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Association des étudiantes et des étudiants
aux cycles supérieurs en éducation
RAPPORT DE FIN DE MANDAT
DU RESPONSABLE DES COMMUNICATIONS
ET DES RELATIONS AUX MEMBRES
Par
Abdel Hakim Touhmou
Université de Montréal
Septembre 2016
Abdel Hakim Touhmou [email protected]
Rapport de fin de mandat 2016 | ACSE PAGE 2 SUR 17
Introduction
Au terme de mon mandat en tant que responsable des communications et des relations aux
membres de l’Association des étudiantes et des étudiants aux cycles supérieurs en
éducation (ACSE), j’ai le plaisir de vous présenter, chers membres, un rapport qui fait état
de mes principales réalisations ainsi que des dossiers qui sont en cours de réalisation.
Dans le cadre de la reddition de comptes qui est l’une des composantes essentielles de notre
démocratie associative, il est également de mon devoir en tant qu’élu de déposer ce rapport
qui fait preuve d’un rendement dont j’assume la responsabilité.
Ce rapport présente par ailleurs des informations non exhaustives qui sont susceptibles de
faciliter la passation de mon poste. Enfin, au regard de mes expériences, des
recommandations sont à cette occasion formulées pour que la nouvelle équipe de l’Acse
soit encore plus efficiente et plus efficace.
Description du poste
Selon les règlements généraux adoptés le 29 mai 2013, les responsabilités du poste de
responsable des relations aux membres comprennent entre autres :
- « la transmission de l’information du Comité exécutif, du Conseil
d’administration et de l’Assemblée générale aux membres;
- la réponse aux questions des membres et porter à l’attention du Comité exécutif,
du Conseil d’administration et de l’Assemblée générale les requêtes et
préoccupations des membres de l’association;
- et la promotion et la publicisation de l’association, de ses activités et de ses
décisions. » (Règlements généraux de l’ACSE, art. 30)
Note : Le genre masculin est utilisé dans le but d’alléger le texte, il inclut le genre féminin.
Abdel Hakim Touhmou [email protected]
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Principaux accomplissements
Ci-après la liste de mes principales réalisations au cours de mon engagement au sein de
l’Acse :
Amélioration et mise à jour (fond et forme) du site Web de l’Association
www.aeesse.umontreal.ca, par exemple la création de l’onglet Remboursement pour
faciliter le dépôt des demandes de remboursement (60 $ pour des activités à caractère
scientifique) et l’onglet Archives pour que les membres puissent consulter en ligne entre
autres les rapports de leurs élus et les procès-verbaux;
Groupe Facebook (https://www.facebook.com/groups/acse.umontreal/) : en explicitant
l’intérêt de rejoindre le groupe, le nombre est passé de 200 à 294 membres;
Création d’une infolettre en novembre 2014; ci-après les éditions de novembre 2014 et
de février 2015 à titre d’exemple (ou voir Annexe 1) :
http://www.aeesse.umontreal.ca/wp-
content/documents/Infolettre_ACSE_novembre_2014_VW.html
http://www.aeesse.umontreal.ca/wp-
content/documents/Infolettre_ACSE_février_2015_VW.html
Exemple de courriel pour communiquer l’infolettre aux étudiants, envoyé le 2 février 2015
à 10 h 17 :
Chères étudiantes et chers étudiants,
C'est avec plaisir que votre Association étudiante, l’Acse, vous présente son Infolettre.
Au sommaire de cette édition :
- Recherche scientifique en branle
- Colloque Éducation Présent!
Abdel Hakim Touhmou [email protected]
Rapport de fin de mandat 2016 | ACSE PAGE 4 SUR 17
- Financement des études supérieures
- Modalités de remboursement
- Sondage
- Votre mot à dire
- 5@7 des cycles supérieurs en éducation
- Tout le monde à la cabane...
- Impliquez-vous!
Pour lire l’infolettre, veuillez suivre le lien ci-dessous :
http://www.aeesse.umontreal.ca/wp-content/documents/Infolettre_ACSE_février_2015_VW.html
Bonne lecture!
Pour l’équipe de l'ACSE,
Abdel Hakim Touhmou
Responsable des communications et des relations aux membres
Association des étudiantes et des étudiants
aux cycles supérieurs en éducation (ACSE)
Université de Montréal
Faculté des sciences de l'éducation
90, avenue Vincent-d'Indy, local C-262
Montréal (Québec) H2V 2S9
514 343 6111, poste 4709
www.aeesse.umontreal.ca
AVIS DE CONFIDENTIALITÉ : Ce document électronique (incluant tout fichier ou élément qui y est joint) est destiné uniquement à la personne ou à l'entité à qui il est adressé. Il peut contenir des renseignements personnels, confidentiels ou assujettis au secret professionnel. Si vous avez reçu ce document par erreur, il vous est interdit de le reproduire, de le conserver ou d'utiliser les renseignements qui y sont contenus, d'une quelconque manière. Veuillez le détruire et avoir l'obligeance de communiquer avec
l'expéditeur, afin qu'il apporte les correctifs requis.
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Rapport de fin de mandat 2016 | ACSE PAGE 5 SUR 17
Réaménagement et entretien du local de l’Acse;
Réception et gestion des communications (courriels, appels téléphoniques et réception
de personnes) : une permanence a été assurée au local de l’Association à raison de 2
jours par semaine de 9 h à 13 h et/ou de 16 h à 18 h;
Changement d'adresse de renvoi pour l'alias courriel [email protected] effectué le 11
février 2015 pour des raisons d’éthique. Dans le passé, le courriel institutionnel ou
personnel de l’exécutant était utilisé pour contacter les membres. Durant mon mandat,
seule l’adresse de l’Acse ([email protected]) a été utilisée en vue de communiquer
avec les membres de l’Association, les instances facultaires et universitaires, les
partenaires, etc.
Création d’un nouvel espace de stockage dans Google Drive (voir Annexe 2) nommé
Association des étudiantes et des étudiants aux cycles supérieurs en éducation (ACSE).
L’objectif étant d’assurer la diffusion de l’information et de garder des traces écrites
(archives). Les dossiers ont été créés et organisés en fonction, entre autres, des postes
relatives au comité exécutif et au conseil d’administration.
Les dossiers créés sont les suivants :
Pour le conseil d’administration :
- Administration AFÉ : dans ce dossier les administrateurs du département AFÉ y
déposent toute la documentation afférente à leurs activités;
- Administration DID : Idem pour le département DID;
- Administration PPA : Idem pour le département PPA.
Pour le comité exécutif :
- Activités étudiantes : dossier dédié au responsable des activités étudiantes;
- Affaires facultaires : dossier dédié au responsable aux affaires facultaires;
- Affaires universitaires : dossier dédié au responsable aux affaires universitaires;
- Communications et relations aux membres : dossier dédié au responsable de ce
poste;
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- Présidence : dossier dédié au président;
- Secrétariat : dossier dédié au secrétaire;
- Trésorerie : dossier dédié au trésorier.
Pour les réunions du conseil d’administration :
- CA
Pour les réunions du comité exécutif :
- CE
Pour les réunions qui rassemblent et le conseil d’administration et le comité exécutif :
- CA-CE
Pour les assemblées générales (d’élection et de planification annuelle) :
- AG
Pour le Colloque Éducatif Présent! :
- CÉP!
Pour les dossiers en lien avec le Fonds d’investissement des cycles supérieurs de
l’Université de Montréal :
- FICSUM
Pour les listes des étudiants :
- Listes étudiants
Pour l’ensemble de l’équipe de l’Acse :
- Équipe de l’ACSE
Pour la rédaction d’un procès-verbal qui répond aux normes conventionnelles :
- Canevas des procès-verbaux de l’ACSE
À noter que tous les dossiers contiennent des sous-dossiers nommés selon l’année
universitaire (p. ex., 2014-2015, 2015-2016, 2016-2017, etc.).
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Mise à jour des listes de diffusion dédiée à l’équipe de l’Acse
(http://www.listes.umontreal.ca/wws/home).
Publicisation régulière des activités de l’Acse ou autres au moyen du compte Facebook,
du site Web et des babillards de la FSÉ (réalisation de communiqués, d’affiches, de
flyers, etc.).
Dossiers en cours
Obtention des adresses de courriel de la communauté étudiante :
Il est nécessaire de faire suite aux démarches entreprises auprès des instances facultaires
pour que l’Acse puisse communiquer par courriel avec ses membres comme c’était le
cas dans le passé. L’Acse n’a présentement plus accès aux listes de courriels de ses
membres et doit nécessairement passer entre autres par les TGDE (techniciens en
gestion des dossiers étudiants) ou par l’adjointe au vice-doyen de la Faculté des
sciences de l’éducation. Il importe beaucoup que l’Acse retrouve sa capacité à contacter
directement toute la communauté étudiante.
Achat d’un nouvel ordinateur pour l’Acse conformément à la résolution de l’assemblée
générale :
Toutes les démarches ont été faites pour remplacer l’ordinateur dysfonctionnel qui se
trouve au local de l’Association. Il ne reste plus qu’à contacter la compagnie INSO
(voir Annexe 3) pour que l’Acse se dote d’un ordinateur normalisé et fonctionnel à
100 %. À noter que l’ordinateur actuel n’est pas la propriété de l’Acse et qu’il a été
emprunté à la Faculté des sciences de l’éducation.
Changement de l’adresse du site Web :
De nouvelles démarches doivent être faites pour remplacer l’adresse du site Web de
l’Acse www.aeesse.umontreal.ca par l’adresse www.acse.umontreal.ca. À noter que le
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site Web de l’Association est et doit rester hébergé dans l’un des serveurs de la Faculté
des sciences de l’éducation de l’Université de Montréal.
Création d’une nouvelle collection pour la communauté de la Faculté :
Il importe de poursuivre les démarches entreprises auprès des instances facultaires pour
créer une nouvelle collection dans Papyrus en vue de diffuser les travaux dirigés et les
rapports de stages des étudiants de 2e et 3e cycles de la FSÉ. La communauté étudiante
des cycles supérieurs ne dispose présentement que d’une seule collection qui est dédiée
aux thèses et aux mémoires.
Recommandations
Au regard de mon implication au sein de l’Acse et de mes expériences, je prends la liberté
de formuler les quelques recommandations suivantes :
- Lorsqu’un message est envoyé au nom de l’Acse ou dans le cadre de l’exécution de
mandats, il importe beaucoup que la boîte de courriel officielle de l’Acse
([email protected]) soit exclusivement utilisée. Ce faisant, les principes d’éthique
sont respectés et les traces écrites ne sont plus déposées dans la boîte de courriel de
l’exécutant, mais dans celui de l’Acse.
- Il importe beaucoup que les messages envoyés par courriel à la communauté
étudiante soient préalablement autorisés par le comité exécutif pour des raisons
d’imputabilité et d’éthique.
- Il importe beaucoup que le CA-CE soit inscrit en copie conforme (CC) lorsqu’un
message est envoyé par les membres du comité exécutif, du conseil d’administration
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et par les représentants aux instances facultaires. Ce faisant, d’une part toute
l’équipe de l’Acse et ses représentants sont tenus au courant des dossiers et, d’autre
part, le dédoublement du travail ainsi que les situations de conflit d’intérêts peuvent
être évités.
- Il importe beaucoup que les membres du CA et du CE, ainsi que les représentants de
l’Acse aux instances facultaires, déposent sur le Google Drive de l’Association
toute la documentation qu’ils reçoivent ou qu’ils réalisent durant l’accomplissement
de leurs mandats respectifs.
- Il importe beaucoup que les rapports et les procès-verbaux soient disponibles sur le
site Web de l’Acse pour des questions de transparence et d’accès à l’information.
Les procès-verbaux devant être rédigés conformément au mode de rédaction des
P.-V. de l’Acse (voir Annexe 4) et selon les règles conventionnelles. Ces documents
sont les preuves officielles qui attestent légalement les décisions qui ont été prises.
Entre autres, les P.-V. sont demandés par les services aux étudiants (SAÉ) en vue de
reconduire la représentativité de l’Acse, ils peuvent aussi être demandés par le
registraire des entreprises ou pour une question de litige.
- Il importe beaucoup que toutes les publications qui se font via le groupe Facebook
soient préalablement approuvées par l’administrateur. Des messages publicitaires ou
de nature contraire à la mission de l’Acse peuvent apparaitre de temps à autre. Le
choix des administrateurs doit être motivé pour une question d’imputabilité et de
disponibilité (l’administrateur devant se connecter au groupe FB 5 jours sur 7 au
moins pour ne pas retarder les publications des membres et répondre à temps aux
questions qu’ils posent).
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- Le groupe FB des membres du comité exécutif (https://www.facebook.com/
groups/181829428613772/) et celui des membres du conseil d’administration
(https://www.facebook.com/groups/464946013545644/?fref=ts) sont très peu de
fois utilisés. Il importe beaucoup de reconsidérer cet outil de communication qui
peut s’avérer très efficace.
- Il importe beaucoup d’aller vers les étudiants et de les accueillir au local de
l’Association dans une approche de proximité afin de les écouter et de leur faire part
de l’importance de s’impliquer au sein de l’Acse. La question du peu d’implication
des membres semble ne pas avoir de relation significative avec l’organigramme ou
les règlements généraux de l’Acse, mais plutôt avec leurs intérêts personnels et
leurs disponibilités (nombreux sont qui peinent à gérer plusieurs facteurs à la fois,
relativement aux études, au travail et aux engagements familiaux).
- Il importe beaucoup de porter une attention particulière aux étudiants internationaux
qui sont inscrits à un programme d’études supérieures de la Faculté des sciences de
l’éducation, mais qui ne sont pas pour autant membres de l’Acse, étant donné qu’ils
n’acquittent pas la cotisation (peut-être parce qu’ils ne payent pas leurs droits de
scolarité directement à l’Université de Montréal). Dans ce cas particulier, il est
possible de faire partie de l’Acse en acquittant la cotisation directement auprès de la
trésorerie.
- Il importe beaucoup que le local de l’Association soit accueillant et régulièrement
entretenu. Plusieurs rencontres s’y déroulent relativement aux activités de l’équipe
de l’Acse, du comité organisateur du Colloque Éducatif Présent! et c’est également
le lieu où les membres de l’Acse et les divers partenaires de l’Association sont
accueillis.
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- Il importe beaucoup, dans le contexte propre aux étudiants de la Faculté des
sciences de l’éducation, d’assurer le fonctionnement vital de l’Association, quitte à
se partager les tâches qui sont propres aux postes qui restent vacants. Durant mon
implication, plusieurs tâches ne relevant pas du poste du responsable des relations
aux membres m’ont souvent été assignées en vue d’assurer la pérennité de l’Acse.
- Il importe beaucoup que tous les membres du CA et du CE puissent adopter de
concert une approche de résolution de problèmes qui implique un effort de travail
en commun avec l’autre pour trouver une solution propre à satisfaire pleinement les
aspirations de l’équipe de l’Acse et de ses membres.
Conclusion
En guise de conclusion, c’était avec plaisir que je me suis engagé bénévolement au sein de
l’Association des étudiantes et des étudiants aux cycles supérieurs en éducation (ACSE). Je
me suis impliqué activement tout au long de mon mandat pour défendre l’intérêt de la
communauté étudiante de façon particulière et celui de la communauté universitaire de
façon générale. Tout en restant à la disposition de la nouvelle équipe afin d’assurer une
transition réussie, j’espère sincèrement que mes contributions à la qualité de vie des
étudiants de la Faculté des sciences de l’éducation de l’Université de Montréal ont été
fructueuses.
Abdel Hakim Touhmou [email protected]
Rapport de fin de mandat 2016 | ACSE PAGE 16 SUR 17
Annexe 4
Association des étudiantes et des étudiants
aux cycles supérieurs en éducation
Procès-verbal de la réunion CA-CE tenue le jour mois année à heure
au local C-262, pavillon Marie-Victorin, Université de Montréal
Adopté le XX/XX/XXXX Résolution ACSE-CACE-XX-XX-2016-03
Type de réunion (CA, CE, CACE ou AG)-Jour-Mois-Année-Numérotation du point de l’ordre du jour adoptée
Président(e) d’assemblée
________________________________
Prénom Nom
Secrétaire d’assemblée
________________________________
Prénom Nom
Présences Absences motivées Absences
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Abdel Hakim Touhmou [email protected]
Rapport de fin de mandat 2016 | ACSE PAGE 17 SUR 17
1. Ouverture de l’assemblée ACSE-CACE-JJ-MM-AAAA-01 eNom de l’associatione
2. Lecture et adoption de l’ordre du jour ACSE-CACE-JJ-MM-AAAA-02 eType de réunione
3. Lecture et adoption du procès-verbal du 18 avril 2016 ACSE-CACE-JJ-MM-AAAA-03 eJour-Mois-Annéee
4. Colloque Éducatif Présent! Édition 2017 ACSE-CACE-JJ-MM-AAAA-04 eNumérotation du point de l’ordre du jour adoptée
5. Rapport des exécutants ACSE-CACE-JJ-MM-AAAA-05
5.1 Président ACSE-CACE-JJ-MM-AAAA-05.1
5.2 Secrétaire ACSE-CACE-JJ-MM-AAAA-05.2
5.3 Trésorière ACSE-CACE-JJ-MM-AAAA-05.3
5.4 Responsable aux affaires facultaires ACSE-CACE-JJ-MM-AAAA-05.4
5.5 Responsable des communications ACSE-CACE-JJ-MM-AAAA-05.5
6. Divers ACSE-CACE-JJ-MM-AAAA-06
7. Fermeture de l’assemblée ACSE-CACE-JJ-MM-AAAA-07
P.-V. | ACSE | CA-CE du JOUR MOIS ANNÉE PAGE 2 SUR 2
