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DeGIDàGIDE:Delagestionintégréedesdocumentsàlagouvernancedel’informationdocumentaireélectroniqueÉtatd’avancementduprojetGID-CollaboàlaVilledeLaval

NicolasLarivéeetJulieThériaultVilledeLaval

2 Tabledesma*ères

Ø  Présentationduprojeto  Descriptiono  Objectifso  Portéeo  Équipe

Ø  HistoriquedelaGIDàlaVilledeLaval

Ø  Recetted’implantation

Ø  Gestionduchangement

Ø  Enjeux

Ø  Facteursdesuccès

Ø  DémodeGID-Collabo

3 Présenta*onduprojet|Descrip*on

Ø  Ce projet met en place les fondations d’une saine gestion documentaire enpriorisantlagestiondesdocumentsnumériquespourl’ensembledupersonneldelaVille de Laval. Il adresse autant lamise en force des aspects législatifs de lagestiondesdocumentspapiersetnumériquespoursupporterlesprocessusreliésà la gestion complète du cycle de vie d’un document, de sa création à sadestructionousonarchivagepourdesfinspatrimoniales.

Ø  Ainsi,leprojetadéployélasolutionGID-Collaboàl’échelledelaVillepourenfaire

une utilisation généralisée. L’objectif est d’assurer une gestion documentaireconforme à la Politique de gestion intégrée des documents (GID) et d’offrir unenvironnementdecollaborationenrichissantàtouslesemployés.LaplateformeSharePointestutiliséepoursupporterlasolutionGID-Collabo.

4 Présenta*onduprojet|Objec*fsØ  Établirlesfondationsdelagestiondocumentaireenpriorisantunegestionnumériquedes

documents(environnementsanspapier);Ø  Normaliserlespratiquesentermederespectdeslois,desrèglementsetducadrenormatif

archivistiqueetpatrimonialdelagestiondocumentaire;Ø  Éliminerl’acquisitiond’outilsinformatiquesparlesdifférentsservicespourfairedela

gestiondocumentaireouquiinclutunvoletliéàlagestiondocumentaire;Ø  Organiserlesdocumentsdesorteàfaciliterlarecherche,lepartageetlaréutilisation;Ø  Contrôlerlamassedocumentairenumériqueenautomatisantlecycledeviedes

documents;Ø  Mettreenplaceunegouvernancedelagestiondel’informationdocumentaire

électronique(GIDE);Ø  Disposerd’unoutilpourl’interaction,lacollaborationetlamiseencommunde

l’informationentrelesemployésdesdifférentsservicesfavorisantainsilepartagedesconnaissances;

Ø  Éliminerl’utilisationdesenvironnementsWindows.

5 Présenta*onduprojet|Portée

Ø  Inclusions:o  DéployerlasolutionGID-CollaboàtouslesservicesdelaVille;o  Adapterlesprocessusd’affairespourdiminueraumaximumlesdocumentspapier;o  Responsabiliserlesreprésentantsdelagestiondocumentairedanslesservicesence

quiatraitàlagestiondesdocuments;o  DéplacerlesdocumentspertinentsdesenvironnementsWindowsversGID-Collabo;o  MettreendérouteenpartielesenvironnementsWindowspourlagestiondes

documentsopérationnelsquicomportedesextensionsdefichiersprisenchargeparSharePoint.LesfichiersdedonnéesetlesdocumentsapplicatifsserontconservésdanslesenvironnementsWindows;

o  Tenircomptedelamobilitédesemployésdansl’architecturedesolution.

6 Présenta*onduprojet|Portée

Ø  Exclusions:

o  Numérisationmassivededocumentspouréliminerlepapier;o  Donnéesdesapplications,c’est-à-direcellesenregistréesdansdesbasesdedonnées;o  DocumentsapplicatifssurlesenvironnementsWindowsoudansd’autresapplications

corporativesquecellesquisontprésentementsurSharePoint;o  Miseendérouteet/ouadaptationd’applicationsexistantesetmigrationdesdonnées;o  IntégrationdessystèmesmétiersdesservicesàSharePoint.

7 Présenta*onduprojet|Équipe

8 HISTORIQUEDELAGIDÀLAVILLEDELAVAL

ÉlaborationdesoutilsGID• PolitiqueGID• Plandeclassification• Calendrierdeconservation• ProgrammedeformationGID

Gestiondocumentaireetcollaboration• CréationdesitesdecollaborationSharePoint

Appeld’offres• Sélectiond’unoutilGIDcomplémentaireàSharePoint• Sélectiond’unintégrateurexterne• Preuvedeconcept

Repositionnement• Décisiondenepasacquérirl’outilGIDcomplémentairesuiteàlapreuvedeconcept

• SélectionderessourcesexternespouraccompagnerlaVilledanslapoursuiteduprojet

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2016 20172014-20152008à2013 Àcejour…

DéploiementGID-Collabo(SharePoint

2013)

AcquisiGonOffice365

Pilote:Livraison1

Juin2018

ConceptionetréalisationLivraison1• Architecturedesolution• Spécificationfonctionnelle• Configurationetparamétrage• Développementetmiseenproductiondupilote

9 ReceJed’implanta*on

Cueillettededonnées

FormationsGID(plandeclassificationetcalendrierdeconservation)

MénageduV:classificationetapplicationducalendrier

FormationGID-Collabo

DéplacementdesdocumentsduVverslessitesd’équipeavecSharegate(quelquesemployésparservice)

10 Ges*onduchangement

Ø  Unplandecommunicationquiinclut:o  DesbulletinsGID-Collabo

personnalisésàchacundesservicespourfaireconnaîtrel’étatd’avancementduprojet.

o  Unecommunicationcorporative

publiéesurl’intranetpourinformerl’ensembledupersonneldelaVillesurleprojetengénéral.

11 Ges*onduchangementØ  UneformationsurlasolutionGID-Collabod’unedemi-journée.Ø  Unsupportpost-formationencontinucomprenant:

o  Unguided’utilisationcompletcomprenantplusd’unecentainedepages.o  UnaccompagnementdesconseillersGIDsurleterrain.o  Unefoireauxquestions/commentairesaccessiblesauxutilisateurs.o  Desauditsproduitsparl’équipeTI.

12 Enjeux

Ø  Réviserlecalendrierdeconservation;o  Modéliserdansunenvironnementnumérique.o  Délaisdeconservationdoiventpermettreunenumérisationdesubstitution

l’actif.

Ø  Traiter25millionsdefichiers;Ø  Implanterlasolutionà2800utilisateurs;Ø Disponibilitédesressources;Ø Niveauvariabledesutilisateurs;Ø  Capacitéàpasserlasolutionenmodeopérationnel.

13 Facteursdesuccès

Ø  Ladirections’approprielavisionduprojetets’assuredesamiseenplace;Ø  LesressourceshumainesduServicedel’innovationetdestechnologies

nécessairesàl’exécutiondeceprojetsontmisesàladispositionduprojet;Ø  LesressourceshumainesduServicedugreffenécessairesàl’exécutiondece

projetsontmisesàladispositionduprojet;Ø  Laportéeduprojetestrespectée;Ø  Ladisponibilitédesressourcesinternesnechangepasparrapportàla

planificationinitiale;Ø  L’ensembledesemployésdelaVilleadhèreauxobjectifsduprojetetcontribueà

leursatteintes;Ø  LasolutionGID-Collabonouspermetd’assurerl’intégritéetlapérennitédes

documents;Ø  Lagestionduchangementaunrôleprépondérantdansleprojet.

14 DémoGIDCollabo

https://ged.laval.ca/sites/S_25/SitePages/Accueil.aspx

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