des constats d’infraction et de l’ouverture du dossier judiciaire jusqu’au jugement.


• Les dossiers qui se retrouvent dans le M107 relèvent des compétences de la Cour du Québec seulement.

• Les dossiers du M107 traitent la juridiction 61 (Chambre pénale)73. La juridiction 62 (Chambre de la jeunesse) avait été prévue, mais les ajustements à apporter au système n’ont pas été faits, parce que les greffes des tribunaux de la jeunesse n’étaient pas, au moment de l’implantation initiale, équipés en ce sens.

73 Lorsqu’un dossier va en appel et est, par conséquent, traité par une autre cour, il passe à la

juridiction 36.

Annexe L Page 26



• Les utilisateurs principaux (en mise à jour) sont les greffiers. Le maître des rôles est l’utilisateur principal en ce qui a trait à la production des rôles.

• L’ensemble des greffes aura incessamment accès au système.


• Le système M107 a été implanté en 1995, suite à l’introduction du nouveau Code de procédure pénale.

• Au départ, plusieurs livraisons étaient prévues. Toutefois, seule la première livraison a été implantée. Une deuxième livraison est en cours de développement.

• Le M107 s’appuie aujourd’hui sur les systèmes GDI (M023) et CDR (M015). Ces deux systèmes sont appelés à être remplacés par le SGIPA.


2.15.2.1 Contexte

Le M107 reçoit la majorité des constats d’infraction au moyen du GDI (dans le futur SGIPA). Par contre, certains organismes, qui ont leurs propres procureurs, envoient des constats saisis au complet dans le M107 (par exemple, Environnement Québec ou certains ordres professionnels).

Annexe L Page 27


Le M107 ne contient aucune fonctionnalité de nature comptable. Il s’en remet au M015 (CDR) à ce sujet.

Système statutaire provinvial

M107

Gestion desinfractions

M023

Autrespoursuivants

Contrôle desrevenus

M015

Gérer les rôles

Défendeur

SAAQ

PublicRôle public

Gérer les dossiers

Gérer lesdossiers

Constat

Constat

Requête

Jugement

Avisd'infraction

Gérer lesrésultats

d'audience

Produire lesavis et

statistiques

Tablesrépertoires

M003

Gestion desparamètres

M006

Amendes et frais

Dossier à créer

2.15.2.2 Découpage

Sous-système Fonction Traitement Gérer les dossiers

Gérer les dossiers Enregistrer, mettre à jour et supprimer une demande de création de groupes de dossiers

Consulter une demande de groupe de dossiers Créer un groupe de dossiers Créer le dossier d’un poursuivant privé Créer le dossier suite à une requête (GI04) Créer et annuler le dossier suite à un transfert

(GI05) Transférer du greffe central (GI09)

Annexe L Page 28

user


Sous-système Fonction Traitement Liste des dossiers créés (L001-01) Index des dossiers pénaux Mettre à jour les données du poursuivant (GI06) Mettre à jour et supprimer les données d’une

infraction (GI07) Mettre à jour et supprimer les données du

défendeur (GI08) Modifier l’adresse du défendeur (GI18) Consulter les chefs d’accusation Consulter le plumitif détaillé (GI51) Consulter le plumitif sommaire (GI50) Consulter le plumitif (sentences par

infraction) (GI54) Consulter le plumitif (index par nom) (GI58) Consulter le plumitif (index par constat) (GI59) Supprimer un dossier (GI10) Supprimer le défendeur (GI11) Supprimer l’infraction (GI12) Justifier les dossiers manquants (GI13) Liste des avocats de la défense (L011-02) Produire la liste des dossiers à transférer et à

recevoir L086-01, L086-02 L2 Justifier les dossiers manquants L2 Produire la liste des dossiers manquants L2 Rechercher par numéro de constat L2 Produire un rapport sommaire sur les ouvertures

de dossier par code loi L2 Produire la liste des défauts de plaider L2 Enregistrer la réception d'un document L2 Supprimer la réception d'un document L2 Fermer administrativement un défendeur L2 Produire la liste des dossiers inactifs Gérer les

auditions Enregistrer le dépôt de requêtes (GI20)

Supprimer le dépôt de requêtes Enregistrer l’audition de requêtes L2 Modifier le dépôt d'une requête L2 Modifier les chefs d'une requête déposée Mettre à jour et supprimer l’audition de requêtes Inscrire le résultat d’une requête (GI41) Rapport de contrôle pour avis

d’audition (L011-01)

Annexe L Page 29

user

user


Sous-système Fonction Traitement Produire la liste des auditions manquantes L071 Produire le PV avant audience (procès, requêtes,

défauts) (L047-01, L047-02, L047-04) Consulter les présences Produire les avis de réquisition Inscrire le résultat de l’audience (GI40) Préparer le PV du rôle de défaut (GI42) Produire le PV après audience pour les rôles de

défaut L078-01 Enregistrer les auditions des procès Mettre à jour et supprimer les auditions de procès Produire les avis d’audition et la poste certifiée

(L011-03, L012) Transmettre les résultats des causes à GDI L2 Produire PV avant audience pour le rôle

complémentaire des procès L2 Produire PV avant audience pour le rôle

complémentaire des causes par défaut L2 Produire PV avant audience pour le rôle

complémentaire des requêtes L2 Produire les rapports contrôles sur les constats

à créer Inscrire l’entête du rôle ou PV (GI30) Gérer les rôles Gérer les rôles Enregistrer, mettre à jour et supprimer les

informations du rôle de défaut Enregistrer l’information complémentaire d’un rôle Produire les rôles publics L052-01 Produire les rôles complémentaires des

défauts L042-02 Produire les rôles des requêtes L067-01 Produire les rôles des procès L062-01 Produire les rôles de comparution Produire les rôles des procès par défaut (L042-01) L2 Compléter le calendrier d'une salle L2 Produire les calendriers des salles L2 Épurer les calendriers des salles L2 Créer une mise au rôle par le greffier L2 Supprimer une mise au rôle par le greffier L2 Rechercher un rôle L2 Consulter un rôle Liste des causes retirées du rôle (procès, défaut,

requêtes) (L021-01, L0210-02, L021-03)

Annexe L Page 30

user

user


Sous-système Fonction Traitement L2 Produire la liste des dossiers manquants L2 Produire le rôle complémentaire des procès L2 Produire le rôle complémentaire des causes

par défaut L2 Produire le rôle complémentaire des requêtes Produire les avis et les statistiques

Produire les avis Produire les avis d’infraction à la SAAQ, pour les conducteurs

Produire les avis d’infraction à la SAAQ, pour les transporteurs

Produire les statistiques

Produire les statistiques pour Statistiques Canada L997

L2 Produire les statistiques sur les articles de loi par chef

L2 Produire les statistiques sur les plaidoyers, les jugements et les sentences

L2 Produire les statistiques sur les requêtes et les interventions

L2 Produire les statistiques du SIG sur les ouvertures

L2 Produire les statistiques du SIG sur les interventions

L2 Produire les statistiques du SIG sur les défendeurs


2.15.3.1 Modèle des données

Le diagramme suivant présente un modèle conceptuel très simplifié des données du système. Ce modèle fait ressortir les principales entités gérées par le M107, soit le dossier pénal, les défendeurs et poursuivants, les constats d’infraction, les jugements et sentences et les interventions.

Annexe L Page 31

user


Dossier

Jugement

GreffeSalle d’audience

Ligne de rôle

Audition

Sentence

Défendeur

TribunalJuridiction

ouvre

gère

concerne

rendu par

traite

contient

Chef d’accusation

est relié à

p

Intervention

Poursuivant

Plaidoyer

Infraction

Article de loi

Constat d’infractionAudience

Frais

Plusieurs types de rôles sont gérés par le M107 :

• Rôles des procès; • Rôles des requêtes; • Rôles par défaut; • Rôles complémentaires.

Le M107 utilise les tables communes ministérielles ainsi que les tables répertoires propres au M107. Les tables répertoires incluent les suivantes :

• Articles de loi du Code de la sécurité routière sur les conducteurs; • Articles de loi du Code de la sécurité routière sur les transporteurs; • Codes de loi (et correspondance avec le codes de loi du GDI); • Données sur les greffes (numéro, code de juridiction, délai de production du rôle de

défaut/des procès/des requêtes, indicateur de production d’avis de réquisition, etc.); • Jugements et jugements sur requêtes.


Les données du M107 sont de bonne qualité. La saisie des données est interactive. Il y a un échange de données avec le GDI et le CDR. Il n’y a pas de délai de saisie.

Annexe L Page 32


Les données du procès-verbal pénal correspondent aux données que le système est capable d’absorber.


Des transactions publiques de consultation sont disponibles aux greffes. Par contre, ces transactions protègent certaines informations confidentielles, telles que le numéro du permis de conduire. Ces informations ne sont accessibles qu’à l’interne.


Il s’agit d’un système sur plate-forme centrale. Le langage de programmation est principalement Ideal, mais aussi le cobol (pour les transactions de consultation grand public) et le SGBD est Datacom.

2.15.5 Volumétrie

• Nombre d’utilisateurs : entre 350 et 500 utilisateurs aux greffes • Nombre de clients : environ 2000 utilisateurs indirects • Nombre de dossiers : environ 200 000 nouveaux dossiers par an


2.15.6.1 Forces

• Comme tous les autres systèmes sur plate-forme centrale, le M107 hérite des forces de cette plate-forme. En particulier, la qualité de l’exploitation est élevée.

• Le temps de réponse est satisfaisant. • Le M107 gère les dossiers des causes pénales de manière satisfaisante et permet

d’atteindre les objectifs qui ont été fixés.

2.15.6.2 Faiblesses

• Comme tous les autres systèmes sur plate-forme centrale, le M107 hérite des limites technologiques de cette plate-forme.

• Le M107 possède peu de faiblesses fonctionnelles majeures, puisque la livraison 2, dont le développement est en cours, viendra pallier le manque de certaines fonctionnalités (par exemple le dépôt de documents).

• Certains cas particuliers ne sont pas traités élégamment et requièrent des solutions artificielles. Par exemple, il est nécessaire de créer une audition fictive pour enlever une cause du rôle si un paiement a été fait (on peut donc avoir un paiement fait et une ligne de rôle postérieure au paiement dans le plumitif, ce qui est absurde).

• On peut aussi citer le fait qu’une fois les avis expédiés à la SAAQ, toute modification ultérieure doive être notifiée manuellement à la SAAQ.

Annexe L Page 33



Le système M107 Système statutaire provincial répond, pour l’essentiel, aux besoins de ses utilisateurs.

Toutefois, il est possible d’envisager une refonte (non prioritaire) du système à des fins d’intégration complète aux autres composantes du SIIJ et au SGIPA (et, plus généralement, à tous les systèmes sur plate-forme NTIC). Cette refonte permettrait aux utilisateurs de profiter d’outils de productivité, tels que le workflow et la numérisation de documents.

L’importance économique d’une telle refonte nécessite une analyse plus approfondie. En particulier, l’élaboration d’une perspective globale de l’ensemble des systèmes résidant sur la plate-forme centrale est requise.

2.16 M002 Systèmes communs


2.16.1.1 But

Le système M002 :

• Gère des données communes à l'ensemble du Ministère et des autres organismes; • Offre des programmes communs, destinés aux applications du central.


• Le M002 ne traite pas véritablement les dossiers judiciaires.


• L’utilisateur principal du système est le pilote (représentant la DGSJ). C'est celui-ci qui autorise les types d'accès aux données. Les mises à jour sont dévolues à plusieurs unités organisationnelles74.


• Divers documents se réfèrent à ce système en utilisant incorrectement d’autres noms, dont Tables communes, Éléments communs et, même, Impliqués permanents.

• Le système M002 est en opération depuis 1975.

74 Le personnel du fichier maître (qui relève des services financiers à Montréal) est responsable des mises à

jour des impliqués permanents. Le personnel de la Direction des affaires pénales est responsable d'inscrire le numéro du greffe associé à une municipalité. Le responsable informatique du système M002 est responsable des autres mises à jour.

Annexe L Page 34



2.16.2.1 Contexte

Le diagramme suivant présente le contexte du système M002.

Systèmescommuns

M002

MES

Institutions bancaires (cassette)

MSSS

Établissements de santé (cassette)MAMM

Populations des municipalités,superficies et noms

en minuscules (fichiers)ISQ

(par leMSP)

Municipalités(fichiers)

Public

Consultations c. transactions en direct

MSP et SQ

MRQ

MSR

SOQUIJ

Ville deMontréal

AutresM012 M013M010 M015 M107 Infotrac

StatistiquesCanada

Pays, provinces(papier)

Barreau duQuébec

Avocats

Chambredes notaires

Notaires

Régie des permisd'alcool (RPAQ)

Commission desdroits de la

personne (CDP)

Comité d'aideaux victimes

d'actes criminels

M003

2.16.2.2 Découpage

Les principales fonctions et traitements du M002 sont les suivants.

Fonction Traitement Données communes

Recevoir des données d’organismes externes (en différé)

Mettre à jour en direct les données : GG13 maj impliqués permanents GG15 maj références d’appellation GG22 maj élections de domicile

Consulter les données GG11, GG46 Index des impliqués permanents

Annexe L Page 35


Fonction Traitement GG12, GG47 Impliqués permanents GG19 Consultation des transferts de minutes GG21 Consultation des élections de domicile

Préparer les fichiers à l’intention des autres systèmes Préparer les fichiers à l’intention d’organismes externes Produire les listes Programmes communs

Lire, transformer et calculer des dates

Calcul du chiffre autovérificateur Conversions de nombres Gérer les appels de messages pour les transactions en direct Produire des étiquettes Autres programmes communs (environ 100)



Éléments principaux à contenu fonctionnel

• Impliqués permanents º personnel de la cour

greffiers greffiers-audienciers secrétaires judiciaires sténographes

º juges º organismes plaignants º corps policiers º bureaux d’avocats º procureurs º syndics º notaires º huissiers º réclamants º destinataires

• Circonscriptions électorales • Communautés urbaines • Districts judiciaires • Divisions d’enregistrement • Établissements de santé

Annexe L Page 36

user


• Greffes • Institutions bancaires • Juridictions • Municipalités • Municipalités régionales de comté • Natures judiciaires • Pays • Provenances • Provinces • Régions administratives • Régions cadastrales • Régions judiciaires • Tribunaux • Codes de loi • Articles du Code criminel • Procédures criminelles

2.16.3.2 Liens entre les tables

Les systèmes communs gèrent des tables qui n’ont généralement pas de liens entre elles, puisque plusieurs tables répertoires sont constituées uniquement de listes de codes, suivies de leur description. Les populations des tables répertoires sont fixes, ou sont modifiées exceptionnellement.

Par contre, il y a plusieurs tables plus complexes avec, pour certaines, des populations qui varient à fréquence régulière. Ces tables sont constituées de plusieurs éléments, dont certains se réfèrent à des tables répertoires ainsi qu'à d'autres tables complexes. Par exemple :

• Greffes, districts, régions, municipalités; • Municipalités c. MRC et circonscriptions électorales; • Impliqués permanents avocats c. greffes; • Adresses des greffes et des succursales bancaires c. provinces et pays; • Greffes c. centres de responsabilité; • Greffes c. juridictions; • Impliqués permanents juges c. juridictions c. tribunaux; • Divisions d'enregistrement c. régions cadastrales; • Pays c. provinces, de plus, les provinces comprennent deux séries de codes

de provinces; • Impliqués permanents huissiers c. districts judiciaires; • Impliqués permanents avocats et bureaux d'avocats c. élections de domicile et greffes.

Annexe L Page 37



Les données des tables sont fiables.


Le M002 ne contient pas de données non publiques.


Il s’agit d’un système sur plate-forme centrale. Pour des raisons techniques, les tables de données sont dupliquées en deux formats, soit avec le SGBD Total et avec le SGBD Datacom. Les langages de programmation sont le cobol et Ideal

La saisie des demandes d'étiquettes est effectuée sur plate-forme NTIC. Ces demandes sont transmises sur plate-forme centrale pour y être traitées.

2.16.5 Volumétrie

• Le M002 a de petites banques de données en croissance lente. • Le volume des mises à jour est très faible, tant en direct qu’en différé. En ce qui

concerne les consultations, le volume est moyen en direct, mais élevé, en différé.


2.16.6.1 Forces

• Le système joue adéquatement son rôle dans ce contexte.

2.16.6.2 Faiblesses

• Le bassin d’informations communes, dans le domaine de la justice, est très vaste et très profond. Le M002 n’utilise pas pleinement le potentiel de ce bassin et le niveau de détail des données est insuffisant. À titre d’exemple, il n’y a pas assez d’informations de communication associées aux intervenants (numéro de télécopieur, adresse courriel, etc.). Il s’agit pourtant d’une facette importante, puisque de nombreuses situations légales sont assujetties à des délais.

• La plate-forme technologique impose de nombreuses limitations, dont la nécessité de conserver des versions physiques distinctes de certaines tables. Cette duplication se répercute dans les traitements qui existent en double.

• La gestion des relations entre les données est difficile (nécessité de gérer explicitement des tables de relations).

• L’utilité et le caractère commun de certaines tables semble discutable.

Annexe L Page 38




Code M002

Nom Systèmes communs


Le M002 répond mal aux besoins des utilisateurs





Envergure Grande envergure


Élargissement majeur de la portée du système Utilisation du noyau d’échanges Le nouveau système devra alimenter les systèmes s’alimentant

actuellement du M002. Niveau de priorité En elle-même, la situation du M002 n’exige pas une refonte urgente.

Par contre, étant donné son caractère horizontal, il est à prévoir que la refonte du M002 devrait faire partie de la première livraison du SIIJ.

Annexe L Page 39


2.17 M029 Entrepôt de jugements (EDJ)


2.17.1.1 But

Le système EDJ est un système permettant de rédiger, de diffuser et de conserver les jugements de la Cour d’appel, de la Cour supérieure, de la Cour du Québec et du Tribunal du travail.


Le système sert à réaliser des activités de rédaction :

• Création d’un projet de jugement et d’une opinion; • Modification d’un projet de jugement; • Échange d’un projet de jugement entre les juges; • Officialisation d’un jugement; • Impression d’un jugement pour signature.

Le système permet d’effectuer des activités de diffusion des jugements :

• Mise en disponibilité des jugements à la clientèle interne du Ministère; • Consultation des jugements de l'entrepôt; • Transmission des jugements au diffuseur (SOQUIJ) et aux autres M/0.


Les utilisateurs principaux du système EDJ sont les juges et leurs secrétaires (environ 450 personnes).


• Dates d’implantation : Cour d’appel, fin novembre 1999; Tribunal du travail, décembre 1999; début 2000 pour les autres (Cour supérieure et Cour du Québec).

• Ce système n’est plus en fonction depuis novembre 2001. Les données sont archivées sur ruban magnétique. Comme la SOQUIJ possède tous les jugements, c’est surtout vers cette organisation qu’il faut maintenant se tourner pour récupérer un jugement.

• Depuis novembre 2001, les secrétaires transmettent le jugement intégral, en version électronique, directement à la SOQUIJ. Les jugements sont envoyés dans une boîte postale au MJQ, où les messages sont jetés de façon automatisée et les fichiers attachés (jugements) sont récupérés pour les acheminer, une fois par jour, à la SOQUIJ.

• Les unités de traitement du système EDJ sont intégrées au progiciel de gestion documentaire LIVELINK.

Annexe L Page 40



2.17.2.1 Contexte

La figure suivante décrit le contexte du système.

Juges,Secrétaires dejuges

Entrepôt desjugements

Sous-systèmeRédiger unjugement

Sous systèmePiloter lesystème

Sous systèmeRendre unjugementdisponible

SOQUIJ

Ministèreset

organismes

MJQ

Rapports

Jugement

2.17.2.2 Découpage

Le système EDJ (M029) permet de réaliser :

• La production de jugements, º rédaction; º échanges et mécanismes d’approbation par la magistrature; º transmission de textes vers l’entrepôt; º diffusion par le greffe. º La conservation des jugements. º La diffusion des jugements, º au diffuseur et aux parties concernées; º accessibilité pour la clientèle interne du MJQ; º récupération de jugements de l’entrepôt; º impression de jugements (papier); º diffusion aux autres M/O.

Annexe L Page 41


2.17.2.3 Échanges d’informations

Il n’y a aucun lien informatisé avec d’autres systèmes du MJQ. Par contre, tous les jugements sont transférés électroniquement à la SOQUIJ.


2.17.3.1 Modèle des données

Les principales entités du modèle de données sont décrites dans le tableau suivant.

Entité Description Répertoire de juges Fichier où sont enregistrés tous les noms des juges

du MJQ. Partie Indique les parties demanderesses et défenderesses

du jugement. Juge responsable Juge(s) rattaché(s) au jugement. Attribut de repérage Attributs de repérage qui permettent d’effectuer la

recherche à partir du logiciel LIVELINK. Domaine de droit Indique l'ordre de présentation du domaine de droit

dans le jugement. Répertoire des domaines de droits Domaine de droit du jugement, soit : extorsion,

criminel, civil, etc. Répertoire de sous-domaines de droit

Un domaine de droit peut être divisé en plusieurs sous-domaines de droit.

Jugement Contient principalement le texte du jugement. Ce fichier contient également quelques attributs saisis manuellement lors de la création d'un projet de jugement.

Opinion Document texte qui précise l'accord ou le désaccord d'un juge face à la décision rendue.

Greffe Description des greffes, soit : Québec, Montréal, etc. Division Précise la division du jugement. Exemple : petites

créances. District judiciaire Nom du district où a eu lieu le jugement. Dossier antérieur Numéro de dossier de jugement relié au

présent jugement. Procureur Prénom et nom du procureur ou bureau qui représente

les parties. Dossier Numéro de dossier du jugement. Chambre Catégorie de chambre, soit : Chambre criminelle et

pénale, Chambre civile, etc. Juridiction Type de juridiction, soit : criminel, contrevenant, etc. Tribunal Catégorie de tribunal, soit : Cour d'appel, Cour

supérieure, Cour du Québec et Tribunal du travail.

Annexe L Page 42



• Les jugements sont produits sur des formulaires standardisés (format désignation : fixe, format texte intégral, numéro de jugement unique). L’information est donc jugée de bonne qualité et fiable.


• Les noms et prénoms des parties mineurs ne doivent pas être diffusés. • Les jugements doivent demeurer confidentiels jusqu’à leur diffusion (en création, état

projet, non signé par la magistrature). • Certains jugements sont interdits de publication. • Gestion des accès : table des employés, profil par utilisateur. • Accès à l’entrepôt : journalisation des accès, vérification du demandeur.

Annexe L Page 43



• Progiciel de gestion documentaire LIVELINK (pour l’enregistrement des documents).

• Oracle (pour l’enregistrement des données). • Robot de fusion (pour l’intégration des données à un gabarit Word). • Fureteur Web (pour l’accès au système). • Microsoft Word (outil de traitement de texte pour la création des jugements). • VB (environnement de développement).

2.17.5 Volumétrie

• Nombre de jugement produits par année : 50 000 à 70 000. Les jugements avec interdit de publication et ceux n’offrant pas d’intérêt jurisprudentiel ne devraient par être disponibles à la diffusion.

• Nombre d’utilisateurs : environ 450 secrétaires et juges. • Nombre d’emplacements : 56 points de service. • Nombre de transactions : environ 150 jugements par jour.


2.17.6.1 Forces

• La fonction Entreposage est jugée satisfaisante. • Le progiciel de gestion documentaire offre des fonctions avantageuses, telles que la

gestion des versions, un moteur de recherche performant, un outil de production de résumé, la gestion de la sécurité, etc.

• Le système utilise la norme canadienne Felsky pour la rédaction des jugements.

2.17.6.2 Faiblesses

• La fonction de rédaction des jugements n’est pas très bien adressée par le système. • L’application n’est pas simple et conviviale à utiliser. • Pauvre performance75. • Stabilité et fiabilité incertaines. • Problèmes de confidentialité.

75 Ce système n’a pas été jugé suffisamment performant, principalement à cause de la bande passante et du

peu de performance offerte par les postes de travail des secrétaires, principalement en région. Il est à noter que le MJQ procède actuellement à l’installation de postes de travail plus puissants pour toutes les secrétaires de juges (540). Cette opération devrait être complétée d’ici la fin du mois de mars 2002.

Annexe L Page 44


• L’application a été mise de côté en novembre 2001. La saisie ne s’effectue donc plus dans EDJ.


Quoique plusieurs fonctionnalités du M029, particulièrement celles liées à la production des jugements, ne soient pas jugées satisfaisantes, le système (à tous le moins les fonctionnalités liées à l’entreposage et à la diffusion des jugements) devrait être en mesure de répondre, de façon générale, aux besoins des utilisateurs. Par contre, dans l’état actuel de l’infrastructure technologique du Ministère, son adéquation technologique est problématique.

Il est donc recommandé d’effectuer une refonte des fonctionnalités jugées insatisfaisantes et de développer une interface avec celles qui le sont. S’il s’avère qu’il est impossible de tirer partie des forces de ce système ou que les conditions nécessaires à son utilisation ne peuvent être réunies, une autre solution devra être élaborée.

2.18 M025 Registre en matière familiale (RMF)


2.18.1.1 But

Le système M025 permet d’enregistrer les informations concernant tout jugement rendu en matière familiale et transmet certaines informations au ministère du Revenu du Québec, à la Régie des rentes du Québec et au Registre des droits personnels et réels mobiliers (RDPRM), conformément à la Loi facilitant le paiement des pensions alimentaires (art. 6) et au Code de procédure civile (art. 817.2).


• Le M025 traite uniquement l’information des dossiers en matière familiale et des déclarations assermentées en vertu de l’article 827.5 du CPC.


• Les utilisateurs principaux sont les greffiers, et leurs adjoints, des greffes de la Cour supérieure.


• Le système M025 est en opération depuis 1996. • Ce système a été implanté afin de pallier l’asynchronisme entre le dépôt du jugement

au greffe et le moment où le MRQ reçoit l’information pour percevoir les pensions alimentaires. Il faut donc considérer le fait qu’à partir du moment où le MRQ pourra s’alimenter (ou être alimenté) à partir des données d’un entrepôt de jugements, le système M025 n’aura plus sa raison d’être. Par ailleurs, ce système nécessite environ 13 ETC par année pour effectuer le travail de lecture des jugements, de repérage et de

Annexe L Page 45


saisie de l’information, et de photocopie et d’expédition de jugements aux organismes concernés.


2.18.2.1 Contexte

Le diagramme suivant présente le contexte du système M025 (en termes d’échanges d’informations).

M025RMF

MRQ

SIG

État civil

RRQ

RDPRM

Éch. Électroniquespar I/S

Fichier + copiesjugements/déclarations

Données parAgenda I/S

Notification papier

Extrants + copiesjugements

2.18.2.2 Découpage

Les principales fonctions et traitements du M025 sont décrits dans le tableau suivant.

Fonction Description Gérer les dossiers de jugement en matière familiale

Inscrire et maj partie débitrice Inscrire et maj partie créancière Inscrire et maj ordonnance

Communiquer les dossiers de jugement en matière familiale

Traiter les jugements en divorce Traiter les inscriptions de nature matrimoniale Traiter les notifications de divorce Traiter les ordonnances alimentaires

Traiter les dossiers Archiver et épurer les dossiers Produire les listes des dossiers

Produire les données de gestion

Extraire les données de gestion Compiler les données de gestion Produire des listes des données de gestion Transmettre certaines données au SIG (M010)

Annexe L Page 46



2.18.3.1 Entités (tables)

Entités (tables) du modèle conceptuel de données

• Parties • Dossier • Action en divorce • Enfant • Autre personne • Revenus • Emploi • Succursale bancaire • Créance • Taux d’intérêt • Indexation • Jugement • Greffe • District judiciaire


Les données des tables sont considérées fiables.


• Seuls les utilisateurs dont le profil de sécurité inclut l’application GM auront accès au système. En outre, l’utilisateur ne peut avoir accès qu’aux dossiers de son greffe.

• Toutes les informations figurant sur le formulaire prévu par l’article 827.5 du CPC sont confidentielles.

• En vertu de l’article 827.5 du CPC, les informations saisies dans le registre sont confidentielles.


Il s’agit d’un système sur plate-forme centrale (Datacom, Ideal)

2.18.5 Volumétrie

• Nombre d’emplacements : 42 palais de justice • Nombre de clients : 3 (MRQ, RRQ, RDPRM) • Nombre d’utilisateurs : 240 personnes ayant accès au système

Annexe L Page 47


• Nombre de consultations : négligeable • Nombre de transactions : 45 000 inscriptions par année


2.18.6.1 Forces

• Le système joue adéquatement son rôle dans ce contexte.

2.18.6.2 Faiblesses

• Aucune communication avec le système M012 Gestion des causes civiles. • Peu de faiblesses systémiques d’identifiées, sauf le fait que ce système n’aurait pas sa

raison d’être si un entrepôt de jugements permettait d’alimenter le MRQ. • Lourdeur du processus (faiblesses d’ordre organisationnel) : les jugements doivent

être lus par le greffier, analysés pour le repérage de l’information. Celle-ci doit être saisie de nouveau à partir du papier (jugement et déclarations); les photocopies de documents doivent être faites, puis expédiées, etc.


L’adaptation pour intégration du système M025 Registre en matière familiale est recommandée. Cette adaptation devrait transformer le M025 en une simple interface automatisée avec les systèmes des partenaires du MJQ. La logique de l’interface serait entièrement réutilisée, mais il n’y aurait plus lieu d’y effectuer des mises à jour.

Il faut toutefois noter que cette recommandation devra être confirmée par une analyse technologique. En effet, il faudra éventuellement confirmer la pertinence de garder sur plate-forme centrale l’interface avec les systèmes des partenaires du MJQ.

2.19 M010 Système d’information de gestion


2.19.1.1 But

Le M010 Système d’information de gestion permet de produire des données statistiques destinées aux gestionnaires responsables de l’administration des activités des greffes.

Cette information quantifie les activités des greffes et des cours municipales, ainsi que les décisions des tribunaux, et ce, pour les différentes juridictions.

Annexe L Page 48



• Les informations qui se retrouvent dans le M010 relèvent des compétences des trois niveaux de cour (soit la Cour du Québec, la Cour supérieure et la Cour d’appel) et se rapportent à tous les volets de la justice (civil, pénal, criminel et jeunesse).

• Secteurs d’activités º Cour d’appel º Greffes civils (tutelle, faillites) º Petites créances º Raisons sociales º Mariages civils º Archives de l’état civil º Percepteur des pensions alimentaires º Greffes pénaux º Tribunal de la jeunesse º Tribunaux administratifs º Percepteur des amendes º Centre de distribution º Divers et autres organismes º Administration locale


• Les greffiers et le pilote du système peuvent définir des rapports. • Les gestionnaires et la magistrature sont les destinataires des rapports.


• Le système est aussi appelé SIG. • Certains rapports sont utilisés pour confectionner le Rapport statistique pour les

activités judiciaires. • Le système produit des rapports (écran ou papier). • Le système a été développé en 1982 et a été modifié en 1993.


2.19.2.1 Contexte

Intrants

Les intrants sont à la fois manuels (par saisie) et électroniques (par fichier). Voici la liste des systèmes qui fournissent des données à M010.

Annexe L Page 49


No Système Intrant saisie Intrant fichier M012 Gestion des causes civiles Oui Oui M013 Gestion des causes criminelles Oui Oui M022 Gestion des créances Oui Oui M025 Registre en matière familiale Oui Oui M107 Système statutaire provincial Oui Non

Extrants

Certains extrants sont produits sous forme de fichiers qui peuvent être importés dans Excel.

Les extrants incluent :

• Les dossiers ouverts à la Cour du Québec; • Le sommaire des dossiers ouverts à la Cour du Québec.

2.19.2.2 Découpage

Sous-système Fonction Définition des rapports Définition des rapports Définition des rubriques et calculs Saisie manuelle à l’écran Importation des fichiers de valeurs de rubriques

Entrée des données

Consultation des données à l’écran Demande de rapport (en direct) Impression de rapports demandés (jour) Impression de rapports programmés (mois et année)

Production des rapports

Impression de listes de contrôle (ex. saisies en retard) Demandes spéciales Produire des fichiers de données pour

utilisateurs Excel (ex. Bureau du sous-ministre)


2.19.3.1 Entités principales

Les principales entités sont RAPPORT, RUBRIQUE et GREFFE.

Entité Description Volume RAPPORT Un rapport est constitué de 1 à 80 rubriques. Porte

sur un domaine d’activité. Exemples : Cour du Québec, Chambre civile; Cour supérieure, Chambre criminelle.

237 pour l’année 2001. Inconnu depuis l’année 1982.

Annexe L Page 50


Entité Description Volume SECTEURS d’activités

Il y a 14 secteurs d’activités. 14

RUBRIQUE Une rubrique est une information saisie manuellement ou automatiquement. Elle peut aussi être le résultat d’un calcul. Elle ne peut appartenir qu’à un seul rapport. Exemples : dossiers ouverts, causes au rôle, jugements rendus par les juges, jugements rendus par les officiers, causes entendues, causes terminées, délai de fixation des causes au rôle.

6387 pour l’année 2001. Inconnu avant l’année 1982.

Géographie Le GREFFE est le plus bas niveau de la compilation. Répartition géographique : greffe, district, région, division d’appel, province.

Temps Par mois, par année 20 ans x 12


Saisie manuelle

Les informations publiées dans les rapports proviennent en bonne partie d’entrées manuelles. La qualité de ces données n’est pas garantie.

Délai de rafraîchissement

Les informations sont rafraîchies en général une fois par mois. Quelques-unes le sont une fois par année.

Délai d’entrée des données

Les informations peuvent être saisies en retard (après la date de tombée de fin du mois).


Les rapports produits ne contiennent pas d’informations spécifiques à certains dossiers en particuliers et ne sont donc pas confidentiels.

2.19.3.4 Délai de rétention des données ou épuration des données

Toutes les données sont accumulées depuis 1982, soit les définitions de rapports, les rubriques et les valeurs des rubriques.


Il s’agit d’un système sur plate-forme centrale. Il utilise le SGBD Total et le langage de programmation cobol. Douze transactions CICS sont disponibles. Les fonctions relatives à la suspension des permis de conduire ont, pour leur part, été développées avec le SGBD Datacom et le langage Ideal.

Annexe L Page 51



2.19.5.1 Forces

Le système permet au pilote de définir de nouveaux rapports et de nouvelles rubriques (par exemple le nombre de brefs de saisie). Les rubriques peuvent comporter des formules de calcul (souvent des regroupements de rubriques).

2.19.5.2 Faiblesses

• Le système est vieux. Pour pouvoir en tirer plein potentiel, une formation est requise. Or la formation n’est plus dispensée depuis quelques années. Il y a donc souvent une utilisation inadéquate du système et la qualité des données peut en être très affectée.

• Le système n’est pas accessible par les usagers. Seul le pilote peut définir et demander des rapports. Les véritables usagers doivent faire des demandes au pilote. Signalons également que les rapports parviennent aux usagers le lendemain (ou même avec un plus grand délai) des demandes.

• La majorité des valeurs des rubriques sont saisies manuellement, d’où les possibilités d’erreurs et de retards dans la saisie des informations.

• Le système n’a que très peu de liens automatisés avec son environnement. • Chaque rapport est valable pour un an. Les rapports doivent donc être redéfinis à

chaque année. • La technologie Total n’étant plus dispensée par un fournisseur, aucune modification

du système ne peut être envisagée, car ce serait trop risqué. Il s’agit d’un système figé.


Annexe L Page 52



Code M010

Nom Système d’information de gestion


Le M010 ne répond que très partiellement aux besoins des utilisateurs


Le M010 repose sur une base technologique totalement dépassée



Envergure Moyenne à grande


La nouvelle solution serait basée sur un progiciel permettant, entre autres, la construction interactive de requêtes d’interrogation par l’utilisateur final.

Les approches actuelles en matière d’information de gestion sont basées sur une différentiation claire entre systèmes opérationnels et systèmes informationnels. Les systèmes opérationnels sont responsables d’accumuler l’information unitaire de base qui est ensuite transmise aux systèmes informationnels. Les systèmes informationnels sont basés sur des progiciels qui permettent, entre autres, la construction interactive de requêtes d’interrogation par l’utilisateur final.

Signalons que de nombreuses interfaces d’alimentation du nouveau SIG en données de gestion devront être construites.

Niveau de priorité Haut

2.20 M015 Contrôle des revenus


2.20.1.1 But

Le but de la mise en place du système M015 Contrôle des revenus est d’effectuer le suivi de la récupération des créances dues au ministère de la Justice, à des organismes ou à des victimes.

Les créances peuvent provenir :

• D’infractions au Code criminel ou aux lois statutaires provinciales et fédérales; • De services rendus par les palais de justice (timbrage des procédures civiles déposées

au greffe).

Annexe L Page 53



• Les créances inscrites au M015 proviennent de causes traitées par les trois niveaux de cours (soit la Cour du Québec, la Cour supérieure et la Cour d’appel).

• Le système M015 ne traite pas vraiment les dossiers judiciaires.


• Les utilisateurs principaux (en mise à jour) sont les caissiers, les services financiers et les percepteurs locaux (tous rattachés aux services judiciaires) ainsi que le personnel des services régionaux de perception des amendes (SRPA).

• Tous les points de service utilisent le système, soit les 58 points de service.


• Le système a été implanté en 1984. • Même s’il comporte moins de traitements que les autres systèmes de mission, le

M015 est un système d’importante envergure76.


2.20.2.1 Contexte


76 Plus de 150 travaux en différé.

Annexe L Page 54


Contrôle des revenus

M015

Gestion decaisseM008

Systèmescommuns

M002Impliqués permanents,

autres tables

Informations pour journal

Encaisser

Gérer les autresservices

Gestion descauses

criminellesM013

Amendes, suramendes,dédommagements

Ministère desFinances

Chèques

Percevoir

Gérer lescomptes

Payer

Renseigner laclientèle

CTQConsultation des comptes

SAAQPermis à suspendre,

informations sur les comptes

Sys. statutaireprovincial

M107

Gestion desinfractions

M023Dossiers à créer

Sentences, amendes, frais, acquittement

AcombaInformation comptable

BAVACInformation comptable

2.20.2.2 Découpage

Le découpage du M015 Contrôle des revenus en sous-systèmes est le suivant :

• Encaisser; • Gestion des autres services (par exemple les vestiaires); • Percevoir; • Gérer les comptes; • Paiements; • Renseigner la clientèle par les employés du MJQ.

Annexe L Page 55


Extrants

À titre indicatif, la liste suivante donne un aperçu des extrants du système.

Extrant principal Avis de jugement Avis fédéraux Journal général Journal encaissement Avis aux huissiers Dossiers en défaut Création des avis et du ruban pour la SAAQ Création des rectifications d'avis pour la SAAQ Liste des permis de conduire suspendus Liste des permis conduire suspendus dont le solde de créance est nul Trop-perçus Paiements en attente Chèques Paiements en attente après remboursement des victimes Sommaire des comptes à recevoir Comptes à recevoir pour le BAVAC, pour la suramende Totaux pour les amendes, frais, autres montants et les suramendes (BAVAC) Nombre de dossiers par greffe Radiation des créances irrécouvrables Impression état financier et historique des transactions comptables du dossier accusé

Il est à noter que la transaction GR01, qui permet la consultation d’un compte, est disponible au public dans les palais de justice.


Il s’agit d’un système sur plate-forme centrale. La première partie de ce système a été développée avec le SGBD Total, avec les langages de programmation cobol et CICS. Les fonctions relatives à la suspension des permis de conduire ont, pour leur part, été développées avec le SGBD Datacom et le langage Ideal.

2.20.4 Impact du développement du SGIPA

Le M015 va être partiellement remplacé par le SGIPA, au mois de décembre 2002. La portée exacte des travaux à venir, touchant le BIA, n’étant pas encore arrêtée, il n’est pas possible, à l’heure actuelle, de tracer un portrait final de la situation future. Toutefois, il est d’ores et déjà certain que :

• Les sous-systèmes de gestion de compte, de perception, de paiements et de renseignements du M015 seront remplacés par le SGIPA;

Annexe L Page 56


• La fonction d’encaissement et la gestion des services rendus par les palais de justice ne seront pas gérées par le SGIPA.

Il ne s’agit donc pas d’un remplacement total (comme c’est le cas avec le M023 Gestion des infractions).

Selon les informations aujourd’hui disponibles, une étude d’opportunité pourrait être lancée rapidement pour examiner la possibilité d’effectuer une refonte, dans un nouveau système, des éléments résiduels du M015 et du système M008 Gestion de caisse.


2.20.5.1 Forces

Comme tous les autres systèmes sur plate-forme centrale, le M015 hérite des forces de cette plate-forme. En particulier, la qualité de l’exploitation est élevée et le temps de réponse est satisfaisant.

Les données du système sont de bonne qualité. Le lien avec le M107 est également de bonne qualité.

2.20.5.2 Faiblesses

Même s’il est plus récent que les systèmes du civil et du criminel, le M015 utilise le SGBD Total. Il s’agit donc d’une plate-forme lourde et difficile d’entretien.

L’intégration du M015 et de ses fournisseurs d’information est imparfaite. Dans plusieurs cas, les informations en provenance M023 Gestion des infractions ou du M013 Gestion des causes criminelles peuvent être erronées (principalement pour des considérations reliées à la chronologie des événements et de l’inscription de ces événements dans les différents systèmes). Il faut alors intervenir directement dans les fichiers du M015 pour réparer les erreurs et restaurer l’intégrité des données.


Il est recommandé d’adapter le M015 pour l’intégrer au SIIJ.

Au cas où une refonte (nécessairement externe au SIIJ) du M015 aurait lieu, une intégration du nouveau système au SIIJ devra être réalisée.

Annexe L Page 57


2.21 SIPP et le module SIPP du système Infotrac


2.21.1.1 But

Le Système informatisé des poursuites publiques (SIPP) et le module SIPP du système Infotrac77 permettent au bureau du substitut du procureur général (SPG) de cueillir les données provenant du rapport de police, telles que l’identification de l’accusé et de la victime, les informations sur le ou les chefs d’accusation ainsi que les détails sur les témoins impliqués. S’y trouve également un panorama servant à la préparation des documents de dénonciation et de sommation et des mandats d’arrestation. Le SIPP et le module SIPP d’Infotrac permettent d’effectuer le suivi du dossier, la gestion des témoins, de même que la production des formulaires opérationnels et des différents extrants, tels que rapports, listes, etc.

2.21.1.2 Types de dossier traités

• Les dossiers traités par le SIPP et le module SIPP d’Infotrac sont des dossiers criminels et pénaux, judiciarisés ou non.

• Les dossiers traités par le SIPP et le module SIPP d’Infotrac relèvent des compétences des trois niveaux de cour (Cour du Québec, Cour supérieure et Cour d’appel).


• Les utilisateurs sont les substituts du procureur général et les employés des bureaux du SPG.

• Infotrac est utilisé dans quatre palais de justice (Québec, Sherbrooke, Longueuil et Trois-Rivières), alors que le SIPP est utilisé dans la plupart des autres palais de justice, y compris celui de Montréal.


• Le SIPP et Infotrac ont été implantés en l’an 2000. • Le SIPP est disponible en deux versions : la première permet de gérer les dossiers

criminels des adultes, alors que la seconde permet de gérer les dossiers criminels des jeunes. Cette deuxième version contient, en plus, des informations parentales des accusés. Le module SIPP d’Infotrac ne possède pas cette version.

77 Le système Infotrac est composé de trois entités principales, soit un module SIPP (système SIPP auquel

on a ajouté une fonction de transfert de données vers le système M013), un module de gestion des rôles de la Chambre criminelle et pénale (décrit plus en détails à la section 2.11) et une base de données commune partagée entre ces deux modules.

Annexe L Page 58



2.21.2.1 Découpage

SIPP et le module SIPP d’Infotrac78 offrent les principales fonctions suivantes.

Fonction Description Réception Saisie, modification et suppression des informations sur

l’accusé et les infractions soumises au substitut du procureur général à partir du rapport de l’agent de la paix.

Victime Saisie, modification et suppression des informations nominatives sur la ou les victimes d’un dossier.

Dénonciation et acte d’accusation

Rédaction, modification et réimpression d’une plainte, rédaction et modification d’un acte d’accusation et ouverture d’un dossier qui a fait l’objet d’un changement de district judiciaire pour l’enregistrement d’un plaidoyer de culpabilité (transfert).

Dossier Consultation et mise à jour de la partie judiciaire du dossier d’un accusé.

Témoin Inscription des témoins, rédaction, impression et réimpression de citations à comparaître et impression, réimpression des assignés du jour.

Recherche Recherche d’un ou de plusieurs dossiers ayant un point commun d’après l’objet ou l’élément de la recherche. La recherche peut être faite par nom, par numéro d’événement ou par numéro de dossier judiciaire.

Formulaire Liste de tous les formulaires qui sont reproduits pour faire le suivi et le traitement du dossier.

Transfert (Infotrac seulement)

Permet de transférer des données provenant du module SIPP et du module de gestion des rôles de la Chambre criminelle et pénale vers le système M013.


• Le SIPP ne réalise aucun échange électronique d’information avec d’autres systèmes. Cependant certaines données sont saisies de nouveau dans le système M013.

• Le module SIPP d’Infotrac permet de transférer électroniquement des informations. De plus, le module SIPP d’Infotrac partage une base de données avec le système Gestion des rôles de la Chambre criminelle et pénale et permet au système InfoForm d’importer certaines données.

78 Les fonctions du module (système) de gestion des rôles de la Chambre criminelle et pénale sont décrites à

la section 2.11.

Annexe L Page 59


2.21.3 Architecture de données

2.21.3.1 Principaux groupes de données

Le système Infotrac compte 53 tables et le SIPP en compte 28. Le tableau qui suit ne présente que les tables les plus importantes (tables directement reliées à la tâche et tables de référence principales).

Puisque le module SIPP d’Infotrac partage sa base de données avec le système Gestion des rôles de la Chambre criminelle et pénale, certaines tables présentées dans le tableau suivant sont utilisées uniquement par ce dernier.

Table Description ACCUSE Table des accusés impliqués dans un dossier ACTION_ROLE ACTION_TEMOIN ARTICLE_LOI Table listant les articles de loi criminelle AVOCAT_DEFENSE Table listant les avocats de la défense CHEF_ACCUSATION Table détaillant les chefs d’accusation liés à un dossier CORPS_POLICIER Table listant les corps policiers DECISION_RAP_ENQ Table listant les décisions de rapport d’enquête DISTRICT_JUDICIAIRE Table listant les districts judiciaires DOSSIER_JUDICIAIRE Table contenant les données d’un dossier judiciaire DOSSIER_PLAINTE Table contenant les données d’un dossier de plainte ENQUETEUR_DENONC Table listant les enquêteurs (dénonciateurs); elle est en

relation avec la table CORPS_POLICIER ETAPE_JUDICIAIRE Table listant les étapes judiciaires HEURE_AUDIENCE Table listant les heures d’audience IMPLIQUE_PERMANENT Table listant les impliqués permanents JUGE Table listant les juges JURIDICTION Table listant les juridictions LOCALITE Table listant les localités du Québec PALAIS_ITINERANT Table listant les palais de justice itinérants PALAIS_JUSTICE Table listant les palais de justice PLAIGNANT Table décrivant les plaignants au dossier PROCEDURE Table listant les procédures RAPPOR_ENQUETE Table décrivant les rapports d’enquête REGION Table listant les régions du Québec ROLE Table permettant la préparation des rôles d’audience SALLE Table listant les salles d’audience SENTENCE Table décrivant la sentence d’un accusé (pour le suivi des

dossiers du SPG) Subpoena Table décrivant une citation à comparaître

Annexe L Page 60


Table Description SUBSTITUT Table listant les substituts du procureur général ? TEMOIN Table listant les témoins au dossier TRANSFERT_ACCUSE Table utilisée pour le transfert des données sur un accusé TRANSFERT_CHEF_ ACCUSATION

Table utilisée pour le transfert des données sur un chef d’accusation

TRANSFERT_VICTIME Table utilisée pour le transfert des données sur une victime TYP_VIO Table listant les types de violence TYP_ACTION_TEMOIN TYPE_DOSSIER Table listant les types de dossier TYPE_DROGUE Table listant les types de drogue TYPE_LOI Table listant les types de loi TYPE_MANDAT Table listant les types de mandat TYPE_ROLE Table listant les types de rôle VICTIME Table décrivant les victimes au dossier


L’information contenue dans le SIPP et dans le module SIPP d’Infotrac est jugée de bonne qualité. Cependant, certains champs permettant de faire le suivi des causes (les champs de la table SENTENCE, par exemple) ne sont pas nécessairement mis à jour par les bureaux du SPG.

2.21.3.3 Sécurité et sensibilité des données

L’information contenue dans les dossiers criminels des bureaux du SPG est confidentielle, particulièrement lorsque le dossier n’a pas encore été judiciarisé. Ce n’est que lorsque l’information est transmise au système Gestion des causes criminelles (M013) que l’information devient publique et peut être consultée. Elle doit cependant être consultée à l’aide de M013 et non à l’aide d’Infotrac ou de SIPP, dont l’accès est, en théorie, réservé au personnel des bureaux du SPG.

Il est nécessaire, cependant, de souligner qu’une faille de sécurité permet à tout utilisateur d’Infotrac, qu’il soit ou non rattaché à un bureau du SPG, d’accéder à toute l’information contenue dans la banque de données commune, incluant les informations, liées aux dossiers, qui ne sont pas judiciarisées.

Dans le cas des dossiers criminels des jeunes, les dossiers restent confidentiels jusqu’à leur destruction (que ce soit dans le SIPP jeunesse ou ailleurs).


Le délai de conservation des données varie en fonction de chaque bureau du SPG.

Annexe L Page 61



• Le SIPP et le module SIPP d’Infotrac sont des systèmes micro ayant été développés en VB et Access.

• Le SIPP et le module SIPP d’Infotrac accèdent à une base de données Access, située sur un serveur accessible par le réseau local de chaque palais de justice.

2.21.5 Volumétrie

• Nombre d’utilisateurs : 250


2.21.6.1 Forces

• Le système est récent. • Le système assume bien la gestion d’une bonne partie des dossiers criminels gérés par

les bureaux du SPG (règle du 80/20). • Le module SIPP d’Infotrac utilise une base de données commune, qui est partagée

avec le système Gestion des rôles de la Chambre criminelle et pénale. • Le module SIPP d’Infotrac permet de transférer électroniquement des données vers le

système Gestion des causes criminelles (M013).

2.21.6.2 Faiblesses

• Le contexte juridique ayant changé depuis le développement du SIPP et d’Infotrac, ceux-ci ne répondent plus aux besoins de gestion de certains types de dossiers.

• Les systèmes ne gèrent pas très bien les cas complexes, du type multiples chefs d’accusés, multiples accusés, etc. Le fait que les cas complexes sont répandus à Montréal explique, en partie, que le système Infotrac n’y a pas été déployé.

• La technologie utilisée pour le développement des deux systèmes (VB et Access) comporte plusieurs faiblesses dont : º Le manque de performance lorsque la volumétrie est importante; º Le nombre limité des fonctions de sécurité. Ce qui permet, entre autres, à tous les

utilisateurs du système Infotrac, même ceux qui, en principe, ne devraient pas y être autorisés, d’accéder aux données des bureaux du SPG;

º La difficulté de déployer les systèmes en mode trois tiers à large échelle (cela ne peut se faire qu’en mode réseau local).

• Infotrac (son module SIPP) n’est déployé que dans quatre palais de justice et son implantation dans les autres palais de justice est arrêtée.

• Le SIPP ne permet pas de transférer électroniquement des données vers le système Gestion des causes criminelles. L’information doit donc être saisie de nouveau.

• Dans le cas du module SIPP d’Infotrac, les transferts avec le système Gestion des causes criminelles (M013) sont difficiles, sauf en lots.

Annexe L Page 62


• Le SIPP et le module SIPP d’Infotrac ne permettent pas de télécharger électroniquement des informations issues des corps policiers.

• Le module SIPP d’Infotrac ne possède pas de version permettant de gérer les dossiers criminels jeunesse. Seul SIPP possède une version jeunesse.


Infotrac et le SIPP sont des systèmes fonctionnant en mode local, sans partage de données entre palais de justice. De plus, l’intégration d’Infotrac et du système existant des greffes criminels se résume à un transfert de fichiers en lots. Étant donné les faiblesses de la technologie utilisée, cette situation ne devrait pas changer après l’implantation d’un nouveau système de Gestion des causes criminelles.

Ces considérations militent toutes en faveur d’une refonte d’Infotrac et du SIPP. Cette refonte permettrait d’intégrer l’information en amont, c’est-à-dire avec les corps policiers, et en aval, c’est-à-dire avec le système de Gestion des causes criminelles ainsi qu’entre bureaux de substituts du procureur général.

Étant donné que la définition du SIIJ n’est pas encore disponible, il est recommandé de procéder à une analyse ultérieure en ce qui concerne le SIPP et l’Infotrac. Toutefois, il semble fort probable que la recommandation soit une refonte du système.

Annexe L Page 63


2.22 Gestion des rôles de la Chambre criminelle et pénale


2.22.1.1 But

Le système Gestion des rôles de la Chambre criminelle et pénale (ou module de gestion des rôles du système Infotrac) permet de préparer les rôles de la Chambre criminelle et pénale. La préparation des rôles s’effectue à l’aide d’un certain nombre d’informations, telles que le nom du poursuivant (ou du SPG), celui du défendeur et celui de son avocat, la date d’audience, la salle d’audience, le chef d’accusation, etc.

Le système Gestion des rôles de la Chambre criminelle et pénale remplace la fonction de préparation des rôles incluse dans le M013, puisque cette dernière est jugée inadéquate par la plupart des greffes.

Plusieurs systèmes de préparation des rôles sont utilisés au MJQ. Cependant, seul le système Gestion des rôles de la Chambre criminelle et pénale a été sélectionné pour être décrit plus en détails dans les sections suivantes, puisqu’il est l’un des plus récents, complets et représentatifs.

2.22.1.2 Types de dossier traités

• Les dossiers traités par ce système se rapportent principalement à la production des rôles de la Chambre criminelle et pénale.

• Les dossiers traités par ce système relèvent des compétences de la Cour du Québec et de la Cour supérieure.


• Infotrac est utilisé dans quatre palais de justice (Québec, Sherbrooke, Longueuil et Trois-Rivières) alors que le SIPP est utilisé dans la plupart des autres palais de justice, y compris celui de Montréal.

• Les utilisateurs sont les greffiers et, plus particulièrement, les maîtres des rôles des quatre palais de justice où est déployé Infotrac.


Le système Gestion des rôles de la Chambre criminelle et pénale a été implanté en 1999.

Annexe L Page 64


2.22.2 Architecture de traitements

2.22.2.1 Contexte

Tel que mentionné précédemment, le système Gestion des rôles de la Chambre criminelle et pénale ne constitue que l’un des systèmes de préparation des rôles utilisés au MJQ. Le tableau suivant présente les autres principaux systèmes utilisés pour préparer les rôles, afin de bien le situer.

Civil Criminel Pénal Jeunesse

Cour du Québec

M012 M013 (fonction de rôle remplacée par M012 ou Gestion des rôles de la Chambre criminelle et pénale ou Rôle de la Chambre criminelle et pénale79)

M107 Fonction de production des rôles du système Gestion des dossiers de la Chambre de la jeunesse

Cour supérieure

M012 M013 (fonction de rôle remplacée par M012 ou Gestion des rôles de la Chambre criminelle et pénale ou rôle de la Chambre criminelle et pénale)

M107 N/A

Cour d’appel

SIRCAQ SIRCAQ SIRCAQ N/A

2.22.2.2 Découpage

Le système Gestion des rôles de la Chambre criminelle et pénale possède les fonctions suivantes.

Fonction Description Gestion des dossiers Consultation, création, modification et suppression d’un

dossier spécifique Gestion du rôle Génération, impression et mise à jour des causes inscrites

aux rôles Assignation des juges (à l’aide d’un calendrier produit

à l’avance) Permutation des salles Affichage de la capacité d’occupation des salles

d’audience (calendrier des remises) Rapports Impression des causes générées au rôle

79 Le système Rôle de la chambre criminelle et pénale constitue l’ancêtre du système Gestion de la Chambre

criminelle et pénale. Il est encore utilisé dans les nombreux palais de justice qui ne possèdent pas Infotrac.

Annexe L Page 65

user


Fonction Description Impression des causes remises au rôle Impression de différentes listes de contrôle Impression du journal des mises à jour Impression de la liste des procureurs Impression du nombre de causes par salle Impression de la liste des dossiers manquants

Traitement Officialisation des dossiers Transfert d’information à l’ordinateur central Récupération de la liste des impliqués permanents de

l’ordinateur central Mise à jour des tables Consultation, création, modification et suppression des

informations inscrites dans les tables du système (juges, salles d’audience, heures d’audience, regroupements sur le rôle, remarques)

Pilotage Configuration et pilotage du système

Entretien Consultation, création, modification et suppression de l’information inscrite dans certaines tables critiques du système

2.22.2.3 Échanges d’information

• Le système permet d’effectuer des échanges électroniques de données avec le système M013.

• Le système partage une base de données avec le module SIPP d’Infotrac.



Étant donné que le système Gestion des rôles de la Chambre criminelle et pénale partage sa base de données avec le module SIPP du système Infotrac, les tables sont identiques. Se référer à la section 2.10 pour obtenir plus de détails.


Les données sont jugées de bonne qualité.

2.22.3.3 Sécurité et sensibilité des données

Les données utilisées pour la production des rôles ne sont pas confidentielles, puisque les rôles sont affichés publiquement dans les palais de justice. Cependant, la base de données partagée du système Gestion des rôles de la Chambre criminelle et pénale contient aussi des données confidentielles provenant du module SIPP du système Infotrac. La totalité des données est donc accessible à tous les utilisateurs du système.

Annexe L Page 66



• Le système Gestion des rôles de la Chambre criminelle et pénale est un système micro ayant été développé en VB et en Access.

• Le système accède à une base de données Access, située sur un serveur accessible par le réseau local de chaque palais de justice.

• Le système permet de transférer électroniquement des nouveaux dossiers, officialisés et validés, vers la banque M013 de l’ordinateur central. Elle permet aussi de récupérer, de l’ordinateur central, une copie de la banque des impliqués permanents.

2.22.5 Volumétrie

Aucune information volumétrique à propos de ce système n’est disponible.


2.22.6.1 Forces

• Le système est récent. • Le système est relativement facile à utiliser. • Le système permet d’échanger électroniquement des données avec le système M013.

2.22.6.2 Faiblesses

• La technologie utilisée pour développer le système (VB et Access) comporte plusieurs limitations, dont : º Le manque de performance lorsque la volumétrie est importante (ce problème est

particulièrement criant dans le cas d’Infotrac qui importe du central la liste des impliqués permanents). Ceci explique, en partie, le fait que le système Infotrac n’a pas encore été déployé à Montréal;

º Le nombre limité des fonctions de sécurité; º La difficulté de déployer le système en mode trois tiers à large échelle.

• Infotrac (son module de préparation des rôles) n’est déployé que dans quatre palais de justice et son implantation dans les autres palais de justice est arrêtée.


Suite à l’élaboration de la définition du SIIJ, il sera possible de se prononcer définitivement sur le sort de ce système.

Toutefois, selon toutes probabilités, une refonte de ce système, dans le cadre de la refonte du système de gestion des causes criminelles et de la normalisation des fonctions de gestion des rôles, est à prévoir.

2.23 SIG Magistrature

Annexe L Page 67



2.23.1.1 But

Le Système d’information de gestion de la magistrature est un tableau de bord permettant de faire la synthèse d’informations liées à la magistrature de la Cour du Québec. Ce système permet de gérer le bon fonctionnement de la cour et de faciliter le travail des juges coordonnateurs qui ont l’obligation de transmettre au juge en chef, au moins deux fois par année, un rapport d’activités, établi sur une base mensuelle, pour chaque chambre et chaque district.

2.23.1.2 Types de dossiers traités

• Les informations générées par le système SIG Magistrature portent sur les chambres civile, criminelle et pénale.

• Les informations générées par le système SIG Magistrature relèvent des compétences de la Cour du Québec.


• Les utilisateurs sont les juges coordonnateurs, les juges coordonnateurs adjoints, les juges en chef adjoints, le juge en chef associé et la juge en chef de la Cour du Québec.


• Le système SIG Magistrature est en développement depuis 1998. Il est à noter que, pour des raisons techniques, le système a été développé et testé, mais n’a jamais été mis en production. La raison d’être du système est cependant toujours présente.

• Le système est aussi appelé Système d’information de gestion de la Cour du Québec.

2.23.2 Architecture de traitements

Le système SIG Magistrature permet essentiellement de produire des données sous forme de rapports de gestion. La production des rapports, qui contiennent les indicateurs décrits à la section suivante, doit obéir à ces exigences :

• Production des rapports sur une base mensuelle (disponible un mois et demi après la fin du mois faisant l’objet du rapport);

• Production d’un rapport détaillé, pour les juges coordonnateurs; • Production d’un rapport consolidé provincial, par chambre, pour les juges en chef

adjoint et pour la juge en chef adjointe; • Production d’un rapport global, pour la juge en chef et le juge en chef associé de la

Cour du Québec. Ces rapports peuvent être classifiés en trois grandes types, soit :

• Rapports sur le volume d’activités (type 1);

Annexe L Page 68


• Rapports sur le taux d’utilisation des heures assignées (type 2); • Rapports sur l’âge des dossiers (type 3).

La diffusion de ces rapports se fait par l’intermédiaire d’un logiciel de tableau de bord, accessible uniquement aux utilisateurs autorisés (23 juges). Les rapports peuvent être consultés directement à l’écran ou être imprimés.


2.23.3.1 Indicateurs de gestion

Afin de générer les différents rapports, le SIG Magistrature doit synthétiser différentes informations provenant de quatre sources d’information différentes, soit :

• Le Système d’information de gestion de la Direction générale des services de justice (M010);

• Le système Gestion des causes criminelles (M013); • Le Système de gestion des affectations de la Cour du Québec, Chambre civile; • Des informations compilées et saisies manuellement.

Les différents rapports produits pour la magistrature contiennent les indicateurs suivants.

Indicateur Type de rapport

Indicateurs généraux Nombre de dossiers ouverts par chambre, par localité et par unité de coordination

1

Taux d’utilisation des heures assignées par salle d’audience, par localité et par unité de coordination

2

Nombre de causes au rôle par chambre, par localité et par unité de coordination 1 Nombre de causes remises pour encombrement du rôle en matière civile, aux petites créances, en matière criminelle et en matière de jeunes contrevenants

2

Délai de fixation des causes au rôle par chambre et par localité 3 Indicateurs pour la Chambre civile Nombre de causes inscrites sur le rôle général 1 Nombre de causes selon leur disposition sur le rôle : entendues, réglées et rayées, remises

1

Âge des dossiers terminés des juridictions 02, 22 et 32 de la Cour du Québec 3 Nombre de séances par localité pour les causes au mérite (matière civile et petites créances)

1

Indicateurs pour la Chambre criminelle et pénale Âge des dossiers actifs et terminés par chambre et par localité 3 Nombre de chefs d’accusation par localité 1 Nombre d’accusés par localité 1

Annexe L Page 69


Indicateur Type de rapport

Nombre de plaidoyers de culpabilité et de non culpabilité par localité 1 Indicateurs pour la Chambre de la jeunesse Nombre d’ordonnances selon l’article 95 de la Loi sur la protection de la jeunesse

1


Les données contenues dans le SIG Magistrature sont jugées de mauvaise qualité, ce qui explique, en grande partie, le fait que le système n’ait pas été implanté. Plusieurs données se doivent d’être saisies manuellement dans le système et même être compilées manuellement avant la saisie, puisque aucun des trois systèmes sources ne conserve ni ne génère électroniquement ces données.


Certaines données générées par le SIG Magistrature sont confidentielles, parce que de nature stratégique, alors que d’autres ne sont pas confidentielles et peuvent même être publiées (pas à partir du SIG Magistrature cependant).

Le système permet de limiter l’accès aux données, en le restreignant à des groupes d’usagers précis.


• Le SIG Magistrature a été développé à l’aide d’un environnement propriétaire de tableau de bord conçu par la firme Syntell.

• La version du produit, utilisée à l’époque pour le développement, fonctionne sous Windows et DOS (ce n’est plus le cas de la version actuelle).

• Le système permet d’emmagasiner, dans une base de données multidimensionnelles, des informations provenant de plusieurs sources. Les informations ainsi regroupées peuvent être diffusées, à l’écran, sous forme de panoramas ayant été préformatés.

2.23.5 Volumétrie

• Nombre potentiel d’utilisateurs : 23 personnes, dont un juge en chef, un juge en chef associé, trois juges en chef adjoints, dix juges coordonnateurs, huit juges coordonnateurs adjoints.

• Nombre potentiel de clients : 23 juges.

Annexe L Page 70



2.23.6.1 Forces

• Le système a le potentiel de fournir de l’information de gestion à valeur ajoutée. • Il est prévu que le système soit directement utilisé par les juges. Ceci permet aux

juges d’être autonomes dans l’utilisation de l’information. • Le système permet de limiter l’accès aux données, en le restreignant à des groupes

d’usagers précis.

2.23.6.2 Faiblesses

• Le système n’est pas en opération. • Le système a été développé avec un produit propriétaire et marginal, ce qui rend

l’entretien et l’évolution très difficiles. • Le produit utilisé pour le développement a été discontinué par le fournisseur et le

service n’est plus dispensé. La version actuelle du produit n’est pas rétrocompatible. • Des données doivent être saisies manuellement dans le système. • La qualité des données produites est considérée douteuse.


Il est recommandé d’effectuer une analyse plus approfondie sur la nécessité de remplacer ce système en fonction de la nouvelle solution et des orientations technologiques à venir.

Il pourrait s’avérer pertinent de remplacer simultanément ce système et le Système d’information de gestion par un outil moderne de gestion et d’exploitation d’environnements informationnels. Un tel outil serait utilisable par tous les intervenants impliqués.

2.24 InfoForm


2.24.1.1 But

InfoForm permet d’améliorer et de personnaliser la présentation et la saisie de certains formulaires, et ce, par l’utilisation de formulaires électroniques, afin de faciliter le travail de ceux et de celles qui, dans les greffes, préparent les formulaires.

2.24.1.2 Types de dossiers traités

Les formulaires complétés à l’aide d’InfoForm se rapportent aux causes pénales, criminelles et jeunesse. Les formulaires pouvant être saisis présentement à l’aide de l’outil InfoForm sont les suivants.

Annexe L Page 71


Adulte Jeunesse Ordonnance de libération (bilingue) Ordonnance de libération (bilingue) Engagement (bilingue) Engagement (bilingue) Promesse remise à un juge de paix ou à un juge (bilingue)

Promesse remise à un juge de paix ou à un juge (bilingue)

Ordonnance de sursis (français) Ordonnance de sursis (anglais) Ordonnance de probation (bilingue) Ordonnance de probation (bilingue) Ordonnance de paiement d’amende (français) Ordonnance de paiement d’amende (anglais) Mandat d’arrestation (bilingue) Mandat de renvoi ou dépôt Mandat de dépôt et de renvoi (bilingue) Mandat de dépôt sur déclaration de culpabilité (bilingue)

Sommation Dénonciation/Mandat d'arrestation Mandat de dépôt Mandat d'amener un témoin Mandat d'incarcération


Les utilisateurs regroupent tous les employés chargés de rédiger les ordonnances et les procédures dans les greffes criminels et de jeunesse de la province. Leur nombre approximatif est difficile à déterminer, dans la mesure où les régions gardent le contrôle administratif de leurs opérations. Il est possible que certains greffes aient pu décider de ne pas utiliser ce système.


Le système InfoForm a été implanté en 1999. Cependant, des formulaires peuvent être ajoutés à InfoForm de façon sporadique.

Annexe L Page 72


2.24.2 Architecture de traitement

2.24.2.1 Découpage

L’outil InfoForm possède les trois grandes fonctions décrites dans le tableau suivant.

Fonction Description Saisie de l’information Saisie de l’information à l’aide de formulaires électroniques

comportant des contrôles, tels que des boîtes de texte, des boîtes de saisie numérique, des cases à cocher et des boutons de commande. Des validations et des calculs peuvent aussi être appliqués sur les champs d’un formulaire.

Prévisualisation des formulaires

Permet d’obtenir un aperçu à l’écran des formulaires avant leur impression.

Annulation d’un formulaire

Annulation de la saisie d’un formulaire lorsque celui-ci n’est pas le bon ou pour toute autre raison.

Appels entre formulaires Peuplement automatique de formulaires à l’aide de l’information saisie dans un autre formulaire.

Impression des formulaires

Impression des formulaires.

Rapport d’émission de documents

Production d’un rapport destiné aux gestionnaires et qui comptabilise les formulaires produits.

Il est à noter que la presque totalité de ces fonctions sont fournies par l’application Word : InfoForm ne fait qu’en tirer parti.


• Le système permet d’importer, du système Infotrac, les données suivantes : º le numéro de dossier; º le numéro d'événement; º le corps policier; º le code statistique; º le nom et le prénom de l'individu; º la date de naissance de l'individu; º l'adresse de l'individu; º les chefs d'accusation.

Annexe L Page 73




InfoForm n’emmagasine pas les informations, contenues dans les formulaires, dans une base de données, mais dans un fichier de format Microsoft Word. Il n’y a donc aucun groupe de données à décrire.


Les données saisies dans les formulaires InfoForm sont de meilleure qualité que celles saisies dans les formulaires papier équivalents, puisque, dans certains cas, elles font l’objet d’une validation à la source.


• Certaines données contenues dans les formulaires électroniques sont confidentielles. • Aucun contrôle d’accès propre au système n’est effectué. Cependant, tous les gabarits

contenant le code de programmation sont protégés par un mot de passe. La fonction Rapport d'émission de documents l’est également.


• Les formulaires électroniques InfoForm ont été développés à l’aide de gabarits Microsoft Word et de Visual Basic for Applications (VBA).

• La saisie des formulaires InfoForm se fait à partir de l’application Microsoft Word qui est installée sur le poste de tous les utilisateurs.

2.24.5 Volumétrie

• Nombre d’emplacements : potentiellement dans tous les greffes, mais leur nombre approximatif est très difficile à déterminer, dans la mesure où les greffes gardent le contrôle administratif de leurs opérations. Il est possible que certains greffes aient pu décider de ne pas utiliser ce système.

Annexe L Page 74



2.24.6.1 Forces

• L’outil est basé sur un produit de bureautique connu des utilisateurs (Microsoft Word).

• Les informations de base peuvent être importées du système Infotrac. • L’outil permet de faire des appels entre formulaires (saisie automatique d’un

formulaire à partir de l’information d’un autre formulaire).

2.24.6.2 Faiblesses

• La technologie utilisée pour le développement du système (Word et VBA) rend difficile le déploiement en mode trois tiers.

• L’identifiant et le mot de passe, utilisés pour donner accès aux gabarits et à la fonction Rapport d'émission de documents, sont prédéfinis et ne sont pas propres à un utilisateur.

• L’outil ne permet pas de transférer électroniquement des formulaires remplis (à moins d’utiliser une application de messagerie électronique et de joindre le fichier).

• L’outil InfoForm ne peut pas être utilisé pour modifier un formulaire qui a été complété et sauvegardé. Les modifications doivent obligatoirement se faire manuellement, à l’aide des fonctions de Word. Il est même recommandé de créer un nouveau formulaire si les modifications sont trop importantes.

• Les formulaires remplis sont emmagasinés en mode local (ou sur réseau).


La solution SIIJ n’ayant pas encore été définie, il est impossible de se prononcer aujourd’hui sur le futur d’InfoForm.

Par contre, il faut mentionner qu’il existe, aujourd’hui, des produits dédiés à la gestion électronique de formulaires et de leur cheminement au travers de processus de travail. Ces produits sont basés sur des normes ouvertes, telles que les normes XML et sont capables de partager ou d’échanger de l’information avec des systèmes sur plate-formes NTIC. Ils sont conçus pour régir des contextes d’envergure importante et contiennent donc les outils nécessaires pour gérer de tels contextes (par exemple le support des versions).

Dans une telle optique, il est probable que le remplacement éventuel d’InfoForm, par un progiciel intégré aux autres composantes SIIJ, s’avère être la meilleure solution.

Annexe L Page 75


2.25 Suivi des dossiers au service des jugements


2.25.1.1 But

Le but du système Suivi des dossiers au service des jugements est de permettre de suivre l’évolution des dossiers au service des jugements et de suivre les étapes de la vie de ces dossiers.

Il s’agit d’un système de soutien à la tâche.


• Le système gère des dossiers civils. • Il utilise la classification suivante des dossiers : dossiers civils, familiaux et non

contentieux. Un traitement de pilotage permet d’associer une juridiction à une classe (par exemple 05 à civil, 12 à familial et 14 à non contentieux).

• Les dossiers traités relèvent de la Cour supérieure et de la Cour du Québec à Montréal (jugements par défaut).


Les utilisateurs du système sont les employés du service des jugements à Montréal qui sont au nombre, actuellement, de vingt-trois. Des utilisateurs additionnels et externes au service s’ajouteront dans un déploiement à venir (phases 2 et 3) : autres services, gestionnaires concernés, poste de consultation au public. Il est prévu que le nombre d’utilisateurs atteigne trente-cinq.


• Il s’agit d’un système de petite envergure. • Le système a été implanté en 2001.


Le système permet de créer et de mettre à jour des dossiers, et de créer et de mettre à jour des étapes de dossiers. La première étape est automatique (Réception d’un dossier) et les étapes subséquentes peuvent être choisies selon une liste normalisée d’étapes.

Le système produit les rapports suivants :

• Rapport du dossier actif à l’écran; • Rapport des dossiers inactifs; • Liste des dossiers empruntés (par individu, par salle d’audience, par secteur); • Liste des emprunteurs (prêt non retourné, dans un écart de dates);

Annexe L Page 76


• Rapport Prêts et retour; • Rapport des dossiers ouverts; • Rapport des dossiers traités (civil, familial et non contentieux).


La structure des données est relativement simple : un dossier et son évolution (table du dossier, table des étapes du dossier).

Le système gère le contenant des dossiers (par opposition à leur contenu). Les informations gérées sont donc des informations de nature administrative. Des consultations à l’externe sont prévues.

Le délai de rétention des données est paramétrisé. La valeur par défaut est de vingt-quatre mois.

Le volume des données dans la table des étapes (la plus volumineuse) est estimé à 175 000 enregistrements, en tenant compte de la purge automatique et du délai de conservation de deux ans (paramétrable).


Il s’agit d’un système sur plate-forme NTIC. Il utilise le SGBD Oracle (15 licences de type concurrentes) et le langage de programmation Visual Basic 6. L’outil Active Reports est utilisé.

Il est à noter, toutefois, que le système n’utilise pas de progiciel de workflow.


Il s’agit d’un nouveau système pour lequel un bilan n’est pas encore disponible.


La solution du SIIJ n’ayant pas encore été définie, il est impossible de se prononcer, aujourd’hui, sur le futur de ce système.

Par contre, dans une optique d’intégration des systèmes et même s’il s’agit d’un nouveau système basé sur des technologies modernes, il s’avère que la meilleure solution semble de reconstruire les fonctionnalités offertes par ce système, à même les nouveaux systèmes de gestion des causes.

Il est cependant clair que le remplacement de ce système n’est pas prioritaire.

Annexe L Page 77


2.26 Agression sexuelle et physique


2.26.1.1 But

Le système Agression sexuelle et physique permet d’effectuer le suivi des dossiers des suspects/accusés d’agression sexuelle, de mauvais traitements physiques ou négligence grave à l’égard des enfants.


• Le système gère des dossiers criminels. • Lorsqu’une décision de poursuivre est prise, les dossiers sont transmis à la Cour

supérieure ou à la Cour du Québec.


Les utilisateurs du système sont les employés des bureaux du Procureur général et des substituts du procureur général.

Il est prévu que l’application soit déployée à Montréal.


• Il s’agit d’un système de moyenne envergure. • Le système est en développement (phase d’analyse fonctionnelle).

Annexe L Page 78



Le système permet de gérer :

• Les informations relatives à une personne victime d’agression sexuelle ou de mauvais traitements;

• Les informations relatives à une personne suspecte d’agression sexuelle ou de mauvais traitements;

• Les informations sur le processus judiciaire; • Les informations sur la décision d’un substitut du procureur général; • Le suivi de l’évolution du dossier d’un suspect/accusé, en gérant les informations sur

l’ensemble des accusations portées ainsi que sur les verdicts et les peines rendus pour chaque accusation.


Il s’agit d’un système sur plate-forme NTIC qui fonctionne en mode intranet.


Il s’agit d’un système en développement. Aucun bilan n’est donc disponible.


La solution du SIIJ n’ayant pas encore été définie, il est impossible de se prononcer, aujourd’hui, sur le futur de ce système.

Dans une optique d’intégration des systèmes et même s’il s’agit d’un nouveau système basé sur des technologies modernes, il est recommandé de reconstruire les fonctionnalités offertes par ce système à même le nouveau système de gestion des causes.

Par contre, il est clair que le remplacement de ce système n’est pas prioritaire.

Annexe L Page 79


2.27 Gestion des Dossiers de la Chambre de la jeunesse

2.27.1 Description

Ce système permet de régir les opérations effectuées au greffe de la Chambre de la jeunesse. En plus de fabriquer et d’imprimer les rôles, il permet de gérer les amendes, de contrôler le volume des salles d’audience et d’imprimer d’autres extrants : avis d’amendes et de frais, avis de jugement, enveloppes de poste certifiée, cartes de plumitif, listes de contrôles, etc. Il permet aussi de gérer l’assignation des juges, mais pas le plumitif.

Ce système ne sera pas décrit davantage, puisque plusieurs autres systèmes décrits dans le présent bilan possèdent les mêmes fonctions.



Code

Nom Gestion des Dossiers de la Chambre de la jeunesse


Le système ne répond que très partiellement aux besoins des utilisateurs. Dans sa forme actuelle, il s’agit d’un palliatif à l’absence d’une solution complète.


Le système est bâti sur une technologie micro fragile.


Recommandation Refonte.

Envergure À déterminer.


Une analyse ultérieure devra déterminer si l’axe « jeunesse » fera l’objet d’un système séparé ou bien de fonctions spécifiques à l’intérieur des systèmes de gestion de dossiers.

Niveau de priorité Prioritaire.

Annexe L Page 80


2.28 M014 Système de la Chambre de la jeunesse

2.28.1 Description

Il s’agit d’un simple fichier index des dossiers. Ce fichier réside sur la plate-forme centrale.



Code M014

Nom Système de la Chambre de la jeunesse


Le système n’est qu’un outil rudimentaire de gestion de dossiers.







Une analyse ultérieure devra déterminer si l’axe « jeunesse » fera l’objet d’un système séparé ou bien de fonctions spécifiques à l’intérieur des systèmes de gestion de dossiers.

Annexe L Page 81


2.29 M022 Gestion des créances


2.29.1.1 But

Le système Gestion des créances a été élaboré afin de permettre de distribuer les montants d'argent reçus des débiteurs, suite à une exécution de jugement, à un dépôt volontaire ou à un dépôt judiciaire.

La distribution aux créanciers doit tenir compte des priorités et des privilèges rattachés aux créances et aux frais encourus pour recouvrer ces dernières.


• Les dossiers qui se retrouvent dans le M022 relèvent des compétences des trois niveaux de cours (soit la Cour du Québec, la Cour supérieure et la Cour d’appel).

• Les dossiers traités relèvent principalement de la juridiction civile, mais également des juridictions criminelle et pénale (par exemple suite à une décision de saisie de salaire).


Les utilisateurs du M022 sont les services financiers.


• La gestion des pensions alimentaires avait été prévue dans le système, mais n’est pas utilisée, puisque les nouvelles pensions alimentaires sont gérées par le ministère du Revenu.

• Liens avec le SIIJ : l’information financière sur les jugements à exécuter et les déclarations en dépôt volontaire doit provenir de la fonction de gestion de dossiers civils du SIIJ.

• Le système a été implanté en 1996.

Annexe L Page 82



2.29.2.1 Contexte

Le diagramme suivant présente le contexte du M022.

Gestion des créances

M022

Systèmescommuns

M002


Ministère desFinances

Transferts dossiers Dépôts volontaires

Émission despaiements

M007Liste croisée Montantspayés

Gestion decaisseM008

Montantsencaissés

pour créances

CaisseCentrale

Desjardins

Chèquesà concilier

chèques imprimés

chèquesà concilier

AcombaInformations comptables

S.I.G.M010


Procureurgénéral du

Canada

2.29.2.2 Découpage

Le découpage du M022 en sous-systèmes se présente comme suit :

• Gestion des dossiers; • Gestion administrative; • Gestion des exécutions de jugement; • Gestion des dépôts volontaires; • Gestion des dépôts judiciaires.

Annexe L Page 83



2.29.3.1 Entités principales

Principales entités du M022

• Débiteur • Débiteur-créance • Distribution, émission • Dépôt • Ajustement • Bénéficiaire • Intervenant juridique et judiciaire • Entente sur modalité de dépôt • Événement • Parties • Employeur • Salaire


Il s’agit d’un système sur plate-forme centrale. Il utilise le SGBD Datacom et le langage de programmation cobol. Plus de trente transactions CICS sont disponibles.

• Transaction d’encaissement • Institution financière

Considérées localement, dans le seul contexte du système M022, les données de ce système sont fiables. Par contre, la non intégration du M012 et du M022 peut provoquer des erreurs. Pour pallier ce problème, une liste croisée de validation entre les systèmes a été mise en place.



Le système M012 ne transmet pas ses informations au système M022 de manière automatisée. L’information du M012 est donc saisie de nouveau dans le M022.

Pour l’essentiel, le système M022 Gestion des créances semble remplir sa mission, même si près de 45 demandes d’amélioration ont été notées depuis 1997.

Annexe L Page 84




Le système valide les compensations expédiées par le M022 et crée les paiements à partir de ces compensations valides.

• Les paiements effectués par le M007 sont reliés à des dossiers du M022 (soit, principalement, ceux reliés à la juridiction civile).

Il est recommandé de développer l’interface entre les nouveaux systèmes de gestion de dossiers (ainsi qu’entre les autres systèmes) et le M022.

2.30 M007 Émission des paiements

2.30.1.1 But

Le but de la mise en place du système M007 Émission des paiements est de permettre au système M022 Gestion des créances de produire et de gérer des paiements sous forme de chèques.


• Le système M007 ne gère pas vraiment de dossiers.


Les utilisateurs du M007 sont les mêmes que ceux du M022.


• La fonction de dépôt direct avait été implantée, mais n’est plus disponible. • Le système a été implanté en 1994.

Annexe L Page 85





Le M007 remplit sa mission.


Le système M007 Émission des paiements est un satellite du M022 Gestion des créances. A priori, il ne sera pas « visible » par le SIIJ et, donc, aucun développement ni changement ne sont à prévoir à son sujet.

Une analyse plus approfondie est nécessaire pour confirmer cette conclusion, puisque le système pourrait possiblement être touché par les répercussions que le SIIJ aura sur le système M022.

2.31 M026 Émission des paiements


2.31.1.1 But

Le système M026 Émission des paiements permet au système M015 Contrôle des revenus de produire et de gérer des paiements sous forme de chèques.

Le système valide les compensations expédiées par le M015 et crée les paiements à partir de ces compensations valides.


• Le système M026 ne gère pas vraiment de dossiers. • Les paiements effectués par le M026 sont reliés à des dossiers du M015 (soit,

principalement, ceux reliés aux juridictions pénale et criminelle).


Les utilisateurs du M026 sont les mêmes que ceux du M015.


• Le système a été implanté en 1994.

Annexe L Page 86





Le M026 remplit sa mission.


Le système M026 Émission des paiements est un satellite du M015 Contrôle des revenus. A priori, il ne sera pas « visible » par le SIIJ et, donc, aucun développement ni changement ne sont à prévoir à son sujet.

Une analyse plus approfondie est nécessaire pour confirmer cette conclusion, puisque le système pourrait possiblement être affecté par les répercussions que le SIIJ aura sur le remplaçant des CDR et le SGIPA.

Annexe L Page 87


2.32 M008 Gestion de caisse


2.32.1.1 But

Le système M008 Gestion de caisse permet de gérer les caisses aux points de service. Il permet donc d’enregistrer des encaissements et d’effectuer la conciliation journalière des caisses.

2.32.1.2 Remarques

• Le système comprend des traitements d’ouverture et de fermeture des caisses, et de production de journaux de caisses et de rapports de contrôle. Il propose plus de douze transactions en direct.

• Le système est utilisé dans tous les points de service du Ministère. • Les caissiers utilisent le M015 et le M008 pour faire les encaissements, mais c’est un

traitement du M008 qui produit le rapport de caisses (et, donc, lit les données du M015).

• Une transaction du M008 est, en fait, dédiée au M022 Gestion des créances (UC15, Créer dépôt GDC).

• Le système réside sur la plate-forme centrale. Il a été développé avec les langages Ideal et cobol et utilise le SGBD Datacom.

• Le système est en opération depuis 1996. • Selon les informations aujourd’hui disponibles, une étude d’opportunité pourrait être

lancée rapidement pour examiner la possibilité d’effectuer une refonte, des éléments résiduels du M015 et du système M008 Gestion de caisse, dans un nouveau système.

2.32.1.3 Lien avec le SIIJ

Les encaissements doivent être associés aux dossiers correspondants.

2.32.2 État de l’interface

Les interfaces entre le M008, d’une part, et les système M015 Contrôle des revenus et M022 Gestion des créances, d’autre part, sont automatisés.

Annexe L Page 88



Il est recommandé d’adapter le M008 pour l’intégrer au SIIJ.

Au cas où une refonte du M008 aurait lieu, une intégration du nouveau système au SIIJ devra être réalisée. Cette refonte serait nécessairement externe au SIIJ.

2.33 Systèmes de gestion d'affectation des juges


2.33.1.1 But

• Réimpression et redistribution mensuelle du calendrier aux juges.

Le Système de gestion d’affectation des juges permet d’effectuer l’affectation des juges, préalablement à la préparation des rôles des différentes cours. Cinq systèmes permettant d’effectuer cette tâche ont été inventoriés80, soit :

• Gestion des affectations : Cour supérieure à Québec; • Gestion des affectations : S077, Cour supérieure à Montréal; • Gestion des affectations : S078, Cour du Québec, Chambre criminelle; • SAJCAQ Système d’assignation des juges de la Cour d’appel du Québec; • Gestion des affectations : Cour du Québec, Chambre civile. Les quatre premiers systèmes permettent de confectionner le calendrier des affectations, alors que le cinquième permet uniquement de saisir les données issues de la confection manuelle du calendrier. Les systèmes de confection du calendrier des affectations obéissent tous au même fonctionnement général, soit :

• Confection du calendrier, en considérant les besoins de la cour et les souhaits des juges;

• Production et distribution en début d’année, aux juges, d’une version initiale sur papier du calendrier des affectations;

• Ajustement journalier du calendrier en fonction des rôles;


Le calendrier issu des systèmes de confection du calendrier des affectations sert d’intrant aux divers systèmes de préparation des rôles. De même, les rôles servent d’intrant à la modification du calendrier des affectations.

80 D’autres variantes existent probablement.

Annexe L Page 89


2.33.2 État des échanges d’information

• Aucun lien électronique n’existe entre les systèmes de confection du calendrier des affectations et les systèmes de préparation des rôles.

• Le calendrier n’est pas disponible en ligne ou même, simplement, en format électronique distribuable. Les mises à jour doivent donc être distribuées en format papier.


Il est recommandé de développer une interface à ces quatre systèmes. Elle devrait être la même pour les quatre systèmes, auxquels devront être effectués, le cas échéant, des ajustements pour pouvoir l’utiliser.

2.34 Système de Gestion des infractions et perception des amendes


2.34.1.1 But

Le SGIPA est l’outil des agents du Bureau des infractions et amendes (BIA) pour effectuer le traitement des constats d’infraction. Les phases préjugement et postjugement sont toutes les deux régies par ce système.

Lorsque le SGIPA sera complètement implanté, ses fonctions remplaceront l’ensemble de celles du système M023 Gestion des infractions et celles de gestion de compte et de perception du M015 Contrôle des revenus.

Mais, au-delà d’une simple rénovation technologique des deux systèmes M023 et M015, le SGIPA permet de suivre la rénovation de la justice par l’implantation des dossiers électroniques, de leur production à la source et de leur cheminement automatisé à travers les processus de traitement.

C’est ainsi que le SGIPA est complété par une infrastructure de commerce électronique (ICE). Cette infrastructure permet d’automatiser des liens du BIA, tant en amont qu’en aval, c’est-à-dire entre le BIA et les 300 mandants du BIA, ainsi qu’entre le BIA et ses partenaires et clients.

Le SGIPA apporte également de nombreuses améliorations fonctionnelles aux systèmes M023 et M015, dont l’intégration des dossiers des contrevenants.

2.34.2 Lien avec le SIIJ

Le SGIPA entretiendra de très étroites relations avec le SIIJ, puisque c’est celui-là qui alimentera le M107 Système statutaire provincial (ou son remplaçant dans le SIIJ) en causes transmises aux tribunaux.

Annexe L Page 90


À l’inverse, c’est le M107 Système statutaire provincial (ou son remplaçant dans le SIIJ) qui transmettra au SGIPA les jugements et les amendes.

De plus, les paiements reçus seront transmis au SGIPA par la fonction d’encaissement. Celle-ci se trouve actuellement dans le M015 Contrôle des revenus, mais pourrait faire l’objet d’une refonte avec le M008 Gestion de caisse.


Le SGIPA étant en construction, aucun lien électronique n’existe aujourd’hui entre le SGIPA et tout autre système.

Il est prévu de construire un lien temporaire entre le M023 Gestion des infractions et le SGIPA, en attendant le remplacement du M023.

De même, il est prévu de construire un lien permanent entre le M015 Contrôle des revenus et le SGIPA (ce lien pourrait évoluer si le M015 fait l’objet d’une refonte). Une remarque identique est applicable pour le M013 Gestion des causes criminelles.


Il est recommandé de développer l’interface entre le SGIPA et le SIIJ. Cette interface remplacera l’interface actuellement en construction (le M024)

Annexe L Page 91


2.35 Gestion des pouvoirs des officiers de justice


2.35.1.1 But

Le système Gestion des pouvoirs des officiers de justice81 permet de traiter les demandes de nomination, de révocation ou de modification des pouvoirs des officiers et, ainsi, de tenir à jour les listes des officiers et les divers documents de nomination, de prestation de serment des pouvoirs exercés, etc.

Grâce à ce système, l’inscription des demandes approuvées se fait à l’aide d’un formulaire informatisé que les usagers remplissent directement à l’écran. Une fois la demande saisie dans le système, tous les utilisateurs du système peuvent accéder à l’information contenue dans une base de donnée provinciale.

Plus précisément, ce système possède les fonctions suivantes :

• Saisie uniforme de la recommandation de nomination, à l’aide des formulaires informatisés;

• Approbation ou refus, vérification et fermeture d’une recommandation de nomination;

• Création des actes de nomination; • Création des annexes d’arrêté ministériel contenant une liste des nominations ou des

révocations (les arrêtés continuent d’être produits manuellement); • Création de différentes requêtes pour pouvoir traiter les demandes provenant du

central ou des coordonnateurs; • Gestion des dates de renouvellement et des dates de prestation de serment; • Création et impression de listes aux fins de statistique ou de documentation; • Création de formulaires et de modèles de lettres (génération automatique).


La liste des officiers de justice est l’une des nombreuses listes regroupant des individus impliqués dans le système de justice. Dans le contexte du SIIJ, cette liste pourrait faire partie d’un référentiel commun qui serait utilisé par plusieurs systèmes, à des fins de sécurité et de contrôle, ou consulté par les employés ou par les justiciables.


• L’information est centralisée (base de données provinciale). • Aucun lien électronique n’existe entre ce système et tout autre système qui pourrait

utiliser l’information d’identification des officiers de justice.

81 Ce système, qui n’est pas encore opérationnel, vient remplacer des procédures manuelles et des listes

papier.

Annexe L Page 92



Ce système pourrait jouer le rôle de responsable de l’alimentation du référentiel en données sur les officiers de justice.

Il est donc recommandé de développer l’interface entre le système de gestion des pouvoirs des officiers de justice et le SIIJ.

2.36 Médiation en matière familiale


2.36.1.1 But

Le système Médiation en matière familiale permet de gérer la liste des médiateurs en matière familiale. Cette liste centralisée, à portée provinciale, peut être consultée, depuis les palais de justice, par les employés et les citoyens.


La liste des médiateurs en matière familiale est l’une des nombreuses listes regroupant des individus impliqués dans le système de justice. Dans le contexte du SIIJ, cette liste pourrait faire partie d’un référentiel commun qui serait utilisé par plusieurs systèmes, à des fins de sécurité et de contrôle, ou consulté par les employés et les citoyens.


• L’information est centralisée (base de données centralisée). • Aucun lien électronique n’existe entre ce système et tout autre système qui pourrait

utiliser l’information sur les médiateurs en matière familiale.

Annexe L Page 93




Code

Nom Médiation en matière familiale


Le système est un outil à portée très limitée.



Il s’avèrera probablement intéressant d’intégrer les données sur les médiateurs en matière familiale aux autres données du système devant remplacer le M002.





Le remplaçant de ce système doit être intégré au noyau du SIIJ (plus spécifiquement au remplaçant du M002 Systèmes communs).

2.37 Assignation des candidats-jurés


2.37.1.1 But

Le système Assignation des candidats-jurés permet d’aider les shérifs des différents districts judiciaires à gérer le processus du choix des jurés et des taxations (paiements à faire) liées aux causes criminelles. Ce système permet d’utiliser la liste électorale préparée par le Directeur général des élections, afin d’automatiser l’accomplissement de différentes tâches du shérif, soit :

• Chargement de la liste électorale; • Approbation de la liste des électeurs; • Repérage des candidats à partir de numéros pigés manuellement; •

Répartition en fonction de la langue des candidats; • Création et gestion des tableaux de candidats-jurés82 (tirage); • Préparation des sommations; • Préparation de l’ensemble des formulaires;

82 Les tableaux des candidats-jurés contiennent, entre autres, les données nominatives sur les candidats-jurés

et le statut de ceux-ci (assigné, libéré, disponible, exemption accordée, exemption partielle, exemption refusée, renvoi accordé, etc.).

Annexe L Page 94


• Préparation des taxations; • Confection de diverses listes.


La sélection des jurés est un élément important des causes criminelles. Si le processus de sélection des jurés n’est pas touché directement par le SIIJ, l’envoi et la réception de certaines informations le sont. Les intrants et les extrants du système sont les suivants.

• Intrants : pour effectuer sa tâche, le shérif doit obtenir, du bureau du juge coordonnateur des affaires criminelles de la Cour supérieure, l’information sur des rôles (dates, heures, salles, numéros de cause, noms et prénoms des accusés, etc.) ainsi que la durée estimée du procès. Ces informations sont envoyées au shérif par courrier électronique. Le shérif reçoit aussi des greffiers-audienciers la liste des présences annotées des candidats-jurés, et met à jour, dans le système, leur statut.

• Extrants : le shérif fournit certains documents au greffier de la Chambre criminelle de la Cour supérieure. Ils regroupent le tableau des candidats-jurés, le procès-verbal du tirage au sort et de la formation du tableau, la liste des présences des candidats-jurés, les cartons pour le tirage manuel à l’audience et les coupons de remboursement. Ces extrants sont fournis au greffier en format papier.


Le système ne réalise aucun échange électronique avec d’autres systèmes.


Il est recommandé de développer l’interface entre le système d’assignation des candidats-jurés et le futur système de gestion des dossiers criminels .

Annexe L Page 95


2.38 Procédures remises aux huissiers


2.38.1.1 But

Ce système permet d’effectuer le suivi des procédures remises aux huissiers et de faciliter le contrôle de la distribution équitable de ces procédures aux firmes d’huissiers. Plus spécifiquement, ce système permet d’identifier la procédure, d’effectuer le suivi de sa transmission à l’huissier et de sa réception. Une fois que l’huissier a effectué son travail, il permet de gérer et d’évaluer des firmes d’huissiers, de produire les relevés de compte des firmes d’huissiers et de générer des rapports, tels que la liste des procédures remises aux huissiers, celle des procédures retournées par les huissiers et la répartition réelle des firmes d’huissiers. Le système est utilisé par les responsables de la remise des procédures aux huissiers et par le BIA.

2.38.1.2

Lien avec le SIIJ

Les procédures remises aux huissiers consistent en des documents juridiques issus des dossiers civils, pénaux ou criminels qui doivent être signifiés ou exécutés par un huissier83. Ces documents sont produits manuellement ou par quelques systèmes inclus dans le SIIJ, dont SIPP, Infotrac et InfoForm. Un certain nombre d’informations incluses dans ces documents est saisie manuellement dans le système Procédures remises aux huissiers, avant que ceux-là ne soient remis au huissier. Aucune information n’est acheminée électroniquement vers le système.

Le système Procédures remises aux huissiers produit aussi un certain nombre d’extrants. Ce système produit par exemple des données (nombre de procédures remises) qui seront entrées manuellement dans le système M010 Système d’information de gestion. Il produit aussi des données de facturation qui sont utilisées par les services financiers pour compléter les demandes de paiement des huissiers, traitées par SYGBEC (non inclus dans le SIIJ). Aucune information n’est acheminée électroniquement depuis ce système.

2.38.2 État de l’interface

2.38.2.1 Forces

• Aucune.

2.38.2.2 Faiblesses

• Le système ne réalise aucun échange électronique avec d’autres systèmes. • L’information incluse dans le système n’est pas centralisée, puisqu’il existe autant de

copies du système qu’il y a de greffes.

83 À titre d’exemple de ces procédures : les citations à comparaître, les sommations, les mandats, les avis, les

assignations, etc.

Annexe L Page 96



Il est recommandé de développer l’interface entre le système Procédures remises aux huissiers et le SIIJ.

2.39 Gestion des pièces à conviction


2.39.1.1 But

Le système Gestion des pièces à conviction permet d’effectuer la gestion physique des pièces à convictions associées à des causes criminelles.

Il faut mentionner que le volume de l’inventaire des pièces à conviction peut être très important.

Il s’agit d’un vieux système basé sur Dbase III (sous MS-DOS). Ce système est utilisé uniquement au palais de justice de Québec.


Les données des dossiers des causes criminelles, d’une part, et les données relatives aux pièces à conviction, d’autre part, doivent être cohérentes. À titre d’exemple, lors de l’ajout d’une pièce à l’inventaire, le dossier doit être consultable et, à l’inverse, il doit être possible d’accéder aux données sur les pièces à conviction à partir du dossier.


Le système ne comporte, aujourd’hui, aucun lien automatisé avec d’autres systèmes.

Annexe L Page 97




Code

Nom Gestion des pièces à conviction


Aucune documentation n’ayant été retrouvée, il est impossible de juger cet aspect


Le système fonctionne sur une technologie totalement dépassée



Envergure À déterminer


Une analyse plus poussée permettra de déterminer si ce système doit ou non être inclus dans le SIIJ L’utilisation d’un progiciel pourrait représenter une alternative intéressante

Niveau de priorité Basse

2.40 Comptabilité Acomba des palais de justice


2.40.1.1 But

Le système Acomba centralise l’information sur les paiements reçus, suite à des jugements rendus, et redistribue les montants aux différents organismes concernés.

Le système est utilisé dans tous les points de service, dont les palais de justice.

Des écritures comptables sont préparées journellement, à partir des journaux produits par le système M008 Gestion de caisse et le système M022 Gestion des créances. Il s’agit d’un transfert d’informations entièrement manuel.

Le système Tableau synoptique (aussi appelé Caisse synoptique) centralisait l’information sur les montants encaissés dans les caisses. Ce système a été remplacé par Acomba.


La portée exacte du SIIJ n’étant pas encore arrêtée, il est difficile de savoir si Acomba et le SIIJ vont avoir un lien direct. Par contre, quel que soit le système qui va gérer les encaissements, il est clair que l’information sur les paiements reçus doit être transférée automatiquement vers Acomba.

Annexe L Page 98



Il est recommandé d’analyser l’interface entre le SIIJ et Acomba. S’il s’avère qu’il y a un lien direct entre les deux, il sera alors recommandé de développer une interface automatisée.

2.41 Système de non judiciarisation


2.41.1.1 But

Le Système de non judiciarisation (« Non-Jud « ) est un système sur plate-forme centrale qui permet de conserver une trace consultable des dossiers ouverts par la Couronne, mais non encore judiciarisés (données très confidentielles). Cette trace permet de détecter les cas de récidives. Les dossiers de ce système correspondent à la juridiction 66. « Non-jud », dont les utilisateurs sont la DGPP et la Ville de Montréal, permet d’effectuer une consultation consolidée M013/Non-Jud en différé. Par contre, une telle consultation ne peut se faire en direct, pour des raisons technologiques. Dans ce contexte, « Non-Jud » et le M013 sont consultables séparément.

Il est à noter qu’étend donné que le SIPP (détaillé à la section 2.10) ne gère pas les antécédents, la DGPP doit effectuer deux saisies (SIPP et Non-Jud).


Par définition, les données du Système de non judiciarisation ne sont pas partageables. Toutefois, il est important pour la DGPP que la fonction de gestion de dossiers soit complètement intégrée.


L’échange d’information est entièrement effectué de façon manuelle.

Annexe L Page 99




Code

Nom Système de non judiciarisation


Ce système répond partiellement aux besoins.


Les assises technologiques de ce système imposent de nombreuses contraintes.


Le système est isolé du SIPP.


Envergure Petite.


Niveau de priorité Prioritaire, avec les systèmes du Procureur général.

2.42 Calcul de l’intérêt Logicalc Pro


2.42.1.1 But

Le système de Calcul de l’intérêt permet de calculer l’intérêt légal et l’intérêt additionnel (1619 CcQ, 28, Loi sur le ministère du Revenu du Québec). Il permet aussi de calculer des rentes et des salaires selon le droit de la famille et du travail.

Le système est basé sur le progiciel Logicalc Pro distribué par la firme Jurismedia (voir www.avocat.qc.ca).


Éventuellement, l’information de base utilisée par ce système (le contexte) pourrait provenir du système de gestion des dossiers civils. À l’inverse, le résultat des calculs pourrait être enregistré automatiquement dans le dossier civil.

Annexe L Page 100

http://www.avocat.qc.ca/



Le contexte du calcul (données de base) et les informations calculées ne sont pas transmises du et au M012.


Il est recommandé de développer éventuellement une interface entre les systèmes de gestion de dossiers pertinents et cet outil.

2.43 Calcul des pensions alimentaires Aliform/MJQ


2.43.1.1 But

Le système Aliform/MJQ facilite le calcul des pensions alimentaires. Pour ce faire, il informatise tous les formulaires requis par la cour, dont le formulaire SJ-789 (Règlement SJ-795).

Le système est basé sur le progiciel Aliform de la firme CCH (www.cch.ca). Les données paramétriques du système (par exemple les taux à utiliser) sont périodiquement mises à jour.


Éventuellement, l’information produite par ce système, c’est-à-dire les formulaires complétés, pourrait être transmise automatiquement au système de gestion des dossiers civils.

L’intérêt de l’automatisation du transfert est multiple : il a trait à l’amélioration de la qualité de l’information et à la possibilité de produire de meilleures statistiques.


Les informations du formulaire ne sont pas transmises au M012.

Annexe L Page 101

http://www.cch.ca/




2.44 Enregistrement numérique

2.44.1 Description

Les palais de justice disposent actuellement d'une infrastructure facilitant l'enregistrement, son et image, des audiences. Cette infrastructure est généralement utilisée dans les salles d'audiences, mais elle peut aussi être utilisée hors des locaux des palais de justice.

L'infrastructure actuelle est désuète et sera remplacée, au cours des prochains mois, à la conclusion d'un processus d'acquisition qui est actuellement en cours et qui tiendra compte des contraintes d'intégration au SIIJ. Ce système n'est donc pas décrit plus en détail.



Annexe L Page 102