Article spécialisé

Lean Office Par David Moser, partenaire gérant de Wertfabrik SA

Qu’entend-t-on par administration simplifiée ? Y a-

t-il un lien avec l’ordre et la propreté ? Certaine-

ment. Mais le concept Lean ne se résume pas à un

simple nettoyage. L’administration accorde sou-

vent trop d’importance aux 5S – méthode

d’organisation du travail orientée sur les proces-

sus selon le modèle japonais. Cette méthode est

bien pensée et suscite uniquement le mécon-

tentement des collaborateurs si l’on ne procède

pas comme il faut, notamment lorsque l’on parle

longuement de choses futiles. On parle de « muda » ou gas-

pillage inutile quand on réfléchit à l’endroit exact où un employé

garde son stylo à bille et au nombre de stylos que chaque employé a

dans son tiroir.

Mais, la méthode 5S est judicieuse dans un bureau, notamment pour éviter des re-cherches. Des processus et des fonctions optimisés comme le classement structuré des documents (dossiers de projet normalisés) ou l’enregistrement de documents électroniques sur le serveur de fichiers produisent de grands effets.

Éliminer les pertes de rendementL’optimisation des processus passe par l’élimination d’une grande partie des inter-faces. Chaque interface implique généralement une perte de rendement (perte de temps) due à l’arrêt temporaire du travail. On détermine les pertes de rendement à l’aide d’une cartographie de la chaîne de valeur. On enregistre les processus exis-tants et on identifie les potentiels d’amélioration. Une « représentation par couloir » permet de visualiser les étapes de travail des unités organisationnelles. Dans l’archi-tecture de la chaîne de valeur, le processus traité est ensuite comprimé horizontale-ment (raccourcissement du délai d’exécution) et verticalement (réduction du nombre d’interfaces) avant d’être mis en pratique.

« Une administration plus efficace »

Lean Office – Représentation de la chaîne de valeur

CoordonnéesWertfabrik SA, Birchstrasse 2, 8472 Seuzach, téléphone +41 52 335 55 00 David Moser, partenaire gérant, david.moser@wertfabrik.ch

Lors de l’optimisation des fonctions, il importe que les différents responsables consacrent leur temps à des tâches essentielles et non à des tâches secondaires ou même inutiles. Les tâches essentielles sont celles qui doivent être impérativement ef-fectuées par la personne concernée. Les tâches secondaires doivent certes être réali-sées, mais devraient être déléguées et ne sont pas obligatoirement exécutées par le responsable en chef.

Un exempleL’entretien de vente avec le client et la configuration commune du véhicule comptent par-mi les tâches essentielles d’un vendeur de concession automobile. Le traitement de la commande du client et les formalités concernant l’assurance et la plaque d’immatricu-lation constituent des tâches secondaires. Celles-ci peuvent être effectuées sans pro-blème par le back-office.

L’expérience montre que les responsables consacrent souvent plus de temps que néces-saire à certaines tâches parce qu’ils aiment les faire, même si elles ne font pas partie de leurs tâches essentielles. Ils doivent faire preuve de détermination et d’autodiscipline pour déléguer ces tâches et ne plus les réaliser eux-mêmes. Pour le vendeur automobile, cela signifie : ne pas remettre soi-même le véhicule mais charger le service client de cette mission. Celui-ci sera d’ailleurs le futur interlocuteur.

Lean Office – Minimiser les gaspillages

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