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Z softwareAU CŒUR DE VOTRE STRATÉGIE CLIENT

GUIDE DE PRISE EN MAIN RAPIDE UTILISATEUR

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- Prospects - Comptes - Contactspermettant une vaste ségmentation des sources.- Prospects- Comptes - Contacts - Devis

- Commande Client

- Facture

- Avoir

- Produit

- Kit produit

- Services

- Créer une grille tarifaire

- Fournisseurs

- Commande Fournisseurs

- Rapports

- Filtres

- FAQ

- Documents

- Ticket - SAV - Portail Client- Portail client- Contrat de Services

- L’app Talenz Software 4

- Un Accueil personnalisable 5avec de nombreux Widgets permettant une vue globale de vos activités dès l’ouverture : la liste des prospects à relancer, les tickets de SAV en cours, les factures en retard de règlement...

- La recherche indexée 6

- L’agenda 7

synchronisable avec les outils Google.

- La liste 8

De base notre CRM propose les fonctionnalités suivantes :

Les modules :

Tous les modules inter-agissent entre eux, par exemple en sélectionnant la fiche d’un client,vous avez accès à l’ensemble des activités générées sur le compte, toutes les factures du client,les devis, les produits qu’il a commandés, les échanges d’emails, les rendez-vous planifiés etc...

Bref, une vue à 360° sur toutes les activités de votre entreprise.

Sommaire

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Des modules complémentaires peuvent être ajoutés :Des développements spécifiques peuvent être proposés pour adapter parfaitementle CRM à vos activités.

- Un portail client lui permettant d’inter-agir où vous le souhaitez dans le CRM, votre client peut visualiser ses devis, ses

factures, l’état d’avancement de ses SAV...

- Mail Manageradministration de votre messagerie.

- Email Template gestion des modèles d’email

- Trombinoscope

- Rapport du temps passé

- Module invitationpour rentrer vos prospects naviguant sur votre site internet directement dans votre CRM.

- faire signer un document du CRM avec une tablette

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L’app Talenz Software :A l’heure du responsive design, notre CRM est de base assez bien calé pour une lecture sur tablette en passant par n’importe quel navigateur.Cependant 2 autres solutions s’offrent à vous. La première consiste à télécharger sur le store l’Appli VTIGER, cependant nous ne la trouvons pas vraiment convivial. C’est pourquoi nous vous recommandons de télécharger notre propre application de la façon suivante :

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Ouvrez n’importe quel navigateur sur votre smartphone ou votre tabletteet tapez l’URL suivante :

http://app.talenzsoftware.fr

En bas de la page d’accueil, tapez votre login, votre motde passe et enfin votre URLde CRM (voir copie d’écran).

Il vous suffira donc par la suite de cliquer sur l’icône correspondante pour vous connecter directement au CRM.

Une fois sur la page de connexion, il ne vous resteplus qu’à envoyer sur votre page d’accueil de votre smartphone la page de votre CRM comme un raccourci d’application.

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INFOS + : Pour le widget affichant les Tickets de SAV par statut, vous pouvez définir une période précise en cliquant sur le petit rond à gauche en haut dans la barre bleu du Widget.

CRM VTIGER 6Accès au CRM : http://societe.talenzsoftware.frUtilisateur : Nom de FamilleMot de passe : Nom de Famille

PRISE EN MAIN RAPIDE UTILISATEUR

Un accueil personalisable :Avec de nombreux Widgets il permet une vue globale de vos activités dès l’ouverture ( la liste des prospects à relancer, les tickets de SAV en cours, les factures en retard de règlement etc… )

Pour ce faire sur la droite de votre page d’accueil cliquez sur le bouton « Ajouter Widget ». Dans la première partie haute un certain nombre de widgets sont présents par défaut, en dessous vous pouvez créer vos propres widgets en cliquant sur « liste réduite ». Enfin vous pouvez également installer un petit pense bête :Le Note Pad sur votre page d’accueil.

Les listes réduites des Widgets fonctionnent avec les filtres que vous créez dans chaque module. Par exemple, si vous créez un filtre « Factures Non Soldées » dans le module Facture alors vous retrouverez ce filtre lors de la création du Widget, ce qui vous permettra d’afficher un Widget « Factures non Soldées ».

Ajouter Widget

INFOS + : Pour une meilleure utilisation du CRM il est important d’ouvrir 2 fenêtres de votre navigateur simultanément. En effet, cela vous permet quand vous réalisez un devis de chercher dans la deuxième fenêtre le produit par désignation ou par prix. Autre exemple : lorsque vous ouvrez une nouvelle fiche SAV, sur l’autre fenêtre vous pouvez ouvrir la fiche de la société et grâce à la vue à 360° vous avez accès aux devis, factures, produits etc... achetés par la société.

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Les modules :

La recherche indexée :

Le CRM est composé de modules accessibles via le menu.En cliquant sur « Tout », il est possible d’afficher l’ensemble des modules installés.

Vous pouvez faire une recherche par mots clefs dans l’ensemble du CRM ou sélectionner un module bien particulier ou encore utiliser les paramètres avancés pour faire des recherches sous forme de filtres avec des conditions bien spécifiques. Vous pourrez sauvegarder votre recherche comme un filtre, que vous pourrez consulter par la suite. Enfin en cliquant sur « Avancée » on peut directement créer un filtre.

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L’agenda :L’agenda est un module qui permet aux utilisateurs de planifier différentes activités. Très intuitif, ses fonctions sont les mêmes que les calendriers que l’on a l’habitude d’utiliser quotidiennement sur d’autres logiciels. Son gros avantage, en dehors du fait qu’il participe à mémoriser et croiser les informations avec les autres modules, est sa synchronisation avec un agenda Google.

Il y a 3 types de calendriers d’affichages :

La vue principale : Mon Calendrier

Affiche tous les évènements liés à l’utilisateur actuellement connecté

Le calendrier partagé :

Affiche tous les calendriers des différents utilisateurs. Le détail de l’événement est visible par tous à moins d’avoir été défini comme privé.

Vous pouvez faire apparaître ou disparaitre un calendrier très facilement en cliquant sur la corbeille au bout de la ligne du nom du calendrier, le crayon vous servira pour changer de couleur le calendrier partagé. Pour le faire revenir dans votre calendrier partagé il suffit de cliquer sur la croix située à droite de « Ajouter Calendrier ». Pour mettre dans l’ordre de préférence les différents calendriers le plus simple est de tous les supprimer et de les faire revenir dans l’ordre souhaité. Par défaut le dernier rappelé se positionne le dernier de la liste.

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La liste :Affiche les événements sous forme d’une liste et permet aussi la synchronisation avec Google Calendar.

Ajouter un évènementIl y a deux façons de créer un évènement, soit en cliquant sur le calendrier à la date et l’heure choisie ou en cliquant sur Ajouter Activité / Tâches en haut à droite dans le module Agenda.

Par la suite une fenêtre propose à l’utilisateur de remplir les informations concernant l’événement. L’utilisateur peut choisir le type d’événement : Activité ou Tâche.

Il est possible d’accéder à un formulaire plus complet.Plusieurs options supplémentaires apparaissent comme la possibilité de masquer l’événement dans l’agenda public, ou encore lier un contact, inviter des collaborateurs... Une fois terminé, on enregistre l’événement en cliquant sur « enregistrer ».Maintenant, il apparait dans le calendrier.

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Notes : _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Pour lier votre compte google, cliquez sur :« Synchroniser maintenant ».Une nouvelle fenêtre s’ouvre et propose de se connecter à un compte google, puis demande l’autorisation d’accéder aux données du compte. Cliquez sur « Autoriser l’accès ».Cliquez sur « Synchroniser maintenant ».Vous pouvez voir combien d’éléments ont été modifiés et dans quel sens.

Si vous n’en avez pas, il vous faut créer un compte google avec une adresse gmail.com. Votre CRM lui garde une adresse : monsieur@societe.com, vous ne la changez pas. Vos clients recevront vos factures devis et autres depuis votre adresse société.

Synchronisation Google CalendarA partir de la liste, il est possible de synchroniser le calendrier avec Google Calendar.

Cette synchronisation est manuelle et met à jour les deux agendas (CRM et Google Agenda).

INFOS + : Google est très en avance sur l’ergonomie et la praticité de son agenda que ce soit sur Android ou sur l’Apple Store. Il existe une appli VTIGER sur Iphone mais l’agenda n’est pas aboutit comme celui de Google. VTIGER bénéficiant d’une synchronisation par défaut avec Google Calendar, il est plus que conseillé de l’utiliser. D’autre part il faut noter pour les afficionados d’icalendar que icalendar se synchronisant avec Google calendar on peut également s’en servir.

ATTENTION : pour changer votre adresse par la suite il faut intervenir directement dans le code source du CRM donc pas d’erreur à la première entrée

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Réservation voiture ou salle de réunionEn créant des utilisateurs type salle de réunion ou voiture, la réservation peut se faire directement sur le calendrier.

Sélectionnez le « Calendrier partagé » lorsque vous êtes sur le module Calendrier puis cochez les différentes voitures dont vous voulez voir apparaître les disponibilités. Une fois que vous avez repéré les créneaux disponibles il vous suffit de remplir sur votre agenda le rendez-vous avec votre client et tout en bas d’inviter la voiture correspondante à ce rendez vous .

Vous pouvez faire apparaitre ou disparaitre un calendrier très facilement en cliquant sur la corbeille au bout de la ligne du nom du calendrier le crayon vous servira pour changer de couleur le calendrier partagé.Pour le faire revenir dans votre calendrier partagé il suffit de cliquer sur la croix située à droite de « Ajouter Calendrier »Pour mettre dans l’ordre de préférence les différents calendriers le plus simple est de tous les supprimer et de les faire revenir dans l’ordre souhaité. Par défaut le dernier rappelé se positionne le dernier de la liste.

INFOS + : Cliquer Déplacer :

Cette fonctionnalité de l’agenda n’est accessible que pour les événements où vous aurez pris le soin d’ouvrir la vue détaillée pour les renseigner. Cela ne fonctionne pas pour les activités remplient uniquement dans la « vue résumée ».

INFOS + : La Gestion du temps passé :

Problème résiduel dans toutes les sociétés, le temps passé sur chaque client, voir sur chaque produit ou dossier spécifique par vos collaborateurs afin de déterminer un Boni Mali sur vos dossiers.

Lorsque vous déclenchez une activité dans l’agenda, vous pouvez l’assigner à un client et plus encore à un produit ou à un service.

Alors le CRM calcule automatiquement le temps passé, ce qui vous permet par la suite d’éditer des rapports en y intégrant le temps par client, le temps par produit ou service et même de mixer les deux.

Le calendrier passe les événements du statut « prévu » au statut « a eu lieu » automatiquement chaque nuit sauf intervention manuelle possible avant ou après l’automatisation.

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Fonctions diverses :

Sur la gauche de votre agenda vous allez retrouver des fonctions diverses qui vous permettent d’afficher différents types d’informations tel que le type d’activité que vous souhaitez faire apparaître ou les évènements récemment modifiés.

Pour l’ensemble de ces 3 modules, un paramétrage de base est entré dans le CRM au départ, mais nous pouvons adapter les fiches clients, contacts ou prospects à votre activité. Il est par exemple inutile de laisser des champs très peu ou jamais renseignés sur les fiches.

Une des tâches du marketing est de détecter ce futur client pour le convertir en client effectif. La détection passe par un certain nombre d’actions : annonce dans les médias, envoi de messages écrits par publipostage ou démarchages téléphoniques, participation de la force de vente à des foires et des salons. La conversion est recherchée en présentant les produits aux prospects identifiés, en répondant aux questions et aux critiques éventuelles et en finalisant la négociation par la création d’un devis qui va opérer la conversion du prospect en compte.Le module « prospect » ou « Leads » est le module central de notre CRM, de lui dépendra la poussée de notre activité, il est donc essentiel de bien segmenter nos propsects et de bien paramétrer leurs données.Les prospects peuvent venir de différentes sources et avoir plusieurs statuts, ils sont également issus d’un secteur d’activité bien défini, par défaut le CRM propose ceux de l’INSEE. Pour réaliser le premier devis au prospect, il nous faut impérativement le changer de statut et celui ci après conversion devient un compte.

INFOS + : Lorsque la case facture est cochée, cela fait apparaître dans votre agenda les factures à échéances, idem pour les dates anniversaires que vous auriez renseignées dans la fiche contact.

Prospects - Comptes - Contacts :

Prospects :

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Sur la barre de droite, nous avons la vue à 360° qui nous permet de visualiser l’ensemble des activités réalisées avec le propsect ou d’en ajouter directement. Par exemple, lorsqu’on est sur une fiche prospect, on peut ajouter les produits qui intéressent plus particulièrement le prospect.

INFOS + : Edition en masse, il est possible dans le cadre d’une action bien spécifique d’éditer nombre de documents en les sélectionnant, en cochant le carré à gauche de l’écran et en choisissant dans « Actions », « éditer » on obtient une édition en masse de certains champs que nous pouvons changer sur l’ensemble des documents sélectionnés. Il est d’ailleurs possible dans la configuration du CRM de paramétrer les champs susceptibles d’être édités en masse.

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Les contacts sont toutes les personnes physiques de votre CRM. Les contacts peuvent êtres liés aux comptes ou aux fournisseurs. Pour créer un nouveau contact, cliquez sur l’icône en haut à gauche de la page « Contact ». Remplissez les champs et cliquez sur « enregistrer » pour valider. En cliquant sur «un contact» on obtient sa fiche résumée.

INFOS + : Pour éditer en masse, il est possible de sélectionner la page qui s’affiche, cela sélectionnera la vingtaine de fiches présentes à l’écran. Il est possible de sélectionner également l’intégralité des fiches contenues dans les autres pages en cliquant sur la barre jaune du dessus « Sélectionnez tout (XX) ».

Les comptes peuvent contenir des références aux contacts alors il est toujours recommandé d’entrer d’abord les informations du compte avant de s’occuper des informations du contact.Un compte peut avoir plusieurs contacts, en effet, le compte de la société X peut avoir comme contacts, plusieurs acheteurs, mais aussi le service comptable, la direction générale, le service livraison etc… Quand plus tard, vous ajouterez un contact au système, les informations relatives au compte seront déjà disponibles.Dans le CRM les comptes sont les « entreprises », un compte peut être « la filiale » d’un autre compte.Pour créer un nouveau compte, cliquez sur l’icône en haut à gauche de la page « Comptes ».Maintenant vous pouvez entrer les informations de base d’un compte. Vous devrez seulement entrer les informations qui sont importantes pour vous et votre entreprise. En cliquant sur « un compte », on obtient sa fiche résumée.La vue du compte vous permet d’avoir un regard à 360° sur l’ensemble des activités, devis, factures, produits, emails etc... rattachés à ce compte client par la colonne de droite. Sur la colonne de gauche on retrouve une géo localisation en Google Map de la situation géographique du compte.

Comptes :

Contacts :

ATTENTION : Pour créer un contact d’un Fournisseur il faut premièrement créer le contact puis aller dans la fiche du fournisseur et sur la colonne de droite cliquer sur contact puis « Sélectionner un contact»

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Une fois qu’un devis a été accepté, il peut être converti en commande client ou directement en facture.

PDF Maker dans le menu à gauche :Exporter = générer un pdf du devis (PDF formaté via un gabarit créé depuis le CRM sur un de vos modèles de devis)

Pour télécharger le devis, cliquez sur « Exporter ». Ou « Envoyer par email » ce qui vous permettra une traçabilité des emails qui seront automatiquement assignés dans le compte client. Vous pouvez également joindre une fiche technique ou tout document lié au produit.

Pour créer un nouveau devis cliquez sur l’icône,Après avoir renseigné les informations de base, nom du client objet du devis etc...Commencez, en ajoutant des produits / services au devis.

Cliquez sur « produit », une fenêtre apparait : Choisissez le produit désiré, le produit apparaîtra sur le devis avec son descriptif rentré en base de données ultérieurement. Vous pourrez compléter le descriptif à votre guise.

Vous pouvez modifier l’ordre de tri en cliquant sur les colonnes ou effectuer une recherche en sélectionnant le champ à filtrer et en entrant la valeur souhaitée.

Cliquez sur « produit » ou « services » pour insérer une nouvelle ligne dans le devis. Le logiciel vous donne automatiquement les quantités disponibles en stock, vous renseignez la quantité souhaitée et saisissez les informations complémentaires.Vous pouvez entrer des acomptes obligatoires à la signature du devis ou du bon de commande qui va calculer le montant tout seul et qui sera généré à la création de votre devis et spécifié sur le pdf. Vous pouvez modifier les taux de taxes appliqués. Il se peut que plusieurs taxes soient appliquées en même temps.Pour en enlevez une, mettez son pourcentage à 0 et cliquez sur « Enregistrer ».

Devis :

La démarche commerciale reste la même dans toutes transactions commerciales, l’édition d’un ou plusieurs devis pour le client, puis une fois son choix validé, l’édition d’un bon de commande et enfin une fois le propduit livré, la transformation en facture. Les étapes peuvent être raccourcies, mais suivre cette démarche offre une excellente traçabilité des opérations.

INFOS + : Pour retrouver un produit vous avez 2 solutions, soit vous tapez 3 lettres contenus dans son nom, soit vous appuyez sur la loupe ce qui lancera une popup avec l’intégralité des produits et encore un moteur de recherche pour affiner. Si le produit n’existe pas vous pouvez appuyer sur « + » et le créer en instantanné.

INFOS + : Il est possible de créer des templates d’email tout faits sur des thématiques bien précises avec par exemple votre signature personnalisée ou un courrier type d’accompagnement d’un devis.

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Une commande client peut être générée à partir d’un devis en cliquant sur « Plus », puis « Générer Commande Client » ou directement via la page : Commande Client.Sa création est similaire à celle d’un devis.

Commande Client :

Facture :Les factures peuvent être créées directement de la page « Facture » ou générées à partir d’un devis ou d’un Bon de Commande en cliquant sur « Plus », puis « Générer Facture ».Sa création est similaire à celle d’un devis.Lors de la création de votre facture commerciale, vous avez la possibilité d’attribuer des remises différentes selon les produits ( en pourcentage ou via un montant net ) et/ou d’effectuer une remise globale sur la totalité du document commercial.À chaque étape vous pouvez encore revenir et modifier au dernier moment si vous le souhaitez le Bon de Commande.

Début correspond à la date de prise de commande donc à la date d’activation de la première facture. «Échéance » renseignera automatiquement à la création de la facture, la date d’échéance de celle-ci en suivant la récurrence, Fréquence, comme son nom l’indique, Fin de la récurrence, (pour ne pas aller jusqu’en 2020 par exemple choisissez la date du jour et changez juste l’année dans le texte), enfin statut de la facture vous mettra automatiquement le statut choisi dans le statut de la facture qu’il va créer.

INFOS + : Récurrence : Vous pouvez paramétrer des factures récurrentes, journalières, mensuelles, trimestrielles, annuelles etc... directement sur le module bon de commande pour ce faire cochez la case du bloc Récurrence et paramétrer l’automatisation de vos factures.

ATTENTION : vous pouvez choisir « À envoyer » ou «À vérifier» et dans ce cas les factures seront envoyées automatiquement dans la nuit ou mise en statut à vérifier selon votre choix. Le choix du statut à vérifier s’explique si vous souhaitez ne pas les envoyer en mode automatique pour les contrôler et/ou ajouter des produits et/ ou des services alors vous pouvez laisser le CRM les créer automatiquement et les mettre à un statut « A vérifier » ce qui vous permettra de les retrouver dans le module de facture en créant un filtre puis de les compléter avant de les repasser en statut « à envoyer », ou de les envoyer directement en mode manuel suivant votre convenance.Attention, les champs de sélection sont les mêmes que dans le module de factures pour des raisons de mapping mais seuls les 2 champs ci dessus mentionnés à savoir « À envoyer » ou « À vérifier » nous intéresse vraiment. Enfin, la fréquence que vous allez choisir apparaîtra dans le module de facture ce qui vous permettra de faire un filtre avec par exemple toutes les factures en récurrence mensuelle.

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Avoir :

Produit :

Lorsque vous passez le statut de facture à : « à envoyer », toutes les factures dans ce statut seront envoyées automatiquement sur l’email du compte de votre client avec un texte d’accompagnement paramétrable dans le module Workflow.

Pour générer un Avoir, il faut dans un premier temps dupliquer la facture correspondante puis cocher la case « Est un Avoir ». Ensuite il suffit de sélectionner le PDF Maker Avoir pour l’expédier aux clients. Tout cela afin de permettre un bon traitement des rapports de CA et une bonne prise en compte des avoirs dans les exports comptables.

Le module produit regroupe tous vos produits en stock avec un état de quantités disponibles qui se débite au fur et à mesure des ventes. Pour établir un devis, un bon de commande ou une facture, vous devez avoir, au préalable, créé les produits, pour les y insérer. Le descriptif du produit est important car il sera répercuté dans la création de votre devis et pourra être corrigé, modifié ou supprimé suivant votre choix.Pour créer un nouveau produit, cliquez sur l’icône en haut à gauche de la page « Produits ».Lors de la création d’un nouveau produit, vous devez remplir plusieurs champs essentiels :

- Le nom du produit- La catégorie- Le nom du fournisseur- Et cocher la case Actif (pour activer le produit)Les autres champs sont optionnels.Vous pouvez, par exemple, insérer une photo à un produit, lui indiquer un prix...La quantité en stock est débitée à chaque fois qu’une facture est effectuée avec le produit à l’intérieur. Pour la gestion du stock du produit vous pouvez définir une quantité minimum de produits disponibles au dessous de laquelle un email sera envoyé au magasinier ou au responsable du réapprovisionnement pour lui signaler la quantité de produits en stock. Renseignez donc le champ « Niveau de réapprovisionnement » et le nom du responsable qui peut être différent suivant les produits.

INFOS + : Les champs obligatoires sont paramétrables comme dans l’ensemble des modules dans l’administration et sont précédés d’un astérisque rouge.

INFOS + : Pour voir le nombre de documents présents dans l’intégralité du CRM par exemple le nombre de comptes, il suffit de cliquer une première fois dans le carré de sélection en haut à gauche, et le nombre d’éléments apparait au centre de la colonne exemple écran joint :Tous Comptes (118).

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Les services sont similaires aux produits mis à part qu’ils concernent des biens non matériels ( transport, formation… ). Pour créer un nouveau service, cliquez sur l’icône en haut à gauche de la page « Services ». Cliquez sur « enregistrer » pour terminer. Seul le champ « nom du service » est obligatoire. Par contre, ne pas oublier de cocher la case « Actif ».

Il est possible d’ajouter des Kits de produits, donc des produits composés de sous produits. Par exemple, vous pouvez créer un produit « Kit pot de confitures de fraises ». S’ajouteront donc automatiquement, à ce produit lorsque vous le sélectionnerez, des produits associés, qui formeront l’ensemble du produit exemple : Pot de confiture avec des sous produits le pot, le couvercle la confiture etc...Donc quand vous sélectionnerez le produit Pot de confitures les sous produits seront liés et se débiteront directement des stocks. On retrouve dans la colonne de droite lorsque vous êtes sur la fiche produits un onglet Sous-Produits et un onglet Produit Parent qui vous permettent d’identifier les constituants des Kits.

Le prix du produit peut s’établir de 2 façons différentes, soit manuellement, dans ce cas on applique un tarif aux produits directement dans la case « prix de vente HT ».ou alors passer le tarif en calcul automatique et dans ce cas là, le calcul du prix de vente va se faire tout seul par rapport à votre prix d’achat et au taux de commission que vous souhaitez appliquer. Soit une commission en % du prix d’achat ou une remise en valeur sur le prix d’achat.

Kit Produit :

Services :

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Le CRM propose d’associer les produits/services aux grilles tarifaires. Il s’agit de pouvoir attribuer des tarifs spécifiques à certains clients, en fonction d’un nombre de commandes ou de périodes de promotions. Au moment de la création des devis, bons de commandes et factures, vous retrouvez d’un clic de souris votre catalogue et choisissez d’appliquer ou non, la grille tarifaire ou contrat-cadre, au produit concerné.Etape 1 :Pour cela il vous suffit d’aller dans le module grilles tarifaires et cliquer sur « créer grille tarifaire ». Renseignez les champs et cochez « actif ».

- Ajouter des produits ou services à votre grille- Rendez-vous sur votre grille tarifaireCliquez ensuite sur le produit ou service (à droite de la page) que vous voulez ajouter à votre grille tarifaire dans l’exemple nous ajouterons un produit.

Une fois fait, un champ texte apparait dans la colonne grille tarifaire. Ce champ sera le nouveau prix que vous voulez assigner au produit dans cette grille tarifaireEnfin il suffit de valider en bas à droite en cliquant sur « Ajouter à la grille tarifaire ».

Notes : pour ajouter plusieurs prix au même produit il faut créer plusieurs grilles tarifaires et changer le prix du produit sur chaque grille ( produit X à trois prix 10€, 20€, 30€ donc nous aurons 3 grilles différentes ), cependant une même grille peut contenir des produits différents.

Créer une grille tarifaire :

Enfin cliquez sur « ajoutez produits ».Une fenêtre POPUP devrait apparaître si ce n’est pas le cas, vérifiez que votre navigateur ne les bloque pas. Ensuite il vous faut cocher la case du produit en question.

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Etape 2 :Utilisez la grille tarifaireAu moment de la création de votre Devis, Bon de commande, ou, Facture il vous suffit de cliquer sur « grille tarifaire » et de sélectionner votre grille tarifaire correspondant au prix de produit que vous rechercher.

Les fournisseurs du CRM sont les commettants. Ils peuvent avoir des produits et des contacts liés à leur profil. Ce module permet de renseigner et gérer des fournisseurs.Pour créer un nouveau fournisseur, cliquez sur l’icône en haut à gauche de la page «Fournisseur».Remplissez les champs et cliquez pour valider.

En cliquant sur un fournisseur, on obtient sa fiche résumée.Sur la fiche résumée, il est possible de voir les éléments en lien avec le fournisseur :Une fois la fiche fournisseur créée vous pouvez lui assigner des contacts en cliquant à droite de la fiche Fournisseurs ( vue résumée ) et en allant chercher les contacts liés à cette fiche, évidemment déjà renseignée.

INFOS + : Il est possible de créer un devis ou une facture directement à partir de la fiche d’un produit ou d’un service, ce qui en plus pré-rempli le devis ou la facture du produit sélectionné.

INFOS + : Les codes comptables sont paramétrables dans le CRM que se soit au niveau des Fournisseurs code 401 ou client code 411, lors de l’insertion de la première base de données il est important de mapper ces champs pour pour pouvoir exporter directement vos données vers votre cabinet comptable.

Fournisseurs :

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Les commandes fournisseurs du CRM permettent une pleine traçabilité des commandes en cours de produits, vous pouvez y renseigner les temps d’acheminement et bénéficiez ainsi d’une véritable vision sur les stocks en provenance.

Le module Rapport offre la possibilité d’extraire uniquement les données primordiales. Vous pouvez utiliser ces fonctionnalités pour obtenir une vue d’ensemble des activités liées à la clientèle et ainsi tirer les conclusions sur la façon d’améliorer votre processus de vente.Vous pouvez créer des dossiers de rapports, afin de bien organiser vos différents tableau de bord.Vous générez des rapports basés sur des critères souhaités en utilisant des filtres par exemple, voir pour un client donné le CA entre deux dates. Pour créer un rapport, la première étape consiste à renseigner les informations de base du rapport,choisir le module concerné, et lier au plus 2 modules dont vous souhaitez inclure les champs.

« Colonnes » : Sélectionnez les colonnes que vous souhaitez voir apparaître dans votre rapport

« Grouper par » : Cette option permet de regrouper plusieurs lignes qui auraient un champ commun (par exemple ici tous les sujets similaires afin d’éviter d’avoir une ligne présente plusieurs fois)

« Calculs » : Cochez les cases correspondant aux opérations que vous voulez effectuer entre les lignes de votre rapport.Cliquez sur « suivant » pour continuer.

Commande Fournisseurs :

Rapports :

INFOS + : Depuis n’importe quel page vous pouvez créer rapidement un document à l’intérieur du CRM avec cet outil de création rapide.

INFOS + : En cliquant sur le bouton « rapport de planning » vous pourrez envoyer ce rapport au personne de votre choix par email en planifiant directement cette tache de façon récurente.

Avant propos Rapport : Il existe deux types de rapport, le rapport traditionnel permettant de sortir des stats et de croiser des colonnes et des données venant de différents modules qui peuvent par la suite être exportés sur excel pour être encore re-travaillés. Mais vous pouvez également décider de choisir le deuxième type de rapport (graphique) qui vous permettra d’éditer des camemberts de données.

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Pour affiner le rapport, vous pouvez mettre en place des filtres sur les champs affichés.Choisir une ou plusieurs conditions d’affichage.Sur la page du rapport une fois éditée vous pouvez :- Re-générer un rapport en appliquant un nouveau filtre.- L’imprimer ou l’exporter via les boutons d’impression d’export .csv ou de présentation excel pour le transformer par la suite.

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Sur chaque module du CRM il est possible de créer des filtres spécifiques, prenons l’exemple du module devis et pour cela il suffit de cliquer au milieu de la fenêtre centrale.Il existe déjà certain filtres par défaut et nous pouvons en créer sans limitation si ce n’est la perturbation et la lisibilité d’amasser trop de filtres dans tous les modules.

Ensuite comme pour les rapports nous pouvons sélectionner une ou plusieurs conditions, les ajuster en toutes les conditions ou au moins une condition, en faire un filtre par défaut et faire afficher dans le filtre toutes les données ( colonnes ) que nous souhaitons voir apparaître.La différence entre le filtre et le rapport est dans la visualisation et dans l’extraction, le filtre ne s’exporte pas il permet juste une première lecture. Le rapport, plus complet permet l’extraction vers plusieurs bases de données.

Notes : _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Filtres :

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Notes : _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Sa dénomination parle d’elle même, ce petit module bien pratique permet à tous les collaborateurs d’enrichir le CRM de problèmes récurrents ou de partager un certain nombres d’informations regroupées simplement en FAQ.La foire aux questions peut être utilisée soit en interne, soit vis-à-vis de vos clients. La création d’une FAQ résulte de la conversion d’un ticket clos et solutionné. Ainsi, l’utilisateur peut trouver la solution à un problème déjà référencé sans passer par les tickets. Pour vos clients, la FAQ est accessible depuis le portail client. Il contient alors une base de connaissances intéressante permettant à votre SAV et à vos clients de gagner du temps dans la résolution d’incidents.

Ce module documents, permet la gestion de tous les docs et leur assignation à l’intérieur du CRM à une facture, un compte ou un client. Il permet par exemple d’assigner des fiches produits, des comptes rendus de C.E. ou des rapports de direction à partager. Il peut également être donné des droits de lecture sur certains documents.

FAQ :

Documents :

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En fait, il s’agit ici d’une mini GED permettant l’archivage de toute la documentation des sociétés avec des critères de tri et de recherche avancées. Les documents peuvent être triés par type : Juridique, social, informatique etc... puis par sous type soit « Social » puis « Prudhomme » par exemple. Des recherches peuvent être effectuées sur les dates de création pour voir les dernières documentations postées, par contenu dans la note accompagnant le document, par type etc...

Notes : _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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Le module de service après-vente peut être utilisé soit en interne soit vis-à-vis de vos clients si vous disposez du portail client. En usage interne, il permet de collecter des informations sur vos produits ou services entre plusieurs utilisateurs et de garder un historique de tous les échanges. Sous forme d’ajout de commentaires, le ticket restitue les échanges datés et nommés des utilisateurs.

A usage externe, le module est directement lié au portail client qui peut être mis à disposition de vos clients. Ceux-ci, par l’intermédiaire d’un login de connexion et d’un mot de passe, ont accès à une plate-forme de ticketing. Ils peuvent créer des tickets dans les catégories voulues. Une fois le ticket posté, l’utilisateur du CRM est averti de l’entrée d’un nouveau ticket. Lorsque ce dernier dépose un commentaire, le client reçoit à son tour une notification par mail le prévenant qu’une réponse a été postée, et ainsi de suite jusqu’à la clôture définitive du ticket.

INFOS + : On peut assigner un document à une facture, un devis, un ticket de SAV, par exemple on peut en ouvrant un ticket de sav prendre une photo du matériel et l’assigné au ticket soit à partir de la fiche réduite soit dans la vue à 360°.

INFOS + : Il existe un petit outil de Drag and Drop permettant de faire glisser des fichiers dans le CRM. Si par exemple vous êtes dans la fiche du compte d’un client alors vous pouvez par exemple : « drag and dropper » un contrat signé. Ce contrat sera attaché à cette fiche. Idem pour tous les autres modules sur lesquels est activé le drag and drop.

TICKET - SAV - Portail Client :

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Pour déclencher l’accès au portail client il vous suffit de vous rendre dans la fiche contact de votre client et de cocher Accès Portail puis de définir les dates d’accès qui par défaut se mettent sur une durée d’1 an.

Votre client suivant le paramétrage de l’administration de votre CRM aura donc accès à la création de Tickets, visualisation de ces devis, factures, produits etc... suivant les droits que vous souhaitez lui donner.

La gestion des contrats de services se fait à l’intérieur de ce module et permet une tracabilité des contrats avec leurs statuts.

Portail Client :

Contrat de services :

INFOS + : Si votre client perd son mot de passe alors il suffit de re-cliquez sur la case accès au portail de sa fiche contact, cela lui renverra automatiquement un email.

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Admin messagerie

La gestion de vos emails, dans le CRM se fait en parfaite synchronisation avec votre serveur comme sous protocole IMAP.

Vous pouvez dans le gestionnaire d’email rattacher un email à un compte, à un ticket de SAV ou à tout autres modules.

Ce module vous permet la création de modèle d’email. Vous pouvez y ajouter des images ou des signatures personnalisées. Pour ajouter une image, sélectionnez l’icône image dans l’éditeur, puis dans l’onglet « information sur l’image », choisir « Explorer le serveur ». Si votre image n’est pas encore sur le serveur alors appuyez sur « envoyez » pour la sélectionner et la mettre à disposition sur le serveur. Une fois l’image téléchargée, cliquez 2 fois dessus pour l’intégrer à votre email Template et ainsi la positionner comme vous le souhaitez.

Les courriers récurrents dans une société sont souvent très prisés avec ce petit module, les lettres types et courriers d’accompagnement ou signature graphique de vos emails se retrouvent accessibles pour l’ensemble des collaborateurs de votre entreprise. Par défaut quelques courriers types sont déjà en place, relance client, lettre accompagnant un envoi de devis etc... La création se fait très aisément grâce à un mode éditeur particulièrement bien adapté.

Vous pouvez également facilement rentrer des données paramétrables dans vos templates en sélectionnant un module puis un champ dans le module que vous souhaitez voir apparaître automatiquement comme par exemple le nom de la société etc...

Envoi / RéceptionVous allez retrouver vos emails dans la vue à 360 sur le module compte ou contact. En cliquant dessus vous avez une visualisation de l’email et vous ne pourrez le supprimer que lorsque votre correspondant l’aura lu. Il y a sur la droite un compteur d’ouverture des emails :« Access Count »

Mail Manager :

Email Template :

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Configurable à souhait au niveau des champs, il vous permet également d’envoyer directement des emails à vos collaborateurs en utilisant les « modèles d’emails ».

Utilisation renforcée pour le standard par exemple avec l’utilisation couplée du Trombinoscope et des modèles d’emails tout faits. En effet lorsque l’on reçoit un message pour un collègue il suffit de cliquer dans le Trombino sur son adresse email et de choisir le modèle d’email tout fait pour l’avertir d’un appel client. Très utilisé également pour envoyer un info commune à tous les salariés du juridique.

Il y a 2 méthodes pour sortir des rapports sur le temps passé par les collaborateurs sur des clients ou sur des services. Suivant d’ailleurs que vous souhaitez l’un ou l’autre, ou un croisement des deux.

La première solution est très simple, lorsque vous remplissez votre agenda vous planifiez une activité avec un client, lorsque cette activité « prévue » a eu lieu elle passe automatiquement en statut « a eu lieu » et le CRM calcul tout seul le temps passé, le temps de votre activité s’enregistre automatiquement dans votre compte client ou contact. Le rapport temps passé pré configuré par défaut, vous permettra d’extraire donc les temps passés avec chacun de vos

clients et d’en extraire un excel pour continuer à croiser les informations recueillies.La deuxième solution est de passer par le module ticket en créant un ticket d’activité assigné à un client, un contact et/ou à un produit spécifique, il suffit ensuite de renseigner les temps horaires estimés, passés sur le ticket pour retrouver cela par la suite dans un rapport et pouvoir ainsi analyser les temps passés. Un bloc description permet de mettre le détail et le cumul des différents temps si on ne souhaite pas ouvrir différents tickets sur le même sujet.

Trombinoscope :

Rapport du temps passé :

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PrésentationLe module invitation permet d’envoyer des mails en masse à vos contacts pour les inviter à une présentation, une journée d’information ou un rendez-vous festif. Le module vous permettra de savoir combien de personnes ont accepté votre invitation directement dans le CRM.

Accès dans le CRMDans le menu « Tout » puis dans le menu « Marketing » vous trouverez le menu « Invitations » et aussi le menu « Réponses Invitations » .

Mode d’emploiCréer une invitation

Vous devez d’abord créer une invitation c’est à dire une date de rendez-vous.

Allez d’abord dans le menu « Invitation » ( « Tout » puis « Marketing » puis « Invitation » )

Appuyez sur le bouton « + » « Ajouter un enregistrement »

Entrez un titre pour l’invitation

Entrez une date pour l’invitation

Inviter vos contacts

Maintenant vous pouvez inviter des contacts.

Aller dans le module « Contacts »

-Sélectionnez les contacts que vous souhaitez inviter.

-Aller sur le bouton « Action » dans le menu « Envoyer Email »

Module Invitation :

ATTENTION : N’ajoutez rien dans résultats ce sont des champs en lecture seulement !

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La fenêtre « Rédiger un message » apparaît :

Choisissez comme sur l’image votre Invitation « C’est mon invitation » que vous venez de créer, ajoutez un objet et dans l’éditeur, rédigez votre mail d’invitation avec images, logo ou autres personnalisations.

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Cliquez sur « Envoi »

Un bouton pour demander si le contact participera à l’invitation lui sera automatiquement ajouté en fin de mail lors de l’envoi. Vous n’avez pas besoin de l’ajouter dans l’éditeur.

Le contact clique dessus et, il est automatiquement renvoyé vers une page dans un navigateur internet où sera enregistré sa réponse.

Voici le mail que recevront les contacts qui sont invités :

Dans ce mail le bouton « Répondre à l’invitation » a été ajouté.

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Le contact répond et obtient l’écran suivant :

Consultation des résultatsUn par un

Dans le module « Réponse Invitations » chaque réponse est enregistrée individuellement

Donc, pour chaque contact vous avez le statut de sa réponse :

-Réponse en attente s’il n’a pas répondu

-Peut être

-Acceptée

-Refusée

-Ainsi que le nombre de personnes totales qui viendront

Résultat global

Enfin dans le module « Invitations » vous aller pouvoir retrouver le nombre total de personnes venant à votre invitation.

ATTENTION : c’est bien le nombre total de personnes qui viendront et non pas le nombre de réponses. C’est à dire que si un contact a indiqué que 3 personnes venaient c’est bien ce nombre qui est pris en compte, que ce soit pour les « acceptés » ou les « peut-être ». Cela permet de « calibrer » le nombre de personne qui seront réellement au rendez vous. Par contre pour le nombre de refus c’est toujours 1 par contact, quelque soit le nombre de personnes qu’il aurait indiqué.

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Faire signer un document du CRM avec une tablette :

Rendez-vous sur le Play Store ou sur l’Apple store d’Apple.1

Récupérez le fichier à signer en l’exportant avec PDFmaker.4

2 Recherchez et téléchargez l’application « Adobe Fill & Sign DC ».

Adobe Fill & Sign DC

À l’aide du navigateur de votre tablette, connectez vous à votre CRM ( avec votre Identifiant et votre mot de passe ).

3

Ouvrir l’application Adobe Fill & Sign DC 5

Ouvrir le document .pdf6

Sélectionnez la plume en haut à droite pour créer une signature7

AppStore

PlayStore

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Signez.8

Placez votre signature où vous le souhaitez.9

Une fois signé, vous pouvez quitter l’application Adobe Fill & Sign.Vous pouvez désormais importer votre document signé dans votre CRM en allant dans documents puis « ajouter documents », puis « choisissez un fichier »

Sur les tablettes Androiden cliquant sur «choisissez un fichier» dans le CRM. Votre document vous sera proposé directement.

Sur les tablettes IPADIl faudra d’abord Enregistrez votre fichier dans icloud Drive pour pouvoir le sélectionner par la suite dans votre CRM

10

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Mise en place de plusieurs taux de TVA dans le CRM.Par défaut nous avons rentré les principaux taux de TVA utilisés en France. Vous pouvez toutefois en ajouter dans la configuration du CRM, onglet « Taxes » dans « Autres réglages »

Une fois plusieurs TVA activées, le CRM va alors se mettre systématiquement en mode TVA individuel et donc vous permettre de créer des devis et des factures avec plusieurs taux de TVA par produits et services. Par contre il va falloir sur les produits et services cocher un taux de TVA.

Mise en place de plusieurs taux de TVA dans le CRM :

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Une fois le taux de TVA coché, lorsque nous faisons un devis ou une facture, le CRM nous propose par défaut la TVA cochée sur le produit mais il est possible de lui attribuer un autre taux de TVA.

Si un produit ou un service peut être vendu avec plusieurs taux de TVA alors il faut cocher les taux de tva et lorsque le produit sera sélectionné dans un devis alors il lui sera imputé les différents taux de TVA, il suffira de décocher celle retenu pour ce devis.

Cela permet de ne pas créer plusieurs produits lorsque plusieurs taux de TVA sont potentiellement possibles sur le même produit.

ATTENTION : bien décocher les autres taux de TVA en le sélectionnant au risque de voir se cumuler plusieurs Taux sur le même produit.

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Contact :ymn@talenzsoftware.fr

20 Rue des Loges – CS 67416

35574 CHANTEPIE Cedex

Tél : 0299303030

www.talenzsoftware.fr

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