Rapport statistique, version III

Mode d’emploi

Compatible avec Excel 2007/2010/2013

Nouveau ! La version III du Rapport statistique est une version améliorée qui vous permet de

compiler, calculer et visionner vos résultats statistiques en plus d’obtenir la couverture vaccinale

demandée par le MSSS. En quelques clics, vous construisez votre outil personnalisé pour en tirer

des tableaux de vos couvertures vaccinales et des illustrations graphiques qui correspondent à

vos choix de mesure et à votre structure organisationnelle.

Ainsi, le Rapport Statistique est parfait pour calculer vos couvertures vaccinales pour chacune de

vos installations. Si vous le désirez, vous pouvez aussi raffiner votre analyse par titres d’emploi

ou par services, et ce, pour chacune de vos installations.

Après avoir paramétré votre outil et saisi vos données, un rapport est automatiquement généré

par installation. Il comprend un tableau et un graphique récapitulatifs. Les résultats sont aussi

présentés pour votre établissement, classés selon 3 grandes catégories : les employés sur la liste

de paie, les ressources non inscrites sur la liste de paie et le total pour l’installation ou

l’établissement.

La version III du rapport statistique a été adaptée aux nouvelles recommandations du MSSS

concernant la méthode de calcul de la couverture vaccinale pour la campagne de 2014-2015. Ce

rapport statistique peut ainsi être utilisé en complémentarité avec le document intitulé

« Standardisation des données servant au calcul de la couverture vaccinale des travailleurs de la

santé contre la grippe », préparé par la direction de la santé publique du Ministère de la santé

et des services sociaux (MSSS).

En calculant vos résultats de couvertures vaccinales, le rapport statistique est fort utile pour

analyser les besoins de relance dans vos installations ou certains secteurs en particulier et mieux

orienter vos stratégies de campagne de vaccination. Puisqu’il sera déjà paramétré selon vos

besoins, il vous suffira, l’année suivante, de saisir vos nouvelles données.

Rapport Statistique, version III - Mode d’emploi - 1

Où trouver l’outil Rapport Statistique-Version III et comment l’utiliser ?

Vous pouvez télécharger l’outil sur le site de l’ASSTSAS, à l’adresse suivante : http://www.asstsas.qc.ca/dossiers-thematiques/risques-biologiques-infections/influenza-grippe.html .

Enregistrez-le sur votre disque dur.

À l’ouverture du fichier

1 - Si cette barre d’outils apparaît

cliquer sur

2 - Activer les macros :

Par exemple, sous Excel 2010, cliquer sur dans la barre illustrée ci-dessous :

3 – Si cette fenêtre apparaît, cliquer sur oui.

Quelques éléments généraux concernant l’outil :

L’outil est construit sur plusieurs feuilles de calcul.

La première feuille, appelée « configuration », vous permet de débuter la mise en forme de

votre outil.

La deuxième feuille, intitulée « Rapport par installation », résume l’ensemble des données

saisies.

Rapport Statistique, version III - Mode d’emploi - 2

Les différentes installations apparaitront automatiquement sur de nouvelles feuilles, suivant

l’ordre de leur création.

Exemple d’affichage pour trois installations créées : trois feuilles sont générées automatiquement à la suite du rapport par installation

Résultats par installation

Chacune des feuilles représente une installation et est composée de deux sections.

La zone de résultats

Il s’agit d’une section protégée et aucune saisie de données ne peut y être effectuée. Vos

résultats sont présentés dans un graphique ainsi que dans un tableau (mauve).

Rapport Statistique, version III - Mode d’emploi - 3

La zone de saisie des données

Le nombre de personnes vaccinées ainsi que le dénominateur correspondant sont inscrits dans

la section appelée « Zone de saisie de données », située sous la section protégée.

Séparée en deux sections, cette zone distingue les employés inscrits sur la liste de paie des

ressources non inscrites sur la liste de paie.

La zone de saisie des données pour les employés inscrits sur la liste de paie contient également

un tableau intitulé « nombre d’employés absents inscrits sur la liste de paie pour l’installation ».

Ce tableau permet d’inscrire le nombre de personnes absentes, conformément aux modalités

précisées par le MSSS pour que ces absents ne soient pas comptabilisés dans le dénominateur

total. L’utilisation de ce tableau est facultative (voir la section ci-dessous pour plus de détails).

Rapport Statistique, version III - Mode d’emploi - 4

Quelques définitions

Établissement :

correspond au nom de l’entité.

Exemples : CSSS de la Côte du passage, Centre hospitalier Universitaire de St-Passager, Centre d’hébergement privé du Bonheur.

Installation :

correspond à des sous-catégories de votre organisation. Il peut s’agir des différents sites

de votre établissement ou encore des missions. Vous pouvez créer jusqu’à 27

installations dans un même établissement.

Exemple : Un CSSS qui a 2 Centres hospitaliers, 3 CLSC et 4 CHSLD pourrait choisir d’avoir 9 installations et les nommer par leurs noms respectifs. Il pourrait aussi choisir de les séparer par mission et ajouter 3 feuilles seulement, intitulées Centre hospitalier, CLSC et CHSLD.

Employés inscrits sur la liste de paie :

correspond à tout le personnel qui reçoit une paie de l’établissement, donc à toutes les

personnes inscrites sur la liste de paie de l’établissement. Le tableau correspondant est

bleu.

Par services :

dans le tableau des employés inscrits sur la liste de paie, vous pouvez choisir de séparer

vos données par services, par unités ou par départements, selon vos besoins. La

terminologie « par services » correspond à cette option. Vous pouvez créer 32 services

distincts pour chaque installation.

Exemple : Un centre hospitalier pourrait séparer ses données de cette manière : Urgence, pédiatrie, soins intensifs, traumatologie, etc. Un CLSC pourrait choisir : l’unité du soutien à domicile, l’unité de réadaptation, etc. Un centre d’hébergement privé pourrait choisir l’aile A, l’aile B, le service technique, le service alimentaire, etc.

Par titres d’emploi :

plutôt qu’une catégorisation « par services », vous pouvez opter pour un tri de vos

données par titres d’emploi. Si tel est votre choix, un tableau de synthèse (bleu)

Rapport Statistique, version III - Mode d’emploi - 5

apparaît. Celui-ci vous propose une catégorisation par titres d’emploi à laquelle vous

pouvez apporter des modifications (ajouter ou supprimer des titres d’emploi).

Ressources non inscrites sur la liste de paie :

il s’agit des autres professions ou ressources qui ne sont pas inscrites sur la liste de paie.

Ce tableau est vert.

Exemple : médecins, stagiaires, bénévoles, etc.

Le tableau proposé peut être modifié (ajouter ou supprimer des catégories).

Total pour l’installation :

correspond à l’addition des données provenant des employés sur la liste de paie et des

ressources non inscrites sur la liste de paie.

Dénominateur pour les employés inscrits sur la liste de paie :

pour l’année 2014-2015, veillez-vous référer aux recommandations du MSSS dans le

document « Standardisation des données servant au calcul de la couverture vaccinale

des travailleurs de la santé contre la grippe » préparé par la direction de la santé

publique du Ministère de la santé et des services sociaux. Le dénominateur est défini

comme suit : « le nombre total de travailleurs de la santé qui sont inscrits sur la liste de

Rapport Statistique, version III - Mode d’emploi - 6

paie et qui ont travaillé au moins une journée durant la période visée de la saison

grippale en cours, soit entre le 1er novembre et le 31 mars ».

Si le dénominateur, inscrit dans le tableau bleu, considère déjà que le personnel actif,

c’est-à-dire qui a travaillé au moins une journée durant la saison grippale, vous n’avez

pas à utiliser le deuxième tableau intitulé « nombre d’employés absents inscrits sur la

liste de paie pour l’installation ». Par contre, si le nombre d’employés saisi dans la

colonne dénominateur du tableau bleu correspond à l’ensemble des employés inscrits

sur la liste de paie (actifs et absents), il faudra alors soustraire le personnel absent pour

ne conserver que le personnel actif. L’utilisation du tableau peut alors vous être utile. Il

vous permettra de comptabiliser les employés absents pour l’ensemble de l’installation.

Le total des employés absents sera ainsi soustrait au dénominateur total afin d’obtenir

un dénominateur ajusté. La couverture vaccinale dans le tableau suivant sera ajustée

pour chacune des installations créées.

Dénominateur total (actif et non-actif) – Employés absents (personnel non-actif) =

Dénominateur ajusté (le personnel actif)

Couverture vaccinale= Nb. Personnes vaccinées / Dénominateur ajusté

Rapport Statistique, version III - Mode d’emploi - 7

Dénominateur pour les ressources non inscrites sur la liste de paie :

À des fins de contrôle interne pour votre établissement, il vous est possible de calculer

les couvertures vaccinales des ressources non inscrites sur la liste de paie. Ces données

seront inscrites dans le tableau à cet effet (vert).

Rapport Statistique, version III - Mode d’emploi - 8

DÉMARCHE POUR LA PERSONNALISATION DE VOTRE OUTIL

ÉTAPE 1 : créer vos installations et, pour chacune d’entre elles, choisir le type de

mesures désiré (par titres d’emploi, par installation ou par services).

Dans l’onglet configuration, inscrire le nom de votre établissement ainsi que l’année de

la campagne de vaccination (20XX- 20XX).

Exemple :

Ajouter une installation en cliquant sur le bouton. Une fenêtre apparaît dans laquelle

vous pouvez inscrire le nom de l’installation.

Choisir ensuite le type de mesures désiré : par installations ou par services ou par titres

d’emploi. « Par installations » signifie que vous n’obtiendrez des données que pour

l’installation sans les raffiner davantage.

Répéter les mêmes étapes pour chaque installation.

Rapport Statistique, version III - Mode d’emploi - 9

En cas d’erreur, vous pouvez supprimer une installation en cliquant sur le bouton qui

apparaît dans l’onglet configuration. Une fenêtre apparaît : en cliquant sur la flèche,

choisir l’installation à supprimer dans le menu déroulant.

ÉTAPE 2 : personnaliser les tableaux pour chaque installation

Personnaliser, ensuite, les deux tableaux (bleu et vert) pour chacune des installations avec les

sous-catégories de votre choix.

TABLEAU 1 : Employés inscrits sur la liste de paie (tableau bleu)

Que vous choisissiez une catégorisation par titres d’emploi ou par services, les actions sont les mêmes : ajoutez ou supprimez des lignes au tableau en utilisant les boutons appropriés.

ou

Si vous voulez obtenir des couvertures vaccinales uniquement par installation, ajoutez un

seul service et nommez le du nom de votre installation.

Lorsque vous ajoutez un service, un titre d’emploi ou une ressource, une fenêtre apparaît.

Inscrire alors le nom désiré et cliquer sur « Ajouter » (max. 20 caractères).

Rapport Statistique, version III - Mode d’emploi - 10

Lorsque vous supprimez un service, un titre

d’emploi ou une ressource, une fenêtre

apparaît. Sélectionner la ligne à supprimer en

cliquant sur la flèche, puis sur « Supprimer ». Au besoin, descendre les lignes avec la barre

déroulante.

**ATTENTION AUX DOUBLONS**

Exemple : Si vous avez des employés sur une équipe volante, c’est-à-dire qu’ils travaillent

dans plus d’une installation ou d’un service, il ne faut pas les comptabiliser deux fois, car

ceci fausserait les données.

Nous vous suggérons donc de les comptabiliser qu’à un seul endroit, soit dans l’installation

ou le service le plus fréquenté. Vous pourriez aussi décider de créer un service ou un titre

d’emploi nommé « équipe volante » qui rassemblerait tous ces travailleurs afin de ne pas

les calculer plus d’une fois.

TABLEAU 2 : Ressources non inscrites sur la liste de paie (tableau vert)

Rapport Statistique, version III - Mode d’emploi - 11

flèche

Barre déroulante

Vous pouvez utiliser ce tableau pour cumuler les données de toutes les ressources qui ne

sont pas sur la liste de paie. Il est possible d’ajouter ou supprimer une ressource en utilisant

les boutons appropriés.

Si vous ne voulez pas séparer ce tableau en plusieurs catégories, supprimez celles qui

apparaissent par défaut et gardez seulement celle appelée « Autres ».

**ATTENTION AUX DOUBLONS**

Si vous avez des ressources qui fréquentent plusieurs installations (ex. : si vous avez un

médecin qui travaille dans deux points de services), il ne faut pas le compter deux fois, car

ceci fausserait les données.

Nous vous suggérons donc de les comptabiliser qu’à un seul endroit, soit dans l’installation

la plus fréquentée.

**ATTENTION À LA CATÉGORISATION DU PERSONNEL VENANT D’AGENCES EXTERNES**

Il est important de décider si le personnel provenant des agences de placement sera

comptabilisé dans les données des employés inscrits sur la liste de paie ou dans les données

des ressources non inscrites sur la paie. S’ils ne sont pas inscrits sur la liste de paie de façon

individualisée, ce personnel devrait faire l’objet d’une catégorie « personnel des agences »

dans le tableau vert (ressources non inscrites sur la paie).

ÉTAPE 3 : saisir vos données !

Rapport Statistique, version III - Mode d’emploi - 12

Le nombre de personnes vaccinées est indiqué dans la colonne Nb personnes vaccinées.

Le dénominateur, c’est-à-dire le nombre total d’employés de la catégorie, est saisi dans la

colonne Dénominateur.

Tel que mentionné plus haut, si le dénominateur inscrit dans le tableau des employés inscrits sur

la liste de paie inclut les personnes absentes ou non-actives durant la saison grippale, vous

pouvez choisir d’utiliser le tableau intitulé « nombre d’employés absents inscrits sur la liste de

paie pour l’installation » de cette section afin de suivre les recommandations du MSSS pour la

campagne 2014-2015.

La couverture vaccinale en pourcentage s’inscrira dans la colonne Couverture vaccinale.

**DES CELLULES ROUGES INDIQUENT UNE INCONGRUENCE DANS VOS DONNÉES**

Si le nombre de personnes vaccinées est supérieur au dénominateur, la cellule du numérateur

s’affiche en rouge afin de signaler une erreur. Cette fonction permet aussi de ne pas oublier

d’inscrire un dénominateur lorsque le nombre de personnes vaccinées est saisi. De même, si

une couverture vaccinale est supérieure à 100 %, ce qui constituerait aussi une erreur, la cellule

correspondante s’affiche en rouge.

ASSUREZ-VOUS QU’IL N’Y AIT AUCUNE CELLULE ROUGE LORSQUE VOUS AUREZ TERMINÉ

LA SAISIE DE VOS DONNÉES.

ÉTAPE 4 : visualiser votre rapport par installation

Une fois toutes les données saisies, un rapport par installation est automatiquement généré

sous l’onglet suivant :

Rapport Statistique, version III - Mode d’emploi - 13

Les résultats sont présentés pour chaque installation en trois grandes catégories : les employés

sur la liste de paie (en bleu), les ressources non inscrites sur la liste de paie (en vert) et le total

pour l’installation, c’est-à-dire l’addition des employés inscrits sur la liste de paie ainsi que les

ressources non inscrites sur la liste de paie (en orange).

Les résultats totaux pour votre établissement sont représentés dans la ligne blanche.

Si vous avez rempli les données selon les consignes de ce mode d’emploi, le pourcentage dans la

case jaune représente la couverture vaccinale des employés inscrits sur la liste de paie et actifs

durant la saison grippale, c’est-à-dire l’information à transmettre au MSSS.

Ces mêmes données apparaissent aussi dans des graphiques à colonnes (histogrammes) afin de

visualiser d’un coup d’œil les différents résultats. Le premier graphique à gauche présente les

résultats globaux pour tout l’établissement. Bien entendu, les mêmes codes de couleurs et les

mêmes catégories sont utilisés dans ces tableaux de synthèse.

Rapport Statistique, version III - Mode d’emploi - 14

Les données des employés sur la liste de paie pour chaque installation

Les données des ressources non inscrites sur la liste de paie pour chaque installation

Le cumulatif des couvertures vaccinales pour chaque installation

Les données pour l’établissementLes données pour l’établissementLes données pour l’établissementLes données pour l’établissementLes données pour l’établissementLes données pour l’établissementLes données pour l’établissementLes données pour l’établissementLes données pour l’établissementLes données pour l’établissementLes données pour l’établissementLes données pour l’établissementLes données pour l’établissementLes données pour l’établissement

Impression

Finalement, lorsque le travail de saisie est terminé, vous pouvez imprimer votre Rapport

Statistique. Cliquer sur « imprimer » et sélectionner, dans les paramètres, l’option « classeur

entier » de manière à imprimer toutes les feuilles du document.

Pour enregistrer votre Rapport Statistique

Dans le menu Fichier d’Excel, choisir Enregistrer sous et inscrire le nom du fichier à l’endroit

prévu à cette fin. Ensuite, dans la barre intitulée « type » (sous l’inscription du nom du fichier),

choisir « Classeur Excel (prenant en charge les macros) ». Finalement, cliquer sur enregistrer.

Pour suivre l’évolution de votre campagne, il est intéressant de produire des rapports à

différents moments critiques (ex. : 15 jours et 1 mois après le lancement, après les fêtes, etc.) et

de garder les différentes versions. Ceci permet d’identifier les besoins de promotion ou de

relance et d’évaluer leurs effets dans les divers installations et services. Pour ce faire, vous

n’avez qu’à les enregistrer sous différents noms.

N’oubliez pas d’enregistrer régulièrement votre fichier en cours de travail !

Rapport Statistique, version III - Mode d’emploi - 15

Pour fermer le Rapport Statistique

Trois options sont possibles :

1. Cliquer sur le X dans le coin à droite de l’écran

2. Cliquer avec le bouton de droite de la souris sur l’icône Excel dans la barre de tâche, puis

cliquer sur fermer la fenêtre

3. cliquer sur fichier, en haut à gauche du fichier Excel, puis sur fermer.

Bonne campagne de vaccination contre la grippe !

Pour transmettre vos commentaires ou vos suggestions, contactez Andrée-Anne Buteau par

téléphone au 1-800-361-4528, poste 122 ou par courriel à l’adresse suivante :

abuteau@asstsas.qc.ca

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