Association des archivistes du Québec - UN MODÈLE DE ...congres.archivistes.qc.ca/wp-content/uploads/2019/07/V7A...Prof. Basma Makhlouf Shabou 07.06.2019 48e Congrès de l’Association

07.06.2019 Prof. Basma Makhlouf Shabou

48e Congrès de l’Association des archivistes du Québec, 7 juin 2019, Gatineau

UN MODÈLE DE MATURITÉ À L’APPUI D’UNE GOUVERNANCE INFORMATIONNELLE AU SEIN DES ORGANISMES PUBLICS

Dr Basma Makhlouf Shabou

Professeure, Haute école de gestion de Genève, HES SO – Suisse

Dr Elisabeth Lomas

Professeure associée, University College London – Royaume Uni


1. Considérations terminologiques

2. Présentation de la recherche

- Contexte et team

- Problématique

- Objectifs

- Méthodologie

3. Résultats - Entrevues semi-structurées

- Sondage en ligne

- Analyse des MMGI

4. Conclusion

- Gouvernance informationnelle

- Modèle de maturité

- Valorisation

1. Introduction: Considérations terminologiques:

1.  Gouvernance informationnelle (GI) 2.  Modèle de maturité

2. Présentation de la recherche: Information Governance Maturity in European Public Administrations: Nature, Assessment tools & methods (phase 1&2)

1.  Contexte et team : InterPARES (2016-2018) 2.  Problématique 3.  Objectifs 4.  Méthodologie

3. Résultats:

1.  Entrevues semi-structurées 2.  Sondage en ligne 3.  Analyse des modèles de maturité de gouvernance informationnelle (MMGI) 4.  Valorisation 4. Conclusion

2

Plan




- Contexte et team

- Problématique

- Objectifs

- Méthodologie


- Sondage en ligne

- Analyse des MMGI

4. Conclusion



- Valorisation

§  “Senior-level administrative structure that establishes roles and responsibilities, decision-making processes, policies and procedures that promote effective decisions that align with business outcomes. (…) In some organizations, information governance seeks to integrate and coordinate a range of relative activities, such as data management, knowledge management, and records management. Sometimes referred to as information technology and communications governance” (InterPARES, 2019)

1. Considérations terminologiques Gouvernance informationnelle (GI)

3




- Contexte et team

- Problématique

- Objectifs

- Méthodologie


- Sondage en ligne

- Analyse des MMGI

4. Conclusion



- Valorisation

§  «Un processus pour classer la fiabilité et la durabilité des comportements, des pratiques et des processus d'une entité, par rapport à une fonction ou le résultat» (InterPARES, 2019)

§  Décrit comme une séquence de niveaux de maturité qui représente un chemin d'évolution anticipé, désiré ou typique (Becker, Knackstedt et Pöppelbuß, 2009, p. 213)

1. Considérations terminologiques Modèle de maturité

4




- Contexte et team

- Problématique

- Objectifs

- Méthodologie


- Sondage en ligne

- Analyse des MMGI

4. Conclusion



- Valorisation

2. Présentation de la recherche Contexte & team (1/2)

5

https://interparestrust.org/




- Contexte et team

- Problématique

- Objectifs

- Méthodologie


- Sondage en ligne

- Analyse des MMGI

4. Conclusion



- Valorisation

§  Basma Makhlouf Shabou, PhD (chercheure principale), Haute école de gestion de Genève (HEG), Haute école spécialisée de Suisse occidentale (HES-SO)

§  Elizabeth Lomas, PhD (co-chercheure), Department of Information Studies, University College London

Avec l’estimable participation d’étudiantes du Master en Sciences de l’information

§  Arina Grazhenskaya (2017)

§  Sandrine Anderfuhren (2018)

§  Eugénie Iaconi (2018)

§  Patrizia Romagnoli (2017)

2. Présentation de la recherche Contexte & team (2/2)

Information Governance Maturity in European Public Administrations: Nature, Assessment tools & methods (phase 1&2)

6




- Contexte et team

- Problématique

- Objectifs

- Méthodologie


- Sondage en ligne

- Analyse des MMGI

4. Conclusion



- Valorisation

2. Présentation de la recherche Problématique (1/2)




- Contexte et team

- Problématique

- Objectifs

- Méthodologie


- Sondage en ligne

- Analyse des MMGI

4. Conclusion



- Valorisation

§ Administration publique européenne § Conformité légale, règlementaire et normative (RGPD, etc.) § Droit de l’accès à l’information §  Transparence, imputabilité et obligation de rendre des comptes § Protection des données personnelles et sensibles § Efficacité de l’activité gouvernementale § Vulnérabilité face aux risques informationnels

Maîtriser ses ressources informationnelles n’est plus une option!!!

2. Présentation de la recherche Problématique (2/2)




- Contexte et team

- Problématique

- Objectifs

- Méthodologie


- Sondage en ligne

- Analyse des MMGI

4. Conclusion



- Valorisation

§ Proposer une définition de la GI

§  Identifier les dimensions, les principes, les parties prenantes de la GI

§ Proposer un cadre pour les meilleures pratiques de la GI pouvant être appliquées dans l'ensemble des administrations publiques européennes

§ Développer une approche et un dispositif pour l’évaluation de la maturité de la GI dans le contexte des administrations publiques européennes

2. Présentation de la recherche Objectifs

9




- Contexte et team

- Problématique

- Objectifs

- Méthodologie


- Sondage en ligne

- Analyse des MMGI

4. Conclusion



- Valorisation

§ Trois méthodes de collecte § Entrevues semi-structurées § Sondage en ligne

§ Analyse des modèles de maturité de gouvernance informationnelle (MMGI)

2. Présentation de la recherche Méthodologie : approche qualitative exploratoire

10

Phase I : 2016-2017

Phase II : 2018




- Contexte et team

- Problématique

- Objectifs

- Méthodologie


- Sondage en ligne

- Analyse des MMGI

4. Conclusion



- Valorisation

Analyse des MMGI (automne 2018)

§  Littérature professionnelle incluant les normes et standards

§  Recherches scientifiques sur §  la gestion des documents

d’activités §  la gestion des risques §  la qualité des données §  la protection et sécurités des

données

Sondage en ligne (printemps 2017)

§  Pouvoirs publics §  Professionnels de l'information

§  Décideurs et gestionnaires de l'information

Entrevues semi-structurées (été 2016)

§  Les autorités publiques, avec des participants des municipalités

§  Professionnels de l'information

§  Experts et décideurs

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Objectifs

1.  Explorer la nature de la GI, ses principes, ses dimensions, ses acteurs et les parties prenantes concernées par sa mises en œuvre;

2.  Présenter une définition de la GI dans le contexte des administrations publiques européennes

Objectifs 1.  Identifier les outils de gestion de la

GI;

2.  Concevoir un modèle de maturité de la GI dans le contexte des administrations européennes




- Contexte et team

- Problématique

- Objectifs

- Méthodologie


- Sondage en ligne

- Analyse des MMGI

4. Conclusion



- Valorisation

§  12 experts de 5 pays européens (1 , 1 , 1 , 5 , 4 ) §  spécialistes de haut niveau : expérience professionnelle impressionnante (20 à 30 ans et plus) §  dirigeants et participants actifs de leurs communautés / associations professionnelles §  engagés dans l'enseignement §  impliqués dans les activités de gestion des archives au niveau international (CIA, associations nationales, etc.)

§  Sujets 1.  Introduction 2.  Questions générales (définition, objectifs, impacts, GI VS GDA, parties prenantes, cyberadministration) 3.  Principes de GI (cadres de GI, modèles de GI, ARMA/GARP) 4.  Normes de GI 5.  Mise en œuvre de GI (questions générales, stratégies, rôles et responsabilités de GI, aspects TI) 6.  Évaluation de GI et modèles de maturité 7.  Gestion des risques de GI 8.  Pratiques exemplaires et recommandations (expériences, modèles et projets) 9.  Défis 10.  Retours

Présentation des entrevues Méthodologie (Experts et sujets)

12




- Contexte et team

- Problématique

- Objectifs

- Méthodologie


- Sondage en ligne

- Analyse des MMGI

4. Conclusion



- Valorisation

Gouvernance de l’information VS Gestion de l’information Niveau stratégique/politique basé sur la politique formelle Un des moyens d'atteindre ce niveau politique, de rendre

possible la politique de gouvernance informationnelle

Concept entier Processus mis en place pour saisir, travailler sur la GI et en faire la promotion

Préoccupation de niveau supérieur à celle de la gestion de l'information, qui définit les principes et la stratégie

Gestion de l'information, appliquée pour mettre en œuvre ces décisions

Politique générale Politique opérationnelle, qui pourrait être liée à la politique générale de la gouvernance informationnelle

Niveau décisionnel, définissant les personnes responsables de l'établissement des politiques et des règles de gestion de l'information

Niveau opérationnel d’exécution et de mise en application des décisions et des politiques

Plus abstrait Traite de la mise en œuvre de la GI

"Que faire et pourquoi ?" "Comment faire ?"

3. Résultats - entrevues Nature de la gouvernance informationnelle

13




- Contexte et team

- Problématique

- Objectifs

- Méthodologie


- Sondage en ligne

- Analyse des MMGI

4. Conclusion



- Valorisation

§  Les principes de base de la GI sont presque les mêmes que ceux de la gestion de l’information.

§  Important !!!: §  « avoir un ensemble de principes c’est bien mais ce n’est pas tout !!»

§  Les principes doivent être reconnus, soutenus, recommandés et surtout leur mise en œuvre est faisable.

3. Résultats - entrevues Gouvernance informationnelle – principes fondamentaux

14

Sécurité

Traçabilité

Préservation

Réutilisation Conformité

Classification

Accessibilité

Intégrité

Gestion des risques Responsabilisation

Transparence

Efficacité




- Contexte et team

- Problématique

- Objectifs

- Méthodologie


- Sondage en ligne

- Analyse des MMGI

4. Conclusion



- Valorisation

Parties prenantes

Administrations publiques

Société

Politiciens

Spécialistes de l’information Décideurs

Secteur privé

Média

3. Résultats - entrevues Gouvernance informationnelle – parties prenantes

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- Contexte et team

- Problématique

- Objectifs

- Méthodologie


- Sondage en ligne

- Analyse des MMGI

4. Conclusion



- Valorisation

§  Mots clés: §  Transparence

§  Efficacité

§  Améliorer la qualité des services publics et la performance des administrations publiques.

§  Formalisation ou normalisation des pratiques

§  Élaboration de lignes directrices [uniformes] pour les différents niveaux d'administration

§  Adaptation et améliorations technologiques WEB, transformation numérique, nouveaux outils collaboratifs

§  Vérifiabilité de l’action de l'administration publique

§  Renforcement des droits d'accès

3. Résultats - entrevues Impacts de la gouvernance informationnelle sur l'administration publique

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- Contexte et team

- Problématique

- Objectifs

- Méthodologie


- Sondage en ligne

- Analyse des MMGI

4. Conclusion



- Valorisation

Suède

Norvège

Irlande

Espagne

Belgique

Afrique du Sud

Allemagne

Australie

États-Unis d'Amérique

Canada

Royaume-Uni

0 10 20 30 40 50

Pays de provenance

3. Résultats – sondage en ligne Profil des 205 participants

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Concepteur Web Juriste

Consultant en gestion Cybersécurité

Support informatique Expert en sécurité de l'information

Gestionnaire des données Analyste d'affaires

Chef de projet Directeur

Consultant Autre

Responsable de la conformité Administrateur

Académique Bibliothécaire

Archiviste Gestionnaire de l'information

Gestionnaire des documents d'activité

0 10 20 30 40 50 60 70

Profil professionnel




- Contexte et team

- Problématique

- Objectifs

- Méthodologie


- Sondage en ligne

- Analyse des MMGI

4. Conclusion



- Valorisation

0

2

4

6

8

10

12

14

16

3. Résultats – sondage en ligne Professions qui ont le lead en GI selon les participants

18




- Contexte et team

- Problématique

- Objectifs

- Méthodologie


- Sondage en ligne

- Analyse des MMGI

4. Conclusion



- Valorisation Non

Oui

Les participants ont mentionné l’utilisation de modèles, normes et/ou

outils pour la GI.

3. Résultats – sondage en ligne Modèles et dispositifs de la GI selon les participants

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§  Modèles §  ARMA information governance principles (GARP) §  Business Process Model and Notation (BPMN) §  UK Government’s HMG Information Assurance

Maturity Model

§  Normes §  ISO 15489 (12 personnes) §  ISO 27000 (6 personnes) §  ISO 14721 §  ISO 18128 §  ISO 26122 §  ISO 30300 §  PD5454

§  Outils §  UK’s National Health Service Information

Governance Toolkit §  UCISA Information Security Management Toolkit




- Contexte et team

- Problématique

- Objectifs

- Méthodologie


- Sondage en ligne

- Analyse des MMGI

4. Conclusion



- Valorisation

L’organisation n’a pas de démarche GI

§  une analyse de la pratique des informations organisationnelles est nécessaire.

§  L’utilisation d’un MMGI permet d’initier une analyse méthodique.

§  Le MMGI offre une vision transversale, exhaustive et multidimensionnelle des pratiques informationnelles.

§  Ainsi, les priorités sont facilement définies (Katuu, 2016).

L'organisation a investi dans une GI

§  L’organisation utilisera un MMGI pour mieux qualifier la performance des pratiques informationnelles.

§  Le MMGI permet d’identifier ses forces et ses faiblesses.

§  Le MMGI permet de cibler les ajustements nécessaires

§  Le MMGI aide l’organisation à structurer l’évaluation

des pratiques existantes en matière d’information globalement et en matière d’actifs informationnels

20

3. Résultats – Analyse des MMGI GI & Modèle de maturité: quel rapport? Deux hypothèses possibles :




- Contexte et team

- Problématique

- Objectifs

- Méthodologie


- Sondage en ligne

- Analyse des MMGI

4. Conclusion



- Valorisation

3. Résultats – Analyse des MMGI Aperçu des modèles de maturité existants (2008-2018) (1/2)

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Maturity Model Attributes Maturity LevelsName Number Name Number

Asset Management Maturity Model (Lei, Ligtvoet, Volker, Herder 2011) Dimensions / Category 4 Initial; Repeatable; Defined; Managed; Optimizing 5

Digital Asset Management (DAM) Maturity Model (Real Story Group, DAM Foundation, 2017)

Categories / Dimensions 4/15 Ad-Hoc; Incipient; Formative; Operational; Optimal 5

Information Governance Maturity Model (ARMA International 2017) Principles 8 Sub-standard; In Development; Essential; Proactive; Transformational 5

Digital Preservation Capability Maturity Model (DPCMM) (Dollar, Ashley 2014)

Domains / Components 3/15 Nominal; Minimal; Intermediate; Advanced; Optimal 5

Brown Digital Preservation Maturity Model (Brown 2013) Process Perspective 10 No Awareness; Awareness; Roadmap; Basic Process;

Managed Process; Optimized Process 6

Preservica Digital Preservation Maturity Model (Preservica 2014) - -Safe Storage; Storage Management; Storage Validation;

Information Organization; Information Processes; Information Preservation

6

ECM Maturity Model (Pelz et al. 2010) Categories / Dimensions 3/13 Unmanaged; Incipient; Formative; Operational; Pro-Active 5

Gartner Enterprise Information Management Maturity Model (Newman, Logan 2008) - - Unaware; Aware; Reactive; Proactive; Managed; Effective 6

Capability Maturity Model for Research Data Management (CMM for RDM) (Croston, Qin 2010)

Key Process Areas 5 Initial; Managed; Defined; Quantitatively Managed;

Optimizing 5

Stanford Data Governance Maturity Model (Stanford University, 2013) Dimensions/ components 3/6 5 criteria unnamed 5

Data Management Maturity (DMM) Model (CMMI Institute 2018) Categories / Process Areas 6/25 Performed; Managed; Defined; Measured; Optimized 5

JISC Records Management Maturity Model (Jisc InfoNet 2013) Sections 9 Absent; Aware; Defined; Embedded 4

Adapté de Proença, Vieira & Borbinha, 2017




- Contexte et team

- Problématique

- Objectifs

- Méthodologie


- Sondage en ligne

- Analyse des MMGI

4. Conclusion



- Valorisation

L’analyse des modèles de maturité permet de noter les tendances suivantes:

§  Les modèles existants proposent de croiser divers axes (dimensions de domaine / domaine) à travers différents niveaux indiquant leur progression vers le niveau optimisé;

§  Les dimensions et sous-dimensions sont utilisées pour cibler progressivement différents aspects à évaluer dans les pratiques informationnelles;

§  La plupart des modèles de maturité étudiés utilisent cinq niveaux de développement;

§  Pour permettre l'utilisation et l'évaluation d'une pratique donnée en matière d'information, une collecte de données généralement qualitatives est appliquée (entretiens, observation, etc.).

3. Résultats – Analyse des MMGI Aperçu des modèles de maturité existants (2008-2018) (2/2)

22 Adapté de Proença, Vieira & Borbinha, 2017




- Contexte et team

- Problématique

- Objectifs

- Méthodologie


- Sondage en ligne

- Analyse des MMGI

4. Conclusion



- Valorisation

§  Trois critères standards pour chacune des dimensions de GI :

§  Humains (H)

§  Système (S)

§  Éthique (E)

§  Cinq niveaux de maturité de GI

3. Résultats – Analyse des MMGI

Modèle de maturité pour les organismes publics: dimensions, critères et niveaux

23

§  Dix dimensions de GI: 1.  Responsabilités et rôles

2.  Engagement des parties prenantes

3.  Cadre et politique, y compris la gestion des risques

4.  Identification, création et propriété des actifs informationnels

5.  Valeur, qualité et diffusion de l'information

6.  Gestion des droits

7.  Gestion des documents

8.  Sécurité et résilience de l'information

9.  Conservation à long terme

10.  Suivi et changement




- Contexte et team

- Problématique

- Objectifs

- Méthodologie


- Sondage en ligne

- Analyse des MMGI

4. Conclusion



- Valorisation

3. Résultats – Analyse des MMGI Grille d’application du MMGI aux organismes publics utilisant des services infonuagiques

24




- Contexte et team

- Problématique

- Objectifs

- Méthodologie


- Sondage en ligne

- Analyse des MMGI

4. Conclusion



- Valorisation

§  Travaux de master §  GRAZHENSKAYA, Arina, 2017. Information governance : nature and implementation from the European public administrations'

perspective [en ligne]. Carouge: Haute école de Genève. Travail de master. [Consulté le 23 mai 2019]. Disponible à l'adresse: http://doc.rero.ch/record/306588/files/57_MASID_Arina_Grazhenskaya_FINAL.pdf

§  ANDERFUHREN, Sandrine, ROMAGNOLI, Patrizia, 2018. La maturité de la gouvernance de l’information dans les administrations publiques européennes: la perception de la gouvernance de l’information dans l’administration publique genevoise [en ligne]. Carouge: Haute école de Genève. Mémoire de recherche. [Consulté le 23 mai 2019]. Disponible à l'adresse: http://doc.rero.ch/record/323127/files/ANDERFUHRENSandrine_ROMAGNOLIPatrizia_PR12_VF2.pdf

§  Chapitres d’ouvrages collectifs §  MAKHLOUF SHABOU, Basma, GUERCIO, Mariella, KATUU, Shadrack, LOMAS, Elizabeth, GRAZHENSKAYA, Arina, 2019.

Strategies, Methods and Tools Enabling Records Governance in a Cloud Environment. In: DURANTI, Luciana & ROGERS, Corinne (ed.) Trusting Records in the Cloud: The creation, management, and preservation of trustworthy digital content. Londres: Facet publishing, Mai 2019.

§  MAKHLOUF SHABOU, Basma, 2018. An Information Governance Policy Is Required for My Institution, What to Do?: Practical Method and Tool Enabling Efficient Management for Corporate Information Assets. In: KATUU, Shadrack (ed.). Diverse Applications and T r a n s f e r a b i l i t y o f M a t u r i t y M o d e l s . I G G l o b a l , p p . 6 1 - 9 1 . D i s p o n i b l e à l ' a d r e s s e : https://www.igi-global.com/chapter/an-information-governance-policy-is-required-for-my-institution-what-to-do/214781 et à l’adresse : https://arodes.hes-so.ch/record/3209?ln=fr

25

3. Résultats – Valorisation




- Contexte et team

- Problématique

- Objectifs

- Méthodologie


- Sondage en ligne

- Analyse des MMGI

4. Conclusion



- Valorisation

§  La GI est une approche légitime est défendable

§  La GI est une nécessité non seulement pour l’administration publique mais aussi pour les citoyens

§ Elle est l’un des garants des droits et des obligations en matière de gestion de l’information, des données et des actifs informationnels

§ Quel que soit le niveau d’avancement des pratiques informationnelles, un modèle de maturité de la GI est utile pour rationnaliser les efforts et les différents dispositifs à investir dans une approche de GI.

26

4. Conclusion (1/2)




- Contexte et team

- Problématique

- Objectifs

- Méthodologie


- Sondage en ligne

- Analyse des MMGI

4. Conclusion



- Valorisation

§  L’étude InterPARES exposée propose un MMGI structuré en 10 dimensions qui pourrait être appliquées pour vérifier la progression d’une pratique informationnelle en cinq niveaux.

§  Le MMGI proposé pourrait être mené en se basant sur une collecte de données qualitative essentiellement.

§  Trois critères uniformes sont proposés (l’humain, le système et les aspects éthiques).

§  Cette approche est exploitable dans différents contextes et domaines et pourrait être appliquée de manière partielle et modulable.

27

4. Conclusion (2/2)




- Contexte et team

- Problématique

- Objectifs

- Méthodologie


- Sondage en ligne

- Analyse des MMGI

4. Conclusion



- Valorisation

§  Becker, Jörg, Knackstedt, Ralf, & Pöppelbuß, Jens, 2009. Developing Maturity Models for IT Management: A Procedure Model and its Application. Business & Information Systems Engineering [en ligne]. Vol. 1, n° 3, pp. 213–222. [Consulté le 4 juin 2019]. Disponible à l'adresse: https://doi.org/10.1007/s12599-009-0044-5

§  JENIK, Claire, 2019. 60 secondes chrono sur Internet. Statista [en ligne]. 28 mars 2019. [Consulté le 4 juin 2019]. Disponible à l'adresse: https://fr.statista.com/infographie/13160/activite-sur-internet-en-une-minute/

§  INTERPARES, 2019. Information governance. InterPARES Trust Terminology [en ligne]. [Consulté le 4 juin 2019]. Disponible à l'adresse: https://interparestrust.org/terminology/term/information%20governance/en

§  KATUU, Shadrack, 2016. Assessing the functionality of the enterprise content management maturity model. Records Management Journal [en ligne]. Vol. 26, n° 2, pp. 218–238. [Consulté le 4 juin 2019]. Disponible à l'adresse: https://doi.org/10.1108/RMJ-08-2015-0030

§  PROENÇA, Diogo, VIEIRA, Ricardo, BORBINHA, José, CALADO, Pável, MARTINS, Bruno, 2017. A maturity model for information governance. European Archival Records and Knowledge Preservation (E - ARK) [en ligne]. 23 janvier 2017. [Consulté le 4 juin 2019]. Disponible à l'adresse: http://www.eark-project.com/resources/project-deliverables/95-d75-1/file

28

Bibliographie

07.06.2019 Prof. Basma Makhlouf Shabou 29


Stratégies d’évaluation

Initiatives suisses

Autres développements

Conclusion : défis majeurs

Sources complémentaires

Questions

Dr Basma Makhlouf Shabou Professeure, Haute école de gestion de Genève, HES SO – Suisse [email protected]

Documents

Association des archivistes du Québec - UN MODÈLE DE ...congres.archivistes.qc.ca/wp-content/uploads/2019/07/V7A...Prof. Basma Makhlouf Shabou 07.06.2019 48e Congrès de l’Association