Embed Size (px)
Citation preview
Expression d’engagement
Agir en partenariat avec les patients et leurs familles pour améliorer la qualité :Un projet collaboratif de la Fondation canadienne pour l’amélioration des services
de santé
La date limite de soumission de l’Expression d’engagement est fixée au 29 mai 2014 ou jusqu’à ce que la FCASS estime que le programme a atteint sa pleine capacité, c’est-à-dire qu’un groupe d‘équipes
correspondant aux critères individuels et collectifs de la FCASS soit identifié.
La Fondation canadienne pour l’amélioration des services de santé est un organisme sans but lucratif financé dans le cadre d’une entente conclue avec le gouvernement du Canada. Les opinions exprimées dans ce document ne représentent pas forcément celles du gouvernement du Canada.
Expression d’engagement
Agir en partenariat avec les patients et leurs familles pour améliorer la qualité :Un projet collaboratif d’amélioration de la qualité de la Fondation canadienne pour
l’amélioration des services de santé
Cette Expression d’engagement constitue une candidature collective au Projet collaboratif d’amélioration de la qualité de la FCASS pour Agir en partenariat avec les patients et leurs familles. Le but du projet collaboratif est de renforcer les capacités et la culture organisationnelle pour agir en partenariat avec les patients et leurs familles dans le but d’améliorer la qualité (par exemple, les soins centrés sur les patients et leurs familles, la coordination des soins, la sécurité et l’efficacité) de tout l’éventail des soins de santé. Nous vous invitons à identifier une priorité d’amélioration de la qualité ou une initiative existante, pertinente pour votre organisation, qui bénéficierait directement d’un partenariat avec les patients.
La FCASS entend limiter son soutien à 15 équipes dans le cadre du Projet collaboratif d’amélioration de la qualité Agir en partenariat avec les patients et leurs familles ; ainsi, vous êtes invités à déposer votre candidature bien avant la date limite.
La FCASS étudiera les expressions d’engagement (demandes) sur une base continue et réalisera des entretiens pour évaluer le degré de préparation des organisations candidates. Les candidats qui satisferont aux critères écrits d’admissibilité et de préparation seront interviewés au téléphone par un conseiller en amélioration de la qualité de la FCASS pour apprécier plus clairement le degré de préparation de l’organisation et de l’équipe.
La FCASS et ses conseillers choisiront les équipes d’après la qualité de leur candidature, l’adéquation entre celle-ci et les caractéristiques décrites dans le Prospectus, et l’évaluation que fera la FCASS de la composition globale du groupe d’équipes sur le plan de la diversité des milieux de pratique et des contextes.
Seules les initiatives qui font directement participer les patients et leurs familles à l’amélioration de la qualité seront envisagées.
Le projet collaboratif d’AQ pour agir en partenariat avec les patients et leurs familles n’ira de l’avant que dans la mesure où un groupe de candidats solides, intéressés et compétents sera identifié.
En remplissant ce formulaire, l’organisation et les membres de l’équipe affirment qu’ils comprennent et se conforment à tous les aspects de la Politique sur les conflits d'intérêts de la FCASS, notamment les règles d’admissibilité des employés, administrateurs et agents de la Fondation.
Les Expressions d’engagement doivent intégralement déclarer tout rapport avec les membres actuels du conseil d’administration de la FCASS.
Directives sur la présentation des demandes La date limite de soumission de l’expression d’engagement est fixée au 29 mai 2014 ou jusqu’à ce que la
FCASS estime que le programme a atteint sa pleine capacité, c’est-à-dire qu’un groupe d‘équipes correspondant aux critères individuels et collectifs de la FCASS soit identifié.
Les décisions seront communiquées aux candidats au plus tard le 20 juin 2014. La longueur maximale des Sections A et D de l’expression d’engagement est fixée à 10 pages. Toutes
les demandes doivent être présentées sur un document de format commercial (8 ½ x11), à interligne simple, dans la limite des marges préétablies dans le formulaire et en police Calibri, taille de caractères de 11 points.
Veuillez faire parvenir, uniquement par courrier électronique, cette Expression d’engagement dûment remplie (en format PDF et MS Word) et :
Un curriculum vitae abrégé (1 à 3 pages) pour chaque membre de l’équipe 2
Un échéancier provisoire comprenant les dates importantes, les activités principales et les jalons associés à chacune des étapes de l’initiative d’AQ envisagée.
Envoyez votre demande dûment remplie par courrier électronique à Jessie Checkley au [email protected].
Si vous souhaitez discuter de votre demande, veuillez communiquer avec Maria Judd par courriel à [email protected] ou en composant le 613-728-2238 (250) ou Jessie Checkley à l’adresse électronique précitée ou en composant le 613-728-2238 (356). Nous vous invitons à vous renseigner davantage en vous reportant au prospectus du programme ou en vous inscrivant à l’appel d’information qui aur lieu le 16 avril 2014, de 11 h à 12 h 30, heure de l'Est.
3
Critères d’évaluation Toutes les demandes admissibles seront jugées en fonction des critères suivants :
Engagement et degré de préparation de l’organisation : la volonté de l’organisation d’agir en partenariat concret avec les patients et leurs familles pour
améliorer la qualité. le degré de préparation de l’organisation et l’appui de la haute direction : tel qu’indiqué dans la section
A, l’expression de l’engagement du chef de la direction et une description de l’alignement entre l’initiative et les autres priorités organisationnelles.
les liens ou contacts entre le chef de projet et la haute direction de l’organisation et/ou le chef de la direction.
la confirmation de l’engagement de l’organisation à protéger le temps du/des candidat(s) afin que celui-ci/ceux-ci réalise(nt) l’initiative d’amélioration, l’évalue(nt) et assiste(nt) aux séances d’apprentissage.
Initiative d’amélioration de la qualité : clarté de la proposition d’amélioration de la qualité : le but de l’initiative est clairement énoncé, en plus
des objectifs particuliers touchant les résultats escomptés (p. ex. résultats pour le patient, le personnel et l’organisation), et les méthodes et mesures que vous entendez employer.
niveau d’engagement concret des patients et de leurs familles (voir l’Annexe 2 : principes illustrant les soins axés sur la patient et la famille de Alberta Health Services (AHS) le cadre IAP2 de l’Association internationale pour la participation du public).
faisabilité et échéances : l’initiative doit être réalisable en 16 mois. Identifiez un projet d’amélioration de la qualité hautement prioritaire ou une initiative pertinente pour votre organisation qui bénéficierait directement d’un partenariat avec les patients.
pérennité : inclure une description du plan de pérennité suite à l’achèvement du projet collaboratif. impact possible de l’initiative d’amélioration de la qualité sur les services de santé axés sur le patient. impact possible de l’initiative d’amélioration de la qualité sur la qualité des soins et/ou l’efficacité et
l’efficience des services. budget proposé : les dépenses anticipées sont clairement établies, avec une brève explication de chaque
point. Des ressources financières et/ou en nature sont réservées à la mise en œuvre de l’initiative d’amélioration de la qualité, et des mesures sont également clairement décrites.
Qualité de la candidature: compétences et expérience de l’équipe en vue de mettre l’initiative d’amélioration en œuvre. composition de l’équipe : un parrain, membre de la haute direction, un chef de projet, un responsable de
l’évaluation et de la mesure du rendement et un conseiller des patients sont exigés. Nous encourageons vivement la participation interprofessionnelle de l’équipe, assortie de rôles et de responsabilités clairement définis pour chaque participant.
aptitude de l’équipe à évaluer l’initiative d’amélioration. énoncé du rôle de chacun des membres de l’équipe sur le plan de la mise en œuvre, de l’évaluation et de
la diffusion de l’initiative d’amélioration. engagement des candidats à participer aux séances d’apprentissage et aux activités de collaboration.
4
A : Engagement organisationnel (maximum 2 pages) L’engagement de l’organisation – doit être pris par le/la PDG ou la personne dont la responsabilité est la plus grande
(p.ex. redevable envers le conseil d’administration)M./Mme/Dr Nom Titre/Service Organisation Adresse postale Ville Province Code postal Téléphone Fax Courriel Signature originale1
1 En apposant sa signature sur le formulaire de demande, le représentant de l’organisation confirme :
5
1. Expliquez comment la participation des patients et de leurs familles dans le processus d’amélioration de la qualité se rattache aux priorités stratégiques de votre organisation et trouve un appui au niveau de la haute direction.
2. Expliquez comment vous veillerez à ce que le temps et les ressources suffisants soient alloués à la conception, à la mise en œuvre, à l’évaluation et à la diffusion de l’initiative d’amélioration de la qualité que votre organisation souhaite réaliser.
3. Expliquez quelles ressources en nature votre organisation affecterait éventuellement à l’initiative d’amélioration de la qualité pour agir en partenariat avec les patients et leurs familles.
B : Aperçu de l’organisation (maximum 1 paragraphe)
1. Donnez un bref aperçu de votre organisation, notamment son mandat, la taille de son effectif, son budget global, les services offerts et la taille de la population desservie.
2. La majorité de la population de la zone desservie par votre organisation est :
Rurale Éloignée Urbaine
C : L’initiative d’amélioration de la qualité (maximum 6 pages) Cette information a pour objet d’orienter la première ébauche de la charte de votre projet
1. L’initiative d’amélioration de la qualité envisagée est-elle une nouveauté ou s’appuie-t-elle sur une initiative d’AQ existante au sein de votre organisation ?
Nouvelle Existante
2. Quelle question cette initiative d’amélioration de la qualité tente-t-elle de régler ?
l’engagement de l’organisation eu égard au développement, à la mise en œuvre, à l’évaluation et au potentiel de pérennité de l’initiative Agir en partenariat avec les patients et leurs familles pour améliorer la qualité ;
l’engagement de l’organisation eu égard à la protection du temps nécessaire à la participation aux séances d’apprentissage et à la conduite de l’initiative Agir en partenariat avec les patients et leurs familles pour améliorer la qualité. Ces séances comprennent un webinaire d’orientation d’une heure le 15 juillet 2014, un webinaire d’ouverture de 2 heures le 16 septembre 2014 et – aux frais de l’organisation ou à partir des capitaux du projet collaboratif – la participation de trois membres de l’équipe à l’atelier d’un jour de la FCASS le 2 octobre 2014 à Montréal. La signature d’un protocole d’entente avec la FCASS confirmant les engagements mutuels d’ici le 30 juillet 2014, si la demande est acceptée.
6
3. Donnez un titre à l’initiative d’amélioration de la qualité que vous envisagez et décrivez-la (but, objectifs particuliers, méthodes de mise en œuvre).
4. Décrivez le plan d’évaluation de l’initiative d’amélioration de la qualité envisagée.a) Quelles mesures quantitatives et qualitatives seront utilisées ?b) Décrivez comment la mesure de cette initiative d’amélioration de la qualité sera utilisée pour impulser le changement.
5. Décrivez comment les patients et leurs familles participeront à la conception, à la mise en œuvre, à l’évaluation et à la diffusion de cette initiative d’amélioration de la qualité. Fournissez un cadre, s’il y a lieu.
6. Définissez les groupes de parties prenantes, à l’intérieur ou à l’extérieur de votre organisation, dont l’initiative d’amélioration de la qualité souhaite changer les activités, rôles et responsabilités et décrivez comment ces groupes seront mobilisés.
7. Décrivez comment vous prévoyez pérenniser l’initiative d’amélioration de la qualité au sein de votre organisation.
8. Fournissez un calendrier de l’initiative d’amélioration de la qualité, notamment les dates et activités importantes et les jalons établis pour chaque phase (l’initiative doit être réalisable en 16 mois).
D : Degré de préparation de l’organisation (maximum 2 pages)
1. Décrivez toute initiative d’amélioration, antérieure ou courante, entreprise par votre organisation à laquelle ont participé ou participent des patients et leurs familles.
2. Décrivez les structures et mécanismes actuellement en place dans votre organisation qui permettraient aux patients et à leurs familles de participer concrètement à des activités d’amélioration. S’il n’en existe pas à l’heure actuelle, décrivez vos projets de mise en place de structures et de mécanismes nécessaires à la création de partenariats concrets et opportuns avec les patients et leurs familles en matière d’activités d’amélioration de la qualité.
7
3. Décrivez les processus en place pour veiller à ce que les patients, leurs familles et le personnel aient les connaissances, les compétences et les ressources nécessaires pour participer à l’amélioration de la qualité de manière concrète. Si aucun processus n’est actuellement en place, décrivez les moyens par lesquels vous veillerez à ce que les patients, leurs familles et le personnel aient les connaissances, les compétences et les ressources nécessaires pour participer à l’amélioration de la qualité de manière concrète.
4. Décrivez les autres ressources ou processus en place au sein de votre organisation pour appuyer la conception, la mise en œuvre, l’évaluation et la diffusion de l’initiative d’amélioration de la qualité que votre organisation souhaite entreprendre (par exemple : comité d’amélioration de la qualité, comité consultatif des patients, systèmes informatiques, séances de formation, outils, etc.).
E. ÉthiqueBien que cette initiative ne soit pas un projet de recherche, des patients, leurs familles et des membres du personnel participeront au projet, et les exigences relatives aux possibles approbations des comités varient selon le site et l’organisation. Les candidats devraient se renseigner dans la phase de candidature sur la forme d’approbation éventuellement exigée par le comité d’éthique de leur organisation (p.ex. approbation intégrale ou approbation limitée à un projet d’amélioration de la qualité). On s’attend à ce que les équipes retenues entament le processus d’obtention de l’autorisation nécessaire sur le plan éthique dès qu’elles seront informées du succès de leur candidature.
L’approbation du comité d’éthique est-elle nécessaire avant la mise en route du projet ?
Oui Non Besoin de plus d’informationNous vous invitons à vous renseigner davantage en lisant « L’Énoncé de politique des trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains, 2e édition » (2010) disponible sur le site internet du Groupe consultatif interagences en éthique de la recherche au http://www.ger.ethique.gc.ca/fra/policy-politique/initiatives/tcps2-eptc2/Default/.
F: L’équipeVotre équipe doit être constituée des membres suivants :
Parrain, membre de la haute direction2 qui garantira l’engagement de la haute direction dans tous les aspects de la conception, de la mise en œuvre, de l’évaluation et de la diffusion de l’initiative d’amélioration de la qualité, notamment l’accès à l’équipe de la haute direction, le temps protégé pour travailler au projet et le soutien actif pour le changement organisationnel ou de politiques. Cette personne apportera son soutien et sera redevable de l’orientation générale, de la mise en œuvre et de la gestion du projet. Parmi les titres de postes éventuels, on pourrait, par exemple, retrouver : chef des services de médecine, vice-président, PDG et chef de l’exploitation.
2 En plus du soutien explicite de la haute direction de l’organisation (p. ex. PDG), un parrain, membre de la haute direction, devra faire partie de l’équipe (éventuellement la même personne, p.ex. PDG, ou une personne qui relève directement du PDG).
8
Chef de projet qui sera le coordonnateur et le motivateur principal, responsable de la répartition et de la gestion des ressources, qui veillera à ce que les étapes essentielles soient franchies et qui sera le point de contact privilégié de la FCASS. Cette personne planifiera et dirigera l’orientation générale et la surveillance de l’initiative d’amélioration de la qualité et sera le premier responsable de la participation concrète des patients/familles à la conception, la mise en œuvre, l’évaluation et la diffusion de l’initiative d’amélioration de la qualité.
Responsable de l’évaluation et des mesures qui disposera d’une certaine expertise en gestion de données et/ou en amélioration de la qualité, notamment une expérience en identification et en mesure d’indicateurs afin de suivre les progrès au fil du temps, et qui sera le principal responsable des aspects de l’évaluation de l’initiative d’amélioration de la qualité. Ceci suppose le soutien et la coordination/supervision de l’analyse des données ; la communication des résultats aux équipes cliniques par l’entremise de rapports et de réunions ; la participation aux activités obligatoires du projet collaboratif et/ou aux activités relatives à la mesure des processus et des résultats.
Conseiller des patients ou de leurs familles qui dispose de l’expérience et de l’expertise comme usager au sein de votre organisation de santé, qui travaillera avec le chef de projet et l’équipe pour garantir une représentation concrète du patient/de sa famille dans la conception et la mise en œuvre de l’initiative d’amélioration de la qualité projetée.
Parrain, membre de la haute directionM./Mme/Dr Nom Titre/Service Organisation Adresse postale Ville Province Code postal Téléphone Fax Courriel Signature originale
CV de 1-3 pages joint Oui Langue de correspondance anglais français
Chef de projet (chargé du projet global et point de contact principal pour toute communication avec la FCASS)M./Mme/Dr Nom Titre/Service Organisation Adresse postale Ville Province Code postal Téléphone Fax Courriel Signature originale
CV de 1-3 pages joint Oui Langue de correspondance anglais français
Responsable de l’évaluation et des mesures
9
M./Mme/Dr Nom Titre/Service Organisation Adresse postale Ville Province Ville Téléphone Fax Courriel Signature originale
CV de 1-3 pages joint Oui Langue de correspondance anglais français
Conseiller patients/familles M./Mme/Dr Nom Titre/Service Organisation Adresse postale Ville Province Ville Téléphone Fax Courriel Signature originale
CV de 1-3 pages joint Oui Langue de correspondance anglais français
Autres membres de l’équipe
Les équipes peuvent aussi inclure des membres additionnels, au-delà de ceux inscrits ci-dessus. Outre les patients et leurs familles, nous encourageons les candidats à envisager la participation des directeurs et des gestionnaires de l’amélioration de la qualité, des responsables de la sécurité des patients, des professionnels de l’amélioration de la qualité, des gestionnaires, des cliniciens comme les médecins, les infirmières, les infirmières praticiennes, les pharmaciens et d’autres personnes engagées à agir en partenariat avec les patients et leurs familles en vue d’améliorer la qualité.
Vous pouvez copier-coller autant d’encadrés que nécessaire pour compléter votre équipe.
M./Mme/Dr Nom Titre/Service Organisation Téléphone Fax Courriel
CV de 1-3 pages joint Oui Langue de correspondance anglais français
G. BudgetComment votre organisation prévoit-elle utiliser les capitaux octroyés par la FCASS pour appuyer l’initiative envisagée ?
10
Veuillez remplir le résumé de budget ci-après en vous servant des renseignements portant sur les coûts admissibles et non admissibles fournis à l’Annexe 1.
Résumé de budget Catégorie Description MontantPersonnel Déplacements Équipement Fournitures et services
Total
Justification du budget (maximum 1 page) Le caractère approprié du budget proposé sera évalué par des examinateurs. Veuillez fournir, ci-dessous, une ventilation détaillée de chacune des catégories budgétaires par poste budgétaire.
Disposez-vous de partenariats externes ou d’ententes avec des commanditaires qui soutiendront la conception, la mise en œuvre, l’évaluation et la diffusion de l’initiative d’amélioration de la qualité envisagée par votre organisation ? Le cas échéant, veuillez les décrire.
ANNEXE 1 : Dépenses budgétaires admissibles et non admissibles
CATÉGORIE ADMISSIBLE NON ADMISSIBLE*Personnel temps accordé aux membres de l’équipe (congé de
recherche) dont la description de poste régulière sera modifiée pour qu’ils puissent travailler à l’initiative d’amélioration de la qualité
fonds destinés à l’embauche de personnel pour combler les postes des membres dégagés de leurs fonctions pour travailler à l’initiative d’amélioration de la qualité
coûts de remplacement du salaire pour permettre la participation des prestataires à l’initiative d’amélioration de la qualité (hors prestation de services)
congé de recherche admissible comptabilisé à un taux supérieur aux salaires actuels
coûts de prestation de services
congé de recherche associé à l’administration financière des fonds du projet collaboratif
Déplacements frais de déplacement des membres de l’équipe entre les sites de l’initiative d’amélioration de la qualité
frais de stationnement et d’essence pour que les membres patients/familles de l’équipe assistent aux réunions
frais de déplacement, d’hébergement et de repas afin que les membres de l’équipe assistent aux réunions en personne obligatoires du projet
frais de déplacement qui ne sont pas directement liés à la réalisation de l’initiative d’amélioration de la qualité
11
collaboratif, dont le jeudi, 2 octobre 2014, à Montréal et l’atelier-bilan de l’automne 2015
Équipement dépenses directement afférentes à l’équipement nécessaire à l’initiative d’amélioration de la qualité (toute demande d’équipement doit être raisonnable et pleinement justifiée)
ordinateurs et autres acquisitions en immobilisations
Fournitures et services
coûts associés à la production des matériaux de l’initiative d’amélioration de la qualité (photocopies, impressions, fournitures de bureau, etc.)
coûts associés à la fourniture de déjeuners/goûters pour la consultation/les rencontres avec les patients/familles, dont les frais de garde d’enfants, s’il y a lieu
coûts associés à la communication des résultats de l’initiative d’amélioration de la qualité tels que réunions et vidéoconférences
coûts de fournitures et de services n’ayant pas de relation directe à la réalisation de l’initiative d’amélioration de la qualité
* Dans des circonstances habituelles, les éléments énumérés ci-dessus seront jugés non admissibles. La FCASS reconnaît cependant que des situations particulières peuvent survenir. Veuillez communiquer avec un membre du personnel de la FCASS pour obtenir des précisions ou une interprétation de la directive.
12
ANNEXE 2 : Principes des soins axés sur le patient et sa famille de Alberta Health Services (AHS) et cadre de l’IAP2
Ressources additionnelles : Vidéo de la FCASS :
Encourager la participation des patients et des familles à l'amélioration des services de santé Institute for Patient- and Family-Centred Care : Principles of Pa tient- and Family- Centred Care International Association for Public Participation : IAP2 Spectrum of Public Participation Alberta Health Services : Patient Engagement and Experience
13
Accueil et intégration des conseillers des patients/familles par l’entremise des ressources bénévoles de AHS à ce
niveau
Selon cette échelle, dans quelle mesure êtes-vous résolus à encourager la participation des conseillers bénévoles des patients/familles ?
Principes des soins axés sur le patient et sa famille
Informer Consulter Participer Collaborer Habiliter
But de AHS Fournir de l’information
Obtenir la rétroaction Comprendre et tenir compte des préoccupations
Agir en partenariat à toutes les étapes de la décision
Les patients/familles prendront la décision finale
Promesses faites aux patients et à leurs familles. Nous :
vous tiendrons informés
établirons des liens avec vous et en ferons rapport
tiendrons compte de vos réactions et vous en ferons rapport
vous demanderons conseil, intégrerons vos conseils dans toute la mesure du possible et vous en ferons rapport
mettrons en œuvre ce que vous déciderez
Respect et dignité Partage d’information Participation Collaboration
Échelle de l’engagement de l’IAP2 - buts et promesses
Respecter les croyances, Fournir des renseignements Encourager et faciliter la participation Établir des partenariats à tous lesvaleurs et choix des patients complets et impartiaux et la prise de décision niveaux de la planification des services
