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Atelier de l’Initiative S&E et gestion des savoirs

(SEGS – FIDA)

Tsivory,

Du 12 au 16 mai 2008

Noms Equipe SEGS José, RSE COSOP / CAP FIDAManova, RSE AD2MMarcellin, SI / Com / RSE PPRRAndry, RSE PROSPERERJulie, SE / MAEPAlain, RSE PHBMAnnick, Consultante SEBenoît, CPM / IMIHaingo, Liaison FIDA – COSOPAndry, SI SEGSMaurice, DSI MAEPAuguste, DMEC MAEPChristin, CAP FIDA

Absents:Issiaka, Consultant FIDAMADANicolas, Consultant WEBBruno, Consultant SEFaly, Consultant BDDDaulse, Vololona, Fleurette: SI et SSE MAEP

Elargissement à d’autres partenaires: Arlette, Sahondra, SNISEBenjamina, SNISE, RRIIharizaka, SI SNISEJean Niry, DMEC – statistiques MAEPBruno, Willy, BAD

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Grille d’analyse du succès du SEGS / de l’Initiative

• Méthodologie partagée avec d’autres ( + large que FIDA), adoptée/ adaptée par les autres

• Simplification du S&E• Participation des bénéficiaires au S&E• Harmonisation au sein des projets financés par le FIDA• Culture de communication, réflexe de partage• Tous les cadres des projets FIDA sont impliqués• Les plans de travail de l’initiative prévus et réalisés• Satisfaction du père ( à l’origine) porteur de l’Initiative • Capitalisation et communication des connaissances du terrain• Un système automatisé… simple à utiliser (usage et accès) et

intéressant

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Programme de travail

Mardi: 1) Vision des résultats du SEGS et situation actuelle2) Structure du projet: concepts de Produits – Résultats3) Tableaux de bord: S&E dans processus de gestion, outils de S&E en usage, liste

des tableaux de bord pour la gestion du développement

Mercredi: 1) Bulletin d’évaluation participative: test au niveau intégré d’un village: Appréciation de l’organisation villageoise du développement. 2) Description Méthode / Contenu développemental, et concept « alignement » 3) Organisation de l’Evaluation au FIDA et processus d’évaluation en fin de projet: PHBM

Jeudi: 1) Schéma organisationnel du S&E, principes de fonctionnement, utilisation du S&E 2) Format du Plan d’action du S&E

Vendredi: 1) Debriefing et finalisation Plan d’action

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Structure de projetConfusion des concepts: Produit / RésultatsSource de simplification pour aborder le S&E:

Trouver les produits à livrerIdentifier les changements attendus (vision du succès de ce que l’on fait)

Utilisations: 1) Rendre consistant la structure d’un projet (Composante / sous composante /

volet / types de produit), A partir des documents de référence (RPE, COSTAB détaillé, accord de prêt)Particulièrement utile à ce stade: PROSPERER, AROPA, Initiative SEGS

2) Identifier les résultats pour l’évaluation participative avec les bénéficiaires et identifier les produits pour le plan d’actionParticulièrement utile à ce stade: AD2M et

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Liste des moyens de S&E actuellement en usage

Rapports mensuels, trimestriels, ad hoc (UGP, OTS, ADC, RST, etc)

Réunions hebdomadaires (tous les cadres), de coordination (CP, RAF, ROP, RSE)

Visites de terrain (contrôle), de supervision (RSE, RST – 10-15 % temps)

Fiches de collecte, Bases de données brutes et agrégées, Circuits d’information

Potentiel de simplification: noms des bénéficiaires, FIDAMADA pour les rapports agrégés selon des structures différentes (OPEP, MAEP, RIMS), canevas générique de rapport structuré résultats, Période de référence des rapports,…

Potentiel d’innovation: Tableaux de bord, Base de données sur les

difficultés, succès et innovations, Outil d’évaluation associant les parties prenantes, Réunions, Visites de terrain

Si

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Liste des tableaux de bord pour une bonne gestion d’un projet

Annexe 1 D - UNOPS (= annexe 4 nouveau canevas des rapports de supervision du FIDA): Réalisations physiques et financières

MAEP, OPEP: Réalisations physiques selon des structures différentesRIMS: niveaux 1, 2Haut du Cadre logique ( = annexe 5 nouveau canevas rap Supervision FIDA)

Résultats globaux et spécifiques (incluant RIMS 1 et 2 et potentiellement aligné avec SNISE et PSA)

Réalisations physiques par régionRendement par périmètre(inclus dans haut du cadre logique)Suivi des recommandations (= difficultés et solutions appliquées)Succès et innovations Suivi financier (annexe 1 B UNOPS ou xx)

Décaissements par composante, par catégorie de l’accord de prêt, par catégorie budgétaire, par régionPlan de financementHistorique des DRF (, dates et montants demandés et reçus)Suivi des délais de paiements des prestations

Suivi des marchés Suivi du plan de passation des marchés ( processus, retards)Suivi des prestations ( qualité, retard, % dernier paiement pour clôturer dossier).

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Processus de fonctionnement du S&E

AGIR

S&E

PROGRAMMER

Cadre (s) stratégique (s):1) PCD – PRD – MAP2) CL – COSOP – RIMS, MAP3) Produit – PRDR –– PSA (ou autre secteur) – MAP

Demande (s)

Calendriers (s): Cadres stratégiques, PTBA, Produit (s)

Diagnostic

Produit - Résultat

Cadres Stratégiquesalignés

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Plan d’action SEGS / fonds IMI

Mai 07: Lancement Mai 08: Bilan/ ajustements

Clôture du fonds: Décembre 08?

Oct 08: Revue COSOPSEGS / CAP

Prosperer Démarrage

PPRR Mi-parcours

AD2M Mi-parcours

PHBMClôture

MAEP

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Schéma organisationnel du S&E

S&E Produit (s)

– Résultat (s)

S&E NationalSNISE

S&E Secteur (s)

S&E Programme

COSOP

S&EProjet (s)

S&E Composante (s)

S&E Bailleur (s)

de fonds

RSE / CAPRSE ProjetsCP

Responsables Composante & Volets

Responsable ActivitéBénéficiaireOTS/OA

CPRSERAFResp Composantes

SSE MAEPRSE CAP

Liens opérationnels

Liens opérationnels nouveaux

S&E nouveau

S&EPRD

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Principes de fonctionnement du S&E (SEGS)

1. Fonctionnalité du S&E à chaque niveau

2. Liens opérationnels entre entité au bénéfice des deux parties

3. Regroupement en différents ensembles homogènes selon les besoins de S&E (méthodes S&E, Contenu développemental, niveaux de management)

4. Qualité des liens opérationnels très variables: fréquence, volume, nature, et ressources

5. Convergence : terminologies, concepts, outils de gestion de l’information, méthodes de travail, cadres de référence de résultats

6. Adoption d’un processus commun « standard », de base: Cadrage stratégique, programmation, action, S&E

7. Usage efficient, efficace et simple des moyens (humains, financiers, matériels et temps) disponibles.

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Utilisations du S&E (le S&E, ça sert à quoi?)

On est parti d’où et je suis arrivée où, quels changements sont en cours ( suivi) & est ce que j’ai atteint les résultats prévus, d’une manière efficiente, durable ?

• Contrôler la qualité (Supervision)

• Identifier les problèmes & les résoudre (Gestion)

• Ajuster les plans d’action, les stratégies, les procédures (Gestion)

• Réfléchir, apprendre de l’autre, de l’expérience (Analyser, poser des questions, comprendre pourquoi, pour améliorer une situation)

• Communiquer pour rayonner

• Rendre compte aux bailleurs de fonds, aux bénéficiaires dans un souci de transparence et de redevabilité (« accountability »).

• …

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Schéma opérationnel du système de S&E: dans le cycle de gestion & avec tous les acteurs

Equipes d’accompagnement

& intégration

RégionCommune, « Projet », Thématique

S&E: faire le point d’une situation

D, P/ M / C / AP: Démarche de gestion: Diagnostic, Planification / Mise en œuvre / Clôture /Après Projet

C

Données / tableaux de bord, documents de chaque étape, de chaque niveau

Légende :

Gestion courante

M

Temps Moments interface acteurs

Facilitation, Communication

Porteurde projet de

développement

EngagementsParties prenantes, Equipes mobilisées

Entrée, SortiesSystème Information Et S&E (SISE)

Si

National / international

Equipes d’accompagnement:

points focaux D’excellence, référence,

directives, règles, savoirs, méthodes de travail

D, P AP

+

Individus, Entités

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S&E opérationnel

Développement de connaissance

Système SEGS

= 4 axes de produits

Plate forme informatique & communication

Dimension humaine

Notes thématiques, Manuels de procédures, Manuels de formation

BDD, Tableaux de bordRapports, Réunions

. Site(s) WEB

. Logiciel de traitement des données. Produits de communication

. Mobilisation des personnes

. Formations

. Méthodes de travail (plans et coûts) clairs pour orienter l’action et faciliter les liens opérationnels. Alignement des acteurs. Utilisation du SEGS

Légende: . Ce qui a été travaillé au cours de cet atelier. Ce qui n’a pas été travaillé, Toutefois modifications (position, nature des produits) apportées dans la Gestion des savoirs

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Situation SEGS 16 mai 08

AGIR

S&E

PROGRAMMER

Cadre (s) stratégique (s):1) PCD – PRD – MAP2) CL – COSOP – RIMS, MAP3) Produit – PRDR –– PSA (ou autre secteur) – MAP

Demande (s)

Calendriers (s): Cadres stratégiques, PTBA, Produit (s)

Diagnostic

Produit - Résultat

Cadres Stratégiquesalignés

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Constats & Recommandations

Constats

Situation actuelle

SNISE

BAD

Recommandations1. www.mfdr.org,2. Formation OPTA sur le Community

scorecard3. Sensibilisation sur l’usage du forum;

regrouper par thème4. Skype conference5. Aménager les budgets des projets pour

supporter SEGS sur base du plan d’action

6. MAEP / BAD / SNISE / PGDI / SEGS pour les formations au niveau régional

7. Faire participer au S&E dès les premiers moments d’un projet les services déconcentrés

8. Associer DMEC(statistiques) à la formation / appui à l’analyse des tableaux de bord

9. Manuel SEGS: format opérationnel, alignement

10. Développer un plan d’action qui s’accorde à l’architecture du SEGS (31 mai) et en priorisant les livrables

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Plan d’action – Budget & Financement - Calendrier Prévu / réalisé

1) Axe Dimension humaine Projet (s) MAEPSEGS: 1 équipe opérationnelle ( bénéficiaires – Projets – CAP – MAEP), Manuel S&E et Manuels d’utilisateurs ( ou de formation)

2) Axe Plateforme IT & CommunicationProjet(s)MAEPSEGS: 1 système S&E / SI COSOP – programme avec manuel, 12 articles de presse internationale, 1 livre. (niveau régional, national) Bibliothèque électronique (PHBM, Système archivage), FIDA MADA, Tableau de bord des indicateurs Haut du cadre logique, 1 responsable SI appui aux projets, www.segs-mada.net, forum, liens sites WEB des 3 projets.

3) Axe Développement des connaissances : 12 études de cas disséminées FIDA et hors FIDAProjet (s) MAEPSEGS

Question: on ne sait pas comment faire? (méthode et contenu)

4) Axe S&E Projet(s): affinage des indicateurs Objectifs globaux et spécifiquesMAEPSEGS: harmonisation des tableaux d’indicateurs (réalisations, résultats, activités, partie haute du cadre logique, tableaux 1 D), 1 responsable SE / SEGS