ATELIER REGIONAL DU FIDA SUR L’EXECUTION DES PROJETS EN

AFRIQUE DE L OUEST ET DU CENTRE

Douala, Cameroun, du 27 au 30 janvier 2009

MISSION

FAIRE DES PROPOSITIONS POUR L’AMELIORATION DE L’EXECUTION DES

PROGRAMMES FIDA EN AOC

EQUIPE 3

• 24 membres– Benin– Cote d’Ivoire– Niger– Tchad– 4 CPMs (H. Boirard, M. Tounessi, Carlo Bravi

Annabelle Lhommeau – Responsable prêt FIDA Cameron Virginia– Assistant Programme Betty Retta

Bureau

– Président : M. TOUNESSI– Facilitateur : M. Mgar DOUMRI – Rapporteurs : KOUAKOU Cécile, Seydou Mariama

RESULTATS ATTENDUS

• Accroître l`impact et la durabilité • Améliorer l’execution et l’apprentissage• Examen des fiches Pays et Projets• Elaborer le Programme de supervision 2009

TRAVAIL A FAIRE• L’examen du portefeuille des prêts et dons 2009-

2010 et du COSOP • Gestion des prêts et des supports à l’exécution des

projets • Proposition d’axes d’amélioration du suivi et

l’évaluation, de l’impact, du SYGRI et de la durabilité• Analyse des partenariats, de la gestion des savoir-

faire et des innovations• Proposition sur le rôle des équipes locales et

régionales• Examen de l’approche d’évaluation des projets FIDA

1. portefeuille des prêts et dons 2009-2010 et du COSOP (1)

• Portefeuille des prets et dons qui seront soumis au CA du FIDA– 2009

• DSF 50%– Benin en Avril – Sierra Léone en Décembre

• DSF 100%– Cote d Ivoire Decembre– Tchad– Liberia Septembre

– 2010 • DSF 50%

– Benin en Avril• DSF 100%

– Liberia en Septembre

1. portefeuille des prêts et dons 2009-2010 et du COSOP (2)

• Pour ce qui est du cadre stratégique d’interventions du FIDA (COSOP) la planification prévoit :–2009• Tchad Septembre

–2010•Côte d Ivoire Décembre

RECOMMANDATIONS COSOP

• Le COSOP doit :– s’aligner sur les politiques et stratégies nationales;– être en harmonie avec les stratégies des autres Bailleurs – Être élaboré par le CPMT composé de coordonateurs des

projets FIDA et des Directeurs techniques

recommandations:- Officialisation du CPMT et de son mandat - Partage du planning et processus de préparation et de

conception de programmes, avec les différents pays concernés

- évaluation conjointe (Gouvernement/FIDA et révision périodique du COSOP

- Définition des indicateurs des performances,

RECOMMMANDATIONS PREPARATION PROGRAMME

• Coordonnateurs membres de la mission de formulation des programmes pour capitaliser les expériences et les acquis en terme d’exécution des programmes. termes de référence seront préparés avec la production d’un document de travail sur les modalités d’exécution et les outils de gestion du programme

• Organiser la composition et le rôle du CPMT pour sa contribution à la préparation de programme et les associer au contrôle de qualité mis en place par le FIDA

RECOMMMANDATIONS PREPARATION PROGRAMME

MISSION DU CPMT

• CPMT a pour rôle de couvrir l’ensemble des étapes du cycle de programme qui inclut le COSOP, la conception de programme, l’exécution les supervisions et les évaluations y compris le contrôle de la qualité instaure par le FIDA (QE et QA)

• participation à la pre approbation au niveau national et aux négociations des prêts et dons entre FIDA et Pays.

Recommandations pour négociation des prêts et dons

• Etape devrait servir comme moyen ultime pour le gouvernement d’apporter des amendements mineurs

• Implication du CPMT pour appuyer l’équipe gouvernementale dans les négociations

Recommandations pour accélérer la mise en vigueur des prêts et dons

• Simplifier les conditions de mise en vigueur• Mettre en place un Don FIDA pour le financement de

l`ensemble des activités préliminaires avant l’entrée en vigueur du prêt :(recrutement de l’équipe projet, plan d’opération, situation de référence, finalisation du cadre logique axé sur les résultats, élaboration du manuel de gestion et d’opérations, identification des prestataires, élaboration du PPM et l’élaboration du PTBA année zéro)

• Assurer la mise en œuvre des activités préliminaires par un facilitateur (coordonateur programme en cours) ; Celui-ci doit gérer le don sur un compte ouvert dans le projet en cours. ;

2. Recommandations pour la gestion des prêts et supports à l’exécution

des projets

• 4 points principaux identifiés – Le PTBA– Le plan de passation des marches– Les DRF– Les Audits

. Recommandations Gestion des prêts et des supports à l’exécution des projets

Le PTBA• D’ici 2010, supervision directe de tous les projets par le FIDA qui

mettra a disposition les outils standards nécessaires pour la gestion des programmes.

Recommandations

• PTBA doit être axé sur les résultats du programme, en harmonie et en synergie avec les autres programmes FIDA.

• Mettre à disposition un modèle de PTBA axé sur les résultats • Former les acteurs sur les outils de gestion • Diffuser les réalisations de tous les projets à travers FIDAFRIQUE• Respecter les délais de préparation et d’approbation des PTBAs (31

décembre au plus tard) ;

. Recommandations Gestion des prêts et des supports à l’exécution des projets

Le plan de passation des marches

Recommandations :• Recruter un responsable en passation des

marchés pour l’élaboration du plan de passation et le suivi de l’execution du plan;

• Révision semestrielle des plans de passation des marchés

Recommandations Gestion des prêts et des supports à l’exécution des projets

les DRFRecommandations ;• Pour le passage à la supervision directe, le FIDA doit

s’assurer que la lettre a l emprunteur sont communiquée au gouvernement avant toute transaction sur les comptes et la préparation des DRFs;

• Assurer une formation des cadres de programme sur l’administration des prêts, préparation, suivi des DRFs et la préparation des plans de passation de marches et son suivi;

• En attendant ,les projets concernés en 2009, devront se rapprocher du programme déjà en supervision directe pour acquérir les compétences nécessaires dans la préparation et le traitement des DRFs

Recommandations Gestion des prêts et des supports à l’exécution des projets

Les Audits

Recommandations ;• Assurer la formation sur les aspects financiers,

comptable, contrôle de gestion interne • Réaliser des audits régulièrement et

soumettre les rapports au plus tard le 30 juin de l’année suivante

Recommandations pour les projets à risque

• Assurer la stabilité du personnel du projet, par des mécanismes institutionnels clairement définis dans l’accord de prêt

• Procéder à une évaluation permanente des risques et établir un Plan d Action Prioritaire

• Assurer le suivi rapproché, Programme d`action d’urgence, évaluation

• Réaliser des appui échange entre projet FIDA d’un même pays

• Audit intermédiaire et préparatoire aux audits périodiques

3. Amélioration du suivi et l’évaluation, de l’impact, du SYGRI et de la durabilité

Recommandations :• Harmonisation et partage de manuels entre projet FIDA

intégrant les indicateurs SYGRI, les indicateurs des programme-pays et indicateurs projets

• Formation par rapport au manuel, mise a niveau/visite inter projet ;

• Stratégie de désengagement En faveur de la tutelle, des acteurs locaux de développement et révision du mode opératoire ;

• Cohérence du suivi évaluation entre programmes, secteur et DCRP;

• Ne pas sous traiter le suivi évaluation• 15 indicateurs de performance maximum

4. Analyse des partenariats, de la gestion des savoir-faire et des innovations (1)

• Pour l’action– FIDAFRIQUE fournira des informations sur ses actions

potentielles dans le cadre du FIDAFRIQUE 3, a tous les projets financés par le FIDA ;

– rendre l``information sur FIDAFRIQUE (banque de données) avec échanges terrain (UGP prestataires, Ministère, bénéficiaires)

– les fora thématiques sur internet – formation en ligne/outils/traduction– site WEB thématique (Assistance technique du

FIDAFRIQUE)– TV, RADIO

Analyse des partenariats, de la gestion des savoir-faire et des innovations (2)

• Pour le dialogue politique– le HUB– Production de documents méthodologique sur le

savoir-faire de chaque projet pour partage

• Pour échange dans le cadre de partenariat– Identifier les Partenariats stratégiques, créer des

réseaux à mettre en œuvre dans le cadre de conventions avec d`autres projets

Proposition sur le rôle des équipes locales et régionales

Equipe FIDA et équipes locaux• Le Directeur

– Rencontre annuelle de tous les projets – Assurer la Mobilisation des ressources et le suivi du plan d`actions

• Le chargé de portefeuille Evaluation a 360 des CPM par les coordonnateurs et la tutelle

• • • Gouvernement Suivi rapproché et appui a la mise en œuvre des

recommandations des missions de supervision et d``audits (y compris pour les projets a risque)

» Respecter des procédures de passation des marches

• • Assistante au programme Contact direct en cas d`absence du CPM•

Rôle des équipes locales et régionales (1)

• OL/FS Participation aux missions de supervisionContact direct éventuel avec le service financier du FIDA

et le Coordonnateur, en cas d`absence du CPM

• Appui a l``exécution (Perin, Zoumana, Régional economist Regional

communication officer Accès direct

• M. Perin, son Associée Stefania ou son assistante Daniella– Le projet peut entrer en contact avec le responsable, en

cas d`absence du CPM– KM officer (M. ZOUMANA Bamba)– Accès direct– Accès direct

Rôle des équipes locales et régionales (2)

• Dons régionaux pour la recherche

• IFPRI, IITA, WARDA, ICRAF/ACT, M&E, IFDC, SG2000, MANAGEMENT, FIDAFRIQUE, HUB, CASSAVA, CREPA COALI, ICRESAT

• diffuser les informations sur les objectifs des dons identifiés auprès des projets du cluster 3 ;

• Assurer une interaction effective entre les dons et les programmes en cours pour améliorer l`efficacité ;

• Organiser un atelier pour l`ensemble des dons et des projets.

•

Evaluation des projets FIDA

• Le groupe prend note de la méthodologie d`actualisation des fiches d’évaluation pays et programmes au cours des missions de supervisions

recommandations• Les termes de référence des misions de

supervision 2009 seront basés sur les constats et difficultés relevés lors des missions de supervision 2008.

• plan de supervision directe des programmes pour 2009

•MERCI POUR VOTRE AIMABLE ATTENTION